10 000 mètres linéaires
de rayonnages sont occupés par des dossiers et documents textuels,
photographies, enregistrements sonores et 120 000 microfiches.
Le plan de classement utilisé pour les dossiers
des secteurs de programme du Secrétariat (1946-1996) est principalement
basé sur le système décimal universel
(CDU). Le CDU structure l'information et les dossiers
selon des mots-clés thématiques suivant un système
codé développé comme outil de catalogage
des bibliothécaires. Depuis 1996, la plupart des dossiers
des secteurs de programme sont organisés selon un plan
de classement décentralisé, rendant compte de
la provenance des dossiers. En revanche, les inventaires d'archives
des services centraux et administratifs ont respecté
ce traditionnel principe archivistique de la provenance depuis
l'établissement du Secrétariat en 1946.
Un nombre croissant d'emails et de documents
électroniques sont archivés, suite au lancement
en 2004 à l'UNESCO du projet de gestion de dossiers
électroniques. En juin 2007, plus de 1 200 000 documents
électroniques ont été archivés
par l'application d'archivage des ressources éléctroniques,
le
RISS.
Les fonds de l'unité des archives incluent
toutes les catégories de documents qui reflètent
l'éxécution des acivités
de l'Organisation depuis 1946. Par ailleurs, ils comprennent
également documents, dossiers de correspondance et
publications des organismes qui précédèrent
l'UNESCO, par exempe
- Institut international de coopération intellectuelle,
1925-1946 (IICI)
- Conférence des ministres alliés de l’éducation,
1942-1945 (CAME)
- Conférence des Nations Unies en vue de la création
d'une Organisation pour l'éducation, la science et
la culture, Londres, 1945
- Commission préparatoire de l’UNESCO, 1945-1946
(Com. Prep.)
La plupart des inventaires sont disponibles en ligne, d'autres
sont cosultables aux archives et un nombre très limité
de dossiers de correspondance ont été scannés
et sont en ligne. UNESDOC, la base de
recherche documentaire de l'UNESCO, fournit une bibliographie
des documents et permet de consulter en ligne un nombre significatif
de documents de l'UNESCO (en juin 2007, 75 000 documents sont
disponibles en ligne en version intégrale).
En dehors de l'unité des archives, la
section audiovisuelle du bureau de l'information au public,
conserve la majorité des collections
audiovisuelles couvrant la période de 1950 à
nos jours, à savoir :
- Une collection de films de 12 500 boîtes métalliques,
avec plus de 1000 titres, 1951-
- Environ 5000 cassettes vidéo, correpondant approximativement
à 2500 titres, 1983-
- Une collection de photographies comprenant 29 000 diapositives
couleurs 35mm
- 140 000 négatifs 35 mm en noir et blanc
- 1000 négatifs couleurs 35mm
- en outre, 15000 diapositives couleurs en duplicata
- Plus de 30 000 enregistrements sonores sur bandes magnétiques
