Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles

  CSI info 9     Chapitre 2

Planification de l'action


Planification de l’action
Planification de l’action dans le cadre d’un atelier PPOO
  La ligne- calendrier
Décrivez les activités
Décrivez les responsabilités
La ‘trousse’ de planification
Procédure
Etape 1 : ordre des activités
Etape 2 : temps nécessaire au travail
Etape 3 : l’argent nécessaire au travail            
Etape 4 : l’aide nécessaire au travail
Etape 5 : utilisation des bénéfices

Planification de l’action

La plupart des activités, sinon toutes dans un projet, doivent être accomplies selon un calendrier. Il est donc nécessaire pour les responsables d’avoir une bonne idée de la façon dont les activités seront organisées et programmées, en prenant en compte le temps disponible et nécessaire pour chaque activité. Deux exemples de planification des activités pas à pas sont donnés ci-dessous. Le premier exemple est la continuation de la planification de projet selon l’approche de planification de projet orientée objectif (discutée dans le chapitre précédent). Le second exemple est basé sur des méthodes visuelles.

Planification de l’action dans le cadre d’un atelier PPOO

Pour mettre en oeuvre la planification de l’action selon la méthode PPOO vous devez :

1. Décider de la répartition dans le temps des différentes activités.
2. Définir pour chaque activité :
(i) le(s) produit(s) (ce que l’activité produira),
(ii) la date limite,
(iii) la personne ou l’organisation responsable et
(iv) les moyens (matériel, personnel, etc.).

La ligne-calendrier

Tracez une ligne sur une grande feuille de papier. Utilisez les fiches de la matrice de planification (voir Chapitre 1) ou faites des nouvelles fiches. Prenez les activités, une par une, et posez les questions suivantes :

1. Quand l’activité peut-elle commencer ?
2. Quand doit-elle commencer ?
3. Indiquez sur la carte si l’activité entraîne une autre activité (écrivez par exemple A1 entraîne A2 ou simplement A1 A2).

Placez les fiches sur la ligne calendrier à la date la plus logique pour que l’activité débute. Par exemple, l’activité B1 commencera au mieux au cours du second mois, mais après que A1 et D1 aient démarré. Vous devrez aussi indiquer sur la même ligne-calendrier quand les activités devront se terminer, et les autres événements importants (par exemple, les réunions communautaires, les visites de donateurs, etc.).

Exemples de dates de commencement d’activités sur une ligne-calendrier

Début Mois 1 Mois 2 Mois 3 Mois 4 Mois 5 Mois 6   Mois 10   1 an   2 ans
  A.1                      
        A.2                
    B.1                    
      C.1     C.2            
D.1                       D.2

Vous avez produit un graphique simple mais efficace pour le projet. Vous pourriez acheter un programme informatique de gestion de projet pour votre ordinateur qui vous aiderait à dessiner ce graphique (par exemple, Microsoft Project©). Mais il est probablement plus facile de seulement utiliser un grand tableau. Ceci rend l’information plus particulièrement accessible à tout le personnel. Sur ce tableau, vous pouvez aussi indiquer où en est le projet. C’est un excellent outil de communication entre le directeur et le reste du personnel.

Graphique du même projet

 

Décrivez les activités

Pour chaque activité vous devez définir : son produit (ce que l’activité produira), la date limite, la personne ou l’organisation responsable, et les moyens (matériel, personnel, etc.).

Ceci peut être fait à l’aide d’une fiche ou d’une matrice.

Fiche

   Produits  
Date limite
Activité
Responsable
 A1 à A2
  Moyens 

Matrice

Activité Produits Date limite Responsable Moyens
A.1 Formation Evaluation des besoins en formation 1 Mai 1999 Département formation 1 formateur, transport, bureau
Etc.        
         
         

Décrivez les responsabilités

Afin de vous aider dans votre organisation de projet, il est aussi utile de produire une matrice qui présente les activités et les personnes/organisations responsables. Faites attention à ne pas avoir plus d’une personne responsable par activité. Ceci entraînerait sans doute la confusion dans la coordination. Il est aussi fréquent qu’une responsabilité partagée entraîne moins de responsabilité. Au contraire, vous devez indiquer à la fois la personne/l’organisation responsable et la/les personnes/organisations qui contribuent à l’activité.

  Directeur de projet Personnel du projet Formateur local Gouvernement local
A.1 O   X  
A.2 O X    
A.3 X   O  
B.1 O   X O
Etc.        
X = responsable de
O = contribue à

La ‘trousse’ de planification

Source : d’après Training for Transformation II, 1996.

Le but de l’utilisation des méthodes visuelles pour la planification est d’aider les personnes à voir ce qui est nécessaire pour démarrer et mener à terme un projet pratique.

Le processus de planification inclut les étapes suivantes :

1. Choisir un projet spécifique
2. Planifier chaque étape du projet
3. Décider du montant financier nécessaire pour chaque projet
4. Décider du temps nécessaire pour chaque projet
5. Décider quelles autres ressources seront nécessaires au projet
6. Etablir, avant le début du projet, le bénéfice probable à réaliser
7. Décider, avant le début du projet, de l’utilisation de ce bénéfice

Par exemple, un groupe a décidé de monter une coopérative de pêche pour mieux commercialiser le poisson attrapé localement, ou de développer un jardin coopératif sur 2 hectares. A ce stade, la ‘trousse’ de planification est très utile.

Procédure

Avant la réunion, l’animateur (la personne qui dirige ou facilite le processus de planification), avec l’aide d’une ou deux autres personnes ayant de l’expérience dans le domaine des activités envisagées pour le projet (par exemple en marketing, fumage du poisson, agriculture, etc.) devra établir une liste des étapes qu’il pense nécessaires au déroulement du projet. Ils devront représenter chaque activité (ou demander à un artiste de le faire) par de simple dessins clairs sur différentes feuilles de papier (taille d’environ 20cm par 10cm). Quelques feuilles de papier devront être mises de côté pour réaliser d’autres dessins rapides, tracer des symboles ou y inscrire des mots-clés, ou encore pour montrer les étapes que le groupe pourrait mentionner et auxquelles il n’avait pas pensé auparavant.

L’animateur devrait aussi avoir plusieurs morceaux de papier sur lesquels sont indiqués clairement des sommes, par exemple, $5, $10 ou $100 (ou leur montant équivalent dans la monnaie locale). Si possible, utilisez la couleur de papier de vrais billets de banque de votre pays.

Etape 1 : ordre des activités

1. L’animateur demande au groupe de se diviser en groupes plus petits de 2 ou 3 personnes pour discuter de toutes les étapes à suivre, pour démarrer et achever le projet. Une fois qu’ils ont été impliqués de manière active dans ce processus, les membres du groupe se rassemblent et s’assoient en demi-cercle face au mur.
2. L’animateur leur demande ce qu’ils feront en premier. L’image de la première tâche qu’ils suggèrent est affichée sur le mur du côté gauche. Tout le monde doit être d’accord sur le fait que c’est bien la première étape. Si une étape est suggérée qui se situe avant celle déjà proposée, l’animateur déplace la première image un peu vers la droite et place la seconde à gauche de la première. Ensemble, le groupe construit ainsi la rangée d’images, montrant sur le mur la succession de chaque étape à suivre, dans leur ordre correct.
3. Si quelque chose est suggéré pour lequel il n’y a pas encore d’image, l’animateur dessine rapidement cette image, ou un symbole.
4. Si certaines images qui illustrent des étapes n’ont pas été mentionnées, l’animateur les montre au groupe et le groupe discute de la nécessité ou non de ces étapes pour le projet. Si les étapes sont jugées nécessaires, les images sont placées dans leur ordre correct en déplaçant les autres images vers la droite.

Etape 2 : temps nécessaire au travail

1. L’animateur demande au groupe de se diviser en deux groupes plus petits de 2 ou 3 personnes pour discuter de la durée de chaque étape. L’animateur place ensuite le nombre de semaines ou de mois requis sur le mur sous chaque image.
2. S’il y a une date limite pour certaines activités (par exemple la durée des pluies pour planter s’il s’agit d’un projet agricole), le groupe calcule quand chaque étape doit commencer et finir en fonction de cette date. Le groupe voit clairement quand il doit commencer, quand il pense finir et ce qu’il espère accomplir chaque semaine.

Etape 3 : l’argent nécessaire au travail

1. L’animateur offre au groupe l’opportunité de discuter en petits groupes la question du montant financier qui sera nécessaire à chaque étape.
2. L’ensemble du groupe procède de manière systématique selon l’approche utilisée au cours de la deuxième étape, et place les sommes d’argent dont il a besoin en dessous de chaque image.
3. Les membres du groupe calculent le montant total dont ils ont besoin.
4. Ils calculent combien ils pourraient produire et combien d’argent ils pourront gagner en tant que groupe.

Etape 4 : l’aide nécessaire au travail

Une fois encore, le groupe suit le même processus, et discute du besoin d’être aidé par une personne extérieure ou par d’autres membres de la communauté (par exemple, un constructeur, un dirigeant de coopérative, un expert agricole, etc.). Ceci peut être indiqué sur le tableau à l’emplacement où la personne est demandée.

Etape 5 : utilisation des bénéfices

1. Comme il s’agit d’un projet communautaire, il est important que le groupe décide, avant le début du projet, de la façon dont l’argent sera utilisé une fois le projet achevé. Si ceci n’est pas fait alors, de sérieux malentendus peuvent apparaître à la fin du projet.
2. L’animateur peut préparer un ensemble d’images supplémentaires pour les groupes illettrés, ou utiliser des mots pour des groupes de lettrés, concernant toutes les façons possibles d’utiliser l’argent. Ceci pourrait inclure, par exemple :
· Le remboursement d’emprunts
· L’achat de nouveaux outils et d’équipement
· Le démarrage de nouveaux projets (par exemple, élevage de volailles, jardins potagers, plantation de mangrove, culture d’algues)
· Le raccordement de la communauté au réseau d’alimentation en eau
· La construction d’une école pour la communauté, etc.
C’est une bonne occasion de stimuler l’imagination des membres du groupe à propos des différentes alternatives et de les aider à imaginer comment ils pourraient améliorer leur vie dans le futur. Ceci les aide à réaliser que le développement est un processus continu non limité à un projet unique.
3. L’animateur place une à une les images qui illustrent les différentes manières de dépenser l’argent, offrant aux membres du groupe l’occasion de s’expliquer. Ensuite, en petits groupes de 4 à 5 personnes, il leur est demandé de faire des recommandations sur la façon dont l’argent sera dépensé. Une fois qu’il a fait cela, chaque groupe choisit un représentant pour exposer sa recommandation à un nouveau groupe constitué des représentants de chacun des autres groupes précédents. Ce nouveau groupe partage les recommandations des groupes précédents et les discute jusqu’à ce qu’un accord soit trouvé sur quel montant doit être dépensé, et à quoi. Cet accord devrait être écrit. Si les images, dates et montants ne peuvent être laissés sur le mur, ils devraient être écrits sur un grand calendrier et le groupe pourra ainsi vérifier régulièrement que chaque étape est achevée dans le temps.
 
Cette ‘trousse’ de planification n’est utile que si un groupe a déjà discuté en profondeur de ses besoins et s’est préparé à développer un projet concret.

Référence

Hope, A. and S. Timmel. 1996. Training for Transformation : A Handbook for Community Workers. Books I-III. Mambo Press, Zimbabwe.

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