Programme Mémoire du Monde
Programme Mémoire du Monde
7.1 LES FACTEURS A PRENDRE EN COMPTE
7.1.1 La préservation englobe toutes les actions requises pour permettre l'accès au patrimoine documentaire aussi longtemps que nécessaire. Dans le cas des documents ayant reçu le label "Mémoire du monde", cet accès devra être assuré indéfiniment. La préservation comprend aussi la conservation, à savoir les mesures, ne demandant que des interventions techniques minimales, qui sont nécessaires pour empêcher toute nouvelle dégradation des originaux.
7.1.2 Le programme "Mémoire du monde" encourage les efforts de préservation de diverses façons, et notamment par un appui de principe, des efforts de sensibilisation, d'éducation et de formation, des accords de coopération technique et un soutien direct à un nombre limité de projets particuliers.
7.1.3 Au moment d'établir un plan de gestion ou de formuler une demande de financement d'un projet "Mémoire du monde", il importe de prendre en compte l'ensemble des facteurs liés à la préservation. Ces facteurs sont : l'environnement ; la nature des documents ; les stratégies de préservation et de conservation proposées ; l'accès aux connaissances en matière de préservation ; les méthodes envisagées pour enregistrer l'existence de l'élément du patrimoine documentaire considéré ; et le mode d'accès requis.
7.2 L'ENVIRONNEMENT
7.2.1 L'environnement d'un élément du patrimoine documentaire comprend trois aspects : le climat politique, l'environnement physique ou naturel et les conditions matérielles.
7.2.2 Le climat politique : le climat politique qui règne dans un pays est un facteur fondamental dont dépend la sécurité du patrimoine documentaire. Un changement de régime peut mettre en péril d'importants éléments de ce patrimoine. Mais c'est de tous les facteurs celui sur lequel le programme a peu de chances d'exercer une quelconque influence.
7.2.3 Tout en reconnaissant l'importance du climat politique, force est d'admettre qu'il est impossible de faire figurer ce type d'information dans les demandes d'aide financière au titre du Fonds "Mémoire du monde". En la matière, le Comité consultatif international sollicitera des avis indépendants.
7.2.4 L'environnement physique : l'environnement physique auquel le patrimoine documentaire est exposé a de profondes incidences sur sa survie à long terme. Sans doute est-il impossible de prévenir les sinistres d'origine naturelle tels qu'inondations, incendies, séismes ou cyclones, mais des plans peuvent être dressés en vue d'en atténuer les effets. On admet généralement que les documents sont plus menacés dans les zones tropicales que sous les climats tempérés. Les aspects de l'environnement qui représentent plus particulièrement un danger pour les documents sont la chaleur, l'humidité, la lumière, les polluants atmosphériques, les animaux et insectes, et les manipulations et méthodes d'exposition négligentes. Les problèmes de sécurité sont également importants.
(a) Une chaleur excessive provoque la dessiccation et la fragilisation de la plupart des documents. En abaissant la température, on prolonge la vie de tous les types de documents, mais cette solution ne convient pas nécessairement dans le cas de documents souvent consultés. Des variations brusques et répétées de la température accélèrent les processus de détérioration.
(b) Un fort degré d'humidité favorise l'apparition de moisissures, tandis qu'une faible hygrométrie a pour effet de dessécher les documents à base de cellulose et de les rendre cassants. On considère aujourd'hui que la plupart des éléments du patrimoine documentaire réclament une humidité relative stabilisée entre 40 et 50 %. Cela est très difficile à obtenir dans les pays tropicaux sans un système de climatisation fonctionnant 24 heures sur 24. Les fortes variations du degré d'humidité sont également contre-indiquées dans la majorité des cas.
(c) L'exposition à la lumière, en particulier aux ondes situées dans la région du spectre correspondant à l'ultraviolet, est extrêmement préjudiciable aux documents. Non filtrée, la lumière solaire est la plus dangereuse, mais une exposition prolongée à la lumière artificielle, et notamment à des sources fluorescentes, peut être également néfaste. On pourra utiliser des rideaux et des stores pour éliminer la lumière du soleil, placer des écrans absorbant les ultraviolets devant les fenêtres, les sources d'éclairage et les vitrines, et remplacer les lampes fluorescentes par des lampes à incandescence.
(d) Les polluants atmosphériques : les documents sont sensibles à bon nombre de gaz et de particules en suspension dans l'atmosphère. L'anhydride sulfureux dégagé par les combustibles fossiles et les oxydes d'azote présents dans les gaz d'échappement des véhicules ont des effets particulièrement pernicieux. La poussière et la fumée sont également nuisibles. Les fenêtres doivent rester closes pour réduire la poussière et des systèmes de filtration peuvent être installés pour limiter la pollution par les gaz et les particules.
(e) Les animaux et insectes : la plupart des éléments du patrimoine documentaire sont exposés aux attaques de nombreux ravageurs, tels que poissons d'argent, larves, termites, mites, blattes, rats et souris. Des mesures d'entretien appropriées réduisent les dégradations causées par les animaux et les insectes, mais il est également nécessaire de mettre en place des procédures intégrées de gestion des ravageurs.
(f) Les méthodes de manipulation et d'exposition inadéquates : on constate bien souvent que l'intervention humaine est la principale cause de dégradation. Il convient d'instituer des procédures adéquates afin que le personnel et les utilisateurs soient correctement formés aux méthodes de manipulation et d'exposition des documents.
(g) Le vandalisme et le vol : des mesures de sécurité appropriées doivent être prises pour dissuader vandales et voleurs. 7.2.5 Les conditions matérielles : l'état des bâtiments dans lesquels sont logés les documents a de profondes incidences sur l'efficacité de leur sauvegarde. Les toitures qui fuient, les carreaux brisés et les fondations instables comptent parmi les facteurs de risque les plus importants. Il convient d'assainir régulièrement les locaux, d'installer des systèmes de détection et d'extinction des incendies, de mettre en oeuvre des procédures de surveillance de l'environnement, de tenir à jour des plans de prévention et d'intervention en cas de sinistres, et de mettre en place des procédures de sécurité. Il est également essentiel que les documents importants soient convenablement entroposés sur des rayonnages, ou placés dans des armoires ou des boîtes de rangement appropriés.
7.3 NATURE DES DOCUMENTS
7.3.1 Au moment de déterminer la nature des documents, on prendra en compte : le volume des documents ; leur valeur intrinsèque ; leur état physique ; et leur composition et leur structure.
7.3.2 Le volume des documents : la plupart des pays possèdent dans leurs bibliothèques et leurs dépôts d'archives de grandes quantités de documents qui nécessitent certaines mesures de préservation. Ces fonds comprennent à la fois des documents anciens et des documents courants. On considère à l'heure actuelle qu'il n'est ni économique ni efficace de traiter un grand nombre d'articles individuellement : il importe avant tout d'assurer la stabilisation élémentaire de l'ensemble d'une collection ou d'un fonds, et de s'occuper seulement ensuite des documents dont l'intérêt, l'état ou l'utilisation exigent un traitement spécifique. Par conséquent, même si le label "Mémoire du monde" était accordé à la totalité d'un fonds d'archives ou des collections d'une bibliothèque, il est peu probable que tous les documents exigeraient des mesures de préservation ou de conservation à un degré identique. 7.3.3 La valeur intrinsèque : la décision de conserver les documents originaux ou de les préserver sous forme de copies dépend de leur intérêt intrinsèque ou de leur valeur en tant qu'objets. Les sociétés dépourvues de tradition écrite où la culture se transmet oralement soulèvent un problème particulier. En pareils cas, la tradition est parfois perpétuée par un seul individu ou un petit groupe de personnes. La transmission de la tradition orale doit être encouragée, mais il peut être nécessaire de consigner l'information sous forme écrite ou sur bande magnétique afin qu'elle ne soit pas à jamais perdue si cette tradition vient à s'éteindre. 7.3.4 L'état physique : le vieillissement naturel des documents et leur utilisation, leur manipulation et leur exposition ont des répercussions sur leur état physique. Le choix d'une stratégie de préservation adéquate est parfois rendu malaisé par une connaissance insuffisante des mécanismes de dégradation. Des recherches peuvent être nécessaires pour améliorer les méthodes en usage.
7.3.5 La composition et la structure : les documents, tels que livres, films, bandes vidéo ou disquettes, sont constitués de divers matériaux - papier, matière plastique, cuir, colles, encres, agents liants, métaux, etc. - dont chacun réclame des techniques de protection spécifiques. Traditionnellement, les documents conservés par les bibliothèques et les dépôts d'archives sont dans leur grande majorité sur support papier. De graves difficultés sont apparues au cours de ce siècle du fait de la brève durée de vie de nombreux types de papier utilisés à partir de la deuxième moitié du XIXe siècle. La préservation des documents sur pellicule photographique ou support magnétique soulève aujourd'hui de nouveaux problèmes, mais le principal défi, à l'avenir, sera de mettre au point des méthodes efficaces pour la préservation des documents créés sur des supports électroniques tels que bandes vidéo et CD-ROM, et de parvenir à un accord quant à ce qui constitue un "document" ou une "publication" dans l'univers télématique.
7.4 STRATEGIES DE PRESERVATION
7.4.1 Les mesures préventives : on admet généralement aujourd'hui que la prévention est le moyen d'assurer la sauvegarde du patrimoine documentaire qui offre le meilleur rapport coût-efficacité. La prévention suppose : des locaux adéquats, des systèmes d'entreposage primaires et secondaires appropriés, le respect par le personnel et les utilisateurs d'un certain nombre de précautions lors de la manipulation des documents, des mesures de sécurité adéquates, l'emploi de papier permanent, un environnement approprié et maintenu en état, l'élaboration de normes et leur bonne application, des reliures et un conditionnement de bonne qualité et un plan d'intervention en cas de sinistre. En outre, il est hautement souhaitable d'encourager la recherche sur les causes de dégradation et la mise au point de procédures visant à en retarder les effets.
7.4.2 Le transfert sur d'autres supports : il existe diverses techniques de transfert ou de reproduction conçues pour élargir l'accès à toute une gamme de documents. Ces techniques, au nombre desquelles figurent la photocopie, le microfilmage, la rephotographie, le réenregistrement et la numérisation, facilitent en outre la préservation des originaux en permettant d'en restreindre l'accès. Elles jouent également un rôle capital dans la préservation de documents, tels qu'enregistrements sonores sur cassette ou CD-ROM, qui ont une très courte durée de vie et sont généralement dépourvus de valeur intrinsèque. Il est indispensable d'élaborer des normes nationales et internationales assurant l'accès permanent aux reproductions issues de ces techniques.
7.4.3 Les décisions concernant le support obligent souvent à choisir entre le besoin de conserver les originaux et d'en permettre l'accès et la nécessité d'en rendre le contenu intellectuel, factuel ou culturel accessible sous forme de reproductions. Si, dans certains cas, comme celui d'un film cinématographique, rien ou presque ne différencie l'original d'une copie obtenue par transfert et restauration numériques, dans d'autres, comme celui d'un manuscrit original sur feuille de palmier qui doit beaucoup de son intérêt à sa forme matérielle, il existe une différence considérable entre l'original et sa copie sur microfilm. Bien souvent, la meilleure solution consiste à ne pas trancher : assurer la conservation de l'original tout en en réalisant une copie sur quelque autre support pour en élargir l'accès.
7.4.4 Un certain nombre de facteurs doivent être pris en considération au moment du choix d'un support : les coûts de production, la facilité d'utilisation, les coûts et les besoins en matière de rangement, les coûts d'entretien de la copie, l'état de la technique, l'existence de normes à respecter pour obtenir une longévité suffisante, le niveau d'accès souhaitable, et les aspects scientifiques et administratifs.
7.4.5 Dans la mesure où le programme "Mémoire du monde" vise à promouvoir l'accès au patrimoine documentaire mondial, ainsi qu'à en assurer la sauvegarde, il est probable que de nombreux projets tireront parti des formidables possibilités offertes, en matière de diffusion, par les techniques de numérisation. Conscient de cela, et ayant à l'esprit la courte durée de vie prévisible des produits issus de ces techniques, le Comité consultatif international a d'ores et déjà créé un sous-comité de la technologie chargé de formuler des recommandations détaillées sur les aspects techniques de la préservation. Les recommandations du sous-comité sont reproduites à l'annexe D.
7.4.6 Des informations complémentaires pouvant aider à prendre des décisions correctes concernant l'opportunité de numériser des documents sont fournies à l'annexe E sous forme d'une série de questions publiée par le groupe American Research Libraries (ARL).
7.4.7 Les avancées technologiques se succèdent à un rythme tel qu'une bonne part des documents produits aujourd'hui sous forme numérique ne seront pas utilisables dans l'avenir. La rapidité avec laquelle certaines technologies vieillissent oblige soit à transférer les données sur des supports plus modernes, soit à conserver du matériel et des systèmes d'exploitation obsolètes.
7.4.8 La survie des données numériques exige l'adoption et l'application d'un ensemble de normes. Etant donné la rapidité du progrès technique et la lenteur avec laquelle les normes sont élaborées, il n'existe pas à l'heure actuelle de normes officielles au niveau national ou international. Toutefois, certaines normes de fait sont largement appliquées. Quelle que soit la supériorité technique d'un système particulier disponible aujourd'hui, s'il n'est pas conforme aux normes reconnues, il sera difficile, sinon impossible demain de l'utiliser avec succès pour transférer des données.
7.4.9 Cette incertitude conduit à penser que le mieux, à l'heure actuelle, est d'opter pour une approche "hybride" dans le cas des documents imprimés et des images fixes, c'est-à-dire de reproduire chaque document à la fois sur microforme et sur support numérique. Deux solutions sont possibles : soit réaliser les microformes à partir de l'original, et les utiliser ensuite pour produire une copie numérique, soit procéder de la façon inverse. Les appareils de prise de vues numériques permettent aujourd'hui de faire simultanément l'un et l'autre.
7.4.10 La production de microformes d'excellente qualité exige des soins attentifs. Il est préférable en général d'appliquer les normes de l'ISO, mais en l'absence de telles normes, on pourra, le cas échéant, appliquer les normes nationales. Dans le cas de documents présentant un intérêt national ou international, l'usage prévaut encore de conserver au moins un exemplaire de l'original.
7.5 CONSERVATION DES ORIGINAUX
7.5.1 La conservation de la version originale des éléments du patrimoine documentaire possédant une très grande valeur intrinsèque est une tâche qui doit être confiée à des spécialistes compétents et expérimentés. Il s'agit bien souvent de trésors nationaux d'une valeur inestimable. Aucune directive générale ne peut être fournie concernant leur traitement. Ils doivent être entreposés et conditionnés de manière adéquate et faire l'objet d'importantes mesures de sécurité.
7.5.2 Great care must also be exercised when copying
this documentary heritage. Much damage has been caused in the
past when some items have been microfilmed, photographed or photocopied.
Concern has also been expressed recently about the techniques
used to digitize the information in original documentary heritage.
To minimise risk to the original and to speed up the digitization
process it will often be necessary to digitize from a photograph
of the original rather than capturing the data from the original.
7.5.3 Il est indispensable de consigner les opérations effectuées et de conserver le relevé détaillé de tous les traitements auxquels ont été soumis les documents. Ces informations sont précieuses pour un certain nombre de raisons, en particulier pour faciliter les décisions futures, contrôler l'efficacité de certaines techniques de conservation et pouvoir fournir des preuves matérielles de l'identité du document.
7.5.4 Il convient de mettre au point des procédures appropriées en matière de transport, de manipulation et d'exposition afin d'assurer la sauvegarde du patrimoine documentaire.
7.5.5 Les conservateurs et toutes les personnes appelées à manipuler ou restaurer des éléments du patrimoine documentaire doivent avoir suivi une formation théorique et pratique de haut niveau. Lorsqu'une telle formation n'est pas dispensée dans le pays, il importe d'offrir des possibilités de formation à l'étranger ou de faire venir des experts.
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7.6 ACCES AUX CONNAISSANCES EN MATIERE
7.6.1 En règle générale, il existe deux sources
de connaissances en matière de préservation
- traditionnelles et modernes. De nombreuses cultures disposent
de méthodes ancestrales efficaces pour sauvegarder de leur
patrimoine documentaire traditionnel. Les méthodes modernes
découlent souvent de l'étude scientifique des matériaux
et des mécanismes responsables de leur détérioration.
L'accès à ces deux types de savoir varie selon les
pays. Les méthodes traditionnelles reflètent souvent
l'éthique et les coutumes d'une culture particulière,
et il importe d'en tenir compte lors de l'évaluation des
plans de gestion. Dans tous les pays, les procédures appliquées
par les organismes collecteurs dépendent du niveau des
connaissances en matière de préservation.
7.6.2 Le savoir-faire des organismes collecteurs est aussi fonction
des possibilités de formation professionnelle. Les savoir-faire
traditionnels ont tendance à se perdre à mesure
qu'un plus grand nombre de pays adoptent un mode de vie "occidental".
Dans bien des cas, cette perte n'est pas compensée par
une formation aux méthodes modernes de préservation
et de conservation. Tous les pays détiennent à présent
des collections de documents modernes et doivent impérativement
avoir accès à des moyens de formation et d'éducation
appropriés. Le degré de professionnalisme est également
un indicateur de l'importance que les autorités attachent
aux bibliothèques et aux dépôts d'archives.
Aucun progrès n'est possible sans la reconnaissance préalable
des autorités.
7.6.3 La formation théorique et pratique des professionnels
doit couvrir un large éventail de domaines, depuis les
compétences de base en bibliothéconomie et archivistique
jusqu'aux techniques spécialisées de conservation.
En l'absence de spécialistes, les problèmes de base
demeurent méconnus, aucun organisme professionnel n'est
là pour servir de cadre à l'échange d'idées
et à la production de publications, et la recherche est
inexistante.
7.6.4 Il importe d'être attentif au poids de la langue dans
la formation professionnelle. L'anglais est en train de devenir
la langue internationale des spécialistes de la préservation.
Les échanges sur le réseau Internet se font pour
l'essentiel en anglais et une bonne part de la littérature
est également dans cette langue. Les publications restantes
sont rédigées dans des langues européennes.
Cette situation constitue un sérieux handicap dans les
nombreux pays, en particulier d'Asie, où une proportion
importante du personnel des institutions culturelles a des difficultés
à lire ces langues et à s'en servir pour communiquer.
Il est urgent de traduire dans les langues locales un certain
nombre d'ouvrages importants sur la conservation.
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7.7 CONTROLE BIBLIOGRAPHIQUE
7.7.1 L'accès au patrimoine documentaire exige un contrôle
bibliographique ou archivistique de bonne qualité. Pour
être pleinement efficaces sans coûts excessifs, les
programmes de préservation à grande échelle
nécessitent également des systèmes bibliographiques
rationnels. De tels programmes, comme l'archivage de la presse
sur microfilms à l'échelle d'un Etat ou d'une nation,
supposent que tous les partenaires aient aisément accès
aux données bibliographiques. Ces données doivent
mentionner : le titre, le lieu d'archivage, le nombre d'exemplaires,
l'état des documents et les mesures de conservation envisagées
ou mises en oeuvre.
7.7.2 Il importe également de répertorier les documents
transférés sur de nouveaux supports dans une base
de données accessible à l'échelle internationale,
de préférence au format MARC. Le format MARC est
une norme qui permet l'échange de données bibliographiques
sous forme électronique entre bibliothèques et entre
pays. Des modifications apportées récemment à
ce format autorisent l'inclusion de données relatives aux
mesures de préservation. Les originaux des microformes
devraient faire l'objet d'une notice dans l'International Register
of Microform Masters et, le cas échéant, dans le
registre national. Il est recommandé d'assurer l'accès
bibliographique en plusieurs langues.
7.7.3 A présent que la reproduction sur microfilm n'est
plus la seule technique utilisée pour créer une
copie "originale", le Comité consultatif international
du programme "Mémoire du monde" a reconnu, à
sa deuxième réunion à Paris en mai 1995,
la nécessité de créer un registre international
des reproductions originales, accessible par l'Internet. L'IFLA
a accepté d'étudier la possibilité de mettre
au point un tel registre dans le cadre de son Programme de contrôle
bibliographique universel.
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7.8 MODES D'ACCES
7.8.1 Les utilisateurs peuvent demander à avoir accès à l'original ou à une copie. Certains chercheurs auront besoin de consulter l'un et l'autre, mais la plupart se contenteront d'une copie. Certains éléments du patrimoine documentaire très appréciés feront l'objet de nombreuses demandes de consultation sous forme de copies, alors que d'autres documents ne seront jamais consultés que par un tout petit nombre de personnes. Selon les cas, il pourra être nécessaire de restreindre l'accès. Le choix de telle ou telle technique de reproduction en vue de permettre le libre accès à des copies de consultation dépendra en grande partie du degré d'intérêt que l'on prévoit que le document suscitera.
7.9 COOPERATION TECHNIQUE
7.9.1 Le programme "Mémoire du monde" offre des possibilités de coopération technique dans le domaine de la préservation aux niveaux international, régional et national. Le Comité international et les comités régionaux et nationaux seront à même de prendre des initiatives en la matière.
7.9.2 La complexité des techniques de préservation, pour tout ce qui touche en particulier à la numérisation, exige que le programme "Mémoire du monde" soit doté d'organes consultatifs techniques. Il serait peut-être souhaitable de dresser des listes d'experts auxquels on pourrait demander des avis détaillés sur tel ou tel projet de sauvegarde.
7.9.3 L'élaboration de normes ne peut être menée à bien sans soutien ni coopération techniques. Les normes nationales et internationales relatives à un certain nombre de documents, de processus et de modes d'entreposage déjà existants sont très insuffisantes. Quelques pays ont adopté des lois faisant obligation dans des cas spécifiques d'utiliser des matériaux répondant à certaines normes. C'est ainsi notamment que certains gouvernements exigent que les documents administratifs soient produits sur du papier permanent.
7.9.4 L'expérience des pays relativement avancés dans le domaine de la planification des mesures de sauvegarde donne à penser que le problème est d'une telle ampleur et les coûts si élevés que l'on ne peut guère espérer de progrès notables sans la coopération des organismes collecteurs. Toutefois, la décision de mettre en place des programmes de coopération doit être laissée à chaque organisme : elle ne peut être imposée par un organe de coordination central. De tels efforts ne portent leurs fruits que lorsque tous les participants y sont profondément attachés.
7.9.5 La coopération suppose la création d'un organe de coordination efficace, appuyé par une infrastructure appropriée. Les comités nationaux ou régionaux du programme "Mémoire du monde" et les sous-comités techniques pourraient constituer des mécanismes adéquats pour encourager la coopération et coordonner les activités.
7.9.6 Il importe que l'élaboration de normes bibliographiques et archivistiques soit menée à bien dans le cadre d'une coopération technique, afin de conserver un lien étroit entre préservation et accès.
7.9.7 La coopération technique est également nécessaire en matière de recherche. Le Comité consultatif international du programme "Mémoire du monde" encouragera les gouvernements et les organisations privées à financer des programmes de recherche conjoints.
7.10 ASPECTS ETHIQUES
7.10.1 Les codes de déontologie des conservateurs traitent habituellement des aspects éthiques de la préservation. Un certain nombre d'associations professionnelles dans le monde se sont dotées d'un ensemble de règles d'éthique, auxquelles il convient de se conformer là où elles s'appliquent. Il n'existe pas de code de déontologie universellement reconnu.
7.10.2 Le Comité consultatif international élaborera
un code de déontologie aux fins du programme.
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