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Marie-Anne Chabin : Archiver au XXIe siècle |
Les archives n'ont jamais été autant à la mode : accès aux archives patrimoniales et aux documents de mémoire pour le grand public, interrogations sur les coûts et les risques d'un archivage électronique pourtant nécessaire dans les entreprises et les administrations, utilisation des archives audiovisuelles, enseignement de l'archivistique et succès du Records management.
Peut-être ne s'agit-il pas d'une mode mais d'une démarche plus profonde, à savoir une adaptation de la gestion de la mémoire aux évolutions technologiques et culturelles de la société. Si les archives ont pu s'entasser calmement pendant des siècles, réveillées après leur assoupissement par la technicité et l'érudition des archivistes puis exploitées par la communauté des historiens, il faut bien reconnaître que ce schéma de fonctionnement de la mémoire collective est dépassé.
L'interaction des outils de communication et des besoins d'information a élargi le cercle des interlocuteurs de la mémoire et modifié le temps de l'archive.
De sorte que l'on peut se poser la question : que signifie « archiver » à la veille du XXIe siècle ?
Les archives, pour quoi faire ?
Définition
En français courant, le mot « archives » renvoie volontiers à ce qui est vieux ou à ce qui fait foi et ces deux aspects font précisément écho aux deux sens de la racine grecque arkhè, à l'origine d'archives : le commencement et le commandement. Cette approche un peu sommaire n'est pas fausse pour autant dans le sens où les archives, quelles qu'elles soient, ont toujours un rapport avec le temps qui passe et sont peu ou prou liées à une décision, décision d'agir ou décision de laisser une trace.
La définition de référence est celle que donne la loi française sur les archives, en date du 3 janvier 1979 : les archives sont « l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».
Cette définition est très vaste et englobe effectivement tous les supports d'écriture susceptibles de renseigner les hommes aujourd'hui ou demain sur ce qu'eux-mêmes ou les générations précédentes ont fait et pensé hier ou aujourd'hui. Les archives sont en quelque sorte une sécrétion de l'humanité, où s'accumule la mémoire collective. Quand on observe cette mémoire au travers des siècles et des lieux, on constate que les archives proviennent hier comme aujourd'hui de l'expression ou de l'enregistrement d'actes ou de faits.
Motivation et finalité des archives
En poursuivant cette réflexion sur l'origine des archives et en prenant en considération les relations entre les auteurs et les destinataires de ces écrits ou de ces enregistrements, on parvient à distinguer quatre grandes raisons d'être des archives : en premier, supporter de manière concrète l'exercice d'une autorité ou les liens entre supérieurs et subordonnés, telles que les relations entre l'Etat et ses administrés ; deuxième cas, sanctionner par un acte écrit une relation contractuelle afin que les deux parties puissent s'y référer ; troisièmement, vouloir exprimer une idée ou des connaissances, pour soi, pour un autre ou pour toute une collectivité, comme peuvent le faire la correspondance, les notes personnelles, une pétition ou la presse ; enfin, consigner dans un document des données de gestion trop nombreuses pour être retenues par la mémoire d'un individu dans le cours de son activité, qu'il s'agisse de chiffres, de données statistiques ou de sons.
Si l'on examine maintenant les raisons pour lesquelles on conserve ces archives, c'est-à-dire les raisons susceptibles de provoquer leur consultation et leur utilisation, on aboutit à la conclusion que la finalité des archives est triple : en premier lieu, certaines archives (pas toutes) ont une valeur légale, soit que leur production soit prévue par la loi, soit qu'elles constituent une preuve ou un élément de preuve au regard de la loi ; deuxièmement, les archives sont conservées parce qu'elles contiennent des informations originales qui, si elles étaient détruites, pourraient entraver la poursuite de l'activité de leurs auteurs ou coûter plus cher à reconstituer qu'à être préservées ; troisièmement, les archives sont conservées parce qu'elles sont la source de la connaissance historique de la collectivité qui les a produit : famille, entreprise, association, nation.
Archive et document
A la lecture de la définition légale des archives, on peut s'interroger sur la relation qui unit « archives » et « documents » : si les archives sont des documents, les documents sont-ils tous des archives ? Ou alors quels sont les documents qui n'en sont pas et pourquoi ? Autrement dit, est-ce que les documents naissent archives ou est-ce qu'ils le deviennent ? S'ils naissent archives, pourquoi ce terme n'est-il pas plus présent dans les bureaux ? S'ils deviennent archives, quand le deviennent-ils ?
La langue anglaise permet de mieux cerner cette subtilité puisqu'elle possède deux mots différents équivalents au français archives : le premier, records, désigne les documents au sens de la définition légale ci-dessus en soulignant d'emblée leur valeur de preuve et d'information pour l'organisme producteur ; l'autre mot, archives, désigne les mêmes documents dès lors qu'ils ont perdu leur utilité première pour entrer dans l'âge historique. La distinction en anglais est donc d'ordre chronologique, tandis que le français insiste sur la continuité : un seul mot englobe tout le cycle de vie de l'écrit et vise un périmètre plus large que les documents étiquetés « probant » ou « utile » car bien des documents auxquels leurs producteurs ne reconnaissaient aucune valeur de mémoire se sont révélés plus tard des sources d'informations tout à fait intéressantes.
Il faut remarquer au passage que le mot « archives » est officiellement un mot pluriel, pluriel qui souligne justement la cohésion et l'organicité des documents issus d'une même source, et l'intérêt qu'il y a à préserver le contexte de création d'un document pour en saisir toute la signification. Le singulier « archive » n'est donc pas aujourd'hui admis par l'Académie et il est recommandé, pour désigner l'unité, de parler de « document d'archives ».
Toutefois, cette expression est un peu longue et l'on constate que de plus en plus de personnes (utilisateurs mais aussi archivistes) disent volontiers « une archive » pour désigner un rapport, une cassette ou une lettre archivée avant-hier et dont on a besoin aujourd'hui.
Le même rapport, la même cassette ou la même lettre peuvent être considérés tour à tour comme un document et comme une archive. Dans le premier cas, le mot « document » insiste sur le contenu d'un message exprimé par un auteur, que cet auteur soit unique ou multiple, ou qu'il ait délégué à une machine le soin d'enregistrer des sons, des images ou d'autres phénomènes. Dans le second cas, on élargit la source d'information que constitue l'archive en prenant en compte le pourquoi de cette archive, sa cause directe ou indirecte, son destinataire. Cette approche englobe aussi les connaissances implicites des acteurs de l'archive au moment de sa création, c'est-à-dire les éléments de l'environnement personnel ou de la culture d'entreprise qui n'ont pas été exprimés en clair mais qui permettent de mieux comprendre la portée du document. Il convient de souligner que, dans les deux cas, la préservation du support est un préalable à l'existence de l'archive.
Ainsi, quel que soit le périmètre de production de l'archive, celle-ci est circonscrite par six éléments de consistance inégale ou variable mais universellement présents, à savoir : un support, un message exprimé, un auteur, un destinataire, un motif ou mobile de création et un contexte de création, en partie non dit ou implicite.
En résumé, le document est consubstantiel de l'activité dans une civilisation de l'écrit et de l'image et il a pour rôle d'informer ceux à qui il est destiné. L'archive, de son côté, dotée d'un contenu plus riche que le simple message fixé sur le document par son auteur, témoigne de la réalité d'un acte qui s'est produit dans un temps différent du temps où on se place. L'archive dit dans l'absolu ce que dit aussi le document, mais elle dit plus, relativement aux documents qui lui sont organiquement liés (produits en même temps qu'elle), et relativement aux autres sources d'information en concurrence éventuelle avec elle.
L'environnement fragile de l'archivage
On voit bien la continuité des motivations et des finalités des archives depuis l'invention de l'écriture et l'usage de documents dans les relations humaines, en dépit des évolutions successives des supports et outils utilisés, de la diversification des producteurs ou des profils des utilisateurs. Cependant, la fin du XXe siècle et les prémisses du XXIe s'accompagnent de tels bouleversements, avec la technologie numérique et la mondialisation des échanges notamment, qu'on est en droit de se demander si cette continuité va perdurer. L'archive est-elle encore ce qu'elle était ?
L'impact de ces bouleversement sur l'archive, en tant que support d'une information dans le temps, se résume assez bien à l'aide de cinq mots : instabilité, prolifération, dilution, redondance et volatilité, ou plus précisément cinq expressions : instabilité des organisations, prolifération des données, dilution des décisions, redondance de l'information et volatilité des supports.
Instabilité
L'instabilité des organisations touche tous les producteurs d'archives : administrations, organismes publics, entreprises, familles, associations. On constate depuis quelques années des modifications incessantes dans les organigrammes au point que beaucoup d'entreprises ne diffusent plus d'organigramme ; les intitulés des services, des commissions ou des groupes de travail changent régulièrement ; les réorganisations en tous genres sont monnaie courante.
Chaque jour de nouvelles entreprises se créent, d'autres disparaissent. Les grands groupes, et même les moins grands groupes, fusionnent. On a recourt de plus en plus souvent à la sous-traitance, pour la réalisation de tâches spécifiques ou pour des opérations de gestion transverses comme la paye des employés. Où les salariés de ces entreprises iront-ils chercher demain les justificatifs de leur dossier de retraite ?
Les familles connaissent aussi l'instabilité : divorces, séparations, mutations professionnelles, déménagements successifs, installations à l'étranger. Même phénomène dans les associations qui représente une part importante des activités individuelles et collectives. D'une manière générale, les archives qui concernent la vie des personnes et des biens subissent le contrecoup de cette instabilité, avec, à la clé, des ramifications complexes de la mémoire et des méandres subtils dans la recherche des racines. Du reste, dans ce contexte de mutation permanente des producteurs d'archives, peut-on encore parler de fonds d'archives et de racines ?
Prolifération
La prolifération des données est le fruit conjugué de la technique et des besoins de la science. Ceci n'est pas propre au XXIe siècle qui s'approche mais l'accélération est aujourd'hui plus forte que jamais. Il y a environ 150 ans que l'on enregistre des sons et que l'on sait capturer le réel par la photographie puis grâce au cinéma. Le développement de la géophysique et de la médecine, pour ne citer que ces deux sciences, a engendré l'enregistrement et l'archivage de milliards d'informations qui n'existaient pas avant. On enregistre toujours plus de phénomènes, on prélève des échantillons de matière pour les analyser (carottages pétroliers, prélèvements sanguins, pierres lunaires, etc.).
Le volume des archives médicales a été multiplié par 10 en 30 ans avec les résultats d'examen et d'analyse, les radios, les courbes de températures, les fiches de régime. Il s'ensuit un problème de gestion de ce volume d'informations utiles à la santé de chaque patient et peut-être aussi utiles à la santé de leurs descendants. Même chose pour les recensements de population : le recensement de la population française de 1946 comportait encore pour chaque individu un minimum d'informations (nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, profession). Le recensement de 1999 a décuplé le nombre des informations recensées.
Parallèlement, les facilités d'écriture que donne la technologie numérique permet de capter les données beaucoup plus vite et donc de fabriquer beaucoup plus de documents. A quoi il faut ajouter les imports et exports de données, les coupés-collés et surtout les copiés-collés, les corrections, les modifications, les ajouts, les mises à jour, etc. qui transforment les données en de nouvelles informations. L'information originale représente sans doute une moindre part de l'ensemble mais l'information originale elle-aussi a été décuplée.
Dilution
Troisième caractéristique de notre époque, la dilution des décisions et des responsabilités, l'effilochement des actes, l'effritement des informations utiles dans toute une série d'archives. Naguère, la plupart des décisions figuraient clairement dans un document unique et bref : arrêté ministériel, bon de commande, lettre de candidature. Par la suite, le document initial s'est décomposé en une suite organisée de documents, chacun endossant le rôle d'une partie du document précédent (spécialisation fonctionnelle) ou d'une étape de la production ou de la transmission de ce document (spécialisation chronologique), sans que le document final reprenne toujours tous les éléments essentiels à la restitution de la prise de décision.
Aujourd'hui, force est de constater que des tas de choses sont décidées sans qu'on sache très bien retrouver l'origine de la décision. Plus d'acteurs sont impliqués dans la préparation des décisions, la réglementation est de plus en plus complexe ; il semble qu'on n'ait plus le temps d'être rigoureux dans la rédaction des documents. Si on y réfléchit, la multiplication des procédures ici et là dans la production et la gestion des documents est bien la preuve des dysfonctionnements qui se sont fait jour et qu'il faut résorber.
Paradoxalement, l'informatique qui a, dans une certaine mesure, provoqué ce déferlement relativement anarchique d'informations, réclame de l'ordre et de la rigueur dans l'organisation des données et des documents électroniques. En quelque sorte, la rigueur a changé de forme et elle a aujourd'hui l'apparence d'une exigence de traçabilité.
Redondance
Une autre conséquence de l'évolution de la société, liée aux précédentes mais distincte, est la redondance de l'information. Qu'une même information soit recopiée à l'identique dans plusieurs documents, ou qu'un document soit photocopié ou copié électroniquement en plusieurs exemplaires est une chose concevable que l'on peut gérer dès lors que l'opération de recopie est connue et délimitée. Mais c'est autre chose de constater la concurrence informationnelle que se font des documents de provenances et de motivations distinctes qui traitent du même sujet et qui, énonçant ou commentant des faits extérieurs, comportent avec des variantes des informations identiques ou similaires. Il s'agit là d'un phénomène plus délicat à gérer car il appelle des critères particuliers de hiérarchisation, de sélection des documents et de critique de l'information disponible pour les utilisateurs.
Par exemple, la relation des événements de l'actualité, qu'elle soit écrite ou audiovisuelle, donne couramment lieu à ces redondances entre les différents organes de presse, de radio ou de télévision. Cet état de choses conduits à distinguer trois niveaux d'information : ce qui est dit (les faits, les lieux, les dates, les acteurs) ; comment cela est dit (le style, la structure du document en fonction de l'objectif et du destinataire) ; avec quoi cela est dit (transcription directe du réel, recomposition à partir de sources déjà existantes). L'appréciation de l'information pérenne à conserver doit donc tenir compte de ces différents aspects de l'archive, afin de mieux cibler et anticiper les besoins du futur. On pourrait opérer le même raisonnement avec les études conduites par plusieurs services d'une même entreprise (marketing, prospective, étude de nouveaux produits) sur un thème commun.
Même si on peut imaginer techniquement de conserver la totalité de ces « avatars » d'une même information et qu'il n'est pas question de tri et d'élimination, l'évaluation de la représentativité d'une information donnée et de sa pertinence, au regard à la fois des autres sources et du besoin précis d'un utilisateur, n'est pas inutile.
Volatilité
Enfin, ce qui est peut-être le plus caractéristique et le plus inquiétant de l'évolution des archives au tournant du millénaire, c'est la « volatilité » des supports numériques.
La différence fondamentale entre les supports numériques et les supports traditionnels de l'écriture, depuis la tablette d'argile jusqu'au film, tient à ce que le support physique du document (le disque, la bande) est dissocié du message exprimé puisque celui-ci est converti par un système de codage en une suite de 0 et de 1 bien précise mais intangible et donc illisible à l'œil nu. Pour la première fois dans l'histoire, l'enregistrement du message sur un support physique n'est pas concomitant de l'acte d'écriture. Il s'ensuit une remise en cause de la notion d'originalité : quel est le support original d'une lettre tapée sous Word et imprimée sur une feuille blanche : le disque dur, la disquette où on l'a recopié ou le papier ?
Cette immatérialité est à première vue en contradiction avec la nécessaire pérennité de l'archive. En effet, le support matériel de l'archive est traditionnellement ce qui permet d'en évaluer l'authenticité et/ou la fiabilité, c'est-à-dire de prouver que l'archive en question est bien ce qu'elle prétend être et/ou que les informations qu'elle contient sont crédibles, et c'est bien la matérialité du document qui est en cause. Quelle est la valeur d'une archive sans support ou avec un pseudo-support, déconnecté de sa création ?
De plus, la difficulté nouvelle que constitue le codage et le décodage dans l'existence de l'archive numérique est aggravée par le fait que les systèmes de codage sont très évolutifs, à cause même des progrès technologiques, d'où cette idée de volatilité. De sorte qu'il serait vain de vouloir stabiliser un support numérique pour le conserver comme on conserve un parchemin car les formats et les standards se périment à vive allure. L'ordre du jour (forcé par l'Histoire) est à l'évolutivité maîtrisée des supports. Il est clair que la révolution numérique est en marche, qu'elle ne fera pas marche arrière et que la technologie doit trouver des réponses à ce problème spécifique qu'elle a elle-même posé.
On assiste donc à une translation de la notion de support. Dans l'environnement numérique, le support d'archive n'est plus un objet physique mais un agrégat d'objets et de codes qui, ensemble et seulement ensemble, permettent d'accéder au contenu du document, alors que naguère la préservation physique du support initial suffisait à garantir cet accès. C'est-à-dire que le support d'une archive ne sera plus un papier ou un film, mais la chaîne que constitue la matière initiale d'enregistrement + le système de structuration et de codage + la procédure de migration du fichier en fonction des évolutions des standards utilisés + l'appareil de lecture du support mis à jour.
Le management de l'archive : un métier
Ces bouleversements, qui affectent la production documentaire et, par conséquent, les habitudes d'archivage, de conservation et de consultation des archives, appellent des réactions et des solutions aux dysfonctionnements provoqués dans la gestion de l'information.
Placer l'archive au centre
L'éclatement de la chaîne de l'information, par rapport à ce qu'elle a été dans les décennies précédentes, conduit assez naturellement chacun des interlocuteurs de ladite chaîne à rechercher des solutions pour le maillon de la chaîne qu'il gère, en fonction de son domaine de compétence : solutions technologiques pour l'aspect support de l'archive, solutions de GED ou de workflow pour faciliter la production des dossiers, solutions documentaires pour répondre aux nouveaux besoins exprimés par les utilisateurs, analyse juridique et démarche qualité pour sécuriser le fonctionnement de l'ensemble, réponses logistiques aux difficultés de gestion des supports et des communications.
Tous ces types de solutions sont pertinents, de nombreux exemples l'ont prouvé. Toutefois, de nombreux cas mettent aussi en évidence que ces solutions sont partielles et qu'à les mettre en pratique isolément, on obtient des résultats mitigés, soignant un aspect du problème sans résoudre les autres, voire provoquant d'autres problèmes sur l'ensemble de la chaîne en raison d'un déséquilibre des mesures appliquées.
C'est que les différents types de solutions énumérés ci-dessus visent un seul et même objet qui est l'archive, considérée dans les différentes étapes de son cycle de vie et non dans sa globalité. Les compétences spécifiques qui président à juste titre à ces différentes solutions peuvent produire un tiraillement de l'archive entre des traitements objectivement bons mais pas toujours articulés pour respecter l'homogénéité de l'unité archivistique en cause.
Dans un sens, l'archive en tant qu'objet est un peu excentrée, sinon marginale, dans la démarche d'un informaticien, d'un juriste, d'un documentaliste, d'un qualiticien, d'un gestionnaire des stocks. Or, il est sans aucun doute profitable, dans de nombreuses situations, de mettre l'archive au centre de la démarche, de recentrer l'archivage sur son objet principal, de coordonner les diverses opérations que requiert un document pérenne sur l'axe central du cycle de vie de l'archive.
Il est vrai que l'environnement mouvant qui constitue aujourd'hui le cadre normal de production, de conservation et de diffusion de l'écrit est de nature à masquer le continuum de l'archive derrière ses facettes successives. Et pourtant il existe.
Un triple enjeu
Face aux bouleversements de l'époque, le risque de la conservation de l'écrit du XXIe siècle est triple. Tout d'abord, compte tenu de la fragilité des dispositifs, on risque tout bonnement de perdre l'information : le support unique (il n'a pas fait l'objet d'une copie de sauvegarde) est détérioré sous l'effet du temps ou par suite d'un accident, il disparaît, ou alors il perdure mais c'est l'appareil de lecture qui n'existe plus et rend le document inaccessible. A l'inverse, vu l'inflation documentaire, on risque de se noyer dans une masse indifférenciée d'informations : l'information recherchée se trouve au milieu d'un dossier de 300 pièces sans qu'on ait d'autre moyen de le repérer que d'éplucher l'ensemble du dossier, ou alors, à l'inverse encore, l'indexation est si précise qu'une requête dans la base de données donne un résultat de 300 réponses sans possibilité d'un second tri sur ce premier résultat. Enfin, il faut se prémunir contre une information qui serait conservée, localisée, indexée mais qui ne serait pas fiable, c'est-à-dire que l'archive qui supporte cette information ne serait pas sécurisée, ou que des manipulations, malencontreuses ou frauduleuses, auraient été opérées sans qu'on puisse les repérer et les dater.
Remarquons qu'il ne s'agit pas là de dangers individualisés qui porteraient chacun sur des catégories d'archives différentes ; ils sont imbriqués les uns dans les autres et ne peuvent être anticipés que conjointement. C'est pourquoi, le management global des archives apparaît dans ce contexte une démarche ou un métier spécifique dont le rôle est préserver la cohérence de l'archive et la cohésion des archives dans un périmètre donné, en relation avec toutes les disciplines qui concourent à une gestion efficace de l'information.
Manager les archives, autrement dit les organiser et les gérer, requièrent des procédures propres, axées sur la réalité des archives telles qu'elles se présentent dans leur environnement de production. Pour caractériser et mettre en valeur la particularité du métier des archives, ce qui fait son essence et qui le rend si bien complémentaire des autres disciplines de gestion de l'information, on pourrait dire qu'il s'articule autour de trois savoir-faire : analyser les composantes d'une unité archivistique, maîtriser le temps qui passe et son impact sur l'information, organiser la masse complexe d'un fonds d'archives.
Analyser les composantes
La première étape de la maîtrise de l'archive consiste à identifier les différents éléments qui entre dans la composition du document et qui lui donne son sens et sa portée, afin de pouvoir apprécier sa valeur en vue d'une utilisation éventuelle. Cette analyse et cette critique des composantes du document d'archives relève largement de la diplomatique. Il est heureux de constater que les principes de la diplomatique, énoncés par Dom Mabillon au XVIIe siècle pour faciliter la critique historique des chartes médiévales, sont toujours d'actualité, en dépit des évolutions de support et d'usage de l'écrit. En effet, l'étude de la répartition du contenu informatif d'une archive entre les différentes parties du document et du discours, s'applique aussi bien aux archives du XXIe siècle. On peut même dire qu'avec l'environnement numérique, les méthodes diplomatiques connaissent un regain d'intérêt dans la mesure où la dématérialisation exige d'être plus vigilant dans l'organisation de l'information au sein du document et d'introduire les informations périphériques ou métadonnées dans la description des archives numériques. Il faut toutefois remarquer que cette diplomatique nouvelle n'intervient plus a posteriori sur des documents des générations passées, mais a priori pour aider à la structuration et à l'organisation des documents présents.
Maîtriser le temps
Le second volet du management de l'archive a trait à la maîtrise du temps qui modifie la valeur de l'archive. On ne peut gérer efficacement une archive à un moment donné si l'on ne considère pas la globalité de son existence, c'est-à-dire l'ensemble de son cycle de vie. La notion de cycle de vie de l'archive a une acception restreinte, qui va de la création du document jusqu'à la décision de le conserver comme archive historique. Une acception plus large part de la conception du document, avant la création, là où se décide quelles informations figureront dans le document et comment elles s'agenceront, jusqu'à l'exploitation de l'archive au profit de toutes catégories d'utilisateur. C'est bien sûr adopter la seconde qui portera le plus de fruits.
Aujourd'hui, lorsque l'on parle de l'effet du temps sur l'archive, on évoque principalement le risque d'obsolescence des supports et c'est un aspect véritablement préoccupant. Il ne faudrait pas négliger toutefois de prendre également en considération la durabilité du message exprimé, c'est-à-dire la lisibilité du discours de l'archive pour des utilisateurs éloignés dans le temps de l'auteur de document, ou éloignés de lui culturellement. La pérennisation des archives passe autant par la maintenance des supports que par la maintenance des outils intellectuels de lecture que sont les développements des acronymes et des abréviations, l'identification des acteurs et des lieux, voire la signalisation et l'accès aux sources utilisées.
Organiser la masse
Enfin, le métier des archives se caractérise par des méthodes d'organisation et de classement (ou de classification) de la masse en fonction de la nature, de la forme et de la valeur probante des archives, faisant pendant aux méthodes documentaires qui focalisent leur traitement sur la hiérarchisation et l'organisation des contenus. Une masse d'archives soulève deux défis : y retrouver rapidement le document dont on a besoin, et apprécier la représentativité du document retrouvé : est-ce le seul ? est-ce le meilleur ? est-ce le dernier état ?
Pour y répondre, les archives doivent être organisées de manière restituer le processus organique de leur création et l'arborescence de leur accumulation ; chaque document appartient à une suite logique de documents relevant d'un producteur déterminé ou à une série découlant d'une activité particulière. Cette reconstitution théorique de l'articulation du fonds est aussi le moyen de repérer les documents à archiver, car il ne suffit pas de bien gérer ce qui a été archivé ; encore faut-il que tout ce qui doit être archivé le soit. Parallèlement, afin de contrer les inconvénients de la prolifération et de la redondance décrits plus haut, il est indispensable de sélectionner, de trier et d'éliminer régulièrement les archives qui n'ont plus d'originalité, sur la base de critères objectifs, tels que la valeur juridique, le fait d'être récapitulé, ou le risque de non-disponibilité de l'information.
Il va de soi que ce travail a un coût ; il appartient à ceux qui managent les archives de prouver que de ne pas l'effectuer aurait un coût plus grand encore.
Conclusion.
Archiver au XXIe siècle n'est pas à proprement parler un métier nouveau ; c'est plutôt la recomposition d'un métier confirmé dans un monde lui-même recomposé. La mutation professionnelle qui s'opère est simplement proportionnelle aux mutations de la société où s'exerce ce métier indispensable. Cette mutation est l'illustration du principe de relativité de l'archivistique : les besoins, les outils, les moyens et les procédures d'archivage ne peuvent être définis dans l'absolu et transposés tranquillement d'une génération à l'autre quand le monde de l'écrit s'agite et se révolutionne. L'archivistique doit continuellement rechercher l'équilibre entre les tenants et les aboutissants des supports de mémoire et de leurs utilisateurs.
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Marie-Anne Chabin est archiviste-paléographe et a partagé sa carrière entre les archives publiques et le secteur privé. Elle dirige aujourd'hui la société de conseil et d'expertise Archive 17. Elle est l'auteur d'un essai Je pense donc j'archive. L'archive dans la société de l'information : (Paris : L'Harmattan, 1999) et d'un traité Le management de l'archive (Paris : Hermès, 2000).
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Axel Plathe, UNESCO Communication and Information Sector |
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