Etape 3 : Mettre en place et faire vivre le partenariat

Durant cette phase, les négociations sont conclues et les parties signent une entente officielle qui précise les droits et les obligations de chacun.

Le plan d'action est mis en œuvre, suivi et ajusté au fil du temps afin d’assurer l’atteinte des objectifs fixés. Il convient également de faire le point périodiquement sur les relations entre partenaires afin de s’assurer du maintien d’une bonne communication et du contentement de chaque partie.

3.1 Rédiger un accord de partenariat

L'accord formalise le contenu des négociations.

Pour bien construire un accord de partenariat, il est essentiel de décrire le scénario qui va se dérouler lorsque le partenariat sera opérationnel. Pour éviter d’évincer certains des éléments clés de la contractualisation, il faut veiller à faire apparaître dans l’accord :

  • L’identification des parties ;
  • L’engagement des parties ;
  • La durée de l’accord ;
  • L’objet de l’accord ;
  • Les droits et les obligations de chacun ;
  • Les modalités de prolongation, de suspension et de résiliation de l’accord ;
  • Les modalités de démarrage et de suivi du partenariat.

C’est seulement après la contractualisation que l’opération de rapprochement devient pour la première fois visible pour l’environnement et le personnel.

Télécharger la fiche pratique 5 : Etes-vous prêt pour entrer en partenariat ?

Télécharger la fiche pratique 6 : Modèle d’accord de partenariat

3.2 Gérer un partenariat

Une fois l’accord conclu, il faut planifier le processus afin d'explorer les possibilités offertes par le partenariat : Comment assurer une gestion efficace de son partenariat ? Quelles précautions prendre ? Quelle méthodologie adopter ?

Cette étape est extrêmement délicate car les partenaires quittent la théorie pour la pratique. Il est pour cela nécessaire de faire une distinction entre les deux composantes principales de la mise en œuvre et de la gestion du partenariat: l’organisationnel et l’humain.

3.2.1 L’aspect organisationnel

Dans le processus d’élaboration d’un projet de partenariat, on peut distinguer 2 grandes phases : la phase de préparation, qui permet les ajustements et recadrages éventuels, et la phase opérationnelle où les choix faits sont mis en pratique. En résumé, il faut planifier avant d’agir. 

La planification consiste à décrire le déroulement d’une ou plusieurs actions dans le temps. Elle aide à faire passer le groupe de partenaires d'une intention générale à une action précise. Dans les partenariats, la planification intervient à de nombreux niveaux : de la vision jusqu'à l'évaluation de la réussite.

Pour cela, il est important de :

  • Prévoir de manière détaillée les étapes de réalisation du projet et rédiger un cahier des charges complet qui sera le document commun de travail ;
  • Etablir un calendrier pour déterminer la fréquence des rencontres des personnes impliquées dans le partenariat ;
  • Anticiper les besoins pécuniaires, identifier les programmes d’aide disponibles et rédiger un budget prévisionnel (pour votre demande de financement par exemple) ;
  • Prioriser les actions et réfléchir à l’interaction des activités entre elles ;
  • Rédiger régulièrement des comptes rendus pour reformuler les idées et les propos de chaque intervenant.

Télécharger la fiche pratique 7 : Fiche de synthèse du projet

Télécharger la fiche pratique 8 : Cahier des charges

Télécharger la fiche pratique 9 : Plan de financement

Télécharger la fiche pratique 10 : Tableau de bord et échéancier

3.2.2 L’aspect humain

Un partenariat n’est pas seulement un ensemble de stratégies et de méthodes, mais aussi et surtout la rencontre de personnes entre lesquelles des relations naissent et évoluent.

Construire et entretenir de bonnes relations avec ses partenaires sont des étapes parfois négligées car elles demandent toujours beaucoup d’efforts et de temps. Pourtant les conflits et les malentendus peuvent bloquer l’atteinte des objectifs communs. Ces conflits naissent bien souvent d’une incompréhension, d’un manque de dialogue, de transparence ou d’enjeux de pouvoir; il est donc fortement recommandé de consacrer le temps nécessaire à établir les bases précédemment évoquées, de consacrer du temps au dialogue entre partenaires, au suivi et à l’évaluation des relations. Exemple : certaines tensions internes peuvent se produire entre une ONG, dont l'action est fondée sur la poursuite d'un objectif d'intérêt général, et une entreprise privée motivée par le profit, alors qu'elles poursuivent un but commun tel que l'augmentation des ventes de biens culturels en vue d'accroître les bénéfices de l'entreprise mais aussi les revenus d'un groupe de créateurs de la communauté.

Si les règles de travail ont pu être définies dans l’accord, le comportement relatif à l’état d’esprit ne peut quant à lui être réglementé. Effectivement, certains éléments sont mesurables exclusivement sur le terrain, face aux protagonistes: la confiance réciproque et la volonté de s’entendre s’expriment avant tout au niveau des hommes. En ce sens, le recours à l’autorité hiérarchique supérieure peut être une solution à envisager pour résoudre les conflits ou trancher sur une décision en cas de litige.

Quelques conseils :

  • Transmettre à l’ensemble du personnel des structures impliquées dans le partenariat, les tenants et les aboutissants de la coopération, les objectifs, les résultats escomptés, les conséquences directes et indirectes sur l’organisation du personnel ;
  • Désigner un interlocuteur / animateur pour chaque structure partenaire;
  • S’entendre sur le mode (téléphone, courrier…) et la fréquence de communication en tenant compte des éventuelles contraintes de chaque partenaire (localisation, connexion à l’internet…) ;
  • Diffuser, échanger et partager l’information pour construire une confiance mutuelle ;
  • Contacter régulièrement les partenaires pour recueillir leurs idées, leurs préoccupations, de façon à encourager leur implication ;
  • Les bases d’une bonne communication : savoir exposer son opinion tout en respectant l’autre, ne pas imposer ses idées, ne pas utiliser un ton moralisateur.

Télécharger la fiche pratique 11 : Communiquer avec ses partenaires

Etape 1                                               Etape 2                                               Etape 4

                                                                                                   Illustration © Adrénaline Production

 

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