Documentation: information essentielle

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Quelles sont les différentes catégories des documents du Conseil ?

Ce sont :

  • les documents de la série principale
  • les documents d’information
  • les documents privés (sur papier jaune)
  • les projets de décision (sur papier rose)
  • les décisions
  • les procès-verbaux.

Tous les documents sont diffusés dans les langues officielles de l’Organisation dès que les versions dans ces langues sont disponibles. La cote du document figure d’ordinaire en haut à droite de la première page.

Des abréviations standard sont utilisées dans la cote du document pour désigner certains attributs communs à une catégorie de documents, par exemple une structure commune ou un type spécifique de contenu :

  • numéro de la session, abréviation EX et numéro dans la série de documents
  • cote de référence EX/Décisions
  • les documents sous la cote EX/INF. sont publiés en anglais et français seulement
  • documents d’information destinés aux organes subsidiaires (EX/PX/INF)
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Quelles sont les abréviations utilisées dans les cotes des documents ?

Des abréviations standard sont utilisées dans la cote du document pour désigner certains attributs communs à une catégorie de documents, par exemple une structure commune ou un type spécifique de contenu :

  • 169/EX...:  numéro de la session du Conseil
  • .../EX/... : document du Conseil exécutif
  • .../EX/1, 2, etc. : documents de la série principale de documents du Conseil
  • .../EX/1.. : ordre du jour du Conseil
  • .../EX/PX/... : ordre du jour ou calendrier des travaux de la Commission du programme et des relations extérieures
  • .../EX/FA/... : ordre du jour ou calendrier des travaux de la Commission financière et administrative
  • .../EX/CR/... : documents du Comité sur les conventions et recommandations
  • .../EX/SP/... : ordre du jour du Comité spécial
  • .../EX/ONG/... : ordre du jour du Comité sur les organisations internationales non gouvernementales
  • .../EX/INF.1, 2, etc. : documents d’information du Conseil
  • .../EX/INF.1 : calendrier des travaux du Conseil
  • .../EX/PLEN/DR... : projets de décision présentés lors des séances plénières du Conseil
  • .../EX/PX/DR... : projets de décision présentés en Commission PX
  • .../EX/FA/DR... : projets de décision présentés en Commission FA
  • .../EX/PX/FA/DR... : projets de décision présentés aux commissions PX et FA
  • .../EX/CR/DR... : projets de décision présentés au Comité CR
  • .../EX/SP/DR... : projets de décision présentés au Comité SP
  • .../EX/PRIV : documents privés du Conseil
  • .../EX/Décisions : décisions du Conseil
  • .../EX/SR : procès-verbaux du Conseil
  • .../EX/PRIV/SR : procès-verbaux des séances privées du Conseil

Documents de la Conférence générale utilisés par le Conseil :

  • ...C/3 : rapport du Directeur général à la Conférence générale sur l’activité de l’Organisation au cours de l’exercice précédent
  • ...C/4 : stratégie à moyen terme (sexennale)
  • ...C/5 : programme et budget pour l’exercice biennal
  • ...C/6 : recommandations du Conseil exécutif sur le Projet de programme et de budget
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Quand les documents du Conseil sont-ils distribués ?

Trente jours au moins avant l’ouverture de la session du Conseil, les documents suivants sont distribués aux membres du Conseil (Règlement intérieur du Conseil exécutif, article 22) :

  • les documents relatifs aux questions qui figurent à l’ordre du jour provisoire de chaque session
  • le Projet de programme et de budget destiné à être soumis à la Conférence générale dans ses langues de travail (soumis à la considération du Conseil à la session qui précède la Conférence générale)

Sauf décision contraire du Conseil, celui-ci n’examine une question quelconque, à l’exception des rapports de commissions et comités, qu’après un délai minimal de 48 heures à compter du moment où les documents se rapportant à cette question ont été distribués aux membres présents, dans les langues de travail du Conseil. (Règlement intérieur du Conseil, article 22.3.)

Dans le mois qui suit la fin d’une session, les décisions adoptées par le Conseil au cours de celle-ci sont publiées dans les six langues de travail. (Règlement intérieur du Conseil exécutif, article 24.)

Tous les documents et les procès-verbaux définitifs des séances publiques du Conseil, ainsi que le texte des décisions adoptées lors de chaque session sont, dès leur publication, communiqués par le Directeur général aux Etats membres, aux commissions nationales, à l’Organisation des Nations Unies et aux institutions spécialisées. (Règlement intérieur du Conseil exécutif, article 26.)

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Combien d’exemplaires le Secrétariat fait-il parvenir aux représentants des Etats membres au Conseil ?

Chaque représentant reçoit du Secrétariat du Conseil exécutif un exemplaire de chaque document. Lorsque le représentant réside en dehors de Paris, sa délégation reçoit aussi un exemplaire adressé par le Secrétariat du Conseil.

On notera que le Service de documentation et de distribution de l’UNESCO distribue aux États membres, notamment aux délégations et commissions nationales, des exemplaires supplémentaires des documents du Conseil.

 

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Où se procurer les documents ?

Tous les documents publics du Conseil se trouvent :

  • sur le site Web du Conseil exécutif
  • UNESDOC@lerts (abonnements aux documents et publications de l'UNESCO)
  • au bureau D.060 (documents de la dernière session)
  • sur le CD-ROM distribué aux membres du Conseil.

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