Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles

  CSI info 9     Chapitre 9

Termes de référence (TDR)


Termes de référence
1. Description de poste : spécialiste en communication
2. TDR pour Comités d’organisation et groupes de gestion de projet

 Termes de référence

Les Termes de référence (TDR), ou description d’un poste, doivent être préparés pour tous les emplois dans l’organisation. Ils doivent contenir tout les éléments importants liés au travail, tels que les tâches et responsabilités principales, les relations de travail avec les autres postes dans le projet et les qualifications requises pour répondre à l’offre. Les TDR doivent être examinés et mis à jour à mesure que les responsabilités changent pour différents postes.

Les descriptions de poste contiennent souvent les catégories suivantes :

· Titre du poste.
· Responsabilité générale (domaine).
· Position hiérarchique : directeur(s) (titres ou départements – pas de noms).
· Responsabilités : tâches et fonctions. Essayez de couvrir toutes les responsabilités sans entrer trop dans les détails. Soyez conscients que, même dans le cadre d’un projet court, les tâches et fonctions changeront dans le temps.
· Responsabilités d’encadrement.
· Conditions de travail, et localisation géographique et physique.

Notez que vous pouvez modifier les catégories ci-dessus afin de les adapter à votre but ou aux conditions locales.

Une description de poste ne devrait pas dépasser une à deux pages. Si elle est trop détaillée, elle liera le directeur et l’employé(e) au point d’affecter négativement le travail de l’employé(e) et pourra entraver les relations avec le reste du personnel. Deux exemples sont fournis : (1) l’un pour une position intermédiaire dans une ONG ; et (2) l’autre pour des Comités d’organisation de projet et des groupes de gestion.

1. Description de poste : spécialiste en communication

Titre

Spécialiste en communication

Poste et responsabilités

Chargé d’informer le directeur, le/la spécialiste en communication sera responsable de l’organisation de l’ensemble du programme de communication et de diffusion de l’information. Elle/il travaillera à la fois indépendamment et comme membre d’une équipe, en fonction des tâches à accomplir. Les tâches spécifiques incluent, mais ne sont pas limitées à :

1. Préparer un bulletin trimestriel pour un large public de parties prenantes impliquées dans les ressources côtières.
2. Rechercher les opportunités de communiquer dans le pays, la région et au plan international, les activités de l’organisation.
3. Maintenir le site WWW sur Internet.
4. Gérer l’importante information des contacts pour les listes de publipostage.
5. Répondre à une grande variété de demandes de la part des parties prenantes dans la région, des donateurs, des ONG internationales et des média.
6. Agir comme liaison avec le Conseil d’Administration de l’organisation.
7. Surveiller la préparation, l’impression et la diffusion des documents, y compris en donnant des instructions aux auteurs, aux imprimeurs, aux graphistes et aux donateurs.
8. Organiser des séminaires, ateliers et autres réunions en priorité sur les questions de gestion du littoral pour diverses parties prenantes, et
9. Participer à la gestion administrative et toute autre activité, si besoin est, liée au fonctionnement de l’organisation.

Responsabilité d’encadrement

Le poste n’implique pas l’encadrement à temps plein d’autres membres du personnel ; Cependant, il/elle devra encadrer occasionnellement des consultants en contrat à durée déterminée.

Conditions de travail

Le/la spécialiste en communication travaillera le nombre réglementaire d’heures au bureau de l’organisation à Mombasa. Il/elle aura droit à trois semaines de congés payés. Il/elle devra se rendre (3 ou 4 fois) au Kenya et en Afrique de l’Est.

Qualifications

Le poste nécessite au moins la possession d’une Licence dans un domaine approprié des sciences sociales. Une expérience préalable de travail en anglais dans le domaine des communications sur les thèmes du développement durable ou de la gestion de l’environnement serait un avantage appréciable. Une expérience préalable au sein d’organisations internationales, y compris donateurs et ONG, serait bénéfique. Le/la spécialiste en communication devra connaître MS Windows 97, Word et le courrier électronique. La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise et une aptitude similaire en français serait un plus.

Durée du contrat

La durée du contrat est d’un an, débutant en mai 1999, avec possibilité de prolongation d’un an. Une période d’essai de trois mois est prévue.

2. TDR pour Comités d’organisation et groupes de gestion de projet

Le TDR suivant est utilisé pour les projet financés par DANCED (Coopération danoise pour l’environnement et le développement). De petits changements ont été apportés pour l’adapter aux projets gérés par les ONG.

Introduction

L’organisation de projet est un élément primordial dans le succès de la mise en oeuvre d’un projet. DANCED demande à ce qu’une attention particulière soit portée à ce sujet, à la fois dans son Rapport de lancement du projet et son Manuel de procédures.

Un Comité d’organisation de projet (COP) est normalement désigné pour chaque projet. Le COP a tout d’abord la responsabilité générale du suivi du projet en accord avec le Dossier du projet, et ensuite des rapports à DANCED. Le COP doit représenter toutes les parties prenantes et il est normalement présidé par un représentant de la direction de l’agence qui a la responsabilité d’ensemble du projet (par exemple une institution gouvernementale, une agence gouvernementale, un gouvernement régional, ou une ONG).

Le rôle et les responsabilités du Groupe de gestion de projet et du COP sont décrits ci-dessous. Cependant, chaque projet a la responsabilité de déterminer dans le détail comment ces groupes vont interagir entre eux et avec d’autres parties prenantes du projet. Ceci doit être décrit clairement dans le Manuel de Procédures qui est préparé pendant la période de lancement (la phase initiale) du projet.

Groupe de gestion de projet

La mise en oeuvre au jour le jour des activités du projet est la responsabilité du Directeur de projet. Dans certains projets, un conseiller technique seconde le Directeur de projet.

Le Directeur de projet et le(s) conseiller(s) technique(s) forment ensemble ce que l’on appelle le Groupe de gestion de projet.

Les rapports sur le projet sont la responsabilité du Directeur de projet, aidé du conseiller technique.

Comité d’organisation de projet

Un Comité d’organisation de projet est mis en place pour les projets financés par DANCED. Le rôle du Comité d’organisation de projet est (1) de suivre la mise en oeuvre du projet tel qu’il a été défini dans le Dossier de projet réglementaire et en accord avec le Plan de mise en oeuvre du projet, et (2) d’orienter l’agence responsable de la mise en oeuvre et le Groupe de gestion de projet.

Les Termes de référence pour un Comité d’organisation de projets sont indiqués ci-dessous. Le but de ces Termes de référence est d’établir un système flexible mais standardisé. Quand cela est nécessaire, les projets peuvent s’écarter des TDR. Cependant, un accord préalable doit être obtenu du bailleur de fonds.

Termes de référence d’un Comité d’organisation de projet

Mandat

Le Comité d’organisation de projet est responsable du suivi de la mise en oeuvre du projet et de s’assurer que le projet progresse dans les temps et de manière efficace en accord avec les spécifications du Dossier de projet (et avec tout amendement qui y a été apporté). Le Comité d’organisation de projet rend compte de manière formelle au bailleur de fonds.

Le Comité d’organisation de projet a le pouvoir, au nom du bailleur de fonds, d’accepter les révisions suivantes au Dossier du projet :

  1. Changement dans les activités du projet qui n’entraînent pas de changements majeurs dans les résultats attendus du projet.
  2. Changements mineurs dans les résultats attendus du projet

De tels changements seront normalement approuvés sur la base d’une demande de la part du Groupe de gestion de projet, comme indiqué dans le Rapport de lancement ou un Rapport de progression. Tout autre changement dans le Dossier de projet, ou tout autre changement ayant un effet sur le budget, doit être communiqué au bailleur de fonds pour accord, en conformité avec les procédures.

Adhésion

Les membres du Comité d’organisation de projet incluront normalement toutes les parties prenantes ayant un rôle clé dans le projet. La composition exacte du Comité est en général déterminée lors de la préparation du projet et peut être davantage précisée dans le plan d’organisation. Un représentant local du bailleur de fonds est toujours membre du Comité.

Le Comité d’organisation de projet est d’habitude présidé par un représentant de l’agence qui a la responsabilité d’ensemble du projet. Le Groupe de gestion de projet fournit normalement le secrétariat. Les membres du Groupe de gestion de projet suivront les réunions du Comité d’organisation de projet en tant qu’observateurs. (à moins que le Président n’en décide autrement).

Réunions

Les réunions sont organisées par le Président et ont lieu d’habitude deux fois par an, peu de temps après la remise des Rapports de lancement ou de progression. De tels rapports doivent être envoyés aux membres du Comité d’organisation de projet au moins deux semaines avant toute réunion.

Les réunions peuvent aussi être organisées pour examiner et approuver toutes révisions au Dossier de projet. Le Comité d’organisation de projet fera les recommandations appropriées au bailleur de fonds au sujet de tous les ajustements majeurs apportés au Dossier de Projet. Ces recommandations sont notées dans les minutes de la réunion, qui sont signées par le Président et le secrétaire.

D’autres rapports en relation avec la mise en oeuvre du projet peuvent être envoyés au Comité d’organisation de projet et être discutés à ces réunions. Le Comité d’organisation de projet peut aussi discuter d’autres questions ayant trait à la mise en oeuvre du projet que ses membres jugent pertinentes.

Référence

Ministry of Environment and Energy. 1997. DANCED Project Management Manual: Project Implementation. Danemark.

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