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Les archives centrales et locales et la societé
par
Michael COOK
Archiviste universitaire, Université de Liverpool
Pour réaliser avec succès un programme archivistique, il faut accomplir également ses deux fonctions : la fonction administrative qui s'adresse aux administrateurs, qui l'utilisent et la jugent ; et la recherche, fonction qui intéresse le monde universitaire qui l'utilise et la juge. Ces deux fonctions sont interdépendantes et la seconde, en dépit de sa primauté due à ce que, en fin de compte, le but ultime d'un Service d'Archives se doit d'être défini par son utilité pour la simple recherche ou pour la recherche scientifique, dépend de la première qui l'alimente en documents. Un Service d'Archives c'est un organisme de recherche édifié sur des soubassements administratifs. Pour remplir correctement ces deux fonctions, le Service des Archives doit s'intégrer à une organisation qui les reconnaît toutes deux, qui lui permet de travailler convenablement dans ces deux domaines, comme service administratif et comme organe de recherche.
Néanmoins, la société en général doit considérer les Services d'Archives comme l'une de ses institutions culturelles et l'on ne doit pas la blâmer de leur coller des étiquettes portant 'culturel', 'dérivatif' ou même 'loisir'. Les Services d'Archives, comme les musées ou les bibliothèques générales, ont un objet plus sérieux que n'en ont des institutions à caractère purement récréatif, mais ils ont en commun avec ces dernières qu'ils sont établis par la société pour que des particuliers puissent, à leur convenance, s'y rendre et y satisfaire des intérêts particuliers.
La recherche a une importance vitale pour la société : importance vitale pour la planification et le gouvernement modernes, importance vitale encore en tant qu'activité de 'loisir', elle-même un ensemble complexe d'intérêts personnels. Et il ne faut pas donner au mot 'recherche' une acception étroite. La propagation d'un certain sens de l'histoire, d'une curiosité pour les générations passées et leur expérience, est d'une importance essentielle pour la santé de nos sociétés modernes, dominées comme elles le sont par les énormes constructions et les écrasantes technologies de ce XXe siècle finissant. Les Archives ont une part irremplaçable dans ce mouvement et elles ne doivent pas dédaigner leur cousinage fondamental avec d'autres institutions consacrées à l'information, à la recherche et au savoir.
La nature essentielle d'un Service d'Archives, en tant qu'institution culturelle, se dégage très clairement dans les pays en développement, où l'énorme complexité et la variété des institutions spécialisées, manifestes dans maints pays développés, n'obscurcit point l'intelligence des structures. En effet, un pays qui a dû se doter dans les dernières décennies des grandes structures culturelles (et administratives) fait bien voir leurs caractères particuliers, appréhendés dans leur simplicité. Dans un pays en développement, les Archives nationales appartiennent à un groupe de quatre services parallèles ou connexes, les trois autres étant la Biblio thèque nationale, le Musée national, et le Centre national de la Documentation. Chacun de ces services a une individualité bien marquée et un programme d'activité et de développement particulier. La Bibliothèque nationale a, comme les Archives, deux fonctions contrastées : la fonction recherche générale/recherche scientifique et la fonction distraction publique ; elle a probablement un plan pour les services régionaux ou subalternes et elle sera en relation avec de nombreux autres organismes : services administratifs alimentant des bibliothèques techniques, universités, systèmes scolaires alimentant des bibliothèques scolaires, administrations municipales, etc. De même, le Musée national développe des relations et des programmes : services spécialisés, centres régionaux, services éducatifs, universités, recherche continue. Le Centre de Documentation est en rapport avec le Gouvernement, les universités, l'enseignement, la recherche et l'industrie.
Au milieu de ces services, les Archives nationales ont tout à fait leur place, en gérant et en rassemblant les archives de l'administration, en promouvant l'emploi des archives dans les universités, dans les services éducatifs, dans les instituts de recherche et dans le public. Les Archives nationales, elles aussi, se donneront sans doute un programme d'extensions régionales et de promotion de la recherche .
Dans certains pays, on peut voir au moins trois de ces quatre services -le Musée, la Bibliothèque et les Archives - occuper des locaux à l'intérieur d'un secteur commun. L'intérêt d'une telle concentration est bien évident du point de vue de la société en général. La personne qui fréquente ces services, qu'il s'agisse d'un chercheur de métier, d'un amateur passionné ou d'un enseignant cherchant de la matière pour ses cours, appréciera leur utilité d'après ces seuls critères : l'information et les facilités qu'offrent ces services. L'utilisateur fera entrer dans son appréciation d'une part les collections ou les fonds conservés par l'institution, leur accès (au moyen d'instruments de recherche ou de notices explicatives) et, d'autre part, le confort et l'agrément des installations, les horaires d'ouverture, l'attitude du personnel et l'efficacité des rapports qu'ont les différentes institutions entre elles. A tous ces égards, chaque service peut se discréditer aux yeux de la société si ses aptitudes s'avèrent médiocres. En ce qui concerne les Archives, chaque critère revêt une importance cruciale.
Les Archives doivent conserver, en fait, les principales archives du pays. Elles doivent recevoir la garde de tout document ou ensemble d'archives dépourvu d'utilité courante et - le point est d'importance - cela quel qu'en puisse être le caractère secret, délicat ou 'sérieux'. C'est bien là la vocation des Archives que de conserver et de gérer des documents importants. Ce principe est tout aussi vrai pour des Services d'Archives locaux ou privés que pour les Services nationaux.
Les fonds d'un Service des Archives nationales doivent être aussi complets que possible. Tandis qu'une Bibliothèque peut essayer de parvenir àce résultat grâce à sa politique d'acquisitions ou qu'un Centre de documentation le puisse également par l'extension de ses acquisitions dans son champ documentaire, un Service d'archives ne peut pas parvenir de la même manière à la complétude. Il peut et doit se proposer comme objectif la prise en charge d'archives importantes issues de divers aspects de l'activité administrative, et il peut aussi, à sa guise, élargir ses ressources en acquérant des archives complémentaires. Mais, en fin de compte, le fait que le Service d'Archives conserve ou non des documents sur un sujet donné dépend de ce que ce sujet a été, ou non, traité par l'administration. La même limite s'applique, mutatis mutandis, aux collections d'un musée. L'utilisateur de ces services, en quête de connaissance d'une certaine sorte, risque d'achopper aux limites de ces fonds ou collections. Pour les pallier, il se tournera vers d'autres ressources : des Archives il passera à la Bibliothèque, ou au Musée et vice versa. Considérées comme des sources pour la recherche générale ou scientifique, les collections de toutes les institutions culturelles sont interdépendantes. Quand il s'agit d'enseignement ou d'encouragement à la recherche par des expositions ou par des opérations de promotion, ces limites subsistent et la même interdépendance revêt une importance essentielle. Pour la société, cela a une signification claire : elle est en droit d'attendre une coopération totale entre tous ses services consacrés à la recherche, coopération qui doit naître de leurs financements et de leurs directions mais aussi des attitudes et des aptitudes de leurs personnels. Chaque institution doit normalement et nécessairement conserver son caractère propre et effectuer son travail spécifique. A cette fin, elle doit disposer des structures administratives, des moyens et des ressources appropriés. Mais toutes les institutions servant à la recherche doivent, effectivement, constituer une ressource commune pour la société : elles doivent travailler, visiblement, ensemble, exploiter en commun leurs collections et se considérer comme un seul tout.
L'organisation des services et des salles ouverts au publics (les salles de lecture, dans le cas des Archives) doit se faire en tenant compte des facilités données par les autres institutions. De même, l'élaboration des instruments de recherche (c'est-à-dire les moyens d'information qui permettent l'utilisation des documents) doit également, si possible, se faire en tenant compte des autres services, et l'orientation du public requiert la duplication de ces moyens d'information. Les horaires d'ouverture intéressent au plus haut point le chercheur ; du nombre d'employés dépendent des horaires plus ou moins étendus, mais le personnel peut bien être employé à un service commun quand il ne l'est pas pour un service indépendant. Maintes facilités matérielles offertes au chercheur connaissent la même limitation et on peut les procurer de façon commune quand il n'est pas possible de les offrir séparément : tels sont les services photographiques, les services de conservation matérielle, les services d'imprimerie et d'édition, les services d'exposition et les services éducatifs, sans oublier la promotion de la recherche au moyen de cellules de recherche internes.
Que les institutions culturelles nationales soient conçues de façon distincte ou articulée, elles dépendent, les unes comme les autres, de l'importance des crédits que la nation leur accorde. Elles dépendent également de leur capacité à faire connaître leurs besoins et à faire reconnaître en haut lieu leurs politiques. Aussi l'administration et la direction des institutions culturelles nationales ont-elles de l'importance pour la société. Elles doivent relever de la responsabilité de corps ou de personnes appropriées : un ministre et son département, essentiellement. On aurait peine à soutenir que les grandes institutions culturelles nationales ne suffiraient pas pour constituer un portefeuille ministériel au moins. Pour déterminer la nature d'un tel département, on doit prendre d'autres décisions au sujet des objectifs généraux des Archives et des autres services culturels : par exemple, on peut faire un choix entre l'information et les sciences historiques. Si l'on considère que les Archives sont principalement un élément des services d'infor mation de la nation, les structures ministérielles auront alors tendance àenglober d'autres services analogues, l'information et la documentation. Mais si l'on considère les Archives comme un élément participant au développement des ressources nationales en matière de recherche historique, les structures s'orienteront plutôt vers le secteur éducatif et chercheront à rapprocher les musées, les centres archéologiques et les autres organismes de recherche. Ce choix peut être difficile ; le système retenu doit être assez souple pour permettre aux Archives, comme aux Services parallèles, d'exprimer leur propre identité et d'avoir leur propre développement. Mais il doit être assez bien défini pour permettre l'emploi commun de moyens et de facilités et aussi une organisation commune. L'organisation doit éviter l'écueil qui consisterait àsubordonner un élément du programme à un autre et à déclasser une catégorie de fonctionnaires.
On a, dans le passé, trouvé difficile de réaliser cette coopération entre professionnels de différents services - musées, bibliothèques, archives - et on a constaté que beaucoup s'y opposaient. Cela a été, en partie, la conséquence naturelle des conditions de travail qu'on connut aux débuts du développement : tous ces services en effet, au moins dans leur développement moderne, ont rapidement formé des attitudes nouvelles au cours des deux dernières décennies : ce sont effectivement des services nouveaux. Au début d'un développement nouveau, le personnel s'occupe à résoudre les problèmes fondamentaux, à rassembler les archives essentielles, à les maîtriser, àinstruire leur public, à créer une structure professionnelle et une structure de direction. Durant cette phase, rien ne presse à coopérer avec d'autres secteurs professionnels. Mais, dans une certaine mesure aussi, le défaut de coopération et même l'hostilité réciproque résultent de la compétition menée pour obtenir des moyens et de la subordination, dans certaines circonstances, d'un groupe professionnel à un autre.
Cette subordination - ou la menace de subordination - est une cause importante de l'ordinaire médiocrité des relations qui existent entre les archivistes et les bibliothécaires. Considérée du point de vue de la société en général, du public utilisateur, la distinction entre les bibliothèques et les archives est parfois faible : les Archives conservent des livres, les bibliothèques des papiers ; les sujets de recherches peuvent mettre les deux institutions à contribution. Et cependant, il est clair que les bibliothèques et les Archives ont des objectifs et des méthodes différents, doivent avoir des programmes différents, des ressources et des moyens différents, doivent avoir des personnels formés à des principes différents et doivent avoir des structures internes différentes selon leurs fonctions. Chacun de ces services doit naturellement pouvoir offrir à son personnel des possibilités de carrière spécifiques et satisfaisantes. Tant que ce point n'est pas acquis, il n'est pas possible de surmonter les difficultés et les barrières qu'élèvent les jalousies et les craintes des différents groupes professionnels. Ces questions peuvent bien paraître insignifiantes, mais elles rendent compte des échecs qu'on constate dans maint service culturel dans de nombreux pays et on doit les envisager sérieusement.
Vus à l'échelle de la plupart des institutions publiques, bon nombre des services culturels, dont il est ici question, sont petits ; la taille a une grande importance quand on établit le caractère et l'efficacité d'un service. C'est surtout évident aux niveaux non-nationaux ; on voit bien, en effet, que les Archives nationales elles-mêmes, qui travaillent avec le gouvernement central et avec une solide clientèle de lecteurs, sont une institution viable. Pourtant, comparés à ceux d'autres services administratifs - comme la Défense, l'Éducation, la Santé publique - les besoins sont minimes et les effectifs très faibles. Cela ne signifie point qu'ils n'ont pas d'importance mesurable, mais la difficulté apparaît quand il s'agit de tenir compte des spécialisations que la société moderne crée inexorablement. Il est loin, en effet, le temps où, dans la plupart des pays d'ailleurs, une seule institution nationale suffisait pour accomplir tous les aspects de sa vocation. Les musées, les bibliothèques, les centres de documentation, les Archives sont tous voués à se diviser en spécialités.
Les collections spécialisées de livres, d'objets, de documents techniques, d'archives se développent soit sur la base de leur forme soit sur celle de leur thème. Les collections fondées sur la forme caractérisent en particulier les archives, quoi qu'on puisse en trouver aussi dans le domaine de l'art et des musées. Les développements les plus notables dans ce domaine ont été les archives cinématographiques et l'on a reconnu dans la plupart des pays - en Grande-Bretagne ce fut le Comité Grigg qui le recommanda en 1954 -que les archives cinématographiques et audiovisuelles doivent être conservées et gérées par des services d'archives spécialisés. Les archives cinématographiques demandent plus de moyens techniques que les archives ordinaires. Non seulement les films exigent de meilleures conditions de stockage et un important équipement de restauration et de réparation mais ils ne peuvent être 'lus' que grâce à des matériels coûteux. Toutefois, le public reconnaît la valeur de ces archives et cela justifie bien cette dépense supplémentaire : les archives cinématographiques touchent le grand public comme les archives ordinaires ne peuvent, ordinairement, jamais le faire. Le développement futur des archives cinématographiques et audiovisuelles est assuré puisque les disciplines de l'histoire contemporaine et la collecte des témoignages oraux se développent. Le développement des archives spécialisées selon un sujet sera probablement plus spectaculaire encore. Parmi ces archives on peut discerner deux catégories.
La première consiste en des collections formées artificiellement sur un sujet préalablement déterminé. Des collections spécialisées ont été constituées, ces dernières années, en Grande-Bretagne, sur des sujets tels que l'histoire navale ou militaire, la politique, l'administration sociale, l'histoire de l'enseignement, l'histoire de l'agriculture, l'édition, le théâtre, le folklore, etc. Bien souvent, ces collections se trouvent concentrées dans les universités et prolongent la pratique déjà ancienne qu'ont les universités et d'autres bibliothèques de se donner un sujet sur lequel elles rassemblent de la documentation. Il y a aussi plusieurs institutions nationales spécialisées, et dans l'ensemble des collections spécialisées on peut distinguer deux espèces : les collections qui rassemblent des originaux et celles qui sont des 'centres de documentation. Ces dernières ne cherchent pas à conserver des documents originaux (qu'il s'agisse d'archives ou non) : on préfère constituer une bibliothèque de microfilms ou de reproductions d'autres types, complétés de répertoires et d'index de documents conservés dans d'autres services ou d'analyses publiées de ces documents. L'apparition de cette seconde sorte de collection a beaucoup contribué à apaiser les soupçons des conservateurs de musée ou d'archives qui avaient également pati de la concurrence des collectionneurs spécialisés et avaient également été préoccupés de préserver l'intégrité des séries ou des fonds d'archives ou encore des collections d'oeuvres dont ils étaient responsables. Mais quand il s'agit d'une industrie, d'un champ d'enquête scientifique ou d'une invention technique, il faut bien constituer une collection orientée vers la recherche qui se fonde sur le procédé ou l'institution d'origine. Comme pour toutes les autres archives, le traitement des documents doit être conforme à la bonne pratique de la profession. Mais la pratique professionnelle ne distingue pas ou ne doit pas distinguer les Services d'Archives (ou autres) qui se fondent sur l'administration d'un territoire et ceux qui se fondent sur une industrie ou sur une institution particulière. Ce qu'il faut, c'est que les documents soient convenablement traités et qu'il y ait des moyens suffisants en personnel et en équipement matériel. Pour assurer cette condition, il convient d'avoir un certain niveau de coordination dans la création de collections spécialisées, de pouvoir centraliser l'information les concernant, et de disposer de normes nationales.
L'une des nouveautés les plus importantes qui soient apparues parmi les institutions culturelles, ce fut la création et le développement rapide de la 'Bibliothèque du Président'. Eléments importants déjà de la vie américaine, ces Bibliothèques présidentielles combinent, en fait, une bibliothèque, des archives, de la documentation et des pièces de musée, consacrées à l'étude d'un président particulier, de ses proches, de sa politique et de son époque. Fondées, initialement, sur les archives personnelles du Président, sur ses affaires personnelles et sur ses collections, ces institutions méritent peut-être le nom d'archives' plutôt que celui de 'bibliothèque', quoiqu'elles aient pris, en collectionnant systématiquement des papiers, des livres et des objets étrangers au noyau originel, certains des objectifs qui caractérisent les bibliothèques ou les centres de documentation. Puisque ce fut toujours l'un des buts, peut-être sous-entendu toutefois, des Services d'archives que de comporter un élément au moins de documentation systématique, la Bibliothèque du Président semble avoir réalisé l'un des idéaux latents des Archives. Le principal défaut que présentent ces institutions, c'est que chaque Bibliothèque présidentielle restreint son activité à une période présidentielle particulière, laissant ainsi les suivantes à de nouvelles Bibliothèques de Présidents. Ces Bibliothèques sont en relation avec les Archives nationales et ont un lien naturel avec les Archives puisque ces dernières conservent, sans solution de continuité, les documents officiels du gouvernement, dans lequel le président particulier n'a été qu'un chef éphémère. Mais, dans certains pays, il y a une tendance visible déjà à créer des institutions sur le modèle des Bibliothèques présidentielles, en les fondant cette fois sur les archives et les affaires de personnages éminents. Alors, le lien avec les Archives nationales est plus ténu. La valeur, pour la société, de tels instituts doit être évaluée avec autant de rigueur que celle des collections spécialisées ; les critères d'appréciation sont les suivants : sont-ils dirigés de façon professionnelle ? les moyens sont-ils suffisants ? l'inconvénient que trouve le public à visiter divers services au cours de ses recherches est-il contrebalancé par l'intérêt et la bonne organisation de la collection spécialisée ?
Le développement continu des centres de documentation traitant de sujets particuliers ne supprime pas le besoin de disposer d'un centre de documentation archivistique général pour tout le pays, d'un service qui traite de documents ou d'informations relatifs aux fonds d'archives. En Grande-Bretagne, cette fonction incombe à la Royal Commission on Historical Maruscripts, qui tient le Registre national des archives. Le Registre national, qui contient des répertoires et des rapports provenant de Services d'Archives ou de particuliers et relatifs aux lieux de conservation et aux teneurs des archives, est un centre spécialisé de documentation, et ses travaux ressemblent à ceux de la documentation scientifique. Son champ d'activité particulier c'est de veiller à ce que son information soit aussi complète que possible et de développer les moyens techniques permettant d'y accéder. L'indexation, la rédaction de répertoires spéciaux et l'élaboration de guides pour la recherche sont ses tâches quotidiennes. C'est, en fait, un organisme qui participe à l'ensemble des institutions de recherche et doit nécessairement exister pour compléter leurs fonctions.
Dans tout ce que l'on a dit jusqu'ici à propos des institutions culturelles nationales, spécialisées ou générales, on a supposé qu'elles s'appuyaient sur un réseau d'institutions culturelles locales, présentant un aspect général similaire. Les principales divisions régionales d'un pays devraient être dotées, au moins, du trio formé par la bibliothèque, le musée et les Archives. Les fonctions de ces services dans leur tissu social diffèrent de celles des institutions nationales à cause de leur accès relativement aisé et de leur importance au sein de véritables communautés plutôt que par leur utilité pour l'avantage général du pays.
Sans doute, ces services seront plus proches du public non-spécialiste et leur utilisation, qui dépend de ce qu'ils conservent, sera plus humble et plus locale ; et, quoiqu'ils intéressent aussi des chercheurs de métier, ils serviront moins à la recherche purement académique. Par ailleurs, ils présentent les mêmes caractères, relations et fonctions que les institutions nationales analogues. On distinguera les fonctions techniques (ou administratives), les fonctions de consultation et celles d'agrément ; il existera des rapports avec les services de l'enseignement, on s'efforcera de servir le même milieu de chercheurs avertis, qui apprécieront les facilités offertes et l'attitude des personnels. Mais, tout comme au niveau national, chaque institution a son propre caractère, ses propres problèmes, et ses propres méthodes pour les résoudre. Chacune doit avoir son propre personnel, ses propres objectifs et programmes, et ses propres moyens de fonctionnement. Si ces conditions essentielles ne sont pas remplies, le service ne fonctionnera pas et la société le constatera. Ces institutions peuvent encore échouer dans le domaine de la véritable coopération et du travail en commun. Il n'est guère douteux que, du point de vue de la société, l'idéal est de disposer d'un service culturel fonctionnant et coopérant avec d'autres: il doit être commun, avec une interdépendance calculée mais avec des parties égales, différentes et efficaces.
Les services régionaux ou locaux ont un problème particulier : celui de la taille. D'assez petites unités ont l'avantage d'être plus proches du public, de représenter ce que les gens considèrent comme leur communauté et d'être d'un accès plus facile. Des unités plus importantes ont plus de ressources et de puissance, mais elles sont situées en des endroits qui ne sont pas toujours favorables à leur fréquentation. Ces deux niveaux existent, il est vrai, et sont plus nets dans les grandes zones urbaines : ainsi, en Grande-Bretagne, les Comtés métropolitains et le Conseil de comté du Grand Londres ont de grands services, de grandes ressources, mais les Districts métropolitains et les 'Boroughs' , dont les services et les ressources sont plus faibles, sont d'un accès plus facile pour la population locale. Ici l'aspect essentiellement ambigu du travail archivistique se complique d'une dichotomie fonctionnelle. Pour les Archives locales, cette seconde difficulté est aiguë et doit être résolue. D'un côté, les Services d'Archives requièrent des moyens appropriés et, compte tenu de la taille et de la nature de ces services, ces moyens ne peuvent être fournis que par une administration de tutelle de très grande ampleur : une administration médiocre et pauvre ne peut se permettre de distraire des crédits de ses principaux engagements financiers pour les allouer à des travaux qui pourraient paraître petits et marginaux ; et même si elle le faisait, elle jugerait peu rentable son investissement. Un Service d'Archives doit avoir une taille minimale : des capacités de stockage, un accès convenable, un programme actif, des bureaux, des moyens de conservation, et du personnel. En termes de financement comme en termes de possibilités pratiques, tous ces moyens ne peuvent être procurés que par des administrations plus grandes et plus riches ; de ce point de vue, seules les administrations locales les plus importantes devraient entreprendre la création de services d'Archives.
Mais d'un autre côté, les documents conservés dans les Services d'Archives locaux provenant des archives de l'administration locale et de collections d'archives locales d'origine non-administrative, servent essentiellement aux études locales. L'une des plus importantes fonctions de ces Services, c'est de stimuler ces études locales dont l'intérêt est considérable pour la société. Le besoin d'approfondir dans la société les racines du sens historique ne peut être nié, et le développement de sujets tels que les études de milieux, dans l'enseignement, en est l'une des manifestations. A cet égard, un Service d'Archives doit être aussi local et aussi accessible que possible et il doit être rattaché au niveau inférieur de l'administration locale. Il faut aussi garder à l'esprit que les archives et le champ d'activité d'un Service d'Archives local doivent être aisément compréhensibles pour le public : les fonds et les collections du Service doivent, autant que possible, concerner la région et doivent contenir une masse documentaire aussi complète et incomparable que possible. Une fois encore, le public est tout prêt à porter un jugement sur ce point, et les lecteurs n'auront guère envie de visiter plusieurs services au cours de leurs recherches. La délicate question que nous avons énoncée plus haut, qui oppose les Archives locales et pauvres aux Archives régionales et (relativement) riches, se résout facilement là où l'unité de population (la ville) correspond précisément à la communauté historique : des villes anciennes, disposant de nombreuses archives et d'une assez grande conscience historique (et dans lesquelles l'exploitation de cette conscience peut constituer une activité importante), sont susceptibles de soutenir et de développer des Services d'Archives satisfaisants même si elles ne sont pas les principales administrations locales. Mais la situation n'est pas aussi heureuse ailleurs et les pays industriels comptent nombre de zones qui ne sont pas liées étroitement, de façon physique, aux centres historiques, mais qui ont mené leur propre développement urbain et qui, naturellement, ont de grandes quantités d'archives. Nous abordons aussi cette idée générale, assez récente, que les villes nouvelles de l'ère post-industrielle sont elles-mêmes 'historiques' et que leur histoire, de la fin du XIXe siècle à nos jours, n'est pas seulement digne de l'attention des chercheurs mais qu'elle est, en un sens, vitale pour la survie de ces cités en tant que communautés.
On doit résoudre ce problème présenté par les Archives locales en introduisant des distinctions entre les parties du service lui-même et en atténuant certaines distinctions traditionnelles qu'on fait entre les Archives et d'autres services culturels.
On peut diviser les Services d'Archives locaux en cinq aspects qui sont tous interdépendants mais tous susceptibles d'être définis et mis en oeuvre selon un plan.
A) La gestion des archives
Chaque service de l'administration locale a besoin de gérer ses archives. Seules les administrations les plus importantes peuvent employer des professionnels pour ce travail et, ici, les grandes administrations doivent utiliser leurs ressources techniques et leur organisation plus développée pour prodiguer des conseils. L'objectif général c'est de veiller à ce que les documents soient conservés de façon utilisable et qu'ils passent finalement aux Archives où ils seront à nouveau conservés de façon utilisable. Les rôles de conseil et de contrôle, qu'exercent les grandes administrations et qu'appuient parfois des accords de service et des activités de coopération, peuvent aider les administrations plus petites à régler ce problème, tout comme, au niveau gouvernemental, les Archives nationales contrôlent et conseillent les organismes dépendant des ministères centraux.
B) La collecte d'archives non- publiques
La recherche et l'accueil des archives privées, reçues en dépôt quand il convient, ont toujours été l'une des fonctions les plus importantes des Archives locales. C'est l'un des côtés 'locaux' du Service ; il suppose que l'archiviste ait une bonne connaissance du pays et de ses principales personnalités. C'est au niveau le plus local possible que, pourvu que l'on dispose des moyens nécessaires, la recherche et (quand c'est possible) l'acquisition d'archives privées d'intérêt local se font le mieux. Cependant, on peut certainement centraliser cette fonction à un niveau plus élevé, surtout quand il s'agit de zones rurales. Cette fonction des Services d'Archives locaux peut donc être mise en oeuvre à tout niveau d'administration locale offrant les moyens appropriés.
C) Le stockage
Il est clair que le stockage est le problème qui peut le mieux se résoudre par des dispositions ad hoc. Même quand un Service d'Archives est doté (et ce n'est pas la règle) d'un bâtiment conçu spécialement, on peut décider, pour des raisons d'économie, de répartir les fonds entre des dépôts centraux et des dépôts décentralisés. Dans les zones urbaines au moins, il est ordinairement souhaitable de s'épargner la lourde charge financière (et les problèmes connexes de circulation) qu'impose un grand dépôt central, et il est souhaitable, aussi, de chercher à conserver autant d'archives et de documents que possible hors des zones où l'espace est plus rare et plus cher, surtout depuis que ces zones sont les plus polluées. Il s'ensuit que, pourvu que l'on résolve correctement les problèmes de gestion des archives (leur archivage quand elles ont perdu leur valeur courante, leur utilisation à des fins d'information, leur communication à des fins de consultation), les emplacements de stockage des archives peuvent être choisis en fonction des conditions locales. Il est possible de partager le stockage entre les grandes et les petites administrations, selon les moyens et la commodité. Toutefois, les magasins d'archives doivent être organisés en tenant compte du point suivant :
D) Les facilités d'accès et de consultation
La consultation administrative est l'un des problèmes de la gestion des archives. Par ailleurs, c'est habituellement au niveau local qu'apparaît le mieux l'intérêt de l'accès aux documents, à des fins de consultation, de recherche, à des fins culturelles ou éducatives. Au niveau de la communauté on organisera des études locales ; les écoles ou les centres pédagogiques y jouent un rôle analogue. Mais il y a une exception qu'illustrent bien les collections nationales spécialisées : lorsqu'un ensemble d'archives est bien complet et bien organisé, on juge généralement utile de se donner la peine de se déplacer pour le consulter. Mais, généralement, on s'accorde à penser que les facilités d'accès aux Archives locales doivent être aussi proches que possible des centres de population, surtout si l'on considère que c'est là, également, que se situent les institutions culturelles (les bibliothèques notamment). Pourvu que ces conditions d'accès soient correctement adaptées aux magasins d'archives, on pourrait adopter cette solution.
E) La conservation et la restauration
C'est l'une des fonctions essentielles, qui ne peut être assurée convenablement que par une administration qui peut s'offrir un atelier conforme aux normes nationales et équipé de spécialistes qualifiés. Dans le passé, ce besoin a reçu une suite négative de la part des nombreuses administrations municipales qui ont essayé de former des espèces de services d'archives mais ont omis de régler les problèmes de restauration, une suite favorable de la part des rares administrations qui ont accepté de fournir ou d'entretenir en commun un atelier de conservation. Dans ce dernier cas il y a deux possibilités : deux ou plusieurs administrations prennent à leur charge commune un service de restauration, ou bien une seule grande administration prend à sa charge un tel service et l'ouvre à d'autres administrations plus petites. L'atelier et son personnel seront conçus à une échelle appropriée ; ils seront installés dans un lieu de faible coût foncier, convenant aux transports nécessaires mais éloigné des centres urbains, congestionnés et chers. La rémunération du personnel ou le paiement des travaux effectués peuvent se faire au prorata des besoins et des nécessités de chaque administration intéressée.
Ces cinq fonctions envisagées, il faut encore considérer la direction et l'organisation générale du Service et de ses sections. C'est une fonction qui convient mieux aux grandes administrations qui disposent de ressources supérieures et qui sont plus à même d'attirer des personnels suffisamment compétents. Direction et organisation sont une partie essentielle du Service d'archives, que les différentes fonctions soient ou non matériellement distinctes. La clef du succès de l'ensemble réside dans l'efficacité de la direction et dans la coordination. C'est là que l'archiviste peut, au mieux, déployer ses qualités professionnelles ; il doit avoir une structure de direction (un conseil pour les décisions de politique générale, les choix budgétaires, une place dans la chaîne de commandement) qui lui apporte le soutien nécessaire.
Dans la pratique, aucun Service d'archives, sur le plan national ou local, ne ressemble parfaitement aux modèles que nous avons décrits. Il est peu probable qu'un Service d'Archives ressemble jamais tout à fait à un modèle théorique. Un Service d'Archives, ainsi que d'autres services culturels ou administratifs, doit être taillé aux mesures de l'administration ou du pays qui l'emploient. On a soutenu dans cet article que ces services doivent néanmoins se conformer à des normes et à des pratiques professionnelles et doivent participer à la coordination des moyens disponibles dans le pays ou dans la région. Compte tenu de toutes les disparités locales ou particulières, on voit mieux ce que sont les véritables pratiques professionnelles et la façon de les organiser. Au fur et à mesure que l'on s'éloigne des temps des pionniers, l'organisation des services se développe rapidement et peut prendre une tournure différente de celle des débuts.