Toute organisation internationale désirant apporter sa contribution au Guide est cordialement invitée à le faire. Elle enrichira le site de façon significative. Veuillez la structurer en suivant les Lignes directrices ci-dessous, et l’envoyer en document attaché en Excel (de préférence) ou Word à M. Jens Boel, chef des Archives de l’UNESCO, à l’adresse archives@unesco.org
Nous vous serions très reconnaissant de bien vouloir nous fournir le texte de votre contribution en anglais et en français ; à tout le moins veuilllez préciser dans ces deux langues les dénominations officielles des noms des services et entités administratives cités.
Lignes directrices
1. Informations pratiques
a. Adresse
b. Heures d’ouverture
c. Langues de travail
2. Présentation de l’organisation
3. Bref historique administratif
a. Origine
b. Etats membres
c. Structure
4. Description du service des archives
5. Description des fonds et collections
a. Fonds et collections : généralités
b. Fonds/séries/groupes
c. Instruments de recherche généraux
d. Instruments de recherches par fonds/séries/groupes
6. Méthodes de recherche
7. Règles d’accès
Notes explicatives
La première partie donne l’adresse, avec le cas échéant l’adresse du site Web de l’organisation et celle d’un courrier électronique, les jours et heures d’ouverture et les langues de travail.
La deuxième partie traite de la création ainsi que des mandats et objectifs de votre organisation.
La troisième partie donne des renseignements d’ordre historique sur l’origine de votre organisation, ses Etats membres et sa structure.
La quatrième partie donne des renseignements sur la création du service d’archives, son mandat et son fonctionnement général.
La cinquième partie décrit les fonds et collections et les instruments de recherche, papier et informatisés, qui permettent d’y avoir accès. Les dépôts de fonds d’archives extérieures à l’organisation sont également à signaler dans cette partie.
La sixième partie présentera une méthodologie et une démarche pour conduire des recherches et la manière d’utiliser les instruments de recherche.
La septième partie est consacrée aux règles d’accès et de communicabilité des archives (qui peuvent consister par exemple en un extrait d’un règlement existant). S’il n’existe pas de règles, veuillez donner la procédure à suivre pour demander à consulter les archives de l’organisation.
|
