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Règles et procédures relatives aux services de messagerie électronique fournis par le Secrétariat de l’UNESCO aux délégations permanentes et aux missions permanentes d’observation auprès de l’UNESCO

Comptes utilisateurs

Tout membre d'une Délégation permanente ou d'une missions permanente d’observation auprès de l’UNESCO ayant besoin d’accéder à une ressource UNESCO doit posséder un compte dans UNESDIR (l’annuaire de l’UNESCO). On entend par ressource un bureau, un téléphone, un e-mail, un accès Intranet (liste non exhaustive).

Ces comptes sont nominatifs.

Toute demande de création/modification/suppression d’une entrée dans l’annuaire doit émaner de la délégation permanente ou de la mission permanente d’observation même par les voies de communication habituelles (FAX, E-MAIL, NOTE VERBALE) à l’intention d’ERI/MSO/PRO :

  • Monsieur le Chef du Protocole
    Secteur des relations extérieures et de la coopération
    UNESCO
    7, place de Fontenoy
    75352 PARIS 07 SP
    Email : m.toto(at)unesco.org

Les demandes de création de compte doivent comporter les informations suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Titre (M. ou Mme)
  • Fonction (en anglais et en français)
  • Durée du mandat (Si la durée n’est pas mentionnée, la validité du compte sera de deux ans, renouvelable à la demande)
  • Téléphone
  • Bureau ou Ville pour les délégations permanentes ou les missions permanentes d’observation sises à l’extérieur du Bâtiment Miollis
  • Les entrées de l’annuaire sont nominatives pour tous les champs (nom, prénom, e-mail, compte réseau…) et suivent les règles de nommage standard de l’UNESCO.

Les comptes utilisateurs réseau ont une date d’expiration automatique (deux ans après leur création). Pour des raisons de sécurité, lors du départ de membres des délégations permanentes ou des missions permanentes d’observation, celles-ci doivent avertir ERI/MSO/PRO afin que les comptes soient bloqués de façon à empêcher l’accès de personnes non accréditées au réseau. Les comptes ayant expiré seront automatiquement bloqués si les délégations permanentes ou les missions permanentes d’observation n’ont pas expressément demandé leur prolongation (voir ci-après « Désactivation d’un compte »).

Courrier électronique

Chaque utilisateur qui possède un compte réseau bénéficie automatiquement d’un compte courrier électronique (et d’une boîte aux lettres correspondante) sur le système de messagerie centrale de l’UNESCO.

Les comptes de messagerie sont nominatifs (comme les comptes réseau).

Les comptes de messagerie sont assujettis aux mêmes règles d’expiration que les comptes réseau (utilisateurs).

Deux adresses génériques sont acceptées par délégation permanente ou mission permanente d’observation, comprenant le nom de la délégation permanente ou de la mission permanente d’observation, en anglais et en français (la langue par défaut est l’anglais). Les entrées non conformes seront corrigées. Les comptes génériques sont eux aussi sujets à expiration.

Exemple pour la Délégation permanente du Maroc :

  • Nom : DELEGATION OF MOROCCO/DELEGATION DU MAROC
  • Email principal en anglais : dl.morocco@unesco-delegations.org
  • Email secondaire en français: dl.maroc@unesco-delegations.org

Le nom de domaine utilisé pour les adresses e-mail est @unesco-delegations.org depuis le 30 mars 2009.

L’appartenance d’une personne à une délégation permanente ou à une mission permanente d’observation est signifiée par le code ISO du pays à deux lettres précédées de « DL/ », exemple pour le Maroc :

  • Département : DL/MA

o Les règles de nommage permettront d’identifier dans les adresses e-mail l’appartenance d’une personne à une délégation permanente ou une mission permanente d’observation.
Exemple : L’adresse e-mail de Jean Dupont de la Délégation permanente de la France se lira :

Le client de messagerie standard de l’UNESCO est MS Outlook (ADM/DIT/SAS peut fournir si nécessaire les informations sur la procédure de configuration appropriée).

Les services de messagerie standard de l’UNESCO comportent un dispositif de filtrage antivirus et antispam.

Les boîtes aux lettres électroniques sont accessibles via le réseau de l’UNESCO (pour les équipements installés dans les locaux de l’UNESCO) ou via l’Internet (pour les équipements situés à l’extérieur des locaux de l’UNESCO) par le canal du service Webmail de l’UNESCO (https://mail.unesco.org) en suivant la procédure normale de connexion ou en passant par Outlook (ADM/DIT/SAS peut fournir les informations sur la configuration correcte).

Il va de soi que tous les utilisateurs de la messagerie doivent se conformer aux normes régissant l’utilisation de ces technologies et faciliter l’administration optimale du réseau (voir la Circulaire administrative n° 2204 du 22 mars 2004 : Directives pour l’utilisation des technologies de l’information et de la communication à l’UNESCO).

À cet égard, les messages échangés entre les délégations permanentes ou les missions permanentes d’observation, de même qu’entre elles et le Secrétariat, doivent s’inspirer tout particulièrement du principe de prudence et de discrétion, de manière à ne pas engager la responsabilité juridique de l’Organisation à l’égard des tiers en raison des informations diffusées à travers son réseau, lesquelles relèvent de la responsabilité exclusive de la délégation qui les diffuse.

Le contenu des messages doit être conforme aux idéaux de l’Organisation : cela est la garantie du respect que les représentants des États se doivent les uns aux autres.

Ces principes s’imposent tout particulièrement dans le cas des messages envoyés simultanément par une délégation à une grande partie des autres utilisateurs de l’UNESCO (liste de distribution). Leur contenu doit être lié à l’action de l’Organisation, aux activités des États membres dans les domaines de compétence de l’Organisation ou aux activités menées dans ce cadre par les représentants des États membres.

Il convient de veiller à ce que les messages à envoyer soient compatibles (longueur, format, nombre de destinataires simultanés, etc.) avec les possibilités techniques du Secrétariat, car les messages excédant la capacité du réseau ne peuvent pas être traités.

Liste de distribution

  • L’inscription à la liste de distribution générale (Liste.Delegations) est automatique. Un utilisateur peut demander à se désabonner de la liste en envoyant une demande à l’adresse p.ikouna(a)unesco.org.

Désactivation d’un compte

A l’expiration de la période de validité du compte et après une période de grâce de 14 jours, si aucune demande de renouvellement n’est faite par le titulaire du compte, le compte est désactivé. Le propriétaire de la boîte aux lettres recevra un mois avant la date d’expiration une notification par e-mail pour l’informer de la désactivation de son compte dans un délai d’un mois. Deux possibilités lui seront proposées:

  • Soit activer la réponse automatique d’absence (le propriétaire de la boîte aux lettres fournit le message d’absence)
  • Soit activer le transfert automatique des ses courriels vers une adresse e-mail privée

3 mois après la date d’expiration, le compte est supprimé.

Services d’assistance

L’UNESCO assure des services d’appui utilisateur et réseau pendant les horaires de travail normaux (heure de Paris). Le service d’assistance peut être contacté par téléphone en composant le 11 ou par courriel : helpdesk(a)unesco.org.

Politique concernant le mot de passe

L'accès aux ressources informatiques de l'UNESCO est principalement basée sur l'utilisation de noms d'utilisateurs valides et de mots de passe. Compte tenu de l'importance croissante des applications informatiques et de la nécessité d'assurer le contrôle des accès des utilisateurs d'une manière fiable et sécurisée, une politique de mot de passe (disponible sur demande) a été établie, qui décrit les règles, les principes et les responsabilités liés à la gestion des mots de passe utilisateur sur les PC de bureau utilisé pour accéder aux ressources informatiques de l'Organisation. Tous les utilisateurs avec droits d'accès aux systèmes de l'UNESCO doivent suivre les règles énoncées dans cette politique.

Dans le cas où vous avez des questions ou des difficultés pour établir ou changer votre mot de passe, vous pouvez vous adresser au service d’assistance qui peut être contacté par téléphone en composant le 11 ou par courriel : helpdesk(a)unesco.org.