Quelques astuces pour votre partenariat...

7 raisons de travailler en partenariat

7 principes de participation dans le partenariat

7 points à considérer chez un partenaire

7 règles pour développer votre partenariat

7 techniques pour mieux communiquer avec vos partenaires

7 raisons de travailler en partenariat

√   La synergie apporte de nouvelles idées et améliore la créativité.

√   L’accès à d’autres réseaux (ceux de vos partenaires) est facilité et permet de sensibiliser davantage d’acteurs culturels.

√   La multiplicité des ressources et des compétences facilitent la mise en œuvre de projets de grande ampleur.

√   L’intégration de différents partenaires dans le projet, réduit les coûts de leurs actions.

√   Une plus grande capacité à identifier les défis et à y répondre de manière innovante.

√   La diversité des acteurs culturels impliqués rassure les bailleurs de fonds et favorise l’accès aux financements.

√   Les partenariats légitiment la cause et donnent un poids politique aux questions culturelles.

7 principes de participation en partenariat

 

√   Utiliser le partenariat comme un instrument qui favorise une prise de décisions et une gestion participatives et inclusives, et donc une bonne gouvernance.

√   Privilégier des modèles de financement où tous les partenaires s’engagent en fonction de leurs capacités respectives. De tels schémas de financement favorisent l’engagement et la responsabilisation de chacun et en particulier des opérateurs culturels. Il est en effet important, de promouvoir les aptitudes entrepreneuriales de ces opérateurs afin de les aider à exploiter pleinement leur potentiel.

√   Diversifier les sources de financement et faire preuve de créativité en examinant les diverses possibilités. Au delà de l’appel aux sources de financement traditionnelles comme les sources gouvernementales, les organisations internationales, les organismes d’aide et les organes bilatéraux de développement, explorer d’autres possibilités. Par exemple, dans le cas de l’accueil d’un festival de musique, envisager de mettre en place un stand de restauration qui pourra générer des revenus. S’il s’agit de créer une librairie, examiner la possibilité de créer à côté un café qui permettra non seulement d’attirer des visiteurs plus nombreux mais pourra aussi devenir une source de revenus.

√   Partager dans la mesure du possible les informations, les réseaux et les ressources. Bien qu’il soit normal pour chaque partie prenante de réserver l’accès à ses divers réseaux, échanger des contacts avec les partenaires aide parfois à faire avancer un projet.

√   Le partenariat doit être utilisé comme un outil pour encourager l'institutionnalisation, la légitimation et une plus grande représentativité des associations professionnelles des opérateurs du secteur culturel; ces intervenants sont une réelle valeur ajoutée non seulement dans l'expression des besoins locaux, mais aussi en raison de leur potentiel et de leur capacité à agir.

 

√    Les partenaires devraient avoir une obligation éthique les uns envers les autres pour accomplir leurs tâches de manière responsable, avec intégrité et de manière pertinente. Ils doivent veiller à s’engager dans des activités uniquement lorsqu'elles en ont les moyens, les compétences et la capacité à tenir leurs engagements.

√    Le respect mutuel entre les partenaires s'applique indépendamment de la qualification et de la taille. Les partenaires doivent reconnaître et respecter les obligations et contraintes de chacun. Le respect mutuel ne doit pas empêcher les partenaires de s'engager dans une critique constructive.

7 points à considérer chez un partenaire

√   Privilégier le partenariat pour explorer des domaines d’action nouveaux et peu balisés qui sont d’intérêt pour le secteur des industries culturelles (ex : changement du paradigme analogique au paradigme numérique)

√   Associer, avec des niveaux d’implication et de responsabilités variables, autant d’acteurs que possible, de tous les secteurs intéressés par le projet de partenariat.

√   Ne pas travailler dans l’isolément : Pour travailler ensemble sur un projet commun, il est nécessaire de bien comprendre ses partenaires et, pour ce faire, de communiquer régulièrement et efficacement avec eux (à l’intérieur du groupe) et avec d’autres parties prenantes (entre groupes) travaillant dans le même contexte.

√   Choisir un partenaire : Il est essentiel de réaliser une auto-évaluation de sa structure afin d’identifier les points forts et les points faibles. Cela aide à mieux comprendre ce que l’on a à offrir dans un partenariat (avantage comparatif) et le type de partenaire à rechercher. Connaître ses points forts et ses points faibles permet d’être mieux à même de prendre une décision réfléchie sur le type de partenaire avec lequel travailler, à savoir un partenaire présentant un profil complémentaire (et non en partie semblable).

√   Evaluer les compétences de chaque partenaire et répartir les tâches en fonction. Ne pas hésiter à faire appel à une personne extérieure experte dans le domaine.

√   Fixer clairement les objectifs et fonctions mutuelles de chaque partenaire (y compris la valeur ajoutée). Les responsabilités doivent être définies de façon concrète et explicite en laissant peu de place à l’interprétation. Cela permettra de réduire au minimum les risques potentiels de confusion et de conflit pendant toute la durée du projet.

√   Répartir les apports et les responsabilités entre les partenaires en fonction de leurs domaines de compétence et de leurs points forts. Réviser périodiquement cette répartition pour l’ajuster aux changements de contexte et actualiser les activités développées dans le cadre du partenariat.

7 règles pour développer votre partenariat

 

√   Après avoir défini le rôle de chacune des parties, formaliser l’accord par écrit. Veiller à rédiger un mémorandum d’accord ou un accord de partenariat clair et concis qui pourra être accepté et signé par tous les partenaires. Il se révèlera utile en cas de désaccord ou de litige.  

√   Etablir un plan d’action détaillé pour comprendre le processus de construction et l’évaluer dans le temps. Si tous les partenaires doivent être impliqués dans le processus de décision, ils ne doivent pas être tous des exécutants du projet. La mise en place d’une équipe de gestion est essentielle à cet égard et devrait intervenir à une étape précoce de la vie du projet.

√   Documenter le partenariat : une documentation régulière est essentielle à la réussite de tout projet de partenariat. Prévoir l’établissement de rapports sur l’avancement des activités, de rapports de situation et de comptes-rendus des réunions ; envoyer de brefs messages électroniques à tous les participants aux vidéoconférences. Cela montrera concrètement la volonté de mettre en œuvre une approche fondée sur le partenariat et facilitera aussi la communication entre partenaires dans le respect de la transparence.

√   Diffuser les résultats : Lorsqu’un partenariat inclut l’élaboration d’un document stratégique, d’outils spécifiques ou d’un CD-Rom, par exemple, il est indispensable pour garantir l’impact du projet de définir une stratégie de diffusion et de communication efficace. La promotion des produits sera le fruit du partenariat.

√   Faire preuve de flexibilité en cas de modification des objectifs dans le temps. Lors de l’établissement d’un partenariat, il est essentiel de définir clairement les buts que l’on cherche à atteindre. Cependant, au fur et à mesure de l’avancée du projet, il arrive parfois que les partenaires souhaitent en adapter les buts afin de prendre en compte de nouvelles variables. Il importe alors de faire preuve de flexibilité pour s’adapter aux évolutions et changements nécessaires. 

√   Être attentif à l’impact et à la durabilité du projet : Les partenariats sont le plus souvent limités dans le temps et portent sur un projet spécifique mais il n’est pas nécessaire qu’il en soit de même pour leurs résultats. Pendant toute la durée d’un partenariat, il faut réfléchir aux suites possibles à donner à cette activité, en se demandant par exemple s’il serait faisable de créer une deuxième phase avec les partenaires actuels. Examiner les options de collaboration futures en gardant à l’esprit le fait que le projet doit continuer à intéresser les diverses parties prenantes.

√   Impact, évaluation et suivi : La plupart des projets prévoient la mise en place de mesures d’analyse de l’impact au moyen d’évaluations et de suivis mais en général, très peu de gens accordent une importance suffisante à l’évaluation du partenariat. Pour pouvoir mettre pleinement à profit l’expérience de partenariat, il faut en réaliser une évaluation approfondie en consultation avec les autres partenaires, afin de tirer les leçons de cette expérience et de les appliquer aux collaborations futures.

7 techniques pour mieux communiquer

 

√   Déterminez un calendrier prévisionnel de réunions d’équipe de sorte à permettre à chacun de s’organiser en termes de disponibilité matérielle et mentale.

√   Tenez un cahier de bord de l’équipe, collectant à la fois les relevés de décision, les documents de travail, les documents ressources utilisés cela permettra d’informer les éventuels absents.

√   Etablir à la fin de chaque fin de réunion un point sur les décisions prises, les questions encore à traiter, la date de la prochaine réunion.

√   Formaliser par écrit : la mise en mots permet de faire des choix et de mieux communiquer ensemble puis à l’extérieur.

√   Communiquer de façon à encourager l’implication des partenaires : les contacter régulièrement pour avoir leurs idées, feedback, et préoccupations.

√   Les partenaires doivent développer des processus routiniers dès la formation du groupe de travail, en particulier lorsqu’un partenariat réunit des intervenants dans des lieux très éloignés, voire dans des fuseaux horaires différents.

√   Au sein du partenariat, il est important de concevoir la communication comme un processus à double sens : la capacité d'écoute est essentielle pour communiquer efficacement. Quelques règles simples peuvent vous aider à sympathiser avec les autres: réfléchissez avant de parler, ne criez pas, parlez clairement, partagez vos ressentis à vos partenaires, dites tout ce que vous voulez dire, écoutez attentivement.

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