Organiser une conférence ou une manifestation culturelle au Siège de l’UNESCO

Le Siège  de l’UNESCO offre un nombre de salles de réunion et de conférences ainsi que des espaces d’exposition* qui peuvent être mis à la disposition des Etats membres, des Commissions nationales pour l’UNESCO et des partenaires de l’UNESCO.

Les conférences et manifestations culturelles organisées dans les locaux de l’UNESCO doivent être conformes aux idéaux et programmes de l’UNESCO. Elles ne doivent pas nuire à l’image ou à la réputation de l’Organisation ni être contraires à l’esprit de compréhension et de coopération internationales.

Selon le règlement de l’UNESCO, les Etats membres ou Commissions nationales peuvent présenter jusqu’à deux manifestations culturelles (organisées à leurs frais et sous leur entière responsabilité) par exercice biennal.

Les activités commerciales, financières ou publicitaires sont interdites, ainsi que les événements visant à promouvoir une candidature auprès d’un des organes directeurs ou comités de l’UNESCO.

Aucune réservation ne pourra être faite pour les organisateurs n’ayant pas réglé à l’UNESCO d’éventuels arriérés.

Vous trouverez ici des informations fournies par la Section de la gestion des conférences et des manifestations culturelles (ADM/CLD/C) qui vous permettront d'organiser un événement au Siège de l’UNESCO.

* Tous nos salles et espaces sont accessibles aux personnes en fauteuil roulant.

Soumettez votre demande

Merci de soumettre par écrit, le plus tôt possible, une description détaillée de votre événement, au moins 6 mois à l’avance pour une conférence ou une manifestation culturelle et 18 mois avant une exposition.

La demande doit être adressée au Chef de la Section de la gestion des conférences et des manifestations culturelles.

La description de l’événement doit inclure les informations suivantes :

  • But et portée de l’événement et pertinence de celui-ci par rapport au mandat de l’UNESCO
  • Dates et durée proposées
  • Programme
  • Personnalités invitées/orateurs prévus
  • Partenaires et sponsors
  • Nombre de salles et/ou espace demandé

Ainsi que :

Pour les conférences :

  • Les besoins d’interprétation simultanée, avec le programme précis des séances de travail, ainsi que les horaires de début et de fin de la réunion.

Note : en plus des six langues officielles de l’UNESCO, l’Organisation est également en mesure de fournir l’interprétation vers et depuis d’autres langues. 

Seuls les interprètes visées par les services d’interprétation sont habilités à accéder aux cabines d’interprétation simultanée.

Contact : interpretation.services(at)unesco.org

Pour les expositions :

  • Les informations sur l’agencement, la conception et le contenu, ainsi qu’un dossier contenant toutes les œuvres/photographies, dimensions, textes

Note : durée minimum d’une exposition : cinq jours ouvrables.

Pour les projections :

  • Copie du film/documentaire pour visionnage et approbation de l’UNESCO

Les délais d’examen d’une demande sont en général d’un mois. Une fois votre dossier examiné, vous recevrez une réponse écrite. 

Si votre événement est confirmé, ADM/CLD/C prendra contact avec vous pour préciser les besoins en matériel et personnel de votre conférence ou manifestation culturelle et, si nécessaire, organiser une réunion technique avec vous.

L’UNESCO ne peut être tenue responsable de la dégradation, de la perte ou du vol de matériel et d’objets apportés dans ses locaux. Les organisateurs sont donc tenus de souscrire une assurance spéciale pour couvrir ces risques. Cette assurance doit couvrir les accidents survenus au personnel et aux invités, le vol, la dégradation des locaux, y compris tous les frais qu’entraînerait la détérioration des sols, plafonds, murs, cloisons ou de l’ameublement et du matériel mis à disposition par l’Organisation.

Dans les cas des expositions, les œuvres doivent bénéficier d’une couverture « clou à clou ». L’UNESCO ne saurait être tenue responsable de la dégradation des œuvres, ni des dommages corporels qui pourraient survenir du fait de l’organisation de l’exposition dans l’espace mis à disposition.  S’il n’y a pas une couverture  d’assurance, l’UNESCO fera signer à l’exposant une « Décharge de responsabilités ». 

Que se passe-t-il si vous devez annuler l’événement ?

Vous avez le droit d’annuler une réservation confirmée ou un contrat de location jusqu’à un mois avant l’événement. Si vous annulez le  contrat moins d’un mois avant l’événement, vous serez tenu de régler les frais déjà engagés (ex. : contrats signés avec les interprètes ou les sociétés de location de matériel), outre les frais de location.

Si l’UNESCO se voit obligée d’annuler une réservation, en cas de force majeure, les arrhes versées sont intégralement remboursées.

Annulation ou report des services d’interprétation après engagement ferme auprès des interprètes :

L’acceptation du devis permet à l’UNESCO de donner un engagement ferme aux interprètes (en free-lance), ce qui garantit la présence d’interprètes professionnels choisis pour la réunion. Cela implique que les honoraires restent dus, même si la réunion est annulée ou reportée.

En cas d’annulation ou de report, il vous sera demandé de verser une indemnité de :

  • 50 % de la rémunération,  si l’annulation ou le report intervient à plus de 30 jours avant le début du contrat
  • 100 % de la rémunération, à moins de 30 jours du contrat

Les coûts

Conformément aux décisions du Comité du Siège prises lors de sa 205e session (12 janvier 2021), un nouveau système de tarification a été approuvé.

Cette tarification, déclinée sur des forfaits de base et des forfaits additionnels, ainsi que sur des prestations optionnelles/« à la carte », englobe l’ensemble des coûts d’utilisation des espaces, des équipements/installations et des services, en fonction de la typologie des événements.

Un seul devis, un seul contrat :

Dès que les besoins techniques de votre événement sont précisés, ADM/CLD/C vous enverra un seul devis incluant tous les coûts des services et prestations requis. Vous recevrez un contrat chiffré à signer et à régler. Ce contrat doit être renvoyé dans les huit jours avec l’intégralité du versement à l’avance, en euros ou en dollars des États-Unis.

En cas de dépenses supplémentaires au cours de l’événement, une facturation rectifiée sera envoyée après l’événement.

Pour plus d'informations sur la nouvelle tarification, merci de nous contacter : conference-cultural-events@unesco.org

 

Conseils pratiques

Pour réduire les coûts :

  • Respectez les plages horaires réservées pour votre événement afin d’éviter les dépenses en personnel supplémentaires
  • Si possible, organisez les répétitions le jour de l’événement
  • Evitez les locations de week-end, pour lesquelles les coûts sont majorés de 50 %
  • Si vous demandez des services d’interprétation, réservez et confirmez tôt pour vous assurer la présence d’interprètes locaux. Sachez que certaines combinaisons linguistiques, plus rares, sont très sollicitées (Anglais/Espagnol, Arabe, et Chinois, notamment). Planifiez vos séances de travail de manière à ce qu’elles n’excèdent pas 2 heures ou 3 heures. 

 Pour obtenir une assurance :

  • Obtenez le type d’assurance qui vous convient. Elle doit prendre effet aux dates prévues, en tenant compte des dates d’installation
  • Si vous utilisez de la musique enregistrée, veillez à payer les droits d’auteur aux organes de gestion des droits d’auteur compétents

Souvenez-vous

  • Si possible, réservez un an à l’avance pour les expositions et anniversaires importantes (journées internationales, etc…)
  • Ne prévoyez pas d’activités commerciales ou financières
  • Choisissez des partenaires sont l’image et les activités ne terniront pas votre réputation ni celle de l’UNESCO
  • Votre événement devra se terminer avant minuit pour réduire les nuisances sonores et évitez les plaintes
  • Informer l’équipe de communication des manifestations culturelles à l’UNESCO au moins deux mois à l’avance si vous voulez toucher le grand public
  • Obtenez le consentement de l’UNESCO pour tout patronage ou l’utilisation de son nom ou logo dans des activités extérieures d’information et de promotion ainsi que sur les cartons d’invitation
  • Respectez le caractère intergouvernemental de l’Organisation, son universalité et ses États membres

Promotion des manifestations culturelles

Les outils de communication de l’UNESCO :

L’UNESCO dispose d’outils de communication permettant de promouvoir les manifestations culturelles se déroulant au Siège.

Pour pouvoir inclure une activité dans ces supports publiés par la Division de l’information du public, les organisateurs doivent faire parvenir à la Section des partenariats et des relations publiques (contact : f.kouadio(at)unesco.org) au moins deux mois à l’avance les éléments suivants : 

  • Une description détaillée de l'événement en remplissant le formulaire pour une exposition ou une soirée culturelle
  • L'affiche de l'événement ou deux visuels en haute définition ainsi que des photographies des œuvres pour les expositions
  • Les coordonnées téléphoniques et adresse courriel pour les demandes d’informations ou d’invitations

Les informations seront déclinées dans les supports suivants :

  • Bulletin électronique mensuel des manifestations culturelles destiné au grand public d’Île-de-France (envoyé en fin de mois pour les événements du mois suivant - près de 20 000 abonnés) – publié en français uniquement
  • Version papier du Calendrier mensuel des manifestations culturelles se déroulant au Siège de l’UNESCO (diffusé au début de chaque mois - disponible aux points d'accueil du Siège) – publié en français uniquement
  • Page Internet des manifestations culturelles www.unesco.org/fr/cultural-events (mise en ligne au début de chaque mois)
  • Site Internet de l’UNESCO / Section événements www.unesco.org/events  (mise en ligne au début de chaque mois)
  • Intranet de l’UNESCO (« UNESCOMMUNITY » : pour le personnel de l’UNESCO – mise en ligne au début de chaque mois)
  • Site Internet pour les Délégations permanentes et Commissions nationales (« unesco.int » - mise en ligne au début de chaque mois)
  • Ecrans d’affichage (diffusion 10 jours avant l’événement)

Vos outils de communication :

Produire des affiches et des cartons d’invitation (exigés pour entrer dans un événement à l’UNESCO) permettra également de mobiliser du public.

Tout projet de carton d’invitation ou de support de communication (affiches, annonces, dépliants, brochures, programmes, catalogues, etc.) devra être soumis à ADM/CLD/C pour validation de l’UNESCO.

Note : délais de validation d’un projet d’invitation par les différents services compétents de l’UNESCO : cinq jours ouvrables en moyenne.

Pour imprimer vos supports de communication, vous pouvez faire appel à la Section de la gestion des documents de l'UNESCO. Ce service est en mesure de créer le graphisme de vos documents et de les produire sur devis. Contact : cldproduction(at)unesco.org

Utilisation du logo de l’UNESCO

L’utilisation du logo de l’UNESCO est soumise à des règles spécifiques. Seules les activités organisées par l’UNESCO (ou conjointement avec l’Organisation) peuvent bénéficier du logo de l’UNESCO.

Les Délégations permanentes doivent présenter à la Directrice générale une demande d’autorisation d’utiliser le logo de l’UNESCO à des fins non commerciales, sachant que cette utilisation doit toujours être en rapport étroit avec leur nom et, si elles le souhaitent, avec leur propre logo. L’UNESCO peut aider à élaborer des fichiers électroniques avec les logos appropriés.

Il est à noter que les Délégations permanentes ne sont pas habilitées à autoriser d’autres parties à utiliser, sous quelque forme que ce soit, le nom, l’acronyme, le logo et/ou des noms de domaines Internet de l’UNESCO.

Vous pouvez aussi consulter le Guide pratique pour les Commissions nationales concernant l'utilisation du nom, de l’acronyme, du logo et/ou des noms de domaines Internet de l’UNESCO (pdf, en anglais).