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Table des matières
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IV - Des principes qui doivent présider aux éliminations.
1. N'éliminer aucun document qui présente ou peut acquérir un intérêt historique.
Dans l'effort de réflexion que l'archiviste devra faire avant toute élimination, il ne se trouvera pas totalement démuni; la lecture des articles que j'ai cités plus haut le préparera d'une façon tout à fait efficace, et il fera bien de méditer les excellents conseils donnés par le Règlement des Archives départementales: Sont à conserver indéfiniment en principe: a) tous les dossiers et registres antérieurement à l'an VIII, b) toutes les pièces qui peuvent servir à établir un droit au profit d'une administration, d'une association ou d'un particulier; c) tous les documents qui présentent ou peuvent acquérir un intérêt historique ». Le présent article ne visant que les archives modernes, nous laisserons de côté « les dossiers et registres antérieurs à l'an VIII » pour ne nous intéresser qu'aux deux derniers critères retenus par le Règlement; nous n'enverrons donc au pilon aucun document sans avoir scrupuleusement pesé son intérêt administratif et son intérêt historique.
Dans The Appraisal of modern public records , M. Schellenberg attribue aux archivés modernes une « valeur primaire » et une « valeur secondaire » Les papiers gardent leur valeur primaire tant qu'ils servent aux fins pour lesquelles ils ont été produits: par exemple les archives fiscales, lorsqu'elles servent encore aux services fiscaux, même pour asseoir des impôts d'une espèce différente. Les déclarations du montant des revenus, déposées chaque année par les contribuables dans les services des Contributions directes, comportent dans certains cas en annexe une déclaration sur le chiffre d'affaires qui sert, en premier lieu, à l'inspecteur des Contributions directes pour fixer le montant de l'impôt et vérifier la véracité ou la vraisemblance des déclarations similaires déposées les années précédentes ou futures; mais en second lieu le double de cette déclaration annuelle sur le chiffre d'affaires est envoyé à l'inspecteur des Contributions indirectes pour qu'il le compare avec les déclarations qu'il a reçues lui-même mensuellement ou trimestriellement, et pour qu'il s'en serve éventuellement pour une meilleure assiette de l'impôt dont il est responsable. Quand les papiers administratifs sont soumis à l'examen de l'archiviste pour qu'il décide de leur sort, ils ont ordinairement perdu leur valeur primaire, ce qui ne veut pas dire leur valeur administrative.
Avec le temps les archives modernes acquièrent en effet une valeur secondaire, c'est-à-dire qu'elles servent à d'autres fins que celles pour lesquelles elles ont été produites. Ces fins peuvent être encore administratives: ainsi, au cours de ces dernières années, les patentes, archives fiscales, ont servi à l'établissement de dossiers de retraites pour les artisans, les commerçants, les professions libérales. Elles prennent aussi une valeur historique qui peut intéresser encore l'Administration, soucieuse de connaître par exemple l'évolution du commerce de détail ou les migrations de certaines professions dans certains quartiers, etc. Mais ce sont surtout les historiens qui donnent réellement ou virtuellement, aux papiers administratifs leur valeur historique, et c'est pour cette raison que ces papiers sont l'objet des soins attentifs des archivistes. Car, répétons-le si c'est nécessaire, c'est pour l'histoire que l'archiviste s'intéresse aux documents des administrations, et s'il se réjouit de rendre des services, autres qu'historiques, à ces administrations, sa vocation première n'en est pas moins le service de l'histoire, passée, présente et future. C'est même ce qui distingue radicalement les services qu'il peut rendre de ceux fournis par des fonctionnaires aussi zélés et aussi ordonnés que lui, et parfois plus versés dans les techniques de la documentation et même du classement.
Je ne puis souscrire entièrement, pour ma part, à l'opinion de Georges Bourgin pour qui « les Archives, avant tout, doivent servir à l'exercice du pouvoir (de l'État), permettre à l'État de défendre ses droits, de revendiquer tout ce qu'il a àrevendiquer, de s'assurer comment les lois qu'il met sur pied sont observées et de préparer les statistiques avec lesquelles une administration saine doit aujourd'hui fonctionner... La fonction historique des archives, continuait-il, est pour moi secondaire; elle est presque superfétatoire... j'estime que la fonction essentielle est une fonction d'État qui se révèle dans le même mot d'archives ». Georges Bourgin ne faisait là que développer une affirmation du Ministre de l'Instruction publique en 1905: « La première raison d être des papiers d'archives, c'est de servir à la défense des droits de l'État, des départements ou des communes, et d'aider à la bonne gestion des affaires publiques ». L'archiviste sait bien que sans cette raison d'État les archives n'existeraient pas, et que c'est là ce qui leur donne, comme le remarque M. Bautier, leur valeur irremplaçable. « Les archives sont conservées... parce qu'elles représentent la « documentation » d'une institution: elles constituent les « titres » des biens, les « preuves » des droits ou des prétentions, contiennent les « précédents » des affaires traitées, permettent à leur détenteur de se défendre ou d'attaquer... Le document d'archives n'est donc pas conçu à l'origine comme devant avoir une portée historique, mais il acquerra cette valeur historique dans la suite des temps, et c'est précisément ce qui en fait le prix aux yeux des historiens modernes ».
Pourrait-on aller plus loin et dire que la valeur historique des papiers dépend de leur valeur administrative? Il est tentant de le faire, mais ce serait probablement aventureux; il faut affirmer, en revanche, que la compréhension de la valeur administrative des documents est absolument indispensable pour en apprécier l'intérêt historique. Au cours des visites que je suis appelé à faire dans les bureaux, soit pour le contrôle des archives en formation, soit pour procéder à des éliminations ou à des versements, je commence toujours par me faire expliquer les fonctions et le fonctionnement actuels des services, sachant bien que de cette intelligence découlera l'idée que je me ferai de l'intérêt historique des documents utilisés ou produits. Comme on l'a remarqué, les papiers ne sont qu'un sous-produit de l'administration: l'administration en effet rend des services, accomplit les fonctions pour lesquelles elle a été créée et, pour cela et à cause de cela, secrète des archives. Ne nous hâtons pas cependant de tirer de cette constatation des conclusions trop rapides.
Dans une analyse judicieuse, M. Robert Favreau écrit: « Les archives de direction, qui se situent à l'étage de la conception d'une politique, des lancements de programme, seront les archives maîtresses. Elles expliquent les raisons d'une action, elles permettent de suivre les grandes lignes de son déroulement, les contrôles et les synthèses qu'elles impliquent. Plus on s'élève dans la hiérarchie administrative, plus les archives sont en général importantes, et moins elles sont volumineuses, et, dans un régime centralisé, les documents les plus importants se trouveront àl'échelon des administrations centrales, et non dans les administrations régionales, départementales ou communales. Ces « archives de direction » entraînent la formation d' « archives d'exécution », dont on mesurera l'importance matérielle si l'on sait que les tâches d'exécution sont celles de 95 % des agents des administrations publiques. Ces tâches d'exécution se font toujours à plusieurs niveaux, le niveau inférieur produisant les archives les plus volumineuses et de l'intérêt durable le plus limité » .
Je ne pense pas que M. Favreau ait voulu dire que manquaient d'intérêt les registres de l'octroi, les feuilles de ménages des recensements, les dossiers de déclaration pour l'impôt sur le revenu, etc., parce que ce sont des documents d'exécution. Ces archives d'exécution sont au contraire beaucoup plus intéressantes, me semble-t-il, que les « papiers de direction » concernant le même sujet, qui ont souvent donné lieu à des publications imprimées diffusées un peu partout et se trouvant dans toutes les bibliothèques. De même si les papiers des administrations centrales, quelle que soit la nature du régime, donnent des vues plus globales, plus synthétiques, il n'est pas sûr qu'il soit plus intéressant d'écrire l'histoire d'après les seuls documents des archives centrales; les archives régionales, départementales ou communales n'engrangent. pas pour la seule histoire locale mais aussi pour l'histoire générale; et qui a lu le beau livre de M. Pierre Goubert sur Beauvais et le Beauvaisis de 1600 à 1730 sait quel enrichissement l'histoire locale peut apporter à l'Histoire tout court.
Les archivistes utilisent-ils toujours au mieux la faculté de conserver les archives dans des endroits différents et quelque peu hiérarchisés ? S'il paraît aberrant de garder sur le plan départemental les dossiers individuels d'aide aux chômeurs, un historien sera peut-être heureux de les trouver, dans chaque commune, sur les rayons des Archives municipales; de même, doit-on conserver tous les permis de construire délivrés par une direction départementale, ou doit-on plutôt s'assurer que chaque commune garde bien tous ceux qui ont été délivrés dans les limites de son territoire ? En revanche, que de rapports, envoyés à une administration centrale et conservés normalement en double dans les services producteurs, pourraient être utilement détruits si l'on était sûr de la conservation des archives centrales ! Les Archives départementales emmagasinent des documents venus des directions extérieures des ministères, sans rien savoir de la conservation des archives de ces ministères; une coordination des études des a missionnaires » des Archives nationales et des archivistes départementaux serait hautement souhaitable et profitable.
Pour pousser plus avant l'analyse des « papiers de direction », il faudrait encore distinguer entre ceux qui concernent la « gestion » proprement dite, que le directeur a trouvés en prenant son poste et qu'il laissera enrichis à son successeur, et les papiers « de politique » qui résultent de la façon toute personnelle qu'a ce directeur de concevoir ou d'organiser ses fonctions. Il considère souvent ces papiers,-et ne nous en scandalisons pas-, comme sa propriété personnelle, un peu comme la forme de son intelligence et sa manière de travailler ou son réseau de relations familiales ou sociales. Ces archives sont « habituellement les plus mal constituées, parce que créées au hasard et souvent en plusieurs exemplaires sur le même thème, rarement traitées avec méthode, fréquemment amputées des pièces jugées confidentielles ». Tout est précieux en ce fatras, car si « le préteur a pris soin de petites choses ," c'est ou bien que ce qui nous paraît petit avait alors une importance que nous ignorons et que l'historien devra découvrir, ou bien que le « préteur »cachait bien son jeu et qu'il avait usurpé une fonction qu'il n'était pas digne d'exercer; il sera alors facile et intéressant pour l'historien d'en faire la preuve si l'archiviste réussit à mettre la main sur ces papiers et à les conserver. Car il faut souvent beaucoup de doigté à l'archiviste pour obtenir le versement ou empêcher la destruction occulte de ces « archives personnelles » lors d une mise à la retraite ou d'une mutation; nous venons de voir que le producteur s'y révélait dans le plus intime de son être et de son action, et l'archiviste se sent mal armé pour s'assurer la propriété de ces documents. Ce n'est pas d'aujourd'hui que les archivistes se lamentent d'un œil, dirait Rabelais, de ce que les papiers des grands serviteurs de l'État sont conservés encore dans leur famille, et qu'ils se réjouissent de l'autre de ce que leurs héritiers, considérant ces papiers comme un patrimoine précieux, les aient sauvés de la destruction. Le malheur veut qu'à ces documents « personnels » soient parfois mêlés, tout à fait indûment, les papiers de gestion que le titulaire du poste a emportés avec lui. Quoi qu'il en soit, toutes ces « archives de direction », documents de politique générale ou dossiers de gestion, doivent être conservées très soigneusement, et ce n'est que rarement que l'archiviste devra y pratiquer des éliminations, d'autant plus qu'elles ne représentent pas une masse considérable.
Constater que la valeur historique des documents, valeur essentiellement secondaire, découle parfois de leur valeur primaire, ne doit pas empêcher de se poser des problèmes et de trouver, en se montrant inventif, un intérêt historique àdes papiers totalement dépourvus, ou quasi, d'intérêt administratif. Ainsi le Règlement des Archives départementales autorise à détruire, après soixante ans, tous les états de traitements et de retenues pour la retraite du personnel enseignant; passé ce délai, ces documents ont en effet perdu toute valeur primaire et administrative. Mais en l'absence d'annuaires et de tableaux d'ancienneté, nous avons pensé, aux Archives de la Seine, que ces états de traitements donnaient, par année, une liste du personnel enseignant et des postes auxquels il était affecté; leur masse excluait toute idée dé conservation intégrale, mais nous nous sommes décidés àgarder tous les états de traitements du mois de janvier de chaque année, à partir desquels pourront être poursuivies soit des recherches statistiques soit des recherches d'identification.
Cet exemple montre bien comment tout papier, ayant perdu sa valeur primaire ou administrative, peut acquérir, comme le remarquait M. Levron dans l'article que nous avons cité plus haut, une valeur historique. La masse toujours croissante des papiers administratifs oblige l'archiviste à détruire beaucoup, mais il ne le fait que la mort dans l'âme, sachant bien qu'à la limite tout serait intéressant à garder, et ce n'est pas sans malaise qu'il lira l'article que notre confrère M. Michel Nortier, conservateur à la Bibliothèque nationale, a consacré aux Archives dispersées de la Chambre des comptes et dans lequel il montre l'intérêt de ces « milliers de pièces justificatives qui n'avaient plus d'objet, dès lors que les comptes auxquels ils se rapportaient avaient été vérifiés et soigneusement classés » et qui, en conséquence, ont été dispersés, aliénés, sinon détruits avec l'approbation des « archivistes » du temps. Pour apaiser l'inquiétude née de cette lecture, il sera toujours possible de remarquer,-sans parler dès maintenant du problème des documents récapitulés-, que les archives modernes ne doivent pas être abordées comme des archivés anciennes et surtout médiévales, et que l'imprimerie et sa diffusion dans le domaine de l'information et de l'administration ont modifié radicalement les critères applicables aux éliminations des documents d'archives. Le problème n'en reste pas moins entier. Tout en sachant que tout est intéressant pour l'histoire ou peut le devenir, l'archiviste, que l'intérêt bien compris de l'histoire oblige à pratiquer des éliminations, doit avoir perpetuellement à l'esprit l'intérêt historique.
Mais « l'intérêt historique est une notion qui se modifie et évolue », comme l'a remarqué Mlle Renée Doehaerd. « Parti de l'accident et de l'événement avec l'histoire politique, il a fini par se porter sur le permanent avec l'histoire sociale et économique... l'histoire n'est jamais qu'une variation sur le présent... Notion qui change dans le temps, l'intérêt historique est par contre une subjectivité commune à tous les hommes d'une même époque... Sous l'égide de l'intérêt historique notre choix ne sera jamais que celui d'une époque » .
Cette vision lucide ne doit pas nous résigner à pratiquer des éliminations arbitraires, au nom de l'intérêt historique tel que nous le concevons maintenant; il est indispensable d'essayer de corriger le plus possible ou d'améliorer à chaque instant ces sélections subjectives par des méthodes ou des procédés, imparfaits et criticables sans doute, mais qui auront le mérite d'avoir été exposés clairement et assumés.
M. Robert-Henri Bautier a dit naguère tout le mal qu'il pensait de l'échantillonnage. Si le procédé présente en effet bien des inconvénients, ce sont surtout les principes, et en particulier celui des « modèles », qui ont présidé jusqu'à maintenant à l'échantillonnage qui prêtent le flanc à la critique.
Nous en avons expérimenté les méfaits aux Archives de la Seine: André Lesort, devant la masse des déclarations pour l'impôt sur le revenu déposées chaque année dans le département de la Seine-plus de 300 mètres linéaires- passa un accord avec les Contributions directes pour ne retenir que: 1) les dossiers d'impôts sur le revenu de « divers quartiers de Paris... qui, étant donné le caractère de leur population ou des commerces qui s'y exercent, doivent avoir fourni des déclarations particulièrement représentatives de l'état de vie des diverses catégories sociales, du volume des affaires, de la consistance des fortunes, bref de l'activité économique de la capitale »; 2) des dossiers d'une commune de banlieue aussi représentative que possible de chacun des divers types, communes industrielles, communes résidentielles, communes mixtes, agglomérations anciennes, localités de développement rapide et récent (lôtissements), communes rurales; 3) les dossiers individuels d'un certain nombre de grands établissements commerciaux ou industriels, de commerces particuliers à la ville de Paris et à la région parisienne, de nota bilités très diversement choisies dans les professions libérales, le monde politique, les milieux artistiques.
La liste arrêtée à la suite de cet accord ne donnait satisfaction ni au vœu émis par la Commission des Archives des Finances en sa séance du 24 août 1940, qui, reconnaissant que a les dossiers d'impôt sur le revenu présentent un grand intérêt au point de vue économique, historique et anecdotique, « souhaitait que soient versés aux Archives tous les dossiers d'un ou plusieurs contrôles types », ni à la Direction des Archives de France qui trouvait que dans l'établissement de cette liste on avait été trop sensible au côté anecdotique et en particulier à l'importance des affaires ou à l'éclat des personnalités. M. Charles Samaran, alors directeur des Archives de France, remarquait d'ailleurs le II juin 1941 que « le versement d'un contrôle serait de nature à encombrer les Archives sans apporter un supplément notable d'information », et que le choix de ce contrôle-type retombait dans l'inconvénient du système de l'échantillonnage topographique.
En effet, étant donné l'évolution qui fait, en peu de temps, d'un hôtel un immeuble de rapport ou vendu par appartements, d'un quartier « résidentiel »un quartier commerçant ou réciproquement, d'une commune rurale une ville industrielle, les critères de sélection arrêtés par André Lesort et qui obéissaient à la théorie des modèles, n'offrirent bientôt plus satisfaction ni aux Archives, ni aux services des Contributions directes qui nous demandèrent de revoir la question.
La seule solution satisfaisante, répétons-le, eût été de tout garder, mais. étant donné la masse, elle était impensable. Une enquête fut donc entreprise en collaboration par les services des Archives de la Seine et des Contributions directes. On ne s'arrêta guère à la pensée de ne conserver, chaque année, que les dossiers s'appliquant à des revenus élevés, faciles àreconnaître en raison de leur épaisseur plus grande et dont le taux aurait été déterminé chaque année ou tous les deux ans en fonction de l'évolution de la monnaie, car, eu égard au rôle économique de Paris et à la concentration dans le département de la Seine des personnes qui déclarent les plus gros revenus, ce système de sélection aurait encombré nos dépôts sans apporter àl'historien futur les documents qui lui auraient permis de procéder à l'étude rigoureuse des structures économiques et sociales de toutes les couches de la population.
En septembre 1964, on décida donc, d'un commun accord et avec l'approbation de la Direction des Archives de France, de ne conserver que toutes les déclarations de revenus faites au cours d'une année de recensement, afin d'obtenir ainsi une « photographie fiscale » du département, correspondant aux; connaissances démographiques amassées lors des dénombrements. Nous avons même eu la joie de voir notre mode de sélection des dossiers d'impôts sur le revenu retenu comme l'un des trois possibles par M. le directeur général des Archives de France dans sa circulaire AD 65-13, du 14 avril 1965 et reconnu comme particulièrement souhaitable par a deux cents spécialistes d'histoire sociale réunis en Colloque national à l'École normale supérieure de Saint-Cloud, les 15 et 16 mai 1965 » .
Les inconvénients du système ne nous ont point échappé: il ne tient pas compte de l'évolution de la conjoncture, l'année du recensement pouvant être une année d'expansion ou au contraire de récession par rapport aux années qui précèdent ou la suivent. Au mépris du « temps long », cher aux historiens modernes, il obéit aux lois traditionnelles de l'échantillonnage chronologique et du «temps bref »; la courbe de l'évolution des fortunes ou plutôt des revenus qu'il permettra d'établir, ne réunira que des points espacés, et la « photographie fiscale »qu'on pourra en tirer sera, comme les portraits d'une personne ou les photographies de famille, un état à une époque donnée et bien déterminée. Mais il sera toujours possible, justement, de déterminer très précisément, dans tous les sens du mot, cette époque par la lecture de la presse ou des archives imprimées, qui corrigeront la vision que les documents conservés pourront donner à l'historien futur. L'accroissement considérable de la documentation imprimée modifie en effet les conceptions de l'enquête historique (actuellement on pourrait concevoir qu'un historien décrive une époque à partir des seules sources imprimées), mais l'un des principaux devoirs de l'archiviste est de fournir à qui voudra écrire l'histoire les moyens de critiquer les publications dont il pourra disposer et de voir si les contestations auxquelles ces publications ont donné lieu de part et d'autre sont justifiées. L'échantillonnage chronologique, qui faisait frémir M. Bautier à propos d'archives médiévales et nationales,-les archivistes français du XIXe siècle n'ayant conservé qu'un Journal du Trésor royal par règne -, est beaucoup moins scandaleux à propos d'archives modernes et d'exécution qu'un échantillonnage obéissant à des critères « sociologiques », toujours sujets à révision. Il n'est pas inutile non plus de faire remarquer qu'en introduisant, chaque année de recensement, plus de 300 mètres linéaires de déclarations fiscales, nous faisons entrer dans les Archives de «véritables fonds organiquement constitués », tels que les souhaite M. Bautier.
Remarquons également que lorsque l'on parle de l'accroissement considérable et de la prolifération des papiers administratifs, on pense surtout à l'augmentation de cette catégorie de documents que l'on appelle « archives d'exécution », qui résulte autant du développement des tâches administratives que de la démultiplication, de la délégation et du partage des fonctions de l'administration. « Les tâches d'exécution, constatait M. Favreau dans une phrase déjà citée, sont celles de 95 % des agents des administrations publiques », et je ne suis pas loin de croire que les « archives d'exécution » constituent près de 95 % de la masse des papiers administratifs Il n'est donc ni scandaleux ni regrettable de procéder à l'échantillonnage dans cette masse énorme, même si à cette pratique on est en droit de préférer le choix de spécimens.
La conservation des spécimens n'obéit ni aux mêmes règles ni aux mêmes fins que l'échantillonnage. Selon les distinctions exposées de façon si pertinente par M. Schellenberg, les archives sont conservées pour deux raisons: pour leur valeur d'information et pour leur valeur de témoignage. Les dossiers de remboursement des dommages de guerre, par exemple, peuvent être intégrés dans les archives pour fournir des informations générales sur l'histoire de la guerre ou individuelles sur telle ou telle victime, plus ou moins célèbre, de cette guerre, ou bien encore pour témoigner de l'organisation et du fonctionnement des services chargés de l'indemnisation des dommages de guerre. Pour cette valeur de témoignage, il suffira de garder un petit nombre de spécimens, alors que pour l'information il faudra peut-être procéder à un échantillonnage, si tant est que les dossiers de remboursement de dommages de guerre puissent fournir des renseignements inédits. En tout cas ces renseignements ne peuvent intéresser, me semble-t-il, que l'histoire locale et non l'histoire générale de la guerre, bien connue d'autre part. Nous retrouvons là ce qui a été dit plus haut de la nécessité de bien définir et par conséquent de hiérarchiser et, peut-être, de multiplier, pour obtenir une information plus étendue, les lieux de conservation de ce que l'on appelle les « archives d'exécution". Si, pour prendre un autre exemple, les dossiers d'associations syndicales de propriétaires pour l'aménagement de lotissements défectueux, intéressants pour l'histoire locale, sont tous à conserver, à des fins d'information, dans les Archives communales, on peut n'en garder qu'un petit nombre aux; Archives départementales pour témoigner de l'aide apportée par l'administration aux petits propriétaires et de la politique de l'habitation et du logement à cette époque. Les archives à valeur d'information se trouveront donc dans les dépôts locaux ou régionaux lorsque ces derniers accueillent des documents d'exécution, tandis que l'on conservera surtout des spécimens dans les Archives nationales ou centrales, ou dans les Archives régionales, lorsque la région aura fait l'objet d'une politique particulière.
Prenons garde cependant à ne pas rétrécir la portée du témoignage du spécimen, qui confirme ou contredit, d'un point de vue institutionnel, les règlements généraux connus par ailleurs et dont on ignore comment ils étaient appliqués. Pensons àconserver des spécimens qui rendent compte non seulement des fonctions du service, mais encore de ses activités, et de toutes ses activités; les fonctions répondent aux raisons pour lesquelles le service a été créé et les activités sont les responsabilités dont il a pu être chargé occasionnellement Par exemple, il n'est pas indifférent pour l'histoire de savoir que des services dont la fonction était d'enseigner ont exercé parfois des activités sociales ou que, pour des raisons particulières à une époque ou à une situation donnée, des services d'agriculture ont été, pendant un certain temps, chargés d'enseignement.
Enfin le spécimen joue un rôle encore plus précieux pour l'histoire. Comme le dit excellemment M. Bautier, « c'est un article-témoin conservé en souvenir d'une série éliminée et dont la présence pourrait permettre à un historien de se rendre compte de ce qui a été supprimé...». Car il importe àl'historien futur que l'archiviste rende compte des éliminations qu'il a été amené à effectuer, surtout dans cette masse des archives d'exécution, dont on ne peut s'encombrer, et en cela nous rejoignons les préoccupations de Mlle Doehaerd, de M. Genicot et de M. Bautier. Il faut dresser un véritable procès-verbal de la qualité et de la quantité des destructions préconisées; n'en doutons pas, c'est là une responsabilité pénible; l'archiviste sait bien qu'en agissant ainsi, dans un souci d'honnêteté, il affronte les foudres des historiens futurs: tous ceux qui ont écrit l'histoire se sont toujours indignés, en une sorte de paradoxe inconscient, de l'absence ou de la- perte de documents qui auraient justifié, prétendent-ils, leurs hypothèses ou leurs savants et ingénieux développements. « Quels que soient sa culture », écrit M. Jean Favier, « son sens historique et sa connaissance de la recherche historique, l'archiviste ne peut envisager toutes les extensions futures et possibles d'une science en perpétuelle évolution. L'histoire économique, la sociologie, la démographie tireraient parti des documents jadis éliminés comme sans intérêt pour l'histoire des faits politiques. Effectuées avec discernement et scrupule, les éliminations et destructions de documents n'en demeurent pas moins des mesures arbitraires et irréparables ". Que savons-nous de l'histoire future, pour laquelle les archivistes travaillent, sinon qu'elle sera essentiellement différente de celle que l'on pratique maintenant ? Sinon il n'y aurait plus d'esprits créateurs et l'histoire ne se renouvellerait pas, car, selon le mot de Wagner, cité par André Malraux dans Les Voix du silence, « l'homme qui n'a pas été, dès son berceau, doté de l'esprit de mécontentement de tout ce qui existe, n'arrivera jamais à la découverte du nouveau ».
Le règlement des Archives départementales, en interdisant de détruire « tous les documents qui présentent ou peuvent acquérir un intérêt historique », laisse donc l'archiviste sans secours et sans recours devant les actes irréparables qu'il est amené à commettre en éliminant, pour le plus grand bien de l'histoire, des papiers qu'il est impossible de conserver dans leur intégralité. Poursuivons cependant la lecture et l'étude de ce règlement, en espérant y trouver l'aide attendue.
2. « Peuvent être supprimés, en principe, les documents dont les données essentielles se retrouvent dans un autre document récapitulatif, surtout si ce document récapitulatif a été imprimé. »
La transformation radicale qu'a fait subir à l'enquête historique l'invention de l'imprimerie, surtout dans la pratique administrative, a été déjà évoquée et nous y reviendrons encore. Arrêtons-nous un instant à l'étude des problèmes posés par les documents récapitulés et les documents récapitulatifs et reprenons la lecture de l'article déjà cité de M. Michel Nortier sur-Les archives dispersées de la Chambre des comptes.
« On ne peut nier qu'en règle générale la pièce justificative n'apporte plus que l'article correspondant du compte; ce dernier est en général un résumé, ne donne que l'essentiel, la pièce justificative fournit tous les détails utiles ». On ne peut en effet échapper à ce dilemme: ou bien les documents récapitulatifs reproduisent intégralement, en les regroupant, les documents récapitulés, et il n'y a alors aucun problème: il faut garder la documentation qui prendra le moins de place; ou bien les documents récapitulés fournissent des informations que l'on ne trouve pas dans les documents récapitulatifs et qui sont toujours susceptibles, comme on l'a vu, d'intéresser l'histoire.
Les documents récapitulatifs, même lorsqu'ils résultent d'un travail minutieux, sont loin d'avoir recueilli toute la « substantifique moëlle » des documents de base à partir desquels ils ont été constitués et qui ont été traités à partir des préoccupations du moment. On connait toute la littérature issue du recensement de 1954, mais un esprit, même peu inventif, n'aura pas de peine à imaginer, à la lecture de quelques feuilles de ménage, toutes les autres études qu'on aurait pu en tirer et que l'avenir en tirera. C'est pourquoi nous avons décidé aux Archives de la Seine de garder toutes les feuilles de ménage recueillies dans le département lors du recensement de 1954, bien qu'elles occupent 800 mètres linéaires de rayonnage.
Ne serait-il pas plus simple alors de conserver les cartes perforées qui ont servi àl'établissement des résultats et qui occupent un volume bien moindre ? La carte perforée ne constitue pas une source d'information, elle n'est qu'un instrument permettant d'utiliser très rapidement certaines informations recueillies; c'est là tout son mérite et son insuffisance. Établie à partir des questions que se pose l'administration à un moment donné, elle ne répond qu'à ces questions, laissant de côté un certain nombre de données que l'histoire sera peut-être heureuse de connaître. L'archiviste s'attirera sans aucun doute la reconnaissance des historiens futurs en conservant les cartes perforées qui leur permettront des enquêtes plus rapides, mais il leur apportera davantage en leur fournissant cette véritable mine d'informations que constitue la documentation de base.
Est-il besoin d'ajouter que, sans être à proprement parler « pipées », ces cartes peuvent être perforées à partir de préoccupations de propagande ? A la suite des résultats d'une enquête de l'Institut national de la Statistique et des Études économiques publiés dans Études et conjonctures le 5 mai 1962, un hebdomadaire syndical publiait un article intitulé Ce que ne dit pas l'I.N.S.E.E., où non seulement étaient recensés et expliqués certains oublis, mais encore où étaient contestés à la fois la méthode et les résultats. Sans prendre aucunement parti dans le débat, nous savons bien que la statistique, comme la langue d'Esope, est la meilleure et la pire des choses. L'archiviste, par souci de la vérité historique, devra donc donner la possibilité de refaire et de vérifier ces statistiques; il devra fournir aux historiens le moyen de critiquer les nombreuses publications dont ils disposent et la vision qu'elles présentent de l'époque qu'ils étudient. N'allons-nous pas, là encore, nous encombrer d'archives d'exécution ? Certainement,; et c'est là où il est encore utile de recourir à la « hiérarchisation » des dépôts d'archives: les Archives départementales conservant la documentation de base qui a servi à l'établissement de publications nationales, et les Archives communales gardant bien précieusement les documents, comme les demandes d'aide aux chômeurs par exemple ou d'assistance médicale gratuite, qui ont donné lieu à des statistiques départementales. Voilà encore un domaine où une définition de la politique générale de conservation des archives serait souhaitable.
Des révisions radicales ont déjà été admises: on est parfois tenté, devant la masse des papiers que les services administratifs proposent aux archivistes, soit pour les éliminer, soit pour les conserver, de ne garder que les registres d'ordre qui fourniraient, sous une forme condensée, le volume des affaires traitées par ces services. Outre le fait que la pratique de l'enregistrement du courrier disparaît de plus en plus de l'administration, il paraît peu souhaitable de se restreindre à ces documents rédigés la plupart du temps (actuellement du moins) par un personnel subalterne et qui ne donnent souvent que des indications sommaires. C'est l'opinion qu'exprimait le docteur Virgilio Giordano, directeur des Archives d'État de Caltanissetta (Sicile), dans son intervention sur le rapport présenté le 27 septembre 1956 au Congrès international des Archives de Florence par M. J. H. Collingridge, sur « The selection of Archives for permanent preservation b. Peut-on éliminer les registres d'enregistrement du courrier (protocolli di corrispondenza), demandait-il ? Les théoriciens de l'archivistique exigent leur conservation définitive; de fait, dans le passé, ces registres étaient tenus de manière telle qu'ils pouvaient permettre d'identifier un acte (date, auteur et destinataire, objet). Aujourd'hui il ne s'agit plus que d'instruments de distribution du courrier. entre les services, tenus de façon plus que sommaire, avec de simples sigles; ils n'ont pour seul but que de témoigner de la date certaine d'une lettre et de son attribution à un service donné, pour instruction. Toute recherche ultérieure est impossible et l'élimination pourrait être recommandée ".
C'est que les méthodes de l'administration ont bien changé: « le système de la Registratur », constate M. Bautier, « s'impose en effet dans toute l'Europe centrale et orientale. Ce système est caractérisé par la tenue de dossiers d'affaires, chacun d'eux étant formé de l'ensemble des pièces reçues et des minutes de lettres expédiées à l'occasion d'une même affaire, rangées dans l'ordre chronologique et généralement cousues successivement dans un même cahier. Il rendait possible l'établissement d'un plan préalable de classement général pour les archives d'un service et facilitait la manipulation et l'utilisation des dossiers dans les bureaux et dans les archives. Ailleurs au contraire, en France notamment, on restera fidèle à l'enregistrement chronologique et à la conservation séparée des décisions, délibérations, correspondances, etc., aussi bien dans les Secrétariats d'État que dans les Conseils et les Cours. C'est ainsi que les pays d'Europe centrale ont pris une avance considérable dans le domaine de la rationalisation administrative; dans les pays latins, au contraire, les classements d'archives demeureront jusqu'à nos jours très difficiles et la tâche de l'archiviste beaucoup plus délicate ». L'analyse de M. Bautier s'applique sans conteste au passé, mais sans adopter la rigueur de la Registratur des pays d'Europe centrale, l'administration française abandonne de plus en plus la pratique du « chrono » où les lettres les plus insignifiantes, comme les plus importantes,-quand elles s'y trouvent-, sont rangées par ordre de départ ou d'arrivée. Les services classent de plus en plus leurs papiers par dossiers d'affaires et ce n'est pas sans surprise que l'on constate parfois que ce sont les archivistes qui tentent de maintenir dans l'administration cette pratique désuète du « chrono ». La tenue en est de plus en plus confiée, là encore, à un personnel subalterne, tandis que les services d'Organisation et Méthode, d'où les archivistes ne devraient jamais être absents, élaborent de savants et ingénieux cadres de classement. La conservation de «chronos », outre qu'elle encombre les archives de bordereaux d'envoi, de formules de politesse, d'accusés de réception, de documents envoyés ou reçus « pour information » et n'est donc, par conséquent, pas plus économique, bien souvent, que la conservation des dossiers, ne se présente-t-elle pas, à notre époque, comme une fuite devant nos responsabilités d'archiviste ?
Ni la conservation des « chronos », ni celle des registres d'ordre, ni celle des cartes perforées, ni celle des statistiques, ni celle des documents récapitulatifs, qui s'imposent parfois, ne constituent la panacée qui permettra à l'archiviste de massives et faciles éliminations. N'existe-t-il donc pas de documents privilégiés dont la conservation dispense de s'encombrer de la masse de ce, archives d'exécution ? Le règlement des Archives départementales nous offre une troisième règle, qui sera peut-être la clef de nos problèmes.
3. « Peuvent être supprimés en principe... les papiers qui ne présentent qu'un intérêt temporaire, lorsque le temps pendant lequel ils pouvaient être utiles est écoulé. »
Il ne s'agit pas là des « papiers de corbeille », c'est-à-dire des notes informes, des références quasi « chiffrées », des ébauches sans suite, des brouillons que les administrateurs, d'après le règlement des Archives, devraient éliminer d'eux-mêmes et que les archivistes souhaiteraient ne pas trouver dans les dossiers indûment gonflés. Le règlement vise plutôt, par ce conseil, les documents préparatoires, tels que les notes. appuyant telle ou telle proposition budgétaire, les fiches budgétaires elles-mêmes, en double ou triple exemplaire, ou les documents préparés pour l'impression. Il faut se débarrasser d'une certaine optique littéraire. Le manuscrit, avec le bon à tirer, d'un budget départemental par exemple n'est pas plus intéressant que l'exemplaire imprimé distribué, avec la caution du préfet, à des centaines de personnes: les corrections n'y révèlent aucune amélioration de pensée ou d'expression, ce ne sont que des précisions ou des suppressions d'erreur et les différences qu'on pourra relever entre le manuscrit et l'imprimé devront toujours être corrigées publiquement.
Au demeurant, ces documents n'encombrent guère les Archives et ne se trouvent pas dans les tas que l'on propose à l'archiviste. Il n'en est pas de même des « doubles », et l'archiviste serait parfois tenté de condamner le principe même de la duplication. Qu'un administrateur, sachant qu'il aura besoin de plusieurs exemplaires d'une décision ou d'une lettre, utilise pour cela, par prévoyance, tous les moyens de multiplication que la technique moderne met à sa disposition, ne doit pas nous surprendre; habituons-le à considérer ces « doubles » qu'il n'utilisera d'ailleurs pas tous, comme des instruments de travail au même titre que ses crayons et ses gommes ou, mieux, au même titre que les formulaires imprimés dont il dispose; en conséquence il devra les ranger dans des « magasins » ou dans des « dossiers de travail », tout à fait différents des « dossiers de principe » qu'il constituera de pièces uniques concernant l'affaire traitée et qu'il devra un jour verser aux Archives.
Un autre effort de formation est nécessaire: il faut habituer les administrateurs àne pas considérer comme documents à verser aux Archives les « dossiers de documentation » constitués uniquement d'archives imprimées ou d'extraits de journaux ou de revues qui se trouvent dans toutes les bibliothèques. Il ne s'agit évidemment pas d'éliminer les coupures de presse ou les imprimés quand on les trouve mélangés dans les dossiers à des pièces uniques résultant des fonctions ou des activités propres du service qui a constitué les dossiers. En revanche les lois, décrets ou arrêtés, découpés dans le Journal officiel par exemple et classés méthodiquement, peuvent rendre les plus grands services aux administrateurs mais ne sont en aucun cas à verser aux Archives.
N'encombrons pas non plus les Archives de ce qu'on pourrait appeler « les doubles par extrait ». Ainsi les services de l'Urbanisme de la Préfecture de la Seine délivrent, à la demande du propriétaire, du locataire ou du candidat àl'achat d'un appartement ou d'un immeeuble, un « certificat d'urbanisme » qui relève toutes les charges présentes ou à venir de l'immeuble ou de l'appartement en question. Ce certificat d'urbanisme est rédigé, par extraits, à l'aide des dossiers de principes généraux, des décisions d'alignement, des plans d'urbanisme, etc., qui constituent les archives propres du service. Un double de cette expédition, classé topographiquement, est conservé par le service, non seulement pour éviter de refaire toutes les recherches si, quelque temps plus tard, une autre personne demande un certificat d'urbanisme concernant le même immeuble ou le même appartement, mais encore afin que l'administration puisse fournir la preuve de la qualité et de la quantité des renseignements qu'elle a donnés à un correspondant, qui, sans être de mauvaise foi, peut avoir mal compris le document qu'il a reçu. Il semble que l'on puisse éliminer sans inquiétude ces « certificats d'urbanisme » comme nous le faisons des doubles d'expéditions de jugernents ou des extraits de casier judiciaire quand nous recueillons les documents des greffes des tribunaux.
Ces « doubles par extraits » ne constituent pas plus, à proprement parler, les archives des services que les « chronos » de documents reçus « pour information » et que les administrateurs conservent parfois très soigneusement, bien qu'ils ne leur aient donné aucune suite. Ce sont ces pratiques que voulait sans doute stigmatiser Albert Camus par cette réflexion d'un des personnages de L'État de siège: « Monsieur l'Alcade, faites établir ce certificat en treize exemplaires. -Treize ?-Oui, un pour l'intéressé et douze pour le bon fonctionnement ». Que cette boutade ne nous égare point. Qu'un service, qui vient d'accorder un permis de construire de cinq cents logements par exemple, fasse rédiger, comme c'est le cas dans le département de la Seine, vingt-huit exemplaires de cette décision pour en prévenir les Services techniques de voirie, les Ponts-et-Chaussées, l'Enseignement, les P. et T., la S.N.C.F., etc., cela ne doit pas nous surprendre. La plupart du temps les administrations touchées sont concernées par cette autorisation et devront, à partir de ce permis, ouvrir des dossiers de travaux rendus ainsi nécessaires.
Mais il est vrai que certains administrateurs, et même, disons-le, certains archivistes, s'encombrent de collections de documents dont on leur a fait « le service » et qu'ils gardent bien soigneusement dans un esprit de conservation mal compris. Que les archivistes prêtent attention au fait que bien souvent les administrations se considèreront comme quittes vis-à-vis des
Archives et procèderont à des destructions occultes, parce qu'elles auront fait de temps à autre à l'archiviste le « service » de quelques décisions jugées par elles plus importantes. Pour un service administratif, une collection d'actes ne constitue des archives que lorsqu'il s'agit de la collection des décisions prises par le service lui-même. N'hésitons donc pas à détruire les collections de circulaires sans suite, «reçues pour information » et conservées dans les services, car, outre le fait que la collection ressort plus aux activités du bibliothécaire que de l'archiviste, l'unité de base pour le traitement des archives modernes est, comme nous l'avons dit, dans la plupart des cas, le dossier et non la pièce.
Or il n'a été jusqu'ici question que des pièces en double, mais on trouve aussi dans les administrations des dossiers en double ou plutôt des dossiers parallèles. Prenons l'exemple du dossier concernant la reconstruction des Archives de la Seine; il est possible qu'il n'en existe qu'un à la Direction des Archives de France; en tout cas à la Préfecture de la Seine, on en trouvera un certain nombre, d'abord à la Direction des services d'Archives, ensuite au Cabinet du Préfet, à la Direction des Finances, à la Direction de l'Urbanisme, qui accordera le permis de construire, enfin à la Direction de l'Architecture, qui sera chargée des travaux. Remarquons tout de suite que ces dossiers, qui renferment un grand nombre de pièces communes, ne sont pas tout à fait identiques, car, si chaque service a constitué un dossier, il lui a imprimé, eu égard à ses propres fonctions, une marque particulière qui sera, par exemple, ou technique ou financière. De même certaines administrations n'ont que des activités de contrôle, les dossiers qu'elles conservent n'ont aucun caractère original: les dossiers des Offices d'H.L.M. de certaines communes de banlieue se trouvent par exemple à la mairie de la commune, mais aussi à la Direction de l'Habitation et à la Direction des Affaires départementales et générales. On pourrait multiplier les exemples: on rencontre des dossiers d'inscription au tableau départemental d'agrément des ingénieurs et techniciens à la Direction de la Préfecture chargée des Affaires départementales et générales, mais aussi dans les Services des Ponts-et-Chaussées et de l'Enseignement et dans les Directions départementales de l'Agriculture, de la Construction et de la Santé. Arrêtons-nous à un cas très simple: chaque unité administrative établit, pour des raisons de commodité tout à fait légitimes, ses propres dossiers de personnel, mais il est évident que le véritable dossier se trouve dans le service chargé du recrutement et de la carrière du personnel en question; les autres pourront être éliminés sans regret.
Avant d'aborder le problème délicat du traitement de ces dossiers parallèles et pour en terminer l'analyse, remarquons que la multiplication de ces « dossiers d'exécution » résulte de la démultiplication des tâches administratives. Il en découle qu'ils n'ont, n'hésitons pas à le dire, qu'un intérêt temporaire: les dossiers du personnel, dans l'unité administrative auquel il est affecté, ressent d'être utiles à partir de la mise à la retraité; il en est de même des dossiers d'inscription au tableau d'agrément des ingénieurs et techniciens que l'on trouvera dans les services des Ponts-et-Chaussées par exemple une fois approuvés les comptes et les travaux des Offices d'H.L.M., la conservation des dossiers à la Direction des Affaires départementales et générales ne s'impose pas plus que celle du dossier de reconstruction des Archives à la Direction de l'Urbanisme, quand celle-ci a accordé le permis de construire; on peut même dire que le dossier de cette reconstruction, constitué à la Direction des Finances, ne présente pas un intérêt primordial, lorsque les travaux ont été payés, car il est évident que des dossiers parallèles plus complets conserveront tout de même quelques traces de ce financement. Si l'intérêt transitoire de ces dossiers pour l'administration ne fait pas problème, en est-il de même pour les Archives ?
Il paraît vraiment impossible de conserver ces diverses séries de dossiers parallèles. On pourrait penser à reconstituer un dossier complet « idéal » à partir des pièces conservées dans chaque dossier; mais cette reconstitution présenterait des difficultés pratiques quasi insurmontables; il est impossible d'autre part de fixer la date de cette reconstitution, les divers services ne pouvant, pour des raisons tout à fait légitimes, se dessaisir de leurs dossiers à la même époque. De plus, n'hésitons pas à dire, avec M. Bautier, que dans bien des cas ce serait « une hérésie archivistique. On doit s'abstenir formellement de mêler les dossiers des (divers) fonds, comme l'ont trop souvent fait des archivistes du temps passé, qui ont uni fonds de la Préfecture et de l'Inspection académique, fonds de la Préfecture et des Domaines, voire, comme je l'ai vu dans un département de l'Ouest, le fonds du bureau des Cultes de la Préfecture avec celui de l'Évêché ».
En revanche, il est possible (et c'est ce que nous avons fait aux Archives de la Seine), d'entreprendre une enquête pour déterminer le nombre et la qualité de ces dossiers parallèles et l'exemplaire qui devra être conservé comme étant celui qui réunit le plus d'informations et le plus de renseignements sur tous les aspects sous lesquels le problème, qui a donné naissance à un dossier, pouvait être envisagé. Là encore, il n'y aura pas de solution idéale; l'archiviste devra pratiquer un choix, prendre une décision qui ne s'imposera pas à tous mais à laquelle il aura réfléchi et dont il pourra rendre compte le cas échéant.