Règles d'accès

Les règles régissant l'accès des personnes extérieures aux archives de l'UNESCO sont établies dans le manuel administratif de l'UNESCO, annexe 9.5 :

1. Vue d'ensemble

1.1 Les dispositions ci-après régissent l'accès des personnes autres que les membres du Secrétariat aux archives de l'UNESCO et à celles que d'autres organismes ont déposées auprès de l'Organisation.

2. Définitions

2.1 L'accès est défini comme le droit et la possibilité de consulter les archives, sur place (en salle de lecture) ou à distance (par internet).

3. Politique

3.1 Les archives de l'UNESCO agiront selon leur fonction de partage de la culture et de la connaissance en donnant accès aux archives en accord avec des critères justes et libéraux, en éditant des moteurs de recherche et en utilisant les nouvelles technologies de l'information en vue de diffuser l'information archivistique.

4. Rôles, Autorités et responsabilités

4.1 ADM/DIT/ISS/ARC est responsable de formuler les règles d'accès des archives de l'Organisation.

5. Procédures et processus

5.1 En règle générale, la correspondance et les dossiers administratifs du Secrétariat peuvent être consultés après un délai de vingt ans, à compter de la date de l'élément le plus récent du dossier.

5.2 Les documents officiels de l'UNESCO, ci-inclus les rapports de mission, et les publications de l'UNESCO, en règle générale, peuvent être librement consultés dans la salle de lecture de la Section des archives. Toutefois, les documents portant la mention "diffusion restreinte" ou "confidentiel" ne peuvent être consultés qu'avec l'accord préalable de l'unité compétente du Secrétariat.

5.3 Les documents indiqués ci-après qui ne peuvent être consultés, sauf décision contraire de l'UNESCO, qu'après un délai de cinquante ans :
(a) dossiers contenant des informations particulièrement délicates sur les relations entre l'UNESCO et ses Etats membres ainsi qu'entre l'UNESCO et l'Organisation des Nations Unies et des organisations intergouvernementales ou non gouvernementales;
(b) dossiers contenant des pièces dont la divulgation risquerait de nuire à la réputation, d'attenter à la vie privée ou de menacer la sécurité de certaines personnes;
(c) dossiers du personnel (concernant les fonctionnaires ou les agents de l'UNESCO);
(d) dossiers confidentiels des cabinets du Directeur général, du Directeur général adjoint et des Sous-directeurs généraux de l'UNESCO.

5.4 Avant l'expiration des délais en question, le Chef des Archives peut, avec l'accord du (des)fonctionnaire(s) ou de (des) unité(s) compétents du Secrétariat, autoriser l'accès à un document ou à un dossier, à condition:
(a) qu'il ait la certitude que le demandeur, qui peut être tenu de fournir une preuve écrite, a une raison légitime de s'intéresser à des documents de date plus récente et,
(b) que la consultation de ces documents ne puisse en aucun cas nuire aux intérêts de l'Organisation.

5.5 L'Organisation ne peut dégager les bénéficiaires des obligations qui peuvent exister au titre de la propriété littéraire inhérente à ces documents.

5.6 L'auteur est tenu de déposer un exemplaire aux Archives de l'Organisation de tout texte qui intégralement ou partiellement, est basé ou fait référence à des documents des archives de l'UNESCO.

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