Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles

  CSI info 9     Chapitre 3

Suivi et évaluation


Suivi et évaluation
Aspects du suivi
Types de suivi
Aspects de la mise en place d’un système de suivi
  Objectifs du système de suivi
  Sélection de l’information et des indicateurs pertinents
  Collecte des données pour le suivi
  Analyse des données 
Présentation de l’information
    Utilisation de l’information 
Entretenir le système de suivi
Aspects de l’évaluation 
Introduction 
Objectifs de l’évaluation 
Approches d’évaluation 
Aspects de la planification de l’évaluation 
1. Objectifs de l’évaluation et questions clés
2. Méthodes de collecte et d’analyse de l’information 
Organisation de l’évaluation 
1. Qui doit être impliqué, quelles sont les tâches et les responsabilités ?
2. Qui doit réaliser l’évaluation ? Quel est le rôle de l’évaluateur ?
3. Quelle échelle de temps ? 
4. Quelles ressources seront nécessaires, quel sera le budget ?
Résultats de l’évaluation 
1. Conclusions et recommandations
2. Rapports pour un public varié
3. Commentaires sur les résultats et sur le processus d’évaluation 
Approches de conception d’un système de suivi et d’évaluation 

Suivi et évaluation

Le suivi et l’évaluation des activités d’un projet sont essentiels pour juger de la progression réalisée en direction des objectifs et des résultats. Le suivi est bien plus que la simple collecte de l’information sur le projet. C’est l’évaluation systématique et continue du progrès dans le temps par la collecte et l’analyse de l’information et l’utilisation de cette information pour améliorer le travail au sein du projet. Evaluer, c’est estimer à un moment donné dans le temps l’impact d’un projet, et à quel point les objectifs ont été atteints. Suivi et évaluation sont des outils pour identifier les points forts et faibles et pour prendre de bonnes et opportunes décisions.

La matrice de cadre logique d’un projet (voir Chapitre 1) devrait constituer le cadre dans lequel les questions à propos du progrès du projet doivent être formulées.

Les systèmes de suivi et d’évaluation doivent se mouler au projet qu’ils examinent. Les petits projets n’ont besoin que d’un système simple et peu coûteux.

Aspects du suivi

Types de suivi

Le suivi peut s’appliquer à toutes les activités administratives et d’un programme. Deux types principaux de suivi existent :

1. Le suivi de processus : il mesure les moyens par lesquels les objectifs sont atteints ; ceci inclut l’utilisation des données saisies, l’information sur le progrès des activités et la façon dont les activités sont menées.
2. Le suivi de l’impact : il examine l’impact des activités du projet sur les objectifs.

Tous les systèmes de suivi devraient incorporer à la fois un suivi des processus et un suivi des impacts. [Les systèmes plus sophistiqués peuvent aussi réaliser un suivi du contexte du projet, généralement en analysant l’hypothèse sur laquelle le projet est basé (elle se trouve dans le Cadre logique du projet)].

Aspects de la mise en place d’un système de suivi

Lors de la mise au point/de l’amélioration d’un système de suivi, les points suivants doivent être pris en compte :

1. Les objectifs du système de suivi
2. La sélection de l’information et des indicateurs pertinents
3. La collecte des données pour le suivi
4. L’analyse des données
5. La présentation de l’information
6. L’utilisation de l’information
7. L’entretien du système de suivi

Objectifs du système de suivi

Définissez les besoins pour un système de suivi. Ceux-ci varieront en fonction de la nature, de la taille et des buts du projet, des structures d’organisation des groupes de participants et des institutions impliqués, ainsi que des besoins spécifiques de la direction du projet, des partenaires et des donateurs. Ils peuvent être les suivants :

· Clarifier les objectifs du projet et en estimer la pertinence
· Evaluer le progrès réalisé en direction de la réalisation des objectifs
· Dégager l’impact du projet
· Constater l’efficacité de l’utilisation des ressources
· Retenir les leçons tirées d’approches particulières
· Revoir la conception des activités courantes
· Evaluer la durabilité

En vous posant les questions clés suivantes ‘qui a besoin de l’information du suivi ?’ et ‘de quelle information a-t-on besoin ?’, vous pouvez déterminer :

· Qui devrait participer à la conception ?
· Comment l’information sera collectée, analysée et présentée ?
· Quel est le degré de précision nécessaire ?
·

Quelles seront la répartition dans le temps et la fréquence de collecte et d’analyse de l’information ?

Il peut s’avérer difficile, pour certains participants, par exemple pour les communautés locales, de définir exactement l’information dont elles ont besoin quand elles n’ont pas d’expérience préalable dans le suivi. Des ateliers et des sessions de formation peuvent être nécessaires pour les aider à identifier leurs besoins spécifiques en information.

Qui a besoin de l’information de suivi ?

La nature du projet détermine qui a besoin de l’information de suivi, mais vous pouvez aussi vouloir inclure les participants clés suivants :

  • La direction du projet

  • Les ONG qui le mettent en oeuvre

  • Les communautés impliquées

  • Les organisations partenaires impliquées, telles que les agences gouvernementales, les institutions de recherche, les organisations locales, etc.

  • Les agences gouvernementales qui le soutiennent et le surveillent

  • Les donateurs qui le financent

Sélection de l’information et des indicateurs pertinents

Sélectionner quelle information est nécessaire pour prendre les décisions et ainsi faire le suivi, peut être souvent la partie la plus difficile de l’opération de suivi. Dans le cas présent de projets de gestion des zones côtières, les informations sur les conditions socio-économiques et environnementales sont les plus importantes. Il est tout aussi essentiel d’effectuer un suivi des processus internes au projet, y compris la gestion financière, la collecte de fonds et la communication et la circulation de l’information.

Le terme indicateur est utilisé pour qualifier toute information qui mesure de manière générale l’évolution, et en particulier, la performance d’un projet. Les indicateurs sont disponibles à la fois pour le suivi des processus et celui des impacts (voir cadre ci-dessous). Les indicateurs doivent être pertinents vis-à-vis des buts de gestion du projet

Indicateurs types pour le suivi et l’évaluation

Indicateurs de processus

  • Nombre d’heures de formation, en pourcentage du nombre total inclus dans le programme

  • Pourcentage de stagiaires qui jugent la formation très bonne

  • Budget alloué par année/fonds collectés par année

  • Nombre de nouveaux membres

  • Quantité de personnel qualifié

  • Nombre d’accords passés avec les villages et les organisations

  • Nombre d’activités au stade de conception, mises en pratique et menées à terme

  • Nombre de demandes de subventions envoyées/pourcentage ayant abouti

(En général, la fourniture de produits ou de services [ainsi que leur qualité et leur quantité] est une bonne façon d’envisager ces types d’indicateurs).

Indicateurs d’impact

  • Pourcentage d’agriculteurs qui applique avec succès les techniques acquises lors de la formation

  • Qualité de l’eau (divers d’indicateurs peuvent être utilisés)

  • Prises de poisson (par effort de pêche)

  • Revenu ou alimentation tirés des ressources côtières

  • Longueur de l’accès public à la plage

  • Nombre de touristes ou de dollars dépensés par touriste

  • Surface à mangroves/coraux protégés

  • Emplois dans les pêches et le tourisme

(En général, se baser sur le niveau d’utilisation des résultats d’un projet est une bonne approche de conception de ce type d’indicateurs).

Toutes les questions ayant trait au suivi ne peuvent pas être résolues par l’utilisation d’indicateurs de progrès mesurables et quantifiables. De temps à autre, vous devrez avoir recours à des évaluations plus qualitatives (plusieurs méthodes qualitatives sont présentées ci-dessous dans la section sur l’analyse des données).

Le système de suivi doit être aussi simple que possible en se concentrant sur un ou deux indicateurs de progrès de base pour chaque activité. Le directeur, plutôt que d’effectuer un suivi de tout, peut aussi choisir de limiter le suivi aux points d’un intérêt plus particulier, tels que par exemple, les zones à problèmes. Les projets risquent souvent de se trouver submergés par l’information collectée. Les problèmes suivants arrivent alors :

· Le trop plein d’information empêche son stockage précis.
· Le temps et les ressources manquent pour analyser et utiliser l’information.
·

Une information trop détaillée peut empêcher l’identification ou cacher des tendances importantes (c’est « l’arbre qui cache la forêt »).

Des indicateurs clés peuvent être sélectionnés à l’aide des questions suivantes :

  1. Quelle information indique que l’exécution des activités est efficace ou non, et que les objectifs sont atteints ?

Les indicateurs non seulement aident à mesurer les progrès vers les buts de gestion du projet, mais ils doivent aussi refléter les différents objectifs et intérêts des participants. Les indicateurs doivent être identifiés lors de la mise au point du projet et non lorsque le projet est en cours. Un bon indicateur doit répondre aux critères suivants :

·

Etre mesurable : on doit pouvoir l’enregistrer et l’analyser qualitativement ou quantitativement.

· Etre statistiquement fiable : le suivi quantitatif doit indiquer les changements statistiquement significatifs.
·

Etre précis et vérifiable : être défini et mesuré de la même manière par tout le monde.

· Etre uniforme : ne pas changer dans le temps.
· Etre sensible : changer de manière proportionnée en réponse à des changements observés dans les conditions ou éléments mesurés.
· Etre utile : utilisable par un large éventail de participants, y compris au niveau communautaire.

Les indicateurs doivent être basés sur des données accessibles. Ils devraient spécifier :

· Le groupe ciblé (qui a besoin des données ?)
· La quantité (combien de données sont nécessaires ?)
· La qualité (quel niveau de mesure pour les données ?)
· La date (quand doit-on mesurer l’indicateur ?)
· Le lieu (où doit-on mesurer l’indicateur ?)
  1. Quelle information peut être collectée et analysée de manière précise et rentable ?

La réponse à ces questions dépend de vos limites en ressources, y compris l’aptitude présente de votre personnel ou des autres participants en charge du suivi, du budget de suivi et de la disponibilité en statistiques existantes.

  1. Quelle est la capacité à traiter et utiliser l’information ?

Ceci dépendra : (i) des ressources disponibles (en fonds et personnel qualifié) ; (ii) de la structure de prise de décision (tâches, responsabilités et communication) ; et (iii) des procédures de planification.

  1. Quels sont les besoins en information des partenaires et bailleurs de fonds ?

Le suivi, de même que l’évaluation, doivent prendre en considération les exigences des donateurs et autres partenaires. Les besoins en information des communautés doivent aussi être incorporés dans les systèmes de suivi.

Collecte des données pour le suivi

Quand vous décidez de quelle information vous avez besoin, il est important de décider aussi comment cette information sera obtenue. Il existe plusieurs méthodes de collecte de l’information, y compris :

1. Les sources externes (par exemple les universités, les ministères, les donateurs, les enquêtes sur les ménages), qui sont très utiles en particulier pour obtenir de l’information de base. Ces sources peuvent déjà avoir organisé leurs propres systèmes de suivi à long terme.
2. Les dossiers de projets.
3. Des enquêtes de terrain en bonne et due forme, ou auprès de communautés, qui peuvent être très utiles en ce qui concerne les indicateurs d’impact, mais qui prennent du temps.
4. Les méthodes participatives telles que le suivi inclus dans les travaux d’extension, le suivi communautaire, l’évaluation rurale participative et les entretiens semi-structurés, de même que les réunions, discussions et ateliers.
5. Les tests, par exemple, d’efficacité d’une formation.
6. Les vérifications ponctuelles : études périodiques d’un aspect particulier du travail.

La formation, l’aide et la vérification sont fréquemment nécessaires pour s’assurer que les données sont collectées de manière précise et que le personnel et les autres participants en font le meilleur usage.

L’information de base sur les communautés et sur l’environnement/les ressources naturelles (y compris les indicateurs pour le suivi et l’évaluation futurs) devrait être rassemblée bien avant que les activités du projet ne commencent. C’est un élément critique afin de pouvoir déterminer l’impact du projet et le progrès réalisé vers ses objectifs. Souvent, une quantité non négligeable d’information préexistante est disponible. Un inventaire de l’information pertinente existante (entre autre les plans d’occupation des sols, les cartes, les données climatiques, sur les sols et du recensement) devrait être fait avant d’essayer de collecter plus d’information.

Analyse des données

L’analyse fait référence à la façon dont l’information est interprétée, et dont la signification des résultats est évaluée.

  1. Quelles méthodes ?

Le but du suivi et de l’évaluation quantitatifs est de détecter, de manière statistiquement fiable, si un changement s’est opéré. Afin d’être plus efficace, ceci nécessite le recours à des méthodes statistiques. Certaines sont plutôt simples, et cependant assez puissantes pour leur emploi dans la plupart des projets. L’analyse qualitative est plus subjective, mais est également importante. Cette dernière inclut souvent :

· Des résumés et citations de réunions et entretiens.
· Des diagrammes et cartes produits par les parties prenantes.
· Un compte rendu des résultats de l’Analyse par cadre logique.
  1. Qui doit analyser les données ?

Si c’est possible, les différentes étapes de l’analyse des données doivent être réalisées à différents niveaux de gestion du programme, et ce en fonction de qui devra utiliser l’information. Cette approche conduira à une meilleure compréhension des données et suscitera un plus grand intérêt à mettre en oeuvre les changements suggérés, basés sur les résultats du suivi. Par exemple, faites participer les coopératives de pêcheurs et le personnel in situ à l’analyse des données sur les prises de pêche.

  1. Quand les données doivent-elles être analysées?

L’analyse peut être réalisée de manière continue, périodique ou irrégulière suivant les nécessités de l’information. L’important est de s’assurer que les résultats sont disponibles quand on en a besoin.

Présentation de l’information

Différentes formes de présentation peuvent convenir aux différents utilisateurs. Des rapports périodiques et des présentations formelles, des résumés dans des bulletins et sur des panneaux d’affichage représentent différentes possibilités. Voir Chapitre 5 et Chapitre 6 pour plus d’indications sur comment présenter et communiquer l’information.

Utilisation de l’information

Puisque l’objet du suivi est l’amélioration des activités d’un projet en cours, le suivi doit souvent entraîner des changements dans le projet. Ceci peut s’effectuer par :

·

La conception de nouvelles activités et la révision ou l’abandon de celles existantes, sur la base de l’évaluation de l’information du suivi.

· L’organisation de discussions rétroactives avec les participants intéressés par les résultats du suivi.
· L’utilisation des résultats dans le cadre de l’apprentissage institutionnel, et pour renforcer les expériences.
·

Le stockage des données comme base de référence pour les examens et évaluations à venir.

Entretenir le système de suivi

Le suivi devra être part entière de tout projet. Des ressources financières suffisantes doivent être affectées au suivi des activités, de même qu’à la formation, au soutien et à la supervision du système de suivi.

Aspects de l’évaluation

Introduction

Comme il y a de nombreuses ressemblances entre le suivi et l’évaluation, cette section traite plus particulièrement des différences entre les deux.

Pour qu’une évaluation puisse être entreprise, les éléments suivants sont nécessaires :

· Des objectifs clairs et mesurables.
· Des indicateurs clés qui montrent le progrès réalisé (voir la section ‘Suivi’).
· Des données permettant, à l’aide d’indicateurs, d’établir si des changements ont eu lieu (voir la section ‘Suivi’).

Si ces facteurs ne sont pas définis, l’évaluation n’est pas possible. Dans ce cas, un examen moins rigoureux sera plus approprié.

Objectifs de l’évaluation

En gros, l’objet de l’évaluation est d’estimer les impacts et d’analyser les processus d’un projet. Les objectifs spécifiques sont semblables à ceux du suivi (voir les objectifs du système de suivi présentés ci-dessus). Cependant, l’évaluation en général s’inscrit dans une perspective à long terme et à grande échelle afin de rendre les résultats plus particulièrement utiles à la planification, à l’évaluation de la durabilité, et pour le développement de projets et programmes futurs.

Chaque évaluation doit se concentrer sur un élément essentiel. S’il y a trop d’objectifs, ils doivent être classés par ordre de priorité, ou réduits en nombre .

Le choix de périodes appropriées pour des évaluations dépendra de l’objet, du public

concerné et de l’usage de ces évaluations. Ceci devra être décidé lors de la conception du projet. Elles sont en général placées à mi-parcours, et en fin de projet. Les évaluations post-projet doivent être réalisées bien après la fin du projet afin de s’assurer que tous les impacts du projet ont eu lieu.

Approches d’évaluation

Il existe différentes approches et méthodes d’évaluation. Ces approches sont :

1. Les approches participatives :
a.  Avec la participation du personnel
b.  Avec la participation des personnes concernées par les projets
L’expérience de participation à l’évaluation du projet, ainsi que les techniques et la compréhension acquises par le personnel durant ce travail, ont souvent autant de valeur pour le futur du programme que les conclusions tirées du projet.
2. 

Les approches non-participatives : dirigées par des évaluateurs extérieurs

Le but de ces approches est de juger objectivement et de manière renseignée du progrès, des réalisations et de l’impact du travail. L’objectif est de tirer des conclusions de l’étude et de faire des recommandations au directeur au sujet des orientations futures du projet.
3. 

L’évaluation conjointe : une équipe interne et externe au projet dirige l’évaluation.

Ceci offre l’occasion de combiner les points de vue internes au projet avec ceux, plus objectifs et peut être plus larges, d’évaluateurs extérieurs.

Aspects de la planification de l'évaluation

Il est essentiel de rédiger des Termes de Référence clairs (TDR) avant d’entreprendre une évaluation. Les TDR doivent spécifier à quelles questions l’évaluation est supposée répondre, et quels types de résultats sont attendus. Les TDR varieront dans le détail et en flexibilité en fonction du type et de l’objet de l’évaluation.

Les points suivants doivent être considérés :

1. Objectifs de l’évaluation et questions clés

A quelles questions spécifiques l’évaluation doit-elle s’intéresser ?

Une fois l’objet et les objectifs de l’évaluation établis, il est souvent utile de définir des questions spécifiques auxquelles l’évaluation doit permettre de répondre. Ceci aide à cibler l’évaluation et à mettre en avant les points qui demandent une attention plus spéciale.

Quelle information est nécessaire pour répondre à ces questions et d’où l’information proviendra-t-elle ?

L’information nécessaire déterminera les méthodes, l’échelle de temps, le personnel et les ressources dont on a besoin. Les besoins de base en information incluent :

· L’histoire du projet
· Les méthodes d’évaluation utilisées dans des projets similaires
· Le contexte politique du programme (donateurs, partenaires et gouvernements)
· Le contexte social du programme
· L’information au sujet de la population ciblée
· Les processus et progrès des programmes selon les systèmes de suivi, comptes-rendus et rapports
· Les données de base et de suivi et leur analyse
· Les indicateurs de performance

2. Méthodes de collecte et d’analyse de l’information

(voir collecte et analyse des données pour le suivi)

Organisation de l’évaluation

Il est essentiel d’étudier si des techniques participatives doivent être utilisées ou non, et qui devrait être consulté aux différents stades de l’évaluation. Ces deux décisions auront un effet sur ‘l’appropriation’ des résultats, et ainsi sur le niveau d’influence de l’évaluation sur les décisions. En général, les gens, des villageois aux directeurs de projets, peuvent se sentir menacés par une évaluation. Ceci doit être pris en compte quand l’évaluation est organisée. L’objet de l’évaluation doit, au minimum, être communiqué aux parties impliquées. 

1. Qui doit être impliqué, quelles sont les tâches et les responsabilités ?

Les tâches et les responsabilités doivent être décidées avec soin pour tous les stades de l’évaluation : formulation, TDR, recrutement des évaluateurs, conception des méthodes, collecte des données, analyse des données, rédaction des conclusions et circulation des rapports.

2. Qui doit réaliser l’évaluation ? Quel est le rôle de l’évaluateur ?

La capacité à collecter et analyser l’information à la hauteur du but de l’évaluation est vital. L’expérience de(s) l’évaluateur(s) aura un impact considérable sur les aspects mis en avant lors de l’évaluation et sur les résultats qui en sont tirés.

Les équipes d’évaluation doivent répondre aux exigences suivantes :

· Avoir l’expertise technique pertinente pour évaluer les activités du projet.
· Etre sensibles aux aspects liés au genre et à la dimension culturelle.
·

Connaître l’organisation en charge de l’exécution du projet, la situation dans le pays et les gens dans la zone concernée.

· Connaître les types d’écosystèmes de la zone.

Le rôle de l’évaluateur ?

Le rôle de l’évaluateur dépend de l’approche utilisée : ou bien il s’agit d’un juge ‘objectif’, ou bien plutôt d’un facilitateur dans le cadre d’une expérience d’apprentissage. Les évaluateurs internes et externes adoptent des approches très différentes. Il est donc crucial d’établir les objectifs de l’évaluation avant de choisir les évaluateurs.

3. Quelle échelle de temps ?

Le temps nécessaire à l’évaluation variera en fonction de l’étendue et de la profondeur de l’évaluation, de la taille et de la complexité du programme et des méthodes utilisées. Il est utile d’établir un plan de travail, mais il devra rester souple. On a besoin de temps pour :

· Formuler des TDR.
· Concevoir l’évaluation.
· Préparer le matériel de départ, former une équipe, s’accorder sur les objectifs, les questions et les méthodes, etc.
· Collecter l’information.
· Analyser l’information.
· Préparer le rapport et les autres supports d’information.
· Finaliser et diffuser le rapport.

4. Quelles ressources seront nécessaires, quel sera le budget ?

Un budget devra être établi pour les activités suivantes : voyage et logement, temps du personnel (éventuellement des experts extérieurs), équipement et ateliers.

Résultats de l’évaluation

1. Conclusions et recommandations

Les évaluateurs devront indiquer comment ils ont abouti à leurs conclusions. Il peut être utile de montrer comment des personnes différentes avec des perspectives différentes voient le programme.

Les recommandations sont basées sur les conclusions. Elles doivent proposer :

· Quelle suite d’actions doit être engagée.
· Comment ces recommandations doivent être mises en oeuvre, par qui et quand.
· Quelles contraintes et quels problèmes risquent d’être rencontrés.
· Quelle suite devra être donnée afin de s’assurer que les recommandations sont suivies.

2. Rapports pour un public varié

Une règle générale prescrit que le rapport d’évaluation soit court et rédigé dans un langage clair. La structure et le contenu du rapport dépendront de l’évaluation proprement dite. Différentes méthodes de présentation peuvent être utilisées en fonction des destinataires. Par exemple, les donateurs demanderont qu’il y ait un résumé qui souligne les conclusions de l’évaluation. Les donateurs, de même que les agences gouvernementales nationales, demanderont aussi à ce que des tableaux statistiques détaillés des données soient fournis afin de pouvoir examiner l’évaluation et les résultats qui en découlent. Les partenaires locaux, les compagnies privées et les communautés préfèrent des rapports visuellement plus attrayants qui contiennent des graphiques et schémas identifiant les points clés.

3. Commentaires sur les résultats et sur le processus d’évaluation

Les résultats d’une évaluation devront être disponibles pour toutes les personnes impliquées. Ces personnes devront avoir la possibilité de faire des commentaires sur ces résultats.

Les partenaires, le personnel et la direction doivent aussi avoir la possibilité de faire des commentaires sur la façon dont l’évaluation a été réalisée, dans le cadre des leçons tirées du processus.

Il est utile d’inclure dans le rapport une estimation du processus évaluation proprement dit :

· Pour réfléchir à ce qui a été appris par tous ceux impliqués dans le processus.
· Pour identifier les faiblesses dans le processus, et comment elles pourraient avoir un effet sur les résultats et les conclusions.
· Pour tirer des enseignements de l’expérience pour les évaluations futures.

Approches de conception d’un système de suivi et d’évaluation

Un système de suivi et d’évaluation peut être mis en place en suivant les sept étapes indiquées ci-dessous :

1. Identifier les objectifs principaux, activités et résultats du projet
2. Identifier les questions liées au suivi/d’évaluation
3. Sélectionner les indicateurs
4. Mettre en place les systèmes d’information et de présentation
5. Définir les critères d’évaluation
6. Définir les responsabilités
7.  Etablir un système de prise de décision réactif

Etape 1 : Identifier les objectifs principaux, activités et résultats du projet

Une organisation, un programme ou un projet doivent atteindre certains objectifs. Les résultats qui vont être obtenus - et par quelles activités - leur répartition dans le temps et aussi leurs relations de cause à effet, les facteurs extérieurs et les hypothèses sont des points tous également importants. Aussi, pour chaque activité, des objectifs devront être définis afin de permettre la mesure du progrès accompli.

Etape 2 : Identifier les questions liées au suivi/d'évaluation

Une fois les objectifs de chaque activité clarifiés, les questions liées au suivi et à l’évaluation peuvent être posées. Elles devront prendre en considération qui a besoin de connaître quelle information. On devra s’attacher à s’interroger sur les progrès à réaliser pour atteindre les objectifs.

Etape 3 : Sélectionner les indicateurs

Pour répondre aux questions liées au suivi et à l’évaluation, des indicateurs spécifiques doivent être identifiés.

Etape 4 : Mettre en place les systèmes d’information et de présentation

Le système d’information est tout simplement un système de collecte de l’information nécessaire pour répondre aux questions posées par l’évaluation. Afin d’organiser le flux d’information, les questions suivantes peuvent servir de guide :

·

Quelles données doivent être collectées ? - une liste des données qui doivent être collectées.

· seront collectées les données ? – à l’intérieur de l’organisation, sur le terrain ou auprès du groupe cible ou d’autres agents.
· Par quelle méthode ?
· Comment les différentes parties prenantes seront-elles informées ? – présentation orale uniquement, par écrit ou à l’aide de supports visuels.
· Quand seront-elles informées ? – à temps pour soutenir le processus de prise de décision.

Un système de présentation réussi est adapté à la structure de direction et fournit l’information nécessaire à la prise de décision et à l’action.

Etape 5 : Définir les critères d’évaluation

Suivre la progression implique de pouvoir juger si elle est satisfaisante ou non. Le but de la mise au point de critères est de mesurer comment les choses progressent, ou de faire une estimation d’un niveau acceptable de performance dans le domaine d’activité en train d’être évalué. La façon la plus simple est de définir un niveau minimum d’acceptabilité, de telle sorte qu’une intervention est jugée nécessaire dans une zone quand le niveau de performance tombe en-dessous du niveau acceptable fixé antérieurement.

Exemples de niveaux acceptables :

· Réduire la pêche à la dynamite à un niveau de 3 cas en 6 mois.
· Améliorer la prise de poissons de 10% par rapport au niveau d’avant projet.
· Que 60% des stagiaires jugent le cours de formation d’un niveau ‘très bon’ ou ‘excellent’.

Etape 6 : Définir les responsabilités

Pour qu’un système de suivi fonctionne efficacement il est important que les personnes à l’intérieur de l’organisation exploitent le système. Leurs tâches et responsabilités doivent être définies attentivement. Les questions suivantes peuvent servir de guides :

· Qui collectera les données ?
· Qui traitera les données ?
· Qui présentera les résultats ?
· Comment le système d’information sera-t-il coordonné ?

Par exemple : dans un programme de formation pour agriculteurs, les données seront collectées par Mme Amélia Namburete, traitées par M. Custódio Simão, le rapport sera rédigé par M. Jorge Banze et sera présenté par Mme Judite Jeremias aux groupes de parties prenantes suivants 1. Syndicat des Agriculteurs, 2. Institut des Pêches et 3. Gouvernement local d’Inhambane.

Etape 7 : Etablir un système de prise de décision réactif

Présenter l’information tirée du suivi ne suffit pas. Lorsque la performance tombe sous un niveau acceptable, la direction du projet doit agir.

Premièrement, il peut être nécessaire d’examiner ce qui s’est mal passé. Ensuite, une décision devra être prise sur la façon d’améliorer la mise en pratique de l’activité concernée. Ou alors il faudra peut être admettre que la cible originale était trop ambitieuse et quelle soit ramenée à un niveau plus réaliste.

Référence

Clark, J.R. 1995. Coastal Zone Management Handbook. CRC Press, Boca Raton.

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