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Table des matières
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4. Fonds « ouverts » et fonds « clos ».
Lorsqu'un organisme est supprimé, le fonds d'archives créé par cet organisme est automatiquement « clos » (ou « fermé ». ces deux termes étant syno nymes en français). Cela est évident lorsqu'il s'agit d'organismes, établissements, administrations, etc., du Moyen Age ou de l'époque antérieure aux révolutions du XIXe siècle-ainsi, pour l'Europe, les diverses institutions de l'âge féodal, ou, pour l'Amérique, celles de l'ère coloniale. Cela peut être encore, à la rigueur, évident dans le cas d'institutions qui ont changé à la fois de nom et d'attributions à une date précise (par exemple à l'occasion d'une réforme administrative ou judiciaire). Mais les choses deviennent beaucoup moins claires lorsqu'on entre dans le domaine fluctuant de l'administration moderne, où il est souvent difficile de dire exactement quand un organisme cesse d'exister ou quand il change simplement de nom ou de place dans le système administratif.
D'autre part, il est clair qu'un fonds n'est complet que lorsqu'il est clos. C'est en vertu de ce fait que les archivistes italiens dénient le nom d'archives aux documents des administrations modernes, car ils leur refusent le caractère d'universitas rerum-autrement dit, d' « ensemble clos » — qui est, à leurs yeux, une caractéristique nécessaire de tout fonds d'archives . Une telle rigueur est toutefois, ànotre avis, tout à fait injustifiée, car tout document créé par un organisme et conservé par lui appartient, dès sa création, au fonds d'archives de cet organisme, ce qui prouve que ce fonds existe dès lors, même s'il n'est pas complet et clos. C'est d'ailleurs pourquoi les archivistes français, héritiers logiques, sur ce point, de la pensée de Natalis de Wailly, se refusent à séparer, aussi bien en théorie qu'en pratique, les « archives courantes », (les records de la terminologie américaine) des « archives historiques » (les archives en langage américain). Les unes et les autres appartiennent aux mêmes fonds et ne peuvent par conséquent être dissociées. C'est la différence fondamentales entre le record management « à l'américaine » et le pré-archivage « à la française ».
Cependant, force est de reconnaître que, du point de vue pratique, le traitement archivistique des fonds ouverts pose des problèmes parfois difficiles si l'on veut préserver l'indispensable intégrité des fonds.
Pour ce qui-est de la définition des fonds clos et des fonds ouverts dans les cas où il peut avoir doute sur la continuation ou la cessation d'existence d'un organisme (c'est-à-dire lorsqu'on hésite à décider si un organisme cesse réellement d'exister ou s'il se perpétue sous un autre nom), nous proposons les solutions suivantes:
— S'il y a une évidente et totale continuité de compétence entre l'orga nisme supprimé (organisme A) et l'organisme nouveau (organisme B) qui lui succède, on peut conclure qu'il ne s'agit en réalité que d'un simple changement de nom et/ou d'une simple modification de l'organisme A, et que par conséquent le fonds d'archives de l'organisme A n'est pas clos, mais change simplement de nom. Cette décision de maintenir un fonds ouvert, c'est-à-dire de considérer. comme formant un fonds unique les papiers d'un organisme supprimé et d'un organisme nouveau, ne doit toutefois être prise que lorsqu'aucun doute ou incertitude possible n'existe sur la continuité des deux organismes. Dès qu'il y a hésitation sur l'opportunité d'une telle décision, la question doit être résolue par la négative: le fonds de l'organisme supprimé doit être considéré comme clos, et un fonds nouveau doit être ouvert pour l'organisme créée.
— Si l'organisme supprimé (organisme C) transfère ses compétences à un organisme D qui existait avant la suppression de C, le fonds de l'organisme C est clos; le fonds de l'organisme D prend sa suite, mais reste distinct de lui.
— Si, enfin, un organisme nouveau E est créé pour exercer les compétences de plusieurs organismes supprimés (organismes F. G. H), les fonds des organismes F. G H sont clos, et le fonds de l'organisme E leur succède en restant distinct d'eux.
— Pour le cas des fonds d'organismes supprimés qui ont été intégrés et mêlés aux fonds des organismes qui leur ont succédé, nous renvoyons à ce qui a été dit plus haut à propos de la notion de « provenance » des fonds. Ce sont évidemment, des fonds clos, mais dans la mesure où ils ont perdu leur individualité en raison de leur intégration à des fonds ouverts, ils ne peuvent plus être traités, du point de vue archivistique, comme des fonds autonomes; le problème, en ce qui les concerne, est donc plus théorique que pratique.
En revanche, nous devons rappeler avec insistance qu'un fonds reste ouvert tant que l'organisme qui le produit reste vivant, et que cela peut durer pendant plusieurs siècles (ainsi les fonds du Parlement britannique ou des grandes Congrégations romaines). Il est bien évident que les archivistes ne peuvent pas attendre, pour traiter ces fonds, qu'ils soient clos. Force est donc de leur appliquer un traitement dynamique, qui préserve la notion de l'unité du fonds tout en le fractionnant de façon à permettre son exploitation. Nous verrons dans un paragraphe suivant comment il convient de procéder sur ce point.
5. Le respect des fonds implique-t-il le respect de leur classement interne d'origine ?
Nous touchons ici peut-être au point le plus délicat des difficultés liées au principe du respect des fonds.
Celui-ci, rappelons-le, se définit, au plus simple, comme le non-séparation des documents provenant d'un organisme donné et comme le non-mélange de documents de plusieurs organismes différents; mais il ne dit rien, tout au moins dans sa version primitive, du classement interne des documents dans le fonds.
En fait, la logique du principe énoncé par Natalis de Wailly impliquait que tôt ou tard on en vînt à respecter, non seulement l'intégrité externe du fonds, mais-au moins en théorie-l'intégrité interne de ses différentes parties. C'est ce que l'archivistique allemande a baptisé du nom de Strukturenzip complément naturel du Provenienzprinzip, et qui, énoncé par le célèbre Manuel pour le classement et la description des archives de S. Muller, J. A; Feith et R. Fruin en 1898, est devenu aujourd'hui partie intégrante du principe du respect des fonds.
La formulation de Muller, Feith et Fruin est la suivante: « Le système de classement [interne des fonds] doit être fondé sur l'organisation primitive du fonds d'archives, qui correspond dans ses grandes lignes avec l'organisation de l'administration dont il provient ». Et, comme cette affirmation risquerait à bon droit d'être jugée exagérément optimiste, les auteurs hollandais ajoutent: « Il convient de rétablir d'abord autant que possible l'ordre primitif ; plus tard seulement, l'on pourra juger si et jusqu'à quel point il sera désirable de s'écarter de cet ordre ».
Cette dernière phrase, qui pousse le principe du respect de la structure des fonds jusqu'à la reconstitution de cette structure lorsqu'elle n'existe plus, s'apparente quelque peu aux pratiques des architectes du temps de Viollet-le-Duc, qui eux aussi «rétablissaient autant que possible » (et même au-delà du possible) « l'état primitif »des monuments qu'ils étaient chargés de restaurer. C'est en réalité, avec les meilleures intentions du monde, ouvrir la porte à tous les abus de l'arbitraire. Ni l'historien, ni l'archéologue, ni l'archiviste n'ont à « rétablir » ce que le temps a détruit, sauf dans les rares cas où une reconstitution rigoureusement exacte et sure est possible, avec preuves à l'appui. Nous devons donc rejeter cette méthode de « restauration » (Restauratiebeginsel) qui constitue une extension injustifiée du respect des fonds; mais la valeur, à la fois théorique et pratique, du principe du respect de la structure des fonds (appelons-le, pour simplifier, « principe de structure ») n'en subsiste pas moins.
On conçoit aisément que l'application de ce principe est hérissée de difficultés. Les unes découlent, directement ou indirectement, de ce que nous avons vu plus haut àpropos des variations de compétence des organismes producteurs d'archives: la structure interne des fonds reflète évidemment ces variations de compétence. Mais d'autres difficultés, plus fréquentes encore, viennent de ce que les organismes producteurs n'ont eux-mêmes, très souvent, aucun respect pour le « principe de structure » en classant leurs archives courantes.
On peut admettre qu'en général les archives des grandes divisions internes d'un organisme donné restent à peu près individualisées et indépendantes, ne serait-ce que pour des raisons de commodité fonctionnelle (et encore, cet argument cesse d'avoir de la valeur lorsque ces grandes divisions internes changent de structure et/ou de compétence). Mais de toute façon, à l'intérieur d'une même division, les archives courantes sont conservées de cent façons différentes selon les cas: selon un schéma, appelé « cadre » ou « plan de classement », purement organisationnel, c'est-à-dire calqué sur l'organisation des bureaux; ou purement méthodique, c'est-à-dire par catégories d'affaires traitées (en pareil cas, le cadre de classement est souvent du type décimal); ou mixte, c'est-à-dire mi-organisationnel mi-méthodique; ou même-ce qui est plus fréquent qu'on ne le croit-, il n'y a aucun cadre de classement d'archives courantes et l'organisme conserve ses papiers en désordre, chaque employé ou chef de bureau ayant sa propre a méthode de rangement », généralement incompréhensible pour toute autre personne. Bien entendu, tous ces systèmes peuvent coexister, ou se succéder, à l'intérieur d'un même organisme, d'où découlent tous les désordres aisés à imaginer. Ajoutons enfin, au gré des suppressions et des rattachements de compétences, l'apport d'archives de diverses provenances, qui ont-elles-mêmes un classement plus ou moins effectif et sont, àl'occasion de leur transfert, plus ou moins mêlées et intégrées aux archives de l'organisme de rattachement: on a ainsi une idée sommaire des désordres de toute nature que présentent les fonds au moment de leur versement dans les dépôts d'archives appelés à les classer et à les conserver, désordres que l'opération même du versement porte fréquemment à leur comble enraison des manipulations plus ou moins brutales auxquelles sont soumis les documents.
Dans ces conditions, que devient le « respect de la structure interne » des fonds ?
On serait tenté, devant une situation aussi complexe, de la déclarer inextricable et de renoncer à faire du « principe de structure » une règle archivistique au même titre que du « principe de provenance ». Mais, on aurait tort d'agir ainsi, car en réalité ces deux principes découlent l'un et l'autre de la conception « organique » des archives, qui est, nous l'avons vu, fondamentale. Ils sont liés l'un à l'autre et ne peuvent, en bonne logique, être dissociés.
Précisons ici, avant de poursuivre plus avant, un point très important. Dans les pays de tradition administrative germanique (et, dans une bien moindre mesure, dans les pays de tradition anglo-saxonne), il existe dans les organismes administratifs des bureaux spéciaux, appelés Registratur (en anglais Registry), dont le rôle consiste à enregistrer tous les documents reçus ou produits par cet organisme et à les classer, autrement dit à les munir de moyens de référence (lettres, numéros, etc.) correspondant à un cadre ou schéma préétabli. Ces bureaux de Registratur ont donc, en fait, une véritable fonction de pré-classement des archives administratives courantes, et l'on conçoit que, dans ces conditions, les archivistes des pays de tradition germanique aient tendance à insister sur le respect du classement donné par la Registratur: c'est la forme à la fois plus simple et la plus évidente du « principe de structure ».
Malheureusement, dans les pays de tradition administrative latine (espagnole, française et italienne) il n'existe, en général, rien qui ressemble à la Registratur. Le classement des archives administratives courantes, s'il existe, y est fait par les services administratifs eux-mêmes . C'est pourquoi beaucoup de théories formulées par les archivistes de tradition germanique sur le « principe de structure » sont inapplicables aux archives des pays de tradition latine, ou, plus exactement, n'y correspondent à aucune réalité. C'est là certainement une des raisons principales pour lesquelles l'archivistique des pays d'Europe centrale ne peut pas être transportée telle quelle dans les pays de culture latine-et vice versa.
Nous nous placerons, dans la suite de cet exposé, du point de vue des archivistes des pays latins, c'est-à-dire des pays sans Registratur.
Pour déterminer les possibilités d'appliquer au classement des fonds le principe du respect de structure interne, il faut distinguer plusieurs cas différents, qui appellent dés solutions différentes.
a) Cas des organismes à structure simple. Nous entendons ici par « organismes à structure simple » des organismes, généralement de faible importance quant au nombre de personnes qu'ils emploient, dont les tâches ne sont pas fonctionnellement réparties entre plusieurs divisions ou sections possédant chacune des attributions précises et stables.
En pareil cas, si l'organisme pratique un classement quelconque de ses archives courantes (qu'il soit alphabétique, méthodique, etc.), l'archiviste a intérêt à respecter ce classement, en l'améliorant si besoin est; mais ce respect ne constitue pas une obligation si le classement pratiqué par l'organisme est par trop défectueux ou incommode pour la recherche.
A plus forte raison, si l'organisme ne pratique pas de classement systématique de ses archives courantes, l'archiviste peut donner au fonds le classement interne qu'il jugera le meilleur; il n'y a donc pas, dans cette occasion, de « respect de la structure » du fonds.
b) Cas des organismes à structure complexe. Les organismes qui possèdent un personnel nombreux et des attributions multiples sont en général, nous l'avons vu, divisés en secteurs (appelés « divisions », « directions » ou « sous-directions » «sections » etc.) dont chacun exerce une partie définie des attributions de l'organisme.
Il est évident que les papiers produits par ces divisions (utilisons ce terme générique par commodité, pour éviter d'inutiles répétitions), bien que ne formant pas des fonds d'archives distincts, constituent des ensembles organiques que le « respect de la structure » commande de laisser groupés. Il y a donc tout intérêt à prendre ces divisions comme base du classement interne du fonds de l'organisme, chacune des divisions primaires du fonds correspondant à l'une des divisions structurelles de l'organisme.
Malheureusement, ces divisions structurelles sont rarement stables; elles sont modifiées, et leurs attributions respectives changent, avec une fréquence qui tend d'ailleurs à s'accroître dans le monde moderne.
Face à cette difficulté, deux solutions sont possibles:
— Si l'on tient à conserver les divisions fonctionnelles de l'organisme comme base du classement du fonds, on divise alors le fonds en tranches chronologiques, ou périodes délimitées par les changements de structure de ces divisions, et on classe les documents correspondant à chacune de ces périodes comme formant un tout. Cette solution est acceptable, et même recommandable, si les changements en question ne sont pas trop fréquents, et si par conséquent les périodes qu'ils délimitent sont suffisamment longues (au moins dix ans), avec une assez grande stabilité d'attributions à l'intérieur de ces périodes.
— En revanche, si les changements de structure et d'attributions des divisions internes de l'organisme sont trop fréquents, il faut renoncer à prendre ces divisions comme base du classement du fonds, et considérer dès lors celui-ci, du point de vue de son traitement archivistique, comme un fonds d'organisme simple sans division interne.
c) Faut-il respecter le classement donné aux fonds par les organismes qui les ont produits ? S'il peut sembler tentant, pour l'archiviste, de conserver tel quel le classement donné aux documents par l'organisme qui a produit le fonds, cette tentation se heurte à de nombreuses difficultés qu'on ne doit pas sous estimer.
L'une de ces difficultés est fondamentale: le classement donné aux documents par les organismes producteurs n'est jamais un classement conçu sur une longue période de temps. Son utilité est essentiellement fonctionnelle, pragmatique, et non pas historique. Il ne correspond donc que très rarement aux méthodes de classement archivistique, qui portent en général, elles, sur des tranches chronologiques assez longues.
Toutefois, en admettant que cette difficulté soit écartée (si l'on adopte un classement par tranches chronologiques assez courtes, ou si le classement donné par l'organisme producteur est stable sur une assez longue période), d'autres difficultés subsistent. D'une part, le classement donné par l'organisme producteur peut ne porter que sur certaines fractions, ou secteurs, des documents produits; d'autre part, ce classement peut être effectué selon des principes étrangers à la méthode archivistique et plus proches du classement des bibliothèques ou des centres de documentation (classement décimal, classement par matières, etc.) parfois même contraires au principe du respect des fonds (s'il y a mélange de documents de diverses provenances). Ajoutons que ces classements sont appliqués, par les organismes producteurs, avec plus ou moins de rigueur et de continuité, et que trop souvent l'adoption d'un nouveau système de classement par un organisme entraîne le démantèlement du classement précèdent, avec effet rétroactif portant parfois sur plusieurs années.
Dans ces conditions, il serait illusoire et dangereux de chercher à prendre systématiquement le classement donné par l'organisme producteur comme base du classement archivistique. Avant d'adopter cette solution, l'archiviste doit s'assurer: a) que le classement donné par l'organisme producteur a été effectivement réalisé, poursuivi et conservé, et n'est pas resté une simple intention ou velléité; b) que ce classement a été poursuivi sur une assez longue période; c) qu'il n'est pas incompatible avec le principe du respect des fonds; d) qu'il englobe bien tous les documents composant le fonds ou la division du fonds qu'il s'agit de traiter.
Si toutes ces conditions ne sont pas remplies, nous estimons qu'il faut renoncer àsuivre le classement donné par l'organisme producteur, et procéder comme si le fonds n'avait reçu aucun classement avant de parvenir entre les mains de l'archiviste .
En résumé, la question du « respect de la structure interne » des fonds appelle les réponses suivantes:
— lorsqu'un fonds comporte des divisions correspondant à des divisions fonctionnelles de l'organisme producteur, ces divisions doivent être autant que possible prises comme base du classement archivistique; mais on peut être obligé d'y renoncer si les divisions fonctionnelles de l'organisme producteur changent trop fréquemment de structure et d'attributions;
— lorsqu'un fonds, ou une division de fonds, possède un classement donné par l'organisme versant, ce classement peut être conservé comme base du classement archivistique à condition qu'il soit stable, portant sur une assez longue période., compatible avec le principe du respect des fonds, et correctement réalisé; dans le cas contraire, l'archiviste peut s'inspirer de ce classement pour son propre travail, mais non le suivre aveuglément;
— dans tous les autres cas, l'archiviste peut légitimement donner au fonds, pu à la division de fonds, le classement qu'il juge le meilleur, en se fondant évidemment, dans toute la mesure du possible, sur la structure interne de l'organisme producteur, mais sans être tenu de refléter dans son classement les détails et les variations de cette structure.
d) Le classement des fonds par tranches chronologiques. A plusieurs reprises déjà au cours de cet article, nous avons fait allusion au classement des fonds par tranches chronologiques ou périodes.
Une telle méthode est-elle légitime et compatible avec le respect de l'unité interne des fonds ? On pourrait sans doute en discuter sur le plan théorique, et il est certain qu'il vaut mieux éviter d'y recourir lorsque c'est possible, c'est-à-dire lorsqu'on a àtraiter un fonds clos provenant d'un organisme dont les structures internes et les attributions n'ont pas subi, au cours de son histoire, des changements trop profonds. Mais, pour les fonds ouverts (dont le traitement archivistique est, par la force des choses, fractionné), ainsi que pour les fonds clos dont la composition reflète les changements de structure et d'attributions subis par l'organisme producteur, le classement par tranches chronologiques est une nécessité pratique si évidente qu'il s'impose à tous les archivistes malgré les réticences des théoriciens.
Trois règles doivent cependant être observées si l'on veut éviter que cette méthode n'aboutisse à un véritable démembrement des fonds:
— D'une part, les tranches chronologiques choisies comme base du classement doivent être assez longues pour constituer un ensemble d'archives cohérent. (Une durée de dix ans est un minimum).
— D'autre part, ces tranches doivent correspondre à des périodes bien définies dans la vie de l'organisme producteur du fonds; leurs limites ne doivent donc pas être choisies arbitrairement.
— Enfin, pour que le traitement archivistique d'une tranche chronologique d'un fonds puisse être entrepris, il faut que tous les documents correspondant à cette tranche chronologique soient réunis, de façon que la totalité de la tranche soit traitée simultanément.
Une fois ces trois conditions réunies, on peut procéder au traitement de chaque tranche chronologique comme s'il s'agissait d'un fonds clos. Toute fois, étant donné qu'il ne s'agit en réalité que d'un fragment de fonds, il faut autant que possible traiter chaque tranche avec le maximum de similitude et de parallélisme par rapport aux tranches précédentes, de façon à faciliter le travail de recherche ultérieur.
On voit, d'après ce qui précède, que le traitement par tranches chronologiques n'est nullement contradictoire avec le respect de la structure interne des fonds; ce respect s'applique, en effet, à l'intérieur de chaque tranche chronologique d'autant plus facilement que les tranches ont été définies de façon àcorrespondre précisément aux grands changements de structure interne et de compétence de l'organisme producteur.
Nous tenons à bien insister ici sur le fait que nous parlons ici du traitement archivistique des tranches chronologiques (voir la définition de ce terme de «traitement archivistique » ci-dessus, p. 101, note 3). Ceci implique par conséquent que ce traitement ne soit entrepris qu'assez longtemps après la clôture de la tranche chronologique envisagée, pour avoir la certitude qu'aucun document correspondant àcette tranche n'est demeuré dans l'organisme d'origine. (A titre d'exemple, en France le traitement archivistique des documents est actuellement arrêté à la date du 10 juillet 1940, qui marque la fin de la IIIe Republique. Tous les documents postérieurs au 10 juillet 1940 ne reçoivent qu'un traitement provisoire). En règle générale, on peut admettre qu'une tranche chronologique peut recevoir un traitement archivistique lorsque tous les documents qui le composent ont atteint le délai de libre communicabilité au public, et qu'ils ne sont plus susceptibles de recevoir des additions ni de faire l'objet de tris et d'éliminations.
e) Note sur la terminologie du classement et de la cotation des fonds. Il nous paraît utile de donner ici quelques précisions de vocabulaire sur les termes utilisés en archivistique pour les différentes notions liées au classement et à cotation des fonds, car ces termes ont souvent une valeur différente dans les différents pays et peuvent par conséquent conduire à des contresens assez graves s'ils sont mal compris par les traducteurs.
En français, le mot cassement (comme, en espagnol, le mot clasificación) s'applique à toute opération de mise en ordre (ordenación) d'éléments quelconques selon un schéma, ou plan, ou cadre, préétabli. Dans le domaine des archives, il s'applique donc à plusieurs niveaux successifs:
— classement des fonds à l'intérieur d'un dépôt d'archives;
— classement des articles (dossiers, liasses, volumes, etc.) à l'intérieur d'un fonds;
— classement des documents individuels (feuillets ou groupes de feuillets) àl'intérieur d'un article.
A l'intérieur des fonds, les divisions sont souvent appelés en anglais series (parfois aussi subgroups, ce qui est beaucoup plus clair). Ce terme anglais de series est générateur de confusion/dans les traductions, car en archivistique française le mot série a un tout autre sens: il désigne les grandes divisions alphabétiques dans lesquelles sont placés les fonds à l'intérieur d'un dépôt d'archives (par exemple, la série U des archives départementales françaises reçoit tous les fonds provenant des tribunaux et institutions judiciaires, la série T reçoit tous les fonds provenant des organismes d'enseignement et d'éducation, etc.). Les divisions primaires des séries sont appelées sous-séries, chaque sous-série correspondant généralement à un fonds, bien que, dans certains cas, lorsqu'une série se compose d'un seul fonds, les sous-séries correspondent à des divisions de ce fonds, comme les «series » ou « subgroups » anglais.
En règle générale, tout travail de classement d'archives aboutit à une identification des articles classés. Cette identification (parfois appelée à tort « numérotation », en anglais numbering) porte en français le nom de cotation; la cote se composant généralement d'un ensemble de lettres et de chiffres selon un certain ordre.
Une fois que les articles ont reçu leur cotation définitive, l'archiviste procède à la rédaction de l'instrument de recherche (en anglais, funding aid ou research aid) correspondant au fonds ou à la division du fonds traitée. Selon qu'ils sont plus ou moins détaillés les instruments de recherche d'archives sont, en français, appelés guide, état sommaire, répertoire ou répertoire numérique, inventaire sommaire, inventaire analytique. Chacun de ces termes est difficilement traduisible dans d'autres langues: ainsi, un inventory en anglais n'a rien à voir avec un inventaire en français (l'équivalent anglais d'inventaire analytique serait, approximativement, calendar); ailleurs, catalogue ou catálogo s'emploie comme équivalent du terme français répertoire, alors qu'en français catalogue est en principe réservé aux documents ne formant pas des fonds, mais des collections hétérogènes. L'ensemble des opérations de rédaction des instruments de recherche s'appelle en anglais description, terme commode qui n'a pas d'équivalent exact en français.
On voit, par ces quelques exemples, à quel point la nécessité de disposer de définitions très précises des termes archivistiques dans les différentes langues est primordiale si l'on veut éviter les malentendus et les erreurs d'interprétation, parfois lourdes de conséquence. Une bonne partie des discussions et divergences internationales sur le respect des fonds n'a pas d'autre source que ces malentendus.