Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles

  CSI info 9     Chapitre 5

Circulation des résultats du projet


Circulation des résultats du projet
Les axes de communication du projet
Lier les axes de communication à la mise en oeuvre du projet
Groupes ciblés et choix des média
Manières de faire circuler les résultats d'un projet
  Réunions communautaires
Bulletins
Base de données
Articles dans des revues
Journaux et magazines
Radio et télévision
Supports médiatiques populaires : chansons, danses, théâtre et contes
‘L’événement’ médiatique
Page Web et courrier électronique
Mélangez et comparez vos supports de communication
Exemples de communiqués de presse et de bulletins

Circulation des résultats du projet

Un projet commence à produire des résultats dès le premier jour, mais ces résultats ne sont habituellement résumés de manière formelle qu’à la fin du projet. S’assurer que l’on a à disposition des moyens de rassembler et de diffuser l’information sur les résultats à un groupe présélectionné de lecteurs, d’auditeurs et de spectateurs, donne beaucoup plus de valeur au projet en tant qu’expérience d’apprentissage d’intérêt pour tout le monde. La circulation de l’information permet aussi aux autres ONG d’apprendre par vous comment entreprendre de meilleurs projets. Les donateurs de leur côté ont besoin de savoir comment le projet progresse et ce qu’il apporte à la communauté. La communauté quant à elle a besoin d’avoir à disposition une source d’information facile à lire qui lui rappelle les objectifs du projet, lui indique ce qu’elle a réalisé et ce qu’elle peut continuer à mettre en oeuvre lorsque la direction du projet aura quitté la scène. L’équipe du projet, ainsi que les départements du gouvernement travaillant dans les domaines du projet, veulent connaître les leçons tirées de l’expérience. En partageant vos expériences et vos connaissances, vous pouvez avoir un impact positif bien au-delà du lieu d’implantation de votre projet.

Les questions les plus importantes à traiter dans le domaine de la circulation des résultats d’un projet sont de définir qui doit les connaître, quel doit être le contenu à fournir, et sous quel support médiatique. Il faut en priorité informer les donateurs et le gouvernement de ce que le projet a apporté. De même, la communauté hôte du projet est une cible tout aussi importante.

Les axes de communication du projet

Les axes de communication entre un projet et ses groupes cibles, ou son ‘audience’, peuvent être illustrés de différentes manières. On peut les concevoir comme un modèle schématique dans lequel la direction du projet, ou l’ONG en charge de la circulation de l’information, envoie et reçoit l’information aux communautés, aux agences de donateurs, aux autres ONG, aux départements du gouvernement, aux instituts de recherche et universitaires, et aux entreprises (Voir le schéma ci-dessous).

On peut aussi envisager de classer l’intensité et la fréquence de la relation entre la direction du projet ou l’ONG et les différentes parties prenantes et audiences à l’aide d’un modèle de cercles concentriques. Dans ce modèle la direction du projet occupe le cercle central et la communauté à qui s’adresse le projet se situe dans le cercle juste après, indiquant ainsi que c’est la relation la plus fréquente et la plus intense. Dans les autres cercles, on trouve successivement, (i) les donateurs, (ii) les autres ONG, organisations communautaires et groupes de recherche et (iii) le secteur privé et le public. L’information au sujet du projet circule ainsi du centre vers la périphérie et vice versa (voir le diagramme circulaire ci-dessous).

Plus forte est la relation entre la direction du projet et le groupe cible durant la vie du projet, plus intense sera la forme de communication des résultats du projet pendant, et à la fin du projet. Par exemple, de longues réunions en face à face pour faire le point seront organisées au profit des communautés, éventuellement des donateurs. Des entretiens à la radio ou des brochures sur le programme devraient suffire à certains départements du gouvernement et pour le grand public.

Schéma montrant les axes de communication possible avec la direction du projet

Gouvernement/Agences d'aide/donateurs

  • Autres ONG
  • Départements du gouvernement
  • Secteur privé et sociétés
  • Communauté de chercheurs et universitaires

 
ONG
Direction de project
 

Communauté du littoral

Diagramme circulaire montrant l’intensité et la fréquence de la communication entre la direction de projet/l’ONG principale et les différentes parties prenantes et audiences.

Lier les axes de communication à la mise en oeuvre du projet

Si on dispose de suffisamment de temps, il vaut mieux concevoir les axes de communication de façon à ce qu’ils puissent être liés aux différentes phases de la mise en oeuvre du projet. De cette manière, la préparation peut être faite bien à l’avance. En général, un projet comporte trois phases : lancement, mise en oeuvre et achèvement.

1. Lancement

Lors du lancement, il est utile d’organiser un événement qui rassemble donateurs, représentants du gouvernement et des communautés, de même que l’ONG chargée de la mise en oeuvre. Les discours peuvent souligner les objectifs, en même temps qu’ils feront appel au partenariat et à la participation. Les communications au sujet de cet événement devront être centrées sur ce que le projet entend réaliser, sur les attentes des différentes ‘parties prenantes’ et sur les déclarations des invités et hommes politiques de marque.

Puisque ce type d’événement attire fréquemment les journalistes, cela vaut la peine de les inviter à l’avance. Quand ils arrivent, le personnel du projet devra les présenter aux personnes clés. Le personnel devrait aussi prendre des photographies qui seront utilisées dans les communications ultérieures. Les grandes lignes du projet devront aussi être résumées à l’avance sur une ou deux pages préparées pour les média et les visiteurs. En général, à ce stade du projet, en raison du caractère imprévisible du succès d’un projet, il est imprudent de faire de grandes promesses ou de donner de trop grands espoirs à la communauté concernée.

2. Mise en oeuvre

Une fois le projet en route, de nombreuses occasions se présenteront de documenter et de faire circuler l’information sur les réalisations et les succès. La communication sur le terrain se fera surtout par réunions, formelles et informelles, et par des échanges entre la direction du projet et la communauté.

La conception du projet est testée lors de la mise en oeuvre ; des leçons sont tirées en ce qui concerne ce qui marche et ne marche pas, ce qu’il faut améliorer et ce qu’on peut laisser en l’état. Les communautés et le personnel du projet travaillant dur ensemble sur le terrain offrent un matériel visuel intéressant. Les groupes cibles et le public aiment ‘les histoires de partenariat entre les hommes, de gens plein de ressources et de caractère’. Si le déroulement du projet inclut une évaluation à intervalles réguliers, ceci fournira une information solide à communiquer à de nombreuses parties prenantes. Toute cette information peut aussi faire partie des communications passées à vos contacts dans les média quand cela est pertinent et approprié.

3. Achèvement

Lorsque le projet touche à sa fin, on doit se préparer à en faire circuler les résultats finaux (voir ci-dessous les manières de circuler les résultats d’un projet).

Groupes ciblés et choix des médias

Le tableau ci-dessous vous suggère comment décider des groupes cibles et des moyens de médiatisation appropriés. Il n’existe pas de règle pure et dure – chaque projet et contexte détermineront les choix. Quels sont les vôtres ?

Groupe cible Communication écrite Communication orale
Communauté Résumés de réunions de mise à jour, résumés faciles à lire, bulletins, presse Réunions de mise à jour, pièces de théâtre locales, contes, radio
Donateurs Rapports, bulletins, coupures de journaux Visites guidées et tournées
Autres ONG, départements gouvernementaux Rapports de projet, bulletins, presse Visites d’étude, radio
Institutions de recherche/universitaires Articles de revues, bulletins, presse Visites d’étude, radio
Communauté étendue Grand public Presse Chansons, danse, théâtre, contes, radio, télévision

Manières de faire circuler les résultats d’un projet

Un certain nombre de manières de toucher les groupes de parties prenantes (par exemple, les communautés et les donateurs) et le grand public est présenté succinctement ci-dessous. Les modèles de compte-rendu de projet les plus formels – c’est-à-dire les évaluations et les rapports – font partie des documents standards retenus lors de la conception d’un projet et qui doivent être produits pour la direction du projet et les donateurs lors de sa mise en oeuvre. Préparez toujours un bref résumé du rapport intermédiaire ou final. Il fournit une bonne base pour les présentations orales, les bulletins et les communiqués de presse.

Les ONG devraient prendre beaucoup de photographies des étapes clés - à la fois sur papier et sur diapositives. Des diapositives renforceront votre présentation ou votre mise à jour orale. Si les moyens sont à votre disposition, filmez le déroulement du projet. Les vidéos pourront être éditées ultérieurement afin d’illustrer de manière forte les conditions rencontrées durant le projet, la perception du projet par la communauté et ce qu’elle pense des résultats.

Réunions communautaires

Renseignez-vous sur les dates des réunions communautaires et demandez si vous pouvez disposer d’un court moment afin de parler de votre projet et de ses résultats. Encouragez les questions et le débat après la présentation. Ces rencontres peuvent évoluer en de réelles occasions de partager l’information, donc venez préparés. La préparation à la réunion peut inclure de brèves réponses aux questions que vous aurez anticipées.

Bulletins

Toutes les ONG devraient envisager de préparer un simple bulletin à distribuer en main propre, ou à poster à un grand nombre de participants au projet et autres parties prenantes (voir les exemples de bulletins à la fin de ce chapitre). Les bulletins sont de brefs résumés des développements d’un projet et peuvent ainsi être produits à intervalle régulier, ou encore peuvent coïncider avec les rapports aux donateurs et au gouvernement. Ils obligent aussi parfois l’organisation à prendre position publiquement sur des questions liées au projet, et aident également à établir un ‘profil’ public de l’organisation et de son ou ses projets. Dans chaque numéro, vous devez encourager les commentaires. Bien qu’il puisse arriver que peu de commentaires soient émis, au moins vous faites démonstration de votre ouverture aux suggestions et au changement.

Les bulletins doivent être publiés régulièrement afin de maintenir un sentiment de présence soutenue et d’engagement dans une zone et envers sa population. On conseille des intervalles de trois à quatre mois entre les numéros. Ne soyez pas trop ambitieux en promettant de préparer un numéro par mois si vous n’avez jamais réalisé de bulletins auparavant.

La mise au point du premier numéro demande un gros effort. Ne laissez pas cette entreprise fatiguer et démoraliser votre équipe, qui ne voudra alors pas affronter le prochain numéro. Au contraire, vous devez vous fixer un standard minimum acceptable pour votre premier numéro et ensuite apporter des améliorations avec l’expérience. Planifiez bien à l’avance la distribution et le postage, et gardez assez d’énergie après la production pour suivre la distribution. De trop nombreux bulletins finissent abandonnés dans des placards parce que les responsables de leur production sont trop fatigués pour s’occuper de leur distribution – qui dans la situation idéale devrait être prise en charge par un personne ou une équipe différente.

Base de données

Dès le début de votre projet, vous devriez établir une liste d’adresses ou une base de données des personnes à qui vous pourriez envoyer votre bulletin et de toutes les autres personnes associées au projet (voir le Chapitre sur ‘Financement de projet et collecte de fonds’). Cette base de données des contacts devient très utile en tant que réseau de soutien qui facilite le progrès de votre projet. En l’augmentant et en la maintenant à jour, elle peut devenir une plate-forme pour la mise en circulation d’information pour le projet.

Articles dans des revues

Cela vaut souvent la peine d’essayer de publier les résultats clés du projet dans des journaux académiques. Une fois publié, l’article sera accessible dans les bibliothèques et la ‘littérature’ – c’est-à-dire dans le corpus de l’ensemble des publications sur les connaissances scientifiques. Les universitaires, et l’ensemble du public dans le monde, peuvent ainsi y accéder. Ces journaux suivent des formats et conventions qui leurs sont propres. Afin d’être publié dans un journal, un article doit être examiné par un groupe d’universitaires – c’est le processus d’examen par des pairs.

Journaux et magazines

Renseignez-vous sur les journaux et les magazines que votre groupe-cible lit, et contactez les éditeurs. Si vous pouvez les rencontrer, faites-le. Apportez toutes photographies et information sur le projet et ses résultats. Vous devrez convaincre l’éditeur que votre projet ‘fera la manchette’, donc essayez de penser à ce qui rendrait votre projet intéressant pour les lecteurs des journaux et des magazines.

Organisez une visite pour les journalistes de votre zone de projet et faites-les parler avec les personnes de la communauté. La ‘dimension humaine’ du projet (c’est-à-dire comment il améliore la vie d’une personne ou d’une famille) est souvent l’information que les journalistes recherchent. Rappelez-vous que les magazines (plus particulièrement) et les journaux ont besoin de bonnes photographies. Ceci veut dire que le bon moment pour organiser la visite du journaliste/photographe sera celui où le projet offrira d’intéressantes possibilités visuelles ou ‘photogéniques’. Les réunions et les ateliers ne sont pas de bonnes occasions pour prendre des photographies. Les membres de la communauté en train de travailler à la réhabilitation d’un environnement dégradé ou récoltant des ressources à l’aide de techniques non destructrices sont bien plus photogéniques.

Il est vital de planifier à l’avance. Les magazines ont besoin de deux à trois mois pour préparer un article pour publication et prépareront sans doute une histoire détaillée, s’intéressant au contexte du projet, à ses objectifs, aux impacts positifs qu’il a sur la vie des gens et le niveau de leur ressources. Les journaux, au contraire, ont besoin de bien moins de temps et s’intéressent aux événements nouveaux et inhabituels.

Radio et télévision

La radio est un excellent moyen de communication à l’échelle locale et nationale. Beaucoup plus d’Africains ont accès à des radios, qu’ils ne possèdent de télévisions ou ne savent lire. Le projet peut ainsi avoir recours à la radio pour annoncer les réunions communautaires de mise à jour du projet, pour diffuser largement les nouvelles au sujet du projet, pour inviter les gens en dehors de la zone du projet à rendre visite - et tirer des enseignements des résultats du projet – et pour vous d’avoir l’occasion d’offrir de l’aide dans leurs zones, si c’est faisable.

Les méthodes à employer pour être diffusés par les radios et la télévision sont identiques à celles utilisées avec les magazines et les journaux. Prenez un rendez-vous pour rencontrer le directeur des programmes ou le producteur de la station. Présentez votre projet et ses résultats en prenant en compte le ‘format’ de la station (selon qu’il s’agisse de nouvelles, de musique, de débat ou d’une combinaison de ces types). Suggérez comment vous pouvez adapter votre information afin de répondre aux besoins de la station. Votre présentation peut être incluse dans les nouvelles, ou dans un entretien. Vous pouvez offrir de participer à une table ronde et de répondre aux questions des auditeurs (et aux questions écrites). Une personne de la communauté ayant des facilités à communiquer devrait si possible se joindre à vous pour les entretiens. Là encore, vous devez offrir aux journalistes de radio/TV de venir voir votre projet.

Si la communauté dans laquelle vous travaillez possède un groupe de musique, de danse, ou encore un conteur, demandez-leur s’ils voudraient bien monter une pièce autour des résultats et des bénéfices du projet. Les stations de radio et de télévision apprécient toujours les chansons et les danses.

Directives d’approche de contenu et de styule dans les médias

Moyen Contenu Style
Bulletin
  • Explications des objectifs du projet
  • Résumés des résultata et développements
  • Graphiques, schémas, calendrier des événements, liens
  • Photographies/illustrations avec légendes expliquant les images

Ecriture : Informatif, honnête, clair, évitant le sensationnel, concis Se concentrer sur les faits et les chiffres pour les articles sur le projet et les résultats Equilibre entre les articles pratiques et ceux présentant des personnes et la manière dont le projet améliore leur vie

Conception : Claire et aérée, juste milieu entre texte et photographies

Radio Quand le présentateur vous demande quelque chose du type ‘Parlez-nous du projet’ expliquez brièvement les points suivants :
  • les objectifs du projet
  • le progrès à cette date
  • la prochaine étape

Ensuite attendez que le présentateur vous pose la question suivante. Vous n’avez pas à remplir les vides en parlant continuellement.

Amical (adressez-vous au présentateur par son nom), sérieux, respectueux du présentateur et de l’audience.
Ne vous éternisez pas – dites-en moins plutôt que trop. Dialogue plutôt qu’un monologue.
Essayez de compresser l’information au lieu de l’éparpiller.

Télévision

Comme pour la radio, restez simple et laissez le présentateur mener l’entretien.
Répondez aux questions que l’on pose à vous spécifiquement.
N’utilisez pas vos réponses comme un prétexte pour discuter de vos sujets préférés.

Soyez détendu : remettez-vous entre les mains du présentateur. Restez en contact visuel ferme avec le présentateur.
Ne vous souciez pas de la caméra – vous n’avez pas besoin de la fixer de manière insistante de temps à autre.

Conseils supplémentaires ayant trait à la diffusion (radio et TV) : prenez le rendez-vous, et arrivez en avance. Faites connaissance avec le producteur/présentateur du programme. Renseignez-vous sur ce qu’il/elle veut exactement ou attend de vous. Sachez de combien de temps vous disposez. Il/elle doit s’assurer que ce qui passe à l’antenne est acceptable, aussi écoutez ce qu’il/elle dit et laissez-le (la) mener l’entretien.

Supports médiatiques populaires : chansons, danse, théâtre et contes

Comme indiqué plus haut, des pièces ou chansons populaires peuvent être un moyen efficace de faire circuler les résultats de votre projet d’une manière que les gens ordinaires (en particulier les jeunes et les personnes agées) comprennent facilement et apprécient. Invitez les écoles ou les groupes de théâtre indigènes à interpréter les résultats du projet par des chansons ou des danses, et organisez des représentations publiques. Pour les populations locales, leur dire comment le projet les aide, est le meilleur moyen de faire circuler les résultats du projet sur le terrain. C’est aussi une autre manière pour la communauté de ‘s’approprier’ le projet.

‘L’événement’ médiatique

Si cela est requis par les donateurs et/ou fait partie de la conception du projet (et est inclus dans le budget au départ), le directeur de projet peut organiser un ‘événement’ médiatique majeur quand le projet est lancé, lors d’une étape importante, ou à son achèvement. Ceci nécessite beaucoup de préparation pour un événement auquel les dignitaires du projet, des donateurs, de la communauté et de l’état – ainsi que des représentants des principaux médias sont invités. Le transport, le logement, le lieu de réunion et la restauration doivent tous être organisés soigneusement, de même que le choix des orateurs, et leur ordre de passage. Un communiqué à la presse précisant le contexte dans lequel s’inscrit l’événement doit aussi être préparé (voir l’exemple de communiqué à la fin du chapitre). Les journalistes ont besoin de temps pour interviewer les personnes clés de la communauté et du projet, les donateurs, les officiels du gouvernement, les hommes politiques. C’est beaucoup de travail, mais qui peut accroître le profil du projet et de ceux qui y sont associés en leur donnant plus de visibilité au niveau national.

Page Web et courrier électronique

De nos jours, envoyer les résultats de votre projet sur un site Web sur Internet est une excellente manière de faire circuler l’information à moindre coût et rapidement dans le monde entier (voir la page Web de SEACAM : www.seacam.mz). L’inconvénient est que l’information n’est accessible que par ceux qui possèdent le matériel informatique et un service téléphonique fiable. Le courrier électronique présente des avantages similaires car il est rapide, très bon marché (une fois que vous avez le matériel) et rend l’accès facile à des centaines de parties prenantes.

Mélangez et comparez vos supports de communication

Les idées et suggestions ci-dessus vous sont offertes afin que vous puissiez les mélanger, les comparer et les adapter aux besoins et objectifs particuliers de votre projet, en fonction des ressources qui vous sont disponibles. L’important est d’avoir au début du projet une idée claire de pourquoi, à qui, et comment, les résultats du projet devront être diffusés. De cette manière vous êtes prêts à faire un usage optimal des événements et conclusions de votre projet pour un bénéfice maximum.

Exemples de communiqués de presse et de bulletins

A l’attention de :  M. Craig du Toit
DNA
Fax :
Date : 
(0461) 311-055
23 avril 1997

Communiqué de presse/ Communiqué de presse/ Communiqué de presse

Soutien du Fond Mondial pour la Nature (WWF) pour les projets de Port St John/Umzimvubu

Le Fonds Mondial pour la Nature (WWF)-Afrique du Sud a annoncé qu’un financement tiré du Green Trust et de Gold Fields a été accordé pour soutenir plusieurs projets dans la région de Port St Johns/Umzimvubu. Ces projets trouvent leur origine dans un atelier de planification participatif organisé avec la communauté locale en avril l’année dernière.

L’un est un projet communautaire de recyclage qui formera cinq femmes à la production de papier recyclé fait main à partir de restes de cartons.

Un autre projet communautaire produira de l’information utile pour les touristes de Port St Johns sous la forme d’imprimés, de posters et d’un panneau d’information. Un plan d’amélioration des pistes dans et autour de la zone est aussi inclus.

Un troisième projet est un programme agricole qui récompense les agriculteurs utilisant des méthodes traditionnelles pour produire de forts rendements à partir d’une variété de cultures tout en protégeant le sol et l’eau.

M. Hugh Tyrrell, responsable développement et environnement pour WWF-SA dans la région, a indiqué que ces produits aideront au développement de l’indépendance des communautés tout en augmentant leur aptitude à gérer prudement leur ressources naturelles.

‘Les communautés le long de la Côte Sauvage dépendent des riches ressources naturelles de leurs forêts, rivières, sols et rivages. Il est nécessaire de prendre soin de ces ressources afin de soutenir maintenant les communautés, et leurs enfants qui prendront le relai’.

Contact : Hugh Tyrrell, Tyrrell Associates, tél. : (021) 686-3375

SEACAM
SECRETARIAT FOR EASTERN AFRICAN AREA MANAGEMENT

 

SEACAM  Update


avril 2000

874 Av. Amilcar Cabral, Caixa Postal 4220, Maputo, Mozambique
Tel: 258 1 300641/2, Fax: 258 1 300838
Email:seacam@virconn.com
Web:www.seacam.mx


Formation des ONG des Iles francophone

Le programme de renforcement des capacités des ONG se poursuit.

Les préparations pour la 5ème formation dans le domaine du renforcement des capacités des ONG locales sont en cour. La formation se tiendra  à Madagascar du 5 au 9 juin 2000 et les cours seront en français. Les participants seront des représentants des ONG locales des Comores, Madagascar et la Réunion dans la mise en ouvre des projets de gestion côtière par les communautés locales. La formation sera organisée avec la collaboration du Gouvernement Malgache, L'UNESCO (plateforme de CSI) et de la Commission de l'Océan Indien.

La formation sera basé sur les approches utilisées et réussis dans les 4 autres formations précèdentes mais seront adaptées à des

  situations spécifiques rencontrées par les ONG dans les Etats insulaires et le niveau actuel de leur capacités. Les participants auront également la chance de visiter un projet géré par les communautés locales.

La formation couvrira les points suivants :

  • Préparation de projets proposés,
    identification des financeurs potentiels,
    projet de développement, mise en ouvre des projets, suivi évaluation des projets.

L'annonce de la formation se fera incessamment. Les ONG des îles francophones intéressés pouront prendre contact avec SEACAM pour plus d'informations.

Avec la mise en ouvre de cette formation, SEACAM complète la 1ère phase relative au programme de renforcement des capacités comme proposé par le Groupe de Référence et aura formé plus de 100 membres d'ONG à travers toute l'Afrique de l'Est.

 
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