Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles
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  CSI info 9     Chapitre 1

Le processus de planification – étape par étape

3. Conception du projet

Une fois que vous avez choisi la stratégie vous devez concevoir le projet plus en détail. Cela implique de :

· Définir plus en détail l’objectif.
· Définir les résultats nécessaires afin d’atteindre l’objectif.
· Décider ce dont vous avez besoin afin d’obtenir les résultats, par exemple ‘Quelles activités devons nous réellement entreprendre ?’
· Considérer ce qui pourrait mal se passer (hypothèses).
· Définir quand ‘le projet est un succès’ (critères et indicateurs).

Un outil nommé matrice de cadre logique (ou matrice de planification de projet) est utilisée à cette fin. Elle permet de transformer une stratégie de projet en une matrice de projet.

La Matrice de Cadre Logique

La matrice de cadre logique est une feuille de travail qui résume le schéma de conception du projet, qui autrement serait trop complexe. La matrice ne couvre que les éléments essentiels. Ces éléments-clés doivent être détaillés dans la description de projet.

Dans la matrice, le projet sera décrit par les éléments-clés qui définissent son contexte (objectifs, résultats, activités, données de départ, facteurs extérieurs, et critères de mesure du succès). Au premier abord, la matrice peut paraître un peu confuse et difficile à comprendre. Cependant, si vous suivez les procédures étape par étape, vous devriez finir par y arriver. Vous la trouverez très utile dans le cas où vous aurez besoin d’un aperçu du projet et lorsque vous aurez besoin de savoir où vous en êtes dans le processus de sa conception.

Avant de suivre les différentes étapes de la matrice, jetez-y un coup d’oeil en guise de courte introduction à son contenu. Si vous ne la comprenez pas, continuez tout de même. Vous pourrez revenir à cette partie plus tard.

La matrice ressemble à ceci :

Objectif d’ensemble Descripteurs
Objectif du projet Descripteurs Sources de vérification Hypothèses de travail
Résultats du projet Descripteurs Sources de vérification Hypothèses de travail
Activités Apports extérieurs Sources de vérification Hypothèses de travail
Conditions préalables

La première colonne

L’objectif d’ensemble :
L’objectif auquel le projet va contribuer. Ce peut être un objectif fixé par le pays, un bailleur de fonds, une ONG, etc.

L’objectif du projet :
L’objectif qui sera réalisé à la fin du projet.

Les résultats du projet :
Les objectifs que le projet atteindra. La plupart des projets génèrent plus d’un résultat.

Les activités :
Ce qui sera fait pour atteindre ces résultats – à détailler pour chacun d’eux.

La deuxième colonne

Les descripteurs :
Decrivent les objectifs en termes de qualité, quantité, durée, et localisation possible.

Apport extérieurs :
Les moyens et ressources dont on a besoin pour entreprendre les activités.

La troisième colonne

Sources de vérification :
Sources fournissant les preuves de la pertinence des descripteurs (voir Chapitre 3, ‘Suivi et évaluation’).

La quatrième colonne

Hypothèses de travail :
Les conditions qui doivent être remplies pour que le projet soit réussi, mais qui sont réalisées en dehors de l’action des partenaires du projet. Elles sont extérieures à la zone d’influence du projet. On les nomme hypothèses parce qu’on suppose que ces conditions spécifiques seront remplies.

Conditions préalables :
Les conditions qui doivent être remplies pour que les activités puissent être engagées.

Maintenant vous pouvez transformer la matrice comme ci-dessous :

  Description Descripteurs et apports extérieurs Moyens/sources de vérification Hypothèses de travail et préconditions
Objectif d’ensemble L’objectif auquel le projet contribuera.
L’objectif peut être fixé par le pays, un bailleur de fonds, une ONG, etc.
     
Objectif du projet L’objectif qui sera atteint à la fin du projet. Description de l’objectif du projet en termes de qualité, quantité, durée, et localisation possible. La source dans laquelle les données seront trouvées pour vérifier si les indicateurs ont été réalisés. Ceci s’obtient généralement de rapports et autres documents. Toutes les conditions qui doivent être remplies pour que l’objectif de projet contribue à l’objectif d’ensemble, mais qui doivent être réalisées par d’autres parties que les partenaires du projet. Celles-ci sont hors de l’influence du projet.
Résultats Les objectifs qui seront atteints pendant la durée du projet.
Il y en aura presque toujours plus d’un.
Description des résultats du projet en termes de qualité, quantité, durée, et localisation possible. La source dans laquelle les données seront trouvées pour vérifier si les indicateurs ont été réalisés. Ceci s’obtient généralement de rapports et autres documents. Toutes les conditions qui doivent être remplies pour que l’objectif de projet soit réalisé, mais qui doivent être réalisées par d’autres parties que les partenaires du projet. Celles-ci sont hors de l’influence du projet.
Activités Ce qui sera fait pour atteindre les résultats – à détailler pour chacun d’eux. Moyens ou ressources nécessaires pour entreprendre les activités.   Toutes les conditions qui doivent être remplies pour que les activités du projet réalisent les résultats du projet, mais qui doivent être réalisées par d’autres parties que les partenaires du projet. Celles-ci sont hors de l’influence du projet.
  Les conditions qui doivent être remplies pour que les activités soient mises en oeuvre.

La matrice peut aider à comprendre plusieurs concepts, ou la logique interne de la méthode de planification comme décrite ci-dessous :

Ce qui est du domaine du projet et ce qui en est en dehors

Objectif de développement Environnement du projet
Le projet

La logique d’intervention

La logique d’intervention est un terme d’usage courant dans les méthodes de planification. Le terme décrit la logique de ce que vous faites – c’est-à-dire vos interventions planifiées. La logique dit qu’en faisant ceci – conduire telles activités – vous atteignez tels résultats, et qu’à la fin vous réaliserez l’objectif du projet.

La logique zigzag

Ce type de logique décrit l’interaction entre le projet et les facteurs extérieurs (hypothèses et conditions préalables).

Avant d’entreprendre les activités, certaines conditions préalables doivent être remplies. Les parties en dehors du projet rempliront ces conditions préalables.

Si les activités se déroulent avec succès au cours du projet, et si les parties extérieures au projet assurent que certaines hypothèses importantes sont confirmées, alors le résultat sera réalisé.

Si le projet atteint les résultats, et si les autres parties extérieures au projet assurent que certaines hypothèses importantes sont confirmées, alors l’objectif du projet sera atteint.

Si le but du projet est atteint à la fin de la durée du projet, et que des hypothèses importantes sont confirmées, alors l’ensemble des objectifs sera atteint.

Activités + Hypothèses = Résultats
Résultats + Hypothèses = Objectif du projet
Objectif du projet + Hypothèses = Objectif d’ensemble

Formuler les objectifs du projet

· Définissez l’objectif avec plus de détails.
· Définissez quels résultats sont nécessaires pour atteindre l’objectif.
 
Parmi tous les objectifs possibles (dans l’arborescence d’objectifs), le concepteur du projet choisit un objectif qui sera l’objectif du projet. L’approche est conçue de façon à ‘livrer’ cet objectif à la fin du projet. Le projet ‘contribue’ aussi aux autres objectifs (les objectifs d’ensemble). Pendant son déroulement, le projet produira aussi des résultats spécifiques. Dans cette partie du processus de planification, ces objectifs à différents niveaux sont choisis.
 
Recommandations

Il n’est pas facile de penser en termes d’objectifs. On a tendance à penser aux activités qu’on mènera. Essayez plutôt de dire ‘que voulons nous réaliser par nos activités ?’ ; ‘pourquoi voulons-nous le faire ? au lieu de ‘que voulons nous faire ?’.

 

Déterminer les objectifs du projet

L’objectif du projet est un objectif conçu de telle sorte qu’il soit atteint à l’issue du projet. L’objectif du projet est choisi dans l’arborescence d’objectif en se basant sur la perception que l’on a de la situation et à l’aide de l’information rassemblée lors des processus de regroupement et de filtre de pertinence. L’objectif de projet est l’objectif au plus haut niveau dans l’arborescence auquel mènent les regroupements sélectionnés dans le processus de filtrage.

Comment choisir l’objectif du projet :

1. Consultez la liste des regroupements que vous avez choisis d’inclure dans le projet pendant la procédure de filtrage de pertinence. Suivez vers le haut les flèches ‘moyens – fin’ dans l’arborescence d’objectifs afin de trouver l’objectif auquel tous les regroupements sélectionnés mènent (directement ou indirectement). L’objectif trouvé forme la base de l’objectif du projet.
2. Prenez l’objectif et vérifiez qu’il est bien formulé dans le sens de l’objectif du projet. Si nécessaire, reformulez l’objectif de projet.
· Un objectif bien énoncé dans le sens du projet inclura dans sa formulation tous les aspects de l’objectif proposé.
· L’objectif de projet doit être exprimé en termes reflétant l’utilisation par les bénéficiaires des services fournis par le projet. Il doit exprimer l’impact du projet sur les bénéficiaires. Par exemple : non pas ‘De nouvelles hôtelleries ouvertes’ mais ‘Un accroissement de l’éco-tourisme’.
· Si les regroupements sélectionnés ne mènent pas à un seul objectif, essayez de reformuler les multiples objectifs auxquels ils mènent, en un objectif de projet unique. Ceci permet au projet de rester bien orienté pendant les phases de conception et de mise en oeuvre. Exceptionnellement, vous pouvez sélectionner deux objectifs de projet. Mais avoir plus d’un objectif rendra la prise de décision plus difficile, à la fois pendant la phase de planification et pendant la phase de mise en oeuvre.
3. Inscrivez l’objectif du projet dans la première colonne de la matrice de planification de projet.

Déterminer les objectifs d’ensemble

Les objectifs d’ensemble sont les objectifs hors de la responsabilité et du contrôle du projet, mais auxquels le projet contribuera. Ils sont choisis dans l’arborescence d’objectifs.

1. Dans l’arborescence, à partir de l’objectif qui a été choisi comme objectif du projet, suivez les flèches vers le haut. Choisissez un ou plusieurs objectifs comme objectifs d’ensemble. Plus la contribution directe du projet est éloignée, dans l’arborescence, de cet objectif de projet particulier, moins le projet contribuera de manière directe à son développement.
2. Inscrivez les objectifs d’ensemble dans la matrice de planification de projet.

Déterminer les résultats du projet

Définissez les résultats dont vous avez besoin afin d’atteindre l’objectif du projet

Cette partie du processus est encore une partie où vous devez considérer et reconsidérer vos décisions. Aussi, est-il conseillé que vous ayez encore recours à des fiches. L’utilisation des fiches vous permet de déplacer les objectifs sur le mur et de changer vos décisions assez facilement. Il convient de construire un cadre logique sur le mur d’une manière légèrement différente de celle utilisée auparavant dans ce chapitre, car vous devez élargir la colonne pour description autant que nécessaire. Ceci dépend du nombre de résultats que vous obtenez : en général de un à trois objectifs d’ensemble, alors qu’il ne devrait pas y avoir plus d’un objectif de projet.

On élargit la colonne car cela permet plus tard d’inscrire les activités sous leurs résultats respectifs.

Quand la matrice est finie, elle ressemble à celle présentée ci-dessous :

Comment identifier les résultats à obtenir :

Les résultats sont choisis – tout d’abord – dans l’arborescence d’objectifs.

1. Vous devez commencer à partir de l’objectif, ou du regroupement que vous avez choisi comme objectif de projet.
2. A partir de l’objectif de projet suivez les flèches vers le bas. Copiez le premier objectif que vous rencontrez sur une fiche rouge. Demandez-vous : ‘Est-ce que cet objectif sera atteint à l’aide du projet ?’
Si oui, placez-le sous les résultats
Si non, placez-le sous ‘hors-projet’
Descendez dans l’arborescence d’objectifs et posez-vous la même question jusqu’à ce que vous trouviez un résultat de projet (jusqu’à ce que vous puissiez répondre : « oui, il sera réalisé par le projet’).
3. Repartez de ‘l’objectif de projet’ et répétez la deuxième étape jusqu’à ce que toutes les flèches qui partent vers le bas aient été traitées.

Vous obtiendrez finalement un certain nombre de résultats qui sont internes au projet et un certain nombre de fiches qui sont placées en dehors du projet.

Avant de continuer, vérifiez que tous les résultats sont des objectifs et non des activités. Si ce sont des activités, demandez-vous : ‘Que voulons-nous réaliser avec cette activité ?’ Reformulez la fiche en un objectif au lieu d’une activité.

Parmi tous les objectifs possibles (dans l’arborescence d’objectifs), le concepteur du projet choisit un objectif qui sera l’objectif du projet. L’approche est conçue de façon à ‘conduire’ à cet objectif à la fin du projet. Le projet ‘contribue’ aussi aux autres objectifs (les objectifs d’ensemble). Pendant sa durée, le projet conduira aussi à des résultats spécifiques. Dans cette partie du processus de planification, ces objectifs à différents niveaux sont choisis.

Conditions supplémentaires à considérer pour une conception de projet complète

Considérez ce qui pourrait mal se passer (hypothèses) :

Vous devez maintenant retourner à la logique zig-zag. A partir de là, obtenez :

Activités + Hypothèses = Résultats
Résultats + Hypothèses = Objectif du projet
Objectif du projet + Hypothèses = Objectif d’ensemble

Ce sont les hypothèses (et les conditions préalables) qu’il vous faut identifier à ce stade du processus de planification. La détermination des hypothèses et des conditions préalables au succès du projet est une part essentielle de l’estimation du risque d’échec d’un plan de projet.

Puisque des hypothèses peuvent être formulées à chaque niveau dans la matrice de cadre logique, il est nécessaire d’identifier les hypothèses possibles pour chaque niveau individuellement. La meilleur manière est d’en discuter avec les participants lors de l’atelier de planification.

Le plan du projet doit inclure tous les facteurs qui jouent un rôle dans la réalisation des objectifs du projet. Afin de s’assurer que le plan est complet, toutes les conditions nécessaires à la réalisation de l’objectif du projet doivent être ajoutées. Celles-ci seront vérifiées plus tard afin de déterminer si elles seront classées comme hypothèses en dehors de l’influence du projet ou incluses dans le plan du projet.

Vous devez commencer avec les hypothèses situées au niveau des résultats, et ensuite traiter celles qui se trouvent au niveau de l’objectif de projet.

Afin de déterminer les facteurs additionnels qui auront un effet sur le succès du projet :

1. Consultez les résultats déjà mentionnés. Demandez-vous : ‘si nous réalisons ces résultats, sommes-nous sûrs de réaliser l’objectif du projet ?’ ; ‘quelles autres conditions doivent être remplies pour s’assurer que l’objectif du projet sera réalisé ?’
2. Ajoutez de nouvelles conditions sur une fiche rouge.
3. Maintenant intéressez-vous à l’objectif du projet. Demandez-vous : ‘Si nous réalisons cet objectif de projet, quelles conditions doivent être remplies afin de réaliser l’ensemble des objectifs ?’
4. Ajoutez de nouvelles conditions sur une fiche jaune.
5. A mesure que de nouvelles conditions apparaissent, vérifiez qu’elles sont placées au bon niveau (souvent une condition attribuée à un niveau devrait être placée à un niveau plus haut ou plus bas pour que la logique fonctionne). Si nécessaire, réécrivez sur la fiche de couleur appropriée.

Vérifiez de nouveau le lien logique :

· ces résultats + ces conditions (en dehors du projet) aboutiront à l’objectif de projet.
· cet objectif de projet + ces conditions contribueront à l’objectif d’ensemble.
Bien que les activités n’aient pas encore été définies, des conditions peuvent être trouvées à ce niveau mais aussi au niveau des conditions préalables.
6. Vérifiez si les conditions mentionnées sont complètes : tous les différents aspects du projet doivent être couverts.

Analyser les conditions liées aux hypothèses de travail

Les conditions doivent être analysées pour déterminer si elles seront placées dans la matrice des hypothèses, si elles seront incluses à l’intérieur du projet lui-même comme objectifs ou activités liés à lui, ou si elles ne doivent pas être incluses du tout.

Les hypothèses sont incluses dans le plan de projet de telle sorte qu’elles puissent faire l’objet d’un suivi. Si une hypothèse s’effondre, ceci affectera le projet, puisque seules les hypothèses pertinentes sont incluses. Les activités du projet doivent donc toujours inclure le suivi des hypothèses.

Certaines hypothèses peuvent être tellement importantes que les planificateurs préfèrent les inclure comme activités de projet ou objectifs, afin de placer l’hypothèse sous le contrôle du projet (si possible).

S’il devient évident que certaines conditions doivent être incluses dans le projet (comme résultats, ou même en tant qu’activités), elles peuvent être placées immédiatement dans la matrice à la place appropriée. Les activités du projet doivent donc toujours inclure un suivi d’hypothèse.

Finalement, il peut exister des ‘hypothèses fatales’. Ce sont des hypothèses qui risquent de s’effondrer et qui ne peuvent pas être placées sous le contrôle ou l’influence du projet. Elles présentent un risque sérieux pour l’efficacité et l’impact du projet. Elles peuvent nécessiter une re-focalisation du projet (un changement d’objectif de projet), des actions spécifiques de la part de parties extérieures au projet à un niveau plus élevé (par exemple, interventions politiques), ou une autorisation explicite des décideurs afin de pouvoir continuer le projet.

Si une condition n’a pas d’importance pour le succès du projet, ou s’il est certain que le projet sera réalisé, alors elle ne doit pas être incluse dans la matrice.

Dans les étapes qui suivent, chaque condition est considérée individuellement à l’aide du diagramme ci-dessous. Chaque étape est décrite en détail après le diagramme.

Arborescence de vérification des conditions

 
1. La condition est-elle importante ? Quand vous examiner les conditions possibles, certains facteurs peuvent être mentionnés qui, lorsqu'ils sont révisés, ne sont plus considérés importants pour le succès ou l’échec du projet. Ils peuvent être rejetés.
2. La condition a-t-elle des chances de se réaliser ? Certaines conditions sont importantes, mais il est certain qu’elles se produiront. Par exemple, la condition ‘le soleil se lèvera demain’ est importante, mais il est certain qu’elle se produira. Elle peut être ainsi rejetée.
3. Les conditions qui peuvent se réaliser (mais non nécessairement) sont classées comme hypothèses au niveau approprié de la matrice. Les activités de suivi pour cette hypothèse doivent être incluses dans les activités du projet.
4. Si une condition est importante mais sa réalisation improbable, elle représente un gros risque pour le projet. Essayez de l’inclure dans la sphère d’influence du projet (placez un nouveau résultat ou de nouvelles activités, ou redéfinissez l’objectif du projet).
5. Dans le cas seulement où vous ne pourriez vraiment pas inventer d’activités ou d’objectifs réalistes qui s’inscrivent dans la portée du projet, vous pouvez classer une hypothèse en ‘hypothèse fatale’. En ce faisant, vous indiquez que le succès de la réalisation d’une part des objectifs du projet ne pourra avoir lieu que si des parties extérieures au projet prennent des mesures additionnelles. Le concepteur du projet devra maintenant prendre des actions spéciales (en général il s’agira d’informer les décideurs du risque et de demander leur intervention).

Faites les étapes 1 à 5 pour toutes les conditions

Placez les fiches des hypothèses dans la quatrième colonne de la matrice au niveau approprié. Si nécessaire, réinscrivez l’hypothèse sur une fiche de la bonne couleur (jaune pour le niveau de l’objectif de projet, rouge pour le niveau des résultats, blanc pour celui des activités et des préconditions).

Recommandations

Les ‘hypothèses fatales’ au niveau de l’objectif de projet ne sont pas rares si la ‘distance’ entre l’objectif de projet et les objectifs d’ensemble est grande et si la contribution apportée par l’objectif de projet à la réalisation de l’objectif d’ensemble des projets est faible. Bien que ceci ait une influence sur la justification du projet, ce n’est pas obligatoirement un problème majeur : beaucoup de projets sont entrepris pour leur valeur propre même s’ils ne contribuent que de manière limitée à l’ensemble des objectifs de développement dans un secteur ou une zone géographique donnés.

Vous pouvez demander aux décideurs de mettre en place un deuxième projet en parallèle au votre pour réduire cette situation.

Cependant, évitez les ‘hypothèses fatales’ à un niveau bas de l’arborescence : elles mettent en danger la viabilité du projet même.

Vérifier l’indépendance des résultats

Finalement, les résultats sont vérifiés afin d’assurer qu’ils sont tous indépendants.

 
1. Est-ce que le ’premier résultat’ mènera à l’objectif du projet ?
2. Est-ce que le ‘second résultat’ mène directement à l’objectif de projet, ou bien éventuellement au ‘premier résultat’ ? Si c’est le second cas, placez le ‘second résultat’ dans la colonne sous le ‘premier résultat’, où il deviendra une des activités pour ce résultat.
3. Est-ce que le ‘premier résultat’ mène éventuellement au ‘deuxième résultat’. Si c’est le cas, placez-le dans la colonne sous le ‘deuxième résultat’ où il devient une des activités pour ce résultat.

Continuez cette procédure jusqu’à ce que tous les résultats aient été vérifiés et certifiés indépendants.

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