Organiser une conférence ou une manifestation culturelle au Siège de l’UNESCO

Le Siège  de l’UNESCO offre un nombre de salles de réunion et de conférences ainsi que des espaces d’exposition qui peuvent être mis à la disposition des Etats membres, des Commissions nationales pour l’UNESCO et des partenaires de l’UNESCO.

Les conférences et manifestations culturelles organisées dans les locaux de l’UNESCO doivent être conformes aux idéaux et programmes de l’UNESCO. Elles ne doivent pas nuire à l’image ou à la réputation de l’Organisation ni être contraires à l’esprit de compréhension et de coopération internationales.

Les activités commerciales, financières ou publicitaires sont interdites, ainsi que les événements visant à promouvoir une candidature auprès d’un des organes directeurs ou comités de l’UNESCO.

Aucune réservation ne pourra être faite pour les organisateurs n’ayant pas réglé à l’UNESCO d’éventuels arriérés.

Vous trouverez ici des informations fournies par la Section de la gestion des conférences et des manifestations culturelles (MSS/CLD/C) sur comment organiser un événement au Siège de l’UNESCO.

Soumettez votre demande

Merci de soumettre par écrit, le plus tôt possible, une description détaillée de votre événement, au moins 6 mois à l’avance pour une conférence ou une manifestation culturelle et 18 mois avant une exposition.

La demande doit être adressée à Mme Tania Fernández de Toledo, Chef de la Section de la gestion des conférences et des manifestations culturelles.

La description de l’événement doit inclure les informations suivantes :

  • But et portée de l’événement et pertinence de celui-ci par rapport au mandat de l’UNESCO
  • Dates et durée proposées
  • Programme
  • Personnalités invitées/orateurs prévus
  • Partenaires et sponsors
  • Nombre de salles et/ou espace demandé

Ainsi que :

Pour les conférences :

  • Les besoins d’interprétation simultanée, avec le programme précis des séances de travail, ainsi que les horaires de début et de fin de la réunion.

Note : en plus des six langues officielles de l’UNESCO, l’Organisation est également en mesure de fournir l’interprétation vers et depuis d’autres langues. 

Seuls les interprètes visées par les services d’interprétation sont habilités à accéder aux cabines d’interprétation simultanée.

Pour les expositions :

  • Les informations sur l’agencement, la conception et le contenu, ainsi qu’un dossier contenant toutes les œuvres, photographies, textes

Note : durée minimum d’une exposition : cinq jours ouvrables.

Pour les projections :

  • Copie du film/documentaire pour visionnage et approbation de l’UNESCO

Les délais d’examen d’une demande sont en général d’un mois. Une fois votre dossier examiné, vous recevrez une réponse écrite. 

Si votre événement est confirmé, MSS/CLD/C prendra contact avec vous pour préciser les besoins en matériel et personnel de votre conférence ou manifestation culturelle et, si nécessaire, organiser une réunion technique avec vous.

L’UNESCO ne peut être tenue responsable de la dégradation, de la perte ou du vol de matériel et d’objets apportés dans ses locaux. Les organisateurs sont donc tenus de souscrire une assurance spéciale pour couvrir ces risques. Cette assurance doit couvrir les accidents survenus au personnel et aux invités, le vol, la dégradation des locaux, y compris tous les frais qu’entraînerait la détérioration des sols, plafonds, murs, cloisons ou de l’ameublement et du matériel mis à disposition par l’Organisation.

Dans les cas des expositions, les œuvres doivent bénéficier d’une couverture « clou à clou ». L’UNESCO ne saurait être tenue responsable de la dégradation des œuvres, ni des dommages corporels qui pourraient survenir du fait de l’organisation de l’exposition dans l’espace mis à disposition.  S’il n’y a pas une couverture  d’assurance, l’UNESCO fera signer à l’exposant une « Décharge de responsabilités ». 

Que se passe-t-il si vous devez annuler l’événement ?

Vous avez le droit d’annuler une réservation confirmée ou un contrat de location jusqu’à un mois avant l’événement. Si vous annulez le  contrat moins d’un mois avant l’événement, vous serez tenu de régler les frais déjà engagés (ex. : contrats signés avec les interprètes ou les sociétés de location de matériel), outre les frais de location.

Si l’UNESCO se voit obligée d’annuler une réservation, en cas de force majeure, les arrhes versées sont intégralement remboursées.

Annulation ou report des services d’interprétation après engagement ferme auprès des interprètes :

L’acceptation du devis permet à l’UNESCO de donner un engagement ferme aux interprètes (en free-lance), ce qui garantit la présence d’interprètes professionnels choisis pour la réunion. Cela implique que les honoraires restent dus, même si la réunion est annulée ou reportée.

En cas d’annulation ou de report, il vous sera demandé de verser une indemnité de :

  • 50 % de la rémunération,  si l’annulation ou le report intervient à plus de 30 jours avant le début du contrat
  • 100 % de la rémunération, à moins de 30 jours du contrat

Les coûts

Les Délégations permanentes bénéficient de tarifs préférentiels qui ont été approuvés par le Comité du Siège et qui sont basés sur le principe des coûts réels de fonctionnement.

Coûts fixes :

  • Coût des salles de réunion et/ou espaces d’exposition 
  • Frais afférents au personnel requis (coordinateur technique, agents de sécurité, personnel de salle, techniciens, vestiaires, surnuméraires …)

Services optionnels de l'UNESCO :

  • Interprétation linguistique
  • Matériel technique (matériel audiovisuel par exemple)
  • Personnel d’accueil (hôtes et hôtesses d’accueil)
  • Frais de restauration, réception : contacter directement le service de restauration de l’UNESCO : urs(at)unesco.org

Un seul devis, un seul contrat :

Dès que les besoins en matériel et en personnel sont précisés, MSS/CLD/C vous enverra un seul devis, incluant les frais de mise à disposition de salles et de personnel technique. Au moins un mois avant l’événement, vous recevez un contrat chiffré à signer et à régler. Ce contrat doit être renvoyé dans les huit jours avec l’intégralité du versement à l’avance, en euros ou en dollars des États-Unis.

En cas de dépenses supplémentaires au cours de l’événement, une facturation rectifiée sera envoyée après l’événement.

Conseils pratiques

Pour réduire les coûts :

  • Respectez les plages horaires réservées pour votre événement afin d’éviter les dépenses en personnel supplémentaires
  • Si possible, organisez les répétitions le jour de l’événement
  • Evitez les locations de week-end, pour lesquelles les coûts sont majorés de 50 %
  • Si vous demandez des services d’interprétation, réservez et confirmez tôt pour vous assurer la présence d’interprètes locaux. Sachez que certaines combinaisons linguistiques, plus rares, sont très sollicitées (Anglais/Espagnol, Arabe, et Chinois, notamment). Planifiez vos séances de travail de manière à ce qu’elles n’excèdent pas 2 heures ou 3 heures. 

 Pour obtenir une assurance :

  • Obtenez le type d’assurance qui vous convient. Elle doit prendre effet aux dates prévues, en tenant compte des dates d’installation
  • Si vous utilisez de la musique enregistrée, veillez à payer les droits d’auteur aux organes de gestion des droits d’auteur compétents

Souvenez-vous

  • Si possible, réservez un an à l’avance pour les expositions et anniversaires importantes (journées internationales, etc…)
  • Ne prévoyez pas d’activités commerciales ou financières
  • Choisissez des partenaires sont l’image et les activités ne terniront pas votre réputation ni celle de l’UNESCO
  • Votre événement devra se terminer avant minuit pour réduire les nuisances sonores et évitez les plaintes
  • Informer l’équipe de communication des manifestations culturelles à l’UNESCO au moins deux mois à l’avance si vous voulez toucher le grand public
  • Obtenez le consentement de l’UNESCO pour tout patronage ou l’utilisation de son nom ou logo dans des activités extérieures d’information et de promotion ainsi que sur les cartons d’invitation
  • Respectez le caractère intergouvernemental de l’Organisation, son universalité et ses États membres

Promotion des manifestations culturelles

Les outils de communication de l’UNESCO :

L’UNESCO dispose d’outils de communication permettant de promouvoir les manifestations culturelles se déroulant au Siège.

Pour pouvoir inclure une activité dans ces supports publiés par la Division de l’information du public, les organisateurs doivent faire parvenir à la Section des partenariats et des relations publiques (contact : f.kouadio(at)unesco.org) au moins deux mois à l’avance les éléments suivants : 

  • Une description détaillée de l'événement en remplissant le formulaire pour une exposition ou une soirée culturelle
  • L'affiche de l'événement ou deux visuels en haute définition ainsi que des photographies des œuvres pour les expositions
  • Les coordonnées téléphoniques et adresse courriel pour les demandes d’informations ou d’invitations

Les informations seront déclinées dans les supports suivants :

  • Bulletin électronique mensuel des manifestations culturelles destiné au grand public d’Île-de-France (envoyé en fin de mois pour les événements du mois suivant - près de 20 000 abonnés) – publié en français uniquement
  • Version papier du Calendrier mensuel des manifestations culturelles se déroulant au Siège de l’UNESCO (diffusé au début de chaque mois - disponible aux points d'accueil du Siège) – publié en français uniquement
  • Page Internet des manifestations culturelles www.unesco.org/fr/cultural-events (mise en ligne au début de chaque mois)
  • Site Internet de l’UNESCO / Section événements www.unesco.org/events  (mise en ligne au début de chaque mois)
  • Intranet de l’UNESCO (« UNESCOMMUNITY » : pour le personnel de l’UNESCO – mise en ligne au début de chaque mois)
  • Site Internet pour les Délégations permanentes et Commissions nationales (« unesco.int » - mise en ligne au début de chaque mois)
  • Ecrans d’affichage (diffusion 10 jours avant l’événement)

Vos outils de communication :

Produire des affiches et des cartons d’invitation (exigés pour entrer dans un événement à l’UNESCO) permettra également de mobiliser du public.

Tout projet de carton d’invitation ou de support de communication (affiches, annonces, dépliants, brochures, programmes, catalogues, etc.) devra être soumis à MSS/CLD/C pour validation de l’UNESCO.

Note : délais de validation d’un projet d’invitation par les différents services compétents de l’UNESCO : cinq jours ouvrables en moyenne.

Pour imprimer vos supports de communication, vous pouvez faire appel à la Section de la gestion des documents de l'UNESCO. Ce service est en mesure de vous établir des devis, de créer le graphisme de vos documents et de les produire. Contact : r.swinnen(at)unesco.org

Utilisation du logo de l’UNESCO

L’utilisation du logo de l’UNESCO est soumise à des règles spécifiques. Seules les activités organisées par l’UNESCO (ou conjointement avec l’Organisation) peuvent bénéficier du logo de l’UNESCO.

Les Délégations permanentes doivent présenter à la Directrice générale une demande d’autorisation d’utiliser le logo de l’UNESCO à des fins non commerciales, sachant que cette utilisation doit toujours être en rapport étroit avec leur nom et, si elles le souhaitent, avec leur propre logo. L’UNESCO peut aider à élaborer des fichiers électroniques avec les logos appropriés.

Il est à noter que les Délégations permanentes ne sont pas habilitées à autoriser d’autres parties à utiliser, sous quelque forme que ce soit, le nom, l’acronyme, le logo et/ou des noms de domaines Internet de l’UNESCO.

Vous pouvez aussi consulter le Guide pratique pour les Commissions nationales concernant l'utilisation du nom, de l’acronyme, du logo et/ou des noms de domaines Internet de l’UNESCO (pdf, en anglais).

Comment faire une donation d'oeuvre d'art à l'UNESCO

Hommage à Van Gogh | Erró (2008) | Collection UNESCO © R. Fayad

La gestion de la Collection de l’UNESCO, qui inclut la gestion des donations d'œuvres d’art à l’Organisation et les prêts, est aussi du ressort de la Section.

Toute proposition de donation d’œuvre d’art ou de legs doit être adressée à la Directrice générale et doit, pour être prise en considération, être présentée par un Etat Membre ou membre associé de l’Organisation.

La proposition doit inclure la fiche de donation remplie et un dossier complet comportant tous les éléments techniques, artistiques et descriptifs nécessaire à une évaluation approfondie de l’œuvre et susceptibles de démontrer l’intérêt de l’inclure dans la collection de l’UNESCO.

Le Comité consultatif pour les œuvres d’art (ACWA), chargé d’évaluer les propositions de donations reçues par l’UNESCO, les étudiera en fonction des critères reconnus par le Conseil international des musées (ICOM). Le Comité assure ainsi la qualité et la cohérence artistique et culturelle de l'ensemble de la collection de l’UNESCO.

L’ACWA est convoqué en session ordinaire une fois par an. La décision finale est prise par la Directrice générale et communiquée au Donateur par lettre officielle.

Le Donateur ne peut effectuer un don ou réaliser une œuvre d’art qui entraine des conséquences financières pour l’UNESCO.