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Table des matières
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3. Organisation interne des archives
3.1. Entrée des documents
Notre question 3.1. concernait le procédé utilisé par les bureaux quand on remet les documents à leurs propres archives courantes ou de dépot. Il ne fallait pas supposer que nous parlions de transferts d'archives administratives à d'autres historiques. Cependant, une bonne partie des réponses expliquent seulement comment sont réglementés ces transferts.
Par contre, des pays comme la Pologne, la Bulgarie, la République Démocratique Allemande, la République Fédérale Allemande, Israël, le Sénégal, l'Argentine et Puerto Rico, répondent correctement et dans un sens positif; elles ont réglementé l'entrée des documents dans les archives courantes. Exemples.
Puerto Rico dit que l'art. 4 de la Loi 5 de 1955 détermine:
Les chefs des dépendances formeront des inventaires de la documentation une fois tous les ans. La classification en:
La Pologne a établi des normes sur la permanence des papiers dans les bureaux, remises des papiers par les bureaux aux archives courantes, mode de procéder avec les affaires dans les archives courantes, transferts depuis les archives courantes aux archives de l'État, et élimination des affaires qui devront être détruites. Par des voies semblables procédant la Bulgarie et la République Démocratique Allemande.
De la manière avec laquelle les documents passent depuis les bureaux aux archives courantes et de ces dernières à leurs parallèles de dépôt-en ordre et avec inventaire, ou en désordre et sans référence de ce qu'elles sont-dépend dans une grande mesure l'utilité des archives et la propre subsistance de leurs fonds.
Il y a une coïncidence presque générale, quant à la manière et l'époque auxquelles les bureaux doivent envoyer les documents à leurs archives de dépôt, à d'autres archives administratives de niveau supérieur ou aux archives historiques qu'il convient. Sauf quelque exception, les papiers sont envoyés immédiatement après la conclusion des démarches de l'affaire auxquels ils correspondent, ou un, deux ou trois ans plus tard. Dans ces derniers cas, on tient compte de la date du document qui ferme les formalités pour le calcul des délais de rétention.
Les bureaux font généralement les envois tout au long de l'année. Dans quelques pays comme la Pologne on les effectue à date fixe, au début de l'année, et dans d'autres pays, comme la Hongrie à la fin.
Il est également normal que les bureaux fassent les remises de documents par l'intermédiaire de listes génériques ou actes suscints. Ces types de guides ne sont pas suffisants pour les archives qui les reçoivent, et il faut rédiger des inventaires qui individualisent au plus grand degré la documentation. Quelques collègues croient que celle ci est la meilleure solution, parce que les "bureaux-disent ils-feraient difficilement un inventaire avec le jugement archivistique nécessaire".
Pour notre part, nous pensons qu'on épargnerait beaucoup de travail aux archivistes si les bureaux remettaient les documents avec un inventaire bien fait, conforme aux normes archivistiques fournies par les archivistes.
3.2. Systèmes de classification et mise en ordre
Aucun pays, ni même ceux à l'organisation la plus réglementée, a établi un système de classification de fonds commun à toutes les archives administratives. Chaque ministère ou organisme est généralement libre d'adopter le système qu'il préfère pour ses archives.
Cependant, le plus fréquent est de respecter l'organisation de provenance; c'est à dire que les divisions et sous-divisions du fond correspondent aux différentes sections et sous sections de l'organisme qui est l'origine de la documentation. Si on observe jusqu'au dernier échelon le principe de respect de l'origine, il en résulte le système organique pur. Mai si on change la dis, position des sous-division ou groupes de troisième degré et suivants, en leur donnant une autre classification, le système se transforme en semi-organique (Luxembourg). Ces altérations sont fréquentes dans les archives, pour des convenances supposéés du service (Tchécoslovaquie).
Quelques-uns préférent une classification des affaires et matières concrètes, soumises à une corolativité simplement numérique, alphabétique ou chronologique, ou bien à une classification de base décimale, raisonnée "sui géneris" dans chaque cas (Norvège, Israël, Canada).
La Finlande, se tenant à l'aspect formel, classe le matériel des archives en un nombre déterminée de principales séries: journaux, listes, minutes, cartes, mémorandums, etc., ou elle fait une série conjointe de correspondant, ce, comptes, cartes, plans et documents. A l'intérieur de chaque série elle classe par origine et par affaire.
La Pologne suit ce même critère, quoique peut être plus méthodique, ment. Elle classe par matières, avec une base décimale. Les quatres premiers numéros o. 1, 2 et 3 sont consacrés à la documentation typique: decrets, personnel, objets matériels, finances et comptabilité. Du 4 au 9, elle les applique aux classes qui seront nécessaires pour que chaque institution précise ait la sienne. Puis. à son tour. se développe une classification individuelle pour chaque institution.
Le système le plus utilisé en Hollande et connu sous le nom de "Systematsch dossierstesel" est très digne d'attention. Les différents documents des archives, ordonnés chronologiquement, sont classés, non d'après leur matière, mais selon l'affaire pour lequel ils ont été utilisés. L'ensemble des affaires ainsi obtenues est classé selon un système de rubriques ou titres basé sur une distribution décimale des matières, allant du général au particulier. On classe parfois par le système d'origine ou organique mais en appliquant à l'intérieur du fond correspondant à chaque section le système "dossierstesel".
On ne peut certainement pas parler d'un système de classification, si on ne fait que donner à chaque unité docummentaire un numéro corrélatif et on forme avec le tout le fond des archives ou sections factices, sans établir de distinction entre des groupes différents pour des raisons de matière, temps, lieu ni personne. Un tel procédé simpliste transforme ces archives en des tas de papiers inutiles quand on perd ou on oublie le numéro de référence.
En ce qui concerne les systèmes utilisés pour la mise en ordre des affaires ou des documents à l'intérieur des unités archivonomiques (dossiers, legs, caisses, registres) la plupart des réponses s'accordent pour affirmer que dans chaque cas on doit appliquer l'ordre qui conviendra le mieux. En général, on respecte l'ordre que la documentation amène de son bureau d'origine. Il est fréquent que cet ordre soit de "numerus currens" avec le seul but de localisation à l'intérieur d'une série ou groupe, au moyen du tremplin des procédés référentiels (abrégés, indices, registres).
Cette hétérogénéité de critères amène à la conclusion qu'il serait très difficile d'obtenir des normes recommandables d'application générale, car les bureaux classent chaque série documentaire selon sa propre convenance. Cependant, des pays comme la Hollande, la République Fédérale Allemande, la Norvège, la Tchécoslovaquie, la Pologne, la Yougoslavie, la Bulgarie, la République Démocratique Allemande, le Canada et autres, ont dicté des instructions, normes et codes sur la classification de leurs archives et l'ordre des unités documentaires.
3.3. Eliminations et transferts
Les pays qui ont réglementé l'élimination de documents de l'Administration sont déjà nombreux. Mais l'autorité, sa zone de compétence, critère de sélection, niveau et moment, diffèrent d'un pays à l'autre, et même à l'intérieur de chacun d'eux pour les régimes fédéraux, c'est pourquoi il serait onéreux et peu utile d'essayer un syncrétisme à partir d'une si grande diversité.
La Hollande a établi des listes de documents que les bureaux doivent détruire au bout d'un certain délai. Ce qui n'est pas compris dans les listes ne peut s'éliminer qu'après autorisation extraordinaire du Service des Archives de l'Etat, quand il n'est plus utile ni à l'Administration ni à l'Histoire.
L'Italie a crée par Loi des "Commissions d'inspection" qui, parmi d'autres fonctions, exercent celles de "Commissions de triage" et opèrent dans tous les organismes et bureaux de l'Administration. Il faut faire remarquer que les dites commissions forment toujours partie d'archives de l'Etat.
En Angleterre on revoit périodiquement les archives des bureaux des Registres, et conformément aux listes de destruction établies en accord àl'Acte des Archives Publiques de 1958, section 3, on détermine ce que l'on doit éliminer et ce que l'on doit transférer aux Archives centrales.
Dans l'Administration Française, l'archiviste rédige un inventaire de ce qu'il considère à éliminer; il lé soumet au chef du bureau ou organisme d'où provient la documentation; ce dernier donne son accord pour la des, truction documents prescrits et, enfin, le Directeur des Archives de France autorise ou non la destruction. Aucune dépendance de l'Administration française peut éliminer sans autorisation des documents. Pour les archives départementales, il existe des listes qui déterminent le période de conservation de chaque type de documents.
Le problème des éliminations des documents en Espagne est toujours sans solution, et l'exception favorable des Archives du Ministère des Finances et le fait que les archives centrales de chaque Ministère soit à la charge du personnel du Corps des archivistes ne diminue pas la gravité. Il est certain, que sauf pour de rares cas, la documentation des bureaux et archives vivantes de la plupart de l'Administration est éliminée sans se soumettre àdes régles ni critères raisonnables et, très fréquemment, au caprice des fonctionnaires qui sont en possession des papiers. Nous espérons que la si désirée Loi des Archives sera vite une réalité et tranchera une fois pour toutes ce problèmes et ces maux.
La valoration et décision de conserver ou détruire les affaires de l'Administration de la République Fédérale Allemande n'appartient qu'à l'archiviste scientifique. Chaque service à des délais de prescription fixès pour son champ d'action. Ces délais onte une validité nationale pour ce qui concerne les documents financiers de caisse et les dossiers officiels des questions soumises a délai par la Loi de Commerce
Conformément au Decret royal du 22 juillet 1902, l'élimination des archives des Bureau centraux et régionaux ne peut se faire au Danemark qu'après approbation du Directeur des Archives; selon le caractère des séries documentaires, Il a été fixé un délai de validité de 5, 10 ou 30 ans. Si quelques unes manquent de délai fixe. il est déterminé quand il le faut par les autorités compétentes, dûment autorisées par le Directeur Général des Archives.
Le Riksarkivar de Norvège a le droit d'inspecter toutes les archives de l'Administration et le devoir de coordonner et surveiller les plans et opérations concernant la sélection et élimination des documents. Les règles générales de 1961 ordonnent que les département effectuent une première révision de leurs archives avant que ces derniers passent les 5 ans d'ancienneté. La responsabilité de la sélection et élimination à ce niveau retombe sur la propre Administration. Lorsque les Archives atteignent les 25 ans on doit effectuer une seconde révision et ce qui est retenu après cette révision doit être tranféré aux Archives Nationales ou Provinciales sauf ce dont l'Administration a encore besoin.
Les réglements généraux des Archives de Suède contiennent des normes pour l'élimination des documents "avec des conditions d'élimination de rare ou d aucune importance"
La Finlande a établi des délais de prescription pour quelques séries. Mais en général on ne permet de détruire aucune documentation antérieure à 1919. Les Archives Nationales et le Ministère intéressé décident ensemble dans ce cas. Les critères sont établis en formulant, entre autres, les questions suivantes:
La Pologne a également établi des plans de prescription basés sur les buts de contrôle et sur les nécessités des institutions et des particuliers. De toute façon, la décision appartient aux Archives de l'État, qui agissent sur une proposition ou demande présentée par la Direction de l'institution ou organisme possésseur des documents.
En Tchécoslovaquie, le Ministère du Commerce Extérieur et celui de l'Armée ont publié des règles sur l'élimination des documents. Le Ministère de l'Intérieur impose à ses services l'obligation de publier des règles d'élimination. La responsabilité de l'élimination correspond àl'institution qui élimine. L'archiviste n'intervient que pour choisir les documents de valeur historique.
Les archivistes interviennent de façon très semblable en Yougoslavie. Mais bien que le Conseil des Archives établit les normes générales d'élimination, et une d'elles est que les archives compétentes ont droit àprendre part dans la sélection et élimination des documents de toute institution, il n'entre pas comme obligation dans la mission de l'archiviste d'éviter des destructions de documentation de valeur permanente. Ceci concerne la propre institution d'où proviennent les papiers.
La Bulgarie possède des listes de délais de prescription faites par les Chefs des Bureaux. après l'accord de la Direction des Archives. Les documents prescrits sont soumis au raport de la Commission des éliminations du Bureau. Cette Commission, conseillée par un archiviste de carrière, dé termine les documents qui doivent passer aux archives de l'État, et ceux qui manquent de toute valeur. Une fois que les listes sont formées, elles sont soumises aux Commissions de Contrôle dépendant de la Direction des Archives qui les approuvent ou les rejettent.
La République Démocratique Allemande suit un procédé très semblable à celui de la Bulgarie.
Israël a réglementé la destruction du matériel des archives de cette manière: Les propositions d'élimination annuelles que font les institutions doivent être soumises à l'approbation de l'Archiviste de l'État, après avoir été examinées par un Comité présidé par le Directeur Général des Archives et avec des représentants des Ministères des Finances et de la Justice, le Controleur de l'État et le personnel des ministères intéressés.
Au Canada seul l'Archiviste du Domaine a le droit d'approuver les éliminations. Il y a des instructions qui donnent le nombre d'années pendant lesquelles on doit retenir chaque série. La sélection est considérée comme une fonction de l'archiviste de carrière.
En Argentine les Ministères eux mêmes, les secrétariats d'État, etc.. donnent dans leurs réglements les normes d'élimination. Parfois les critères sont arbitraires et provoquent des pertes de documents de valeur historique. Cependant il y a une plus grande rigueur pour ce qu'il faut remettre aux Archives Générales de la Nation: sauf exceptions, toute la documentation de plus de 30 ans.
La Loi 5 de 1955 de Puerto Rico établit un programme de conservation et disposition des documents publics. Dans son art. 4, paragraphe c, elle détermine que les chefs des dépendances réaliseront un inventaire de tous les documents de moins de 50 ans d'ancienneté et les classeront en: 1) Documents de législation de l'État, de donations de fonds à des programmes publics du pays, et contrats officiels qui seront conservés sans limite de temps, bien qu'ils pourront être éliminés avec autorisation expresse de ici, si leur inutilité devient évidente. 2) Documents fiscaux ou nécessaires pour l'examen o vérification de comptes. La période de conservation sera fixée conformément aux règles que le Secrétariat des Finances préparera à cet effet. 3) Documents qui constituent évidence de titre sur propriété publique ou particulière. ou que toute justification légal fera nécessaire pour leur conservation. Selon ce qui conviendra. on déterminera un délai de val;dité, qui pourra être également indéfini. 4) Documents qui pour leur utilité administrative d'usage quotidien dans les dépendances ou pour l'information qu'ils contiennent seront nécessaires pour témoigner des faits passés importants, ou être utilisés comme références pour d'autres tâches, opérations ou programmes. Le délai de conservation sera fixé par le chef de la dépendance, avec l'approbation du chef de l'organisme auquel ils appartiennent. 5) Autres documents, qui selon un procédé d'estimation pareil n° 4 seront détruits ou envoyés aux Archives Générales de l'État. A toutes ces fins, les chefs des dépendances prépareront des listes annuelles de chaque groupe.
Dans la plupart des réponses on ne dit pas clairement ce qui est fait de la documentation dont la valeur administrative est surannée, mais que l'on conserve par intérêt historique. Quelques uns affirment qu'ils sont conserves dans tes archives d'origine, quelques autres disent qu'ils passent à d'autres archives supérieures, également administratives, et nombreux sont ceux qui indiquent que cette documentation sélectionnée est transférée aux archives historiques, générales ou provinciales, périodiquement: tous les ans, cinq ans, dix ans, ou plus.
4.1. Immeubles
Dans presque tous les pays les archives courantes de l'Administration occupent des locaux intégrés dans l'ensemble des dépendances de l'organisme ou bureau qu'elles servent. Quelques archives de dépôt sont dans des locaux spéciaux, à l'intérieur ou extérieur de l'immeuble de leur organisme. Seules les archives générales de l'Administration, quand elles existent (par ex. République Fédérale Allemande. Norvège, Argentine, Canada, et nations jeunes comme le Congo-Kinshasa et la Zambie), sont généralement installées dans des immeubles indépendants.
4.2. Rayonnages
Les rayonnages métalliques se sont généralisés tellement, que rares sont les archives qui ont encore des rayonnages de bois; si l'on en juge par les réponses, on observe une préférence pour les rayonnages fermés et les classeurs type armoire, ou à tiroirs ou rotatifs, pour la période dynamique de la documentation, métalliques ouverts pour les archives peu consultées, et pour des raisons de manque d'espace, bien que son emploi ait augmenté ces demies temps.
4.3. Unités archivistiques
Quant à la forme de différenciation des unités archivistiques, les plus fréquentes, sont les couvertures de carton, les boites de carton (quelques unes métalliques ou métalisées) les cartons à dossiers, et reliures en fascicules ou volumes.
En Hollande et dans d'autres pays, pendant l'état dynamique de la documentation, on conserve cette dernière dans des chemises placées dans des classeurs, de type armoire ou à tiroirs. En passant à l'état semi-statique, la documentation est classée en chemises qui se gardent dans des boîtes de carton. Les documents libres sont généralement conservés dans des classeurs spéciaux.
4.4. Services
L'immense majorité des archives de l'Administration, courantes et de dépôt, manquent absolument de laboratoires, ateliers de reproduction, restaurations et reliure. Elles n'ont pas non plus des chambres pour desinsectation ni installation d'air conditionné. Cependant, quelques unes jouis sent d'une bonne température si l'on considére qu'elles se trouvent dans l'enceinte de bureaux climatisés, et nombreuses sont celles qui utilisent les services centralisés de reprographie ou relieure du Ministère ou organisme correspondant.
4.5.7. Installations de protection
Les archives générales, régionales et provinciales de l'Administration avec immeuble indépendant, disposent généralement de tous ces services auxiliaires, ainsi que de systèmes de détection des fumées ou température et appareils d'extinction d'incendies.
Par contre, les petites archives ont, tout au plus, des extincteurs d'anhydride carbonique, ou de poudre sèche. Il y a des archives qui doivent se contenter du vieux procédé des seaux de sable, alors que pour le directeur d'autres archives, il semble lui suffir que les archives se trouvent situées dans le même immeuble que le Parc des Pompiers. A part ce dernier cas, seules deux réponses parlent d'utilisation de tuyaux d'arrosage.
Quand aux chambres de sécurité ou renfort des dépôts pour une meilleure protection des documents, il y a des exemples en Hollande, Angleterre, République Fédérale Allemande, Suède, Tchécoslovaquie, Bulgarie, et Espagne. La Jamaique dit que "l'immeuble a été soumis à des essais d'innondations, feu, houragans, tremblements de terre et entrée inter, dite. Cependant, ne nous faisons pas d'illusions démesurées. La proportion de ces installations de sécurité par rapport à la totalité de capacité des archives se limite à un 3 ou 4 pour cent.
En ce qui concerne les prévisions pour le sauvetage de la documentation en cas de risques catastrophiques, spécialement en cas de guerre, la Hollande préfère détruire les papiers confidentiels et a ordonné le microfilmage total et systématique des fonds les plus importants. L'Angleterre place sur les caisses, dossiers et livres une marque spéciale de préférence de sauvetage. La France, le Luxembourg et le Danemark sauveraient d'abord les documents très précieux, les documents rares et les documents confidentiels. La Finlande a le plan d'urgence suivant: 1) Documents complets des dernières années. 2) Documents qui doivent constamment être conservés. 3) Documents qui ne doivent pas être conservés d'une manière permanente. La Tchécoslovaquie classe également les documents en trois catégories selon leur importance. Dans d'autres pays, ou bien chaque en semble d'archives a ses propres normes, ou bien n'ont rien prévu là dessus.
5. Accessibilité aux archives administratives
5.1. Limitation de l'accessibilité
Lors du Congrès International Extraordinaire des Archives de Washington on a étudié l'accessibilité aux archives historiques. Pour savoir jusqu'à quel point elles sont accessibles au chercheur ou au public en général, dans notre questionnaire on a inclu la question correspondante. D'où le résultat des réponses que voici.
Sauf la Bulgarie, la Hongrie et la Norvège qui ont répondu négative, ment, tous les autres pays donnent un "oui" à l'accessibilité, mais avec des limitations ou des formalités très sévères qui, en général, transforment en exceptionnelle et privilégiée la consultation. D'abord, on exige générale, ment l'autorisation des ministres ou hauts chefs des organismes de l'Administration à laquelle les archives appartiennent. Ensuite, des documents considérés comme confidentiels ne sont jamais accessibles au chercheur; troisièmement, la plus grande ou plus petite ancienneté du document marque la limite de la possibilité d'être consulté, p. ex.: Autriche et Italie, 50 ans; Canada. Angleterre et Tanzanie: 30 ans; Finlande, 25 ans, ou 40, ou 50, selon le fond documentaire; Zambie, 20 ans; Sénégal et France ont comme maximum l'année 1920. La Turquie l'année 1918; l'Irlande l'an née 1916 et la Rép. Fédérale Allemande, le 8 Mai 1945. En Espagne il n'y a pas de date limite indiquée, mais dès que les documents administratifs passent aux archives historiques, leur consultation est complétement libre, pour les nationaux comme pour les étrangers. Les Etats Unis d'Amérique ont minutiusement réglementé l'accessibilité à la documentation des Archives Nationales et des Bureaux Fédéraux de la branche exécutive, en vertu de l'Acte de Liberté d'Information (Loi Publique 89,487,80 Stat, 250).
Il n'est pas possible, pour des raisons d'espace, de donner dans ce rapport le détail des réponses sur les limitations et formalités de l'accessibilité Dans l'ensemble, on tire la conclusion que chaque pays impose les conditions et limites qu'il estime convenables. Bien que l'on remarque dans certains pays une certaine tendance à donner de plus grandes facilités, il apparaît encore lointain le jour où les archives de l'Administration seront accessibles au chercheur sans des limitations.
5.2.6. Service de consultations, prêts, renseignements, certificats
D'autre part, comme la principale mission des archives administratives est de prêter un service à l'Administration elle-même, voyons de quelle forme elles le font.
Le fonctionnaire qui a besoin de voir des documents déjà archivés, si il veut vérifier des données, va directement aux archives mêmes pour effectuer la consultation. Mais si c'est pour une étude plus étendue, le bureau demande en prêt le document original. Après il le rend ou non; il y a de tout. Parfois, le document revient aux archives comme nouvelle entrée ou incorporé à une autre affaire.
Dans la plupart des pays les documents se prêtent uniquement à l'autorité qui les a envoyés aux archives, ou à des fonctionnaires dûment autorisés. Quand le fonctionnaire a besoin d'un rapport, copie ou extrait d'un document, il le fait généralement lui même, dans son bureau ou dans ses archives. Rares sont les fois où le fait l'archiviste.
L'expérience a démontré que par ce système classique d'utilisation des archives administratives on perd beaucoup de documents. Pour éviter ces pertes, et profitant des procédés modernes de reproduction, de nombreux pays Yougoslavie, Turquie, Israël, le Congo Kinshasa) au lieu de prêter le document remettent une reproduction: photographique, photostatique, xérographique, etc. On obtient ainsi l'intégrité des archives, bien que ceci implique, naturellement, une dépense d'une certaine importance.
5.7. Instruments de travail
Il y a unanimité à estimer insuffisantes les listes ou inventaires de remise préparés par les bureaux, pour un service efficace des archives administratives. En plus ou moins grand nombre et variété, on rédige d'autres instruments de travail: registres, inventaires analytiques, in dex, guides, catalogues par sujets, etc... Ces instruments sont toujours élaborés à la main" dans presque tous les pays. Seule l'Irlande du Nord dit se servir de dictaphones. La Norvège mentionne des machines spéciales à écrire qui facilitent la formation de listes et index. Le Sénégal utilise des polycopiés ou imprimés; l'Argentine, Puerto Rico, la Jamaïque et le Niger affirment qu'ils emploient des moyens mécaniques: en général des machines à écrire et des duplicateurs. La mécanisation est comme on le voit, assez défectueuse. surtout si on la compare avec celle des entreprises privées de quelque importance.