Précédente - Suivante
Table des matières
- Précédente - Suivante
Le questionnaire avait un dernier point, celui des "Conclusions". Par respect à l'intégrité des intéressantes idées, suggérences et solutions que présentent la majorité des pays (quelques uns très en extension) dans leurs réponses à ce point, il a paru convenable d'offrir à Messieurs les congressistes le texte intégral de telles "Conclusions", par voie d'appendice du présent rapport.
ALLEMAGNE (République Démocratique)
Personnel qualifié pour la rédaction et l'enregistrement des actes. Continuer à imposer et à conserver les plans des actes ou documents de l'administration, Développement du système d'évaluation sur base d'une administration améliorée et orientée selon des principes d'ordination uniformes tendant à une meilleure sélection de la valeur du matériel archivé. Augmentation de la valeur informative des existences des archives de l'administration. Stimulants procédant des instructions méthodiques pour le Service d'Archives de la République Démocratique Allemande, spécialement dans le champ de la réception, évaluation et cassation, ordination et catalogue. Elimination de la discrimination des archives de la République Démocratique Allemande de la part du Travel-Board dans la participation aux réunions du Conseil International des Archives. Publication des résultats de Congrès et Conférences Internationales sur les problèmes des archives de l'administration. Organisation d'un contre-échange d'expériences sur la théorie et la pratique du travail dans les archives de l'administration. Il existe un spécial intérêt dans les investigations ou études de la position des archives de l'administration dans le système informatif des organes, institutions et entreprises de l'État.
ALLEMAGNE (République Fédérale)
Pour l'espace des Archives Fédérales on tend à la conséquente réalisation de l'idée de l'Archive Centrale pour toute l'administration fédérale.
L'expansion et l'affermissement de la liberté de décision des archivistes scientifiques dans la valoration des actes et autres documents pour l'élection du matériel archivé digne d'être transmis (à la postériorité) semble être ici la condition la plus importante.
Pour égaler plus internationallement les méthodes d'archive et fomenter davantage la collaboration en ce qui respecte les archives dans tout le monde, ils paraissent les moyens adéquats: l'échange de moyens ou trouvailles à travers toutes les frontières et l'échange d'archivistes instruits avec beaucoup d'années d'expérience professionelle.
Marburg. Dr. Joh. Papritz.- En vue de la complexité des relations, la réponse exigerait un espace plus grand. Pour pouvoir faire de telles propositions utiles pour d'autres pays. on a besoin d'abord d'une aclaration des problèmes compris dans la question 3.2. Sans cette explication des types de structure aucun interchange international d'expériences est possible.
ARGENTINE
Tout ceci dans un double but: a) de réunir les meilleures expériences et les synthétiser dans le règlement et b) de traiter d'unifier les critères, quelquefois divergeants, qui actuellement régissent dans les archives administratives.
Pour les pays en cours développement, concentrer les études d'archives dans un centre informatif et d'assesseurs. Effectuer des visites aux archives afin de connaître leur état actuel et proposer les mesures pour leur organisation fonctionnelle.
AUTRICHE
Il n'est pas nécessaire une unification des méthodes et procédés entre les nombreuses archives de la plus diverse origine, puisque avec ceci on ne peut pas économiser dans le cas concret des recherches ultérieures.
BULGARIE
On doit procéder à des études en commun avec les administrations intéressées et les instituts scientifiques, en vue de l'élaboration des règles et systèmes d'ordination valables pour tout le monde. On doit aussi élaborer un règlement type pour le travail dans les Secrétariats et les archives des différentes administrations, organisations et entreprises.
Il est désirable que le Conseil International d'Archives étudie et généralise les expériences acquises par les différents pays membres, avec des références aux travaux dans les archives administratives, examinés sous tous les aspects, et plus spécialement: les systèmes de chancellerie les droits et les obligations de contrôle des organismes hiérarchiquement supérieurs, en relation au travail dans les Secrétariats et les archives des administrations subordinnées.
CANADA
Il devrait exister des archives centralisés pour ces documents administratifs inactifs, et un contrôle centralisé en ce qui concerne la création et l'élimination d'archives.
CEYLAN
L'élaboration d'une loi d'Archives le plus tôt possible; la création, dans l'organisation administrative du pays, de personnel spécialisé dans l'archive de documents, et de personnel de liaison dans les archives; étendre cette idée aux affaires privées et à d'autres organisations de caractère privé les incitant à suivre un programme systèmatique d'élaboration et transférence, basñes sur un procedé bien étudié. Popularisation des Archives par des campagnes de presse et des exhibitions et invitant à faire plus de travaux d investigation.
Legislation et meilleure information.
Conférence régulières en différents endroits du monde; un programme de publications bien planifié dans lequel puissent participer les archivistes du monde entier.
CONGO-KINSHASA
Les suggestions qui pourraient améliorer nos archives, seraient, en ce qui nous concerne, de conduire une campagne de persuation afin de convaincre les autres services de l'État qu'il ne s'agit pas du tout d'un contrôle sur les activités de leurs services, mais d'une investigation dans le cadre du service, ce qui constitue un fondement de notre histoire.
C'est à dire, éliminer ainsi toute pensée qui tende à nous attribuer des intentions qui ne sont pas les nôtres. La tâche nous facilitera de bien conduire nos enquêtes, tant qualitativement comme quantitativement. Ainsi, aucune masse de papiers n'échappera à notre contrôle.
Au Congo Kinshasa, la règlementation relative à
l'organisation administrative exige à tous les organismes
officiels de laisser en dépôt légal tout document officiel
qu'ils produisent. Ces dispositions affectent
également les auteurs privés, y compris les musiciens. De cette
façon, notre bibliothèque s'enrichit suffisamment.
Ce problème n'est pas moins important: il serait souhaitable que l'Unesco prenne l'initiative de concéder des bourses de voyage aux archivistes de tous les pays pendant une période échelonnée. afin de permettre à ceux-ci de passer une saison longue dans les archives d'un autre pays, et y travailler régulièrement.
J'estime que par ce système, l'intéressé s'inspirerait des méthodes adoptés là bas, et en tirerait bon profit.
De cette façon, également, la collaboration désirée entre archivistes et archives du monde, se réaliserait.
TCHÉCOSLQVAQUIE
Se mettre d'accord sur les délais minimes pour le dépôt de documents dans les archives administratives, surtout en ce qui concerne les documents de caractère personnel et les documents judiciaires.
ÉTATS UNIS
Le "Record Management" (Organisation de documents) est une approximation systèmatique au contrôle des matériaux documentaires depuis leur création jusqu'à leur crémation. Il ne s'agit pas des téchniques et facilités pour la manipulation de données, mais des données déjà obtenues et des moyens et méthodes pour leur obtention et efficiente exploitation. Il se divise en trois parties: conservation, maintien et disposition. La première proportionne les instruments et techniques pour organiser ces fonctions administratives qui créent correspondance, formulaires, rapports et instructions. La seconde proportionne des instruments et techniques pour contrôler d'une façon effective la compilation, analyse, classification, arrangement et récupération de données pour l'information administrative active. Il comprend le maintien de fichiers, la manipulation de correspondance, automatisation de données et application de systèmes de microfilm. La troisième proportionne des instruments et techniques pour réaliser systèmatiquement et en bon ordre:
FINLANDE
Education des archivistes et un manuel de direction d'archives.
FRANCE
Il serait souhaitable un lien plus étroit entre le direction des Archives de France et les Ministères. Il est actuellement en étude un projet de décrêt en ce sens. Il prévoit que: 1) chaque administration nomme un fonctionnaire responsable de ses archives courantes. 2) La fermeture des archives courantes sera effectuée par accord de la Direction des Archives de France. 3) Le ramassage de documents dans les dépôts de la Direction des Archives de France se fera régulièrement. 4) On créera des dépôts "inter médiaires" dans toutes les grandes administrations. sous le contrôle de la Direction des archives de France.
Il sera nécessaire aussi de fixer des règles uniformes pour le traitement de toutes les archives administratives. Le S. C. O. M. (Service Central d'organisation et méthodes), travaille actuellement à cette règlementation.
HONGRIE
On doit publier la nouvelle loi sur les archives pour protéger les documents.
La Direction Générale d'Archives doit être autorisée à contrôler l'établissement des archives administratives et leurs fonctions.
On doit établir des normes générales référentes aux méthodes d'archive.
On ne laisse les documents que 5-15 ans dans les archives de l'administration (qui existent dans les Ministères, dans les comtés, dans les bureaux et les fabriques, dans les associations). Il est nécessaire que les documents retournent aux véritables archives plus tard, en même temps que les documents sont consultables par les chercheurs.
ANGLETERRE
Nouvel édifice. Plus de personnel.
Règles unifiées pour l'accès et un système central
d'archives.
Plus de disponibilité dans le sens économique et meilleur
entraînement.
Plus de coopération entre archivistes, et entre les PRO et les
archivistes locaux.
Puisque les documents et l'histoire de différents pays varient
tellement, je ne crois pas qu'il soit désirable beaucoup de
normalisation.
Qu'on fixe une date obligatoire pour le dépôt de documents
dans toutes les institutions officielles. Par exemple un délai
de 20 ans.
Plus de personnel: plus d'argent; et plus de contrôle national
des archives privées.
Tous les archivistes d'un pays devraient faire partie d'un système national, avoir le même entraînement et être contrôles et échangés par les archives du Gouvernement National. Il devrait exister un échange de personnel entre les différentes Archives de l'État par périodes de 1-3 ans.
N'importe quelle amélioration en Angleterre dépendrait d'une simplification du complexe cadre légal dans lequel nous sommes placès actuellement, et aussi de l'institution de personnel scientifiquement entrainé pour le travail dans toutes les sections des archives.
Ceci seulement sera atteint avec un critère unifié au sujet du véritable but des archives. En Angleterre on ne donne pas encore beaucoup d'importance à la valeur purement historique de celles ci.
ISRAËL
Un de nos plus grands problèmes en ce qui concerne le programme de maniement des archives est l'améliorement de la qualité des registres. Leur qualité, leur recherche, ainsi que leur valeur d'information, dépend, en grande mesure, de l'expérience et de l'habileté aussi bien professionnelle qu'éducative du personnel qui travaille dans les différents départements d'enregistrement et fichiers, ainsi que de la coopération du cadre exécutif dans l'administration des Ministères et des entités publiques. En notre opinion ceci est un des problèmes essentiels auxquels on donne moins d'importance dans systèmes modernes actuels d'archives. Le bon fonctionnement de l'administration actuelle, aussi bien que l'état futur des fichiers dans les archives historiques, dépend en grande partie de la solution de ce problème.
ITALIE
Etant considérée l'actuelle organisation des archives courantes et de dépôt des bureaux administratifs règlementée par des normes qui datent de l'an 1900, on voit la nécessité évidente d'une révision des dites normes pour satisfaire la nécessité d'uniformer le service d'archives dans tous les organes administratifs de l'État. Cette révision devra tenir compte non seulement de l'importance administrative et juridique de la documentation qui se produit journellement, mais aussi de la fonction culturelle que là dite documentation devra remplir dans le futur.
Les problèmes qui se posent sont de genre divers, mais dans leur base ils ont tous le même problème: la classification, laquelle nous paraît fonde, mentale, parcequ'elle est la base de l'organisation et de la formation ordonnée des archives, ainsi que du bon fonctionnement des services. Un bon cadre de classification, formulé de manière qu'il réflète la compètence et attribution du bureau de façon à ce qu'il constitue un document culturel capable de satisfaire l'investigation historique future, mettant en valeur l'activité développée pour l'obtention des fins que la loi se propose, (activité documentée plus tard-par la série des archives développée organiquement) représente la principale nécessité éprouvée dans le secteur des archives modernes (courantes et de dépôt).
C'est un problème, donc, que de préciser les critères et d'individualiser le système de classification qui mette n'importe quelles archives modernes dans un même plan d'organisation et obtienne que la naissance et formation de ces archives se produise de façon à permettre après aux archives d'État de satisfaire avec promptitude les exigeances de l'investigation historique. Dans ce sens, étendant cette question au terrain international, il ne paraît pas hors de lieu de proposer à l'intérieur du Conseil International d'Archives la constitution d'un comité pour l'étude de ce problème.
JAMAÏQUE
Centre d'archives et extension du programme de maniement des archives.
Il y a beaucoup d'actions que l'on pourrait suggérer. Néanmoins il y en t une qui je crois est urgemment nécessaire et qui ne présenterait pas de réelles difficultés à obtenir, et c'est l'introduction d'une carte de chercheur reconnue internationallement, pour simplifier l'accès des chercheurs accrédités aux archives de tous les pays.
MEXIQUE
Une loi est à l'étude pour ordonner dûment cette organisation et il existe l'idée que ce soit les Archives Générales de la Nation qui dirigent tout le fonctionnement des archives administratives desquelles sortiraient les documents importants pour leur garde.
NIGERIE
Une nouvelle ordonnance qui confère une autorité plus ample et effective; plus grand entraînement du personnel; plus grands édifices et équipement; la création d'une division pour le maniement des archives, l'établissement d'autres corporations et archives privées.
Un Comité Conseiller des Archives actif et connaisseur, composé par des fonctionnaires gouvernementaux et des dirigeants éminents de la Communauté qui aideraient à persuader le Gouvernement pour qu'il prête l'attention nécessaire a ses archives.
Que pour des raisons de confraternité les camarades des nations plus avancées offrent à nos archives les possibilités d'étudier leurs techniques et méthodes.
Que l'on effectue plus fréquemment des réunions des Conseils Inter, nationaux des Archives ou au moins des réunions régionales.
Que l'on réalise un voyage d'études pour visiter les Institutions d'Archives des pays en développement, passant un rapport au Gouvernement du pays correspondant au sujet des mesures que l'on devrait prendre.
Une plus grande aide financière pour le soutient de nouveaux édifices d'archives, installations et équipement modernes aux pays en développement.
NORVÈGE
Une éducation et un entraînement améliorés des archivistes de l'administration, et la possibilité d'une augmentation des traitements.
Augmentation du nombre de personnel des Archives Nationales et spécialement des Archives Provinciales pour intensifier a) l'inspection des Archives de l'Administration b) l'instruction sur les routines d'archives, et c) la sélection et élimination de documents d'une valeur non durable.
Assez de capacité des bibliothèques des Archives Nationales et Provinciales qui permette à l'administration le transfert de ses archives en temps voulu.
Un système commun de classification pour l'administration totale de l'État, avec certaines parties du plan de classification (les classes réservées pour organisation et administration, Economie, personnel) obligatoires pour toutes les institutions, pendant que le reste du plan (en notre système décimal, les classes 3-9) pourrait se modifier selon les besoins de chaque branche de 1'administration.
Règles réfèrentes à la sélection et à l'élimination de documents en relation avec les plans de classification, qui fassent possible une élimination continue et responsable des archives de l'administration, réduisant ainsi les risques d'élimination de documents qui devraient être gardés.
Le droit du Riksarkivar à inspectionner les archives de l'administration de l'état et des municipalités. Appuyer son droit à donner des instructions référentes à la classification et disposition des documents. Ceci, néanmoins, dans la supposition que le personnel est suffisant pour faire valoir ses droits.
Plus d'information à travers des publications référentes aux systèmes d'archives.
PAYS BAS
Une élimination plus régulière dans chacun des trois états
par lesquels passent les documents des archives.
Classements et dépôts plus rapides et réguliers.
Que le gouvernement favorise la construction de nouveaux dépôts
d'archives publiques et l'ampliation des dépôts publics
existants, pour que leur capacité soit suffisante lorsque les
dépôts seront plus nombreux.
Que les fonctionnaires chargés de la garde des archives courantes d'une administration fassent un inventaire sommaire de leurs divers fonds
Que l'on améliore la situation matérielle des archives demi statiques; que les dépôts intermédiaires soient mieux protégés contre l'humidité et le feu.
Que la situation matérielle des archives demi statiques et des dépôts intermédiaires puissent être contrôlés régulièrement grâce à une augmentation du personnel des inspections.
Que les fonctionnaires nouveaux des administrations soient dûment instruits sur l'existence et richesse de leurs archives, pour que, devant traiter une affaire, ou plus simplement, écrire une lettre, ils essaient d'obtenir des renseignements et de chercher des exemples. On ferait bien, peut-être, les adjoindre pour quelque temps au fonctionnaire chargé de la conservation.
Que la formation du personnel destiné à s'occuper des archives courantes soit combinée avec celle du personnel scientifique des dépôts d'archives publiques, pour que chacun de ces deux groupes de fonctionnaires comprenne mieux la nature du travail de l'autre et que le personnel des archives courantes prépare de quelque manière la confection des inventaires scientifiques.
La formation spéciale donnée à ceux qui se chargeront de la garde des archives courantes, mais, d'une façon qui reste à étudier, cette formation devra être combinée avec celle de l'École d'Archivistes.
L'unification n'est pas une panacée. Les fonds des archives continueront àêtre formés toujours de façon diverse et il y aura toujours divers systèmes de classification: surtout, n'oublions pas d'approfondir nos connaissances de ces réalités.
L'intensification des échanges de points de vue et d'information, orale, ment ou par écrit. Les archivistes qui prendront part dans cet échange, surtout s'ils se croient obligés à recourrir à une langue étrangère, devront faire le possible pour exprimer les nuances de leurs pensées, et pour que les mots techniques dont ils doivent se servir forment un ensemble logique et fermé, correspondant à la terminologie donnée par le Elsavier's Lexicon of Archive Terminology.
POLOGNE
Les archives courantes doivent être organisées selon la
règle suivante: elles forment dans le cadre de l'institution
l'unité indépendante des autres services et sections,
subordonnées directement au chef de l'institution.
L'instruction professionnelle du personnel pour les archives
courantes.
Obliger à toutes les archives courantes à garder leur
documentation dans les mêmes classeurs et à les marquer et
enregistrer selon le même système.
Toutes les archives courantes, sans considérer la spécification de l'institution dans laquelle elles se trouvent et à laquelles elles sont subordonnées, doivent être supervisées par l'institution supérieure des archives de l'État. Elles devront ordonner leur documentation selon la même règle de classification.
SÉNÉGAL
Dans un pays jeune comme le Sénégal-quoiqu'il puisse s'enorgueillir de conserver des archives avec des fonds continus depuis 1816-1820 ce qui est beaucoup pour le Continent africain - les problèmes d'organisation sont trop nombreux pour laisser le temps nécessaire pour réfléchir.
Les pays d'ancienne civilisation écrite ont une plus vieille et solide expérience archiviste; c'est inévitable. Il est même désirable que, dans ce domaine archiviste, son assistance, sa collaboration, s'exerce aussi largement que chez les autres.
Ce sont les pays jeunes, les pays de civilisation écrite relativement récente, ceux qui surtout ont des besoins en matière d'archives d'un personnel assez nombreux et bien formé; parceque dans de tels pays, les élites intellectuelles sont relativement rares, et, plus encore, sollicitées pour d'autres motifs, en apparence du moins, plus exaltants. A Dakar fonctionne une École de Bibliothécaires archivistes et documentalistes; l'enseignement de la Science des Archives commencera réellement en 1969. On peut attendre beaucoup pour sauvegarder et mettre en valeur les Archives de toute la partie occidentale et d'expression française du Continent; mais aussi une assistance sera nécessaire.
Après ces visions générales on comprendra peut être qu'un archiviste qui travaille dans un pays africain n'a pas une grande contribution à apporter. Je me limite à signaler que dans ces pays l'Administration c'est le tout tout en matière d'archives, principal producteur et gardien en même temps. Cette administration est aussi moins routinière que dans les vieux pays. Celle-ci pourrait être la raison pour laquelle l'expérience de ces pays nouveaux dans les relations établies entre archives et administration. puisse servir aux pays qui ont une base plus ample et des sources plus nombreuses, mais ou, comme en tout, l'administration dilate son champ d'action.
SUÈDE
Les archives suèdoises sont organisées pour être deux entités, une Institution au service de l'investigation et l'autorité qui contrôle et dirige les archives des différentes administrations de tout le pays. Nous pensons que les deux rôles ont la même fin: promouvoir la connaissance et la scolarité. Ce qui aujourd'hui sont des archives de routine pour les autorités administratives peuvent être demain riche une source d'information historique sur notre époque. Nous croyons que celles-ci sont et doivent être les idées de base du travail d'archives. Si ces idées sont observées et les archives arrivent a avoir une suffisante influence et autorité pour en prendre la défense et les maintenir, cela sera la meilleure manière d'améliorer les archives dans ce pays et dans d'autres.
TURQUIE
Pour réformer les archives de nouvelles lois sont indispensables, la formation d'un personnel qualifié, des édifices et installations, et que des équipements modernes soient préparés. Nous sommes en train de faire de grands efforts pour l'assurer. Les efforts déployés sont arrivés à une phase satisfaisante.
Une administration centrale des archives, l'établissement d'un équilibre dans le cas d'intervention des hommes de l'administration et de science dans les affaires administratives, une propagande impressionnante, entrer en contact et collaborer avec les archives d'autres pays.
Etablir dans tous les pays une administration centrale pour les archives; utiliser une terminologie internationale pour les archives; l'abolition des différentes doctrines d'archives entre les divers pays; l'échange de courte durée d'archivistes entre les pays; assurer la participation de tous les pays aux congrès et confèrences internationales des archives; la publication de la revue "Archivum" au moins une fois tous les trois mois, avec un plus riche contenu.
YOUGOSLAVIE
La mise en oeuvre des principes, par rapport aux archives et à leur personnel, dépend, en tout ce qui concerne les aspects moral et materiel, de leur propres efforts afin de permettre l'emploi du materiel.
La séparation des archives de l'administration de l'État, et pareillement l'indépendance des archivistes des organes de la burocratie, en leur donnant l'appui nécessaire afin d'obtenir que les institutions aient un vrai caractère indépendant, culturel et scientifique.
Un vrai appui pour une action constructive du Conseil International des Archives afin d'obtenir une libéralisation en ce qui concerne l'accès au matériel d'archives. Cette action pourrait s'étendre à l'obtention d'unifier et de serrer les liens pour une collaboration meilleure et plus grande en ce qui concerne la consultation entre tous les pays du monde.
ZAMBIA
Le premier besoin ce sont un personnel expert et des installations beaucoup plus grandes.