Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles

  CSI info 9     Chapitre 8

Financement de projet et collecte de fonds


Indications pour démarrer la collecte de fonds pour des projets et des ONG
Pourquoi la collecte de fonds est-elle importante ?
Qui doit se charger de la collecte de fonds ?
Monter un bureau de collecte de fonds
Buts
Méthodes
Comment rédiger une demande de financement à un donateur
Qui est un donateur ou qui soutient ?
Comment les personnes donnent ?
Combinaison de financements
Collecte de fonds et éthique
Suivi et évaluation

Indications pour démarrer la collecte de fonds pour des projets et des ONG

Ce chapitre sera utile aux organisations et leurs projets dans le cadre de leur collecte de fonds. (Certaines parties de ce chapitre sont adaptées de Norton, 1996.) La collecte de fonds est une activité essentielle pour les ONG – même les plus petits projets ont besoin d’argent. Vous avez besoin d’argent pour mener à bien vos buts et entreprendre des projets particuliers (par exemple, pour payer les salaires, les factures d’électricité et les transports ; pour soutenir vos bénéficiaires ; et pour faire bien d’autres choses). La collecte de fonds est le processus qui consiste à canaliser les fonds des donateurs et de ceux qui offrent un soutien, vers les organisations qui mettent en oeuvre des activités, dans le cas présent, votre ONG et les communautés littorales que vous aidez.

Elément clé de la collecte de fonds - oser demander de l’argent.

Avant de commencer une collecte de fonds, réfléchissez et réfléchissez encore pour savoir si votre organisation ou votre projet sont prêts, et aptes à dépenser de l’argent et consacrer du temps à un programme de collecte. Cela peut prendre de un à deux ans avant que vous ne rentriez dans les frais que vous avez investis dans une collecte de fonds (c’est-à-dire quand le revenu, obtenu par les fonds collectés, rembourse vos coûts de collecte).

La collecte de fonds c’est…
· Demander
· Permettre aux gens de faire des dons
· Etablir des relations entre l’ONG et ceux qui la soutiennent

Pourquoi la collecte de fonds est-elle importante ?

· Les ONG et les projets ont besoin d’un revenu pour fonctionner.
· Il s’agit de la survie et de l’expansion de votre organisation et de votre projet.
· Vous ne pouvez pas développer vos programmes si vous ne pouvez pas collecter des fonds.
· Une combinaison variée de sources de fonds réduit la dépendance vis-à-vis d’un seul donateur. Des recherches ont montré que la majorité des projets et des ONG dans les pays en développement reçoivent au moins 70% de leurs fonds d’un même donateur. Cela les rend vulnérables.
· Cela permet de construire un réseau. Un programme de collecte de fonds qui fonctionne bien vous permet d’entretenir un dialogue interactif avec les donateurs et ceux qui vous soutiennent. Cela fournit à votre organisation et votre projet une information essentielle sur son image auprès de ces organismes et personnes.

Qui doit se charger de la collecte de fonds ?

La collecte de fonds ne peut se faire sans enthousiasme. Vous avez besoin de quelqu’un de motivé, capable et voulant investir du temps à cette tâche. N’oubliez pas que la (les) personne(s) chargée(s) de collecter les fonds devra(ont) sans doute être formée(s) pour cette mission. Il existe divers type de personnel pour un programme de collecte de fonds.

De préférence, ayez recours à l’aide :

· D’un chargé de collecte à plein temps, professionnel. De nombreux petits programmes et ONG recrutent une personne à temps partiel qui devient finalement un employé à plein temps ;
· Ou d’un volontaire ou un groupe de volontaires ;
· Ou d’un consultant ;
· Ou d’un (des) membre(s) du Conseil d’administration, un directeur du projet, un directeur financier ou tout autre membre du personnel ;
· Ou d’un comité mixte, comportant des personnes qui vous soutiennent, des membres du personnel, des volontaires, etc. Si ce groupe mixte se charge de la mise en oeuvre de la collecte de fonds, assurez vous que les responsabilités et les tâches sont clairement réparties afin d’éviter tout problème.

Monter un bureau de collecte de fonds

Il faut :

· Une base de données. Vous devez garder trace des personnes qui vous soutiennent, des groupes de volontaires, des donateurs potentiels et passés (voir les tableaux ci-dessous). Vous devez rédiger des lettres de demande et remplir des formulaires. Il est important d’effectuer des statistiques sur le taux de réponse à vos courriers. Combien de personnes ont répondu ? Vous devez suivre vos dépenses liées à la recherche de fonds (faire les lettres, les poster, etc.) ainsi que les rentrées d’argent qui en découlent (combien de personnes ont répondu et quel est le montant moyen des dons, etc.). Vous n’avez pas besoin d’acheter un ordinateur au début. Votre base de données peut n’être constituée que d’un système de classement manuel et d’une machine à écrire.
· Un téléphone, l’accès à un fax, un photocopieur, etc. (si votre organisation n’en a pas).
· Des documents sur votre projet ou votre organisation : rapports annuels, résumés de projet, articles de presse, plans de 1 à 5 ans, etc.
· Des documents sur la collecte de fonds : imprimés de présentation et de recrutement ; imprimés sur divers programme ; grands donateurs, legs, recrutement d’adhérents par adhérents, appels, etc.
· Des dispenses de taxes, des autorisations à recevoir des fonds étrangers et locaux, un compte en banque, des boîtes de collecte.
· Un espace bureau.

Deux exemples d’information qu’une base de données doit inclure :

Source financière numéro 1 :

Inscrit Comment Age Nom Adresse complète Pays
2.3.1996 Nous avons envoyé un appel à générosité 27 Mme. Fauozia Mohamed Fatouma P.O. Box 880, Moroni Comores
 
Statut 1. don 2. don 3. don 4. don Autres commentaires
Supporter 20 $US
2.3.1996
25 $US
16.7.1997
- - Voulait travailler comme volontaire

Source financière numéro 2 :

Inscrit Comment Age Nom Adresse complète Pays
14.9.1997 A rendu visite à notre bureau 32 M. Omar Chandansingh St Georges Str. 705, Port Louis Ile Maurice
 
Statut 1. don 2. don 3. don 4. don Autres commentaires
Programme Grands donateurs 500 $US
14.9.1997
1 000 $US
16.7.1998
- - Nous l’avons appelé le 18.7.1998. Bienvenu à rendre visite aux projets

Buts

La collecte de fonds doit être une partie vitale de la gestion d’ensemble d’une ONG ou d’un projet. Elle doit être étroitement intégrée aux systèmes de planification et d’évaluation. La collecte de fonds ne doit pas avoir lieu seulement quand on manque d’argent – c’est trop tard. Lorsque vous étudiez les buts de votre activité de collecte de fonds, vous devez analyser les objectifs d’ensemble de votre projet au cours d’une période spécifique. Ensuite vous devez évaluer les besoins que votre organisation/vos projets veulent satisfaire. Une fois que vous avez décidé de ce que votre organisation projette de faire pour répondre à ces besoins, alors vous devez examiner le contexte – interne et externe – dans lequel votre collecte de fonds sera réalisée. Deux outils utiles à l’analyse du contexte interne et externe sont :

· Les analyses externes de type PEST : traitent les facteurs politiques, économiques, sociaux et technologiques qui ont un impact sur votre projet ou votre organisation et sa recherche de fonds.
· Les analyses internes de type SWOT : traitent des points forts (Strength), des points faibles (Weaknesses), des opportunités (Opportunities) et des menaces (Threats) ayant trait à votre organisation.

Vous devez vous attacher à :

· Vous appuyez sur vos points forts.
· Renforcer vos points faibles.
· Prendre avantage des ouvertures.
· Diminuer ou éliminer les menaces.

Quand les analyses PEST et SWOT sont faites, vous devez voir s’il vous faut alors modifier vos buts d’ensemble. Le processus de planification est une suite de vérifications et de re-vérifications afin de s’assurer que tous les éléments fonctionnent ensemble. C’est un processus continu. Pensez aux slogans : ‘rater sa planification, c’est planifier le ratage’, et : ‘un travail bien préparé est à moitié accompli’ (voir le Chapitre 1 et Chapitre 2 pour plus d’information sur la planification).

Méthodes

Il existe de nombreuses méthodes de collecte de fonds. Il est essentiel que les analyses de planification soient terminées avant de sélectionner des méthodes de collecte de fonds. Ces méthodes incluent :

· Vente de marchandises : la vente d’articles tels que des T-shirts, des autocollants, des badges, des stylos. L’investissement initial pour acheter des articles peut être élevé et le retour faible mais un bon programme de vente aide une ONG et un projet à construire des relations avec des bienfaiteurs ou des bienfaiteurs potentiels. Il est plus facile pour un bienfaiteur potentiel de commencer par acheter un autocollant ou un badge d’une ONG, et ensuite de la rejoindre.
· Collectes : événements sponsorisés, concerts, dîners, portes ouvertes et repas. Ces activités peuvent prendre du temps à organiser et souvent rapportent peu. Cependant, si elles sont bien organisées, elles renforcent l’image de l’ONG/du projet et rapprochent les personnes qui soutiennent l’ONG.
· Collecte en porte à porte : cette méthode se pratique surtout aux Etats-Unis. Dans la pratique, un groupe de volontaires se déplace de maison en maison pour solliciter des dons auprès des adhérents existants ou de personnes inconnues.
· Courrier : envoyer des lettres de demande de soutien à des ‘listes froides de noms’ – c’est-à- dire des listes de personnes ou d’agences de développement avec qui vous n’avez jamais eu de contact. On les dénomme ‘froides’ quand on a pas encore établi de relation avec ces membres potentiels. Elles deviennent ‘chaudes’ quand ils vous soutiennent.
· Pétitions : obtenir une ‘liste froide’ par une campagne et envoyer un courrier aux personnes de la liste pour essayer de les recruter comme nouveaux supporters. Par exemple, si la Société pour la Préservation des Forêts rassemble des noms afin de pouvoir protéger une forêt à mangroves, elle pourrait leur envoyer un courrier pour demander de l’argent (mais seulement si elle a obtenu l’autorisation de le faire lorsqu’elle rassemblait les noms).
· Marches sponsorisées et marathons : activités dans les lesquelles les participants doivent obtenir un sponsor afin de pouvoir participer (par exemple, une personne accepte de sponsoriser un participant pour 1$ par km accompli sur une marche de 10km).
· Appels à générosité, demandes et propositions : lettres à des individus, institutions, agences, ONG et compagnies.
· Collectes de rue : un groupe de volontaires peut collecter des dons dans la rue. En général, ils installent un stand au coin d’une rue passante, où l’information sur le projet est facilement accessible au public.
· Télémarketing, marketing via Internet et courrier électronique : ce sont des outils de collecte de fonds qui sont en train de se développer rapidement. Le marketing par courrier électronique consiste à envoyer des appels à générosité à l’adresse électronique de supporters potentiels. Le marketing par l’Internet requiert que l’ONG construise sa propre page Web sur l’Internet. Le télémarketing utilise des personnes recrutées ou volontaires pour téléphoner à des supporters connus ou tirés d’une ‘liste froide’.
· Loterie : peut être une bonne manière de collecter des fonds. Il est nécessaire de vérifier sa légalité auprès du gouvernement.
· Publicité : dans les journaux ou les magazines (essayez de l’obtenir gratuitement).
· Programmes de recrutement d’adhérents par les adhérents: chargez les adhérents existants de demander à des amis ou à leurs proches de soutenir le projet ou l’ONG.

Comment rédiger une demande de financement à un donateur

La demande de financement décrit les besoins d’une organisation à un donateur potentiel. La rédaction de demandes aptes au succès est une tâche difficile. Malheureusement, de nombreuses demandes sont mal rédigées et pénibles à lire.

Le fait est que les décideurs des bailleurs de fonds travaillent souvent dans le stress et reçoivent de très nombreuses demandes. La compétition entre demandeurs est donc très forte.

Si vous ne vous sentez pas à l’aise dans la préparation d’une demande, vous devriez demander l’aide d’autres personnes pour sa rédaction et sa relecture. Il est souvent utile d’établir un contact personnel avec le bailleur de fonds en organisant une réunion avec les donateurs potentiels ou en les appelant. Utilisez tous les contacts de personalités de votre organisation et jouez sur la dimension humaine du directeur donateur.

Ce dont vous avez besoin pour un appel à générosité réussi :

· Urgence
· Simplicité
· Rédaction claire
· Authenticité

Avant de commencer, étudiez les facteurs suivants :

· Combien de bailleurs comptez-vous contacter ?
· Combien allez-vous demander et pour quelles activités ? Le montant de votre demande est un point critique. Renseignez-vous sur le montant que le bailleur octroie et quel est son système de critères selon les projets. Recherchez-vous un financement pour toute l’opération ou des programmes particuliers ?
· Pour combien d’années demandez-vous le soutien ?
· Renseignez-vous sur la politique d’aide de l’agence de développement : est-elle intéressée à financer les activités d’organisations ou les programmes de développement des moyens ? Offre-t-elle des subventions à votre pays, votre district, etc. ?
· Obtenez le formulaire de demande et vérifiez les dates limites pour soumettre votre demande.
· A qui la demande doit-elle être envoyée et copiée ?
· Quel en est le format, la taille des pages (A4, A5), quelle police de caractères utiliser ?
· Utilisez les mots clés et les phrases que les donateurs attendent (voir ‘Introduction’).
· Qui doit signer la demande ?

Une demande de financement devrait contenir l’information suivante :

· Le titre du projet (si c’est pour un projet particulier) et de l’organisation, nom et adresse complets, date et date de création de l’ONG (le procès-verbal d’enregistrement peut aussi être inclus).
· La couverture géographique du projet/de l’organisation.
· La raison d’être officielle de l’organisation (et du projet).
· Des références à la constitution si nécessaire.
· Les structures de direction – un organigramme clair.
· Le nombre de membres, personnel, Conseil d’administration (vous pouvez les lister ainsi que leurs organisations), bienfaiteurs et volontaires.
· Les activités, projets et programmes existants.
· Les procédures financières (mensuelles ou annuelles) ; les informations de contrôle (audit) ; le budget annuel – courant, précédent, à 1-3 ans – dans la devise fixée.
· Les plans à court et long termes, de même que la description des méthodes que vous allez suivre pour la mise en oeuvre de ces plans.
· Les modes de coopération, existante ou future, avec d’autres agences de développement, institutions, agences gouvernementales, et fondations, en termes d’activités et de financement.
· Des photographies du groupe ciblé, d’activités sur le terrain, de membres du personnel, etc. (faites usage de l’intérêt humain et d’images positives).

Budget

Le budget doit être clair, complet et précis (voir le Chapitre 4). Le donateur s’intéresse aux domaines principaux de dépenses et de revenus. Vous devez identifier prudemment le capital ou les autres coûts exceptionnels, les salaires, les frais généraux et tout autre coût de fonctionnement. Les estimations de revenus doivent se baser sur les montants que vous comptez collecter sur place. N’oubliez pas d’y inclure tout élément dont vous avez besoin. Vous devez inclure des prix réalistes. Les frais généraux administratifs, et toute inflation, doivent être pris en compte.

Qui est un donateur ou qui soutient ?

Les donateurs importants incluent : les bailleurs de fonds, les fondations, les ONG, les entreprises privées, les autorités locales, ainsi que les gouvernements nationaux, provinciaux et locaux.

Les ONG concentrent souvent leurs efforts de recherche de fonds sur les donateurs importants, en oubliant d’essayer d’obtenir un soutien de donateurs individuels locaux. Il peut s'agir de vos soeurs, vos frères, de proches parents et de voisins. Ce qui les rapproche, c’est leur intérêt pour la communauté, et qu’ils sont concernés par votre travail et le problème que vous essayez de résoudre.

L’attention et les remerciements à vos donateurs

La relation que vous avez avec le donateur, qu’il s’agisse d’une agence de développement ou d’un individu, est très importante. Quand cette relation est déjà établie, réfléchissez aux moyens de l’améliorer et de la transformer en engagement à long terme. Les entreprises savent l’importance de prendre soin de leur clients. Les ONG doivent aussi en faire leur priorité.

Les ONG peuvent ne pas avoir de difficulté à demander de l’argent, mais quand l’argent est reçu, elles ont tendance à oublier leurs donateurs. Il existe de nombreuses manières de remercier vos donateurs et bienfaiteurs. Rappelez-vous que dire ‘Merci’ est un élément de base de la collecte de fonds. En ce faisant, vous obtiendrez des renseignements sur les raisons pour lesquelles le donateur a accepté de vous soutenir, et comment il souhaite continuer à vous soutenir.

La collecte de fonds c’est…
Dire ‘Merci !’
· En personne
· Par carte ou lettre
· Par téléphone
· Par courier électronique
· En envoyant un petit cadeau
· Par reconnaissance publique

La pyramide du donateur

Comme cela est illustré par la pyramide du donateur ci-dessous, la majorité des donateurs ne donne qu’une seule fois à une ONG ou un projet. Une tâche majeure de la collecte de fonds est d’essayer d’obtenir de la part de ces donateurs une autre subvention, et plus importante. Par le terme ‘donateurs réguliers’ nous entendons les donateurs qui participent à des programmes de donation mensuels (en Europe, on les appelle auto-giro ou a débit direct). Les donateurs ‘crédit permanent’ donnent aussi de manière mensuelle, mais leur soutien est supérieur au montant moyen. Finalement, au sommet de la pyramide se trouvent les donateurs qui ont décidé de laisser un legs pour un projet ou une ONG après leur mort.

· Legs
· Grand donateur
· ‘Crédit permanent’, etc.
· Donateur régulier
· 3 – 7 dons
· 1 – 2 dons
· Premier don

Comment les personnes donnent ?

L’argent n’est pas le seul but de la collecte de fonds. Des dons en nature peuvent représenter des apports très importants pour une ONG ou un projet. Le travail volontaire doit aussi être considéré de grande valeur. Beaucoup d’ONG oublient d’évaluer le temps investi par les volontaires en termes de revenu financier.

Exemples de différents cadeaux
· Argent : don unique, soutien à long terme, don mensuel, don majeur, legs et don.
· Cadeaux en nature : meubles, matériaux de construction, transport, papeterie, terrain, espace bureau et lieux de réunion.
· Volontariat : aide à l’administration, la construction, l’organisation d’événements, la collecte des fonds et le télémarketing.

Combinaison de financements

Vous devez vous attacher à diversifier vos donateurs. Cette approche réduira l’impact sur vos programmes en cas d’interruption de financement de votre organisation par un donateur important. Un exemple d’une bonne combinaison de financement est donné ci-dessous :

· 10-20% par les adhésions, les souscriptions aux bulletins de l’ONG/du projet et un programme de vente de marchandises
· 30-50% de donateur(s) international (aux)
· 10-30% du gouvernement
· 10-20% par collecte sur place : donateurs importants, programmes de donations mensuelles, legs, etc.
· 10-20 % des entreprises ou institutions locales

Collecte de fonds et éthique

Il est vital de prendre en considération la question de la collecte de fonds et de l’éthique qui y est liée. D’après le dictionnaire anglais Collins, l’éthique est l’ensemble des principes moraux ou de valeurs morales d’un individu ou d’un groupe. Vous devez analyser l’éthique au coeur de votre organisation. Acceptez-vous des financements de n’importe qui ? Est-ce que toutes vos opérations répondent à une certaine éthique ? Quand vous communiquez avec le public et des bienfaiteurs, vous devez faire attention de ne pas trop exagérer les problèmes que votre organisation essaie de résoudre. Pour autant que cela vous tente, vous devez toujours rester vrai quand vous communiquez avec les gens. Votre ONG doit jouer la transparence et reconnaître ses erreurs – tout le monde fait des erreurs.

Suivi et évaluation

Le suivi est un processus continu utilisé par la personne qui collecte des fonds pour évaluer la progression en adéquation avec les buts de la collecte. Par exemple, ceci peut se faire par une vérification mensuelle du revenu et des coûts de l’activité de collecte. Vous devez suivre de près votre réussite dans la réalisation de votre budget et de vos dates limites (par exemple, la production de document sur la collecte de fonds). Si vous effectuez un suivi régulier, vous pouvez repérer rapidement les choses qui tournent mal et apporter des améliorations. Votre suivi et votre évaluation de la collecte de fonds doit faire partie d’un programme plus large de suivi et d’évaluation (voir le Chapitre 3 ‘Suivi et évaluation’).

La rentabilité d’un investissement est un outil utile pour le suivi de ce que vous obtenez en retour de votre investissement en collecte de fonds, ou de ses coûts. De manière concrète, cela veut dire que vous comparez combien vous avez investit (vos coûts), avec combien vous a rapporté votre investissement (par exemple, les dons). Par exemple, si votre ONG a envoyé une lettre à 300 donateurs potentiels à un coût de $1 par lettre et que 20 d’entre eux vous envoient des dons pour un total de $350, votre rentabilité d’investissement est de $50 soit 17% (350-300/300).

L’évaluation est la partie finale du processus de collecte de fonds. Quand chaque événement ou activité est achevé, vous pouvez organiser une réunion pour tous ceux qui ont participé, pour identifier les succès et les faiblesses. A la fin de l’année il est important d’avoir une évaluation globale du programme de collecte de fonds dans son ensemble.

La collecte de fonds, c’est apprendre par tâtonnement. De nombreuses tentatives de collecte

de fonds échouent, mais ce sont des expériences instructives. Chaque fois, vous apprenez  par vos erreurs, et vous devez essayer d’améliorer les choses. Rendez le mieux meilleur!

Référence

Norton, M. 1996. The World Wide Fundraiser’s Handbook. Directory of Social Change in association with the International Fund Raising Group. London.

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