Précédente - Suivante
Table des matières
- Précédente - Suivante
Les techniques nouvelles dans les archives
Rapport par
James B. RHOADS
III CONCLUSIONS
En essayant d'évaluer l'information résumée ci-dessus, il est nécessaire au départ de se rendre compte de quelques difficultés. Celles-ci proviennent fondamentalement du langage et de la terminologie. En étudiant les réponses au questionnaire, il apparaît vite qu'il n'y a pas de signification facilement compréhensible et largement acceptée du terme "techniques", appliqué à l'administration des archives. Presques toutes les opérations et activités peuvent être rangées sous ce terme et l'ont été fréquemment dans certaines réponses. D'autres réponses étaient basées sur une définition plus restrictive, qui excluait tout exposé de principes, politiques et procédures d'activités courantes. Cette divergence d'opinion fondamentale explique grandement le déséquilibre dans le champ d'application et l'accentuation dont témoignent les résumés pour des pays individuels.
Une autre difficulté provenait de l'utilisation du terme "nouvelles". Le questionnaire était limité au présent et au "passé récent", mais il ne disait pas si les techniques demandées devaient être celles qui étaient nouvelles pour la profession archivistique en général, dans un pays déterminé ou dans une institution particulière de ce pays. Les interprétations changeantes données à ce terme expliquent que certains pays n'ont pas répondu sous certaines rubriques et les réponses essentiellement négatives données par d'autres pays. Ces réponses ont été reprises, puisqu'elles peuvent aider à étudier le processus par lequel des techniques déterminées sont développées, acceptées et diffusées dans d'autres pays dans différentes parties du monde.
Une difficulté encore est liée à la terminologie archivistique elle-même. S'il n'y a pas d'équivalents précis en anglais pour beaucoup de concepts et termes archivistiques dans d'autres langues, l'utilisation d'un questionnaire en anglais employant une terminologie archivistique américaine pose les mêmes problèmes de compréhension. Les termes "disposal" et "arrangement" paraissent avoir été particulièrement difficiles ; l'inclusion des termes "retirement" et "classification" comme concepts apparentés auraient pu supprimer quelque peu la contusion. Malgré ces difficultés, toutes les réponses révélaient cependant un intérêt général pour les problèmes fondamentaux et un examen attentif des questions posées. Le. manque ou la brièveté d'une réponse dans une rubrique particulière ne peuvent en aucun cas être assimilés à du désintéressement ou manque de coopération. Toutes les administrations d'archives emploient forcément des techniques dans la conduite de leurs opérations ; quelques-unes ont simplement préféré de considérer leurs techniques comme non suffisamment nouvelles pour justifier une explication.
Dans les limites des restrictions citées et sans faire des comparaisons qui pourraient être bien compliquées, il est encore possible de formuler une série de conclusions prudentes pour chaque rubrique, basées sur les preuves disponsibles et de tirer des réponses, dans leur ensemble, quelques conclusions générales.
Une étude des réponses sous le titre Organisation et Administration révèle un intérêt répandu pour l'effet de la technologie informatique sur les systèmes d'archives courantes traditionnels, et un intérêt presque égal pour l'utilisation possible de cette technologie dans la gestion d'institutions et de programmes d'archives. L'intérêt pour les archives informatiques ressort aussi clairement des réponses sous Triage et Elimination, Plan et Gestion de Dépôts, et Préservation. L'intérêt pour l'utilisation directe de cette technologie apparaît clairement dans les réponses relatives à la création d'instruments de recherche. La conclusion évidente en est qu'il y a encore besoin d'étudier les produits et les implications de la technologie informatique. Comme un premier pas, il semble que, jusqu'à un point faisable et compatible avec leur juridiction, les autorités archivistiques devraient affirmer le caractère archivistique fondamental et les intérêts et valeurs archivistiques de la documentation lisible par machine et les programmes annexés. La tendance à la création, en dehors de l'autorité archivistique, d'institutions particulières intitulées "archives de données" est en effet regrettable, puisque toutes les traditionnelles administrations d'archives historiques et administratives, sont des "archives de données" au point de vue du contenu informatif de leurs fonds. Il est essentiel que la profession archivistique accepte pleinement sa responsabilité quant à ce dernier développement dans l'évolution des formes documentaires. Les tâches auxquelles nous faisons face dans ce domaine sont formidables, mais pas plus formidables que celles qu'affrontaient lés archivistes de l'ère des tablettes d'argile qui découvraient, dans le bureau voisin, un tas de rouleaux de papyrus portant des symboles dans une langue inconnue. Et dans le processus d'acquisition de la connaissance et -de développement des techniques requises pour évaluer ces toutes nouvelles formes d'archives et y donner accès, les archivistes apprendront aussi suffisamment concernant la technologie qui les a produites pour les évaluer et utiliser, si nécessaire, comme un instrument de gestion dans le planning et le contrôle de leurs propres programmes et opérations.
Deux techniques supplémentaires rapportées sous le titre général de Organisation et Administration sont également suggestives : l'utilisation de conseils consultatifs et la décentralisation géographique sélective de fonds d'archives. A un moment où on met de plus en plus l'accent sur l'expansion des services d'archives vers la recherche et le grand public et compte tenu de l'accroissement rapide de la population et de la décentralisation des fonctions et activités gouvernementales dans beaucoup de pays, ces deux techniques méritent un examen attentif de la part de tous nos collègues. Comme point négatif, les réponses sous ce titre général n'ont fait découvrir, à quelques notables exceptions près, que peu d'intérêt ou d'esprit d'innovation dans l'utilisation de techniques de gestion modernes dans l'administration générale d'institutions d'archives. Comme ces institutions développent forcément leurs fonds d'archives, personnels et services, leurs directions requièrent inévitablement toute l'attention d'un nombre croissant d'employés. Les implications de cette évolution pour la profession archivistique, et les problèmes qu'elle entraîne pour la formation requise des archivistes professionnels dans le domaine des sciences de gestion, pourraient mériter plus d'attention qu'ils n'en ont reçue à ce jour de la part du Conseil international des Archives.
Le nombre et la diversité des réponses sous les rubriques Gestion des archives vivantes, et Triage et Elimination, montrent jusqu'à quel point les autorités archivistiques acceptent de plus en plus de responsabilités professionnelles dans le domaine des archives contemporaines afin d'assurer la suffisance des archives de demain et d'améliorer leur qualité. Cette participation dans la révision de la création et des techniques de conservation des archives courantes, en vue non seulement de l'amélioration des opérations courantes mais avec un souci de l'économie et de l'efficacité qui résultent du triage et de l'élimination des documents aussitôt qu'ils ne sont plus nécessaires pour la conduite des affaires courantes, ne peut que renforcer la position des services d'archives dans leurs structures gouvernementales respectives. Les nombreux cas rapportés où une formation de gestion d'archives courantes est donnée aux fonctionnaires responsables des documents dans l'administration comme au personnel des archives, représente une plus grande extension des services d'archives traditionnels.
Dans ce domaine qui se développe rapidement, plusieurs matières connexes semblent mériter d'être étudiées de façon approfondie. Une de ces matières comporte les problèmes liés au triage, àl'élimination, et au service de consultation, relatifs aux archives classées selon la méthode de classification décimale. L'utilisation de la classification décimale semble fréquente dans l'évolution des méthodes de classement allant de simples formules d'enregistrement jusqu'aux systèmes complexes utilisés maintenant par les nations plus développées. Les fonds d'archives de certains pays comprennent une large variété de documents classés selon le système décimal ; leurs institutions d'archives ont acquis une inestimable expérience dans le domaine de leur triage et de leur utilisation. Il peut être utile aux archivistes de ces institutions de partager leur expérience avec leurs collègues de nations commençant maintenant à faire usage du classement décimal.
Une seconde réfléxion concerne les techniques employées dans les opérations de triage et d'élimination d'archives. Tout en reconnaissant la large divergence qui existe de pays à pays dans l'objet, la nature, et les formes des documents d'archives, il apparaît que les techniques appliquées à la préparation de listes de conservation et d'élimination pour les archives d'administrations particulières ou de listes générales pour les archives communes àplusieurs administrations, trahissent des ressemblances fondamentales d'un pays à l'autre. Le Conseil International des Archives pourrait poursuivre les recherches dans ce domaine et notamment, pour aider des pays en développement à adapter ces techniques à leurs propres besoins, s'il est justifié, autoriser la préparation et la publication d'un manuel sur ce sujet.
Un troisième point connexe concerne le rôle des centres de préarchivage. Leur évolution comme lien essentiel entre les administrations en activité et les institutions d'archives mérite des études complémentaires. Nous ne savons toujours pas assez sur les conditions fondamentales qui devraient fixer leur localisation et leurs fonctions dans des pays dont les systèmes de conservation d'archives courantes sont arrivés à différents niveaux de développement, et sur toute la série de problèmes relatifs à leur gestion efficace. Ces matières demandent davantage de recherches. Particulièrement suggestive, aussi bien pour les pays développés que ceux en développement, est l'expérience faite par différents Etats américains qui ont construit des bâtiments d'archives dotés de magasins prévus pour d' importants accroissements à venir, ce qui est justifié par l'utilisation de l'espace inoccupé comme centre de préarchivage jusqu'au moment où on aura besoin de cet espace pour les fonds d'archives.
En se référant spécifiquement au Triage et à l'Elimination, les réponses au questionnaire soulignent qu'il convient d'accorder une attention accrue au problème posé par les archives informatiques , diverses utilisations et aux limites des techniques d'échantillonnage. Il en ressort par ailleurs, qu'il est indispensable de repenser les attitudes et les politiques traditionnelles en matière d'archives audio-visuelles. Afin de mieux remplir leur mission fondamentale de service public, des institutions d'archives, en nombre de plus en plus important, ont cru nécessaire d'abandonner leur rôle passif d'"administrations réceptives" aux seules archives non courantes de leur institution de tutelle et sont devenues, moyennant l'autorisation appropriée, des administrations rassemblant non seulement des archives d'institutions et organisations privées mais aussi ce que nous appelons des papiers personnels et des manuscrits. Pour compléter ces ressources de la recherche, elles ont prêté une attention particulière aux matériaux audiovisuels produits et accumulés tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des institutions dont elles font partie. Comme profession nous avons -prêté trop peu d'attention à ce développement et ses implications pour l'administration traditionnelle des archives.
Ces dernières années, le Conseil international des Archives a fait beaucoup d'efforts constructifs pour encourager l'étude et la publication d'informations relatives à la construction et à l'équipement de dépôts d'archives. Comme les grandes installations d'archives signalées par la France, le Royaume-Uni et les Etats-Unis traversent les diverses phases de leur planning et construction, nous espérons que les autorités archivistiques concernées autoriseront la préparation, en vue de diffusion dans le CIA, de rapports périodiques qui seront profitables à leurs collègues d'autres pays. Les nouvelles techniques assurant la sécurité sont particulièrement intéressantes. Les rapports sur les nouvelles techniques dans le domaine de la Préservation et de la Restauration fournissent, comme on pouvait l'espérer, quantité de précieuses informations sur les nouvelles méthodes et les nouveaux matériaux utilisés pour la préservation des archives. Nous devons cette information à nos collègues de certains pays. Il parait que la lamination manuelle est solidement établie, mais l'utilisation de techniques plus développées est principalement retardée par le coût de l'équipement requis. Sous ce rapport, le développement en Israël d'un laminateur relativement bon marché devrait être étudié davantage. Il paraît aussi que la microphotographie n'est utilisée comme une technique pour assurer la préservation de fonds précieux que dans relativement peu de pays. Peut-être ce domaine devrait-il être étudié spécialement. L'emploi de la photographie dans le processus de restauration comme dans la consultation n'a peut-être pas reçu, de la part des archivistes, l'attention qu'il mérite.
En ce qui concerne les fonctions connexes du Classement et de la production d'Instrument de recherche, les réponses s'avèrent être très éclairantes. Généralement, les institutions d'archives sont engagées dans la préparation de ce qui peut être considéré comme l'instrument de recherche le plus important, c'est-à-dire un guide mis à jour de leurs fonds d'archives, et dans cette opération plusieurs envisagent ou expérimentent déjà le traitement automatique de l'information et les techniques informatiques. Comme elles cherchent àcontrôler mieux de l'intérieur leurs fonds d'archives afin de faciliter encore leur utilisation pour la recherche, ces institutions mettent aussi en compétition les systèmes de contrôle et les méthodologies qu'elles ont mises au point durant les périodes antérieures de leur propre croissance institutionnelle et professionnelle. D'où l'intérêt accru pour les sous-séries au détriment du fonds d'archives (record group) comme unité de contrôle de base pour le classement et l'inventaire de documents écrits. Un développement similaire intervient dans le classement et la description d'archives cartographiques et audiovisuelles : l'importance de l'article individuel s'accroit, celle de la série diminue. Une troisième tendance qui ressort de l'analyse des réponses est celle de l'utilisation de la mémoire, et des possibilités d'impression des ordinateurs, en fournissant aux utilisateurs un accès plus direct au contenu substantiel des archives par la création d'index faits à l'aide de machines.
La théorie archivistique comme la pratique devraient bénéficier des expériences et projets en cours dans ces domaines. Les institutions concernées devraient être encouragées à aider leur personnel à enregistrer et à faire connaître à la profession les méthodes et les procédures employées et les problèmes qui ont dû être résolus pour affiner le contrôle administratif et intellectuel des fonds et des entités d'archives particulières. Peut-être un prochain numéro d'Archivum ou une publication distincte pourrait être consacré à une série d'études concernant les plus récents progrès dans la théorie et la pratique du classement et dans la préparation d'instruments de recherche utilisant l'informatique. Des expériences récentes aux Etats-Unis suggèrent la possibilité de créer en coopération un programme pour ordinateur à employer dans la préparation de certains types d'instruments de recherche dans des dépôts qui sont parvenus à un certain niveau de normalisation dans leur méthodologie et leur terminologie. La raison d'être de tout ce qui précède dans ce rapport devient clair en étudiant les réponses concernant les nouvelles techniques en matière de communication des documents. La tendance continue vers une plus grande libéralisation de l'accès aux archives, tant par la réduction des périodes fermées que par la publication sur microfilm d'archives de haute valeur scientifique, est le résultat des efforts déployés par le CIA dans ce domaine. Il est essentiel, dans notre monde de plus en plus interdépendant, que cette accentuation d'une plus grande libéralisation de l'accès soit poursuivie et développée. Tout aussi encourageant est la preuve de l'utilisation de plus en plus répandue d'une variété de techniques de photocopie pour améliorer et développer la communication. Une étude comparative des processus concernés et leurs avantages et limites quant àleurs applications aux archives mérite plus d'étude. D'installations et de techniques nouvelles susceptibles d'améliorer les services de consultation, tant dans les bâtiments d'archives récemment construits que dans ceux qui sont actuellement projetés ou en construction, méritent également toute attention. Beaucoup est à apprendre dans les résumés mêmes consacrés à ces techniques. L'utilisation accrue des données statistiques produites par le fonctionnement des services de renseignement des lecteurs est d'une importance toute particulière pour parvenir à une gestion plus efficace des institutions d'archives, au moyen, notamment, de l'analyse et de la révision des opérations archivistiques en vue d'améliorer le service des utilisateurs. Ceci est un autre développement qui mériterait davantage d'attention de la part du CIA.
Considérées sous ce angle, les activités engagées dans les Publications de textes et les Expositions représentent une extension des services de communication. Comme pour la plupart des activités archivistiques, l'obstacle majeur de la multiplication des efforts dans le secteur des publications de textes est le problème financier. A moins d'une révolution dans le goût du public, qui pourrait soudainement transformer les savantes publications de textes imprimées en livres à succès, le développement le plus prometteur paraît à ce jour la publication sur microfilm, avec ultérieurement peut-être des éditions sélectives imprimées à partir du microfilm. Des recherches en cours sur les moyens de réduire les coûts de l'impression sont également prometteurs, comme celles concernant l'impression en offset de textes dactylographiés ou composés par ordinateur. D'après les réponses, il y a un réel besoin de poursuivre l'étude d'expositions archivistiques en tenant compte particulièrement de leur rôle important dans les relations publiques des établissements d'archives et de leur potentiel éducatif.
Comme les établissements d'archives étendent de plus en plus les services qu'ils rendent à la recherche scientifique, ils peuvent s'attendre à être confrontés avec les problèmes de la technique qu'on a fini par appeler Histoire orale. Comme la plupart des enregistrements sur bande magnétique créés par des projets d'histoire orale sont effacés ou détruits, les produits archivistiques ordinaires de pareils projets sont des dactylographies publiées qui constituent un type de source spécialisé pour les futurs chercheurs. Les coûts relativement élevés de la création de ce type de source sont ordinairement justifiés par l'insuffisance ou la manque total de la documentation traditionnelle concernant des particuliers, des événements ou des sujets d'intérêt majeur pour les historiens ou autres chercheurs du passé récent. Comme professionnels nous pouvons nous demander si l'archiviste, au cas où il préfère se limiter au choix et à la préservation d'archives officielles, n'a pas fait pencher la balance de la recherche en faveur de l'histoire officielle. Comme gardien des sources documentaires les plus fondamentales pour la recherche scientifique, doit-il ou devrait-il avoir l'obligation de rechercher, acquérir et conserver pour l'avenir, par tous les moyens possibles, une documentation du présent plus équilibrée et plus complète que celle qu'il a héritée du passé ? Ce sont des questions qui peuvent bien mériter sérieuse considération lorsque nous observons le rôle actuel de l'archiviste dans différents pays.
Le sujet de la Formation a été réservé délibérément à la section finale de ce rapport. Son importance a été soulignée dans presque toutes les réponses et les résumés indiquent un niveau d'activité dont nous, en tant que membres de la profession, pouvons être très satisfaits. Toutefois, beaucoup reste encore à faire. Les débuts prometteurs du CIA dans le secteur de la création et du soutien d'écoles de formation localisées stratégiquement, fonctionnant grâce à des archivistes expérimentés au bénéfice de professionnels débutant dans les pays en développement, devraient continuer à être soutenus par toutes les nations. Il y a un grand besoin de développer le programme de missions d'experts techniques et de procurer aux pays en développement l'équipement technique essentiel. Un inventaire international de nos ressources disponibles, tant humains que techniques, convenablement informatisé et périodiquement mis à jour, pourrait être d'une grande utilité pour déterminer de façon plus précise les problèmes auxquels nous faisons face et nos priorités dans leur solution. Pour ce qui est des cours de formation, toutes les nations pourraient bénéficier d'un programme d'échangés, entre les pays développés, notamment au moyen de missions et de bourses accordées à des enseignants. Comme beaucoup de ces professionnels participent à l'élaboration et à la modification de la méthodologie et des techniques archivistiques dans les grandes institutions d'archives, des réunions et conférences périodiques qui les rassembleraient seraient également d'un grand intérêt. Augmenter la connaissance et la compétence des enseignants est la voie la plus sûre de raffermir toute notre profession.
Pour conclure : la nature et la portée du thème choisi pour ce rapport et la remarquable coopération manifestée par nos collègues en répondant au questionnaire mis en circulation pour recueillir des données, ont contribué à produire un éventail extraordinaire d'informations utiles. Autant que possible ces informations ont été reprises dans les résumés. Vu dans son ensemble, il reflète beaucoup d'activité et une maturité croissante dans notre profession. Alors qu'ils réaffirment leur obligation de transmettre intact leur héritage archivistique aux générations futures, les archivistes actuels, en accordant un intérêt accru à leur première source d'approvisionnement (les archives courantes dans les administrations en fonction) et aux besoins du groupe le plus nombreux et le plus exigeant des lecteurs (les chercheurs scientifiques) étudient et appliquent une large variété de techniques pour améliorer et développer les services traditionnels. Notre succès futur comme professionnels sera déterminé largement par notre capacité d'adapter ces techniques et d'autres similaires à nos besoins particuliers.