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Les archives dans les pays en développement : une contribution au développement national
par
Wilfred I. SMITH
On peut admettre raisonnablement que les pays d'Amérique du Nord et d'Europe ont dépassé le stade où il est nécessaire de justifier l'existence des services d'archives. Sans doute, les archivistes de ces pays regrettent souvent que le public et les responsables des finances n'assignent pas une plus haute priorité aux objectifs et aux programmes des archives ; mais il y a une acceptation générale, au moins en théorie, des principes qui ont été clairement affirmés au temps de la Révolution française : à savoir, qu'en plus de leur utilisation pratique, les archives sont un patrimoine culturel, un miroir du passé, une mémoire collective ; et que c'est une obligation fondamentale, pour une société, de préserver les documents de son passé et de les rendre accessibles au public.
Le concept de 'gestion des documents' (records management) est, lui, d'origine beaucoup plus récente. Il est essentiellement le fruit des expériences américaines pendant et après la deuxième guerre mondiale ; sa contribution à l'efficience et àl'économie de gestion des administrations et des entreprises est aujourd'hui considérée comme évidente en Amérique du Nord et est graduellement reconnue en Europe.
Cependant, il existe une grande partie du monde, ce qu'on appelle collectivement les 'pays en développement', où les archives et la gestion des documents n'existent pas ou sont à un stade primitif de développement. Dans ces pays, les difficultés à surmonter pour la création et l'entretien des services d'archives et pour l'obtention des ressources et de l'appui populaire nécessaires sont formidables à tous égards.
Les raisons invoquées dans les pays en développement pour assigner aux archives un bas niveau de priorité sont nombreuses. La liste suivante est indicative, mais non exhaustive.
Ces raisons, et d'autres, expliquent le faible niveau de priorité généralement accordé aux archives et à la gestion des documents dans les pays en développement. Si l'on veut modifier cet état de choses, il faut leur montrer que les archives ont un intérêt pratique aussi bien que culturel, et qu'il existe un lien direct entre un bon système d'archives et de gestion des documents d'une part, l'efficacité gouvernementale, le développement économique et l'unité nationale d'autre part. En fait, on peut prouver de diverses façons que les archives et la gestion des documents apportent une contribution importante au développement national.
Tout d'abord, la gestion des documents peut accroître l'efficacité du gouvernement et de l'administration, en particulier celle des ministères et services responsables du développement économique. Le Manuel des Nations Unies de 1961 constatait que "l'amélioration de l'administration est la condition sine qua non pour la réalisation des programmes de développement". Or, la clef d'une bonne administration est la gestion des documents, c'est-à-dire la bonne gestion de l'information. L'adoption de bons systèmes de classement permet de retrouver rapidement les documents nécessaires pour prendre les décisions ou pour améliorer l'efficacité de l'administration. Par exemple, l'introduction d'un nouveau système de classement a permis, dans un cas précis, de réduire le temps de recherche d'un document de deux heures à vingt minutes. En contraste, on peut citer des exemples où des journées et même des semaines entières ont été passées à chercher dans des dossiers en désordre ou même à refaire des études qu'on n'arrivait plus àretrouver.
Il est difficile de mesurer, quantitativement ou qualitativement, l'impact global de la gestion des documents sur l'efficacité administrative, mais on peut souvent mesurer au moins son impact financier. L'introduction des tableaux de tri, qui permettent l'élimination régulière des documents obsolètes, et des dépôts de préarchivage pour les dossiers 'en sommeil', permettent de réaliser des économies substantielles. La comparaison du coût de l'espace, du personnel et de l'équipement dans les bureaux avec celui d'un dépôt de préarchivage montre clairement l'économie obtenue par le préarchivage des dossiers non courants, à quoi s'ajoute l'économie obtenue par l'élimination des dossiers obsolètes.
Un autre avantage de la gestion des documents est que, grâce à elle, les documents qui ont une valeur permanente pour le développement ou pour d'autres buts peuvent être identifiés et transférés dans des dépôts d'archives afin d'y être conservés. Bien loin d'être un luxe, un système d'archives et de gestion des documents est un instrument essentiel pour la gestion de l'information. Il entraîne économie et efficacité et a des effets directs, aussi bien qu'indirects, sur le développement national. C'est donc un bon investissement, qui produit des dividendes substantiels.
En second lieu, l'information contenue dans les archives est d'utilité pratique pour le développement national. Il est évident que le recours aux expériences déjà faites, au lieu de recommencer celles-ci, permet d'économiser le temps, l'argent et le travail. Deux rapports récents sur la Malaisie et Madagascar fournissent de nombreux exemples de l'utilité des archives pour un grand nombre de programmes de développement notamment dans le domaine de la planification et de la recherche opérationnelle. Ainsi, les résultats d'études et d'expériences antérieures sont très importants pour l'agriculture. D'anciens rapports non publiés sur la culture du riz et l'élevage des vers à soie ont considérablement aidé au développement agricole à Madagascar ; à l'inverse, la perte des documents relatifs aux expériences de culture du cacao a entraîné une longue et coûteuse répétition de ces expériences.
Les anciens relevés géologiques, les cartes et plans, les archives des compagnies minières sont d'une utilité essentielle pour le développement des mines. On y trouve, par exemple, la preuve de l'existence de gisements qui ont été reconnus dans le passé mais qui n'ont pas pu alors être exploités pour des raisons technologiques ou économiques. Les archives de la météorologie donnent de précieuses indications sur les pluies, sur la fréquence des cyclones, sur les inondations, qui sont d'un évident intérêt pour la planification du développement économique. Il en est de même des anciens rapports des missionnaires pour le contrôle des épidémies.
L'industrialisation nécessite l'étude approfondie de nombreux facteurs différents, dont l'ensemble permet de déterminer les investissements souhaitables. Les archives sont utiles pour étudier ces facteurs sur de longues périodes de temps. Par exemple, on a utilisé les archives de la police pour étudier l'évolution des relations entre groupes ethniques dans une région donnée, facteur important pour l'emploi de la main-d'oeuvre dans certains pays. L'infrastructure -routes, chemins de fer, canaux, ports, etc. - est essentielle pour le développement de l'économie : là encore, l'utilisation des anciennes cartes et des anciens relevés permet de faciliter le choix des sites, les constructions, les réparations. La construction rapide d'une digue àMadagascar a été rendue possible grâce à la conservation de vieux dossiers retrouvés par le personnel des archives. A l'inverse, la perte des dossiers relatifs à la construction d'une route au Ghana a entraîné une dépense d'un demi-million de dollars pour reconstituer les documents perdus.
Les archives sont d'un intérêt particulier pour la planification à long terme, qui nécessite l'utilisation de données présentes et passées pour prévoir l'avenir. De telles projections sont d'autant plus fiables qu'on dispose de documents s'étendant sur de longues périodes. Même si aucun document du passé n'était conservé, il n'en serait pas moins nécessaire pour les gouvernements de conserver certaines catégories de dossiers actuels en vue d'une utilisation future. Un service d'archives se justifie même s'il ne s'agit que de l'avenir.
En troisième lieu, les archives peuvent contribuer à conforter l'unité nationale. Beaucoup d'Etats nouveaux sont des créations artificielles, car les limites géographiques et ethniques ont été souvent ignorées lors de l'établissement des colonies, qui sont aujourd'hui devenues des pays indépendants. Le vide laissé par la disparition des administrations coloniales a provoqué l'émergence de rivalités politiques et personnelles, encouragé la renaissance des anciens conflits tribaux, réveillé des forces négatives qui menacent la survie de beaucoup de ces nouvelles nations. De là la nécessité impérieuse de forger les éléments d'unité, de construire le sentiment d'identité nationale. Dans une large mesure, cette identité repose sur la reconnaissance d'une histoire commune, dont les témoignages sont largement contenus dans les archives. Il est intéressant de noter que l'exemple des Etats-Unis comme formation et consolidation d'une nouvelle nation est souvent cité pour l'utilisation des archives comme élément de la conscience nationale. La recherche historique sur la guerre d'Indépendance a mis l'accent sur l'importance de l'expérience commune acquise en transformant treize colonies disparates en une grande nation, et sur les principes fondamentaux qui ont permis cette transformation et qui servent, depuis lors, de guide à l'évolution politique de la nation.
Enfin, les archives sont utiles pour l'éducation comme facteur de développement national. Dans leurs efforts pour accéder à la civilisation moderne de la fin du XXe siècle, les jeunes nations comptent beaucoup sur l'importation de l'information. Dans cette perspective, l'histoire, qui est un produit du pays lui-même, assume une importance particulière. Les pays en développement, qui souvent ne disposent pas d'histoires nationales publiées, peuvent ouvrir des voies nouvelles en diffusant des sources originales, notamment audiovisuelles. L'intégration et l'unification sont difficiles àréaliser dans les pays multiraciaux et multiculturels ; la reconnaissance des contributions complémentaires de chacun des éléments constitutifs peut aider de façon très significative à la prise de conscience de l'unité nationale. Ces efforts ne doivent d'ailleurs pas être limités aux écoles : par des expositions, des conférences, des projections de diapositives et de films, des émissions de radio et de télévision, les documents d'archives peuvent être portés à la connaissance de la population entière. Pour atteindre les racines culturelles profondes des jeunes pays, il faut évidemment remonter au-delà des archives de la période coloniale et recourir à la tradition orale, au folklore, à la musique, à la danse. On peut discuter jusqu'à quel point les archivistes doivent être impliqués dans ce qu'on appelle l'histoire orale', mais, s'il n'existe pas d'autres institutions spécialisées, les services d'archives doivent essayer de préserver toutes les composantes du patrimoine culturel indigène, y compris les arts visuels.
Une fois reconnue l'utilité pratique d'un système d'archives et de gestion des documents, on en arrive à la question des coûts. Ici, l'avantage d'un système unique et global - ce qu'on a appelé les 'archives totales' -est évident. Une institution unique ayant la responsabilité d'établir des programmes de gestion des documents pour l'ensemble des ministères, de gérer les dépôts de préarchivage et de contrôler les versements aux dépôts d'archives est clairement préférable à un système fragmenté. Ces avantages sont encore multipliés si cette institution est compétente, non seulement pour les archives publiques, mais aussi pour les archives privées, les archives d'entreprises, etc. ; et non seulement pour les documents écrits, mais aussi pour les cartes et plans, les photographies, les films, etc. Il y a tout intérêt à ce que les archives soient le lieu de conservation de toute la documentation du passé et soient considérées comme les gardiennes du patrimoine national, au service de la population dans son ensemble. Un tel système intégré d'archives et de gestion des documents, qui contribue àl'efficacité du gouvernement en mettant à sa disposition un vaste ensemble d'information sur les sujets les plus divers, a plus de chances de recevoir des ressources financières substantielles qu'une multiplicité d'institutions nées et développées de façon non planifiée, comme cela s'est fait dans certains pays.
La concentration des ressources archivistiques est aussi une solution partielle aux problèmes financiers posés par le coût élevé de la conservation matérielle des documents en climat tropical, en raison de l'humidité, des insectes, des dangers d'incendie, etc. Lorsque les ressources financières sont rares, il faut éviter de les éparpiller. Un seul bâtiment climatisé, avec des petites équipes de personnel spécialisé, un équipement de microfilmage et de photocopie, un atelier de restauration, peut servir àl'ensemble des ministères et est donc un bon investissement pour le développement national.
Compte tenu de toutes ces constatations, la conclusion logique est que les programmes d'aide technique aux pays en développement devraient accorder une haute priorité aux archives et à la gestion des documents. Cette priorité devrait être admise non seulement par les bailleurs de fonds, mais aussi par les pays receveurs eux-mêmes. Il serait naïf de prétendre que c'est le cas aujourd'hui. Bien que beaucoup de personnes et d'organismes divers, au premier rang desquels l'Unesco et le Conseil international des Archives, soient convaincus de l'importance du développement archivistique, il y a une tendance à envisager celui-ci comme d'intérêt purement culturel. Des organisations internationales telles que le Programme de développement des Nations Unies (PNUD), ou nationales telles que l'AID et diverses fondations privées, qui dépensent des sommes importantes pour l'aide technique aux pays en développement, ne considèrent pas les archives comme un domaine d'investissement profitable. Cette attitude est renforcée par le fait que les pays en développement, eux-mêmes, ne reconnaissent pas l'importance des archives et de la gestion des documents pour leur développement national : ce qu'on ignore ne fait pas défaut.
D'une façon générale, trois facteurs sont nécessaires pour l'établissement et le maintien d'un système efficace d'archives et de gestion des documents dans les pays en développement : d'abord, l'aide technique des pays développés pour la formation professionnelle et l'encadrement ; ensuite, l'octroi de ressources adéquates par les pays concernés eux-mêmes ; enfin, l'organisation d'une formation professionnelle dans chaque pays, de façon que le système, une fois créé, puisse continuer à fonctionner et soit adapté aux besoins particuliers du pays - faute de quoi il sera toujours considéré comme une importation de l'extérieur et ne sera pas intégré comme institution nationale. Le Conseil international des Archives s'efforce d'y aider, en fournissant des experts-consultants à court terme, des conseillers et des forma teurs, et en établissant des écoles d'archivistique dans les régions du monde en développement pour former un personnel d'archives sur place.
Ces observations sur la contribution que les archives et la gestion des documents peuvent apporter au développement national resteraient purement théoriques si des mesures pratiques n'étaient pas prises pour établir les services d'archives et de gestion des documents sur le terrain. A en juger par l'expérience des dernières années, ce sera long et difficile.
Il faut espérer que les efforts déployés finiront par porter leurs fruits, en s'additionnant les uns aux autres, et qu'à mesure que des résultats positifs seront atteints, ils serviront à leur tour à provoquer d'autres réalisations. Il est essentiel de persuader tant les organismes fournisseurs d'aides que les gouvernements des pays en développement eux-mêmes, des avantages pratiques d'un système d'archives et de gestion des documents pour le développement national, et de leur montrer qu'un relativement modeste investissement en personnel, en formation et en équipement peut leur permettre de réaliser de substantielles économies.
Il est également essentiel que les besoins propres de chaque pays soient reconnus comme la base de toute réalisation, et que tout système d'archives et de gestion des documents soit conçu comme partie intégrante de la structure gouvernementale et institutionnelle de chaque pays. Ce n'est qu'à cette condition qu'il pourra apparaître non comme un 'transplant' étranger, mais comme une greffe bénéfique sur le sol national.