Original anglais CII-96/WS/10
Décembre 1996 LE DEPOT LEGAL DES PUBLICATIONS ELECTRONIQUES Etabli par un Groupe de travail de la CDNL présidé par Brian Lang, Directeur général de la British Library Programme général d'information et UNISIST - Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Table des matières

PREFACE
RAPPEL
INTRODUCTION

SECTION I - DEFINITION DES "PUBLICATIONS ELECTRONIQUES"

SECTION II - COMMENT LEGIFERER SUR LE DEPOT LEGAL DES PUBLICATIONS ELECTRONIQUES
(a) Organe auquel il incombe de prendre l'initiative de proposer une nouvelle législation
(b) Intervention des parties intéressées
(c) Formes que peut prendre la législation
(d) Champ d'application
(e) Les catégories de publications électroniques
(f) Préservation
(g) Terminologie utilisée dans la législation
(h) Quels dépôts conviennent le mieux aux publications
(i) Application de la nouvelle législation

SECTION III - LE TRAITEMENT DES PUBLICATIONS ELECTRONIQUES
(a) Développement des collections
(b) Contrôle bibliographique et création des notices
(c) Enregistrement et vérification initiale
(d) Stockage
(e) Consultation et recherche
(f) Préservation :
(g) Prévoir les ressources nécessaires

SECTION IV - CONCLUSIONS

Appendices
Appendice A - Composition du Groupe de travail
Appendice B - Etat de la question dans différents pays
Appendice C - Etudes de cas : Canada, France et Etats-Unis
Appendice D - Développement des collections -
Appendice E - Contrôle bibliographique et création des notices -
Appendice F - Processus d'enregistrement et vérification initiale
Appendice G - Stockage -
Appendice H - Accès et recherche
Appendice I - Préservation.

PREFACE

Lors de la réunion qu'elle a tenue à Beijing, en août 1996, la Conférence des directeurs de bibliothèques nationales (CDNL) a demandé à l'UNESCO de publier le présent document, afin qu'il fasse l'objet d'une large diffusion dans les Etats membres de l'Organisation. C'est dans le cadre de cette collaboration avec la CDNL qu'a déjà été publiée l'étude intitulée "Bibliothèques nationales : Principes directeurs", établie par Guy Sylvestre, ancien conservateur de la Bibliothèque nationale du Canada (PGI-87/WS/17), et que Peter Lor, directeur de la Bibliothèque d'Etat de Pretoria, en Afrique du Sud, est en train d'établir des "Guidelines for legislation for national library services" (Principes directeurs pour une législation sur les services de bibliothèque nationale).
Le présent document, établi par un Groupe de travail de la CDNL présidé par Brian Lang, directeur général de la British Library, propose aux bibliothèques nationales, de pays développés comme de pays en développement, des principes directeurs sur la manière d'établir des propositions concernant le dépôt légal des publications électroniques et sur les modalités de stockage et d'entretien de ces publications. Il vient donc compléter les "Propositions pour une législation sur le dépôt légal" établies par Jean Lunn en 1981 (PGI-81/WS/23). Les principales raisons d'être du dépôt légal sont de constituer une collection complète des publications nationales et d'établir un registre bibliographique national officiel, afin d'assurer la préservation des publications et de les rendre aisément accessibles. Ces deux fonctions essentielles ont tout autant lieu d'être dans le milieu de l'édition électronique que dans le cadre traditionnel de l'édition sur papier.
Il est certes fort peu probable qu'une seule législation sur le dépôt légal des publications électroniques puisse convenir à tous les pays, mais quiconque est chargé d'élaborer ou de réviser la législation nationale dans ce domaine devrait pouvoir, il faut l'espérer, s'inspirer du texte proposé dans le présent document pour concevoir une législation qui soit dans le même temps conforme aux besoins et à la situation propres à chaque pays.

Abdelaziz ABID
Division de l'information
et de l'informatique
UNESCO

RAPPEL
L'une des principales attributions des bibliothèques nationales consiste à réunir des collections complètes des oeuvres publiées dans le pays, à répertorier et classer ces oeuvres en vue de leur utilisation et à les préserver pour la postérité. Les bibliothèques nationales ont ainsi pu développer leurs collections d'oeuvres imprimées grâce au dépôt légal, qui impose aux producteurs de publications l'obligation juridique de déposer ces oeuvres auprès d'institutions désignées à cet effet. Partout dans le monde, les pouvoirs publics se sont montré favorables au dépôt légal des publications imprimées en arguant du fait qu'il permet d'assurer la préservation, la disponibilité et le répertoriage de la production éditoriale du pays, dans l'intérêt de tous.
L'apparition de nouveaux supports de stockage de l'information, traditionnellement produite sur papier, a amené au sein des bibliothèques nationales un bouleversement dans la manière de penser ce que seront à l'avenir les politiques de collecte et les exigences du stockage des publications, ainsi qu'une prise de conscience du fait que, pour maintenir l'exhaustivité des collections de publications nationales à l'intention des générations présentes et futures, il faudra nécessairement se procurer de plus en plus de documents non imprimés. La Conférence des directeurs de bibliothèques nationales (CDNL) est convaincue que les pouvoirs publics devraient adopter des dispositions juridiques donnant aux bibliothèques nationales le droit de recevoir en dépôt légal les publications non imprimées. La CDNL estime également que les bibliothèques nationales ont le devoir de servir les générations actuelles et futures d'usagers en soutenant par ce biais les études, la recherche et l'activité économique.
En 1994, la CDNL a mis sur pied un groupe de travail chargé d'étudier les questions soulevées par le dépôt légal des publications électroniques. Celles-ci ont été privilégiées parce que, parmi tous les supports de publication existant aujourd'hui, elles posent les plus grands problèmes aux bibliothèques nationales et constituent donc le domaine où la collaboration s'impose le plus.
Le rapport du Groupe de travail contient des principes directeurs dont les bibliothèques pourraient s'aider pour plaider la cause du dépôt légal des publications électroniques et d'une nouvelle législation à cet effet.

INTRODUCTION Le présent document porte sur l'un des aspects fondamentaux de la bibliothèque nationale, celui qui a trait à la constitution de la mémoire historique, documentaire et culturelle du pays. Il est essentiel que chaque pays se dote d'un moyen de répertorier et de conserver à perpétuité l'information enregistrée sur quelque support que ce soit, faute de quoi le passé ne laisserait plus de traces et les recherches antérieures ne pourraient plus être retrouvées, comprises ou reproduites comme il se doit, pour entretenir le cycle continu de l'expérimentation qui fait progresser la connaissance. C'est à cela que sert la bibliothèque nationale. La responsabilité de la collecte proprement dite peut certes incomber à plusieurs bibliothèques, mais c'est à la bibliothèque nationale qu'il revient au premier chef à ce que le patrimoine publié du pays soit convenablement organisé et que les publications soient disponibles, aujourd'hui et demain.
La plupart des bibliothèques nationales ont, selon un usage bien établi, constitué leurs collections par le dépôt légal, mécanisme qui impose officiellement aux éditeurs l'obligation juridique de déposer leurs oeuvres auprès d'institutions dépositaires désignées à cet effet. Dans la plupart des pays, le dépôt légal s'applique en principe aux publications imprimées, parce que l'impression sur papier est, depuis des siècles, le mode traditionnel par lequel l'information s'emmagasine et se montre. L'apparition de nouvelles techniques de production et de communication des publications et l'augmentation du nombre des publications utilisant des supports autres que le papier ont amené certains pays à réviser leur législation sur le dépôt légal pour prendre en compte ces nouveaux modes de publication. En France, pays d'origine du dépôt légal, la législation a connu une évolution progressive, qui s'est toutefois accélérée au cours du XXe siècle. Les derniers changements, intervenus en 1992, instituent le dépôt de pratiquement tous les types de publications, cette obligation s'appliquant non seulement aux publications imprimées mais également aux publications électroniques et autres qui constituent le patrimoine publié de la nation. Il en va de même aux Etats-Unis, où, traditionnellement, la législation sur le droit d'auteur est modifiée pour étendre l'obligation de dépôt aux nouveaux supports au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Dans la plupart des autres pays, la situation est différente. La législation sur le dépôt légal y permet en général à des institutions dépositaires désignées à cet effet de recevoir les publications imprimées et, dans certains cas, les documents audiovisuels, mais pas les publications électroniques.
En 1994, la Conférence des directeurs de bibliothèques nationales a constitué un Groupe de travail (dont on trouvera la composition dans l'appendice A) pour venir en aide aux pays qui ne disposent pas encore d'une législation sur les publications électroniques. Il a été décidé d'étudier la question des publications électroniques parce qu'il s'agit de supports de plus en plus utilisés pour le stockage de publications qui, dans le passé, auraient été imprimées sur papier. D'aucuns estiment que dans certains pays, dans les cinq années à venir, les ouvrages de référence seront couramment publiés sous forme électronique et sur papier et, dans les dix années à venir probablement, la publication électronique prendra le dessus sur l'imprimé dans certains secteurs de l'édition.
Le présent document trace à l'intention des bibliothèques nationales un certain nombre de lignes directrices concernant la manière d'établir des propositions relatives au dépôt légal des publications électroniques ainsi que la manière d'assurer la conservation et l'entretien de ces publications. Il est complété, dans les appendices, par des études de cas sur un certain nombre de pays. Il n'y sera pas question des pratiques et principes généraux du dépôt légal, sujet qui a été examiné comme il se doit dans d'autres publications. Le lecteur pourra en l'occurrence trouver dans le rapport de l'UNESCO publié en 1981, sous le titre "Propositions pour une législation sur le dépôt légal", des renseignements sur les objectifs du dépôt légal, la forme que doit prendre la législation (loi, textes d'application), la nature du dépôt (exhaustif, sélectif), le nombre d'exemplaires et les délais. Le lecteur pourra également consulter le rapport (publié en 1996) sur les travaux de l'atelier organisé par la Commission européenne à Luxembourg le 18 décembre 1995, pour étudier les problèmes qui se posent aux bibliothèques nationales dans les collections en dépôt de publications électroniques, rapport où sont examinées certaines des grandes questions qui se posent actuellement dans le domaine du dépôt légal et de l'édition électronique. Les raisons qui amènent à légiférer sur le dépôt légal peuvent être nombreuses (faciliter la collecte de statistiques nationales sur l'édition, disposer de documents à des fins d'échange, protéger les droits de propriété intellectuelle, etc.), mais l'on part ici du principe que la finalité principale du dépôt légal est de réunir en archives les publications nationales et d'établir une bibliographie nationale officielle. Pratiquement toutes les législations existantes sur le dépôt légal permettent l'exercice de ces deux activités essentielles. Il est donc on ne peut plus indiqué que ces activités s'appliquent au monde de l'édition électronique comme elles s'appliquent à celui des imprimés.

SECTION 1 - DEFINITION DES "PUBLICATIONS ELECTRONIQUES"

L'histoire de la communication s'est accélérée au cours des 40 dernières années avec l'apparition des moyens électroniques de représentation et de transmission de l'information. Chiffres et lettres, images et sons, tout peut désormais être représenté sous forme électronique.
L'on peut décrire l'édition électronique comme étant l'utilisation de moyens électroniques de communication pour mettre l'information à la disposition du public. Les publications électroniques sont mises en mémoire dans des ordinateurs qui permettent soit de les afficher à l'écran soit de les imprimer. L'électronique n'intervient pas nécessairement dans le processus de production lui-même, si ce n'est aux tout derniers stades. L'éventail des possibilités est en l'occurrence très large, puisqu'il va de l'utilisation de l'ordinateur pour une petite partie du processus de production jusqu'à l'automatisation complète dudit processus, si bien qu'il existe déjà toute une typologie des publications électroniques :

équivalents électroniques de publications imprimées : livres, revues, brochures, etc. ;
bases de données interactives contenant, par exemple, des bibliographies, des statistiques, des données spatiales, des images numérisées ou du texte ;
productions multimédia interactives : des jeux par exemple ;
logiciels et systèmes experts ;
nouvelles formes de publication de l'information : services télématiques, groupes de discussion et préimpressions électroniques accessibles en réseau.

Ces publications peuvent être mises à la disposition des usagers, soit sous forme d'objet matériel disquette, CDROM ou autre support autonome , soit par connexion à un serveur central ou, directement, à un réseau informatique. Elles peuvent se présenter sous forme électronique seulement ou à la fois sous forme électronique et sur papier. La publication électronique peut aussi avoir un caractère rétrospectif, lorsqu'elle consiste à convertir sous forme électronique le fonds documentaire existant, afin de le rendre plus accessible, de préserver son contenu ou de l'utiliser pour la production de nouvelles oeuvres.
Avec la multiplication du nombre des ordinateurs et le développement des réseaux électroniques, les auteurs peuvent aujourd'hui contourner les circuits classiques de l'édition et présenter leurs oeuvres sur des réseaux. Jusqu'où ira-t-on dans cette voie ? Nul ne saurait encore le dire, car bien des questions restent à régler. Est-ce que les publications produites de la sorte seront aussi valorisantes pour leurs auteurs ? Seront-elles aussi facilement disponibles que celles produites dans des formes plus traditionnelles ? Qu'en sera-t-il de leur entretien ? Comment seront-elles payées ? Seront-elles admises par les usagers pour tous les types d'information ou pour certains seulement ? Les changements qui seraient éventuellement apportés au processus de publication seront en tout état de cause dans une large mesure déterminés par ce que veulent les lecteurs. Il semble avéré que dans le cas des revues, par exemple, la version électronique et la version imprimée comportent chacune des avantages par rapport à l'autre en fonction du type d'usage considéré. Pour la recherche de l'information, le support électronique est généralement plus commode et rapide que la version imprimée. Pour la lecture, la préférence va généralement à la version imprimée.
De plus en plus, le recours aux techniques électroniques ne vise pas seulement à représenter des objets que l'on associe traditionnellement à l'imprimé, mais également pour représenter des éléments traditionnellement associés à d'autres supports. L'on peut aujourd'hui stocker et transmettre sous forme électronique des séquences vidéo et, depuis un certain temps déjà, des enregistrements sonores. L'apparition de publications électroniques multimédia, combinaisons de textes, de sons et d'images, montre toutes les possibilités de cette nouvelle technologie.
Le contenu du présent document s'applique aux publications en ligne comme aux publications autonomes, y compris celles dites "en parallèle" (publications disponibles sur deux supports ou plus), et aux publications proposées sous forme électronique uniquement. Il s'applique également à la publication rétrospective en cas de production de nouvelles oeuvres, mais pas lorsqu'il s'agit de simples répliques électroniques d'oeuvres existantes publiées à l'origine sur papier.

SECTION 2 - COMMENT LEGIFERER SUR LE DEPOT LEGAL DES PUBLICATIONS ELECTRONIQUES ?

Proposer une nouvelle législation est toujours une tâche de longue haleine qui nécessite bien des efforts et de l'organisation. Il n'existe pas de règles claires et simples sur la manière de procéder. Le Groupe de travail peut tout au plus donner des conseils tirés de l'expérience de ses membres et de celle d'autres pays. Ces conseils portent sur neuf sujets qui concernent soit de manière générale la modification d'une législation, soit plus précisément la façon de légiférer sur les publications électroniques. Le Groupe présente en outre dans les appendices B et C, respectivement, une récapitulation des activités entreprises par les pays qui disposent déjà d'une législation sur le dépôt légal des publications électroniques ou qui envisagent de se doter d'une telle législation et une étude sur les cas du Canada, de la France et des Etats-Unis, trois pays représentés au sein du groupe de travail et qui sont déjà en mesure d'appliquer une législation sur le dépôt légal aux publications électroniques.

(a) Organe auquel il incombe de prendre l'initiative de proposer
une nouvelle législation

Il est conseillé aux pays qui souhaitent légiférer sur le dépôt légal des publications électroniques de suivre la voie empruntée par les pays qui ont déjà vécu ce processus. La tâche d'établir le projet de législation devrait être confiée à une seule institution, celle qui serait en toute probabilité la bénéficiaire du dépôt légal. Il s'agit le plus souvent de la bibliothèque nationale, parce que celle-ci est habituellement l'organe chargé d'établir la bibliographie nationale et de tenir à jour les collections d'imprimés. Il est moins fréquent qu'une administration prenne cette initiative, encore que le cas se soit présenté.
En Australie, au Royaume-Uni et en Espagne, ce sont les institutions dépositaires nationales qui sont à l'origine de la législation. En Australie, la Bibliothèque nationale et les Archives nationales du film et du son ont présenté en 1995 à la Commission de réexamen de la loi sur le droit d'auteur un projet commun tendant à étendre le dépôt légal aux publications autres qu'imprimées. Au Royaume-Uni, la British Library a enclenché le processus d'élaboration d'une nouvelle législation et présenté au Département du patrimoine national une proposition recommandant également l'extension du dépôt légal aux publications autres qu'imprimées. En Espagne, la Biblioteca Nacional a établi un projet de nouvelle législation que le ministre de la culture doit soumettre au Parlement. Aux Etats-Unis, le Bureau du droit d'auteur a rendu obligatoire le dépôt des oeuvres électroniques en promulguant une réglementation au nom de la Library of Congress, dont il relève.
En France, au Danemark et en Finlande, c'est une administration qui a pris l'initiative. En France, la décision d'entreprendre la construction de la nouvelle Bibliothèque nationale de France et l'évolution des nouvelles technologies ont amené le ministre de la culture à mettre le processus en route. Au Danemark, le Ministère de la culture a commandité un rapport recommandant une nouvelle législation couvrant les publications imprimées et non imprimées. En Finlande, le Ministère de l'éducation a créé un groupe de travail chargé d'établir une législation révisée incorporant les publications électroniques.

(b) Intervention des parties intéressées

L'organe chargé d'établir le projet doit être en mesure d'exercer une influence sur les pouvoirs publics, et il devrait consulter toutes les parties intéressées, à savoir les usagers, les éditeurs et les institutions dépositaires. Il doit parfois consulter aussi les organismes publics de financement.
Les usagers actuels et futurs des collections en dépôt légal devraient être en principe favorables à une initiative dont le but est d'accroître le pouvoir de collecte de la bibliothèque nationale. C'est, après tout, l'intérêt des usagers que les bibliothèques nationales ont en vue lorsqu'elles s'efforcent de modifier la législation sur le dépôt légal. Il n'est pas inutile d'encourager dès le départ les usagers à intervenir dans la définition de la forme que prendra la nouvelle législation. Les usagers peuvent avoir des avis intéressants sur les documents à inclure dans le champ d'application de la législation ; ils peuvent aussi avoir des avis intéressants sur les emplacements qui conviennent le mieux aux publications électronique et sur les conditions d'accès à celles-ci. Mais il importe tout autant d'associer dès le début les éditeurs afin d'établir entre eux et la bibliothèque nationale un degré acceptable de compréhension et de confiance mutuelle. Les éditeurs se méfient des répercussions du stockage et de la transmission électronique de l'information. Ils craignent de perdre le contrôle du matériau sur lequel repose leur activité commerciale et appréhendent les pertes financières qui pourraient en résulter. Les bibliothèques doivent trouver un terrain d'entente avec les éditeurs pour faire en sorte que le parti maximal soit tiré de l'accès sans entrave à l'information. Et elles devraient expliquer aux éditeurs les avantages qu'ils pourraient tirer du dépôt légal en termes de publicité et de pérennité.
Les autres grandes parties prenantes sont les institutions dépositaires qui sont déjà légalement habilitées à recevoir des publications en dépôt légal et toute autre institution de ce type qui aurait entrepris de rassembler et tenir à jour des collections de publications électroniques dans l'intérêt de toute la population. La législation existante sur le dépôt légal des imprimés donne une indication du nombre des institutions dépositaires qu'il peut s'avérer nécessaire de consulter. Au Portugal, pas moins de 14 exemplaires de chaque publication imprimée doivent être déposés auprès de diverses institutions. Ce chiffre frise certes la marge supérieure mais il n'est pas rare que la législation stipule qu'au moins six exemplaires doivent être déposés auprès de six établissements différents.

(c) Formes que peut prendre la législation

Le dépôt légal est parfois régi par une loi spécifique, d'autres fois par une loi sur le droit d'auteur et d'autres fois encore par la loi qui régit l'institution dépositaire nationale. La France, la Finlande et la Suède relèvent du premier cas de figure. En France, une nouvelle loi sur le dépôt légal a été adoptée en 1992 et est entrée en vigueur en 1994. Elle s'applique aux documents imprimés et non imprimés. En Finlande, la loi sur le dépôt légal de 1980 couvre l'imprimé, le son et l'image et une loi distincte, de 1984, régit le dépôt légal des images animées, des films et des bandes vidéo. En Suède, la loi de 1978 sur le dépôt légal portait aussi création des Archives nationales du son et de l'image animée. Un texte plus récent, de 1993, étend l'obligation de dépôt légal aux documents électroniques "portatifs" et autres types de documents non imprimés.
En Australie, au Royaume-Uni et aux Etats-Unis, les dispositions régissant le dépôt légal font partie de la législation sur le droit d'auteur. En Australie, les textes relatifs au dépôt légal des "documents de bibliothèque" font partie de la loi de 1968 sur le droit d'auteur, qui confère à la Bibliothèque nationale le statut de dépositaire national desdits documents. Mais la loi entend par "document de bibliothèque" les seules publications imprimées sur papier. La Bibliothèque nationale et les Archives nationales du film et du son ont présenté une proposition commune tendant à élargir la portée de la loi, tout en recommandant que les dispositions relatives au dépôt légal soient maintenues dans la loi sur le droit d'auteur et non incorporées à la loi relative à la Bibliothèque nationale ou érigées en texte législatif distinct. En Australie, le dépôt légal est toujours allé de pair avec le droit d'auteur, aussi aton jugé plus simple de maintenir ce lien et de légiférer sur le premier à l'occasion d'un réexamen de la législation relative au second. Les textes qui régissent actuellement le dépôt légal au RoyaumeUni font partie de la loi sur le droit d'auteur de 1911. La British Library a recommandé que dans le cas des publications non imprimées, la nouvelle législation soit tout à fait distincte du droit d'auteur, afin de bien marquer les différences entre ces deux domaines. Aux EtatsUnis, les obligations en matière de dépôt légal figurent dans la loi sur le droit d'auteur de 1976, qui confère au Bureau du droit d'auteur des EtatsUnis, relevant de la Bibliothèque du Congrès, le pouvoir d'édicter des règles exigeant le dépôt de la "meilleure édition" des oeuvres sur tout support.
Au Canada et en Allemagne, ce sont les lois sur la Bibliothèque nationale qui rendent le dépôt légal obligatoire. Au Canada, ce dernier est institué par l'article 13 de la loi sur la Bibliothèque nationale (RS 1985), qui a été ensuite précisé par la réglementation de 1995 sur le dépôt des ouvrages à la Bibliothèque nationale. En Allemagne, la loi de 1969 relative à la Deutsche Bibliothek institue le dépôt des oeuvres imprimées et une réglementation spécifique en régit les modalités concrètes. En Espagne, la loi de 1971 sur l'Instituto Bibliográfico Hispánico couvre le dépôt légal.
Les projets de textes visant à introduire ou à étendre le dépôt légal doivent être les plus simples possible, afin de faciliter et leur interprétation et leur application. Dans certains pays, le dépôt légal est associé au droit d'auteur, parce que l'enregistrement des documents est nécessaire pour garantir la protection desdits droits. Les publications électroniques sont alors en toute probabilité assujetties aux mêmes obligations d'enregistrement et le lien entre droit d'auteur et dépôt légal serait dans ce cas maintenu.
Lorsqu'il est incorporé à la loi qui régit l'institution dépositaire nationale, le dépôt légal est nécessairement défini en tant que fonction de ladite institution, ce qui laisse entier le problème du rôle des autres institutions nationales de collecte pouvant éventuellement exister dans le pays. Cette incorporation ne pose donc pas de problème s'il existe une seule institution dépositaire, mais elle n'est peut-être pas la meilleure solution dans le cas contraire.
De manière générale, le Groupe de travail propose que les dispositions relatives au dépôt légal des publications électroniques soient incorporées aux dispositions régissant les documents imprimés, si cellesci existent déjà. Les circonstances peuvent, bien évidemment, faire que d'autres solutions soient préférables, par exemple lorsque les possibilités de légiférer sont limitées ou que l'occasion se présente de faire avancer les choses plus rapidement en s'y prenant autrement.

(d) Champ d'application

Les règles qui régissent le dépôt légal s'appliquent normalement aux publications du pays luimême. Lorsque les publications d'autres pays sont touchées, c'est uniquement en cas d'importation ou de réédition. En matière de publications électroniques, l'origine du document est moins facile à déterminer, d'où la nécessité de se poser la question de savoir qu'estce qui doit être collecté et de quelle manière. Certes, des publications électroniques comme les CDROM ne diffèrent pas de l'imprimé de ce point de vue, mais les publications issues de réseaux électroniques sont plus complexes et il peut arriver que plusieurs pays soient le site de leur production et de leur diffusion. Il peut donc s'avérer nécessaire de préciser dans la loi ce que signifie la portée nationale de la loi en pareil cas.

(e) Les catégories de publications électroniques

Le Groupe de travail recommande de proposer une législation qui soit la plus large possible et de veiller à ce qu'elle s'applique aussi bien aux publications qui ne sont produites que sous forme électronique qu'à celles qui sont produites "en parallèle" sur plus d'un support.
Lorsqu'il s'agit d'apporter des modifications au système du dépôt légal, certains pays évitent de mentionner tel ou tel support de publication, afin de ne pas exclure des objets auxquels on n'aurait pas pensé au moment où les propositions de révision ont été établies.
D'autres pays ont choisi une approche plus sélective et précise des supports visés. Le présent document est essentiellement consacré aux publications électroniques, mais il convient de signaler que rien n'empêche de proposer une législation couvrant tout l'éventail des publications : enregistrements sur film, enregistrements sonores, publications électroniques, publications multimédia, microfilms et microfiches et tout autre type de publications existant ou à venir. Il arrive même qu'il faille inclure aussi des documents non publiés, lorsque l'institution bénéficiaire du dépôt légal doit être tout à la fois archives nationales et bibliothèque nationale.
En Norvège et aux Etats-Unis, le dépôt légal porte sur tous les types de publications non imprimées. En Australie, la législation actuelle vise les publications imprimées. La Bibliothèque nationale d'Australie s'emploie à faire réviser cette législation pour l'étendre aux microformes, aux documents audiovisuels, aux publications électroniques tant statiques que dynamiques, autonomes et en ligne et à tous les supports qui pourraient être mis au point à l'avenir. Au Canada, la loi sur la Bibliothèque nationale institue le dépôt légal pour tous les types de publications, imprimées et non imprimées. Au Royaume-Uni, la British Library a proposé qu'une nouvelle législation couvre tous les types de publications non imprimées. Dans le projet danois, il est recommandé d'instituer l'obligation de dépôt pour les imprimés, les microéditions, les enregistrements sonores et vidéo, les émissions de radio et de télévision, les publications multimédia et les publications électroniques statiques et dynamiques. Cette énumération correspond à la portée des textes envisagés par de nombreux pays qui veulent se doter d'une nouvelle législation dans ce domaine.
Certains pays excluent expressément les publications en ligne du champ de toute nouvelle législation. La Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze, en Italie, voudrait inclure les publications autonomes et exclure les publications en ligne. La loi suédoise de 1993 sur le dépôt légal vise les documents électroniques autonomes et certaines autres formes de publications non imprimées telles que les microéditions, mais pas les publications en ligne. Dans un projet de loi présenté au Parlement en 1995, il est recommandé d'exclure non seulement les bases de données en ligne mais également des logiciels tels que les systèmes d'exploitation, les compilateurs et les programmes de traitement de textes. La nouvelle législation française sur le dépôt légal (1992) s'applique aux documents électroniques autonomes mais pas à ceux produits en ligne. Cela étant, elle s'applique aux bases de données, aux logiciels et aux systèmes experts et précise les règles de dépôt applicables à chacune de ces catégories. La Bibliothèque du Congrès collecte, de manière plus ou moins exhaustive, les CDROM par le biais du dépôt légal mais l'on ne peut dire exactement à l'heure actuelle dans quelle mesure elle est habilitée à recueillir les publications en ligne. Lorsqu'elle souhaitera le faire, elle veillera à ce que la loi lui confère expressément ce pouvoir. Le livre blanc sur "La propriété intellectuelle et l'infrastructure nationale de l'information", publié en 1995, propose de réviser les définitions des termes "publication" et "transmission".
Dans certains pays, la législation couvre les publications non imprimées, mais de manière éminemment sélective. En Italie, la loi de 1939 (révisée en 1945) vise les documents imprimés et les bandes vidéo faisant partie intégrante d'un livre. En Espagne, la loi de 1971 couvre les livres, les périodiques, les enregistrements sonores et les productions cinématographiques ; dans les projets de nouvelle législation, il est recommandé de donner à la loi une portée beaucoup plus large pour l'étendre aux programmes informatiques, bases de données, systèmes experts et autres produits de l'intelligence artificielle. La législation allemande actuelle couvre les publications électroniques autonomes et exclut les publications en ligne. Elle exclut également les oeuvres cinématographiques, les enregistrements filmés, les montages audiovisuels et les photographies.
De l'avis du Groupe de travail, s'il y a le moindre doute sur la pertinence d'un objet, mieux vaut l'inclure que l'exclure. Mieux vaut également ne pas établir de distinction entre les formes connectées (en ligne) et autonomes de publication électronique, et les inclure toutes les deux lorsqu'il y a risque d'évolution rapide vers les publications électroniques en ligne. Il appartiendra ensuite à l'institution dépositaire de déterminer quels éléments doivent être retenus pour la collection nationale.

(f) Préservation

Les supports électroniques sont généralement éphémères si l'on ne prend pas soin de faire en sorte qu'ils puissent être reformatés ou régénérés. Il importe dès lors que les dispositions relatives au dépôt légal soient formulées de telle manière que les institutions dépositaires soient autorisées à copier, reformater, régénérer ou transférer les publications déposées, afin d'assurer leur préservation. Si cette autorisation n'est pas accordée, les documents ne peuvent pas être conservés pour la postérité. En Norvège, la loi de 1989 sur le dépôt légal confère à la Bibliothèque nationale le pouvoir de faire des copies de sauvegarde des documents. Aux Etats-Unis, la loi sur le droit d'auteur de 1976 donne aux bibliothèques le pouvoir de faire des copies de sauvegarde utilisables au sein de l'établissement. La Bibliothèque nationale d'Australie a demandé que, dans le cadre de la révision de la loi sur le droit d'auteur, l'institution dépositaire soit autorisée à reformater les documents de leurs collections à des fins de préservation. Un nouveau projet de loi sur le droit d'auteur dont le Parlement canadien est saisi contient une disposition habilitant les bibliothèques à copier une oeuvre de leur collection sur un autre support lorsque le support d'origine est dépassé ou que la technologie requise pour utiliser l'original n'est plus disponible. Toutefois, ce transfert sur un autre support n'est possible que si l'oeuvre n'est pas disponible sur un nouveau support dans le commerce. La British Library s'efforce de faire réviser la législation de manière à permettre la copie de publications électroniques à des fins de préservation.
Le Groupe de travail constate que la préservation des publications électroniques constitue un domaine en développement et que les problèmes qu'elle pose doivent être étudiés séparément. Elle estime néanmoins que toute préservation suppose que le droit de faire des copies de sauvegarde est assuré. Ce droit peut figurer déjà dans les dispositions qui régissent le dépôt légal des publications imprimées, auquel cas il est essentiel qu'il soit étendu aux publications électroniques.

(g) Terminologie utilisée dans la législation

Il n'existe aucune série standard de termes utilisés dans les législations sur le dépôt légal, encore que la nouvelle législation norvégienne, l'une des premières à couvrir dans le détail et les publications non imprimées et les imprimés, ait servi de modèle pour l'élaboration des nouvelles législations de plusieurs pays. Les projets australien et britannique mentionnent tous deux la législation norvégienne comme modèle intéressant, que le Danemark envisage pour sa part de prendre comme base pour organiser sa réforme. La législation norvégienne contient des définitions pour les termes suivants : support, document, éditeur, producteur et importateur. C'est ainsi qu'un "support" est "un moyen de stocker l'information", qu'un "document" est "un (ou plusieurs) exemplaire(s) identique(s) d'un support sur lequel l'information est stockée en vue d'être ultérieurement lue, écoutée, montrée ou transmise". Un support peut être toute forme de vecteur imprimé ou non imprimé. En ajoutant de l'information à un support, on obtient un document. Un document est mis à la disposition du public lorsque "des exemplaires du document sont offerts à la vente, à la location ou au prêt, ou lorsque le document est diffusé selon d'autres modalités hors de la sphère privée". "L'information contenue dans le document est diffusée hors de la sphère privée par voie de présentation, d'affichage, de télédiffusion, de transmission en ligne, etc."
Au Royaume-Uni, le projet de nouvelle législation contient en appendice une série de termes et de définitions tirés de divers glossaires. Cet appendice permet de constater que les termes en usage dans ce domaine sont très nombreux et que certains se prêtent à plusieurs définitions différentes, mais le projet ne recommande pas lesquelles il faut retenir. Par ailleurs, on n'y trouve pas la définition de l'expression "dépôt d'un livre", par laquelle la Bibliothèque nationale du Canada entend le dépôt d'une publication imprimée ou non imprimée. Au Canada, le "livre" y est défini comme étant "un document de bibliothèque de toute espèce, nature et forme, y compris tout document, papier, disque, bande ou autre chose, publié par un éditeur, sur lequel ou dans lequel une information est écrite, enregistrée, mise en mémoire ou reproduite". En Allemagne, le "dépôt d'oeuvres imprimées" fait l'objet d'une interprétation large, couvrant les documents électroniques et autres documents non imprimés diffusés sur un support matériel, donc excluant les documents en ligne. Dans la législation bavaroise, le terme "texte" désigne aussi la parole enregistrée, les partitions musicales et autres représentations graphiques de la musique, les cartes, les plans et atlas locaux ainsi que les montages picturaux.
Le Groupe de travail recommande aux pays désireux d'élaborer une nouvelle législation d'adopter une interprétation large de termes tels que "publication", "livre" et "imprimé", afin de ne pas être contraints par la suite de réviser fréquemment la législation. Les bibliothèques nationales doivent réaliser que plusieurs termes et expressions peuvent avoir le même sens et qu'il convient donc d'être cohérent dans le choix du vocabulaire. Les définitions retenues doivent être conformes à celles qui existent éventuellement dans d'autres textes législatifs du pays (la définition de l'adjectif "public" dans les lois sur la diffamation, par exemple). Les bibliothèques nationales seraient bien avisées d'étudier la législation norvégienne, qui a servi de modèle général à plusieurs pays.

(h) Quels dépôts conviennent le mieux aux publications électroniques ?

Tous les pays ne disposent pas d'un lieu officiel de dépôt des publications électroniques. Le Groupe de travail estime raisonnable de confier au premier chef à la bibliothèque nationale le soin de déterminer les lieux appropriés pour abriter les publications électroniques, à moins qu'il n'existe déjà une autre institution nationale de dépôt qui s'occupe de la collecte desdites publications. Le Groupe de travail estime de même raisonnable de partir du principe que le fonds de publications traditionnellement associé à l'impression sur papier et apparaissant désormais sous forme électronique fera partie des collections de la bibliothèque nationale ou d'une ou plusieurs autres institutions dépositaires déjà habilitées à recevoir des publications imprimées en dépôt légal. Parallèlement à cette recommandation, le Groupe de travail appelle l'attention sur le projet de nouvelle législation du RoyaumeUni où il est recommandé que le pouvoir de décider où sera déposée telle ou telle catégorie particulière de documents soit conféré à un ministère compétent, afin que la bibliothèque nationale ne puisse pas être accusée de pousser à l'adoption d'une nouvelle législation principalement dans le but de développer ses propres collections. Il s'agit là d'une formule que d'autres pays pourraient envisager.
Nombreux sont les objets imprimés dont on peut dire sans risque d'erreur qu'ils reviennent à telle ou telle institution dépositaire, mais cette affectation devient plus problématique lorsqu'il s'agit d'une production multimédia, où coexistent son, images vidéo et texte. La législation norvégienne contient des formules permettant de trancher les cas litigieux, essentiellement en classant le produit multimédia en fonction du support prédominant.

(i) Application de la nouvelle législation

Les pays qui ont commencé à appliquer la législation sur le dépôt légal aux documents non imprimés ont adopté pour ce faire une approche progressive. Le Groupe de travail approuve cette façon de procéder. Au Canada, les CD-ROM et les CD-I sont actuellement collectés et des expériences sont menées en ce qui concerne la collecte et le stockage des publications en ligne. Il y a peu de risques que le dépôt de ces dernières soit exigé avant que n'aient été résolues certaines questions d'ordre juridique, concernant le droit d'auteur notamment. La réglementation sur le dépôt des livres à la Bibliothèque nationale (1995) définit les catégories de documents que les éditeurs ne sont pas tenus de déposer sans une demande spécifique à cet effet (pour la plupart, des documents mineurs ou d'intérêt local, notamment les "délibérations en ligne de groupes de discussion électroniques").
Aux Etats-Unis, on s'intéresse essentiellement aux CD-ROM. La Bibliothèque du Congrès a conclu avec les éditeurs des accords officiels concernant les conditions d'utilisation des CD-ROM déposés. Quatre accords ont été conclus : l'un impose le dépôt de deux exemplaires et autorise l'utilisation de ces exemplaires sur des postes autonomes dans les locaux de la Bibliothèque du Congrès ; un deuxième accord prévoit le dépôt d'un exemplaire unique pour une utilisation simultanée en réseau pouvant aller jusqu'à cinq salles de lecture de la Bibliothèque ; un troisième porte sur le téléchargement, et permet au déposant de décider s'il autorise ou non cette activité ; et le quatrième accord est une déclaration de politique générale sur l'utilisation des CD-ROM au sein de la Bibliothèque du Congrès.
Toujours aux Etats-Unis, les règles qui régissent le dépôt obligatoire des documents non imprimés sont énoncées dans le Code des règlements fédéraux de 1993. Les mesures d'élargissement de la portée de cette réglementation sont délibérément limitées et progressives, et non radicales. Le Bureau du droit d'auteur préférerait une période de relative stabilité juridique à l'adoption de toute une série de nouveaux textes de lois.
En Norvège, la Bibliothèque nationale est habilitée à recevoir tous les types de publications non imprimées. Dans la pratique, elle décide de ce qu'elle doit collecter en fonction de ce que ses moyens techniques lui permettent de gérer.
Les projets britannique et australien de législation élargie recommandent tous deux que le détail du fonctionnement du dépôt légal ne soit pas précisé dans le corps du texte de loi, mais qu'il fasse l'objet de textes d'application consacrés aux différents types de supports, afin de les introduire dans le champ d'application de la loi. La British Library a recommandé que les différentes catégories de publications soient assujetties au dépôt légal, lorsque sont publiés les textes d'application qui établissent :

la définition de la catégorie de publication à déposer ;
la procédure de dépôt de ces publications ;
la (ou les) personne(s) chargée(s) d'effectuer le dépôt ;
la (ou les) institution(s) désignée(s) comme dépositaires ;
les conditions particulières éventuellement imposées à l'institution dépositaire pour l'utilisation et/ou le traitement de ces publications ;
les éventuelles mesures d'incitation au dépôt ou de sanction en cas de non-exécution.

En Espagne, lorsqu'il y a doute sur l'opportunité d'inclure ou non une catégorie de documents, c'est le Directeur de l'Instituto Bibliografico Hispanico qui tranche. Au Royaume-Uni, la British Library a recommandé qu'un organe indépendant aussi bien des producteurs et des éditeurs que des institutions dépositaires soit chargé de donner un avis en cas de doute quant à l'opportunité d'imposer le dépôt de telle ou telle catégorie d'objets.

SECTION 3 - LE TRAITEMENT DES PUBLICATIONS ELECTRONIQUES

Il apparaît donc clairement que la préparation d'une nouvelle législation n'est pas nécessairement une opération simple, mais le temps et les fonds nécessaires pour ce travail sont probablement bien modiques par rapport à ceux qu'exigent l'équipement et le fonctionnement, en permanence et à long terme des installations nécessaires pour assurer l'accès aux publications reçues en dépôt légal.
Les publications électroniques reçues en dépôt légal doivent en effet être identifiées, acquises, enregistrées, cataloguées, stockées et entretenues. Il faut en outre qu'elles soient répertoriées dans la bibliographie nationale, préservées et mises à la disposition des chercheurs. Tout cela vaut également pour les publications imprimées mais semble prendre plus de temps dans le cas des publications électroniques. Par ailleurs, les répercussions d'une opération sur une autre risquent d'être plus profondes que dans le cas des publications imprimées. Les supports électroniques ont une espérance de vie moindre que celle du papier de qualité supérieure, aussi faudra-t-il modifier plus souvent les notices bibliographiques pour y indiquer le transfert de leur contenu sur de nouveaux dispositifs de stockage. Dans le choix du support de stockage et de l'environnement informatique, il faut prévoir la manière dont l'accès et la préservation seront assurés. La mise en place et en oeuvre de chacun de ces processus doit être déterminée en tenant compte de l'interdépendance de tous les processus.
Les problèmes qui risquent de se poser pour la bibliothèque nationale sont loin d'être négligeables. Disposera-t-elle de l'équipement (matériel et logiciel) qui convient pour mettre les publications électroniques à la disposition des usagers ? Disposera-t-elle des compétences techniques qui conviennent pour assurer cet accès ? Pourra-t-elle obtenir des éditeurs toute l'information technique requise pour assurer l'accès aux publications ? La présente section est consacrée à cette question du traitement des publications électroniques, qui est essentielle si l'on veut que le dépôt légal ne devienne pas une fin en soi et que les documents déposés soient accessibles à tous ceux qui ont besoin de les consulter.

(a) Développement des collections

Le dépôt légal doit viser le dépôt exhaustif, et la bibliothèque nationale doit autant que faire se peut concevoir la collecte des documents dans la perspective de l'exhaustivité. Cela dit, la bibliothèque nationale ne doit pas se considérer dans l'obligation de tout recueillir et elle doit se doter d'une politique de développement de ses collections qui lui permette d'opérer une sélection judicieuse.
L'apparition de supports autres que le papier ouvre des possibilités et crée des difficultés qui sont étrangères au monde de l'imprimé. Certaines publications électroniques ne sont que des équivalents numériques de publications imprimées. L'institution dépositaire doit alors décider s'il faut recueillir le document sur les deux supports. Le Groupe de travail constate que chacun des deux offre des possibilités différentes pour les usagers et il hésite donc quelque peu à se prononcer sur la question de savoir si les deux doivent être recueillis. Les éléments à prendre en considération pour se prononcer sont le degré d'identité des deux contenus, l'intérêt de chacun des deux supports du point de vue de la sélection et de la présentation du contenu et la facilité de préservation à long terme.
Certaines bibliothèques nationales peuvent décider de s'en tenir, pour commencer, aux publications qui n'ont pas d'équivalent imprimé, et d'autres aux documents électroniques qui complètent les documents qu'elles collectent depuis longtemps sous forme imprimée. La décision est en l'occurrence affaire de situation et de préférence locales. Et bien d'autres problèmes doivent être pris en compte, lorsqu'il s'agit d'opter pour telle ou telle politique de développement des collections. Des orientations supplémentaires à cet égard figurent dans l'appendice D.

(b) Contrôle bibliographique et création des notices

Il est d'usage pour les bibliothèques de décrire le contenu de leurs collections au moyen de notices bibliographiques réunies dans le catalogue de la bibliothèque. Outre le catalogue de leurs collections, les bibliothèques chargées du dépôt légal sont généralement tenues d'établir et de tenir à jour la bibliographie nationale, c'est-à-dire la liste de la production imprimée du pays.
Il appartient aux institutions qui recueillent des publications électroniques en dépôt légal de décider comment ces publications doivent être cataloguées et s'il convient de les inclure dans la bibliographie nationale. Le Groupe de travail propose que les publications électroniques soient cataloguées, et que ce catalogage soit effectué conformément aux normes internationalement reconnues. Le Groupe de travail constate par ailleurs que les publications électroniques font partie du patrimoine national publié et que, de ce fait, il y a lieu de les inclure dans la bibliographie nationale.
Les exigences de la préservation imposent de se demander dans le cas des publications électroniques s'il faut recueillir des informations supplémentaires par rapport à celles qui sont normalement nécessaires pour établir une notice de catalogage. Il faut par exemple indiquer si un titre a été transféré sur un autre support et, dans l'affirmative, la date de ce transfert et toute éventuelle déperdition de contenu ou d'autres qualités. Il n'existe à l'heure actuelle aucune norme internationale pour consigner ce type d'informations.
La définition de la bibliographie nationale renvoie généralement aux frontières géographiques du pays. Or, ce critère est plus difficile à appliquer dans le cas des publications électroniques, ce qui impose une certaine collaboration internationale pour éviter les "doublons".
Les éléments dont on dispose actuellement laissent à penser que le catalogage des publications électroniques prend plus de temps que celui des publications imprimées. Les choses peuvent évoluer sur ce plan, lorsque les catalogueurs seront plus habitués au maniement des publications électroniques. Les développements possibles sur le plan international en ce qui concerne les normes relatives aux métadonnées pourraient également permettre que soient collectées des données catégorielles qui faciliteraient le repérage et la description des publications électroniques en ligne. On trouvera dans l'appendice E un certain nombre d'autres points qui méritent d'être étudiés plus avant.

(c) Enregistrement et vérification initiale

Les publications imprimées recueillies par le biais du dépôt légal sont enregistrées à leur arrivée à la bibliothèque. Elles sont normalement vérifiées pour s'assurer qu'elles sont complètes et intactes, et un numéro propre à chaque publication leur est attribué, afin qu'elles puissent être retrouvées par la suite. Le dépôt légal exige une comptabilisation rigoureuse. D'une part, les éditeurs tiennent à s'assurer que les publications qu'ils déposent peuvent être retrouvées et sont entre de bonnes mains et d'autre part, la bibliothèque doit être en mesure de savoir ce qui lui est parvenu, afin de déceler les lacunes et de réclamer les objets non déposés.
Les règles applicables aux publications imprimées en ce qui concerne l'enregistrement à l'arrivée, la vérification de l'emballage extérieur, l'affectation d'un numéro d'ordre et les procédures de réclamation devraient s'appliquer également aux publications électroniques. Mais ces dernières appellent un certain nombre de précautions supplémentaires. Il faut par exemple vérifier que les exemplaires fournis le sont sur le support indiqué, si tant est qu'un support a été indiqué (par exemple un CD-ROM en version PC ou Macintosh. Il faut aussi vérifier que toute l'application logicielle normalement vendue avec la publication est déposée et que tous les guides de l'utilisateur et autre documentation technique sont fournis.
La bibliothèque peut constater qu'il lui faut demander non seulement l'emballage normal et les manuels vendus avec la publication électronique, mais aussi des éléments supplémentaires qui lui permettront de transférer les données du support électronique d'origine au support sur lequel elles seront préservées. Toute la documentation ainsi fournie constitue une ressource à part entière, qui revêt un intérêt capital pour la disponibilité à long terme des publications électroniques.
Il est conseillé aux bibliothèques de procéder à des vérifications rigoureuses, par sondage, sur les publications électroniques pour s'assurer qu'elles sont en état de marche et ne sont pas verrouillées (protégées contre la copie), et que le logiciel qui les accompagne est exempt de virus informatiques. Il peut aussi s'avérer préférable de télécharger d'abord une petite partie de la publication pour déterminer si l'intégralité de celle-ci pourra être téléchargée à un stade ultérieur à des fins de préservation. Si le téléchargement ne paraît pas possible, il faut prendre contact avec le déposant pour déterminer quelles dispositions peuvent être prises pour assurer l'accès perpétuel à l'oeuvre. Les résultats de toutes ces vérifications techniques doivent être consignés afin que l'information pertinente puisse être ajoutée sur la notice de catalogage. On trouvera dans l'appendice F un certain nombre d'autres points à examiner sur ce plan.

(d) Stockage

Le stockage sous une forme immédiatement utilisable ne peut intervenir qu'après un certain nombre d'étapes préliminaires. Dans bon nombre de bibliothèques, les publications imprimées sont triées en fonction de certains critères, l'un de ces critères étant les dimensions de la publication. Chaque objet se voit attribuer une cote, qui détermine son emplacement sur les rayonnages et est portée sur la notice de catalogage. Ce système s'applique à pratiquement toutes les publications, mais des démarches supplémentaires s'imposent pour les publications électroniques recueillies en dépôt légal.
Les possibilités de stockage ne sauraient être séparées des possibilités d'accès. Il faut envisager toute une série de formules de stockage possible, compte tenu des arrangements et accords qui régissent éventuellement les conditions d'utilisation. Ces conditions, et types, d'utilisation risquent fort de peser sur le choix des solutions techniques en matière de stockage et d'archivage des publications électroniques. Veut-on un système qui offre un accès national ou international à toute institution ayant intégré un réseau particulier ? Ou veut-on un système qui n'offre un accès qu'aux usagers qui fréquentent les locaux de la bibliothèque ? Dans le second cas de figure, y aura-t-il un point d'accès central dans la bibliothèque ou des terminaux sur chaque bureau ? Une formule que les bibliothèques nationales pourraient envisager consiste à mettre en place un système permettant le stockage intégré de toutes les acquisitions électroniques de la bibliothèque, qu'elles aient été achetées, reçues en dépôt légal, obtenues dans le cadre de partenariats ou d'accords de licence ou numérisées. L'on peut également envisager d'adopter plusieurs systèmes, un pour chaque grand support de publication. Les possibilités de stockage et d'archivage des publications électroniques sont nombreuses. On trouvera des détails supplémentaires à ce sujet dans l'appendice G.

(e) Consultation et recherche

L'accès aux publications recueillies en dépôt légal doit être assuré, même s'il peut y avoir dans certains cas un délai, convenu avec le détenteur des droits d'auteur, avant lequel l'accès n'est pas autorisé. Chaque bibliothèque doit, compte dûment tenu des lois du pays relatives au droit d'auteur et à l'usage loyal, assurer le plus large accès possible aux publications électroniques.
Dans bien des pays, il reste encore beaucoup à faire pour parvenir à un niveau satisfaisant de compréhension et de confiance mutuelle entre la bibliothèque nationale et les éditeurs, pour ce qui est plus particulièrement du dépôt légal et de la transmission électronique des oeuvres publiées. Les bibliothèques ne sauraient se passer du soutien des éditeurs et doivent donc prouver à ces derniers que le dépôt légal n'a pas que des inconvénients, puisqu'il peut apporter aux oeuvres une large publicité ainsi qu'une protection et un entretien à long terme. Il ne s'agirait pas en l'occurrence de simples assurances que le contenu des publications ne sera en aucune manière modifié, mais aussi de garantir que l'accès ne sera autorisé qu'en fonction de règles très claires et strictes. Les termes de l'accord entre les bibliothèques et les éditeurs devront être consignés dans un document. On trouvera dans l'appendice H d'autres éléments d'orientation à ce sujet.

(f)Préservation :

Les bibliothèques nationales doivent prendre les dispositions voulues pour préserver le patrimoine historique, documentaire et culturel publié. Pour plus de détails, voir la SECTION II - (f) Préservation et l'appendice I.

(g) Prévoir les ressources nécessaires

Les bibliothèques nationales auxquelles est conféré le droit de recueillir les publications électroniques en dépôt légal doivent disposer des fonds nécessaires pour acquérir les installations, le matériel et les locaux nécessaires au stockage de ces publications et recruter du personnel suffisamment qualifié pour enregistrer, cataloguer, mettre sur rayons, stocker, préserver et rendre accessibles les publications recueillies. Dans la majorité des cas, sinon dans tous, la bibliothèque n'est pas financièrement en mesure d'entretenir les collections de publications électroniques recueillies en dépôt légal et d'assurer les services de bibliothèque et d'information correspondants sans une dotation financière supplémentaire spécifiquement affectée à cette fin. Le financement nécessaire est fonction de plusieurs facteurs locaux, d'autant que les points de repère en matière de coûts ne sont pas encore bien établis. Aucune indication préalable ne peut être donnée quant à l'ampleur des dépenses à prévoir. Il est néanmoins conseillé aux bibliothèques nationales d'établir une estimation des rythmes de croissance probables de la production de publications électroniques dans le pays afin d'évaluer le volume probable des acquisitions en dépôt légal futures et de recenser les principaux éléments des services de bibliothèque et d'information à fournir, en particulier les tâches qui ne sont pas nécessaires, ou prennent moins de temps, dans le cas des services afférents aux collections imprimées (vérification de la qualité des publications électroniques, assistance technique aux usagers de la bibliothèque, etc.).

SECTION 4 - CONCLUSIONS

Il faut une dose considérable de détermination et d'efforts pour se lancer dans une révision de la législation sur le dépôt légal. Les bibliothèques nationales des pays où les éditeurs ne publient pas encore sur des supports électroniques auraient peut-être intérêt à observer la pratique et les procédures suivies dans d'autres pays, mais il serait préférable qu'ils s'abstiennent d'entreprendre une véritable réforme de la législation sur le dépôt légal tant que l'édition électronique ne sera pas devenue chez eux une réalité qui permette de comprendre et d'apprécier la pertinence de la nouvelle législation.
Le présent document s'adresse essentiellement aux bibliothèques nationales qui se trouvent dans des régions du monde où l'édition électronique est une activité qui existe déjà et paraît sur le point de se développer et de contribuer au même titre que les publications imprimées à l'enrichissement du patrimoine national publié. Comme on a pu le voir plus haut, il n'y a pas de conseils clairs et simples qui puissent être donnés quant à la démarche à adopter. Tout est dans une large mesure fonction du statut accordé à la culture et au patrimoine culturel dans le pays. Une attitude résolument favorable des pouvoirs publics ne peut à l'évidence que faciliter l'accord sur la nécessité de réviser la législation sur le dépôt légal, l'inverse étant vrai dans les pays où le patrimoine culturel ne fait guère partie des priorités politiques.
Abstraction faite de la position des pouvoirs publics, les chances de succès dépendent aussi de l'ampleur des appuis recueillis auprès des fournisseurs d'information. Il est essentiel que dès le départ, des contacts soient établis avec ces derniers et qu'ils soient tenus informés de l'évolution des choses. Il faut aussi parfois que la bibliothèque nationale négocie avec les éditeurs les conditions appropriées pour l'accès aux publications électroniques assujetties au dépôt légal.
Le Groupe de travail conseille aux pays membres d'étudier les procédures et pratiques suivies dans d'autres pays avant de prendre eux-mêmes des initiatives. Il ressort néanmoins du présent document qu'il n'y a pas de procédure standard en la matière. La législation elle-même peut se présenter sous la forme d'une loi sur le dépôt légal, mais aussi figurer dans une loi sur le droit d'auteur ou dans une loi sur l'institution dépositaire nationale. Les catégories de publications électroniques visées par la législation peuvent également varier, allant des seules publications électroniques "portatives" à tous les types de publications électroniques, y compris les publications en ligne. Il n'y a pas non plus de terminologie standard pour définir les publications électroniques et il n'est pas nécessaire que toutes les publications électroniques soient déposées auprès de la bibliothèque nationale. Il est toutefois une formule qui semble se retrouver dans tous les pays possédant déjà une législation et qui consiste à adopter un texte législatif de base puis des textes d'application consacrés à des catégories particulières de publications électroniques. L'obligation de dépôt légal ne devient alors effective que lorsque ces textes d'application ont été adoptés.
Le Groupe de travail encourage les pays qui ne disposent pas encore d'une législation à accorder la plus grande priorité à l'élaboration d'une nouvelle législation et à ne pas se laisser rebuter par l'ampleur de la tâche à accomplir après sa promulgation.
Le Groupe de travail a énoncé un certain nombre d'éléments d'orientation relatifs à l'application de la législation. Il n'est pas en mesure de donner des consignes précises vu l'importance que revêtent à cet égard les pratiques déjà suivies pour le dépôt légal des publications imprimées, le cadre proposé pour la nouvelle législation applicable aux publications électroniques, les types de publications électroniques à inclure dans le champ d'application de la législation, et le nombre des publications électroniques pouvant être assujetties au dépôt légal chaque année.
Le présent document est certes essentiellement consacré aux publications électroniques, mais le Groupe de travail ne pense pas qu'un jour viendra où ces publications se substitueront aux imprimés. L'imprimé ne va pas disparaître. Il conviendrait donc que les législations applicables aux imprimés et aux publications électroniques aillent en parallèle et se ressemblent le plus possible, afin de simplifier les procédures et pratiques relatives à leur application.
Le Groupe de travail espère que les éléments d'orientation fournis dans le présent document alimenteront la réflexion et susciteront d'autres idées, et qu'ils aideront les pays membres à élaborer et appliquer une législation sur le dépôt légal des publications électroniques.

APPENDICES APPENDICE A Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Composition du Groupe de travail

Australie
M. David Toll (jusqu'en mai 1995), puis Mme Margaret Henty
(à partir de mai 1995)
Canada
Mme Ingrid Parent
France
Mme Marcelle Beaudiquez
Norvège
M. Bendik Rugaas
Afrique du Sud
M. Peter Lor
Royaume-Uni
M. Brian Lang
M. Brian Lang a présidé le Groupe de travail, les services de secrétariat étant assurés par la British Library.

APPENDICE B Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Etat de la question dans différents pays

En Australie, le dépôt légal est couvert par la loi de 1968 sur le droit d'auteur et, à l'échelon provincial, par des textes inclus dans ceux qui régissent les bibliothèques des provinces. Les dispositions fédérales sur le dépôt légal ne visent que les documents imprimés, mais la législation de certaines provinces est suffisamment large pour inclure les publications électroniques. En 1995, la Bibliothèque nationale d'Australie et les Archives nationales du film et du son ont présenté à la Commission de réexamen de la loi sur le droit d'auteur un projet tendant à élargir la portée des dispositions sur le dépôt légal pour l'étendre à toute une série de supports jusque-là non visés, ainsi qu'à incorporer le principe du dépôt légal pour tous les supports de publication pouvant être conçus à l'avenir. Ce projet peut être consulté sur le serveur Web Bibliothèque nationale .A titre provisoire, la Bibliothèque nationale recueille un certain nombre de publications électroniques sur CD-ROM et sur disquette, dans le cadre d'un programme de dépôt volontaire qui a permis d'établir de bons contacts avec les éditeurs en prévision de l'instauration du dépôt légal. En liaison avec ce programme, la Bibliothèque a élaboré un texte sur la politique d'accès aux documents déposés. En 1996, la Bibliothèque a lancé des projets pilotes de préservation de publications en ligne australiennes.
Au Canada, la législation sur le dépôt légal fait partie de la loi sur la Bibliothèque nationale. Le dépôt d'un "livre" est censé viser le dépôt de toute publication imprimée ou non imprimée, le "livre" étant défini comme "un document de bibliothèque de toute espèce, nature et forme, y compris tout document, papier, disque, bande ou autre chose, publié par un éditeur, sur lequel ou dans lequel une information est écrite, enregistrée, mise en mémoire ou reproduite". A l'heure actuelle, les acquisitions portent sur les CD-ROM et les CD-I et sur quelques revues électroniques. Par le biais d'Internet, la Bibliothèque nationale recense les revues, textes et bases de données en ligne canadiens et, le cas échéant, en conserve des exemplaires, sous forme imprimée ou électronique, dans le cadre d'un projet pilote sur les publications électroniques mené en collaboration avec les éditeurs. Le rapport final de ce grand projet est aujourd'hui disponible et l'on peut y trouver un certain nombre de recommandations concernant le recensement, l'acquisition, le stockage et le maniement des documents électroniques. Il ne semble pas que l'obligation de dépôt des bases de données en ligne soit instituée avant que n'aient été réglées certaines questions d'ordre juridique, concernant le droit d'auteur notamment.
Au Danemark, où les textes en vigueur, c'est-à-dire la loi de 1927 sur le dépôt légal (plusieurs fois modifiée depuis sur des points mineurs), ne visent que les documents imprimés, un rapport établi (en juin 1995) à la demande du Ministère de la culture recommande que la portée de la loi soit étendue aux microformes, aux enregistrements sonores et vidéo, aux émissions de radio et de télévision, aux produits multimédia et aux publications électroniques, statiques et dynamiques. Il y est en outre proposé d'inclure un certain nombre de types différents de documents électroniques, et de résoudre le problème des nouveaux supports qui seraient mis au point à l'avenir en adoptant un texte de loi de portée générale, que des textes d'application viendraient mettre à jour en fonction des nouvelles formes de documents (comme c'est la pratique actuellement en Norvège). Les produits qui sont continuellement révisés (les bases de données en ligne par exemple) ne seraient déposés que lorsqu'ils cesseraient de faire l'objet de mises à jour, mais les bibliothèques de dépôt devraient avoir le droit de les consulter selon les modalités appropriées. Dans la pratique actuelle, les films danois sont déposés au Musée national du film, conformément à la loi sur le cinéma. Les enregistrements sonores produits dans le commerce sont archivés par le Musée national et les bandes des programmes de radio et de télévision sont déposées auprès des Archives nationales des médias. Les séries de données électroniques produites à l'intention des administrations sont déposées auprès des Archives nationales, et les résultats de recherches sous forme électronique sont recueillis par les Archives numériques danoises.
En Finlande, le décret-loi de 1980 sur les exemplaires de dépôt légal vise les produits imprimés et les enregistrements sonores et visuels, qui sont déposés à la Bibliothèque nationale. Une loi distincte, de 1984, couvre les images animées, les films et les bandes vidéo, qui sont déposés aux Archives finlandaises du cinéma. Ni les émissions de radio et de télévision, ni les publications électroniques n'entrent actuellement dans le champ d'application de la loi. Le Ministère de l'éducation a mis sur pied un groupe de travail chargé de préparer une législation révisée couvrant les publications électroniques et les nouveaux supports.
En France, la loi relative au dépôt légal, la plus ancienne au monde puisqu'elle remonte à 1537, ne visait à l'origine que le dépôt des livres par l'imprimeur. Elle a été par la suite révisée et étendue aux oeuvres photographiques et cinématographiques et au dépôt par les éditeurs (1925), puis aux documents sonores, audiovisuels et multimédia (1943, 1975 et 1977). La loi du 20 juin 1992, entrée en vigueur le 1er janvier 1994, régit la collecte et la conservation de types de documents désignés nommément, la préparation et la publication de bibliographies nationales et la consultation des documents dans des conditions également bien définies, tous ces documents devant être déposés à la Bibliothèque nationale de France et certaines catégories de documents devant être également recueillies par d'autres institutions de dépôt. La loi vise actuellement les documents imprimés, graphiques, photographiques, sonores, audiovisuels et multimédia, quels que soient les moyens techniques par lesquels ils ont été produits, dès lors qu'ils sont mis à la disposition du public par la diffusion d'un support matériel. Il en découle, concrètement, que la loi s'applique aux documents électroniques statiques, mais non dynamiques, et que sont visées les bases de données autonomes, mais non les bases de données en ligne. En 1994, environ 700 titres ont été déposés, la plupart étant des CD-ROM ou produits similaires ; 25 % étaient diffusés sur disquettes de 3,5 pouces et 250 titres étaient des documents multimédia interactifs. Le nombre de titres reçus au cours du premier semestre de 1995 atteint déjà celui du total de 1994. L'accès aux documents ainsi déposés, prévu pour la fin de 1996 dans le nouveau bâtiment de Tolbiac, sera réservé aux "chercheurs" et strictement réglementé.
En Allemagne, la loi relative à la Deutsche Bibliothek (1969), telle que modifiée à la suite de la réunification, impose le dépôt des oeuvres imprimées, définies comme étant toute représentation par écrit, illustration ou son, produite par un procédé de reproduction et destinée à être diffusée. Chacun des 16 länder dispose en outre de sa propre législation sur le dépôt légal, où "oeuvre imprimée" s'entend au sens large, c'est-à-dire y compris les documents électroniques et autres documents non imprimés diffusés sur un support matériel, mais, apparemment, non compris les documents dynamiques. Les films, les bandes vidéo et les émissions de radio et de télévision ne sont donc pas soumis au dépôt légal, même s'il existe diverses archives spécialisées dans ces domaines.
En Italie, la loi en vigueur, celle de 1939 (révisée en 1945), ne vise que les documents imprimés et les bandes vidéo produites à titre de partie intégrante d'un livre. La Biblioteca Nazionale Centrale est en train d'élaborer un projet de loi révisée visant à préserver les "documents destinés à divertir le public par la lecture, l'écoute ou le spectacle". Ce projet couvrira les microformes, les bases de données autres qu'en ligne, quel qu'en soit le support, les documents multimédia, les enregistrements sonores et vidéo, les documents cinématographiques et (de manière sélective) les programmes de radio et de télévision.
Aux Pays-Bas, le dépôt n'est pas imposé par la loi et demeure volontaire. S'agissant des documents imprimés, après plus de dix années de négociations, la production néerlandaise est quasi intégralement déposée. Les négociations avec l'Association des éditeurs néerlandais en vue d'un arrangement analogue pour les publications électroniques ont débuté en 1994. La Bibliothèque royale a créé en 1993 le Dépôt néerlandais des publications électroniques, l'accent étant mis sur l'acquisition de documents, le catalogage en vue de l'incorporation à la bibliographie nationale et le stockage. Des projets pilotes sont en cours d'exécution et le dépôt devrait être pleinement opérationnel d'ici à l'an 2001, encore que l'on n'escompte pas un taux de couverture de 100 % avant cinq à dix ans.
La Norvège applique depuis cinq ans déjà une législation, entrée en vigueur en 1990, qui prévoit le dépôt des documents imprimés, des enregistrements sonores, des films, des bandes vidéo et des documents électroniques tant statiques que dynamiques. Le texte a été conçu de telle manière que les nouveaux formats électroniques puissent être inclus dans son champ d'application. Il contient en effet une autorisation implicite accordée à la Bibliothèque nationale de décider elle-même de ce qu'elle va recueillir, ce qui lui permet d'acquérir pour l'instant le nombre limité de formats qu'elle est en mesure de gérer, tout en lui laissant la possibilité d'acquérir les autres types de documents lorsqu'elle s'estimera techniquement en mesure de les traiter. Un groupe de travail sur les problèmes posés par le dépôt légal des documents publiés électroniquement vient de rendre son rapport, où sont examinés la préservation, le catalogage et d'autres problèmes, ainsi que l'organisation du travail dans le cas des documents électroniques, sur la base de l'expérience acquise par la Bibliothèque nationale en matière de traitement des documents électroniques dans le cadre de la législation existante. Le volume des publications norvégiennes est relativement faible et, en juillet 1994, 240 titres électroniques seulement avaient été recueillis, chacun d'entre eux contenant généralement un certain nombre de documents. Le support privilégié pour le stockage est le CD-ROM plaqué or, sur lequel les documents déposés sont transférés.
En Afrique du Sud, le dépôt légal est institué par la loi du même nom de 1982, qui vise les publications imprimées et prévoit le dépôt de cinq exemplaires. Le Comité des bibliothèques de dépôt légal a entrepris d'établir des propositions de modification de la législation existante afin de combler les lacunes apparues lors de litiges dont les tribunaux ont été saisis. Ces propositions tiendront par ailleurs compte de la nouvelle organisation administrative de l'Afrique du Sud et viseront l'extension du dépôt légal aux publications audiovisuelles et électroniques.
L'Espagne dispose d'une législation qui remonte à 1971 et couvre le dépôt des livres et périodiques, des enregistrements sonores et des productions cinématographiques. La Biblioteca Nacional a établi un projet de révision de cette loi que le ministre de la culture doit soumettre au Parlement, probablement en 1996. Le nouveau texte étendrait le champ d'application de la loi aux documents imprimés, graphiques, photographiques, sonores, audiovisuels et multimédia, par quelque moyen technique qu'ils aient été produits, publiés ou diffusés. Seraient également visés les programmes informatiques, les bases de données, les systèmes experts et tout autre produit de l'intelligence artificielle. Le terme "documents" désigne toutes les formes d'expression des oeuvres ou produits culturels, enregistrés sur quelque support matériel que ce soit. La remise des documents à déposer, qui incombait précédemment aux imprimeurs, serait étendue aux éditeurs, aux producteurs et aux importateurs. Selon certaines indications, la Biblioteca Nacional aurait l'intention d'inclure dans le champ d'application de la loi les documents tant dynamiques que statiques. A l'heure actuelle, les acquisitions, à titre volontaire, portent sur une faible quantité de documents.
Le dépôt légal des documents imprimés est obligatoire en Suède depuis 1661, les bénéficiaires de ce dépôt étant la Bibliothèque royale et six autres établissements. Certains enregistrements vidéo et sonores ont été inclus en application de la loi sur le dépôt obligatoire de 1978, qui portait par ailleurs création des Archives nationales des enregistrements sonores et des images animées. Une loi de 1993 sur le dépôt légal des documents, entrée en vigueur en janvier 1994, impose le dépôt des documents électroniques "portatifs" (c'est-à-dire statiques) et d'autres supports non imprimés tels que les microformes. Les documents électroniques dynamiques ne sont pas visés et il semble que leur inclusion ne soit pas envisagée pour le moment. A l'heure actuelle, c'est aux producteurs qu'il incombe d'effectuer le dépôt de la plupart des catégories de documents (autres que les films), mais la Bibliothèque royale s'efforce d'obtenir que cette obligation soit transférée aux distributeurs/éditeurs de documents électroniques. Une étude de la Bibliothèque royale sur la préservation à long terme des documents électroniques doit être publiée incessamment.
En Suisse, il n'existe aucune loi fédérale sur le dépôt légal, encore que la Bibliothèque nationale soit juridiquement tenue de collecter, cataloguer et conserver l'information, sur tous supports, qui concerne la Suisse et de veiller à ce qu'elle soit accessible au plus grand nombre. Chaque canton a sa propre législation sur le dépôt légal, qui couvre généralement les seuls documents imprimés. La Bibliothèque nationale achète des documents de divers types, y compris sur des supports électroniques statiques, les catalogue et les met à la disposition de ceux qui veulent les consulter, dans une salle multimédia. Les films sont entreposés à la Cinémathèque suisse de Lausanne et les enregistrements musicaux à la Phonothèque suisse de Lugano.
La réglementation actuelle du dépôt légal au Royaume-Uni découle de l'article 15 de la loi de 1911 sur le droit d'auteur, qui n'a pas été abrogée par les lois de 1956 et 1988. Les documents assujettis au dépôt en vertu de cette loi sont les livres, les revues, les magazines, les journaux, les brochures, les plans et cartes et les partitions musicales. Aucune des trois lois susmentionnées ne s'applique aux documents qui ne sont pas imprimés sur papier. En janvier 1996, la British Library a présenté au Département du patrimoine national un projet étendant le dépôt légal à toutes les formes de publications non imprimées, autonomes et en ligne, statiques et dynamiques. Il est recommandé dans ce projet que la nouvelle législation soit certes exhaustive dans sa portée mais que son application soit progressive, débutant par les supports de publication bien établis puis intégrant de manière générale les supports plus récents.
Aux Etats-Unis d'Amérique, toutes les oeuvres protégées par le droit d'auteur et publiées dans le pays sont assujetties au dépôt légal, même lorsque la "notification de droit d'auteur" n'y figure pas (et l'on ne peut donc plus dire que lorsque le producteur d'une oeuvre ne souhaite pas l'enregistrer afin de protéger les droits d'auteur qui s'y rattachent, le dépôt légal n'est plus requis ; désormais, le droit d'auteur existant dès la création d'une oeuvre, toute oeuvre publiée doit être déposée, qu'elle ait été enregistrée ou non). Les catégories de documents soumises à la législation sur le droit d'auteur sont "les oeuvres littéraires, les oeuvres musicales, les oeuvres théâtrales, les oeuvres de spectacle et de chorégraphie, les oeuvres picturales, graphiques et sculpturales, les films et autres oeuvres audiovisuelles, les enregistrements sonores et les oeuvres architecturales". Les programmes informatiques et la plupart des "compilations" sont assimilés à des "oeuvres littéraires". Les règles relatives au dépôt obligatoire de certaines catégories de documents non imprimés, notamment les oeuvres sur support exploitable par une machine et les CD-ROM, mais à l'exclusion des bases de données en ligne, figurent dans le code des règlements fédéraux de 1993. Le Bureau du droit d'auteur considère que tous les types de documents sont assujettis au dépôt légal, mais il n'a pas le pouvoir juridique de collecter certains types de documents, parce que les termes "publication" et "transmission" ne sont pas définis avec précision pour les publications en ligne. La nécessité de réviser éventuellement la législation est examinée dans un livre blanc publié dernièrement et consacré à la propriété intellectuelle et l'infrastructure nationale de l'information.
Afin d'apaiser quelque peu les craintes des éditeurs, les organisations représentatives de ces derniers et la Bibliothèque du Congrès ont signé quatre documents fixant les règles du jeu en matière d'accès aux CD-ROM déposés. Le premier de ces documents énonce la politique générale applicable au sein de la Bibliothèque du Congrès en ce qui concerne l'utilisation des CD-ROM qui lui sont confiés en dépôt. Le deuxième vise les usagers de la Bibliothèque et précise les restrictions touchant l'utilisation des documents téléchargés ou copiés de quelque manière que ce soit à partir des CD-ROM. Les deux derniers documents visent les éditeurs, auxquels est accordée la possibilité de décider s'ils autorisent l'utilisation de leurs CD-ROM sur un poste informatique autonome ou sur un réseau local accessible à partir de terminaux situés dans cinq salles de lecture. Ces accords sont entrés en vigueur en 1993. Lorsqu'un CD-ROM relève de cet arrangement, la Bibliothèque et ses usagers sont tenus de respecter les termes de l'accord applicable. Cela étant, la majorité des CD-ROM qui constituent la collection de la Bibliothèque parviennent à celle-ci par d'autres biais et relèvent de la politique générale de la Bibliothèque ou d'accords de licence.
Une équipe spéciale sur l'archivage de l'information numérisée, créée par la Commission de la préservation et de l'accès et le Groupe des bibliothèques de recherche, a établi un rapport intitulé "Préserver l'information numérisée", qui décrit les enjeux de la préservation et formule un certain nombre de recommandations à cet égard.

APPENDICE C Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Etudes de cas :

Le dépôt légal des publications électroniques au Canada

Dispositions légales
A l'échelon fédéral, le dépôt légal est régi par la loi relative à la Bibliothèque nationale, dont l'article 13 impose à l'éditeur d'un "livre" publié au Canada d'en adresser deux exemplaires à la Bibliothèque nationale. L'éditeur doit effectuer ce dépôt à ses frais et dans la semaine qui suit la date de publication.
Le terme "livre" et l'expression "publié au Canada" sont définis dans l'article 2 de la loi. Le terme "livre" désigne "les documents de bibliothèque de toute espèce, nature et forme, y compris tout document, papier, disque, bande ou autre chose, publié par un éditeur, sur lequel ou dans lequel une information est écrite, enregistrée, mise en mémoire ou reproduite". Quant à l'expression "publié au Canada", elle signifie "destiné à la diffusion publique ou à la vente au Canada..."
Aux termes de l'article 13 de la loi, le ministre est habilité à édicter les règlements spécifiant les catégories de publications assujetties au dépôt légal en un exemplaire seulement et celles pour lesquelles aucun exemplaire n'est requis tant que la Bibliothèque nationale n'en a pas fait la demande expresse.
Historique
Depuis sa promulgation initiale, en 1953, la loi n'a connu qu'un petit nombre de modifications. A l'origine, son article 13 prévoyait le dépôt d'un seul exemplaire lorsque le coût total au détail des deux exemplaires normalement requis était supérieur à 25 dollars. Cette disposition a été modifiée en 1969 pour faire en sorte que le dépôt puisse se faire en un seul exemplaire dès lors que le coût au détail de celui-ci est supérieur à 50 dollars. En 1995, une nouvelle modification de la loi a supprimé toute dérogation fondée sur ce critère de coût.
La définition du terme "livre" a également évolué. Dans la loi initiale (celle de 1953), il désignait simplement "les documents de bibliothèque de toute espèce, nature et forme". Avec la révision de 1969, cette définition a été complétée par le membre de phrase suivant : "y compris tout document, papier, disque, bande ou autre chose, publié par un éditeur, sur lequel ou dans lequel une information est écrite, enregistrée, mise en mémoire ou reproduite".
Les textes d'application, en revanche, ont été modifiés plus souvent. Le règlement relatif au dépôt des livres à la Bibliothèque nationale, établi par le Ministère en application de la loi, a été promulgué pour la première fois en janvier 1953. Des versions révisées ont été promulguées en mars 1953, octobre 1954, mai 1958, août 1969 et, tout dernièrement, avril 1995. Dans la plupart des cas, ces révisions du règlement consistaient à ajouter ou à supprimer des éléments sur la liste des catégories de publication exemptées de l'obligation de dépôt légal.
L'extension du dépôt légal à de nouvelles formes de publication s'est faite par des procédés relativement simples. Les changements apportés à la loi elle-même à cet effet se limitaient au membre de phrase susmentionné qui complétait la définition du terme "livre". L'on pourrait à la limite considérer que même sans cet ajout, la définition initiale était suffisamment large pour couvrir toutes les formes et tous les types de publications. Le règlement, quant à lui, est aménagé de telle sorte que l'obligation de dépôt peut être étendue à de nouvelles formes de publications sans qu'il soit nécessaire de modifier réellement le texte. Dans la mesure où celui-ci ne fait que dresser la liste des dérogations à l'obligation de dépôt, et non celle des catégories de publications assujetties au dépôt, une révision en bonne et due forme du règlement ne s'impose que lorsqu'on veut étendre l'obligation de dépôt à une catégorie de publication qui était précédemment énumérée parmi celles bénéficiant d'une dérogation.
Applicabilité aux publications électroniques
Nonobstant le caractère relativement explicite de la loi et du règlement susmentionnés, la Bibliothèque nationale a coutume de demander un avis juridique avant d'user de son pouvoir, d'exiger le dépôt d'une nouvelle catégorie de publications. En 1992, elle a demandé une opinion juridique sur la question de savoir si les dispositions existantes de la loi sur la Bibliothèque nationale et du règlement relatif au dépôt des livres à la Bibliothèque nationale permettaient d'exiger des éditeurs qu'ils déposent des exemplaires des publications sur CD-ROM. Selon l'opinion juridique prononcée à l'époque, la définition du "livre" dans la loi était suffisamment large pour que l'on puisse y inclure les publications sur supports électroniques tels que le CD-ROM. Tous les produits de ce type "destinés à la diffusion publique ou à la vente au Canada" seraient assujettis à la loi et, le CD-ROM n'étant pas cité parmi les cas de dérogation énumérés dans le règlement, la Bibliothèque était habilitée à exiger le dépôt de ces publications sans que le règlement soit au préalable modifié à cet effet. En foi de quoi, la Bibliothèque nationale a simplement adressé une lettre aux éditeurs les informant qu'ils étaient tenus de déposer leurs nouvelles publications en application des dispositions de la loi et du règlement.
S'agissant de la question de savoir si la Bibliothèque nationale serait obligée de se plier à la demande d'un éditeur qui exigerait que la version périmée d'un CD-ROM lui soit restituée lorsque la version mise à jour est publiée (condition qui est parfois imposée aux acheteurs de CD-ROM), le Conseiller juridique a estimé que, la version mise à jour pouvant être assimilée à une nouvelle publication (tout comme la réédition d'un ouvrage imprimé est assimilée à une nouvelle publication), l'obligation de dépôt légal s'applique séparément à chaque édition de la publication et la Bibliothèque nationale est en droit de conserver les exemplaires déposés de chacune des versions successives.
Sur la question connexe de savoir si la Bibliothèque nationale serait tenue de signer un accord de licence éventuellement joint à un CD-ROM reçu en dépôt légal, le Conseiller juridique a estimé qu'il n'y avait aucune obligation de cet ordre. Il a néanmoins relevé que tout exemplaire reçu en dépôt légal restait protégé par la législation sur le droit d'auteur et que la Bibliothèque serait tenue de veiller à ce que toute utilisation de l'exemplaire déposé soit conforme à ladite législation.
La Bibliothèque nationale a entrepris de demander un avis juridique sur l'applicabilité de la loi et du règlement aux documents électroniques dont le seul mode de diffusion est la téléconsultation en ligne. La question clé sur laquelle porte cette demande d'avis juridique est en l'occurrence celle de savoir si le fait de fournir un accès en ligne peut être assimilé à de l'édition au sens de la loi, l'expression "publié au Canada" signifiant dans celle-ci "destiné à la diffusion publique ou à la vente au Canada". A la suite d'une demande d'opinion juridique, formulée il y a quelques années par la Bibliothèque à propos de l'applicabilité des dispositions concernant le dépôt légal aux clips vidéo de promotion musicale qui sont loués aux stations de télévision pour diffusion mais ne sont pas vendus dans le commerce, le Conseiller juridique avait émis des doutes quant à la possibilité de considérer que les critères de diffusion publique ou de vente étaient réunis dans ce cas de figure. A son avis, l'expression "destiné à la diffusion publique ou à la vente" suppose que l'objet est mis à la disposition du public sur un support matériel, ce qui n'est pas le cas des clips vidéo de promotion. Etant donné l'opinion juridique donnée en l'espèce, la Bibliothèque nationale pose à présent la question de savoir si, en l'absence de copie physique mise à la disposition du public sous forme de bande, de disquette ou de CD-ROM, un éditeur serait tenu de déposer un exemplaire d'un document électronique diffusé dans le public sur le seul mode de la téléconsultation en ligne.
Du point de vue de la Bibliothèque nationale, la question de savoir si la diffusion en ligne peut être assimilée à de l'édition est rendue encore plus complexe par la législation canadienne sur le droit d'auteur. La Loi sur le droit d'auteur entend par "publication" "la mise à la disposition du public d'exemplaires de l'oeuvre". Sont expressément exclus du champ de cette définition la représentation publique d'une oeuvre théâtrale, le fait de prononcer une conférence, l'exposition publique d'une oeuvre d'art et la construction d'une oeuvre architecturale. En 1993, la loi sur le droit d'auteur a été modifiée pour introduire les changements rendus nécessaires par la signature de l'Accord de libre échange nord-américain, si bien que dans le nouveau texte, "la transmission d'une oeuvre au public par télécommunication" figure dans la liste des actes exclus du champ de la définition du terme "publication". Cette définition vaut aux seules fins de la loi sur le droit d'auteur, et n'a aucun effet direct sur ce que l'on entend par "publié au Canada" dans la loi sur la Bibliothèque nationale, mais il se pourrait qu'elle soit prise en considération par les tribunaux en cas de contestation touchant l'application des dispositions relatives au dépôt légal. La Bibliothèque nationale s'efforce donc d'obtenir une opinion juridique sur les incidences de la définition du terme "publication" dans la loi sur le droit d'auteur par rapport tant à la définition de l'expression "publié au Canada" dans la loi sur la Bibliothèque nationale qu'à l'application des dispositions relatives au dépôt légal de cette dernière loi aux documents électroniques diffusés sur le seul mode de la téléconsultation en ligne.
La Bibliothèque nationale a aussi demandé un avis juridique sur la question de savoir si les conditions de licence et autres restrictions imposées par l'éditeur pour l'accès aux documents électroniques en ligne et leur utilisation s'appliqueraient à l'exemplaire déposé auprès de la Bibliothèque nationale en vertu des dispositions de la loi relatives au dépôt légal.
La Bibliothèque nationale ne compte pas acquérir de tels documents par le dépôt légal avant d'avoir obtenu un avis juridique sur toutes ces questions.
Projet pilote sur les publications électroniques
La Bibliothèque nationale n'a certes pas encore imposé le dépôt légal des publications électroniques en ligne mais, en attendant, elle a pris contact avec les éditeurs d'un certain nombre de publications électroniques qui ont fait savoir qu'ils étaient disposés à collaborer avec elle pour copier une version de leur publication aux fins d'archivage à la Bibliothèque, celle-ci étant autorisée à mettre cette copie à la disposition de ses usagers sur ses propres serveurs. La Bibliothèque nationale du Canada s'attache plus particulièrement à acquérir les publications en ligne produites par le gouvernement fédéral. L'arrangement conclu à cet effet a donné de bons résultats et a permis à la Bibliothèque d'apprendre à localiser, consulter, copier, archiver et rendre accessible un large éventail de publications électroniques en ligne. La Bibliothèque peut dès lors commencer à prendre les dispositions voulues pour amener la communauté des éditeurs à accepter que ce type de publications soit assujetti au dépôt légal au même titre que tous les autres. Si le dépôt légal est étendu aux publications en ligne, que ce soit dans le cadre des dispositions actuelles de la loi ou par une modification de celle-ci, il importera au plus haut point que les éditeurs soient consultés avant l'adoption de toute modification. L'expérience pratique acquise dans le cadre de ce projet pilote sur les publications électroniques devrait contribuer à rendre ces consultations plus utiles et productives.
L'expérience acquise par la Bibliothèque nationale en matière d'acquisition, de stockage, de catalogage et de mise à disposition des publications en ligne est décrite dans un rapport récapitulatif qui peut être consulté sur le site Web de la Bibliothèque.

Le dépôt légal des documents électroniques en France

I. Législation
L'extension du dépôt légal à l'édition électronique est une conséquence logique de l'inclusion de la protection des logiciels dans la loi du 3 juillet 1985 sur le droit d'auteur. De ce fait, les documents électroniques entrent désormais dans le champ d'application des dernières dispositions juridiques relatives au dépôt légal (loi du 20 juin 1992 et décret du 31 décembre 1993).

II. Typologie des documents électroniques assujettis au dépôt légal
et dispositions juridiques correspondantes

Les documents électroniques ne sont pas mentionnés sous cette appellation dans le texte, qui contient l'énumération suivante : "les progiciels, les bases de données, les systèmes experts et les autres produits de l'intelligence artificielle".
Les documents électroniques doivent être déposés "dès lors qu'ils sont mis à la disposition du public par la diffusion d'un support matériel quelle que soit la nature de ce support", ce qui exclut implicitement du champ d'application de la législation française les données électroniques en ligne.
La législation ne mentionne aucun type de support matériel, ce qui la rend plus évolutive. De ce fait, les progiciels, les bases de données, les systèmes experts et les autres produits de l'intelligence artificielle sont assujettis au dépôt légal quel que soit le support sur lequel ils sont produits et diffusés (disquettes d'ordinateur, CD-ROM, CD-I, photo-CD, bandes magnétiques, etc.). Pour des raisons pratiques internes, il a été décide de ne réclamer que les titres exploitables sur micro-ordinateur (PC ou Macintosh et systèmes d'exploitation Windows 95, Windows NT, UNIX, etc.). Malgré cette restriction, les matériels périphériques et les environnements logiciels demeurent très divers.
Sont assujettis au dépôt légal les documents électroniques mis à la disposition du public par vente, par location ou même gratuitement (ce qui exclut les documents produits pour les besoins spécifiques internes d'une entreprise ou d'une administration).
Doivent être déposés les documents publiés/produits en France. C'est à l'éditeur/producteur qu'il incombe d'effectuer le dépôt. Les importateurs qui introduisent en France des titres étrangers à cent exemplaires ou plus sont également tenus de déposer ces documents.
Chaque titre doit être déposé en deux exemplaires, sous la forme dans laquelle il est publié, accompagnés de la documentation appropriée (manuel d'installation, etc.). Toute nouvelle édition ou mise à jour doit être déposée.
La loi établit une distinction entre deux grandes catégories de documents électroniques (encore que cette distinction tende à perdre de sa pertinence) :

* Bases de données, qui doivent être recueillies de manière exhaustive.
* Progiciels, et systèmes experts, qui doivent être recueillis de manière sélective, seuls les produits et systèmes représentatifs de la production logicielle étant retenus. Une commission ad hoc a été créée pour établir les critères officiels de sélection.
Dépôt légal des oeuvres multimédia
Dans la législation française, les oeuvres multimédia constituent une catégorie à part, distincte des logiciels et des bases de données informatiques.
Les documents multimédia sont assujettis aux mêmes règles que les bases de données (dépôt en deux exemplaires, pas de sélection), même s'ils sont à l'heure actuelle déposés avec les documents audiovisuels, mais la portée de ces règles diffère sur deux points.
En premier lieu, l'obligation de dépôt s'impose non seulement lorsque le document multimédia est publié pour le grand public, mais aussi lorsqu'il est produit pour un public déterminé (dès lors que celui-ci dépasse le cercle de famille) ; il en résulte que la portée de l'obligation de dépôt est beaucoup plus large que dans le cas des bases de données, puisqu'elle s'étend aux titres destinés à l'usage interne d'une entreprise ou d'une administration.
La seconde différence tient au fait que les titres importés doivent être déposés dès que le nombre d'exemplaires importés atteint 50 (alors que le seuil est de 100 exemplaires pour les bases de données).
La législation actuelle sur le dépôt légal distingue donc trois types de documents électroniques, ce qui crée parfois des problèmes d'application, surtout lorsqu'un titre n'est pas facile à classer comme base de données ou comme progiciel, ou encore comme progiciel ou base de données multimédia.
III. Application du dépôt légal aux documents électroniques
Le service chargé des publications électroniques a été créé en 1993 et est devenu pleinement opérationnel en janvier 1994, après la parution du décret d'application. Pour l'instant, il ne recueille que les bases de données et ne passera aux progiciels que lorsque les critères dont il a été question plus haut auront été définis (fin 1996 au plus tard, semble-t-il). En mai 1996, ce service comptait trois employés (un informaticien et deux sous-bibliothécaires).
L'action entreprise à titre préalable a consisté à informer les déposants éventuels de la nouvelle législation, en particulier les nouveaux éditeurs/producteurs récemment entrés dans la profession et peu au fait de la législation sur le dépôt légal.
A ce jour, le fonds atteint 1.800 titres, dont les publications en séries (environ 35 titres courants), des publications officielles, des ouvrages de référence et des dictionnaires, et la majorité des bases de données en ligne françaises publiées sur CD-ROM ou disquettes. L'enseignement et la formation, les applications professionnelles (comptabilité, conception, etc.) et les arts et loisirs sont les secteurs numériquement les plus représentés. Le service répertorie 800 éditeurs/producteurs (dont 300 sont des déposants actifs) sur une base de données interne, avec indication des titres à paraître ou dont le dépôt doit être réclamé.
IV. Catalogage et traitement

Chaque titre reçu est systématiquement installé et vérifié au regard de sa notice d'installation. Le service établit ensuite une fiche technique indiquant la configuration matérielle et logicielle au moyen de laquelle le document a été installé. Si le document ne peut pas être installé ou ne fonctionne pas convenablement (bogues, etc.), il est renvoyé au producteur/éditeur.
Le catalogage est effectué à partir de l'écran de titre, en suivant les règles françaises de catalogage (AFNOR NF Z 44082 Catalogage des documents électroniques), qui sont actuellement examinées par les pouvoirs publics et deviendront bientôt la norme officielle. Cette norme est tirée de l'ISBD (CF), également en cours de révision. Les données sont entrées en format INTERMARC dans la base de données bibliographiques BN-OPALE de la BnF . Le cataloguage-matière est effectué sur la base des rubriques du système RAMEAU (version française du LCHS).
Désinstallation du document.

V. Préservation
Pour le moment, les publications électroniques demeurent sur leur support d'origine, dans un magasin provisoire. La majorité sera conservée à l'abri de la poussière, dans des boîtes cartonnées et sur des disquettes glissées dans des pochettes antistatiques. Les données sur support magnétique sont en outre transférées sur CD-ROM, ceci pour le court terme.
A plus long terme, la BnF compte mettre en oeuvre une double démarche de préservation :

Préservation du support matériel (support d'origine et documentation annexe), qui relève des techniques de préservation et de stockage "classiques" (température, hygrométrie, etc.) dans le centre technique de la BnF à Marne-La-Vallée.
Préservation du contenu (données et programmes), par des moyens techniques actuellement à l'étude (une étude de faisabilité est en cours pour examiner les diverses formules possibles de stockage et de recherche sur support optique).

VI. Accès public
En règle générale, les documents acquis par le biais du dépôt légal ne peuvent pas être consultés par le grand public ; ils ne sont accessibles qu'aux lecteurs qui effectuent des recherches à la Bibliothèque nationale de France. Ce principe sera appliqué aux documents électroniques, dont l'accès sera, dans un premier stade (à partir de 1997), organisé comme suit :

Accès réservé à des personnes désignées nommément.
Consultation uniquement dans les locaux de la Bibliothèque (pas de prêt).
Documents installés au préalable par un technicien de la Bibliothèque (pas de manipulation des documents par le lecteur).
Accès sur poste autonome, sans impression ni téléchargement (pas d'accès en réseau).
Pas de présentation publique (sur écran ou autre support).

Ces dispositions ont été prises pour protéger les droits des auteurs et des éditeurs, mais elles évolueront avec la mise en place de dispositifs logiciels de protection des droits d'auteur (codage numérique des documents).

Dépôt des oeuvres exploitables sur machine auprès de la Bibliothèque du Congrès des Etats Unis

Dépôt obligatoire en vertu de la loi sur le droit d'auteur

Aux Etats-Unis, le dépôt des documents dans les collections de la Bibliothèque du Congrès relève de la législation sur le droit d'auteur. Le champ d'application de cette législation ne se limite aucunement aux documents imprimés. La Bibliothèque a donc toujours été en mesure de recueillir d'autres formes de documents, mais l'évolution récente du secteur a fait qu'elle est aujourd'hui davantage tenue de fournir des garanties concernant les oeuvres qui sont déposées sous forme électronique, en n'autorisant pas le prêt de ce type de documents par exemple.
Depuis le 1er janvier 1978, les dispositions relatives au dépôt obligatoire se trouvent dans l'article 407 de la loi de 1976 sur le droit d'auteur (titre 17 - Congrès des Etats-Unis). En vertu de ces dispositions, le détenteur des droits d'auteur ou des droits exclusifs sur une publication est tenu de déposer au Bureau du droit d'auteur deux exemplaires (ou enregistrements phonographiques) de cette publication, et ce, pour toute oeuvre publiée aux Etats-Unis, exemplaires dont la Bibliothèque du Congrès peut user et disposer. Le dépôt doit s'effectuer dans les trois mois qui suivent la publication, et le détenteur des droits d'auteur est passible d'une amende si le dépôt n'est pas effectué alors que le Directeur général du Bureau du droit d'auteur a formulé une demande en ce sens.
La "Règle de la meilleure édition" (Best Edition Statement) de la Bibliothèque du Congrès précise les obligations en matière de dépôt lorsque plusieurs éditions de l'oeuvre sont publiées. Le Directeur général du Bureau du droit d'auteur peut exempter telle ou telle catégorie de documents de l'obligation de dépôt énoncée dans l'article 407, ou ne réclamer qu'un seul exemplaire ou enregistrement phonographique. Les règles pertinentes du Bureau du droit d'auteur se trouvent dans le titre 37 du Code des règlements fédéraux, au paragraphe 202.19.
Lorsque ce règlement a été adopté pour la première fois, en 1978, les oeuvres exploitables sur machine n'étaient pas très répandues sur le marché et la Bibliothèque avait exempté de l'obligation de dépôt toutes celles qui étaient publiées uniquement sur un support exploitable sur machine. Ces oeuvres demeuraient néanmoins soumises à la législation sur le droit d'auteur et, aux fins de l'enregistrement prévu à l'article 408, le demandeur pouvait soumettre des éléments d'identification (par exemple la première et les 25 dernières pages du code source d'un programme informatique ou d'une base de données).

Les collections de documents exploitables sur machine

Avec la généralisation des logiciels et des bases de données informatiques, la Bibliothèque a été amenée à consacrer une salle de lecture spéciale aux collections de documents exploitables sur machine, pour que les chercheurs puissent consulter ces documents et pour constituer des archives nationales de données et de programmes micro-informatiques. Le but était en l'occurrence de mettre à la disposition du public sous forme électronique des données jusque-là disponibles uniquement sous forme imprimée (encyclopédies, ouvrages de référence, etc.) ainsi que des logiciels informatiques, le tout regroupé en un lieu central où les futurs chercheurs pourraient étudier la révolution informatique. A l'heure actuelle, la Bibliothèque ne recueille pas les bases de données.
S'étant donné pour objectif d'élargir le champ de collecte de la Bibliothèque, le Bureau du droit d'auteur a adopté, le 16 octobre 1988, des dispositions réglementant le dépôt de certaines oeuvres exploitables sur machine et mises à la disposition du public (c'est-à-dire qui ne font pas l'objet d'une diffusion véritablement limitée). Il a rapporté la dérogation au dépôt obligatoire pour les exemplaires exploitables sur machine et imposé le dépôt des oeuvres publiées sur un support exploitable sur ordinateurs compatibles IBM ou Macintosh.
Le choix d'IBM et de Macintosh a été inscrit dans la Règle de la meilleure édition de la Bibliothèque (dont la salle de lecture était équipée de matériels de ce type). La réglementation relative au dépôt obligatoire (37 C.F.R. par. 202.19) réserve désormais la dérogation concernant les exemplaires exploitables sur machine aux bases de données automatisées consultables uniquement en ligne, mais permet le dépôt d'un seul exemplaire au lieu de deux, lorsque le produit n'est pas équipé d'un dispositif de verrouillage.
Pour faire droit aux préoccupations des éditeurs, des restrictions ont été imposées aux chercheurs qui fréquentent la salle de lecture réservée aux collections de documents exploitables sur machine. Les usagers de la Bibliothèque n'ont pas le droit d'insérer leurs propres disquettes dans la machine, le personnel de la Bibliothèque contrôle l'utilisation des machines, les lecteurs de disquette peuvent être verrouillés par des dispositifs spéciaux et les manuels accompagnant les exemplaires déposés ne peuvent pas être photocopiés. Les usagers ne peuvent disposer d'aucun moyen de transmettre électroniquement des documents hors de la salle de lecture. En tout état de cause, celle-ci est désormais fermée et ses collections ont été réparties sur les autres salles de lecture, mais des mesures et procédures de sécurité analogues sont appliquées dans ces autres salles.
Dépôt des CD-ROM pour enregistrement
Devant la généralisation de l'édition sur CD-ROM, la Bibliothèque du Congrès a décidé d'accroître sa collection de CD-ROM, pour en faire bénéficier ses usagers mais aussi pour en améliorer le stockage et la préservation. Le 19 septembre 1991, le Bureau a modifié les règles relatives au dépôt des oeuvres gravées sur CD-ROM aux fins d'enregistrement des droits d'auteur au titre de l'article 408. Il exige désormais le dépôt du CD-ROM complet, c'est-à-dire y compris le logiciel d'exploitation, le manuel d'utilisation et une version imprimée de l'oeuvre lorsqu'il y en a une, alors qu'il n'exigeait auparavant que des éléments d'identification de l'oeuvre. Cet amendement précise donc que l'ensemble du CD-ROM constitue la forme voulue de dépôt des oeuvres qui y figurent, tant pour l'enregistrement au titre du droit d'auteur que pour le dépôt légal. Aucun changement n'a été apporté aux règles relatives au dépôt des bases de données automatisées et des compilations d'oeuvres qui ne sont disponibles qu'en ligne ou ne sont pas disponibles sur CD-ROM (dans ces cas de figure, il demeure possible de déposer, en un seul exemplaire, des éléments d'identification sous une forme visualisable).
Les accords sur le CD-ROM
En 1992, des représentants des industries de l'information et de l'édition ont fait part à la Bibliothèque de leur préoccupation devant l'utilisation des CD-ROM par le personnel et les usagers de la Bibliothèque, laquelle avait de son côté ses propres préoccupations. Elle recevait déjà des CD-ROM dans le cadre d'accords de licence avec les éditeurs et allait désormais recueillir des exemplaires dans le cadre d'un dépôt à la fois obligatoire et permissif. En règle générale, la Bibliothèque du Congrès n'accepte pas de se lier par des accords de licence touchant l'utilisation des exemplaires en dépôt, qu'elle estime être sa propriété. Elle voulait en outre qu'il y ait un ensemble uniforme de conditions d'utilisation et non une diversité de règles pour les différents produits sur CD-ROM.
A l'issue d'une série de réunions entre les représentants des éditeurs et ceux de la Bibliothèque, les accords sur le CD-ROM ont été conclus en 1993. Il s'agit en l'occurrence de deux versions d'un même accord, connues sous les appellations de "Version monoposte" et "Version serveur de fichiers central". L'accord sur le serveur central donne à la Bibliothèque le droit d'utiliser les CD-ROM sur un réseau local couvrant au maximum cinq salles de lecture différentes pour l'ensemble des bâtiments de la Bibliothèque du Congrès sur le Capitole. Quant à l'accord sur l'utilisation en monoposte, il permet à la Bibliothèque d'utiliser deux CD-ROM sur deux machines autonomes.
En vertu de ces accords, l'éditeur doit effectuer le dépôt dans les 60 jours qui suivent la première publication. Les usagers de la Bibliothèque peuvent effectuer des recherches dans l'oeuvre et imprimer les résultats de cette recherche, mais la Bibliothèque ne peut pas utiliser ces CD-ROM pour fournir des services payants (produits à la demande d'un client). Les CD-ROM sont entreposés dans des zones sûres et manipulés sous la supervision d'agents de la Bibliothèque habilités à cet effet. La Bibliothèque n'a pas à rendre les CD-ROM remplacés par une version ultérieure mais elle doit les conserver à part et rendre inutilisables les exemplaires qu'elle ne souhaite pas conserver.
Les déposants décident librement d'autoriser ou non le téléchargement de parties limitées du produit ; s'ils décident d'autoriser le téléchargement, ils peuvent exiger que l'usager de la Bibliothèque signe un accord de téléchargement, que la Bibliothèque conserve pendant au moins six années. Les déposants décident aussi du sort qui doit être fait aux oeuvres que la Bibliothèque décide ultérieurement de ne plus conserver, à savoir si la Bibliothèque peut utiliser ces oeuvres à des fins d'échange ou de don entre institutions.
Ces accords sont volontaires : les détenteurs de droits d'auteur qui déposent des CD-ROM en dehors de ce cadre sont soumis aux règles normales du dépôt : pour l'enregistrement du droit d'auteur, l'ensemble du CD-ROM doit être soumis (un exemplaire, les logiciels annexes et une version imprimée si l'oeuvre est publiée sur les deux supports) et pour le dépôt légal, un exemplaire de la meilleure édition doit être soumis (y compris toute la documentation accompagnant le produit).
Sécurité des collections de la Bibliothèque sur supports électroniques
Les débats suscités dernièrement par les problèmes de droit d'auteur liés au dépôt de documents électroniques auprès de bibliothèques tournaient autour de la question des garanties qui protégeraient les détenteurs du droit d'auteur et l'intégrité de l'oeuvre.
Dans le rapport de 1993 du Comité consultatif sur l'enregistrement des droits d'auteur et le dépôt (ACCORD), il est recommandé de renforcer les dispositions de l'article 407 relatives au dépôt obligatoire afin d'enrichir les collections de la Bibliothèque. Ces dispositions engloberaient alors les oeuvres diffusées dans le public par quelque moyen que ce soit, y compris les programmes de retransmission et les bases de données en ligne. Certains membres du Comité "ACCORD" étaient favorables au souhait de la Bibliothèque de recueillir ces oeuvres, mais ont reconnu qu'en ce qui concerne les supports électroniques, les bases de données en ligne en particulier, l'étude attentive et la mise au point de clauses de garantie devaient précéder toute modification d'ordre législatif ou administratif. S'agissant des "programmes de retransmission" tels que la radio et la télévision, une recommandation du Comité tendait à autoriser la Bibliothèque à les enregistrer en cours de diffusion, sous certaines conditions réglementaires, au lieu d'exiger des exemplaires sur papier. Le Comité recommandait en outre d'entreprendre toute une série d'études et de consultations avant l'adoption de toute réglementation de contrôle de ces procédés et d'étudier notamment leurs incidences éventuelles pour les bases de données en ligne.
Ces discussions participent par ailleurs du grand débat actuel sur les infrastructures nationales et mondiales de l'information.

APPENDICE D Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Développement des collections - points à examiner

Appliquer les mêmes critères de sélection que pour les publications imprimées reçues en dépôt légal, en s'intéressant essentiellement aux pièces dont le contenu et la valeur intellectuelle sont similaires à ceux des documents assujettis au dépôt en tant qu'imprimés.
S'occuper au départ des documents dont le maniement est aisé, par exemple les types de supports (CD-ROM, CD-I) et de formats (ASCII, Postscript) standard, puis passer progressivement aux autres supports et formats, à mesure que l'on gagne en expérience (concernant les publications en ligne, par exemple) et que les ressources le permettent.
S'intéresser au départ aux publications électroniques de nouveaux éditeurs, avec lesquels le risque qu'il y ait un équivalent imprimé pouvant faire double emploi est moindre.
S'intéresser au départ aux publications d'éditeurs traditionnels, présents de longue date sur le marché, et établir progressivement des liens avec d'autres éditeurs plus récents.
Ne pas s'occuper tout de suite de produits électroniques utilisant de nouveaux supports ou formats d'édition et s'assurer d'abord que ces derniers ont un avenir.
Ne retenir que les publications électroniques qui peuvent être acquises et stockées sur place par la bibliothèque de dépositaire. Le dépôt ne consiste pas à fournir l'accès à des publications qui se trouvent ailleurs.
Ne pas utiliser le format des données, le support d'édition ou la durabilité du support comme critères de sélection. Si l'original se présente sous une forme que l'institution dépositaire n'est pas en mesure de traiter, et si les autorisations voulues peuvent être obtenues, transférer la publication sur un support que l'institution peut traiter.
Si la législation ne précise pas sa portée géographique, déterminer ce qu'il faut inclure et ce qu'il faut exclure parmi les catégories suivantes :
- les publications diffusées à l'intérieur du pays,
- les publications dont l'éditeur/importateur/distributeur a son siège dans le pays,
- les publications qui se rapportent au pays, à sa population ou à sa culture,
- les publications sélectionnées sur la base de la nationalité de l'auteur,
- les publications relevant des collections de dépôt légal d'autres pays.
(Il convient de garder à l'esprit que les dispositions relatives au dépôt légal ne peuvent s'appliquer qu'à l'intérieur des frontières juridictionnelles du pays. La portée de la législation ne saurait donc s'étendre à d'autres pays, si ce n'est par application à des publications importées.)
S'agissant des publications produites en parallèle, sous forme imprimée et électronique, déterminer si les différences entre les deux versions sont suffisamment importantes pour justifier l'acquisition des deux. Pour ce qui est des publications produites en deux versions électroniques ou plus (versions compatibles IBM et Macintosh, versions en ligne et autonome, etc.), déterminer également s'il faut acquérir toutes les versions.
Les publications qui sont souvent mises à jour doivent en principe être déposées suffisamment souvent pour que toute l'information qu'elles contiennent durant leur durée de vie soit déposée. Si les ressources pour ce faire viennent à manquer, essayer d'obtenir des échantillons représentatifs.

APPENDICE E Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Contrôle bibliographique et création des notices - points à examiner

Introduire les publications électroniques dans la bibliographie nationale.
Il est conseillé, pour faciliter la tâche des lecteurs, d'inclure les notices bibliographiques des publications électroniques dans le même catalogue que les autres notices. Il convient toutefois de veiller à ce qu'il y ait un moyen d'identifier ces publications pour pouvoir en dresser la liste à des fins de préservation et autres.
Les notices doivent être établies selon des règles de catalogage harmonisées.
Ne pas créer de toutes pièces de nouvelles notices lorsqu'il est plus rentable de les obtenir auprès d'autres sources.
Le dépôt légal des publications électroniques étant un domaine nouveau et encore en gestation, la bibliothèque nationale ne sera pas de sitôt en mesure d'inclure dans la bibliographie nationale la majorité des publications électroniques disponibles si elle se fie pour cela à ses seules collections. Il faut donc qu'elle ne s'en tienne pas à la collection du dépôt légal pour inclure les publications électroniques, et qu'elle exploite d'autres sources bibliographiques, lorsque cela est possible et souhaitable.
Ajouter les éléments d'information ci-après aux notices bibliographiques standard ou créer des fiches techniques distinctes à cet effet :
- liste de tous les éléments accompagnant la publication d'origine,
- description du format et du support de stockage (pour l'exemplaire d'origine et/ou d'archive),
- instructions éventuellement nécessaires pour l'installation,
- description de toute différence éventuelle entre la copie d'archive et l'original,
- indication des lieux de stockage des matériels accompagnant la publication lorsque celle-ci n'est pas entreposée au même endroit,
- indication du lieu où se trouve la copie d'archive,
- indication du lieu où se trouve le réseau d'origine dans le cas d'une publication en ligne.
Affecter et consigner, le cas échéant, un numéro d'enregistrement international (cote ISSN ou ISBN, par exemple).
Pour l'établissement des notices bibliographiques, assimiler les publications électroniques qui sont souvent modifiées à des publications en série, en créant une entrée "ouverte" pour la publication lors de sa première édition.

APPENDICE F Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Processus d'enregistrement et vérification initiale - points à examiner

Etablir à l'intention des éditeurs des directives relatives au dépôt qui expliquent que :
- les publications électroniques doivent être déposées, qu'elles soient diffusées par vente, par abonnement, par licence ou gratuitement ;
- les publications électroniques doivent être déposées accompagnées de tous les matériels (emballage, documentation, manuels, etc.) avec lesquels le produit est normalement vendu ou qui sont nécessaires pour utiliser le produit ;
- si la publication ne peut être consultée qu'au moyen d'un logiciel et/ou matériel spécifique qui est normalement fourni avec elle, ce logiciel et/ou matériel doit être déposé avec la publication ;
- comme il peut s'avérer nécessaire de transférer les publications électroniques sur d'autres supports, celles-ci doivent être déposées exemptes de toute forme de verrouillage ;
- le droit de l'institution dépositaire de copier la publication à des fins de préservation et son droit d'assurer l'accès à la publication doivent être confirmés par l'éditeur par écrit au moment du dépôt, si tant est que ces droits ne sont pas déjà inscrits dans la loi ;
- lorsque l'éditeur a obtenu de tierces parties le droit d'inclure certains matériaux dans la publication, ce droit ne doit pas empêcher la bibliothèque dépositaire d'exercer les droits que lui confère la réglementation relative au dépôt légal (copie d'archive, consultation sur place, etc.) ;
- si, à réception ou ultérieurement, la publication s'avère incomplète ou inexploitable, l'institution dépositaire est en droit d'obtenir un nouvel exemplaire, gratuitement.
Appliquer aux publications électroniques les procédures applicables aux imprimés en ce qui concerne l'enregistrement des arrivées, la vérification de l'emballage extérieur, l'affectation d'un numéro d'ordre et les réclamations.
Pour les grandes publications en ligne, déterminer si le dépôt doit s'effectuer aussi en ligne ou bien sur un support autonome.
Déterminer s'il faut demander le dépôt d'une base de données en ligne dynamique avant ou après son retrait du marché, étant entendu que le dépôt après le retrait est peut-être la façon la plus simple de procéder mais que la collection de dépôt demeure alors incomplète tout au long du cycle de vie du produit.
Réclamer le dépôt de tous les matériels (emballage, documentation, manuels, etc.) normalement fournis avec la publication et/ou qui sont nécessaires pour permettre sa consultation.
Réclamer le dépôt de tous les logiciels et/ou matériels spécifiques normalement fournis avec la publication.
Procéder à une vérification minutieuse de la qualité et tester le fonctionnement de chaque publication, afin de s'assurer que :

le produit n'est pas physiquement endommagé
le produit est complet (contenu, matériels annexes)
le produit est dans le format et sur le support requis
le produit fonctionne dans l'environnement technique spécifié
le produit n'est pas verrouillé
le produit n'est pas crypté
le produit n'est pas conçu pour fonctionner sur un seul type précis de machine
le logiciel ne contient pas de virus.

Si le produit pose un quelconque problème, le signaler au déposant.
Demander suffisamment de renseignements documentaires pour permettre le transfert des données à des fins de préservation.
Essayer de télécharger des sous-ensembles de données afin de déterminer si le téléchargement complet sera possible ultérieurement aux fins de préservation. Si le produit est verrouillé ou crypté, ou conçu pour fonctionner sur un seul type précis de machine, essayer de trouver avec le déposant les moyens d'en préserver le contenu à l'intention des générations futures.
Etablir une fiche technique définissant les procédures d'installation et l'environnement technique, et énumérer tous les défauts éventuels ou problèmes de fonctionnement, ainsi que tout renseignement complémentaire pouvant être utile par la suite, notamment pour le transfert des données aux fins de préservation ou pour la consultation par les usagers.
Apposer sur chaque publication un signe de propriété et prévoir un moyen pour les usagers futurs de vérifier que la publication disponible est bien celle qui a été déposée à l'origine.
Etablir et signer avec les éditeurs tout accord qui pourrait s'avérer nécessaire en matière de contrôle de l'accès et de conditions d'utilisation.
S'assurer que les droits que l'éditeur aurait éventuellement obtenus de tiers pour inclure certains matériaux dans la publication n'empêchent pas le dépositaire d'exercer les droits en matière d'accès qui lui sont conférés par la réglementation sur le dépôt légal.

APPENDICE G Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Stockage - points à examiner

Entreposer les publications électroniques dans les magasins de l'institution dépositaire.
Entreposer les matériels annexes dans les magasins de l'institution dépositaire.
Procéder d'abord à des expériences à petite échelle afin d'analyser les différents modes de gestion possibles et les coûts des diverses formules de stockage et d'accès, en tenant compte de facteurs tels que :
- les prévisions en matière d'utilisation,
- les dispositifs de sécurité requis : (par exemple, est-ce que l'utilisateur sera autorisé à manipuler les publications ? Dans la négative, l'accès en ligne ou l'intervention du personnel de la bibliothèque pour le chargement et le déchargement des publications sont des formules à envisager),
- les conditions éventuellement fixées par les détenteurs des droits d'auteurs : (par exemple, l'interdiction de l'accès en réseau, le stockage séparé des publications électroniques obsolètes et des publications courantes).
Envisager la possibilité de convertir toutes les données des publications déposées en un seul format standard ou en un petit nombre de formats. Les facteurs à prendre en considération à cet égard sont :
- peut-on inciter les éditeurs à publier les oeuvres dans un petit nombre de formats spécifiés ?
- est-ce que les éditeurs autoriseront la conversion de leurs données dans un format standard ?
- est-ce qu'à long terme, la conservation et la préservation des publications risquent d'être plus économiques si celles-ci sont stockées en un seul format ou en plusieurs ? Il y a lieu de noter toutefois que le premier cas de figure suppose un investissement initial important pour mettre en place un système de stockage à format unique.
Entreposer les documents dans un milieu stable. Les températures et niveaux d'humidité adéquats sont les suivants :

	Température	Humidité
Support magnétique	18° C	35-40 %
Support optique	18-22° C	40-45 %

APPENDICE H Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Accès et recherche - points à examiner

Veiller à ce que l'utilisation ne sorte pas du cadre autorisé en vertu de la législation sur les droits d'auteur, à moins que le détenteur desdits droits n'ait expressément autorisé d'autres types d'utilisation.
Déterminer l'ampleur du soutien à accorder aux utilisateurs :
- manuels, instructions, soutien en ligne ou hors ligne.
- mise en place d'un bureau de renseignements.
Adopter une politique d'accès établissant clairement ce qui peut être fait et ce qui ne peut pas l'être. Fixer des limites raisonnables au téléchargement de l'information, sur papier ou sur disquette. Veiller à ce que les lecteurs soient informés des limites en matière de copie imposées par les lois sur le droit d'auteur.
Créer un environnement sûr en réservant un espace à l'utilisation des publications électroniques recueillies en dépôt légal afin d'assurer le respect des règles relatives au droit d'auteur et au dépôt légal.
Prendre éventuellement les dispositions nécessaires pour que la copie et le téléchargement puissent être effectués par le personnel de la bibliothèque à la demande de l'usager.
Veiller à ce que les postes informatiques utilisés pour la consultation sur place ne contiennent pas de lecteurs auxquels l'usager peut accéder pour effectuer des copies ou télécharger de l'information lorsque ces deux opérations ne sont pas autorisées.
Veiller à ce qu'il n'y ait aucun téléchargement de logiciel d'installation ou d'application.
Veiller à ce qu'un catalogue convenable soit mis à la disposition des usagers.
Envisager la possibilité de permettre aux usagers de télécharger des renseignements bibliographiques sur les produits en dépôt consultés.
Veiller à ce que les conditions applicables à l'utilisation des produits déposés soient clairement expliquées à tous les usagers. Etablir des directives écrites.

APPENDICE I Conférence des directeurs de bibliothèques nationales Le dépôt légal des publications électroniques

Préservation. - points à examiner

Admettre que la préservation à long terme des objets numériques est impossible, parce que le support sur lequel ils ont été publiés à l'origine finit par se détériorer. Sauf circonstances exceptionnelles, seul le contenu peut être préservé, et encore, pas toujours sans difficulté. Il faut admettre que l'on peut perdre certains aspects interactifs, dynamiques et visuels qui étaient présents dans l'original.
Il faut envisager la possibilité de transférer sur du papier de qualité supérieure ou des microformes spéciaux (halogénure d'argent) le contenu des publications électroniques en mode "linéaire", qui sont statiques et non interactives, en attendant que les techniques de préservation des supports électroniques aient été perfectionnées.
Pour résoudre le problème posé par la détérioration physique du support, copier de temps à autre les données sur de nouveaux supports (processus appelé "régénération").
Pour résoudre le problème de l'obsolescence du matériel et du logiciel, transférer de temps à autre les données sur de nouvelles configurations matérielles et logicielles (processus appelé "mutation").
Une autre possibilité à envisager consiste à installer un système qui fonctionne dans un nouvel environnement logiciel, mais comporte une fonction d'émulation de l'environnement antérieur qui est dépassé.
Pour certains produits, exceptionnels, envisager la possibilité de conserver la technologie d'origine et faire appel aux services d'experts voulus pour mettre ces produits à disposition dans leur forme d'origine.
Préserver la documentation avec la publication.
Décider d'un cycle de réexamen périodique permettant de déterminer à chaque fois quels objets doivent être préservés pour toujours, lesquels doivent l'être pendant un laps de temps déterminé et lesquels doivent être mis au rebut.

NOTICE EDITORIALE :

Cette étude a été réalisée par un groupe de travail de la Conférence des Directeurs de Bibliothèques nationales présidé par Brian Lang, Directeur général de la Bibliothèque de la British Library.
Elle a été également publié par le Programme général de l'information de UNISIST dans la série du document de travail sur le numéro CII-96/WS/10, Décembre 1996.
@ UNESCO 1996