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Situation de la gestion des documents dans le monde entier

Les services d'archives de 105 pays ont reçu à peu près le me me questionnaire que celui envoyé aux Etats de ce pays dans le but de déterminer la situation de la gestion des documents au sein de leurs gouvernements nationaux respectifs. Ce questionnaire est reproduit àl'Annexe C. A l'instar du questionnaire envoyé aux Etats de l'Union américaine, ce document sollicitait des données qui permettent de déterminer ceux des 18 éléments spécialisés relevant de la gestion des documents qui étaient utilisés dans le cadre d'un programme actif centralisé comprenant l'application de méthodes de gestion suivantes: examens, contrôles, normes, procédures et directives. Aucune norme de performance nationale n'a été appliquée. L'agencement du questionnaire en fonction des éléments spécialisés figurant dans le programme de gestion des documents du gouvernement des Etats-Unis ne prétendait pas insinuer que ce pays dispose d'un programme idéal de gestion des documents par rapport auquel les autres programmes devraient être jugés, pas plus qu'il n'offre de réponses valables aux besoins existants ailleurs dans ce domaine. Il est évident que les variables économiques, politiques, traditionnelles et culturelles sont trop nombreuses pour qu'il en soit autrement.

Les renseignements fournis par le questionnaire ont été résumés sans que l'on se soit permis d'évaluer leur validité globale bien que certaines limitations semblent évidentes. Par exemple, le questionnaire était rédigé en anglais et, outre les emplois variables des expressions en langue anglaise, il est raisonnable de supposer que la traduction de ces expressions dans d'autres langues qui emploient des termes pour lesquelles il n'existe pas d'équivalent exact a dû soulever des problèmes. La limitation la plus grave réside peut-être dans le fait que seuls 39 pays ont répondu au questionnaire. La question de savoir si de nombreux pays n'ont pas fourni de réponses parce qu'ils ont peu ou point de programmes centralisés de gestion des documents est matière à conjecture.

D'autre part, les renseignements que nous avons recueillis n'étaient pas limités au seul questionnaire. Plusieurs pays ont Joint à leur réponse une documentation supplémentaire qui nous a aidé à comprendre leurs programmes. L'auteur disposait de minces renseignements tirés des écrits disponibles au sujet de la gestion des documents dans d'autres pays, mais quelques articles ont néanmoins fourni des renseignements généraux qui se sont révélés utiles pour les besoins de la présente analyse. La plus importante parmi ces autres sources de référence était la documentation inédite recueillie à l'occasion du Séminaire international sur la gestion des documents publics, séminaire à l'intention des pays en développement organisé sous les auspices du NARS et tenu à Washington en 1974.

La liste des pays ayant répondu au questionnaire figure à l'Annexe D. Les questionnaires ont été expédiés à l'archiviste de chaque pays ou au service le plus étroitement associé aux fonctions d'archives, conformément à une liste fournie par le Conseil international des archivistes. Le Tableau II fait état des réponses recueillies sur tous les questionnaires.

Le questionnaire et la documentation de référence présentée à l'appui ont permis de tirer plusieurs observations et conclusions concernant la situation de la gestion des documents publics des pays qui ont répondu au questionnaire. Une généralisation prudente de ces constatations peut donner un certain aperçu de la situation mondiale dans ce domaine et de son orientation. Les conclusions et observations que l'auteur a Jugé les plus utiles sont indiquées ci-après:

1. En moyenne, 52% des éléments sont utilisés dans le cadre de programmes actifs centralisés au sein des gouvernements nationaux des pays ayant répondu au questionnaire mais non pas nécessairement au sein des services de l'archiviste.
2. Quinze pour cent des pays ont fait état de peu ou point d'activités dans le cadre d'un programme centralisé de gestion des documents.
3. Environ la moitié des pays ont signalé qu'au moins les deux tiers des 18 éléments indiqués étaient utilisés par leurs gouvernements nationaux mais non pas nécessairement par les services de leur archiviste.
4. Les éléments relatifs à la gestion des documents sont répartis entre le bureau de l'archiviste et d'autres services, dans une proportion d'environ 37 et 63%, les "autres services" étant identifiés sous les divers noms suivants: Ministères de l'Economie, de la Justice, des Finances et des Communications et Départements des Travaux Publics, du Trésor, de l'Organisation et des Opérations. Les éléments qui, du point de vue statistique, sont groupés dans leur immense majorité au sein de ces autres services comprennent les aspects suivants: correspondance, courrier, formulaires, rapports, directives, procédures générales applicables aux documents administratifs, information automatique des données, et autres aspects de la gestion du matériel.
5. Environ 21 des 24 pays ayant signalé l'existence de programmes de dépôts de préarchivage et 24 sur 29 pratiquant l'ordonnancement du contrôle des documents indiquent que ces éléments sont placés sous l'égide des services de l'archiviste.
6. Les observations ci-dessus, permettent de conclure que les éléments qui contribuent le plus aux fonctions des archives se trouvent habituellement au sein du bureau des archives, alors que ceux qui sont plus directement liés à l'efficacité des méthodes de travail administratif se trouvent plus communément dans d'autres bureaux ayant une-responsabilité ou un intérêt particulier à l'égard de l'efficacité des opérations administratives.
7. Les omissions étant aussi souvent significatives que les indications d'activités, il convient de noter les éléments qui sont le plus fréquemment utilisés par les pays ayant soumis une réponse. Il s'agit notamment des éléments suivants: documents lisibles par machine, systèmes de recherche documentaire, information automatique des données, traitement des mots, procédures générales applicables aux documents administratifs, directives et gestion des rapports. Les quatre premiers de ces éléments se comprennent facilement, étant donné qu'ils représentent des éléments en rapport étroit avec l'automatisation des méthodes de bureau, domaine technologique qui ne trouve pas encore une application générale au sein des gouvernements nationaux de nombreux pays ayant répondu au questionnaire.

La croissance économique en tant nue facteur

La situation économique générale d'un pays pouvant avoir certaines conséquences implicites sur la nature de ses besoins en matière de gestion des documents, les données disponibles ont été également analysées en fonction des pays "évolués" et des pays "en voie de développement". Il a été tenu compte, pour établir ces catégories, de facteurs tels que le revenu par habitant et le degré d'industrialisation d'un pays.

Le Tableau III compare l'application des divers éléments d'un programme géré par les services d'archives et d'autres services centraux au sein des pays évolués et en voie de développement ainsi qu'entre ces divers pays. Cette comparaison nous a permis de constater que:

1. Les éléments les plus utilisés par les pays évolués le sont très généralement dans les pays en voie de développement.
2. Les éléments qui ont une incidence la plus directe sur les archives, tels que la gestion des dépôts de préarchivage et l'ordonnancement du contrôle des documents, sont généralement gérés par les services d'archives quelle que soit la situation économique du pays.
3. Les éléments dont l'objet essentiel est l'efficacité sont davantage susceptibles d'être utilisés par certains bureaux que par des services d'archives quelle que soit la situation économique du pays. Il s'agit des éléments suivants: correspondance, courrier, formulaires, rapports, directives, procédures générales applicables aux documents administratifs, information automatique des données, traitement des mots, et gestion du matériel du bureau.
4. Les services d'archives des pays évolués sont davantage susceptibles que leurs homologues dans les pays en voie de développement d'être chargés des éléments ayant trait à l'efficacité. En fait, les pays en voie de développement ont signalé que les directives, l'information automatique des données, le traitement des mots et la gestion du matériel de bureau n'étaient en aucun cas placés sous les auspices des archives, bien que ces éléments soient assez bien représentés au sein d'autres organismes.
5. Les dossiers, les documents d'importance vitale, les documents lisibles par machine, la recherche documentaire, la documentation et la gestion des microformats étaient assez également répartis entre les services d'archives et d'autres bureaux, tant dans les pays évolués que dans les pays en voie de développement.

Il ne fait aucun doute qu'une partie de la croissance enregistrée dans le domaine de la gestion des documents dans les pays en voie de développement est liée à leur accession en qualité de membre à part entière dans le monde moderne, assortie d'une appréciation concomitante de l'avantage culturel offert par les archives et de la nécessité économique de la gestion des documents. Ces pays ont été encouragés dans cette transition par les Nations Unies et d'autres institutions. A titre d'exemple, le Conseil international des archives, en association avec l'UNESCO, a créé un Fonds spécial destiné à aider tous les pays en voie de développement à se doter de systèmes nationaux d'archives efficaces et modernes. Ce Fonds est destiné à encourager la mise en oeuvre de programmes globaux de gestion des documents en association avec les services d'archives dont le rôle est indiqué ci-après en des termes bien choisis:

" Dans tous les pays, les systèmes nationaux d'archives et les institutions qui les composent ont une double vocation fondamentale. En premier lieu, il leur appartient d'élaborer et de faire adopter par les différents départements ministériels, les normes applicables à la production, à l'organisation, à la conservation, à l'utilisation et à l'élimination de leurs documents courants dans l'intérêt même de l'efficacité administrative (responsabilité en matière de gestion des documents). La seconde tâche fondamentale des services nationaux d'archives consiste à identifier, à l'intérieur des grandes masses documentaires créées par le fonctionnement des institutions gouvernementales, les documents qui ont une valeur permanente pour l'Etat, pour la recherche et pour la sauvegarde des droits des citoyens ..."

" Il ressort de cette double vocation que les institutions d'archives de l'Etat sont à la fois au service de l'administration publique et de la recherche scientifique: d'une part, elles fonctionnent comme des rouages indispensables de l'appareil gouvernemental; d'autre part, elles constituent une source essentielle de la recherche, que celle-ci ait un caractère universitaire ou qu'elle soit liée àl'action des pouvoirs publics. La mission des archives, importante en soi, revêt une signification particulière dans les pays en voie de développement".

Résumé des conclusions les plus importantes

Nous présentons ci-après, en guise de résumé, quelques-unes des généralisations utiles tirées de nos conclusions les plus importantes:

1. La gestion des documents est une fonction provenant de besoins aussi universels que ceux d'une documentation adéquate, la prévention de l'inutile, l'élimination systématique, le traitement efficace, l'emmagasinage économique et l'identification et la conservation des documents ayant une valeur permanente.
2. La gestion des documents a été adoptée dans le monde entier et semble avoir fait d'importants progrès dans de nombreux gouvernements des Etats aux Etats-Unis, et dans de nombreux pays, y compris les pays en voie de développement.
3. Le programme élargi du Gouvernement fédéral des Etats-Unis qui met l'accent sur a) le cycle évolutif complet; b) une attention continue dans le cadre d'un programme; c) le contrôle et d) la spécialisation des connaissances, n'a été copié par aucun autre gouvernement bien que des indices donnent à penser que d'autres pays pourraient s'engager sur cette voie. Les variables sont trop nombreuses pour penser qu'il s'agira là d'une transition rapide ou même qu'un tel programme répondra d'une manière satisfaisante aux besoins de certains pays.
4. Les éléments de la gestion des documents qui affectent le plus directement les fonctions des archives, tels que les dépôts de préarchivage et l'ordonnancement des documents, sont davantage susceptibles d'être utilisés par les services d'archives alors que ceux qui ont moins de répercussions sont généralement gérés ailleurs, si tant est qu'ils le soient.
5. La gestion des documents s'est revélée très précieuse pour la fonction des archives aux Etats-Unis et vraisemblablement ailleurs.
6. La forte congruence des profils statistiques relatifs à la gestion des documents entre les Etats, les pays évolués et en voie de développement, donne à penser que la plupart des gouvernements répondent à des besoins similaires en matière de gestion des documents et sont peut-être en proie à des limitations analogues en ce qui concerne les fonds, la main d'oeuvre et les connaissances nécessaires.
7. Les tendances vers a) la croissance du champ d'action des programmes de gestion des documents, b) la centralisation des programmes de gestion des documents, c) un professionalisme accru et d) la mécanisation, semblent intuitivement apparentes aux Etats-Unis. Toutefois, une telle observation dans le domaine international doit attendre le résultat d'une étude plus approfondie pour être autre chose qu'une simple conjecture.

La crainte exprimée par certains archivistes et historiens, dans les premières années de la mise en oeuvre de la gestion des documents aux Etats-Unis, que cette association entre les archives et 16 gestion des documents puisse conduire à la prééminence de l'efficacité sur l'érudition et à l'adultération de la fonction des archives s'est avérée infondée. Nul doute qu'une telle tendance a été découragée ne serait-ce que par le fait que la fonction de gestion des documents est placée sous la tutelle de l'archiviste.

La gestion des documents est certes une idée dont la réalisation s'impose à l'heure actuelle, étant donné qu'elle découle de besoins positifs et que si le milieu des archives lui était hostile, elle trouverait incontestablement son essor ailleurs. Toutefois, M. Wayne C. Grover, ancien Archiviste des Etats-Unis, met les archivistes en garde en les prévenant que "la gestion des documents dissociée du milieu des archives qui est le sien, pourrait être assurément menaçante".

Sur une note plus positive, M. James B. Rhoads, l'Archiviste actuel des Etats-Unis déclare ce qui suit:

"... Je suis confiant que la liaison qui existe entre l'archiviste et le gestionnaire des documents, se poursuivra, car il s'agit là d'une relation naturelle qui repose sur l'interdépendance et un avantage mutuel. Tout en développant nos connaissances dans les diverses branches du travail documentaire, nous ne devons pas oublier que chacun d'entre nous fait partie d'une profession plus large dont l'objectif est l'ordre rationnel, la simplification et l'économie en matière d' entretien de la documentation de notre civilisation".

REFERENCES

1. O. Lawrence Burnette, Beneath the Footnote, (Stevens Point, Wisconsin: Worzalla Publishing Co., 1969) p. 26.

2. Congrès des Etats-Unis, Sénat, Records Management Act, S. Res. 998, 94th Cong., Ist sess., 1975.

3. "Selected Readings on Records Management," ed. Seymour Joseph Pomrenze ( inédit, copyright 1966), p. 5.

4. Phillip Brooks, "Archivists and Their Colleagues: Common Denominators, The American Archivist, XIV (Janvier 1951), p. 34-35.

5. Records Management by Administrator of General Services, 82 Stat. 1295, 44 U,S.C., Sec. 2909-2910 (1968).

6. Conseil International des Archives, UNESCO, "Le Fonds International pour le Développement des Archives", sans date.

7. Julian P. Boyd, Président et H.G. Jones, Secrétaire, "Procès-Verbal de la Première Réunion du Comité conjoint de 1'AHA-OAH-SAA sur la Situation des Archives Nationales", (rapport inédit, 15 Avril 1967) p. 2.

8. M. James B. Rhoads, "Records Management and the Archivist", "Records Management Journal, XIII, No. 1 (Printemps 1975), p. 8.

La plupart des éléments d'information qui ont servi à la rédaction du présent article ont été tirés d'une vaste gamme de sources originelles signalées dans la thèse de l'auteur intitulée: "Records Management in the Federal Government; An Analysis of the Adequacy of Law and Executive Policy" (inédit, Ecole d'Administration publique et d'Administration des Affaires, Université George Washington, mai 1974).

Le numéro de décembre 1974 d'Information and Records Management, Vol. 8, No. 11, dans lequel l'auteur a largement puisé, a constitué une deuxième source pour la rédaction de la présente étude. Les auteurs des articles dont on a extrait des renseignements étaient M. James B. Rhoads, Archiviste des Etats-Unis et certains de ses collaborateurs MM Walter W. Stender, Harold J. Koeing et Benjamin F. Oliver.

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