Environnement et développement
dans les régions côtières et les petites îles

  CSI info 9     Chapitre 6

Gestion au jour le jour


La communication comme outil de gestion de projet
Créer un style de gestion ‘ouvert et accessible’
La communication pour une gestion démocratique
La communication comme motivation
Pratiquer la communication ouverte dans la gestion au jour le jour
Réunions sur l’avancement du projet
Correspondance
Panneaux d’affichage
Calendrier
Réunions et débats d’information au public
'Remue-méninges' - Comment obtenir d'un groupe des idées innovantes
Les étapes du 'remue-méninges'
L’évaluation des idées
Le rôle du meneur
Gestion de réunion
Se préparer pour la réunion
Diriger la réunion
Le suivi
Contenu de l’agenda
Différents types de réunions

La communication comme outil de gestion de projet

Une de nos plus grandes aptitudes est notre capacité à communiquer. Elle nous permet de partager nos idées les plus brillantes et nos sentiments les plus profonds et nous place à part parmi les autres espèces de par notre capacité à réaliser, ensemble. La communication est une aide à la gestion de projet pour atteindre les objectifs en canalisant l’information verticalement, transversalement, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.

La communication offre à la gestion de projet, une direction, et une réaction en retour :

· Direction : pour les directeurs et ceux chargés de la mise en oeuvre du projet, elle indique où aller (c’est-à-dire quoi réaliser), comment, pourquoi utiliser telles ressources, et sur quelle durée.
· Réaction : la direction de projet reçoit en retour de l’information au sujet de l’efficacité du projet au niveau de sa conception et des progrès réalisés sur le terrain, savoir où ça ne marche pas, de quelle manière ajuster le projet, et qui et quoi nécessite de l’attention afin de rester dans la bonne direction.

Créer un style de gestion 'ouvert et accessible'

Créer une atmosphère qui encourage le partage de l’information et favorise le développement d’un réseau est la clé d’une gestion de projet efficace et démocratique. Si cette atmosphère n’est pas présente, la direction du projet s’interroge pour trouver des solutions. La direction du projet, de même que le personnel et la communauté, peuvent craindre de parler trop, et ne pas vouloir partager l’information. Ceci entretient la suspicion et les rumeurs à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation, avec des conséquences qui peuvent être sérieuses pour le projet.

La communication pour une gestion démocratique

Il est vital d’encourager une communication continue et ouverte à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Si l’information au sujet de l’organisation et des buts du projet est cantonnée à un cercle réduit de personnes, cette direction se comporte de manière non démocratique et peut être contestée. En tant que directeur ou responsable de projet, retenir de l’information pendant un certain temps peut, dans certaines circonstances, s’avérer pour vous être un choix stratégique. Mais ceci ne devrait pas être la norme. Dans tous les cas, l’information finit tôt ou tard par sortir au grand jour.

Pour la direction de projet, le personnel et les membres de la communauté, pouvoir s’exprimer spontanément permet de se libérer. Ceci permet aussi de faire la lumière sur les fausses supputations qui peuvent saboter des projets, même bien conçus. En tant que directeur de projet, plus vous avez accès à l’information, meilleures seront les décisions que vous prendrez. Vous devez aussi, à dessein et activement, ‘écouter’ – c’est-à-dire encourager votre personnel à venir partager ce qu’il a à dire, et qu’il sache qu’il sera réellement entendu et soutenu, et non pas réduit au silence ou perçu comme un ‘problème’.

La communication comme motivation

Les gens se sentent sans importance et inutiles dans un projet si on ne leur dit pas ce qui se passe – c’est-à-dire comment le projet évolue. Ceci vaut tout aussi bien pour les membres de l’organisation que pour les membres de la communauté concernés. Si vous faites l’effort de faire savoir au sein de l’organisation ainsi qu’aux membres pertinents de la communauté à quoi sert le projet, et comment il progresse, alors tous sentent qu’ils/elles font partie du programme, tout le monde se sent ‘à bord’. Ceci aide à motiver et encourage la participation du personnel et de la communauté. Cela contribue aussi à créer un volume significatif de connaissances partagées par un large éventail de personnes – ce qui renforce l’élan et l’impact du projet au fur et à mesure qu’il se développe.

Pratiquer la communication ouverte dans la gestion au jour le jour

Le partage de l’information par tous doit être perçu de manière positive, et récompensé. Des occasions et des forums de communication et de partage de l’information doivent être particulièrement encouragés et mis en place. Ils peuvent être formels ou informels. A part les réunions d’organisation classiques et orientées vers un but précis (comme les réunions de planification, les briefings, les réunions du personnel et comptes-rendus), voici quelques autres suggestions.

Réunion sur l’avancement du projet

Suivant la complexité des projets, ces réunions devraient être organisées de manière hebdomadaire, de préférence au début de la semaine et tôt dans la journée. Tous les membres de l’organisation sont invités. L’état ou la situation de chaque élément du projet est examiné brièvement. Les progrès réalisés sont exposés sommairement et les situations de blocage exposées au grand jour. Tout membre peut faire des propositions constructives. Les prochaines étapes ou points d’action sont décidés. De cette manière, chaque élément est enregistré et catalogué afin de mettre en place un agenda pour la prochaine réunion d’avancement du projet (voir la section ‘Gestion de réunion’).

Correspondance

C’est un axe de communication évident qui n’est pas souvent utilisé de manière efficace. Toute lettre, fax, courrier électronique, etc., devrait être amical et personnel, de même qu’informatif, instructif et concis. Il est très utile d’envoyer une copie de la même lettre aux personnes clés impliquées qui ont besoin de connaître les développements, les décisions réalisés, etc.

Les remerciements et résumés des réunions informelles et formelles (avec les points qui demandent d’agir, bien soulignés) et envoyés à tous les participants aux réunions, sont une bonne façon de s’assurer que les décisions prises alors seront mises en oeuvre. Ceci fournit aussi de l’information qui pourra être utilisée dans les rapports internes ou destinés aux bailleurs de fonds.

Les notes de remerciements ne devraient pas être oubliées non plus – elles font partie de la correspondance normale – elles sont l’huile qui permet aux rouages du projet de tourner sans encombre. Les directeurs ne doivent pas minimiser l’importance de l’envoi de lettres à la fin du projet afin de remercier les principaux participants. Ceci est très important pour le moral du personnel et cette reconnaissance peut les aider aussi dans leur carrière. Les lettres de ce type sont aussi envoyées pour remercier les participants des communautés (souvent non rémunérés) pour leur rôle dans le succès du projet.

Panneaux d’affichage

Toute chose digne d’intérêt et toute information doivent être affichées en un lieu situé dans les locaux de l’organisation où la plupart des gens passent, se rassemblent ou passent du temps à attendre. Ceci inclut les bonnes et les mauvaises nouvelles, les nouvelles personnelles, les coupures de journaux, les choses à vendre ou à échanger, tout ce que les gens voudraient partager.

Calendrier

Un calendrier de la mise en oeuvre du projet, affiché à l’accueil ou dans le bureau principal, montrant les activités planifiées, peut être utile (voir le Chapitre 2, Planification de l’action). Les dates de début et de fin des activités doivent être indiquées sur le plan. Ce peut être une bonne manière de communiquer les plans, le progrès réalisé, et les difficultés du projet.

Réunions et débats d’information au public

Les réunions et débats d’information au public offrent de bons forums où l’ensemble de la communauté (et pas uniquement ceux qui participent directement au projet) a une chance de donner son avis. Les séances doivent être présidées fermement mais de manière équitable. Inviter des hommes politiques ou des personnalités en vedettes au débat peut attirer une foule supplémentaire et animer les discussions.

'Remue-méninges' - Comment obtenir d’un groupe des idées innovantes

Quand vous travaillez à un projet, vous avez souvent besoin d’idées innovantes pour résoudre vos problèmes. On dit fréquemment que travailler en groupe aide à l’émergence d’idées nouvelles. Cependant, il peut arriver aussi que quand vous sollicitez de nouvelles idées auprès d’un groupe, rien ne soit proposé. Parfois, les idées qui voient le jour sont rejetées par le reste du groupe, ce qui peut dissuader les autres personnes de proposer toute autre idée innovante qu’ils pensent inutilisable à ce moment précis. Le ‘remue-méninges’ a été développé justement pour dépasser ces problèmes (Dans le Chapitre 1, Planification de projet orientée objectif, vous trouverez que le mot remue-méninges est utilisé dans plusieurs phases d’analyse de la situation et de conception du projet.). Bien qu’il soit devenu un mot du vocabulaire courant, peu de gens savent que, pour employer cette technique, il faut certaines aptitudes et qu’il existe des recommandations à suivre afin de le rendre beaucoup plus efficace.

Le ‘remue-méninges’ peut être divisé en deux phases :

1. La réunion proprement dite.
2. L’évaluation des idées issues de la réunion.

Durant l’exercice de ‘remue-méninges’, vous vous apercevrez que les participants veulent faire des commentaires sur les idées des uns et des autres. Cela doit être évité car cela tend à empêcher l’expression des idées extravagantes ou folles qui, en général, aident à établir une atmosphère d’ouverture et de créativité, primordiale pour le succès d’une réunion. Parfois, même, les idées extravagantes peuvent s’avérer contenir les bases d’idées valables et intéressantes qui pourront être mises en oeuvre dans le projet.

Les étapes du ‘remue-méninges’

1. Désignez un meneur de réunion.
2. Préparez un tableau papier, un tableau noir, des fiches, ou d’autres supports d’écriture afin que tout le monde puisse lire les idées.
3. Si le groupe le souhaite, désignez un preneur de notes (qui peut être la même personne que le meneur).
4. Définissez le sujet du ‘remue-méninges’. Assurez-vous que tout le monde comprend et est d’accord sur ce sujet.
5. Expliquez les orientations pour le ‘remue-méninges’ et éventuellement écrivez-les là où tout le monde peut les voir :
· Toute idée est valable
· Aucune critique ou louange n’est permise
· Ne pas interrompre celui qui parle
· Etre bref et clair
· Il est permis de demander la clarification d’une idée mais pas d’en débattre
· Ne pas être effrayé d’être original et extravagant
· Il est permis de laisser passer un point si vous n’avez aucune idée
6. Encouragez les idées à émerger du groupe. Pour commencer, on peut demander à chaque personne d’apporter sa contribution. Vous pouvez prendre la parole à tour de rôle ou demander à n’importe qui de répondre.
7. Quand le temps imparti est terminé, ou que plus aucune idée nouvelle n’est générée, le meneur clôture la séance de ‘remue-méninges’.
8. L’évaluation des idées se fait juste après la fin de la séance ou bien le groupe décide d’une date pour le faire.

L’évaluation des idées

Il n’existe pas de règles spécifiques, et cela peut se faire de différentes manières. La méthode suivante est souvent utilisée :

1. Donnez quelques minutes aux participants afin qu’ils examinent toutes les idées.
2. Demandez aux participants si certaines idées peuvent être groupées en points similaires. Assurez-vous que tout le monde est d’accord dans le groupe.
3. Rejetez les idées qui ne marcheront pas, mais assurez-vous que tout le monde est d’accord. Il pourrait y avoir des ‘valeurs cachées’ dans des idées extravagantes.
4. Révisez les idées qui ne sont plus claires.

A la fin de la séance vous aurez obtenu une liste d’idées exploitables et intéressantes qui peuvent être utilisées dans le travail futur. A ce stade, il faut se mettre d’accord sur les points suivants : comment les idées seront-elles insérées plus avant dans le projet ; qui travaillera dessus ; et quand les résultats seront-ils révélés au groupe.

Le rôle du meneur

Pendant la séance de ‘remue-méninges’, le rôle du meneur est de :

· Poser des questions.
· Aider à formuler des idées brèves.
· Indiquer au preneur de note ce qui doit être retenu.
· Eliminer les jugements de valeurs, les critiques, etc.
· Maintenir le dynamisme de la séance.
· Essayer de s’assurer que tout le monde participe.
· S’assurer que le groupe suit les orientations.

La première fois que vous participez à une séance de ‘remue-méninges’, il peut vous paraître gênant de ne pas être autorisé à débattre des idées. Cependant, c’est la partie essentielle de la méthode, et si vous l’avez essayée une fois avec un meneur compétent et un groupe motivé vous verrez qu’elle marche.

Si vous devez mener une séance de ‘remue-méninges’ pour la première fois sur un sujet important, ce peut être une bonne idée que d’essayer la méthode dans le cadre d’une séance expérimentale organisée exprès autour d’un sujet moins important (par exemple sur le nom du projet ; un slogan pour le projet ; une problème mineur du projet, etc.). Après cet exercice préliminaire de ‘remue-méninges’, les participants seront plus à l’aise et plus efficaces lors de d’une séance traitant une question plus importante.

Gestion de réunion

Pour faire une bonne réunion, vous devez : préparer, diriger, et assurer un suivi approprié. Les réunions peuvent être très coûteuses en terme de temps pris sur les autres activités. Par exemple, si vous organisez une réunion pour 6 personnes pendant 3 heures, c’est l’équivalent de 18 heures de travail – environ la moitié du nombre d’heures hebdomadaires d’une personne pour une seule réunion ! En suivant les recommandations ci-dessous, vous pourrez organiser des réunions qui ne seront pas une perte de temps.

Se préparer pour la réunion

La première chose à considérer est pourquoi vous voulez une réunion.

Est-ce parce que vous voulez :

· Transmettre de l’information ?
· Prendre des décisions ?
· Planifier ?
· Négocier ?
· Etc. ?

L’objectif de la réunion doit être clair non seulement pour vous-même mais aussi pour tous les participants. Il doit être clair à la fois dans l’agenda et lors de l’exposé d’ouverture de la réunion.

Les aspects les plus pratiques de la préparation consistent à :

1. Décider de la date et du lieu.
2. Faire un agenda et le distribuer suffisamment tôt avant la réunion. Si un agenda écrit n’est pas approprié, vous devez vous assurer que tous les participants reçoivent l’information nécessaire oralement.
3. Distribuer rapidement, ou plus tard, tout document nécessaire et le faire suivre en même temps que l’agenda.
4. Mettre en ordre la salle ou le lieu de réunion (tables, matériel audiovisuel, boissons et casse-croûte, etc.). Vous devez vous assurer que la salle est assez grande pour pouvoir accueillir tout le monde.

En ce qui concerne le contenu de la réunion, vous devez :

1. Connaître les participants.
2. Lire les documents.
3. Décider des moyens de faciliter les discussions.
4. Décider de la durée de la réunion.
5. Considérer les opinions des participants au sujet des thèmes de la réunion.

Diriger la réunion

Comment conduire une réunion :

1. Indiquez aux participants qui présidera la séance.
2. Choisissez une personne qui prendra les notes et préparera les minutes (rapporteur).
3. Présentez tous les participants.
4. Présentez le but de la réunion.
5. Discutez d’un seul thème à la fois.
6. Introduisez chaque thème afin d’aider les participants à comprendre pourquoi le thème est discuté et ce que l’on espère tirer des discussions (décisions, nouvelles connaissances, etc.).
7. Essayez de vous assurer que tout le monde participe aux discussions.
8. Concluez à la fin de chaque thème.
9. Si des actions doivent être décidées, assurez-vous qu’au moins une personne est en charge de les réaliser et qu’un plan d’exécution préliminaire est accepté.
10. Respectez l’agenda et le temps alloué.

Le suivi

Que faire ensuite :

1. Préparez les minutes, envoyez-les pour examen au président de séance et ensuite distribuez-les aux participants dès que possible après la réunion.
2. Mettez en pratique les décisions prises pendant la réunion.

Contenu de l’agenda

· Date et heure de la réunion
· Lieu
· Objet de la réunion
· Liste des sujets à couvrir
· Liste des participants
· Personne/institution responsable de la réunion

Si la réunion s’adresse à des personnes illettrées vous devez trouver un moyen de leur faire passer la même information par l’intermédiaire :

· Du chef de village
· Des représentants des femmes du village
· Des organisations de village
· Etc.

Différents types de réunions

Les réunions peuvent être plus ou moins formelles. Si elles sont du genre informel, il vaut mieux utiliser une structure souple pour préparer et diriger la réunion. Cependant, il demeure important que vous preniez en compte tous les points mentionnés ci-dessus. Si vous n’avez pas bien préparé et dirigé la réunion, vous vous apercevrez que vous avez gaspillé le temps de tout le monde.

Les réunions régulières du groupe de gestion du projet sont plus informelles que celles avec le Comité d’organisation ou le village. Normalement, le directeur de projet sera le président de séance et un membre du personnel administratif rédigera les minutes. Il est toujours bon d’avoir un agenda écrit de sorte que tous les participants sachent ce qui va se passer, et vous êtes assuré de vous souvenir de tous les sujets à discuter. Afin de simplifier les choses, vous pouvez opter pour un agenda fixe pour toutes les réunions du groupe de gestion de projet.

Référence

Management for Development Foundation 1997. Background to Brainstorming. Lesson notes. Netherlands.

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