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Table des matières
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V - Gestion des documents et de archives
Conceptions modernes en matière
d'administration des archives
Les archives vivantes de l'administration
La gestion des documents comme fonction des
archives
Conceptions modernes en matière d'administration des archives
par
Frank B. Evans,
professeur adjoint d'histoire,
The American University, Washington
L'auteur examine et compare les concepts classiques et modernes en matière d'administration des archives dans les pays anglo-américains et signale les changements fondamentaux qui transforment la profession d'archiviste.
Il y a près d'une décennie, sir Hilary Jenkinson déplorait, dans le dernier travail littéraire qu'il ait achevé, « cette forme d'hérésie » qui soutient que l'archiviste « moderne » doit a redéfinir les archives d'une manière plus conforme à ses besoins », et qui va jusqu'à proposer que a chaque pays puisse modifier cette définition en fonction des besoins qui lui sont propres ». Sir Hilary a fait cette déclaration à l'occasion de son discours présidentiel devant la British Society of Archives, discours dans lequel cet éminent représentant de ce qu'on peut appeler l'école a classique » de l'administration des archives, n'a laissé subsister aucun doute quant à son « conservatisme impénitent ». Pour prévenir les « maux » qui, selon lui, résulteraient d'une politique libérale de cette nature, il pressait les archivistes du monde entier de « s'en tenir fermement à un petit nombre d'éléments essentiels et immuables-origines et principes fondamentaux-et de leur laisser le soin de déterminer, en définitive, ce que l'archiviste peut et ne peut pas faire ». Ces origines et principes fondamentaux, sir Hilary les réaffirmait avec force de la manière suivante «Accroissement naturel (par opposition à collection artificielle), Base administrative, Conservation des documents essentiellement pour les besoins des bureaux... Garde; et... Aplicabilité de cette définition aux documents de toute nature et de toutes les époques. »Quant à la terminologie précise de la définition des archives" modifiez-la si et comme vous le voulez, pourvu que ces cinq éléments subsistent " .
Sir Hilary aborda ensuite les problèmes posés par la a nature des archives modernes-leur masse énorme et désormais inévitable »: le « double emploi ou la multiplication engendrée par les facilités offertes aux personnes paresseuses ou indifférentes par les moyens techniques modernes; puis la qualité douteuse de la plupart des documents utilisés; enfin, la nécessité d'une forme quelconque d'élimination en dernier ressort, avec la sélection qu'elle implique ». Il rejeta la plupart de ces caractéristiques des archives modernes n'y voyant qu'une source de souci supplémentaire pour l'archiviste du point de vue des locaux, du personnel ou de la conservation, ou encore des « questions de pratique, à résoudre au fur et à mesure qu'elles se présentent et variant selon les circonstances ». Mais en ce qui concerne l'élimination et la sélection, il demeura intransigeant. Faisant allusion aux deux « révisions » des archives ministérielles, préconisées par la Commission Grigg, il souligna qu'« aucune opération de destruction n'incombe à l'archiviste ».
Citant, en l'approuvant, la phrase de sir Thomas Hardy, il déclara que « le rôle des conservateurs d'archives est et demeure, de les conserver ».
La seule concession majeure à laquelle consentait cet archiviste, le plus influent de sa génération, concernait les archives privées modernes, ces a vestiges documentaires des activités qui n'ont aucune racine dans le passé, et qui sont exclusivement le produit de notre temps ». Pour les archives de ces a entreprises ou institutions scientifiques, industrielles ou même commerciales, de création récente », il proposait des dépôts «spéciaux » et des archivistes a spécialisés ». Ce nouveau type d'archiviste devait, selon lui, avant d'embrasser cette carrière, recevoir l'éducation d'un scientifique plutôt que d'un humaniste de manière à acquérir la connaissance technique des activités faisant l'objet des documents en question. Sir Hilary admettait que cet archiviste spécialisé n'aurait pas besoin de connaître « la paléographie, ni beaucoup d'histoire, ni le latin et le français médiéval »; il devrait, en revanche, se mettre en relation avec ses collègues d'autres pays « et acquérir au moins des notions et une certaine connaissance de la nature, des exigences et des conditions d'exercice de leur profession ». Achevant d'établir « un parallèle entre la vie de l'archiviste classique et celle de l'archiviste spécialisé » sir Hilary saluait comme « un fait d'importance immédiate et réelle, la venue de l'archiviste spécialisé » déclarant: « Nous voulons qu'il vienne et qu'il coopère avec nous, et il pourrait être sage de formuler dès maintenant les conditions qui rendront cette coopération possible et fructueuse ».
L' « hérésie » qui incitait Jenkinson à réaffirmer avec tant de vigueur ses conceptions traditionnelles de l'administration des archives-« à enfourcher son dada » comme il disait-était l'audience grandissante rencontrée par l'ouvrage du Dr Theodore R. Schellenberg paru plusieurs années auparavant. Schellenberg, dont la mort- prématurée, il y a quelques mois, a privé la communauté des archivistes d'un autre éminent théoricien, avait rédigé un manuel à l'usage de l'archiviste moderne qui, non seulement redéfinissait les archives et recommandait aux spécialistes d'autres pays de le faire en fonction de leurs besoins particuliers, mais encore prétendait confier à l'archiviste l'ultime responsabilité dans l'élimination des documents modernes et, partant, dans la sélection de ceux qu'il convenait de conserver.
Mais il y avait une question tout aussi importante que les conceptions de cette école moderne dont s'offusquait Jenkinson, question qu'il préférait ignorer: celle du « records management », que Schellenberg avait placée au cœur même des trois parties composant son manuel. Considérée dans son ensemble, la thèse de Schellenberg visait surtout à démontrer qu'un programme bien conçu de a records management » ayant pour objet la rentabilité et l'efficacité dans la création, l'entretien et l'élimination des documents, est une condition préalable essentielle à la bonne administration des archives modernes. Les trois problèmes soulevés par Jenkinson-définition et portée du terme « archives » éducation et formation de l'archiviste et rôle de l'archiviste dans la constitution de ses collections, auxquels il faut ajouter le problème des relations entre l'archiviste et le « records manager »-sont ceux qui offrent les contrastes les plus marqués entre l'école traditionnelle et l'école moderne en matière d'administration des archives. L'analyse de l'évolution de ces problèmes nous donne en outre un aperçu des changements fondamentaux qui, de nos jours, transforment la profession d'archiviste.
Malgré leur insistance inhabituelle-du moins pour un Anglais et un Américain-sur le respect d'une doctrine uniforme, on peut dire que Jenkinson et Schellenberg ont donné dans leurs écrits un large reflet de leur expérience per sonnelle en matière d'archives et, par conséquent, de l'expérience des gouvernements qu'ils ont servis avec tant de compétence. Jenkinson, doté d'un riche patrimoine documentaire médiéval, possédant les connaissances nécessaires en matière de langage et de sciences auxiliaires de l'histoire, et héritier d'une tradition légaliste de neutralité officielle et de conservation ininterrompue, faisait le moins de concessions possible aux exigences des archives modernes. Cependant, son « Manuel » et d'autres écrits, s'ils ne répondent plus en tout point aux besoins actuels, demeureront inscrits au programme de formation des archivistes du monde entier, désireux d'apprécier pleinement leur patrimoine et les idéaux de leur profession . Schellenberg, quant à lui, ne pratiqua pas longtemps les archives juridiques médiévales et les systèmes d'enregistrement central. Sorti des universités américaines avec des diplômes d'études supérieures d'histoire, il entra au service des nouvelles Archives nationales en temps opportun pour contribuer àl'exceptionnelle expérience de cette institution et pour en bénéficier. La première grande tâche assignée aux Archives nationales- fut de situer et d'identifier les quelque sept millions de pieds cubes d'archives fédérales qui s'étaient accumulés au cours des cent cinquante années précédentes, à Washington et dans tout le pays. La nécessité de définir des principes et des procédures pour l'évaluation et le classement non seulement de cette masse de documents, mais de ceux qui viendraient chaque année s'y ajouter au cours des deux prochaines décennies-et dont le volume était souvent supérieur à un million de pieds cubes-a été pour beaucoup dans la formation des conceptions de Schellenberg sur la nature des archives modernes, la nécessité inéluctable d'une a élimination » et d'une a sélection », et le rôle important que le « records management » devrait jouer pour faciliter cette tâche. En outre, la nécessité d'établir un contrôle à la fois matériel et intellectuel sur les documents modernes qui n'étaient pas « enregistrés » et ne pouvaient aisément être classifiés selon les modèles traditionnels, aboutit directement à la mise au point de méthodes de a classement » global et d'inventaire global, méthodes dont Schellenberg définit les fondements théoriques. On voit donc que, comme celles de Jenkinson, les conceptions de Schellenberg sur la nature des archives modernes et les attributions qui devraient être celles de l'archiviste étaient fortement enracinées dans l'expérience; et ses écrits, s'ils tiennent souvent peu compte des réalités et des besoins des petits dépôts privés, ont néanmoins exercé, et à juste titre, une influence de portée internationale.
Le manuel de Schellenberg a été publié peu de temps après son retour d'Australie où, bénéficiaire d'une bourse Fulbright, il avait donné pendant une année des cours sur la politique et la pratique américaines en matière d'archives. Les précieux comptes rendus que nous a donnés Ian Maclean, ancien administrateur principal de l'Australian Commonwealth National Library, illustrent bien la façon dont les conceptions modernes de Schellenberg pouvaient se concilier avec les besoins d'un pays héritier d'une tradition britannique de l'administration et de la tenue des archives, ainsi que la connaissance approfondie qu'il possédait des enseignements de Jenkinson.
Tout en se déclarant d'accord avec Jenkinson pour penser que « documents » (« records ») et a archives » sont en réalité une seule et même chose, Maclean, relatant son expérience, ajoutait: « Toutefois, il est devenu d'usage courant en Australie, aussi bien sur le plan officiel que dans le public, d'appliquer le terme « records » (documents) aux documents conservés dans les bureaux à des fins de référence dans les affaires courantes, et le terme « archives » aux documents confiés à un dépôt spécial d'archives. » Telle est, pour l'essentiel, la conception qui a cours aux États-Unis d'Amérique puisque, désigner par le terme d'archives des documents non encore examinés par l'archiviste et susceptibles d'être éliminés équivaudrait à associer l'archiviste à la destruction d'archives. Maclean concluait en outre qu'à la lumière de dix-sept années d'expérience des archives du gouvernement du Commonwealth, « les principes, sinon toutes les méthodes, définis dans le manuel de Jenkinson demeurent valables, semble-t-il, pour le classement et l'inventaire des Archives du Commonwealth ».
Ayant reconnu ce qu'il devait à Jenkinson-tout archiviste devrait lire l'analyse détaillée de Maclean dont nous ne donnons ici, nécessairement, qu'un résumé succinct-Maclean, abordant la question de l'élimination et de la sélection, écrit:
Je suis moins d'accord sur la enseignements contenus dans ce chapitre particulier du « Manuel ». J'estime que l'archiviste doit jouer un rôle de premier plan dans la sélection et l'élimination parce que, s'il ne le fait pas, il est probable que personne ne le fera à sa place. Si ce rôle peut consister simplement à obtenir l'accord de telle ou telle administration sur une « politique » d'élimination, ce sera tant mieux; mais si l'élimination ne peut s'effectuer sur une base satisfaisante, selon un « plan d'élimination » ou un autre système, alors je crois que l'archiviste doit être prêt à franchir le pas. Je ne pense pas non plus que s'il «élimine » plutôt qu'il ne « sélectionne », la qualité de ses archives s'en trouvera réellement altérée; car, après tout, ce qui confère aux archives cette qualité, ce sont les circonstances dans lesquelles elles ont été créées et constituées et non leur mode de sélection (comme sir Hilary l'a lui-même fait observer...).
Ayant ainsi jeté un pont entre les écoles moderne et classique, Maclean expliquait, dans un article publié antérieurement par une revue américaine d'archives, les raisons et l'importance de cette transition:
Depuis quelques années, la profession d'archiviste ne consiste plus seulement ni même principalement à conserver les documents du passé à l'intention de la génération présente: elle consiste aussi à conserver les documents du présent à l'intention des utilisateurs de l'avenir. Il devait nécessairement en résulter de très importants changements dans l'attitude et les technique des archivistes. Certains ont refusé de reconnaître l'existence d'une crise ou, tout au moins, ont considéré la documents du XXe siècle comme une forme d'archives inférieure dont le soin devait incomber à une race inférieure. D'autres, notamment en Amérique, ont fait de vaillants efforts pour adapter leurs méthodes en fonction des problèmes, sans, pour autant, modifier sensiblement leurs conceptions fondamentales. La uns et la autres-ces derniers plus légitimement-éprouvèrent de la surprise et du ressentiment lorsque le « records manager », mettant à profit la situation et le travail expérimental déjà accompli, et agissant dans un esprit sensiblement différent, établit des programma de grande envergure dont le succès était mesuré selon les critères matériels plutôt que culturels. Le rapport de la Commission Hoover marqua, en 1949, le début d'une ère nouvelle du « records management », dans d'autres pays aussi bien qu'aux États-Unis; et nombre d'archiviste se replièrent sur une position défensive où ils se concevaient comme des historiens au service d'historiens ne faisant que de rares incursions dans le domaine du « records management », lorsqu'il s'agissait de la évaluer aux fins de constituer des archives.
Pour faire face à ce nouveau défi, un programme associant le « records management » àl'archivistique traditionnelle fut mis sur pied en Australie, programme comportant la création d'une organisation unique des archives vivantes et des archives et la nomination, dans chaque ministère, d'un a administrateur d'archives spécialisé ». L'idée que Maclean se faisait de l'éducation et de la formation qui convenaient à un archiviste, et des rapports entre l'archiviste et le « records manager »ressort du fait qu'il englobait dans le terme archiviste « toute personne qui, parce qu'elle possède une connaissance générale de la théorie et des méthodes de la tenue des archives, et une connaissance particulière des institutions en usage aux époques dont elle a às'occuper, est qualifiée pour prendre des décisions ou émettre un avis susceptibles d'avoir une grande incidence sur la qualité et la sécurité des documents de l'organisme ou des organismes dont elle a la responsabilité directe ou indirecte ». Voilà, dans l'ensemble, une remarquable synthèse des éléments pertinents des conceptions classiques et modernes de l'administration des archives, modifiées pour répondre à des besoins particuliers.
A l'ancien et éminent archiviste du dominion du Canada, W. Kaye Lamb, nous sommes redevables d'un exposé tout aussi convaincant du lien essentiel entre l'archivistique traditionnelle et le « records management ». Pleinement au courant de l'expérience de ses collègues des États-Unis d'Amérique, Lamb, dans une série d'articles intitulés, entre autres, « The fine art of destruction », « Keeping the past up to date », et « The changing role of the archivist » s. confirma, en se fondant sur l'expérience du gouvernement du Canada, le fait que si « de par leur volume même, les documents modernes sont voués à la destruction », les « fonctionnaires des administrations qui les ont créés peuvent être de très piètres juges de leur valeur à long terme ». Lamb estimait « à la fois inévitable et souhaitable » que l'archiviste soit étroitement associé au problème de l'élimination; mais tout en soulignant l'importance du « records management » et les responsabilités du «records manager », il insistait sur le fait que « la décision finale en matière d'élimination doit appartenir à l'archiviste ». En ce qui concerne l'éducation et la formation qui devraient être celles de l'archiviste moderne, il s'est exprimé de façon tout aussi catégorique:
A mon sens, il y a deux conditions essentielles: la première est la solide formation historique à laquelle j'ai déjà fait allusion. La connaissance de l'histoire de la période considérée donne de la perspective aux points de vue et au jugement personnels. L'expérience de la recherche historique permet d'apprécier la façon dont les manuscrits et documents sont utilisés. L'archiviste doit pouvoir se rendre compte de la valeur que les sources sont susceptibles de présenter pour l'érudit ou le chercheur, et c'est par l'expérience personnelle de la recherche que cette faculté d'appréciation sera le mieux développée.
La seconde condition essentielle est l'expérience pratique. Il y a, dans le travail d'un archiviste, de nombreuses tâches qui ne peuvent être apprises efficacement que par la pratique. Le triage des documents, leur catalogage, leur communication, sont des opérations dont on ne peut acquérir la maîtrise par une étude théorique, et qu'on ne peut pas apprendre en procédant à de simples essais: ces tâches ne peuvent être accomplies avec compétence et jugement que par un archiviste possédant une expérience pratique étendue.
Dans cette brève analyse de l'évolution de l'administration des archives, vue par certains de ses représentants les plus éminents, il convient également de mentionner le rôle initiateur du professeur Ernst Posner. Humaniste et observateur perspicace de l'évolution américaine en matière d'archives, il a non seulement interprété et enseigné l'histoire et l'administration des archives de toutes les époques et de tous les pays à une génération entière d'Américaine, mais aussi, par ses ouvrages, sa correspondance et ses conférences, accompli la tâche tout aussi utile de faire connaitre l'expérience américaine des archives à ses collègues d'Europe . Il a transformé sa synthèse de la tradition classique et des réalités modernes en une série de cours d'université et de réunions d'études qui ont constitué, pendant longtemps, le programme le plus efficace pour l'éducation et la formation des archivistes aux Etats-Unis Issu de l'une des plus remarquables écoles classiques d'administration des archives, il n'en a pas moins contribué à créer et enseigner les premiers cours organisés en matière de « records management e. Son ouvrage American State archives n'a pas seulement contribué directement àranimer ce secteur souvent négligé de l'activité des archivistes aux Etats-Unis d'Amérique il vaut également par la façon dont l'auteur formule des normes englobant tous les aspects des activités modernes en matière d'archives, y compris le lien critique à établir entre l'archivistique traditionnelle et le « records management ». Ces normes qui sont le produit d'une connaissance et d'une compréhension sans égales des archives, de leur nature, de leur administration et de leur utilisation, présentes et passées, sont applicables aux archives publiques ou privées, quel que soit le lieu où elles sont déposées. Aucun résumé ne saurait dispenser l'archiviste et l'administrateur d'archives de les étudier attentivement.
Les considérations qui précèdent ont dû faire apparaître clairement l'ampleur et la nature des changements fondamentaux qui se produisent dans l'administration des archives. S'il y a beaucoup d'innovations, on a aussi retenu beaucoup de principes anciens qui ont démontré leur valeur. La synthèse qui en résulte est nécessairement pragmatique et souple dans son application. La théorie qui ne correspond plus à la réalité a nécessairement été modifiée et les définitions ainsi que les méthodes ont été adaptées en conséquence. Dans un État et une société de plus en plus axés sur la notion de service, le conservateur moderne d'archives publiques a souvent et nécessairement justifié et renforcé son programme en rassemblant des archives privées, des papiers personnels et des collections, fragments et débris artificiels provenant d'une accumulation naturelle de documents, que l'on peut seulement désigner par le terme de papiers historiques. L'archiviste moderne augmente ainsi la valeur que ses collections représentent du point de vue de la référence et de la recherche. A ces acquisitions nouvelles, il applique, comme il se doit, les techniques de la conservation des archives; mais en même temps, il préserve l'intégrité de ses archives officielles du point de vue de leur provenance et de leur ordre initial. En exarninant l' « évolution du rôle de l'archiviste », W. Kaye Lamb, prenant acte de cette évolution, écrit: « Le changement fondamental c'est assurément que l'archiviste a cessé d'être essentiellement un conservateur - un gardien - pour devenir un rassembleur de papiers publics et privés Son rôle a cessé d'être, dans une large mesure, passif, pour devenir actif et dynamique ».
L'archiviste moderne, appelé à évaluer les documents et à sélectionner ceux qui présentent une valeur durable, doit s'intéresser autrement que de façon éphémère au «records management ». Il faut qu'il se rende compte que tout ce que les « records managers » font ou négligent de faire aura une incidence directe ou indirecte sur les archives de l'avenir. En fait, les « records managers » joueront de plus en plus un rôle déterminant dans la qualité de nos archives, le mot qualité désignant ici le caractère complet ou adéquat de la documentation, son intégrité (y compris l'absence de matériaux inutiles), son accessibilité ou son utilité à des fins de référence et de recherche. On peut dire que les « records managers » détermineront la nature du travail que les archivistes accompliront avec les archives modernes, car du succès de leurs efforts dépendront la facilité ou la difficulté avec laquelle les documents pourront être évalués en vue de leur élimination et sélectionnés en vue de leur conservation; la facilité ou la difficulté avec laquelle ils pourront être matériellement préservés; la facilité ou la difficulté avec laquelle ils pourront être classés et inventoriés; la facilité ou la difficulté avec laquelle ils pourront être rendus accessibles et utilisables. L'intérêt que l'archiviste moderne doit porter au a records management » est donc non seulement légitime mais essentiel. Or, comme cette gestion a de plus en plus recours aux méthodes mettant en œuvre les systèmes et les ordinateurs, l'archiviste moderne doit se tenir au courant de ces méthodes et techniques nouvelles s'il veut jouer son rôle fondamental au service de l'institution à laquelle il appartient.
Pour conclure, on peut dire que l'archiviste moderne ne se trouve pas réellement placé devant un choix entre des conceptions classiques et modernes concurrentes. Pour que les dépôts d'archives continuent à répondre aux intérêts et aux besoins de la société moderne, il faut qu'ils adaptent leurs politiques et leurs pratiques à ces intérêts et à ces besoins. De nombreux indices montrent que cette adaptation est en cours, et l'un des plus encourageants est le fait que, sur l'initiative des grandes institutions d'archives nationales, le problème vital de l'éducation et de la formation des archivistes fait actuellement l'objet d'une révision et d'une modernisation.
Les archives vivantes de l'administration
VI Congresso Internacional de Archivos
VIe Congrès International des Archives
VIth International Congress on Archives
1. Classes des archives et autorités
supérieures
2.
Personnel
3. Organisation interne des archives
4.
Installations et services
5. Accessibilité aux archives administratives
Appendice
Rapport par
M. Antonio MATILLA
Inspecteur général des archives
Madrid, 3-7 Septembre 1968
Le questionnaire, envoyé aux principaux organismes et personnalités des archives du monde, fut conçu dans le but d'arriver à connaître par les réponses, les aspects fondamentaux de l'organisation des archives administratives des quatre Continents, afin d'obtenir un bénéfice réciproque des solutions optimum obtenues dans chaque pays.
Il a été reçu des réponses de presque tous les pays européens: Allemagne (République Démocratique Allemande), Allemagne (République Fédérale Allemande), Autriche, Bulgarie, Tchécoslovaquie, Danemark, Espagne, Finlande, France, Hongrie, Angleterre, Irlande, Italie, Luxembourg, Norvège, Pays Bas, Pologne, Suède et Yougoslavie. Parmi les pays du Moyen Orient ont répondu Israël et la Turquie. L'Amérique est représentée par l'Argentine, Barbados, le Canada, le Salvador, les Etats Unis d'Amérique, la Jamaïque, Mexico et Puerto Rico. Du Continent africain, il a été répondu du Congo Kinshasa, Niger, Sénégal, Tanzanie et Zambia. Il n'a été reçu aucune information des pays d'Océanie. L'Asie est représentée uniquement par Ceylan. Nous avons été particulièrement étonnés de n'avoir pas de réponse d'URSS ni de l'Inde, Belgique, Suisse et Portugal.
Nous remercions très vivement les autorités et collègues qui rédigèrent et remirent les réponses au Questionnaire pour leurs précieux apports, apports grâce auxquels il nous a été possible de faire ce rapport que nous avons l'honneur de soumettre au débat de ce VI Congrès International des Archives.
On peut affirmer que chaque nation a une structure administrative particulière parfaitement différenciée des autres. D'autre part, toutes les archives doivent former le reflet de l'organisme ou institution dont elles sont issues. Ces premisses étant conjugées, on comprend la diversité des archives, et on pense que 'l'on ne pourra pas admettre "a priori" comme bonnes solutions pour un pays, des solutions consacrées excellentes dans un autre.
Or, à la vue du panorama depuis un certain niveau, les petits détails ne sont pas appréciés et les grandes lignes ressortent. Nous trouvons alors de grandes ressemblances entre des structures qui du premier coup parais, sent différentes. C'est ce qui arrive, par exemple, avec les schémas des archives des pays à l'Administration centralisée, car la plupart peut être réduit à un patron. Il faut dire autant si le régime est un régime fédéré ou d autonomie régionale ou provinciale.
Nous trouvons un plus grand lien de parenté dans l'organisation inter ne des archives, car les systèmes et les mèthodes sont applicables à tous. Il suffit de choisir les plus appropriés dans chaque cas.
Voyons maintenant ce qu'ont donné les réponses reçues, ce pour quoi nous suivrons l'ordre établi dans le questionnaire:
1. Clases des Archives et autorités superieures.
3. Organisation interne des Archives.
3.1. Rentrée des documents.
3.2. Systèmes de classification et mise en ordre.
3.3. Elimination et transferts.
4.1. Immeubles.
4.2. Rayonnage.
4.3. Unités des Archives.
4.4. Services Auxiliaires.
4.5.7. Installations de protection.
5. Accessibilité des Archives administratives.
5.1. Limitation de l'accessibilité.
5.2.6. Service de consultation, prêts, rapports, certificats.
5.7. Instruments de travail.
1. Classes des archives et autorités supérieures
Dans le questionnaire nous établissons une gradation des archives administratives, conformément aux niveaux structuraux les plus fréquents dans l'Administration Centrale de l'Etat: Ministère, Direction Générale, Section, Bureau. Peu importe que ces niveaux reçoivent de différentes ap pelletions dans quelques pays, par exemple: Secrétariats de l'Etat, Administrations, Tables, Office. Ce qui nous intéresse, dans notre optique, est que dans tous il se produit et se reçoit des documents qui sont retenus pour un temps plus ou moins long.
Si ces documents retenus sont maintenus en ordre, et que cet ordre permet leur rapide localisation et consultation, si nécessaire, nous pouvons les considérer comme des archives, quel que soit leur volume (bien entendu, si l'on dit qu'une hirondelle ne fait le printemps, un document, ou très peu de documents, ne font pas des archives). Parfois, le principe de hiérarchisation ou autres raisons fait que les documents soient transférés de leurs archives d'origine à d'autres archives de niveau supérieur.
Le Public Record Office d'Angleterre peut se considérer comme des Archives générales pour la totalité de l'Administration Centrale, ainsi que le Rigsarkivet du Danemark, le Service Nationale des Archives et Registres des États Unis, le Centre Public des Archives du Canada, les archives établies par la République Fédérale Allemande avec la dénomination de "Archives Intermédiaires", les Archives Centrales du Sénégal, le Département des Archives de Barbados, les uniques Archives de Ceylan, et plusieurs autres, spécialement pour les nouveaux pays. L'Espagne commence maintenant la construction des Archives Générales de l'Administration, qui recueilleront des Ministères toute la documentation prescrite. Les autres pays répondent qu'ils transfèrent cette sorte de documents aux Archives Nationales Historiques.
Il arrive très souvent que toute dépendance administrative dispose de deux archives: les unes "courantes" formées par les documents en cours, et les autres de "dépot" dans lesquelles on emmagasinne les papiers des dernèires affaires.
Les archives des niveaux inférieurs manquent en général de vie indépendante: c'est une fonction de plus, complémentaire du service ou de l'activité du bureau ou section auxquelles elles appartiennent. D'où le fait qu'elles soient presque tojours à la charge du personnel administratif ou inférieur, sans formation scientifique en matière d'Archives. Mais ce n'est pas tout, car selon les réponses reçues. les archives centrales des Ministères n'ont pas toutes des archivistes scientifiques; ceux qui correspondent aux archives des Directions Générales étant encore moindres. A Mexico le personnel qui s'occupe des archives administratives est désigné par le chef de chaque bureau.
Dans l'Administration régionale, provinciale ou locale, qu'elle soit autonome ou déléguée, la structure des archives est assez parallèle àcelle que l'on vient d'exposer, avec la différence que les archives à la charge d'archivistes scientifiques sont beaucoup plus rares. En France, les archi vistes de l'École de Chartres dirigent les archives départementales et quelques archives de grandes municipalités, et en Espagne, des archivistes facultatifs dirigent les archives des cours d'appel, Délégations des finances, Conseils provinciaux (Diputaciones provinciales), et Municipalités des grandes capitales.
Quant aux archives de l'Administration non estatale, il existe partout celles des institutions politiques, culturelles, religieuses, sociales, économiques (partis politiques, universités, diocèses, syndicats, chambres, entreprises commerciales ou industrielles, etc.). Mais elles ne sont que dans de rares cas confiées à un personnel scientifique. Il y a par exemple la France, les Pays Bas, l'Espagne, le Canada et la République Fédérale Allemande.
Bien qu'il y ait dans tous les pays un organisme ou une autorité avec une juridiction en matière d'archives, appelé Service, Administration, Direction Générale, Archives Générales, ou Archives Nationales, il est certain que leur pleine compétence se circonscrit généralement aux archives historiques, car il n'exerce sur les archives administratives, dans le meilleur des cas, qu'un devoir de conseiller téchnique et le droit d'inspection, pour éviter des détériorations, pertes ou destructions de ces documents qui doivent se conserver en raison de leur intérêt. Cette inspection ou surveillance s'étend parfois à établir des normes ou intervenir directement dans les éliminations de papiers. Il n'est pas inutile de méditer ce que quelques collègues ont répondu sur cette question tellement transcendante:
La BULGARIE.-La Direction des Archives élabore les normes et les listes types pour la qualification des documents. En accord avec les Ministères et autres administrations, organismes et entreprises, elle approuve les listes concrètes des différentes sortes de documents et celles des délais de conservation. Elle a le droit d'inspection sur les installations, éliminations et conservation des documents.
La TCHÉCOSLOVAQUIE.-Chaque Ministère donne des règles pour les éliminations, à partir de ce qui fut établi par le Ministère de l'Intérieur àce sujet en 1956. Mais les propositions d'élimination doivent être approuvées par les Archives Centrales de l'État. La dite disposition de 1956 rend indirectement possible l'inspection des installations et la conservation des documents de la part des Archives Centrales et également de l'Administration des Archives.
Le DANEMARK.- On ne permet pas les éliminations dans les archives de l'Administration sans l'autorisation du Directeur général des Archives, bien qu'il existe une autorisation permanente pour certains fonds documen taires, qui permet aux bureaux de mettre en pratique des systèmes généraux d'élimination.
ÉTATS UNIS D'AMÉRIQUE.- Le Service National des Archives et Registres (NARS) est la seule autorité à ce sujet, bien qu'il soit limité aux archives du Gouvernement Fédéral.
La FINLANDE.- Les Archives Nationales ont le droit d'effectuer des inspections dans les archives administratives de l'État, et dictent des instructions pour la sélection et la bonne conservation des documents et autorisent les éliminations.
La FRANCE.- L'Autorité de la Direction des Archives de France s'étend à toutes les archives publiques, nationales, départementales, comunales, hospitalières. Il est fait exception de celles du Ministère des Affaires Etrangères et des Ministères Militaires. Il lui appartient de donner les normes sur la sélection des documents et autoriser les éliminations.
L'ITALIE.- L'élimination est soumise au critère de l'Administration des Archives, dont la compétence s'étend à l'examen des documents qui doivent être éliminés et à l'organisation et fonctionnement des archives courantes et de dépôt. L'inspection des archives des organismes et dépendances de l'État appartient aux "Commissions d'Inspection", alors que la surveillance des archives des institutions publiques et privées est assurée par la Supérintendance des Archives.
PAYS BAS.- Le Service des Archives de l'État est chargé de l'inspection de leurs archives administratives. Dans chacune des onze provinces, un Inspecteur Provincial est compétent pour le archives municipales et des écluses. Il appartient à ce service d'informer et d'accorder les autorisations qui sont demandées pour éliminer les documents. S'il s'agit des archives municipales assurées par un archiviste, on demande également à ce dernier son opinion. De manière générale, la Loi concède à tous les archivistes scientifiques (de 1'Ecole) le droit d'inspection sur toutes les archives de l'Administration.
RÉPUBLIQUE ARGENTINE.- Les Archives Générales de la Nation, qui ont un caractère historique, possèdent des attributions pour inspecter les archives administrations en vue de la bonne conservation et, selon le cas, des transferts qui se font de la documentation de plus de 30 ans.
RÉPUBLIQUE DÉMOCRATIQUE ALLEMANDE.- La Direction Générale des Archives de l'Administration de l'État a le droit d'inspection sur les archives administratives en ce qui concerne la réception, la conservation, l'évaluation, la prescription, la recherche, et l'utilisation des actes. Elle autorise les listes des éliminations qui doivent être en accord aux "Fondements d'évaluation pour la conservation ou élimination des documents de l'époque socialiste". Postdam, 1965, 63 p.
YOUGOSLAVIE.- Il appartient au Conseil des Archives de dicter ce qui correspond au registre et supression de toute sorte de matériel.
La plus grande ou plus petite importance, le volume et service de toutes les archives conditionne la classe et le nombre de leur personnel. Des archives de bureau ou de section sont bien différentes, à ce sujet, à des archives de Direction générale ou centrale d'un Ministère.
En rédigeant le questionnaire dans cette idée, nous pensions que l'Espagne serait peut être une des rares nations où la plupart des archives ad ministratives, sauf les archives centrales des Ministères et peu d'autres, sont dans les mains de personnes sans études supérieures et sans formation d'archivistes; simplement empiriques ou routinières qui ignorent totale, ment le travail des archivistes.
Mais nous observons maintenant, avec désolation, que le mal est endémique, sauf, seulement, dans une demie douzaine de pays.
Les maux qu'une telle situation entraîne sont de deux sortes: 1) Classification déficiente et ordre défectueux des papiers, ce qui transforme les archives, en particulier celles de dépot en un chaos inutile pour l'Administration; 2) Mépris absolu pour toute autre valeur du document qui ne soit la raison de son existence. Corollaire: Sous le pretexte de manque d'espace, ou de que personne ne trouve plus rien, une destruction massive et permanente des documents des organismes et institutions qui, ayant été fondementaux pour la vie nationale, ne laissent aucune trace véritable de leur action, et moins encore, du témoignage des faits, leurs causes et conséquences, conduite des personnes, ni empreinte des autres valeur du processus historiques des peuples.
Comment résoudre ces maux? On peut noter deux solutions, en pratique déjà dans quelques pays, avec une efficacité évidente.
1.e Que toutes les archives administratives, selon le rang et l'importance de leur fonction, soient à la charge d'archivistes scientifiques, ou archivistes téchniques, ou archivistes diplomés de cours élémentaires d'archivologie. En faisant une telle supposition, la déontologie professionnelle et une juridiction d'inspection et conseillère de la part des hauts organismes directeurs en matière d'archives garantiraient la perfection du système; encore plus, si on obtenait que les archivistes scientifiques soient écoutés lors des réunions et commissions de rationalisation du travail administratif et d'organisation et méthodes.
2.e Qu'au moins les archives administratives des deux plus hauts ni veaux (Ministères et Directions générales, ou comparables), soient à la charge d'archivistes scientifiques, laissant celles des autres niveaux entre les mains d'un personnel administratif des sections, et bureaux; mais toujours sous la surveillance des archivistes scientifiques. La thèse de Nicaragua paraît quelque peut simpliste quand dans sa réponse elle dit que le mot "archivero" est un substantif mort, car la pratique et le développement professionnel l'a transformé en "archivista" un peut plus administratif, fonctionnel en ce qui concerne la documentation.