Stratégies de recherche

Les archives de l'UNESCO sont, pour des raisons pratiques, organisées en 16 groupes d'archives (AG):

AG 1 : Institut international de coopération intellectuelle
AG 2 : Conférence des ministres alliés de l'éducation (CAME) 1942-1945, Londres
AG 3 : Commission préparatoire de l'UNESCO (Com. Prep.) 1945-1946, Londres, Paris
AG 4 : Documents de la Conférence générale (C) 1945-
AG 5 : Documents du Conseil Exécutif (EX) 1946-
AG 6 : Documents du Secrétariat (S) 1946-

AG 7 : Publications de l'UNESCO 1946-
AG 8 : Archives du Secrétariat 1946-
AG 9 : Archives des unités hors-siège
AG 10 : Archives des associations du personnel
AG 11 : Microcopies
AG 12 : Archives audiovisuelles
AG 13 : Archives des reproductions en couleur de peintures
AG 14 : Publications, documents et archives sur l'UNESCO
AG 15 : Archives et documentation des organisations internationales
AG 16 : Archives électroniques

Pour toute information concernant le contenu du fonds et les inventaires principaux, qui sont disponibles en ligne et sur place, merci de consulter le catalogue des archives de l'UNESCO (AtoM). Merci de noter que ce catalogue des archives de l'UNESCO est encore en construction. Pour le moment, une description générale des 16 fonds et de quelques collections sont uniquement disponibles. De nouvelles données sont constamment ajoutées.

 

Recherche dans les fonds

Une recherche dans les archives de l'UNESCO pourrait commencer en identifiant les documents officiels et éventuellement les publications relatives au sujet:

  • Une étude sur un sujet spécifique devrait donc commencer avec les documents pertinents de la Conférence générale et du Conseil exécutif (AG 4) et (AG 5);
  • Rechercher dans la base de données documentaires de l'UNESCO (UNESDOC) est indispensable pour identifier les documents et publications sur le sujet;
  • La liste des travaux de recherche sur l'histoire de l'UNESCO, déposés aux Archives, peut également s'avérer utile;
  • Par ailleurs, monographies et articles sur le sujet devront être vérifiés (AG 7) et (AG 14);
  • Avant 1972, les cartes d'index doivent être utilisées comme complément de la base (AG 6 et AG 7);
  • Pour les documents ayant plus de 20 ans, les dossiers du Programme devraient êtres examinés (AG 8);
  • Dans certains cas, les archives des bureaux régionaux (AG 9), ou les archives audiovisuelles (AG 12), peuvent apporter des informations ou des approches supplémentaires précieuses.

Si la recherche est centrée sur une personne importante dans la vie de l'UNESCO, par exemple un Directeur général, les dossiers de correspondance et éventuellement certains dossiers administratifs (AG 8) seront les sources les plus importantes. Mais ils devront être combinés avec les documents du secrétariat (AG 6) tels que des rapports de missions et listes des membres du personnel.

En règle générale, pour une recherche dans les archives de l'UNESCO, il est recommandé de combiner les sources et de vérifier tous les groupes d'archives qui peuvent logiquement contenir des informations pertinentes. L'histoire de l'Organisation, les orientations et activités sont reflétés dans une large palette de séries et sources différentes, incluant des collections d'archives privées, publiques et internationales à l'extérieur du dépôt des archives de l'UNESCO.

Aménagement

Le plan de classement utilisé pour les dossiers des secteurs de programme du Secrétariat (1946-1996) est principalement basé sur le système décimal universel (CDU). Le CDU structure l'information et les dossiers selon des mots-clés thématiques suivant un système codé développé comme outil de catalogage des bibliothécaires. Depuis 1996, la plupart des dossiers des secteurs de programme sont organisés selon un plan de classement décentralisé, rendant compte de la provenance des dossiers. En revanche, les inventaires d'archives des services centraux et administratifs ont respecté ce traditionnel principe archivistique de la provenance depuis l'établissement du Secrétariat en 1946.