05.02.2012 - UNESCO

Réunion de l’Equipe de direction (SMT), 5 février 2012

L’Equipe de direction a tenu une journée de retraite « sans coûts » dimanche 5 février au Siège de l’UNESCO à Paris. Les membres de l’Equipe ont apporté leur déjeuner et passé une froide journée d’hiver à discuter de la situation financière actuelle de l’Organisation et des priorités programmatiques afin de créer une feuille de route pour l’avenir.

Hans d’Orville, l’ADG pour la planification stratégique, et Nutan Wozencroft, la Directrice financière, ont donné un aperçu de l’impact de la position financière de l’UNESCO sur l’exercice des plans de travail pour le prochain biennium (36 C/5). Le SMT a discuté ensuite des domaines où une mobilisation de fonds supplémentaires ou une réduction des coûts seront requises. Au début de l’année, le différentiel entre les fonds requis et les fonds disponibles était de 188 millions de dollars des Etats-Unis. Les plans de travail, révisés en janvier, dépassent encore de 26 millions de dollars le plafond budgétaire de 465 millions de dollars approuvé par la Directrice générale dans sa Note ivoire de décembre 2011. De plus, les estimations des coûts engagés, qui devront être financés par un autre biais ou reportés, portent le montant total du dépassement à 70 millions de dollars.

Le SMT a passé en revue l’impact des coupes budgétaires sur les instituts et les bureaux situés en hors Siège, et discuté afin de savoir s’ils pouvaient tous fonctionner efficacement avec leurs nouveaux plafonds budgétaires. Le financement de deux instituts demande un soutien extrabudgétaire qui n’a pas encore été confirmé par les partenaires gouvernementaux nationaux – l’Institut de statistique à Montréal et le Programme mondial pour l’évaluation des ressources en eau à Pérouse.

Une meilleure liaison est requise entre le budget régulier et les ressources extrabudgétaires afin de permettre des transferts et une égalisation entre les programmes. Dans trois secteurs, pas moins de 60 pour cent des programmes ont des lignes budgétaires avec zéro dollar. Hans d’Orville a précisé que l’équilibre entre les activités normatives et opérationnelles devait être accru. La Directrice générale a demandé à tous les secteurs de réduire les lignes à zéro budget en concentrant leurs activités sur a) les priorités stratégiques, b) les domaines où l’UNESCO est un leader reconnu, et c) les résultats.

Le SMT a ensuite abordé la nécessité d’améliorer nombre de ratios indicatifs au sein de la structure de l’UNESCO, tels que :

Activités (opérationnelles) – personnel/programme – administration (y compris personnel de soutien – personnel du cadre organique) – Siège.

Plusieurs mesures d’optimisation des coûts ont déjà été mises en place et d’autres sont prévues. D’ores et déjà, les plans de travail du budget régulier montrent une réduction de plus de 70 pour cent en ce qui concerne les voyages et l’assistance temporaire, même s’il existe des préoccupations quant à la possibilité de maintenir ce niveau de réduction sur le long terme. Certains secteurs ont adopté un gel à 100 pour cent des postes vacants et d’autres sont convenus de budgets sur le programme régulier pour le voyage, l’assistance temporaire et les publications à 0 dollar. Le coût élevé de la sécurité en hors Siège et les lignes de communication SITA ont été discutés, et le SMT s’est mis d’accord pour revoir la base de ces frais. Il a également été souligné que l’UNESCO contribue à hauteur de 12 millions de dollars aux coûts à l’échelle du système des Nations Unies. Cette question sera soulevée lors du Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies (CEB) et du Comité de gestion de haut niveau. La Directrice générale abordera également ce point avec le Secrétaire général.

La Directrice générale a fait remarquer que de nombreux Etats membres appelaient fortement à une réduction des coûts administratifs et des coûts fixes, y compris une réduction du personnel. Tout en acceptant qu’une restructuration fondamentale puisse être requise dans le moyen terme, y compris un réalignement des ressources en personnel, la DG a souligné que de tels changements structurels devraient suivre l’orientation stratégique que les Etats membres fixeront dans les deux années qui viennent en développant le prochain plan stratégique (C/4).

Sur le court terme, la DG a insisté sur la nécessité d’une réorganisation et d’une simplification des structures existantes, en particulier à MSS et ERI où les plans de travail dépassent les budgets attribués. Les membres du SMT ont suggéré d’autres modalités pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts, y compris une meilleure utilisation des espaces de bureau, des procédures administratives simplifiées et un temps de réponse amélioré / moins de bureaucratie de la part de BFM et de HRM.

Le SMT a débattu du profil du personnel de l’UNESCO et mis l’accent sur le besoin d’analyser sa composition – en particulier pour renforcer sa structure hors Siège. Sur les 2113 membres du personnel à contrat fixe/indéterminé, 50 pour cent sont du personnel de soutien, 5 pour cent sont des personnels recrutés au plan national, 40 pour cent sont des membres du personnel du cadre organique recrutés au plan international et 5 pour cent occupent des fonctions de directeurs ou au-delà. 57 pour cent travaillent au Siège, 30 pour cent travaillent dans les unités situées en hors Siège et 13 pour cent travaillent dans les instituts de l’UNESCO. Les membres du SMT se sont mis d’accord sur la nécessité de réduire les coûts administratifs (procédures, processus et recrutement), centraliser les fonctions administratives, transférer les professionnels internationaux du Siège vers le hors Siège et améliorer le ratio du programme pour soutenir le personnel. Des investissements dans des outils réduisant les procédures qui nécessitent un personnel nombreux aideront l’UNESCO à régler ce déséquilibre.

Getachew Engida, le Directeur général adjoint, a conclu en présentant à l’Equipe une feuille de route qui inclut les étapes suivantes :

stabiliser la situation financière (un excellent point de départ a été réalisé à la fois dans la réduction des coûts et en générant des ressources grâce au Fonds d’urgence) ; approuver un plan de travail avec un budget de 465 millions de dollars – ce qui correspond à une coupe de 30 pour cent par rapport au budget d’origine ; développer un processus pour allouer le Fonds d’urgence aux programmes ; mettre en œuvre les programmes en fonction des objectifs initiaux des plans de travail biennaux – 36 C/5 ; réfléchir à une restructuration plus fondamentale pour le prochain plan stratégique (C/4) avec comme principe sous-jacent le fait que la structure devrait suivre les orientations stratégiques ; maintenir une concentration organisationnelle sur l’Afrique et aller de l’avant avec la réforme du réseau hors Siège en Afrique, telle que prévue (trois pays africains ont contribué au Fonds d’urgence).

La Directrice générale a clos la réunion en demandant vision et engagement à tous les niveaux. Elle a appelé les secteurs de programme à se concentrer sur les priorités clés et à s’aligner en conséquence sur les ressources disponibles. Ces actions devraient être soulignées dans la Feuille de route.




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