Ch10

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III. — Problèmes théoriques, difficultés pratiques et réponses proposées

Cependant, -sans aller jusqu'à dire, avec l'archiviste américain Mario D. Fenyo, que « personne ne sait trop ce que le mot fonds veut dire, pas même les Français qui l'ont inventé », ce qui est manifestement exagéré et injuste-, il faut reconnaître que la définition du fonds, telle que la donnait Natalis de Wailly et que nous l'avons considérée jusqu'à présent; laisse subsister bon nombre d'incertitudes et de difficultés aussi bien théoriques que pratiques. Le moment est venu pour nous de les examiner, en rendant hommage aux nombreux archivologues qui les ont étudiées et scrutées depuis plus d'un siècle, mais sans prétendre nous rallier toujours à toutes leurs conclusions.

Ces problèmes et difficultés portent essentiellement sur cinq points: la définition du fonds par rapport à la hiérarchie des organismes producteurs d'archives; les répercussions, sur la composition des fonds, des variations de compétence des organismes producteurs; la définition de la notion de « provenance » des fonds; la définition de la notion de « fonds clos » et « fonds ouverts », avec, en corollaire, les problèmes que pose le classement des fonds « ouverts »; enfin l'extension du respect a externe » des fonds (respect de l'intégrité des fonds) à leur respect « interne »(respect des classements donnés par les organismes producteurs et respect des divisions internes des fonds). Pour chacun de ces cinq points, nous proposerons des réponses aux questions posées et des solutions aux problèmes soulevés.

I. Définition du fonds par rapport à la hiérarchie des organismes producteurs d'archives.

La difficulté de définir le fonds par rapport à la hiérarchie des organismes producteurs d'archives a été ressentie presque dès l'origine, et elle est fondamentale.

Prenons un exemple. Il est aisé de définir le fonds d'archives d'une abbaye, d'un hôpital, d'un tribunal: c'est (pour reprendre les termes du Lexicon of Archive Terminology des éditions Elsevier) « l'ensemble des documents dont l'accroissement s'est effectué dans l'exercice des activités » de cette abbaye, de cet hôpital, de ce tribunal. Il a aucune difficulté d'interprétation, parce que l'abbaye, l'hôpital, le tribunal dont des organismes bien définis, possédant une personnalité juridique précise et stable.

Mais, à côté de cas simples comme celui-là, il existe d'innombrables variétés de cas où la complexité de l'organisation fonctionnelle et des liens de subordination entre les divers « niveaux » des organismes rendent difficile la définition du fonds. Ainsi:

— Tout ministère, tout grand corps administratif ou judiciaire est divisé en grands secteurs d'activité, eux-mêmes subdivisés en secteurs secondaires, qui ont chacun leurs compétences propres auxquelles correspondent des ensembles de documents plus ou moins bien individualisés. Par exemple, un ministère est divisé en directions et les directions en bureaux. Peut-on, dans ce cas, parler du « fonds d'archives du ministère », ou des « fonds des directions » ou des « fonds des bureaux » ?

— Les administrations centrales ou fédérales, dans la plupart des pays, possèdent des organes locaux hors de la capitale du pays. Doit-on considérer que chacun de ces organes locaux crée un fonds d'archives propre, ou que le fonds est unique pour l'ensemble des documents créés par tous les organes locaux d'une même administration ? Par exemple: les différents services fiscaux dépendant du Ministère des Finances (à l'échelon provincial, régional, districtal etc.) forment-ils, avec le Ministère des Finances lui-même, un seul fonds, ou des fonds distincts ?

— Les établissements ou organismes dépendant d'une administration supérieure forment-ils des fonds d'archives propres, ou leurs archives font-elles partie du fonds de l'administration supérieure ? Par exemple, les archives d'un institut de recherche dépendant d'une université sont-elles une simple partie du fonds de cette université, ou doivent-elles être considérées comme distinctes ?

— Même pour les archives privées, des problèmes du même ordre se posent: ainsi dans le cas d'établissements industriels ou bancaires multiples appartenant àune même firme, ou dans celui de plusieurs domaines fonciers appartenant à un même propriétaire.

On pourrait d'autant plus multiplier ces exemples que, dans ce domaine complexe des hiérarchies de fonctions, les variations dans le temps sont nombreuses et fréquentes: nous y reviendrons plus loin.

Face à cette difficulté, on peut adopter deux positions intellectuelles différentes, que nous qualifierons respectivement de « maximaliste » et de « minimaliste ».

La première consiste à définir le fonds au plus haut niveau, en considérant que la véritable unité de fonction (à laquelle est lice étroitement, ne l'oublions pas, celle du fonds d'archives) se situe au sommet. On admettra donc, dans ce cas, que l'ensemble des archives provenant de tous les services et établisse ments dépendant d'un même ministère forme un fonds unique. Les pays socialistes d'Europe de l'Est poussent jusqu'à ses ultimes conséquences cette conception «uniciste » des archives, puisqu'ils admettent que tous les documents appartenant àl'État forment un unique et gigantesque « fonds des Archives d'État », base de toute leur organisation archivistique.

La seconde attitude, au contraire, consiste à réduire le fonds au niveau de la plus petite cellule fonctionnelle possible, en considérant que le véritable « ensemble »organique d'archives résulte du travail de cette petite cellule.

Il est évident que ce problème (contrairement à ce que pourraient parfois faire croire certaines études trop abstraites et trop théoriques qui lui ont été consacrées) a des incidences pratiques très directes et immédiates sur le travail des archivistes. En effet, une fois admis le principe du respect des fonds, -c'est-à-dire du maintien de l'intégrité des fonds-, il est essentiel de savoir exactement quelles sont les limites de ce qu'il faut maintenir intact.

Or, force est de constater qu'aucune solution bien nette n'a jamais été apportée àcette question. Sir Hilary Jenkinson (qui l'étudie longuement dans son Manual of Archive Administration, éd. de 1937, p. 100 sq.) estime que le fonds peut être défini comme étant « l'ensemble des archives résultant du travail d'une administration-quelle que soit la taille de cette dernière-, constituant un tout organique, complet par lui-même, capable de traiter de façon indépendante, sans l'intervention d'une autorité supérieure ou extérieure, tous les aspects des affaires qui sont de sa compétence ». Cette formule est élégante et séduisante, mais en fait elle ne résoud pas grand chose, car aucune administration ne possède, stricto sens'', un pouvoir absolu de régler ses affaires « sans l'intervention d'une autorité supérieure ou extérieure ». Quant à la capacité de « traiter de façon indépendante tous les aspects des affaires qui sont de sa compétence », on peut dire que, là non plus, aucune administration ne répond à cette définition, car le propre de toute procédure administrative est toujours d'être traitée successivement à plusieurs niveaux, interdépendants les uns des autres.

Aux Etats-Unis, lorsque fut instauré le classement des National Archives par fonds (« record groups» ) cette question de la définition des limites des record groups fut abondamment discutée par le Finding Mediums Committee (1940-1941) dont Mario D. Fenyo nous a fait connaître les travaux . C'est Solon J. Buck qui, de façon très pragmatique, fit finalement admettre la définition suivante pour le record group: « une unité archivistique établie de façon quelque peu arbitraire (somewhat arbitrarily) en fonction de la provenance des documents et du besoin d'aboutir à un ensemble d'une taille et d'une nature convenables pour faciliter le travail de classement et d'inventaire ». Pratiquement, cela signifiait que le record group se situait le plus souvent au niveau de la cellule administrative de base, tout en admettant que plu sieurs administrations identiques pourraient être (toujours pour des raisons de commodité) regroupées en « collective record groups ». On conçoit qu'une formulation aussi vague ait suscité des critiques , mais en réalité les archivistes américains n'ont pas commis d'autre faute que d'avouer ouvertement, dans la définition des fonds d'archives, un manque de rigueur qui était à peu près universel, mais pudiquement voilé ailleurs.

En fait, à situer trop bas le niveau de compétence fonctionnelle auquel correspond le fonds d'archives (attitude que nous avons qualifiée de «minimaliste »), on court le risque de priver la notion de fonds de toute véritable signification.

Un bureau d'un ministère ou d'un institut quelconque produit, certes, des archives qui sont, au stade de la production, distinctes de celles des autres bureaux du même ministère ou du même institut; mais elles sont étroitement interdépendantes de ces dernières et ne peuvent pas plus être considérées comme autonomes que le bureau lui-même n'est autonome dans son fonctionnement.

C'est pourquoi nous proposerons, pour définir l'organisme producteur de fonds d'archives, de retenir les critères suivants:

Pour produire un fonds d'archives au sens que l'archivistique donne àce terme (c'est-à-dire-un ensemble d'archives infrangible), un organisme, qu'il soit public ou privé, doit posséder un nom et une existence juridique propres résultant d'un acte (loi, décret, arrêté, etc.) précis et daté.
Il doit posséder des attributions précises et stables, définies par un texte ayant valeur légale ou réglementaire.
Sa position au sein de la hiérarchie administrative doit être définie avec précision par l'acte qui lui a donné naissance; en particulier, sa subordination à un autre organisme de niveau plus élevé doit être clairement connue.
Il doit avoir un chef responsable, jouissant du pouvoir de décision correspondant à son niveau hiérarchique. Autrement dit, il doit pouvoir traiter les affaires de sa compétence sans avoir à les soumettre automatiquement pour décision à une autorité supérieure. (Ceci ne signifie évidemment pas qu'il doit jouir du pouvoir de décision pour toutes les affaires; certaines affaires importantes peuvent être appelées à être soumises pour décision àl'échelon supérieur de la hiérarchie administrative. Mais, pour pouvoir pro duire un fonds d'archives qui luit soit propre, un organisme doit jouir du pouvoir de décision au moins pour certaines affaires.)
Son organisation interne doit autant que possible être connue et fixée dans un organigramme.

L'application de ces cinq principes entraîne les conséquences suivantes:

— les divisions ou sections internes d'un organisme ne répondent pas aux conditions requises pour produire un fonds d'archives;

— en revanche, tout organisme possédant une existence juridique et un niveau de compétence propres produit un fonds d'archives, même s'il est subordonné à un autre organisme de niveau plus élevé;

— les organes locaux-dépendant d'un organisme central produisent des fonds d'archives qui leur sont propres;

— enfin, il apparaît inévitable d'introduire en archivistique une notion nouvelle: celle d'une hiérarchie des fonds correspondant à la hiérarchie des organismes producteurs, entraînant la subordination de certains fonds par rapport à d'autres.

2. Les variations de compétence des organismes producteurs d'archives et leurs répercussions sur le plan archivistique.

Intimement liés aux précédents sont les problèmes que posent les variations de compétence des organismes producteurs d'archives.

En voici les principaux aspects:

Cas des suppressions de compétences. Tout organisme producteur d'archives peut, au cours de son existence, voir supprimer une de ses attributions parce que celle-ci ne correspond plus à un besoin (par exemple les attributions relatives àl'application d'une législation abolie).
Cas des créations de compétences. A l'inverse, des attributions nouvelles peuvent être attribuées à un organisme (correspondant à de nouveaux besoins, notamment pour l'application d'une nouvelle législation).
Cas mixte: transferts de compétences. Il arrive souvent que des attributions soient transférées d'un organisme à un autre; de tels transferts équivalent à une suppression de compétence pour l'un des organismes, à une création de compétence pour l'autre. Mais les transferts peuvent aussi être internes, c'est-à-dire que l'attribution passe d'une division à une autre à l'intérieur de l'organisme (ce cas est particulièrement fréquent). A l'occasion de tels transferts, les compétences peuvent d'ailleurs être modifiées, diminuées ou augmentées.
Cas des compétences temporaires. Certaines attributions, qui correspondent àdes besoins temporaires-par exemple en temps de guerre-sont parfois données, en plus de leurs attributions régulières, à des organismes déjà existants; elles sont à nouveau supprimées une fois disparus les besoins qui leur avaient donné naissance.

Ces diverses formes de variations de compétence — qui se combinent d'ailleurs entre elles, avec une multitude de variantes spécifiques — se traduisent généralement, dans l'organisation des services, par toutes sortes de modifications de structure: création ou suppression de bureaux ou de divisions, création d'organismes nouveaux rattachés ou subordonnés aux organismes existants, transferts de bureaux d'un organisme à un autre, etc.

Dès lors, puisque le fonds est constitué par l'ensemble des documents produits par le travail d'un organisme quelconque, le fonds d'un organisme qui aura subi successivement des additions, des suppressions et des transferts de compétence se trouvera contenir des documents reflétant toutes ces variations, rendant ainsi difficile la reconstitution, par les chercheurs, de la continuité administrative ou même, tout simplement, de la suite chronologique et logique des affaires.

A cette difficulté, certains théoriciens ont proposé de remédier en substituant à la notion de fonds (ou de record group) celle de record series-que nous pourrions traduire en français par « suites archivistiques » plutôt que par « série d'archives », le mot série ayant un tout autre sens dans le langage archivistique français-. Ces record series seraient des « suites de documents indépendantes du contexte administratif », autrement dit des regroupements de documents formant suite chronologique et logique, quelle que soit leur provenance .

En fait, on reconnaît bien vite, dans ce système apparemment séduisant, le visage à peine replâtré du vieux système d'avant Natalis de Wailly: le classement « par sujets » (ou Pertinenzprinzip, comme disent les Allemands). Quelles que soient la sincérité et la bonne foi de ceux qui proposent une telle violation délibérée du respect des fonds, ils ont tort, et nous ne devons avoir aucune indulgence pour une erreur aussi grave et de si lourdes conséquences. Comme l'a vigoureusement exprimé Sir Hilary Jenkinson, « quoi que nous puissions faire d'autre, nous ne devons pas briser l'unité des fonds ».

Nous partageons pleinement, sur ce point, l'opinion de Sir Hilary, qui est seule compatible avec le principe du respect des fonds. Il importe en effet de garder clairement à l'esprit que, le fonds étant défini selon des règles énu mérées ci-dessus, p. 95, peu importent les variations internes de son contenu: le fonds se compose de tous les papiers produits par un organisme dans le cours de ses activités, quel que soit leur objet. Du point de vue archivistique, le problème des variations de compétence entraînant des variations dans le contenu des fonds est donc un faux problème. Lorsqu'une attribution quelconque d'un organisme est supprimée (sans être transférée à un autre organisme), l'accroissement du fonds des archives de cet organisme se trouve simplement amputé des documents correspondant à cette attribution, mais la nature du fonds n'est pas modifiée. De même, lorsqu'une compétence nouvelle est créée dans un organisme.

Cependant, une difficulté bien réelle existe dans le cas où les transferts de compétence entraînent des transferts de papiers entre organisme. En principe, les documents correspondant à la compétence transférée devraient appartenir, jusqu'à la date du transfert, au fonds de l'organisme qui exerçait la compétence avant le transfert, et, à partir de la date de ce dernier, au fonds de l'organisme qui exerce la compétence en vertu du transfert. Malheureusement, il est rare que les choses soient aussi claires dans la pratique, car, pour pouvoir exercer la nouvelle compétence qui lui est confiée, le second organisme est presque toujours dans l'obligation de recueillir au moins une partie des documents du premier organisme concernant la compétence transférée; ces documents, qui appartiennent logiquement au fonds du premier organisme, sont donc, en fait, incorporés à celui du deuxième organisme, et c'est avec ce fonds qu'ils parviendront ultérieurement au dépôt d'archives historiques.

Les solutions que nous proposons pour ce problème sont les suivantes:

En règle générale, les documents qui ont été transférés d'un organisme vivant àun autre organisme vivant et y ont été intégrés devront être considérés comme appartenant au fonds de l'organisme qui les a recueillis. Ainsi, si une compétence a été transférée en 1960 d'un organisme A à un organisme B. et que l'organisme B a recueilli, à cette occasion, les documents que l'organisme A correspondant à cette compétence remontant jusqu'à 1950, ces documents seront considérés comme faisant partie du fonds de l'organisme B (bien que le transfert de compétence soit, en fait, postérieur de dix ans à la date des plus anciens documents en cause).
Lorsqu'un organisme vivant se voit transférer les compétences d'un organisme supprimé, les documents de l'organisme supprimé doivent être considérés comme formant un fonds distinct. Ainsi, imaginons qu'une compétence était exercée jusqu'à 1965 par un organisme C, et qu'en 1965 cet organisme C est supprimé et ladite compétence transférée à un organisme D: les documents antérieurs à 1965 forment le fonds de l'organisme C, distinct de celui de l'organisme D; en revanche, les documents concernant la compé tence transférée font évidemment, à partir de 1965, partie du fonds de l'organisme D.
Toutefois, dans le cas où les documents provenant de l'organisme C ont été totalement, inextricablement et irrémédiablement mélangés à ceux de l'organisme D, on devra, par la force des choses, renoncer à considérer le fonds de l'organisme C comme un fonds distinct. Dans ce cas, on signalera, en tête de l'instrument de recherche du fonds de l'organisme D, que le fonds de l'organisme C s'y trouve inclus.

Ces règles s'appliquent, d'une façon générale, à tous les cas où des archives d'organismes supprimés ont été recueillies par d'autres organismes (ce qui, rappelons-le, se produit aussi bien dans le domaine des archives privées que dans celui des archives publiques: fonds d'études de notaires rattachées les unes aux autres, fonds de domaines féodaux réunis par mariages ou par ventes, etc.); le fonds de l'organisme supprimé doit toujours être considéré comme distinct de celui de l'organisme qui l'a recueilli, sauf si le mélange des deux fonds est tellement inextricable que leur identification l'un par rapport à l'autre soit impossible .

3. Qu'entend-on exactement par le terme « provenance d'un fonds » ?

Ce que nous venons de dire à propos des archives d'organismes supprimés, rattachés ou intégrés à d'autres organismes, etc., nous amène à aborder ici un autre problème lié au principe du respect des fonds: celui de la notion de provenance.

La plupart des définitions du respect des fonds font, en effet, appel à cette notion, au point que l'équivalent de l'expression « respect des fonds », dans les pays de langue germanique et dans plusieurs autres est « principe de provenance »: le « fonds » est défini comme étant l'ensemble des archives ayant même « provenance »; mais ce terme est ambigu dès qu'on cherche à en préciser le sens. Prenons des exemples pour illustrer cette ambiguïté.

Il n'y a aucune difficulté d'interprétation lorsque le fonds d'archives produit par un organisme a été conservé par cet organisme, sans adjonction ou diminution, jusqu'à son versement dans un dépôt d'archives, et que ce versement est effectué directement par l'organisme producteur.

Mais ce processus simple n'est pas toujours réalisé. Nous savons que le fonds d'archives d'un organisme quelconque peut avoir été transféré, pour des raisons de nécessité fonctionnelle, à un autre organisme, et que là, il a pu: a) soit rester groupé, continuant à former un ensemble individualisé; b) soit être démembré, mêlé aux archives de l'organisme de rattachement. Dans le premier cas, l'identification du fonds primitif reste relativement aisée; mais au moment du versement dans un dépôt d'archives, quelle sera la provenance de ce fonds ? Sera-ce l'organisme producteur ou l'organisme versant ?

La première réponse semble évidemment plus logique (c'est la formule entidad productora du Dr. Aurelio Tanodi); dans la pratique, elle peut toutefois se heurter àdes difficultés quasi-insurmontables si, par suite des vicissitudes historico-administratives, l'organisme « producteur » en question a changé de nom, de structure et de compétences au cours des années.

Quant à l'autre réponse-lier la « provenance » à l'organisme versant— elle est certes plus simple et soulève moins de problèmes pratiques; mais elle risque d'aboutir à des absurdités théoriques dans la mesure où des fonds d origines très diverses peuvent être versés par un même organisme, ce qui, en appliquant au pied de la lettre la formule du « principe de provenance », pourrait entraîner, en fait, des mélanges de fonds différents sous le prétexte qu'ayant été versés ensemble, ils ont la même « provenance ».

Les inconvénients de ces deux formules sont, on le voit, bien différents. Il paraît néanmoins peu douteux que ceux de la deuxième sont infiniment plus graves et plus dangereux que ceux de la première.

Nous proposerons donc la solution suivante, liée à celle que nous avons proposée pour le problème des variations de compétence des organismes producteurs d'archives:

— Lorsqu'un fonds a conservé son identité et son individualité, il doit être considéré comme provenant de l'organisme qui l'a produit, même si, avant d'être versé au dépôt d'archives, il a été recueilli par un ou plusieurs organismes intermédiaires; dans ce cas, la notion de provenance est liée à celle de production et non à celle de versement.

— Au contraire, lorsqu'un fonds a été, au cours de son histoire, démembré et/ou intégré au fonds d'un organisme différent de celui qui l'a produit, au point d'avoir perdu son identité et son individualité, il doit être considéré comme provenant de l'organisme qui l'a recueilli et intégré à son propre fonds; dans ce cas, la notion de provenance est donc liée à celle de versement et non à celle de production.

Continué

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