Planification financière (Règle 17)

Si la Règle 17 traite du financement, elle concerne peut-être plus encore la gestion et la planification intégrées. Elle se réfère au descriptif de projet décrit à la Règle 10 et se montre particulièrement inflexible à propos du fait que la planification du financement doit inclure toutes les étapes du processus. La conservation doit être traitée dès l’origine. La préparation du rapport, ainsi qu’un plan de communication et de diffusion, doivent en faire partie, et toutes les mesures pratiques pour la conservation à long terme et la documentation des objets récupérés doivent être prises avant toute intervention sur le patrimoine culturel subaquatique.

La Règle 17 débute par la clause « Sauf dans les cas où il y a urgence à protéger le patrimoine culturel subaquatique… », car il n’est guère possible de traiter toutes les situations non envisagées et de gérer intégralement toutes leurs ramifications potentielles. Quoi qu’il en soit, on peut anticiper que des situations imprévues se produiront. Cela doit être pris en compte au moment de l’établissement d’une politique de protection du patrimoine culturel subaquatique. Comme un descriptif de projet, une stratégie d’urgence doit inclure des dispositions pour la préservation, la documentation du site et des objets récupérés, la conservation des objets récupérés, la préparation du rapport et sa diffusion. Dans un plan stratégique de cet ordre, les « situations imprévues » seront résolues au mieux par l’utilisation de l’infrastructure du patrimoine d’un pays ou d’une région. La conservation à long terme peut être organisée par des entrepôts spécifiques ou des musées existants. Le travail de terrain d’un tel arrangement pourra incomber à un autre organisme. Les universités peuvent être impliquées dans la recherche spécialisée. Les musées peuvent avoir des départements de conservation, mais il peut aussi exister, à cette fin, d’autres installations. Pourtant, c’est là un goulot d’étranglement. Il peut donc être sage d’inclure dans les arrangements une coopération institutionnelle transfrontalière, en s’appuyant sur l’expertise disponible ailleurs. En général, les divers partenaires et institutions de ce genre d’arrangement disposeront de leur base de financement (et de leurs problèmes de financement) et il n’est pas nécessaire de les faire fusionner pour coopérer dans un tel arrangement. Mais cela ne doit pas empêcher la planification intégrée.

 

 

Schéma de planification financière à chaque étapes du projet (en anglais)

Schéma des étapes du processus de planification financière et les questions qui sont abordées tout au long du processus (en anglais)

 

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L'esprit d'entreprise

Dans la planification d’un projet individuel d’archéologie subaquatique, il est souhaitable d’adopter l’esprit d’entreprise. Avant que la question du financement soit réglée, on recommande d’établir une structure de projet fondée sur l’analyse complète de ce que signifie la préservation de ce patrimoine pour le public et des coûts encourus. Dans tous les cas, les appels au financement exigent des efforts assidus pour définir les objectifs, les moyens et les stratégies. Il est donc nécessaire d’effectuer une analyse de faisabilité établissant les rapports entre les moyens disponibles et les objectifs, et de penser en termes d’évaluation des avantages publics dès le début de l’étape de conception du projet. En adoptant cette approche, le directeur de recherche d’un projet archéologique peut avoir à reconsidérer les attitudes antérieures et à repenser les options disponibles, sans jamais compromettre l’éthique professionnelle. On notera que dans la gestion et le financement d’un projet, tout projet doit avoir un début et une fin. Les solutions évolutives ne sont pas une option valable. La largeur de vision et de stratégie est certainement la meilleure base pour la construction d’un projet, mais les objectifs spécifiques du projet ne doivent pas dépasser ce que l’on peut prévoir et évaluer. Ce n’est qu’en établissant un « bilan » des coûts et des bénéfices que l’équation sous-jacente au financement d’un projet peut être résolue de manière satisfaisante.

Pour assurer le succès du financement et de la mise en œuvre du projet, il faut adopter une attitude professionnelle. Cela veut dire qu’il faut optimiser le projet, affronter les réalités et les risques potentiels et adopter le meilleur plan de financement possible. Une équipe professionnelle compétente et responsable pour réaliser le projet et assurer son financement est la condition sine qua non du succès. Cela s’applique à tous les projets archéologiques subaquatiques, quels que soient leurs objectifs ultimes, leur situation ou les contraintes spéciales. Pour les plus grands projets, en particulier, l’équipe archéologique doit envisager de demander l’assistance de professionnels ayant une expérience viable en financement de projet, sinon même de confier le problème d’acquisition et d’administration des finances aux spécialistes de ce domaine.

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Planification du financement d'un projet

 

La planification du financement d’un projet suit une série d’étapes à chaque stade du projet.

Concept du projet

  • Évaluation des besoins selon les objectifs
  • Estimation des coûts
  • Risques de planification
  • Élaboration d’un plan de financement
  • Identification des sources de financement
  • Présentation d’une requête/demande de financement

Exécution et finalisation

  • Lancement des activités sous réserve de la disponibilité réelle du financement
  • Suivi et contrôle financier
  • Rapport sur l’utilisation du financement et les objectifs atteints
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Attitude professionnelle

Adopter une attitude professionnelle n’est pas la même chose que d’adopter la logique du marché capitaliste, orientée uniquement vers la réalisation du profit. La gestion du patrimoine compte ses bénéfices en termes autres que le profit pur et à court terme. Elle implique la planification et l’avancement par étapes dans un processus cohérent et continu de prise de décisions qui couvre le projet tout entier, de l’étape de conception à celle de mise en œuvre et à l’évaluation finale. Tout au long des étapes successives du projet, des tâches spécifiques liées aux aspects financiers devront être réalisées.

L’information est le premier de tous les atouts et on ne saurait trop souligner son rôle décisif. Être pleinement informé des projets de développement, de réhabilitation et de tourisme dans la zone, des développements en industrie offshore et maritime, des projets archéologiques étroitement reliés sur le plan local ou historique, des projets et techniques internationaux, ainsi que des formes spécifiques d’assistance financière, apportera un gain de temps énorme et peut se révéler rentable en termes de financement.

La gestion professionnelle d’un projet procède par une série d’étapes clairement définies, de l’amorce et la définition au descriptif et à la planification du projet, à son exécution et à sa finalisation. Pour les questions liées au financement, le descriptif du projet et sa finalisation sont évidemment des étapes décisives. Pour chacune d’elles, un certain nombre de problèmes doivent être résolus en séquence logique.

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Evaluation des besoins financiers

 

Les objectifs d’un projet gouvernent le besoin de moyens. Il faut déterminer quel financement est nécessaire pour atteindre l’objectif d’une intervention. L’efficacité du projet est garantie par le choix des moyens appropriés, tandis que l’adaptation des moyens aux résultats détermine la production d’effets.

Les objectifs des projets d’archéologie subaquatique sont définis par l’évaluation :

  • de l’intérêt historique, archéologique et public du patrimoine ;
  • des menaces potentielles auxquelles le patrimoine est exposé s’il reste submergé sans surveillance ;
  • des opportunités et des contraintes techniques de protection, d’exploration ou de recherche ;
  • des politiques et visions générales ;
  • du calendrier ;
  • des conséquences écologiques d’une intervention ; et
  • des bénéfices pour le public, pour la recherche et pour des groupes spécifiques de parties prenantes.

En analysant ces aspects, l’archéologue en charge peut décider d’une intervention adéquate et des méthodes à employer : exploration subaquatique non destructive comprenant la documentation des restes visibles, préservation in situ, fouilles archéologiques et opérations de conservation/restauration. Les objectifs du projet, l’estimation des coûts et le montant des ressources financières requises dépendront de ce choix.

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Estimation des coûts

 

Une estimation budgétaire détaillée et équilibrée est indispensable pour l’achèvement réussi du projet. Elle doit tenir compte des coûts de l’intervention archéologique, mais aussi des coûts de préservation, de documentation et de conservation des objets récupérés, de la préparation du rapport et de sa diffusion à court et long termes.

Des estimations précises et fiables du coût des diverses phases doivent être combinées dans un budget global. Celui-ci est nécessaire pour déterminer le montant total du financement demandé, mais aussi pour attribuer correctement le financement aux diverses phases du projet et à leurs budgets partiels calculés avec soin. Le plan de financement doit ternir compte des possibles augmentations de prix, en particulier pour les projets à long terme, aussi bien que de la modification des conditions environnementales.

Le calcul de l’estimation des coûts et le montant des ressources impliquées dans la réalisation du projet dépendront de la méthode, de la manière et de l’étendue de la recherche prévue ainsi que de la durée du projet envisagé.

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Planification des risques

 

La planification des cas d’urgence et des risques est une part essentielle de la gestion d’un projet. La division des politiques, des programmes et des stratégies en projets est déjà une forme de gestion du risque qui garantit que les résultats soient obtenus et que les coûts ne dépassent pas les possibilités. S’il existe bien d’autres risques, le risque financier est certainement une catégorie importante. Si le financement s’arrête, il faut s’assurer que la préservation, la documentation et la conservation des objets récupérés, la préparation du rapport et sa diffusion se poursuivent comme il est prévu ou approprié. C’est pour cela que l’Annexe comprend les Règles 18 et 19 qui traitent spécifiquement de ces questions. La planification des risques joue un rôle important dans le descriptif du projet. Cela se reflète dans l’estimation des coûts et influe sur le plan de financement. Une bonne planification des risques incluse dans le budget estimé peut indiquer un ou plusieurs seuils ou points de rupture auxquels le projet pourrait – si nécessaire – être interrompu ou arrêté tout en étant correctement terminé. On peut aussi y inclure des points prédéfinis de surveillance et d’évaluation auxquels des budgets partiels pourront être réattribués. D’une manière générale, les coûts incluant les risques débouchent sur un budget estimé global plus élevé qui contient nécessairement des clauses de cas d’urgence et d’interruption. Mais cette approche, combinée avec un budget libéré des risques, peut avoir pour effet d’inspirer une plus grande confiance aux organismes de financement, ce qui conduit à une plus grande probabilité de succès.

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Elaboration d'un plan de financement

 

Un bon plan de financement est un dossier cohérent, bien documenté et présenté avec clarté. Il doit prendre en compte les objectifs du projet, les activités prévues et les estimations de coûts envisagées. Il doit comporter les éléments fondamentaux suivants :

  • analyse de l’intérêt du projet (évaluation de la qualité intrinsèque du projet)
  • examen du caractère approprié du projet (illustration de l’accord entre les moyens et les objectifs)
  • un plan budgétaire détaillé (fournissant des coûts sans risque crédibles et des prévisions de recettes)
  • évaluation de l’équipe (compétence des personnes impliquées dans l’exécution du projet, qui garantisse sa matérialisation et sa durabilité)

Ne jamais oublier un résumé concis expliquant le plan de financement en termes aussi brefs que possible.

Le plan de financement doit aussi répondre à certaines conditions de contenu et de forme dans le cas où il constitue une demande de financement formel. Il doit alors être adapté aux sensibilités et aux demandes du partenaire financier. Il est donc sage de vérifier à l'avance s’il y a une date limite de soumission et s’il existe certains formulaires standard à remplir, même si présenter le même plan sous différents formats peut constituer un travail exigeant.

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Le financement, condition préalable

 

Les besoins financiers d’un projet doivent être entièrement couverts par des sources de financement appropriées avant le début de sa mise en œuvre. Les fonds doivent être réellement disponibles (c’est-à-dire au compte en banque) avant le début de chaque phase du projet. Dans le cas où il n’y a pas une source de financement unique couvrant le projet tout entier, il est conseillé de diviser le projet en phases archéologiques séparées avec financements indépendants.

Une approche phase par phase de la prise de décision sur un site du patrimoine culturel subaquatique est de toute façon une bonne idée. Si les conditions le permettent, il est sage d’attaquer un site avec un projet bien défini, vérifiable, dont l’évaluation permettra de franchir une étape suivante dans la prise de décision.

 

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Suivi financier

 

Une gestion de projet professionnelle suppose une administration de projet professionnelle permettant le suivi des progrès et des dépenses. Selon l’échelle du projet, l’administration financière peut être gérée par le département comptable de l’une des institutions assurant la promotion ou par un comptable spécial engagé pour le projet. Les organismes de financement peuvent imposer des conditions spécifiques d’établissement de rapports périodiques. De toute manière, il doit y avoir une liaison très directe et brève entre la comptabilité et la gestion du projet afin d’assurer que le suivi et les ajustements soient appropriés.

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Rapport à la source de financement

À l’achèvement du projet, le rapport final doit être soumis aux partenaires de financement pour démontrer et illustrer les objectifs atteints grâce à leurs fonds. Ce rapport doit être honnête, vérifié et, dans l’idéal, contenir toutes les factures. Il doit respecter en détail les demandes de rapports de l’agence de financement ou du donateur et être soumis en respectant les délais convenus.

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