Ch16

Michael Cook,
Lecturer in Archival Studies, Université de Liverpool

Des principes directeurs pour l'élaboration de programmes d'enseignement en vue de la formation des archivistes et gestionnaires de dossiers vont paraître prochainement dans le cadre du Programme en matière de gestion des documents et des archives (RAMP) de l'Unesco. En les formulant, on ne cherche pas à imposer une uniformisation, mais àdonner des orientations sur les problèmes tant généraux que spécifiques sous-jacents à la formation professionnelle (niveaux supérieur, intermédiaire et semi-professionnel) dans tous les pays. L'objectif fondamental est de servir le public en fournissant l'un des éléments d'un service d'information efficace, un service qui a des fonctions utiles pour les activités culturelles comme pour la recherche et l'administration. Cette entreprise peut aider à résoudre les différences profondes qui existent entre les traditions de formation et d'administration dans les différentes régions et la nécessité d'harmoniser la formation des archivistes avec celle des bibliothécaires et des documentalistes. Parmis les autres problèmes traités figurent les suivants: infrastructure nécessaire à un plan de formation, considérations relatives au contexte dans lequel devraient être créées les écoles de formation, niveaux d'admission et d'enseignement, et structure de la carrière. Le programme d'enseignement fait également l'objet d'une analyse.

Une publication intitulée « Programme d'enseignement modèle dans le domaine de la gestion des documents et des archives modernes: une étude du RAMP, accompagnée de principes directeurs » va paraître dans le cadre du Programme en matière de gestion des documents et des archives (RAMP) du Programme général d'information de l'Unesco. Ces principes directeurs feront partie d'une série de principes directeurs sur divers aspects de la pratique de la gestion d'archives et de documents et feront pendant à un travail similaire qui se poursuit dans le cadre du programme de l'UNISIST. Le présent article est un commentaire sur quelques-uns des problèmes rencontrés lorsqu'on a tenté d'établir une norme pour la formation et l'instruction d'archivistes et de gestionnaires des dossiers, qui soit applicable à l'échelon international. Son but principal est de donner quelques indications qui seraient particulièrement utiles pour la formation des archivistes dans le monde en développement. On espère également que ces principes directeurs pourront stimuler une évolution de la formation de nature à apporter dans l'orientation de la profession ces changements qui sont vivement souhaités par la communauté internationale des archivistes.

Problèmes généraux

Deux problèmes généraux ont été rencontrés lorsqu'on a examiné la possibilité d'une norme acceptée à l'échelon international. D'une part, il y a le problème des disparités culturelles, linguistiques et administratives entre les principales régions du monde; de l'autre, il y a la question de l'harmonisation de la formation des archivistes avec celle des autres professionnels de l'information, principalement les bibliothécaires et les documentalistes. Dans les rapports établis pour la réunion d'experts sur l'harmonisation qui s'est tenue à Paris en novembre 1979, l'un et l'autre problème étaient mis en relief et des lignes directrices étaient énoncées. Celles-ci ont été reprises dans les Principes directeurs du RAMP. Dans ces rapports, on soulignait qu'il était important de surmonter la difficulté de trouver des normes communes d'un programme de formation qui soient applicables en présence de traditions éducatives différentes et qui conviennent à des systèmes administratifs différents. L'archivistique prend toujours des racines profondes dans la spécificité historique de la société qu'elle dessert. Dans les rapports susmentionnés, on a constaté par ailleurs qu'il existait dans de nombreuses parties du monde un besoin urgent de développement rapide des moyens de formation. Les chiffres présentés, confirmés par des études antérieures, montraient que même les plus petits pays ont une demande non négligeable en ce qui concerne la formation en matière d'archives, ainsi que le développement de services de gestion d'archives et de documents, dans les administrations centrale, provinciale ou municipale et dans le secteur privé. Tous les plans de formation aux professions de l'information ont pour but commun le développement de services directement utiles au développement national et au public, si bien que dans ce contexte général on a pensé qu'une tentative sérieuse visant à trouver les valeurs et les normes sous-jacentes intéresserait à la fois les instituts de formation professionnelle du monde développé et les programmes de formation nouvellement créés ailleurs.

Il est particulièrement nécessaire de construire une infrastructure de formation à la gestion des dossiers, discipline qui est aussi utile dans les pays développés que dans les pays en développement. La gestion des dossiers est en fait enseignée dans la plupart des écoles d'archivistes partout dans le monde, mais les principes directeurs pourraient aider àrétablir l'équilibre entre les disciplines culturelles et les cours de gestion dans les programmes de formation. Ils devraient aussi aider à stimuler le développement de sujets plus techniques et surtout à encourager la création d'un plus grand nombre de centres de formation, et à suggérer de quelle manière de nouveaux cours de formation pourraient avoir lieu. Il y a quelques années, la tendance était à la création de grandes écoles régionales appelées à desservir des zones étendues et variées. Ces écoles se sont révélées relativement difficiles à financer et à gérer (bien que deux d'entre elles au moins aient été de belles réussites), et ont soulevé des problèmes aigus de synthèse culturelle et historique à l'intérieur de la zone desservie. Aujourd'hui, la tendance est d'encourager chaque pays à créer sa propre école de gestion d'archives et de documents pour satisfaire ses propres besoins et réaliser son potentiel propre. Dans ces conditions, des normes internationales et une orientation commune s'imposent tout particulièrement.

Comme toutes les autres activités tertiaires, les services de gestion d'archives et de documents ont besoin d'une infrastructure implantée dans la société. Tout d'abord, ils présupposent l'existence d'un gouvernement ayant des objectifs modernes de développement et un programme de planification avancée. Les archivistes et gestionnaires des dossiers sont utiles à la société et à l'administration, il devrait donc y en avoir un nombre suffisant (tout comme des autres professionnels de l'information), et l'on devrait leur réserver une place appropriée dans le plan de développement du personnel. De même, il est difficile d'espérer recruter et former des candidats s'il n'y a pas un nombre suffisant d'étudiants sortant du système d'instruction publique différents niveaux, en particulier après l'équivalent de la licence (à 21 ans ou plus) et à la fin des études secondaires (à 16 ou 18 ans). Le pays devrait avoir au moins un réseau embryonnaire d'institutions culturelles et de recherche, car les archivistes occupent une place dans la recherche et le développement culturel aussi bien que dans l'administration. La communication et les contacts internationaux devraient être possibles, ainsi que l'accès à une langue internationale. Aucune profession de l'information ne peut prospérer sans cela. On devrait également pouvoir disposer, au moins dans une certaine mesure, de la technologie appropriée.

La question de la structure de la carrière est importante. L'expérience de certains pays montre qu'un statut professionnel au rabais, dans quelque profession de l'information que ce soit, a pour conséquence un niveau plus bas et donc des résultats médiocres pour la collectivité. Il est particulièrement important, dans les pays moins développés, que l'investissement dans des services comme la gestion d'archives et de documents (ou dans les bibliothèques et les centres de documentation) apporte un avantage direct sous la forme d'une gestion efficace de l'information utile au gouvernement et à la planification, ainsi qu'au développement de programmes culturels et de recherche. Le recrutement de candidats de bonne qualité et leur efficacité à l'issue de la formation sont liés aux perspectives de carrière qui leur sont offertes et aux conditions générales dans lesquelles ils vont travailler.

L'archivistique et la gestion de dossiers sont deux aspects d'une même structure professionnelle, dans laquelle on peut distinguer trois niveaux de carrière. Au niveau le plus bas, il y a les semi-professionnels recrutés à la sortie de l'école secondaire et chargés de tâches qui sont essentiellement du domaine professionnel (par exemple, le classement et la description des archives ou le contrôle des opérations de gestion de dossiers) mais dont ils s'acquittent comme s'il s'agissait d'opérations de traitement, sous la surveillance de supérieurs hiérarchiques qui sont des professionnels. Ensuite, il y a le niveau professionnel, ouvert à ceux qui ont un diplôme universitaire du premier cycle. A ce niveau, le travail comporte la conception et la surveillance des opérations de traitement; les professionnels doivent également participer, en tant qu'agents actifs et avisés, aux activités d'information, d'administration et de recherche de leur pays. Enfin, il existe un niveau plus élevé, où le personnel, qui est déjà expérimenté, s'intéresse davantage à la gestion, à la planification et aux relations extérieures qu'à l'exécution des tâches professionnelles à l'intérieur du service. Il n'est pas toujours facile d'établir une distinction nette et concrète entre ces trois niveaux à travers les frontières internationales. Ainsi, la proportion de personnel professionnel par rapport au personnel semi-professionnel varie considérablement d'un pays à l'autre. Faut-il en déduire que les séparations entre les niveaux doivent être tracées différemment selon les endroits ? On pense que tous les pays ont, ou devraient avoir, à tous les niveaux, des travailleurs ayant reçu une formation adéquate, encore qu'ils puissent être répartis de manière différente selon les circonstances.

D'autres problèmes se posent lorsqu'il s'agit de décider dans quel contexte créer une école de formation. En Europe, l'opinion selon laquelle une formation distincte dans un établissement d'enseignement quelconque serait préférable à une formation sur le tas ou àun apprentissage à l intérieur d'un grand service n'a jamais fait l'unanimité. Il s'agit là, dans une certaine mesure, d'un problème pratique, puisque la création d'une école de formation suppose qu'il y a un minimum d'étudiants désireux de s'inscrire et un nombre suffisant de professeurs qualifiés, et que les autorités de tutelle sont prêtes à en assurer le financement.

Chacun de ces trois points soulève difficultés. Les écoles d'archivistes sont, par rapport àcelles de bibliothécaires, forcément petites (bien que pas nécessairement aussi petites qu'on le pense parfois: si les besoins de l'administration et du secteur privé étaient entièrement satisfaits, c'est par centaines et non par dizaines que se compterait, dans la plupart des pays, le corps des archivistes et gestionnaires des dossiers. Bien qu'elles aient relativement peu d'étudiants, les écoles de formation doivent assurer l'enseignement d'une gamme relativement étendue de matières, et donc utiliser les talents de plusieurs professeurs. Comme si ce problème n'était pas suffissant, il est en plus souvent difficile de trouver le moindre professeur qualifié dans beaucoup des matières enseignées, surtout les matières àcaractère professionnel. Les pays moins développés peuvent y regarder à deux fois avant de soustraire à leurs tâches des praticiens efficaces et expérimentés (même s'ils en ont en poste) pour les détacher dans des écoles de formation comme professeurs, même si à long terme cela peut être un bon investissement de ressources limitées. Dans la pratique, beaucoup de professeurs de matières à caractère professionnel seront des praticiens locaux enseignant à temps partiel. Il y a une place limitée pour des experts à l'étranger qui seraient détachés pour de brèves périodes lorsque les programmes d'échange le permettent.

A cause de ces problèmes dans les pays plus développés, les écoles d'archivistes sont habituellement intégrées dans des institutions plus importantes: elles sont rattachées à un grand service national d'archives, comme dans la République fédérale d'Allemagne ou en Inde, ou à une école de bibliothéconomie et de science de l'information, comme en Espagne, ou encore à une université. Cette dernière pratique est la plus courante et elle présente de nombreux avantages. Non seulement l'école d'archivistes peut utiliser les installations de l'université -faire venir des professeurs de matières connexes, utiliser les salles de conférences, le matériel d'enseignement et les bibliothèques-mais elle peut offrir à ses étudiants des activités sportives culturelles et récréatives en tirant parti des équipements de l'université.

L'infrastructure physique d'une école d'archivistes dépend de l'approche adoptée dans ses enseignements. Les salles de séminaire et de réunion tendent à déterminer les caractéristiques des groupes qui les utilisent, et pas seulement en en limitant le nombre. L'enseignement devrait se caractériser par un mélange équilibré de pratique et de théorique, dans un style ouvert. Cela implique une volonté, en particulier chez les professionnels, de s'habituer à compter sur eux-mêmes, une acceptation volontaire des responsabilités et la capacité à identifier et à résoudre les problèmes. Cette approche revêt une importance particulière lorsqu'on est appelé à prendre tôt ses responsabilités et dans les pays où il faut former rapidement une classe de gestionnaires autochtone. Le style de l'enseignement, comme son cadre, joue donc un rôle important. Il existe également des exigences d'ordre technique: l'accès à une bibliothèque spécialisée, où il y a des matériels autres que les livres, et, ce qui est plus controversé, l'accès à un atelier de restauration d'archives. Un tel atelier nécessiterait un personnel d'entretien composé de techniciens et l'idéal serait qu'il y ait un théoricien pour mener à bien son programme de recherches; mais il est aussi possible d'adopter une approche plus modeste de la restauration en utilisant les matériels disponibles localement et une technologie simple. Quelle que soit la solution retenue, l'importance grandissante de la restauration comme l'une des nécessités techniques de la société amène à penser qu'une école de formation devrait, chaque fois que cela est possible, avoir un laboratoire ou un atelier.

S'il est important que les associations professionnelles soient associées à l'aménagement des programmes de formation et à l'élaboration des normes, il est également important que l'école formation, ou l'université à laquelle elle est rattachée, soit responsable de la sélection des étudiants admis à suivre les cours. L'acceptation de candidats insuffisamment qualifiés, sous prétexte de contraintes administratives immédiates, peut créer des problèmes pour l'avenir.

La question des effectifs est bien sûr importante. Des enquêtes de planification de l'emploi donneront des projections pour un pays donné, mais il y a toujours une tendance à sous-estimer la demande potentielle latente. L'expérience de pays moins développés montre que le recrutement initial d'environ 20 semi-professionnels et 5 professionnels peut être une bonne base de départ, mais les conditions diffèrent tellement d'un pays à l'autre que cette proportion pourrait même être inversée dans certains pays. La nature même du sujet milite en faveur d'effectifs réduits. Le nombre d'étudiants dépend également de la nature de la politique de recrutement. Lorsque les étudiants ne sont acceptés qu'après avoir été recrutés dans un service public; il y a là une contrainte extérieure (et il est probable que la formation pour le secteur privé sera relativement négligée). Des conditions de marché complètement libres imposent aussi des contraintes d'un autre genre. Un compromis est possible lorsque les étudiants ne sont recrutés que parmi ceux qui sont parrainés par des employeurs réels ou potentiels, ou principalement parmi eux. Il faudrait une collaboration étroite entre les organismes employeurs, l'université, les associations professionnelles et l'institution chargée de la planification de la main-d'œuvre. Lors de la sélection pour l'admission des étudiants, la qualité la plus importante que devraient rechercher les sélectionneurs est une motivation fondée sur une information adéquate.

L'accès principal au travail de gestion d'archives et de documents se fait au niveau professionnel. L'opinion à peu près générale est que les élèves archivistes doivent avoir un diplôme qui est l'équivalent du premier grade décerné aux étudiants d'université vers l'âge de vingt et un ans. Après quoi ils doivent suivre un enseignement professionnel spécifique. En d'autres termes, cela signifie que les archivistes et gestionnaires de dossiers doivent avoir fait quatre années d'études, dont trois d'études générales dans une université et une d'enseignement professionnel, à la fin de l'enseignement secondaires. La formation professionnelle de base devrait donc être considérée comme un programme de maîtrise, comme c'est déjà le cas dans plusieurs pays. Il est recommandé que cette formation dure une année complète et comporte un travail individuel, projet ou mémoire, faisant l'objet d'un examen. Le programme devrait être orienté vers la gestion et avoir pour but de former des gens capables d'aborder leur travail avec un esprit d'autosuffisance et d'initiative. On peut, si c'est possible, recruter quelques candidats ayant un diplôme de sciences exactes et naturelles, mais en général, l'école devrait être ouverte à ceux qui ont un diplôme universitaire du premier cycle dans une discipline orientée vers la recherche documentaire rétrospective ou l'usage de documents primaires.

L'accès au grade supérieur d'archiviste/gestionnaire de documents se fait principalement par sélection sur la base de l'expérience. De nos jours, cependant, il est probable qu'une spécialisation technique pèse considérablement sur le choix des candidats à des postes élevés, de sorte qu'il faut voir là une bonne raison de prévoir une formation supérieure sur des sujets spécialisés. Ces spécialités pourraient inclure le développement de systèmes automatisés, de programmes éducatifs ou de publications. Un enseignement en science de la gestion serait nécessaire, et l'accent devrait être mis sur le travail individuel qui associe étroitement l'étudiant à la recherche. Les qualifications ainsi obtenues devraient être assimilées au grade de docteur. Les archivistes se tournant vers l'enseignement de matières à caractère professionnel devront recevoir une formation approfondie en pédagogie ainsi que dans les spécialités appropriées. La place qu'occupent les semi-professionnels varie considérablement d'un pays à l'autre. Il est probable qu'il faut toujours un corps de semi-professionnels pour que les tâches de base soient remplies, mais leur nombre relatif et l'ampleur des responsabilités pouvant leur être confiées dépendent de facteurs extérieurs, notamment la relative difficulté à recruter des candidats ayant un diplôme universitaire, les perspectives de carrière, voire ce que la société attend. Il y a certaines tâches professionnelles, telles que le préarchivage (le choix des documents qu'il convient de conserver ou de détruire), qui ne devraient jamais être laissées à des non-diplômés. Mais les contraintes qui peuvent amener de petites organisations à n'employer que des semi-professionnels pour gérer leurs archives internes ou leur service documentaire sont parfois considérables. Dans tous les cas, l'exigence principale en matière de formation des semi-professionnels est que les programmes soient très pratiques.

En dépit de cette exigence, il n'est pas facile de concevoir de façon satisfaisante des travaux pratiques surveillés (à quelque niveau que ce soit). Ainsi, dans la gestion de documents, les méthodes pratiques impliquent la manipulation de documents encore actifs dans un système. D'habitude, il n'est pas acceptable pour un organisme de laisser à des étudiants de l'extérieur le libre accès à de tels documents. Pour surmonter cette difficulté, on pourrait organiser des travaux pratiques à l'intérieur de l'organisme qui emploie déjà l'étudiant mais, dans ce cas, il reste toujours le problème du personnel enseignant, qui doit être autorisé à exercer une surveillance étroite et documentée et àdéfinir des tâches pratiques impliquant une critique ou une modification des méthodes existantes.

Un autre problème est celui de l'aménagement d'une carrière pour les semi-professionnels. Si l'on veut recruter des étudiants bien motivés et d'un bon niveau, il faut qu'ils puissent espérer s'élever dans leur profession. Mais s'ils sont recrutés à la fin de leurs études secondaires, ils devront franchir l'obstacle du diplôme universitaire avant de pouvoir être admissibles aux cours de niveau professionnel Il y a des cas individuels dans lesquels cet obstacle est contourné grâce à l'expérience et à la réussite professionnelle Généralement, cependant, il faut souligner que l'avancement dans la profession n'est possible que par l'obtention d'un diplôme universitaire suivie d'une formation complémentaire.

Il est peu vraisemblable qu'une « dilution » d'une profession pour laquelle un diplôme universitaire est exigé avec des personnes qui n'ont pas ce diplôme conduise à un relèvement du niveau.

De toute façon, le personnel à tous les niveaux devrait être conscient de la nécessité d'une formation permanente, et le système de formation devrait être conçu dans cette optique.

Le programme d'enseignement

Jusqu'à présent, seules les considérations générales et les considérations de contexte ont été évoquées. En ce qui concerne les cours eux-mêmes, les principes directeurs classent d'abord les matières du programme, puis établissent un plan pour les découper en modules qui seraient adaptés aux circonstances particulières de chaque type de cours.

Il faut insister sur le fait que l'intention des principes directeurs n'est pas de promouvoir un système de formation absolument uniforme partout. Chaque école de formation devrait concevoir ses cours selon les circonstances nationales ou régionales, les besoins des services de gestion d'archives et de documents desservis, les étudiants eux-mêmes, et les moyens d'enseignement disponibles. Exception faite d'un court enseignement général de base, les cours sont divisés en trois grands groupes: les sujets propres à la profession, les sujets communs à l'archivistique et aux autres professions de l'information, les sujets communs à l'archivistique et aux autres disciplines. Il y a également quelques spécialités qui peuvent être considérées comme optionnelles. .

Le but principal d'un cours de base est de consolider et de parfaire l'élément d'enseignement général. Normalement, cet élément a été acquis par l'étudiant à l'école, mais un cours spécialement conçu serait peut-être nécessaire pour le compléter ou y ajouter d'autres connaissances de base. Il faudrait peut-être au moins une orientation pour que l'étudiant ait une idée du rapport entre sa discipline et les autres domaines de la science de l'information et de la place qu'elle occupe dans le développement national.

1. La partie qui a trait spécifiquement à la profession d'archiviste comprend les matières suivantes: a) gestion des documents; b) archivistique; c) sciences auxiliaires de l'histoire; d) histoire administrative. Il est probable que la relation entre ces matières varie beaucoup suivant la tradition du pays, ainsi qu'il est indiqué ci-après:

La gestion des documents sous sa forme mise au point en Amérique du Nord comprend une formation à la gestion de l'information: gestion de formulaires, de rapports, systèmes de courrier et de fichiers, y compris des innovations techniques comme le traitement de texte et les microformats et la gestion du matériel de bureau comme les machines de reprographie et leurs fournitures. Une conception plus européenne de la gestion des documents insiste sur les méthodes utilisées pour retirer les documents semi-actifs des systèmes actifs, et leur gestion et leur récupération dans les centres de documents. Les deux approches ont cependant le même but: améliorer la gestion de l'information et des moyens d'enregistrement dans l'administration (tant publique que privée) et avoir ainsi un impact profond et durable sur les normes de planification et de recherche de leur pays. Si les principes directeurs établissent de bonnes normes, les enseignants seront poussés à choisir les éléments qui leur conviennent le mieux et encouragés à expérimenter des innovations qui peuvent se révéler utiles.
L'archivistique, du moins dans son exposé théorique, s'approche beaucoup plus d'un modèle accepté à l'échelon international, bien que la terminologie fasse encore l'objet d'une certaine controverse. Il s'agit de l'acquisition, de la conservation et de la communication des archives, de leur gestion administrative et intellectuelle. Dans ce dernier cas, la pratique en matière d'archives s'est de plus en plus assimilée aux techniques de recherche documentaire des sciences de l'information, si bien que cet aspect est traité dans les matières communes avec les sciences de l'information.
Les sciences auxiliaires de l'histoire étaient autrefois prédominantes dans les systèmes de formation à l'archivistique de nombreux pays, mais cèdent maintenant graduellement le pas à l'étude des systèmes techniques d'information. L'interprétation technique des documents en tant que témoignages sera toujours nécessaire, et ce sera toujours une des fonctions de l'archiviste de fournir cette interprétation. Jusqu'à quel point cela fera intervenir une connaissance de la paléographie, de la diplomatique, de la sigillographie ou de l'étude des langues anciennes, cela varie bien sûr d'un pays à un autre, mais bien peu de pays n'auront besoin de rien de tout cela. De grandes régions du tiers monde ont un patrimoine d'archives anciennes qui nécessitent ces connaissances: par exemple, les Caraïbes ou les anciens royaumes de l'Asie du Sud ou du Sud-Est. Certains pays d'Afrique peuvent estimer que leurs archives précoloniales sont entièrement non documentaires, mais là aussi il est nécessaire que les archivistes contribuent positivement à la conservation et au déchiffrement des objets porteurs d'information (même s'ils ne sont pas forcément directement sous forme écrite) ou à la collecte et à la conservation des sources orales. De même, dans certains contextes, les supports visuels ou sonores exigent une gestion spécialisée.
L'histoire administrative est le quatrième élément. C'est une matière dans laquelle la contribution de l'archiviste est essentielle. La difficulté est que c'est une matière qui, dans l'ensemble, devrait être étudiée et enseignée par les archivistes eux-mêmes, qui sont quotidiennement en contact avec les éléments qui la constituent. Comment constituer une histoire administrative (appelée aussi constitutionnelle ou institutionnelle) comme matière qu'on peut enseigner dans la formation des élèves-archivistes lorsque, bien souvent, elle ne peut être constituée sans le travail préalable de ces élèves eux-mêmes ? Il n'y a pas de solution à court terme, en particulier du fait que, dans ce cas, la solution à court terme habituelle consistant à inviter un étranger pour une période d'enseignement ne serait vraisemblablement pas utile.

2. La liste des matières à inclure dans le tronc commun prévu pour l'archivistique et les autres professions de l'information (bibliothéconomie et documentation) a été établie à la réunion sur l'harmonisation des programmes de formation; elle est impressionnante:

Techniques de la reprographie: impression, photographie, microphotographie, xérographie.
Techniques de présentation et d'exposition, programmes d'éducation du public.
Conservation et restauration, au moins en ce qui concerne la gestion des systèmes de restauration et l'entretien des conditions d'environnement nécessaires au stockage des documents (la restauration elle-même est, bien sûr, une matière technique et des spécialistes en cette matière doivent être formés)
Stockage, recherche et diffusion de l'information: groupe de matières dont on aurait pu penser naguère qu'il est la composante essentielle de la gestion des archives. Il évolue maintenant rapidement, sur une base théorique et technologique complexe, en tant que partie de la gestion de l'information, qui comprend le catalogage, le classement, l'indexation et la diffusion sélective de l'information; dans l'ensemble, une matière en elle-même très dense.
Bibliographie et sources d'information, services de références et de bibliographie, et recherche bibliographique.
Études de l'utilisateur: ce sujet est très développé en bibliothéconomie où certaines des techniques des sciences sociales peuvent être utilisées pour entreprendre des études des populations d'utilisateurs. Il n'est pas certain que des archivistes aient besoin de posséder ces techniques jusqu'à un tel point, mais il leur est certainement nécessaire d'être capables d'évaluer la demande de l'utilisateur et d'organiser leur travail pour y répondre. Il est bon qu'ils soient capables d'organiser des enquêtes du même genre que leurs collègues des autres professions de l'information.
Législation et réglementation: il y a maintenant matière à une étude comparative internationale sur ce sujet qui, considéré comme sujet de tronc commun, devrait porter sur des questions telles que le dépôt légal, les droits de reproduction, la liberté d'information et la protection des données ainsi que sur des questions moins délicates telles que la définition et le contrôle légaux des archives et des systèmes de gestion des documents.
Sécurité: matière importante qui évolue sur le plan technique.
Conception des bâtiments et contrôle de l'environnement à l'intérieur des bâtiments.
Analyse des systèmes, y compris l'automatisation. Cette matière nouvelle aura moins d'utilité immédiate dans certaines parties du monde, mais on peut prédire sans risquer de se tromper qu'une certaine ouverture aux systèmes automatisés est partout désirable, et il est certain que le fait de pouvoir analyser ses propres systèmes et de savoir présenter les résultats de cette analyse est une partie importante d'une formation professionnelle.

3. Le tronc commun prévu pour l'archivistique et les autres disciplines comprend trois éléments: sciences de la gestion, langues et méthodologie de la recherche.

Tous les archivistes et gestionnaires de documents ont besoin d'une certaine maîtrise de l'art de la gestion. Ainsi, la gestion par objectifs, la gestion des bases de données, la conception des systèmes documentaires, quelques méthodes statistiques, la gestion de budgets et l'analyse du rapport coût avantages seraient nécessaires à quasiment tous les archivistes professionnels. A des niveaux plus élevés, une connaissance plus approfondie de certains aspects de la gestion serait nécessaire, par exemple, la gestion du personnel.
On a déjà mentionné la nécessité, pour certains archivistes, de connaître une langue ancienne. Cette connaissance devrait être complétée par la maitrise d'une langue internationale pour les besoins de communication.
La méthodologie de la recherche est un sujet important mais difficile. Il est important parce que l'archiviste doit être considéré essentiellement comme participant et contribuant à l'activité de recherche de son pays. Les gestionnaires des dossiers devraient aussi être considérés dans cette optique, et ils doivent certainement évaluer les documents à conserver à la lumière de la connaissance qu'ils ont des besoins de la recherche. D'un autre côté, on n'admet pas partout qu'il soit possible d'organiser une formation à la méthodologie de la recherche, sauf dans certaines branches spécialisées. Il se peut que, comme pour l'histoire administrative, les archivistes eux-mêmes devraient le plus contribuer à une étude organisée et structurée de la méthodologie de la recherche; mais, dans ce cas, il est important qu'ils le fassent de concert avec ceux qui se livrent activement à la recherche, y compris les historiens et les autres spécialistes des sciences sociales.

4. En règle générale, il est recommandé qu'il n'y ait qu'une seule sorte de cours de formation pour tous les archivistes et gestionnaires des documents dans le cadre du pays ou de la région. Ce cours devrait, comme on l'a souligné, contenir certains éléments enseignés et conçus en commun avec les autres professionnels de l'information (lorsque cela est institutionnellement possible), mais il ne devrait pas y avoir un grand nombre de cours facultatifs ou optionnels qui s'éliminent les uns les autres. Chaque archiviste peut bien sûr choisir de s'attacher à un aspect particulier pendant sa carrière, mais il n'y a pas le même éventail de spécialités que dans le cas des bibliothécaires. Sans doute le principal choix est-il entre la spécialisation dans les archives anciennes avec l'orientation de culture et de recherche que cela suppose et la gestion des systèmes d'archives courantes. Néanmoins, les deux types d'archivistes tendent à travailler dans le cadre d'un service assez restreint, avec de nombreux buts communs. En conséquence, on a pensé qu'il n'y avait pas lieu de prévoir de nombreux cours optionnels dans la formation professionnelle de base.

Cependant, on a mentionné trois possibilités qui permettraient des cours optionnels si nécessaire, comme, par exemple, pour une formation supérieure de spécialiste pour les archivistes expérimentés:

L'utilisation de documents primaires dans l'éducation: c'est une question qui exige de nos jours la connaissance des autres moyens de communication et une connaissance approfondie la théorie et de la pratique de l'éducation.
La gestion de la conservation, qui suppose, au niveau le plus élevé, certaines connaissances scientifiques ainsi que la compétence nécessaire à la gestion d'une unité technique et de son personnel.
La gestion d'une unité de publications, qui a des aspects aussi bien technologiques que professionnels, et qui implique aussi l'évaluation de la demande de l'utilisateur.

Presque tous ces sujets exigent réellement une expérience pratique et, dans certains cas, les activités pratiques seraient assez difficiles à organiser et à superviser. Des activités pratiques supervisées de près sont particulièrement nécessaires quand le cours est destiné àdes semi-professionnels. Dans le cas des professionnels, la formation de base devrait inclure un projet individuel, comprenant le traitement raisonné (y compris la description) d'une série d'archives, ou l'étude d'un problème de gestion de documents dans un contexte donné. Rédigé sous forme de mémoire, le résultat de cette étude pourrait être évalué, et l'on pourrait arriver à une sorte de norme largement reconnue, comparable à celle adoptée pour d'autres cours conduisant à un diplôme universitaire.

Dans les Principes directeurs il est suggéré que ces éléments de cours soient organisés en ensembles de modules et adaptés ainsi aux divers niveaux auxquels les étudiants sont acceptés. Dans les cours destinés aux professionnels (après l'équivalent de la licence) aussi bien que dans ceux destinés aux semi-professionnels, les étudiants devraient recevoir une formation portant sur tout l'éventail des sujets (pour autant qu'ils correspondent à la situation du pays), ces sujets étant traités de façon différente dans les deux niveaux. Le cours destiné aux semi-professionnels devrait avoir un caractère très pratique, avec beaucoup d'illustrations concrètes et de démonstrations sur place. Les professionnels devraient aborder le sujet avec un esprit de recherche et s'informer le plus possible de façon autonome. Il est important de veiller à ce que le cours soit autant que possible orienté vers la formation de professionnels bien motivés, capables d'utiliser à la fois leur sens de la gestion et leurs connaissances techniques pour résoudre les problèmes rencontrés dans leur travail en y apportant des solutions applicables dans la pratique et assurer avec un succès visible la bonne marche de services ayant une utilité sociale.

Notes

1. Voir en particulier Principes directrurs pour l'élaboration de programmes d'enseignement dans le domaine de l'information, par W. L. Saunders, Paris, Unesco, 1978 (PGI/78/WS/27).

2. Elles sont résumées dans « Formation professionnelle des archivistes: problèmes de modernisation et d'harmonisation », de Michael Cook, Revue de l'Unesco pour la science de l'information, la bibliothéconomie et l'archivistique, vol. II, n° 3, juillet-septembre 1980, p. 156-166.

3. J. H. d'Olier et B. Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives, Paris, Unesco, 1974.

4. P. Havard-Williams et E. G. Franz, Planning information manpower, Conférence intergouvernementale sur la planification des infrastructures nationales en matière de documentation, de bibliothèques et d'archives, Paris, 23-27 septembre 1974, p. 45.

5. Cet aspect est étudié par la Société des archivistes américains, en complément de leurs Guidelines for graduate archiva/ education programs (Society of American Archivists, Education directory), dans « Proposed program standard fort archival education-the Practicum », SAA newsletter, juillet 1979, p. 19-21.

6. Le travail du professeur M. Bax et de M. Neil Bax, au Centre régional de formation d'archivistes de l'Université du Ghana, est une exception frappante à ces remarques.

7. Unesco, Programme général d'information, Réunion d'experts sur l'harmonisation des programmes de formation en matière d'archives, Paris, 26-30 novembre 1979, Rapport final (PGI/ET/HARM/7, 14 janvier 1980).

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