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La gestion des documents comme fonction des archives

Rapport de
Artel Ricks

Qu'est-ce que la gestion des documents? Une telle question peut sembler être une manière plutôt prosaïque de présenter ce que l'auteur estime être un sujet dynamique qui suscite force controverse et émotion. Il n'est pas non plus facile de répondre à la question étant donné que chaque gestionnaire de documents ou chaque archiviste est susceptible de définir cette fonction d'une manière très différente, ce qui est l'indice que la gestion des documents est une notion dont le sens ne s'est pas encore tout à fait dégagé.

Un historien considère la gestion des documents comme une fonction des, archives destinée à éliminer le superflu de la masse des collections de documents pour ramener celle-ci à un noyau qui servira au mieux les besoins des chercheurs. Plus précisement, il définit cette fonction comme étant:

"... le procédé consistant à réduire d'une manière sélective à des proportions raisonnables la masse des documents inhérents à la civilisation moderne de manière à conserver en permanence des documents ayant un intérêt culturel pour l'avenir sans nuire à l'intégrité intrinsèque de la masse de données pour les besoins de la recherche."

A l'opposé, se trouve ceux qui considèrent la gestion des documents comme étant l'application de la gestion scientifique aux matériaux écrits pour des besoins d'efficacité et d'économie alors que les avantages qui pourraient éventuellement en découler pour les chercheurs ne seraient simplement qu'un heureux sous-produit de cette application. Quelque part entre ces deux extrêmes se trouve le large point de vue soutenu par le Service des Archives Nationales et des Documents (NARS) du Gouvernement des Etats-Unis et dont la définition peut-être trouvée dans la législation dont le Congrès est actuellement saisi. Cette législation précise que la gestion des documents est:

"la planification, le contrôle, l'orientation, l'organisation, la formation, la promotion et autres activités de gestion liées à la création de documents, à leur entretien et leur utilisation ainsi qu'à leur destination y compris la gestion de la correspondance, des formulaires, directives, rapports, documents lisibles par machine et microformats, la recherche documentaire, les dossiers, le courrier, les documents d'importance vitale, l'équipement et les fournitures concernant la gestion des documents, les copieurs de bureau, le traitement des mots et les techniques d'information automatique des données, la conservation des documents, l'élimination des documents et les dépôts de préarchivage ou autres installations de stockage."

En vertu de ce concept, la gestion des documents s'étend à l'ensemble du cycle évolutif des documents, depuis leur création Jusqu'à leur destruction finale ou à leur versement aux fonds d'archives en vue de leur conservation permanente. La gestion des documents vise à assurer une documentation satisfaisante, écarter ce qui est inutile, simplifier les systèmes de création et d'utilisation des documents administratifs, améliorer les méthodes d'organisation et de recherche des documents, prévoir les soins d'entretien appropriés et l'archivage dans des centres de documentation, et veiller à l'élimination convenable des documents dont l'utilité n'est plus requise dans la conduite des affaires courantes.

Aspects spécifiques de l'expérience des Etats-Unis

S'il faut s'attendre à trouver des points communs dans l'application de la gestion des documents par divers gouvernements, il ne faudrait pas en déduire que nous croyons que l'expérience acquise par un pays puisse facilement être adoptée par un autre pays. Aussi, désirons-nous dès le début, identifier quelques-uns des facteurs qui ont contribué à entraîner et façonner la gestion des documents aux Etats-Unis et qui peuvent différer des facteurs qui influencent la gestion des documents dans de nombreux autres pays. La spécificité relative de ces influences doit être prise en ligne de compte pour retracer l'évolution de la gestion des documents dans ce pays et évaluer ultérieurement l'incidence révolutionnaire de ces influences sur les archives.

Il s'agit dans le premier cas du patrimoine multiculturel de ce pays. De nombreux pays ont traversé une période de leur histoire sous un régime colonial, tout comme les Etats-Unis, mais avec cette différence importante que les colons étaient ici des émigrants en provenance de plusieurs "patries". Par exemple, les colons hollandais se sont établis à New-York, les Suédois dans le Delaware et les Espagnols en Floride, en Californie et dans les états du Sud-Ouest. On peut encore trouver des vestiges des colonies russes en Alaska et en Californie. Les Français avaient créé des établissements qui allaient des Grands Lacs jusqu'en Louisiane. En fait, les lois de l'Etat de Louisiane sont fortement influencées par le Code Napoléon. Cependant, notre patrimoine culturel prédominant nous vient de Grande-Bretagne, dont les colonies ont constitué nos treize états originels il y a quelque 200 ans. Ces cultures ont laissé leur empreinte sur nos méthodes de création et d'entretien des documents.

Le simple volume des documents existant aux Etats-Unis est le deuxième facteur qui influence notre expérience en matière de gestion des documents. Plus que tout autre chose, la quantité même de la documentation semble avoir incité le Congrès à promulguer en 1950 les textes législatifs qui régissent la gestion des documents. Même aujourd'hui, ce volume reste probablement la force impulsive la plus décisive du changement intervenu dans la gestion des documents au sein du Gouvernement fédéral. Chaque année, la nouvelle documentation produite est suffisante pour remplir un classeur qui s'étendrait sur plus de 2.135 km. Or, ce volume de documents est indépendant de ce que nous estimons être une quantité encore plus importante de matériaux documentaires créés par les états, les comtés et les gouvernements municipaux. Il convient cependant de noter que les archives et les documents de ces administrations sont gérés d'une manière absolument indépendante du Gouvernement fédéral.

La vaste quantité de documents créés par le Gouvernement fédéral a Joué un rôle dans la mise au point de nouvelles techniques de classement destinées à remplacer le "système d'enregistrement des documents" avec ses livres d'entrée et de sortie de correspondance et ses registres contenant des extraits de documents. Dès 1888, un comité du Congrès avait recommandé d'éliminer le système d'enregistrement Jugé trop lent et encombrant, bien que son exactitude n'ait Jamais été mise en doute. Aujourd'hui, les documents entrant et sortant sont, dans leur immense majorité, conservés ensemble dans des chemises et rangés dans des classeurs par sujet, nom et numéro. La plupart de ces dossiers sont considérés comme "auto-indexables", ce qui signifie qu'il n'est généralement pas nécessaire de se référer a un registre ou a un index pour trouver les documents désirés.

Le progrès technologique et économique des Etats-Unis est un troisième facteur qui influence la gestion des documents. Ce progrès est évident dans le degré auquel les documents du Gouvernement fédéral sont automatisés, phénomène qui exige des compétences et une intensité différentes en matière de gestion des documents. Un autre facteur réside dans le niveau de vie élevé et une disponibilité en main d'oeuvre relativement limitée qui a augmenté le coût de cette dernière et, par voie de conséquence, a exigé que l'on accorde davantage d'attention à la recherche de moyens visant! à réduire les effectifs nécessaires pour manipuler la documentation.

Au début du siècle, Frédérick Taylor et ses notions de "gestion scientifique" déclenchèrent une révolution dans les méthodes de fabrication aux Etats-Unis et donnèrent naissance à une génération d' "experts en organisation du travail". Ses idées furent bientôt adaptés à l'organisation du bureau par "des analystes de gestion" et des "gestionnaires de documents". On reconnaît que Frédérick Taylor eut dans d'autres pays des homologues contemporains, comme Henri Fayol en France et George Mayo en Australie, et que ce grand intérêt porté à l'efficacité n'est certes pas limité aux Etats-Unis. Il semble cependant que cet intérêt ait connu une plus grande intensité dans ce pays que dans de nombreux autres, si bien que l'auteur considère, par conséquent, cette préoccupation pour l'efficacité comme le quatrième facteur ayant affecté la gestion des documents dans ce pays.

De nombreux pays ont certes fait preuve d'une plus grande préoccupation à l'égard de la conservation de leurs riches patrimoines d'archives que les Etats-Unis, du moins Jusqu'à ces dernières années, ce que reflète peut-être la lenteur avec laquelle ils se sont orientés vers la conservation de leurs documents historiques au sein d'un fonds d'archives centralisé. La création des Archives des Etats-Unis ne remonte qu'à 1934, soit près d'un siècle après la création d'une institution centrale d'archives en Angleterre et près de 150 ans après la constitution en France des premières archives nationales qui aient été créées par un Etat moderne.

Le retard avec lequel les Etats-Unis sont apparus sur la scène leur a peut-être procuré certains avantages, en ce sens qu'ils ont bénéficié de la masse d'expériences acquises par d'autres pays. En tant que Jeune nation, les Etats-Unis ont fait preuve d'idées novatrices, ce qui leur a permis d'apporter une contribution qui se révélera, croyons-nous, importante à la théorie et à 18 pratique des archives. La gestion des documents et sa relation avec les archives doit certes être comprise parmi les plus notables de ces contributions. Aussi, nous pouvons conclure que l'apparition tardive de l'administration des archives est l'un des facteurs uniques qui ont influencé l'évolution de la gestion des documents aux Etats-Unis.

Evolution d'un concept

Notre concept actuel de la gestion des documents a évolué au cours de l'existence de notre pays, bien qu'il ait acquis son nom il y a seulement un quart de siècle et, ce qu'il est devenu peut probablement être mieux compris si nous examinons tout d'abord comment il a évolué pour répondre aux besoins à mesure que ceux-ci ont été identifiés.

Perspective historique

Les antécédents de la gestion des documents remontent aux toutes premières années dé notre République. Nombre des lois qui ont été promulguées par le Premier Congrès exprimaient une préoccupation à1' égard de la documentation des activités et des opérations du gouvernement et de la conservation de cette documentation. Au cours des années, à mesure de la création d'un volume sans cesse croissant de documents, le pays devint conscient de la nécessité d'éliminer les documents qui ne servaient plus à aucune fin utile, mais l'acceptation de cette idée connut une lente gestation. Une commission nommée en 1877 par le Président rejeta fermement l'idée d'une élimination en déclarant que "chaque document méritant à un moment quelconque d'être enregistré et déposé dans les fichiers publics pourrait être utile une époque ultérieure, que ce soit sur le plan historique, biographique ou pécuniaire, aux citoyens de la nation". Cependant, la pression de l'accumulation croissante des documents devait se révéler finalement insupportable et, au cours des années 1880, le Congrès commença à autoriser l'élimination de certains documents inutiles.

Le souci d'une documentation adéquate, d'une conservation et d'une élimination sélective des documents conduisit à un autre aspect de la gestion des documents du gouvernement, à savoir l'efficacité en matière de leur création et de leur utilisation. En 1887, le Sénat créa un comité chargé de "rechercher et d'examiner les méthodes d'activité et de travail des services administratifs du gouvernement, le temps et l'attention consacrés à leurs opérations et, d'une manière générale, de s'enquérir des causes des retards dans la conduite des affaires publiques desdits services et d'en faire rapport au Sénat". Il s'agissait là du premier d'une série de comités et de commissions chargés d'examiner l'efficacité de la gestion des documents par le gouvernement.

Un tournant capital dans l'évolution de la gestion des documents au sein du Gouvernement fédéral survint en 1934 avec la nomination du premier Archiviste des Etats-Unis. Par la suite, les Archives Nationales constituèrent le cadre institutionnel nécessaire pour rassembler les divers éléments de la gestion des documents et pour élaborer un programme exhaustif et viable.

Lorsque les Archives Nationales furent créées, d'aucuns estimaient qu'il suffisait de créer une institution d'archives où les documents présentant un intérêt permanent pourraient être déposés. Cette attitude passive fut bientôt abandonnée lorsque les documents de nombreux organismes commencèrent à affluer. Le caractère utilitaire de certains des documents fut gravement compromis en raison de l'organisation insuffisante des fichiers et de la déficience des méthodes d'entretien des organismes. Le personnel des archives Jugea nécessaire de se rendre auprès des organismes fédéraux pour leur fournir des instructions afin que les documents qui devaient être versés aux archives soient en bon ordre et en bon état et dépourvus de toutes pièces temporaires et inutiles. Selon les indications d'un cadre des Archives Nationales de l'époque, les archivistes "entrèrent dans le domaine de l'administration des documents parce que la gestion économique des documents à tous les stades est étroitement liée aux activités spécialisées de l'archiviste et parce le résultat d'une bonne ou mauvaise gestion des documents affecte la tâche que les archivistes sont appelés ultérieurement à accomplir àl'aide de ces documents".

Si une notion globale d'une portée étendue n'avait pas encore été élaborée par les Archives Nationales, bien que cette notion ait commencé à se faire Jour ailleurs, on reconnut au moins la nécessité d'accorder une attention à la gestion des documents depuis leur création Jusqu'à leur élimination finale. Ce concept du cycle évolutif n'était pas encore pleinement cristallisé mais il y avait déjà eu une certaine incidence sur la fonction des archives.

A cette époque, l'expression "gestion des documents" avait été forgée et était appliquée à des programmes permanents comportant un contrôle administratif de la manière dont les documents étaient traités par un organisme. L'application en fut inconsistante et l'expression avait partout une signification différente. Au sein de l'administration de la Vallée du Tennessee et du Ministère de l'Agriculture, cette application portait sur le courrier et les dossiers courants. Au Ministère de L'Armée, elle intéressait essentiellement le classement et l'utilisation des centres d'archivage pour l'emmagasinage des documents dont on n'avait plus besoin dans les bureaux. Le Ministère de la Marine avait élaboré les programmes de gestion des documents les plus exhaustifs, assortis d'un droit de regard sur la création des documents, de directives pour la mise au point de formulaires, rapports et correspondance pratiques, de la normalisation du matériel et des fournitures de classement et prévoyant la création de systèmes efficaces concernant le courrier et le classement.

En plus, le programme de la Marine incorporait un autre concept qui est devenu un pilier important de la gestion des documents, à savoir la spécialisation. A mesure que la documentation administrative devient plus complexe, elle exige que l'on fasse appel à des personnes dotées de connaissances spécialisées, notamment pour concevoir des formulaires ou créer des systèmes de rapports adéquats étant donné qu'une seule personne ne saurait avoir toutes les connaissances requises pour aider les responsables dans toutes les phases de la gestion des documents administratifs. Depuis les premières années de croissance de la gestion des documents, le nombre de spécialisations identifiables a augmenté à mesure que la nature des documents s'est modifiée, élargie, et est devenue plus complexe.

La gestion des documents fut formalisée au sein du Gouvernement fédéral par la loi de 1950 sur les documents fédéraux. Cette loi faisait obligation à tout organisme de disposer d'un programme permanent et actif afin de gérer ses documents dans un souci de plus grande efficacité et d'économie et précisait que les programmes devaient comprendre un contrôle de gestion sur le cycle complet de vie des documents. Les Archives Nationales qui furent fort à propos rebaptisées Service des Archives Nationales et des Documents se virent confier le soin de veiller à la supervision et à l'application de cette loi dans l'ensemble du Gouvernement.

La loi sur les documents fédéraux fut interprétée par certains comme appuyant la notion de spécialisation telle qu'elle figure dans le programme de la Marine, mais cette notion ne fut pas clairement énoncée. Cette incertitude s'évanouit avec la publication d'un rapport en 1955 par la Deuxième Commission Hoover qui avait réexaminé les progrès accomplis en vertu de la loi. Par la suite, la notion devient l'un des piliers du programme des documents fédéraux. Depuis lors, ces piliers ont été renforcés mais leurs caractéristiques fondamentales n'ont guère changé.

La gestion des documents aujourd'hui

Les quatre principaux piliers de la gestion des documents au sein du Gouvernement fédéral sont aujourd'hui les suivants:

1. La gestion des documents souligne la nécessité d'apporter une attention constante au cycle évolutif complet des documents, à partir de leur création Jusqu'à leur élimination finale ou leur versement aux archives. La non-application, du concept du cycle évolutif a conduit à des solutions symptomatiques ou hétéroclites à l'égard des problèmes soulevés par l'organisation des documents.
2. La gestion des documents a mis l'accent sur une méthode d'approche faisant appel à l'exécution d'un programme permanent pour améliorer le travail de documentation du gouvernement grâce à la diffusion de directives, de règlements appropriés et grâce à un effort de formation et de promotion. Cette façon d'envisager le problème se distingue de la méthode axée sur les projets et de celle qui consiste à parer au plus pressé de nombreux autres programmes de gestion.
3. La gestion des documents met l'accent sur le contrôle constant des processus relatifs à la préparation et au traitement des documents administratifs en vue notamment d'empêcher la création de formulaires, rapports ou autres instruments inutiles ou inefficaces.
4. La gestion des documents insiste sur l'intérêt de la spécialisation de tout aspect important concernant les documents ayant une application large ou universelle sux diverses fonctions administratives. Les titres décrivant ces éléments spéciaux peuvent varier en fonction de différents programmes de gestion des documents, de même que le nombre d'éléments Jugés nécessaires. La liste suivante reproduit la propre terminologie de l'auteur pour désigner les éléments de spécialisation d'un programme actuellement appliqués à divers degrés au sein du Gouvernement fédéral:

Gestion d'un Dépôt de Préarchivage
Ordonnancement du contrôle des documents
Gestion des dossiers
Gestion des documents d'importance vitale
Gestion des documents lisibles par machine
Gestion des systèmes de recherche documentaire
Gestion de la documentation
Gestion de la correspondance
Gestion du courrier
Gestion des formulaires
Gestion des rapports
Gestion des directives
Gestion des microformats
Gestion des procédures générales applicables aux documents administratifs
Gestion de l'information automatique des données
Gestion du traitement des mots
Gestion du matériel de bureau
Enquêtes d'évaluation

La définition de ces expressions figurent à l'Annexe A. Il convient de noter que:

1. un chevauchement se produit souvent entre les éléments,
2. la gestion des documents doit être reconnue comme appartenant à un domaine dynamique au sein duquel une rapide évolution de la technologie de la documentation et de l'utilisation des données engendre de nouveaux éléments spécialisés et déplace l'importance à d'autres éléments,
3. tous les éléments se rapportent aux systèmes et aux procédures concernés ainsi qu'aux documents eux-mêmes.

Cette description de la gestion des documents telle qu'elle se conçoit aujourd'hui serait incomplète s'il n'était pas fait mention des types de documents sur lesquels porte la gestion. En bref, tous les éléments d'information enregistrés sont compris quel que soit le support utilisé (papier, microfilm, bande vidéo, bande pour ordinateur ou tout autre support qui serait éventuellement mis au point), l'utilité de la formation (formulation d'une politique ou opérations courantes); le mode d'enregistrement (manuscrit, texte dactylographié ou mécanisme automatisé); ou le type de fonction visée (Juridique, financière, opérationnelle, sécurité, administrative ou autre).

Incidence révolutionnaire

Si la gestion des documents est le fruit d'un processus évolutif, son incidence sur la fonction des archives a été révolutionnaire. Ce changement a rehaussé la profession d'archiviste et amélioré le service offert à l'historien ou à tout autre chercheur.

La fonction des archives ayant influencé l'évolution de la gestion des documents, cette dernière technique a dû, par un effet de réciprocité, apporter sa contribution aux archives. La gestion des documents a fourni à l'archiviste une plus grande assurance que la politique générale et les activités du Gouvernement sont suffisamment documentés, que les documents et relatifs seront plus fréquemment classés ensemble, que les fichiers seront disposés d'une manière plus logique et ordonnée, qu'un nombre moindre de documents inutiles et à caractère transitoire viendra se mêler à la documentation présentant un intérêt permanent et que la destruction de documents ayant une valeur durable aura moins de chance de se produire. Ce sont là quelques-uns des avantages les plus évidents bien que l'on puisse faire état de nombreuses autres implications subtiles. Il ne faudrait pas déduire de ce qui précède que 13 gestion des documents s'est révélée être une panacée pour la profession d'archiviste. Tel n'a pas été le cas, mais ce concept s'en est probablement plus rapproché que toute autre idée qui ait été conçue depuis que les notions et la méthodologie relatives aux archives ont été formulées pour la première fois.

La structure de l'organisation du Service des Archives Nationales et des Documents des Etats-Unis fait probablement ressortir de la manière la plus immédiate l'incidence de la gestion des documents sur la fonction des archives. Cette structure a été fondamentalement modifiée depuis que la loi fédérale de 1950 sur les documents a chargé l'Archiviste des Etats-Unis de superviser le programme de gestion des documents du Gouvernement fédéral et de "mettre au point, développer et coordonner les normes, les procédures-et les techniques" de nature à favoriser la manutention efficace et économique des documents du Gouvernement. Pour accomplir cette fonction, deux importants bureaux, dirigés chacun par un archiviste-adjoint, ont été créés. Il s'agit de l'Office of Records Management (Bureau de la Gestion des Documents) et de l'Office of Federal Records Centers (Bureau des Dépôts Fédéraux de Préarchivage). Ces deux services exercent une interaction étroite avec l'Office des Archives Nationales et les fonctionnaires chargés des dossiers au sein des divers organismes du Gouvernement.

L'Office of Records Management concentre ses activités dans les domaines de la création de l'information enregistrée et de l'entretien et de l'utilisation courante de ladite information. Doté d'un effectif d'environ 140 personnes, ce bureau apporte son concours aux organismes dans l'accomplissement de leurs responsabilités en matière de gestion des dossiers, diffuse des réglementations, publie des manuels de directives, assure la formation du personnel, et évalue le respect des règlements par les divers organismes, fournit des services consultatifs, effectue des études que les organes du Gouvernement ne peuvent effectuer eux-mêmes, et se livre à diverses activités connexes.

Depuis sa création, l'Office a effectue plus de 1,000 études sur les procédés utilisés par les divers organismes en matière d'organisation et de gestion de leurs communications, écritures et documentation, dans le cadre d'un effort visant à rechercher des moyens plus faciles, plus rapides et plus perfectionnés d'effectuer le travail. On peut attribuer un certain mérite a ce bureau pour l'accroissement sensible de la productivité des employés du Gouvernement fédéral au cours des dernières années et pour avoir économisé des centaines de millions de dollars au Gouvernement.

L'attention-que la gestion des documents a porté à l'amélioration des méthodes de classement, y compris les systèmes d'arrangement et de recouvrement des documents, revêt peut-être un plus grand intérêt pour la profession d'archiviste. La mise sur microfilm est un autre domaine qui a bénéficié d'une importante orientation, ce qui a eu un effet à la fois sur les besoins courants et les nécessités de l'archivage.

Les autres influences de la technique de la gestion des documents sur la profession d'archiviste sont peut-être moins évidentes. Par exemple, les professionnels de la gestion des documents sont tenus d'être àl'aguet de documents ayant un intérêt pour les archives ou de tous systèmes et procédures qui pourraient avoir une incidence sur les archives. Par exemple, il était tout naturel que les gestionnaires des documents soient les premiers à donner l'alarme lorsqu'on découvrit que de grandes quantités de données enregistrées sur rubans magnétiques, comprenant des éléments d'information démographique, sociologique et scientifique, seraient sans utilité aux futurs chercheurs àcause de la médiocre documentation des programmes et des opérations nécessaires pour un bon emploi des bandes magnétiques.

Certains des éléments de la gestion des documents auxquels l'Office of Records Management a accordé une attention première sont indiqués ci-après: fichiers, documentation (certains aspects de la responsabilité concernant ce dernier élément sont partagés avec l'Office des Archives Nationales), correspondance, courrier, formulaires, rapports, directives, microformats, procédures générales relatives aux documents administratifs, information automatique des données, traitement des mots, matériel de bureau, études d'évaluation, et gestion des systèmes de recherche documentaire.

L'Office of Federal Records Centers a relevé pendant plusieurs années de l'Office of Records Management et ses activités sont toujours considérées comme faisant partie de la fonction de gestion des documents. Ce bureau est le plus important parmi ceux qui composent le NARS et compte environ 1.300 employés, soit près de 60 pour cent de tout le personnel du service des archives.

L'Office en question dirige quinze dépôts de préarchivage à travers les Etats-Unis chargés de l'emmagasinage et de l'entretien économique de 12 millions de pieds cubiques de documents appartenant à la presque totalité des organismes fédéraux. Et bien que ces documents soient trop inactifs pour Justifier leur conservation au sein des divers bureaux, ils n'en donnent pas moins lieu à environ 13 millions de références chaque année. Parmi la documentation figurent les dossiers de millions d'anciens combattants et d'ex-membres des forces armées, les formules de déclaration d'impôts, les dossiers médicaux des vieillards et des infirmes, les registres de la sécurité sociale des citoyens âgés, et les états de situation des grandes sociétés industrielles de notre pays. Ces centres comptent divers documents scientifiques sur le climat du pays, sur les marées, le débit des fleuves et l'exploration spatiale. Le type économique de construction des bâtiments et des rayonnages utilisés par les dépôts permet une économie en deniers publics supérieure à 100 millions de dollars par an. Chaque année, ce réseau de dépôts accueille plus d'un million de pieds cubiques de nouveaux documents et détruit systématiquement un volume à peu près égal de documents périmés qui n'ont plus aucune valeur administrative, Juridique ou autre. Les archivistes professionnels affectés à ces dépôts, recherchent soigneusement le faible pourcentage de documents qui présentent un intérêt permanent. Tous les membres du personnel de ces dépôts sont également tenus de veiller à la présence de documents susceptibles de faire l'objet d'un archivage.

L'Office évalue également les programmes de conservation et d'élimination des documents par les divers organismes du Gouvernement, supervise le programme de protection des documents d'importance vitale du Gouvernement, examine le fonctionnement des centres de documentation relevant de certains organismes, fournit des services de microfilms rémunérés pour le compte des organes du Gouvernement, et ce moyennant des économies considérables; l'Office prête également son concours aux divers organismes en matière d'agencement et de nomenclature des documents. L'Office of Federal Records Centers assume, entre autres, les responsabilités spéciales suivantes: gestion des dépôts de préarchivage, gestion des dossiers et des documents d'importance vitale, ordonnancement du contrôle des documents.

L'Office of the National Archives complète le cycle évolutif par l'intérêt essentiel qu'il porte à la documentation revêtant une valeur durable. Il gère environ 1.200.000 pieds cubiques de documents sur papier, de microfilms, de bandes d'enregistrements sonores, de films cinématographiques, de photographies, de bandes pour ordinateur et de documents cartographiques. Il lui appartient en définitive de déterminer quels sont les documents de valeur permanente. Il partage un élément de la gestion des documents avec l'Office of Records Management, à savoir la gestion de la documentation, bien que cet aspect n'ait reçu que peu d' attention.

Si les attributions du NARS s'étendent à l'ensemble du Gouvernement pour guider et assister les organismes fédéraux en matière de gestion des documents, c'est à l'organisme intéressé lui-même qu'incombe la responsabilité de la mise en oeuvre d'un programme actif et permanent de gestion économique et efficace des documents qui lui sont propres. Chaque organe du Gouvernement est tenu de désigner un fonctionnaire chargé des documents et assume la responsabilité de suivre les directives d'orientation du NARS et de se conformer aux lois, réglementations et politiques applicables en la matière. La mesure dans laquelle les divers organes répondent à ces exigences diffère dans une large mesure et il faut admettre que tous les organismes sont loin d'appliquer, a des degrés divers le programme exhaustif préconisé par le NARS.

Outre la preuve administrative de l'incidence de la gestion des documents sur la fonction des archives, il y a lieu de mentionner quelques autres indices importants:

1. La gestion des documents a permis à l'ensemble du gouvernement de prendre davantage conscience de l'importance des documents, quel que soit le support sur lequel ils sont enregistrés, et de la nécessité de veiller à leur entretien et à leur bonne conservation.
2. Le Service des archives a incontestablement bénéficié d'un prestige considérable et d'un appui budgétaire accru étant donné qu'il est considéré comme une institution qui économise énormément plus d'argent qu'elle n'en dépense en raison de ses activités de gestion des documents.
3. La fonction de gestion des documents assumée par les dépôts de préarchivage s'est révélée être une structure d'accueil commode pour le dépôt des archives régionales et permet de répondre aux besoins du public en matière de recherche. La mise des services d'archives à 18 disposition de la population ne peut que renforcer la compréhension et l'appui national en faveur des archives.

Situation de la gestion des documents au sein des gouvernements des Etats

Les Etats-Unis sont une fédération au sein de laquelle un groupe d'Etats se sont groupés et ont renoncé à leur souveraineté générale en faveur d'un gouvernement central, tout en conservant certains pouvoirs non attribués par la Constitution. Ces pouvoirs non attribués sont essentiellement ceux qui ne sont pas expressément ou implicitement conférés au Gouvernement fédéral par la Constitution. Il s'ensuit que la manière dont les organes et les programmes des Etats sont administrés ne rélèvent généralement pas du domaine du Gouvernement fédéral. Cette formule, appliquée à la gestion des documents, signifie que le Gouvernement fédéral ne peut prescrire les programmes mis en oeuvre par les Etats dans le-domaine des archives ou de la gestion des documents ni exercer un droit de regard sur ces activités. Il existe, bien entendu, un échange d'idées de part et d'autre qui a manifestement influencé à la fois les programmes des Etats et les programmes fédéraux.

Dans le cadre de l'établissement de la présente étude, l'auteur et son assistant de recherche ont examiné la situation des programmes de gestion des documents au sein des cinquante Etats de l'Union. C'est ainsi qu'un questionnaire envoyé aux Etats a donné lieu à 33 réponses. La liste des Etats ayant répondu au questionnaire figure à l'Annexe B. Chaque Etat fut invité à indiquer pour chaque élément de la gestion des documents énumérés sur la liste s'il disposait ou non d'un "programme centralisé actif portant sur les méthodes de gestion suivantes: examens, contrôles et définition de normes, procédures et documents d' orientation", et si le programme centralisé était géré par le bureau de l'archiviste ou par un autre service. Certains résultats statistiques sont reproduits dans le Tableau I.

Les statistiques révèlent des faits intéressants à savoir que 29 des 33 Etats ayant répondu au questionnaire maintiennent une partie de leurs dossiers inactifs dans des dépôts de préarchivage mais que 14 dépôts seulement sont gérés par l'archiviste de l'Etat. De même, 29 Etats appliquent des programmes d'ordonnancement du contrôle des documents, dont 15 placés sous la direction de l'archiviste. Seuls 18 Etats sur 33 ont signalé une activité en matière de gestion des dossiers alors que 7 seulement d'entre eu% considéraient que cette activité incombait aux services d'archives.

L'analyse de toutes les données soumises en réponse au questionnaire a permis d'aboutir aux autres conclusions suivantes:

1. En moyenne, 49 pour cent des éléments font partie de programmes centralisés actifs des gouvernements des Etats ayant répondu au questionnaire, mais cette activité n'incombe pas nécessairement au bureau de l'archiviste.
2. Tout les Etats, à l'exception de quatre d'entre eux, indiquent qu'ils utilisent certains éléments spécialisés rélevant de la gestion des documents mais que cette utilisation n'est pas nécessairement le fait des services d'archives. Ainsi, la participation des Etats a la gestion des documents semble être davantage une question de degré que de l'adoption ou non du concept.
3. Quinze des Etats signalent la mise en oeuvre d'un programme de gestion des documents assez exhaustif comprenant au moins les deux-tiers des éléments spécialisés existant dans le modèle fédéral.
4. Les deux-tiers des Etats disposent de certains éléments spécialisés en matière de gestion des documents au sein des archives de l'État, mais seules les données de dix Etats permettent de déduire que le bureau de l'archiviste exerce une fonction prééminente en matière de gestion des documents.
5. Un tiers des Etats n'a pas déclaré l'existence d'éléments spécialisés en matière de gestion des documents au sein de leurs services d'archives. La raison de cette lacune est sans aucun doute attribuable au fait que certains de ces Etats ne disposent que d'une fonction d'archives identifiable limitée, si tant est qu'il en existe. Une autre raison, qui ressort de l'analyse des documenta soumis, est que les législatures de certains des Etats considèrent la gestion des documents essentiellement comme un instrument d'efficacité et ne conçoivent pas que cette fonction ait un rapport quelconque avec les archives. En outre, la répartition des éléments spécialisés entre les services de l'archiviste de l'État et les autres services donne àpenser que les éléments qui secondent le plus la fonction des archives, tels que la gestion des dépôts de préarchivage, l'ordonnancement du contrôle des documents, la gestion des documents d'importance vitale, etc., relèvent caractéristiquement des services d'archives alors que les éléments gui sont plus directement liés à l'efficacité de l'organisation de bureau se trouvent plus communément au sein des services chargés de veiller à l'efficacité des opérations.

Nous pouvons également conclure que, par rapport au modèle du Gouvernement fédéral, l'application des méthodes de gestion des documents par la plupart des gouvernements des Etats est généralement fort limitée.

Bien que l'on soit loin d'avoir épuisé le sujet des conséquences implicites de l'expérience des Etats de l'Union, la communauté internationale des archivistes sera sans aucun doute beaucoup plus intéressée par l'expérience acquise dans ce domaine par d'autres pays. En conséquence, nous examinerons ce dernier aspect d'une manière plus détaillée.

Continué

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