Planificación financiera (Norma 17)

Aunque esta Norma se ocupa específicamente de la financiación, quizás toca más de cerca el problema de la gestión y planificación global del proyecto. La Norma 17 alude al plan del proyecto descrito en la Norma 10 y es bastante categórica al exigir “la financiación suficiente para cumplir todas las fases” del proyecto. El plan no puede descuidar la conservación, debe incluir una fase de preparación y difusión de informes y establecer de antemano todas las medidas necesarias para la conservación a largo plazo y la documentación de los objetos recuperados en cualquier actividad dirigida al patrimonio subacuático.

La Norma 17 comienza con la cláusula “Salvo en los casos en que la protección del patrimonio cultural subacuático revista carácter de urgencia”. Es una salvedad lógica, puesto que es prácticamente imposible lidiar con todas las situaciones imprevistas y gestionar en conjunto todas sus posibles ramificaciones. Sin embargo, sí es posible prever que habrá situaciones imprevistas, y esta posibilidad debe tenerse en cuenta al elaborar políticas de protección del patrimonio cultural subacuático. Al igual que el plan del proyecto, el plan estratégico de emergencia debe incluir disposiciones para la conservación, la documentación del yacimiento y los objetos recuperados, la conservación de los objetos y la elaboración y difusión de informes. En este plan estratégico, las “situaciones imprevistas” se resolverán mejor utilizando la infraestructura patrimonial de un país o región. La conservación a largo plazo puede gestionarse a través de depósitos específicos o museos. Si se recurre a esta clase de soluciones, es posible que el trabajo de campo corresponda a otro organismo. En la investigación especializada pueden participar las universidades. Los museos pueden tener departamentos de conservación, pero también pueden existir otros laboratorios adecuados. Con todo, la conservación suele resultar un cuello de botella del proceso y es conveniente contemplar la posibilidad de colaborar con instituciones especializadas de otros países. Por lo general, las distintas instituciones y socios de esta clase de acuerdos dispondrán de sus propias fuentes (y sus propios problemas) de financiación, y no es preciso fusionarlos para que el proyecto funcione. Lo cual no impide que la planificación se realice de forma conjunta.

Esquema del plan de financiación a través de todas las etapas del proyecto (en Inglés)

Esquema de las etapas del proceso de planificación  económica y lo asuntos que tienen que responderse en su elaboración (en Inglés)

 

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Planteamiento empresarial

Al planificar un proyecto arqueológico subacuático es aconsejable adoptar un planteamiento empresarial. Antes de comenzar a buscar financiación conviene plantear la estructura del proyecto sobre la base de un análisis cuidadoso de la importancia que reviste la conservación del patrimonio para el público y los costes que comportará. La recaudación de fondos exigirá la definición previa de objetivos, medios y estrategias, que su vez requerirá un análisis de la viabilidad del proyecto y la adecuación de los medios a los objetivos, así como una reflexión sobre los beneficios públicos que pueda reportar. Al plantearse el proyecto en estos términos es posible que el director tenga que replantearse la postura inicial y las opciones disponibles sin comprometer por ello su ética profesional. Tanto en su gestión como en su financiación, todo proyecto debe tener un principio y un fin. Las propuestas abiertas o indefinidas no son admisibles. La amplitud de miras y las estrategias flexibles son, a buen seguro, el mejor fundamento sobre el que basar un proyecto, pero sus objetivos concretos no pueden ir más allá de lo que puede supervisarse o evaluarse. Así pues, la ecuación que subyace a la financiación de un proyecto sólo puede resolverse esbozando un “balance” de sus costes y beneficios.

Para garantizar la financiación e implementación del proyecto, es preciso planteárselo de forma profesional. Eso significa que debe optimizarse, afrontando la realidad y los riesgos potenciales y adoptando el mejor plan de financiación posible. Un equipo profesional, competente y responsable para llevar a cabo el proyecto y garantizar que cuenta con los fondos necesarios es la condición sine qua non de su éxito. Esto es válido para cualquier proyecto arqueológico subacuático, independientemente de sus objetivos finales, sus circunstancias o restricciones especiales. En los proyectos de envergadura, el equipo de investigación debe plantearse la posibilidad de solicitar el apoyo de profesionales con experiencia en la financiación de proyectos e incluso confiar la obtención y administración de los fondos a especialistas de este ámbito.

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Cronología del Plan de Financiación

 El plan de financiación de un proyecto debe seguir una serie de pasos en cada fase del proyecto:

Plan del proyecto:

  • Valoración de los fondos necesarios a partir de los objetivos propuestos.
  • Estimación de los costes.
  • Planificación de riesgos.
  • Elaboración del plan de financiación.
  • Búsqueda de fuentes de financiación.
  • Redacción de una propuesta o solicitud de financiación.

Ejecución y conclusión:

  • Inicio de las actividades sujeto a la disponibilidad real de fondos.
  • Control financiero.
  • Remisión de informes sobre el uso de los fondos y los objetivos alcanzados.
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Planteamiento profesional

Adoptar un planteamiento profesional no equivale necesariamente a regirse por la lógica del mercado capitalista, que considera únicamente los fines lucrativos. La gestión del patrimonio mide su rentabilidad en bienes que no se pueden reducir a beneficios económicos a corto o largo plazo. Plantear un proyecto de forma profesional equivale a planificarlo por etapas y proceder paso a paso en un proceso continuo y coherente de toma de decisiones que abarca el proyecto en su totalidad, desde su fase de diseño a la de implementación y evaluación final. A lo largo de las sucesivas fases del proyecto deberán llevarse a cabo tareas específicas relacionadas con aspectos financieros.

La información es el bien más valioso de un proyecto de investigación y todo lo que se diga es poco para recalcar su importancia. Estar al corriente de los proyectos de desarrollo, rehabilitación o turismo de la zona, los proyectos industriales costeros y marítimos, los proyectos arqueológicos afines desde un punto de vista geográfico o histórico, los proyectos y técnicas internacionales y las formas específicas de asistencia financiera, puede traducirse en una ganancia importante de tiempo y financiación.

La gestión profesional de un proyecto debe seguir una serie de etapas bien definidas, desde su inicio y definición a la elaboración del plan del proyecto y su ejecución y finalización. En lo que respecta a la financiación, el plan del proyecto y su finalización son, evidentemente, etapas decisivas. En cada una de estas etapas se tendrán que abordar varios temas relacionados con la financiación en una secuencia lógica.
Valoración de los fondos necesarios

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Valoración de los fondos necesarios

Los objetivos de un proyecto determinarán los medios que requerirá para llevarse a cabo. Es preciso, pues, establecer los fondos que se necesitan para alcanzar los objetivos planteados. La eficiencia del proyecto dependerá de la elección de los medios apropiados, mientras que su eficacia dependerá del uso apropiado de estos medios para alcanzar las metas establecidas.

Los objetivos de un proyecto arqueológico subacuático se establecen evaluando:

  • el valor histórico, arqueológico y público del patrimonio;
  • las amenazas a las que se expone el patrimonio si se abandona a su suerte;
  • las posibilidades técnicas y las restricciones de protección, exploración e investigación;
  • las normativas y visiones generales;
  • el calendario; 
  • las consecuencias ecológicas de la actividad; y
  • los beneficios para el público, la investigación y las distintas partes interesadas.
     
    Analizando estos aspectos, el arqueólogo al mando podrá decidir cuál es la intervención adecuada y los métodos que se deben emplear: la exploración subacuática no destructiva y la documentación de los restos visibles, la conservación in situ o la excavación, conservación y restauración. Los objetivos del proyecto, los costes estimados y los requisitos financieros dependerán de esta elección.
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Estimación de los costes

Un presupuesto estimativo detallado y equilibrado es indispensable para la buena marcha del proyecto. En él deben constar los costes de la intervención arqueológica propiamente dicha y los asociados a las actividades de conservación, documentación y administración de los objetos recuperados, a la preparación de informes y a su difusión a corto y largo plazo.

Las estimaciones precisas y fiables de los costes de cada fase del proyecto deben agruparse en un presupuesto estimativo conjunto para ver a cuánto ascienden los fondos necesarios y distribuirlos adecuadamente entre las distintas fases del proyecto conforme a presupuestos parciales calculados con precisión. El plan de financiación debe tener en cuenta el posible incremento de los precios, sobre todo si es un proyecto de larga duración, así como los posibles cambios de las condiciones ambientales.

El cálculo del presupuesto estimativo y de la cantidad de recursos que se precisan para llevar a cabo el proyecto dependerá de los métodos, el tipo de investigación y su extensión geográfica, así como de la duración prevista del proyecto.

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Planificación de riesgos

La planificación de emergencias y riesgos es una parte esencial de la gestión del proyecto. La división de las políticas, los programas y las estrategias en proyectos concretos constituye de por sí una forma de gestión del riesgo: es un modo de garantizar que se obtienen resultados y los costes no se disparan. Aunque existen muchos otros riesgos, los financieros son muy importantes. Si la financiación se interrumpe hay que garantizar que la conservación, documentación y administración de los objetos recuperados, la preparación de informes y su difusión continúa conforme al plan previsto o de forma apropiada. Por este motivo el Anexo incluye las Normas 18 y 19, dedicadas específicamente a este tema. La planificación de riesgos es un punto importante del plan del proyecto. Se refleja en la estimación de los costes y condiciona el plan de financiación. La planificación de riesgos, que se incluye en el presupuesto estimativo, puede determinar uno o más límites o umbrales en que el proyecto, si es necesario, podría interrumpirse o suspenderse y, pese a ello, cerrarse de forma satisfactoria. También puede incluir puntos predefinidos de supervisión y evaluación para controlar y redistribuir los presupuestos parciales. En general, el presupuesto estimativo total que incluye los riesgos será mayor, pues deberá asignar ciertos fondos a la gestión de emergencias y posibles interrupciones. Sin embargo, si se combina con otro presupuesto que excluya los riesgos puede dar más confianza a los organismos que financian el proyecto, lo que a su vez redundará en una mayor probabilidad de éxito.

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Elaboración del plan de financiación

Un buen plan de financiación es un dossier coherente, claro y bien documentado. Debe tener en cuenta los objetivos del proyecto, la actividad programada y una estimación de los costes previstos, y constar de los siguientes puntos básicos: 

  • Análisis de la importancia del proyecto (evaluación de su valor intrínseco) 
  • Revisión de la idoneidad del proyecto (que ilustra la correspondencia entre los medios y los objetivos)
  • Plan presupuestario detallado (que establece con verosimilitud el coste total excluyendo los riesgos y el rendimiento previsto)
  • Evaluación del equipo (competencia de las personas que participan en la ejecución del proyecto, que avalan su realización y continuidad)
  • Debe incluir siempre un resumen sucinto que explique el plan de financiación con el máximo de concisión posible.

El plan de financiación también debe cumplir ciertos requisitos de contenido y forma cuando se emplea como solicitud formal de financiación, en cuyo caso debe adaptarse a la sensibilidad y las exigencias del socio capitalista. Es aconsejable determinar de antemano si hay un plazo para remitir la solicitud y cuáles son los trámites oficiales que hay que cumplimentar, por trabajosos que sean, a fin de reelaborar el mismo plan en distintos formatos.

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La financiación como prerrequisito

 

Los costes de un proyecto deben estar completamente cubiertos por las fuentes de financiación adecuadas antes de comenzar su ejecución. Los fondos han de estar disponibles (es decir, en la cuenta bancaria) antes de comenzar cada fase del proyecto En caso de que no haya una sola fuente de financiación para su totalidad, es aconsejable dividir el proyecto en distintos subproyectos arqueológicos con fondos independientes.

En cualquier caso, para gestionar un yacimiento de patrimonio cultural subacuático no está de más tomar las decisiones pertinentes de forma escalonada. Si las circunstancias lo permiten, es prudente disponer de un proyecto bien definido y revisable, cuya evaluación permitirá pasar a la siguiente etapa en la toma de decisiones.

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Control financiero

La gestión profesional de un proyecto presupone un equipo administrativo profesional que supervise su avance y sus gastos. Según la escala del proyecto la administración financiera podrá ser gestionada por el departamento de contabilidad de alguna de las instituciones patrocinadoras o deberá subcontratarse a una contaduría externa. Los organismos de financiación exigen a veces informes periódicos. En cualquier caso, para supervisar y regular el proyecto debe haber una relación directa y estrecha entre la contabilidad y la gestión.

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Remisión de informes a las fuentes de financiación

Tras la conclusión del proyecto debe remitirse a los socios capitalistas un informe final que demuestre e ilustre los objetivos alcanzados gracias a sus fondos. El informe debe ser veraz y auditado y, a poder ser, incluir todas las facturas. Debe respetar al detalle las exigencias estipuladas por la entidad donante y remitirse dentro del plazo previamente acordado.

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