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Table des matières
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VI - Évaluations et éliminations
Pour une politique des éliminations -
Réflexions sur la pratique des archives de la Seine
L'évaluation des archives contemporaines
L'art de la destruction
Procédés modernes de disposition et
d'évaluation des dossiers
Les
principes du tri archivistique
Pour une politique des éliminations - Réflexions sur la pratique des archives de la Seine
par
Pierre BOISARD
I. - Approche bibliographique.
II. - Qui doit procéder aux éliminations ?
III. - Les éliminations doivent-elles se faire
pièce à pièce ou par masse ?
IV. - Des principes qui doivent présider aux
éliminations.
V. - La pratique des éliminations aux archives
de la Seine.
VI.
- En guise de conclusion
Dans l'une des pages qu'il a écrites sur les archives pour l'ouvrage collectif publié sous la direction de M. Charles Samaran, L'Histoire et ses méthodes, M. Robert-Henri Bautier dit du conservateur d'archives qu'il « est devenu en quelque sorte le spécialiste de l'élimination: il est l'homme qui sait détruire » . Qui osera demander où et quand il a acquis cette science ? Peut-être est-il de ces gens de qualité, dont parlait Molière, qui savent tout sans avoir rien appris. L'École des Chartes a bien doté l'archiviste-paléographe d'un esprit critique, précieux en cela comme en d'autres domaines, mais peut-on s'improviser « destructeur d'archives » ?
Si l'on parcourt les notes prises par six promotions d'élèves de l'École des Chartes au cours d'archivistique, on s'apercevra que ce sont les aspects positifs du métier d'archiviste qui ont fait, à bon droit, la matière de l'enseignement reçu: on a appris, entre autres choses, à classer et à inventorier un fonds, mais les éliminations ne font l'objet d'aucune leçon; par goût et pour les nécessités de sa thèse, objet de ses préoccupations du moment, le jeune chartiste s'intéresse plus aux archives anciennes et à l'inventaire des richesses conservées qu'aux problèmes posés par les archives modernes. Le stage ne devait-il pas du moins, après sa sortie de l'École des Chartes, l'initier à la pratique du métier d'archiviste ? Si l'on se reporte pourtant àl'exemplaire ronéotypé du Calendrier des conférences du stage national d'archives, on y verra qu'une seule séance est consacrée aux triages et éliminations. Et pourtant, écrit M. Bautier, « le problème des éliminations est le problème-clef de l'archivistique moderne ». C'est en forgeant, bien sur, qu'on devient forgeron; et le conservateur d'archives français ne dispose-t-il pas de l'outil précieux des règlements qui lui donnent la liste des documents à éliminer ?
Tout le monde sait que cette liste « date » un peu, malgré les mises au point apportées, au jour le jour, pour faire face aux circonstances, par les circulaires de la Direction des Archives de France, et, comme le remarque sans illusion la nouvelle édition du Règlement général des Archives départementales « aucune nomenclature ne pourra jamais être complète et définitive ».
D'ailleurs nous avons autant besoin de définir l'esprit avec lequel doit être abordé l'un des devoirs fondamentaux de notre métier que d'une liste d'éliminables, qu'il faudra toujours mettre à jour. Cet article voudrait apporter quelques réflexions sur la pratique des éliminations dans les archives modernes: s'appuyant sur quelques années d'expérience aux Archives de la Seine,-expérience qui, précisons-le, n'a rien d'exemplaire-, il posera plus d'interrogations que d'affirmations et par avance la discussion est admise, souhaitée même. Il s'agit en effet d'ouvrir un dialogue, ou plutôt de le reprendre, car les éliminations dans les archives modernes ont fait l'objet d'un certain nombre d'articles qui ont voulu apporter leur contribution à l'étude d'un des problèmes les plus préoccupants pour les archivistes de notre temps.
I. - Approche bibliographique.
La question ne se pose pas seulement en France, et il est nécessaire de se reporter à la bibliographie analytique internationale qui a été donnée sur le sujet dans Archivum, vol. II, année 1952, pp. 117-118; vol. III, année 1953, p. 121; vol. IV, année 1954, pp. 232-233; vol. VI, année 1956, pp. 228-231, n°8 613 à 659; vol. VIII, année 1958, pp. 168-169, n° 411 à428; enfin fascicule bibliographique n° 1, pp. 45-49, n° 418 à 549.
Les lecteurs trop pressés pour aborder des articles en langues étrangères pourront relire avec profit les pages consacrées à la question par les règlements des Archives départementales, communales ou hospitalières; ils y trouveront rappelés un certain nombre de principes de bon sens, qu'il est toujours utile d'avoir à l'esprit avant d'entreprendre une élimination. Quelques autres lectures s'imposent à un archiviste de langue française: L. Genicot, Le problème des Archives modernes, dans Archives, Bibliothèques et Musées de Belgique, 1947, t. XVIII, n° 2, pp. 65 à 74; Renée Doehaerd, A propos des Archives contemporaines, ibidem, pp. 75 à 79; Léonce Celier, La responsabilité de l'archiviste dans l'élimination des papiers inutiles (conférence faite à la Société de l'École des Chartes le 22 décembre 1949, et publiée deux fois dans la Gazette des Archives, n° 7, janvier 1950, pp. 9 à 14 et n° 9, janvier 1951 pp. 16 à 21 : c'est d'après cette seconde édition que cette conférence sera citée); Actes du premier congrès international des Archives (Paris, 23-26 août 1950): rapport de M. Pierre Caillet sur Le contrôle des archives en formation, suivi d'une discussion, dans Archivum, vol. I, 1951, pp. 55 à 73; Robert-Henri Bautier, Triages et éliminations des documents d'archives, dans A.B.C.D., Archives, Bibliothèques, Collections, Documentation, n° 9, mai-juin 1953, pp. 247 à 251; Actes du IIIe congrès international des Archives (Florence, 25-29 septembre 1956): rapport de J. H. Collingridge sur The selection of archives for permanent preservation, suivi d'une discussion rapportée en français, dans Archivum, vol. VI, année 1956, pp. 25 à 42; Jacques Levron, Le triage des archives, rapport au IIIe congrès international des Archives, publié dans la Gazette des Archives, n° 20, juillet 1956, pp. 15 à 23; Charles Braibant et Robert-Henri Bautier, Une Table Ronde utile à l'histoire. Deuxième conférence, Namur, 1955: les Archives en formation, Paris, 1958, pp. 28 à 52 Ingvar Andersson, Le problème du triage dans les archives de l'Administration suédoise, dans Mélanges Charles Braibant, Bruxelles, 1959, pp. 1 à 7. On pourra glaner aussi des notations suggestives dans les pages que M. Yves Pérotin 3 a publiées sur les problèmes des archives modernes: L'Administration et les «trois âges » des archives (Extrait de la revenue Seine et Paris, n° 20, octobre 1961); Le « Records Management » et l'administration américaine des Archives, Paris, 1962; Le « Records Management » et l'administration anglaise des Archives, dans la Gazette des Archives, n° 44, Ier trimestre 1964, pp. 5 à 17; et Le grenier de l'histoire et les récoltes excédentaires, ibidem, n° 50, 3e trimestre 1965, pp. 131 à 143. Enfin deux de mes confrères et amis, MM. Jean Favier et Robert Favreau, ont consacré aux Archives, l'un un petit livre de vulgarisation (Paris, 1959 collection « Que sais-je ? »), l'autre une plaquette (Paris, 1965), dans lesquels on trouvera un certain nombre de paragraphes qui prêteront à de fructueuses réflexions sur le sujet qui nous intéresse aujour-aujourd'hui.
Bien que la bibliographie-qui vient d'être donnée-se soit strictement limitée, ou quasi, aux articles de langue française, il serait injuste et inconvenant de passer sous silence tout ce que les lignes qui vont suivre doivent aux œuvres de M. T. R. Schellenberg, The Appraisal of modern public records (Bulletins of the National Archives, n° 8, octobre 1956), et Modern Archives (2e édit., Chicago, 1957). Bien plus, comme on pourra aisément s'en rendre compte, la pratique des éliminations aux Archives de la Seine s'est constam ment inspirée, depuis quelques années, de ces deux ouvrages fondamentaux. De toute cette littérature se dégage un certain nombre de conclusions qui ne prêtent guère à discussion et sur lequel les auteurs-que nous venons de citer-sont àpeu près tous tombés d'accord.
Il ne parait pas nécessaire de s'appesantir plus longtemps sur ces principes qui semblent avoir fait l'unanimité ou qui tombent sur le sens, mieux vaut ouvrir la discussion sur quelques points de doctrine qui prêteront peut-être à contestation. Contrairement à toute logique et malgré ce que pourrait laisser croire le titre donné àcet article, je ne commencerai point par exposer la pratique des éliminations aux Archives de la Seine pour en tirer ensuite quelques conclusions; mais, en discutant quelques principes, je l'expliquerai, pas pas, en prenant des exemples, et, ayant pour ainsi dire « vidé mon sac », j'en brosserai un tableau à grands traits in fine; cette pratique est d'ailleurs le fruit d'une expérience qui s'est faite peu à peu et qui, se continuant, est capable de lui faire subir des modifications.
II. - Qui doit procéder aux éliminations ?
Même s'ils répugnent à l'exercice de cette responsabilité, les archivistes de presque toutes les nations ont revendiqué pour eux-mêmes la charge redoutable de procéder aux éliminations. Voilà pourquoi on s'est souvent scandalisé du fait que nos confrères anglais aient cru, disait-on, pouvoir proposer « de laisser aux administrations le choix des documents à conserver seront réputés utiles ceux qu'elles jugeront tels, seront détruits ceux dont elles se désintéressent ». Il n'est pas sûr qu'on ait bien compris les intentions et la pratique des Anglais en ce domaine. Personne ne prétend, en Angleterre, comme ailleurs, que les administrateurs soient qualifiés pour apprécier la valeur historique des papiers qu'ils secrètent; on pense même « qu'ils sont incapables de juger de leur valeur historique », Mais on affirme avec la même force que « les administrateurs ne sauraient détruire des documents de valeur historique en se fondant sur le seul critère de la valeur administrative » ou, en d'autres termes, que la valeur historique des papiers dépend de leur valeur administrative. Nous reviendrons plus loin sur ce problème; constatons simplement que cette première élimination pratiquée en Angleterre doit toujours avoir lieu avant que les dossiers aient atteint cinq ans d'âge, et qu'elle n'est au fond qu'une mise en ordre par les administrateurs de leurs dossiers. Comme l'a remarqué M. Ingvar Andersson, les administrations répugnent à « prendre d'elles-mêmes et àmettre en œuvre des initiatives dans le domaine des éliminations. Les administrateurs, par souci de se garder une couverture ou un parapluie, ou par attachement à leur « enfant », sont souvent plus conservateurs que les archivistes; il faut parfois les forcer à pilonner, et les dossiers,-qu'ils sont prêts à abandonner à la destruction ou aux Archives-sont ceux de leurs prédécesseurs, mutés ou partis à la retraite, ou ceux dont ils ont depuis longtemps abandonné le maniement. Mais il incombe à ceux qui ont produit les dossiers de supprimer les documents préparatoires, les notes informes, les brouillons, les références inutiles les doubles en dix ou douze exemplaires, en un mot ce que nous appelons en France « les papiers de corbeille », qui devraient en principe avoir disparu depuis longtemps mais qui gonflent indûment les masses de papiers que l'on soumet àl'inspection des archivistes avant de les envoyer au pilon, ordinairement quinze ou vingts ans après leur production, quand tous les administrateurs en exercice en refusent la paternité. Que d'archivistes français, visitant des réduits, des caves ou des greniers, en face d'entassements informes qu'ils ne savent comment aborder afin de porter sur eux un jugement de valeur, ont souhaité, plus ou moins explicitement cette collaboration des administrateurs, qu'ont réussi à obtenir « avant qu'il ne soif trop tard » nos confrères anglais, à qui sont soumis, pour une ultime révision, vingt-cinq ans après leur ouverture, des dossiers substantiels mais « dégraissés » et ramenés àdes proportions raisonnables !
Car tous les pays ont fini par admettre qu'en principe aucune destruction d'archives ne pouvait être faite sans l'avis ou l'autorisation des services d'archives. Pour que ce visa puisse signifier quelque chose, il serait souhaitable qu'aucun dossier ne fût envoyé au pilon sans être passé par les mains d'une personne compétente,-et l'on serait tenté de dire: d'un archiviste. Mais, devant la masse des papiers modernes dont il faudrait débarrasser chaque année l'administration, qui oserait maintenir une telle exigence ? L'archiviste peut-il déléguer à un personnel compétent la responsabilité dont il est chargé, et les Archives se présenteront-elles comme un corps de spécialistes aux responsabilités partagées, mais hiérarchisées ? « Il est nécessaire, disait André Lesort , d'avoir à côté des archivistes des employés des commis formés et dirigés par eux, qui peuvent les aider à procéder à des triages... J'ai vu des employés de formation tout à fait primaire et qui, dirigés par l'archiviste, faisaient tout de même des triages excellents ». A l'appui de son affirmation, André Lesort donnait en 1950 l'exemple suivant: « Aux Archives de la Seine... nous avons eu par exemple, d'un seul coup, 24 camions de non-lieux de la police correctionnelle de Paris, pour la période s'étendant de 1871 à 1884. Il est évident que des masses comme celles-là ne sauraient être emmagasinées définitivement. Il est évident d'autre part qu'il serait désolant, pour les recherches historiques, de jeter au pilon ces sortes de papier sans avoir procédé à un triage préliminaire ». Quelle que soit la vénération que je voue à la mémoire d'André Lesort qui, à la tête des Archives de la Seine, s'employa à assumer ses responsabilités dans le domaine des éliminations, j'avoue voir assez mal la leçon que l'on peut tirer de l'exemple qui appuie son intervention pourtant si pertinente; car, si l'archiviste n'a pas trié lui-même ses vingt-quatre camions de non-lieux, comment a-t-il pu trouver et rétribuer quelqu'un d'assez cultivé pour procéder à des éliminations sans ignorer que sous le nom d'Isidore Ducasse peut se cacher celui de Lautréamont, sous celui de Kostrowitsky celui d'Apollinaire, ou que le douanier Rousseau fut jugé dans un procès qui porte le nom du principal accusé Sauvaget ?
Il bien évident qu'il faut se faire aider; on ne pourra le faire cependant que si l'on peut donner au personnel que l'on chargera des éliminations des critères précis et simples qui puissent le guider quasi infailliblement dans le travail délicat à lui confié. Après le départ à la retraite d'André Lesort, les Archives de la Seine reçurent, en 1943 et 1948, en deux fois, plus de 300 tonnes de dossiers d'affaires jugées entre 1870 et 1917 au Tribunal correctionnel de la Seine et à la Cour d'appel de Paris. Ces « versements » ayant été effectués en quelques jours, ces dossiers furent déversés en vrac dans une usine électrique désaffectée pour y attendre la mort ou le centenaire, âge avant lequel ils ne peuvent être communiqués. Il était absolument impossible de rechercher, et évidemment de retrouver, dans cette masse énorme et informe le dossier d'une affaire quelconque; la tentation était grande de tout vouer au pilon. Il ne pouvait être question de dépouiller, pour y relever les affaires « intéressantes » dont les dossiers méritaient d'être retenus, les registres de jugements ou d'arrêts correspondant à cette période et qui sont évidemment conservés avec soin aux Archives; à supposer qu'il en ait eu le loisir, le conservateur d'archives le plus cultivé aurait certainement laissé passer des affaires qui avaient passionné ou marqué leur époque. Fallait-il donc jeter le manche après la cognée ? M. Pérotin, alors directeur des services d'Archives de la Seine, mit sur pied un système d'élimination où l'archiviste n'eut à intervenir que dans l'élaboration et la surveillance du système. Des employés relevèrent systématiquement toutes les affaires signalées dans les journaux du temps et particulièrement ceux spécialisés dans la pratique judiciaire et, à partir de ce dépouillement, constituèrent un fichier d'affaires « intéressantes », classées chronologiquement à la date de la décision (jugement ou arrêt). Tous les dossiers portant cette date sur leur chemise, le personnel de service put alors, sous la direction d'un magasinier, procéder à un triage quasi mécanique était conservé tout dossier qui se trouvait au fichier; les autres, avant d'être voués au pilon, étaient soumis à l'examen d'un employé un peu plus « cultivé » qui retenait, sans les ouvrir, tous ceux qui portaient un nom célèbre (pour lui bien sûr !) ou qui concernaient un certain nombre d'affaires dont nous lui avions dressé la liste et qui touchaient à la presse, aux mœurs, aux entraves à la liberté du travail, à l'exercice illégal de la médecine, etc. Nous avons d'ailleurs constaté que, bien que ce dernier employé eut au fond retenu peu de choses, il avait cependant conservé des dossiers de peu d'intérêt, qu'il faudrait peut-être faire retrier par un archiviste, mais celui-ci se trouvera devant une masse déjà énormément dégonflée et par conséquent plus abordable. Il nous a été donné de vérifier les qualités de la méthode puisque tous les dossiers qui nous ont été réclamés depuis comme « intéressants » à un titre ou à un autre ont été ou fichés ou retrouvés. Et c'est ainsi que nous sommes venus à bout de nos 300 tonnes de dossiers, sans qu'un conservateur d'archives intervînt autrement que pour la mise en route du travail, la surveillance de son bon fonctionnement et quelques sondages de vérification sur la valeur de la méthode.
Nous conservions, dans le dépôt du quai Henri IV, un lot important de carnets de retraite des employés de la Préfecture de la Seine. Une étude rapide nous permit de voir que les nombreuses pages intérieures de ces carnets, qui avaient perdu toute valeur administrative, ne contenaient aucun renseignement intéressant et utilisable, mais que, en revanche, la première page de la couverture de ces carnets qui donnait le nom et l'emploi de l'intéressé sa date et son lieu de naissance, la date de son entrée dans l'administration les noms de ses parents, de sa femme ou de ses enfants, pourrait être conservée pour constituer un excellent fichier des employés de la Préfecture dont quelques-uns étaient entrés en fonction avant 1871 et dont le dossier avait par conséquent disparu lors de l'incendie de la Commune. Ce fichier a été réalisé par un de nos garçons de service.
Les dossiers de contribuables, conservés par les inspecteurs des Contributions directes, s'ouvrent sur un « dossier de renseignements permanents » qui fournit un certain nombre de données sur la constitution, qui varie peu au cours des ans, des revenus de l'assujetti à l'impôt. Au moment du tri, il est facile, même pour un employé modeste, de séparer des documents fournis chaque année ce « dossier de renseignements permanents ». De toute façon il reviendra toujours au conservateur d'archives de décider en dernier ressort s'il vouera telle ou telle catégorie de documents à la destruction; il lui arrivera, comme il nous est arrivé aux Archives de la Seine, de trouver un sous-archiviste particulièrement averti, à qui il pourra faire confiance pour instruire l'affaire; mais, répétons-le, il devra toujours assumer lui-même la décision de mise au pilon, même si, grâce à des consignes précises et simples, il peut en abandonner l'exécution à un personnel moins qualifié; son. devoir sera toujours de se débarrasser des tâches qu'il peut faire exécuter par d'autres, afin de se réserver pour les moments privilégiés où son intervention est indispensable. C'est pourquoi il devra tout particulièrement veiller à ne pas se laisser absorber par des triages trop minutieux.
III. - Les éliminations doivent-elles se faire pièce à pièce ou par masse ?
Nous abordons là une des questions les plus controversées dans le monde des archivistes, et qui donnent lieu à des positions parfois un peu abruptes. Intervenant sur le rapport présenté, le 27 septembre 1956, par M. J. H. Collingridge au deuxième Congrès international des Archives à Florence, sur le choix des archives à conserver indéfiniment, Sir David L. Evans, alors Deputy Keeper of the Records à Londres, remarquait que « le cœur du problème » est de savoir si le dossier (file) doit être regardé comme une unité en matière d'élimination, ou s'il faut descendre jusqu'à la pièce (individual paper) ». La question mérite réflexion et ne peut être tranchée, je crois, d'une façon définitive. Il est parfois nécessaire de procéder au pièce à pièce, mais un conservateur d'archives ne devra le pratiquer lui-même que rarement et ne l'ordonner à son personnel que dans des circonstances exceptionnelles.
J'ai commencé ma carrière d'archiviste en classant sur place les archives de lointaines communes de la banlieue parisienne; j'ai à ce moment-là pratiqué le pièce à pièce Mais, chargé plus tard de l'inspection des Archives communales du département de la Seine, j'ai pu constater les inconvénients de la méthode, en face des masses énormes d'archives qui s'entassent dans les greniers des mairies des communes suburbaines de Paris, vraies villes surpeuplé, « suréquipées » et parfois «suradministrées » et par conséquent submergées par les papiers administratifs. Procéder alors au pièce à pièce, pour le classement ou les éliminations, aurait paru peu rentable aux municipalités à qui nous demandions de faire un effort pour leurs archives.
On pouvait lire dans l'édition de 1921 du Règlement des Archives départementales des notations fort intelligentes : « Le triage procède de deux points de vue différents. Il tend soit à faire, parmi les dossiers ou les registres de même nature, un choix de ceux qu'il convient de conserver en raison de leur intérêt propre ou comme spécimens, soit plus exceptionnellement à élaguer, dans l'intérieur même des dossiers, les pièces nettement insignifiantes qui en grossissent actuellement le volume. Le choix des pièces insignifiantes est des plus délicats, et on ne devra l'entreprendre qu'autant que le profit à en tirer au point de vue de la place à gagner vaudra le temps et la peine que nécessitera l'opération » . Que de sagesse en ces lignes ! N'entreprenons pas un travail que nous ne pourrons pas terminer ou qui nous empéchera de nous donner aux nombreuse autres tâches, toutes aussi pressantes les unes que les autres, qui sollicitent un archiviste. Devant la masse envahissante dés papiers, il n'est pas sur qu'il soit raisonnable dans tous les cas d'ouvrir les dossiers pour les dégonfler (même de moitié) en supprimant les doubles ou les pièces de transmission; le temps que nous y passerions ou que notre personnel y passerait serait parfois trop chèrement payé. Avant d'entreprendre un tri pièce à pièce, il est donc nécessaire dé procéder à une étude de la rentabilité de l'entreprise; bien souvent l'on constatera que les papiers n'en valent pas la peine ou que la place gagnée ne compense pas le temps perdu et si, après étude attentive, on se résigne à pratiquer le triage pièce à pièce, il faut allègrement en accepter les consequences de temps et de personnel ainsi sacrifiés aux dépens de travaux parfois aussi importants. On peut conclure en disant que l'unité de base des éliminations est le dossier, en admettant qu'il soit parfois nécessaire de mettre en ordre, pièce à pièce, ce dossier.
Mais, dira-t-on, il est parfois impossible, non seulement de jauger l'intérêt d'un tas d'archives soumis à notre examen, mais encore, ce qui est plus important, de les identifier parfaitement et de reconnaitre leur spécificité sans faire du pièce à pièce. Je pense pour ma part,-jusqu'à ce qu'on m'ait convaincu du contraire-, qu'il est dommage qu'un archiviste se laisse ainsi, si j'ose dire, surprendre par les papiers. Tout entassement d'archives a son histoire qu'il est toujours possible de reconstituer sommairement en interrogeant les occupants des lieux où l'on le découvre; si le chef de bureau qui vous a alerté l'ignore, on trouvera toujours un vieil employé ou un concierge qui se souviendra plus ou moins vaguement de l'origine de ces vieux papiers; un annuaire administratif, un manuel de droit et un Bottin de l'époque des documents en question vous en apprendront davantage; et vous pourrez compléter les renseignements ainsi obtenus par. un coup de téléphone ou une visite aux fonctionnaires qui ont pris la relève, ou simplement la place, de l'administration productrice des papiers ou qui, ayant appartenu autrefois à cette administration, aujourd'hui disparue, ont été affectés à d'autres activités. Cette courte enquête, menée auprès des administrateurs ou dans les bibliothèques, vous conduira aussi sûrement que le pièce à pièce à une identification suffisante qui, quoique sommaire et toujours perfectible, servira plus le prestige de l'archiviste que le dévouement à son métier qui le poussait à se présenter en chiffonnier. Ce qu'on attend d'un conservateur d'archives, c'est, bien sûr, qu'il ne craigne pas sa peine et ne répugne pas aux humbles besognes quand elles sont nécessaires, mais surtout qu'il fasse travailler son intelligence et qu'il fasse preuve des connaissances et de la méthode qu'il a acquises au cours d'études, longues et coûteuses pour la société et qui font le « prestige » de l'archiviste-paléographe issu de l'École des Chartes. Au fond, une élimination exige avant tout d'un archiviste le temps de la réflexion.