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Table des matières
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V. - La pratique des éliminations aux archives de la Seine.
Telle a été en effet notre préoccupation, pendant ces dernières années, aux Archives de la Seine: ne pas nous laisser prendre par les papiers, mais mener une politique générale que l'on puisse définir, exposer et justifier, si besoin en était. Elle a été exprimée par M. Pérotin dans les diverses publications que j'ai citées plus haut; je ne ferai que la résumer en évoquant rapidement quelques réalisations auxquelles la confiance de M. Pérotin m'a appelé à participer.
D'abord, en essayant de prendre part aux travaux des services d'Organisation et Méthodes, nous avons tenté, au cours d'un certain nombre de causeries et de conférences, de donner une formation « archivistique » aux administrateurs, de les appeler à la réflexion sur l'usage qu'ils font de leurs papiers et sur l'aide que pourrait apporter à leur action une « politique des Archives », définie avec eux en tenant compte de leur avis et de leurs suggestions. Chaque fois que nous abordions ces problèmes nous avons rencontré un auditoire attentif, parfois passionné et toujours compréhensif. A notre époque d'éducation permanente, les administrateurs ne demandent qu'à perfectionner leurs méthodes, à comprendre les préoccupations et les responsabilités des fonctionnaires avec lesquels ils sont appelés à travailler, àconnaître ce qui se pratique en France, mais aussi à l'étranger, sachant bien que, pour une certaine période encore, une prospective pour l'amélioration des pratiques administratives se bornera à l'étude de ce qui se fait dans les pays arrivés à un stade de développement supérieur, sinon comparable au nôtre.
A la suite de ces causeries et conférences et des études entreprises à ce sujet, s'est imposée aux Archives de la Seine une politique de développement des dépôts intermédiaires dont la première réalisation s'ouvrit, dès juillet 1962, à la Direction de l'Habitation. L'initiative des dépôts intermédiaires ne revient pas malheureusement aux archivistes; il y a déjà longtemps que les administrations, devant le refus des archivistes ou leur incapacité à traiter leurs archives, se sont débarrassés de leurs papiers en les entreposant dans de vieilles casernes, dans des forts désaffectés, dans des garages ou des usines à l'abandon. Il est maintenant nécessaire que les conservateurs d'archives fassent le recensement et l'inventaire de tous ces dépôts plus ou moins occultes et ensuite leur donnent une organisation qui satisfasse à la fois les archives et les administrations. Il s'agit en fait d'entreposer économiquement, mais sainement, dans des locaux inutilisables pour des bureaux ou pour l'habitation (caves, greniers, soupentes, anciens magasins, etc.), des masses de papiers administratifs Il est anormal, par exemple, que des dépôts d'archives, de construction coûteuse, s'emplissent de documents qui devront être éliminés à terme mais qui doivent être conservés pour des raisons administratives; il est de même regrettable que les administrations étouffent sous la masse des papiers qu'elles utilisent peu souvent et qui embarrassent les bureaux quand ils ne prennent pas la place des administrateurs. D'autre part certains documents, destinés à une conservation perpétuelle, ne sont pas encore communicables pour des raisons diverses; ils pourraient utilement a vieillir dans des dépôts intermédiaires en attendant leur classement définitif et leur inventaire. M. Pérotin s'est expliqué sur l'utilité et la pratique des dépôts intermédiaires; je ne puis que renvoyer à ce qu'il a écrit à ce sujet .
Le développement et l'amélioration de l'usage des dépôts intermédiaires s'inscrivaient dans une politique plus générale de recensement et de reconnaissance des papiers administratifs. M. Pérotin m'a chargé en 1962 de mener une enquête quantitative auprès des services administratifs, relevant, pour leurs papiers, de la Direction des services d'Archives de la Seine; nous avons laissé de côté, pour des raisons pratiques ou d'opportunité, un certain nombre de grandes administrations, comme la Préfecture de Police, l'Assistance publique, la Chambre de Commerce, la Caisse primaire de Sécurité sociale de la Région parisienne, etc., soit que leur statut, du point de vue des archives, ait été mal défini, soit que la conservation de leurs documents ait déjà fait l'objet d'études plus ou moins satisfaisantes, soit, avouons-le, que nous ayons su devoir nous trouver en face de problèmes que nous ne pouvions alors résoudre. Deux questions furent posées aux administrations: 1) Quelle est la masse actuelle de vos papiers ? 2) De combien s'accroît-elle chaque année ? Les réponses à la première question indiquaient un total de 600 kilomètres linéaires et les services interrogés accusaient un accroissement annuel de 75 kilomètres linéaires. La Caisse primaire de Sécurité sociale de la Région parisienne que, rappelons-le, nous n'avions pas interrogée mais qui, ayant entendu parler de notre enquête, est venue d'elle-même nous consulter, a avoué, pour elle seule, un accroissement de 400 kilomètres linéaires par an. Notre intention était de renouveler cette enquête chaque année: il nous aurait ainsi été possible, grâce aux variations, de déceler rapidement les services « en expansion », tant au point de vue administratif que du point de vue des archives. Cependant, pour diverses raisons, cette enquête n'a été reprise qu'en 1964 et nous devions constater, étant donné les marges d'erreur, que les chiffres ne différaient guère d'une année à l'autre: la masse des papiers administratifs ne s'élevait plus qu'à 500 kilomètres linéaires; en revanche les services accusaient un accroissement annuel de 90 kilomètres linéaires.
Ces chiffres auraient pu nous inciter au découragement, mais nous avons pris très vite conscience que nous nous trouvions là, la plupart du temps, en face de papiers d'exécution, que la démultiplication des responsabilités administratives entraînait, comme nous l'avons dit plus haut, une véritable inflation de papiers, et qu'une évaluation raisonnée de la masse de ces documents nous conduirait à en éliminer, sans difficultés, près de go %. Une enquête qualitative s'imposait donc; on ne pouvait évidemment procéder par sondages, comme pour les enquêtes sociologiques, mais il fallait entreprendre systématiquement et soigneusement, en usant de la rigueur de la méthode chartiste, la visite, direction par direction, bureau par bureau, des administrations productrices de papiers, afin d'identifier « à la source » les documents sur lesquels la législation en vigueur donne aux conservateurs d'archives droits de vie et de mort. C'est ce que nous avons commencé à faire. A la suite de chaque visite un procès-verbal est rédigé, qui décrit les tâches administratives du service étudié, et les séries de dossiers qui en découlent et que nous avons vues dans les bureaux et les locaux qui en dépendent. C'est évidemment une tâche de longue haleine qui pourrait donner, à certaines conditions, des résultats assez satisfaisants. Il serait d'abord souhaitable qu'une telle enquête fût menée en équipe; la confrontation et le dialogue sont toujours bénéfiques. Ensuite il conviendrait que les services départementaux d'archives, qui se sont livrés, chacun de leur côté, à une telle enquête, se communiquent leurs résultats et leurs réflexions. De plus, les conclusions qu'ils tireraient de leurs travaux et de leurs réflexions gagneraient à être confrontées aux enquêtes du même genre menées par les «missionnaires » dans les administrations centrales. Les services départementaux ne font en effet qu'appliquer une politique définie par les ministères dont ils relèvent, et les papiers que nous traitons ont reçu naissance de circulaires issues de l'administration centrale; d'autre part ce que j'ai appelé une « politique de conservation hiérarchisée », suivant les lieux de conservation, permettrait l'élimination de nombreux dossiers en double ou parallèles. Enfin cette enquête devrait être reprise périodiquement, suivant un plan portant sur plusieurs années, afin de lui apporter les corrections qu'impose l'évolution inévitable de l'administration.
Toutes ces tentatives de définir et de mener à bien une politique cohérente n'ont pas toujours rencontré les mêmes succès, quelques-unes, comme nous venons de le voir, demandent même un certain temps pour aboutir. Or il fallait bien faire face aux situations urgentes et il n'était pas possible de demander aux administrateurs de conserver intacte la masse de leurs papiers, en attendant qu'ils aient reçu la bonne parole... archivistique et que soit terminée l'enquête qualitative que nous avons entreprise. En nous inspirant, répétons-le encore une fois, des travaux de NI. Schellenberg, nous avons mis sur pied une méthode d'éliminations, qui nous permet de parer au plus pressé et d'attendre que soit définie et arrêtée une politique satisfaisante des archives modernes.
Lorsqu'un service administratif désire se débarrasser de papiers dont il n'a plus besoin, il saisit le directeur des services d'archives par une note qui doit donner sommairement la masse, l'identification et la date des dossiers à recevoir ou àéliminer. Car, en règle générale, nous nous refusons, dans la mesure du possible, àtraiter des tas informes et non identifiables. De plus cette note est le point de départ d'investigations de routine: la lecture du Bottin administratif ou de l'annuaire départemental nous permettra de situer le service concerné dans la hiérarchie administrative, et de relever le nom de son chef; nous n'admettons pas en effet d'être reçu par une dactylo ou un commis d'ordre, qui se révèleraient incapables de nous révéler le fonctionnement du service et les papiers qui en résultent. Quelques recherches nous permettent de savoir quelle fut, dans le passé, la politique des Archives à l'égard de ce service: inspection, élimination ou accueil de versements; il serait dommage en effet d'interrompre des séries commencées. Enfin s'impose la lecture de la réglementation en vigueur, mais nous avons vu qu'elle ne nous apporte pas toujours l'aide souhaitée.
Tous ces travaux préliminaires, quelles que soient par ailleurs nos occupations, ne doivent pas demander plus de huit jours afin de nous présenter au chef de bureau dans un délai convenable. Nous demandons à celui-ci de nous expliquer toutes ses charges et ses responsabilités et de nous énumérer toutes les catégories de dossiers qui en découlent, enfin, mais seulement, après ce préambule, il nous montrera tout particulièrement les dossiers dont il veut se débarrasser. Même si nous arrivons à nous faire assez rapidement une idée sur l'intérêt des papiers en question, nous nous sommes donné comme règle de ne jamais prendre une décision de versement ou d'élimination, sur place et sans prendre quelque délai, premièrement afin de nous imposer par cette discipline, le temps de la réflexion, deuxièmement afin d'éviter là pression des administrateurs sur notre choix.
Car, comme nous l'avons répété maintes et maintes fois, il y aura toujours un choix à faire, une décision à prendre. Pour éclairer notre choix, nous avons pris l'habitude, aux Archives de la Seine, de nous poser un certain nombre de questions, auxquelles nous nous imposons de répondre, même si nos réponses révèlent perplexité et embarras.
Ces informations d'autre part sont-elles d'ordre général ou bien concernent-elles des particuliers ? Il parfaitement légitime d'accueillir des documents pour les informations d'ordre individuel qu'ils présentent, mais il faut le faire en toute connaissance de cause.
Cette dernière question nous ramène aux appréciations subjectives, que nous aurions voulu éviter le plus possible mais qui sont inévitables, et, avouons-le, nous arrivons rarement à répondre de façon satisfaisante à toutes les questions que nous nous posons. Mais celles-ci nous ont aidés à réfléchir et préparer notre décision qui sera, comme nous l'avons dit, toujours arbitraire par la force des choses. C'est pourquoi nous avons jugé nécessaire d'assumer pleinement, dans le présent et devant l'avenir, cet acte irréparable que nous commettons en éliminant des papiers. Nous dressons un véritable procès-verbal de nos réflexions en rédigeant un bordereau d'élimination qui rend compte de la qualité et de la quantité des documents éliminés et des raisons qui ont motivé notre décision.
Ce bordereau d'élimination est, je crois, le point d'aboutissement indispensable de toute action archivistique dans la masse des papiers modernes. C'est le seul moyen de mettre en pratique le fameux principe du « respect de l'intégrité des fonds ». En nous rappelant la définition d'un fonds donnée par le Lexicon of Archive terminology (n° 91), - « un ensemble de documents dont l'accroissement s'est effectué dans l'exercice des activités d'une personne physique ou morale » -, nous remarquerons qu'il est impossible à l'archiviste moderne, étant donné la prolifération des papiers administratifs, de fournir intacts aux historiens tous les fonds qu'ils seraient en droit de réclamer. Mais l'archiviste se doit, répétons-le, de rendre compte de la composition du fonds qu'il a trouvé, des modifications qu'il a dû lui faire subir et en particulier des éliminations qu'il y a pratiquées. Celles-ci seront donc recensées très précisément, en dressant une liste aussi exhaustive que possible, sans crainte d'entrer dans le détail, des différentes catégories de dossiers, ou même exceptionnellement d'actes, qui ont été mises au pilon. Il est indispensable de même d'en donner une évaluation chiffrée, peut-être même de chaque catégorie Dans la mesure du possible il est aussi souhaitable de fournir des indications précises sur les documents voisins ou parallèles qui permettront de remédier à la disparition des dossiers pilonnés. La réunion de ces bordereaux d'élimination et des bordereaux de versement, accompagnés de la correspondance qui les a précédés, permettra à l'historien de reconstituer, au moins par la pensée, l'histoire et la composition du fonds qu'il aurait souhaité étudier dans son intégrité. Ainsi il n'ignorera rien des papiers qui se trouvaient naguère à côté des documents qu'il consulte; il est possible et même probable, comme nous l'avons déjà dit, qu'il nous reproche amèrement nos destructions, mais il nous rendra cette justice que nous ne les lui avons pas cachées, que nous les avons comptabilisées et que nous lui avons indiqué, dans la plupart des cas, les moyens d'y suppléer.
« Si c'était pour en arriver là, disait un refrain de notre enfance, c'était pas la peine de chanter cela ». Je suis un peu conscient de n'avoir rien dit d'original, d'avoir enfoncé pas mal de portes ouvertes et enfin d'avoir posé plus de questions que donné de réponses. Me pardonnera-t-on d'avoir rappelé quelques règles de bon sens et quelques exigences qui s'imposent ? Si cet article pouvait inciter quelques archivistes français à se pencher à nouveau sur la question des éliminations pour réfléchir sur leurs pratiques et faire quelques propositions, j'estimerais avoir atteint mon but. En 1956, Don José de La Pena, directeur de l'Archivo General de Indias (Séville), constatait qu'en somme, en dépit des règlements les plus divers, les archivistes ne sont en aucun pays pleinement satisfaits des méthodes suivies dans leur pays pour l'élimination des papiers... Il serait souhaitable, sur le plan international, de créer au sein de l'UNESCO une sous-direction permanente pour l'étude des éliminations. Mais surtout sur le plan national, il est indispensable de constituer une «Commission pour la Conservation des Documents de l'Histoire » formée d'archivistes spécialement qualifiés, de représentants expérimentés des administrations, des délégués des instituts de normalisation et de planification du travail administratif et d'historiens de diverses disciplines (histoire économique, sociale, histoire du droit, de l'art, etc.) ayant la pratique des archives. Cette commission aurait pour tâche d'établir la liste des organismes dont les papiers sont susceptibles d'être considérés comme une source historique éventuelle, de s'informer sur les règles suivies par ces organismes dans la formation de leurs papiers, de les conseiller sur l'emploi des papiers, encre, etc., à utiliser en vue de la conservation des documents enfin d'établir la liste des types de papiers susceptibles d'être détruits ou né présentant pas de valeur historique » . Je n'ai point qualité pour reprendre à mon compte ces vœux et pourtant raisonnable. Qu'il me soit permis cependant de les rappeler ici. D'autre part, devant la difficulté de réunir pour un travail prolongé et fructueux et qui devrait, à mon avis, être permanent, des administrateurs, des conseillers en organisation du travail et des historiens de toutes les disciplines, ne serait-il pas plus simple; comme le souhaitait déjà en 1953 M. Bautier, de mettre sur pied un Comité restreint de deux ou trois archivistes dirigés par un Inspecteur général des Archives (ou collégialement par tous les Inspecteurs généraux des Archives), qui étudierait successivement ces questions avec les représentants de chacune des grandes administrations » et, ajoutons-le, avec les historiens de toutes les écoles ? Ce bureau d'études, qui, pour être efficace, devrait connaître des services nationaux comme des services régionaux ou départementaux, rendrait les plus grands services àtous les archivistes et pourrait travailler à la définition d'une politique générale des Archives modernes.
Pierre BOISARD,
conservateur aux Archives
de la Seine et de la ville de Paris.
L'évaluation des archives contemporaines
par
Åke KROMNOW
1.
Introduction
2. La raison de l'évaluation des archives. Le
flot énorme de documents et ses conséquences économique
3. L'organisation du tri et des éliminations
4. Distruction en presence de documents de
remplacement ('substitution')
5. L'évaluation des documents ayant un
caractère unique. Généralités
6. La conservation des échantillons d'années,
documents, archives, etc.
7.
La methode 'turnus'
8.
Échantillonnage regional
9. Echantillons statistique aleatoires
10. Méthodes d'évaluation conjuguées.
Destruction considerée du point de vue de l'ethique
11. Évaluation et destruction des documents
lisibles par machine
12.
Resultats et controle
L'évaluation des archives modernes constitue l'un des problèmes les plus importants et délicats de la science archivistique. Cette question a fait l'objet de nombreuses discussions dans les manuels et les journaux spécialisés dans les questions d'archives et d'histoire. Néanmoins, le nombre d'articles ou d'ouvrages consacrés àl'évaluation des archives n'est pas proportionnel à l'importance du sujet. La cause de cette apparente négligence peut probablement être attribuée à une diversité de raisons. Les difficultés de trouver des normes objectives pour les besoins de l'évaluation, la tendance à aborder les problèmes d'un point de vue pratique plutôt que théorique et, naturellement, les limites imposées par le bagage intellectuel et scientifique des archivistes eux-mêmes ont certes joué un rôle qui n'est pas négligeable.
La terminologie utilisée dans le domaine des archives est, comme on le sait, très variée. Les experts des différents pays éprouvent eux-mêmes des difficultés àcomprendre les notions et les termes utilisés par leurs homologues. Les différences qui existent entre les pays en matière d'organisation conduisent souvent à des malentendus.
A cet égard, il convient de souligner que la possibilité de trouver des normes acceptables pour l'évaluation des archives contemporaines dépend de la tradition gouvernementale et dés habitudes administratives particulières à chaque pays. C'est pourquoi il est difficile de tirer des conclusions générales de l'expérience d'un pays quelconque.
Conformément aux recommandations formulées par les organisateurs du Congrès, le document original s'est inspiré des éléments ci-après :
Les références faites à l'égard des conditions existant dans certains pays sont, à moins d'indications contraires, fondées sur les réponses au questionnaire.
La place importante occupée par la question de 'l'évaluation des archives contemporaines' dans le programme du Congrès est la conséquence naturelle de la croissance énorme des documents d'archives intervenue au cours de ce siècle. La société moderne est plus que jamais tributaire de recherches et d'information. Une quantité telle d'information est requise, produite et consommée, notamment par les pays évolués, que le concept d' 'explosion de l'information' est devenu une réalité concrète non seulement pour le spécialiste de l'information et le bibliothécaire, mais également pour l'archiviste. L'accroissement de ce flot de documents est favorisé notamment par l'utilisation de techniques de reproduction modernes. C'est ainsi qu'un rapport peut exister en plusieurs dizaines d'exemplaires dans un organisme ou un établissement commercial. Dans certains cas, la production d'archives s'est développée à tel point qu'elle a presque revêtu des proportions industrielles. Ce problème de production massive pose, à bon droit, un dilemme capital à l'archiviste.
On a émis l'opinion selon laquelle la croissance des archives de papier pourrait être réduite grâce à l'utilisation de nouveaux supports d'information occupant moins de place : microfilms, rubans magnétiques, etc. C'est peut-être le cas de certains organismes et services qui disposent d'importantes archives 3. Par ailleurs, cette tendance fait l'objet d'une obstruction simultanée du fait de l'extrême rapidité avec laquelle l'ordinateur fournit ces résultats. Les moyens d'information eux-mêmes ont contribué à cette forte augmentation de la quantité d'information. Loin d'avoir réduit le besoin de procéder à l'évaluation des archives, les nouveaux supports d'information l'ont au contraire accru. Nous sommes encore loin d'une 'société sans papier'. L'ordinateur et les supports électroniques de l'information ont rendu l'évaluation encore plus compliquée. Aucun gouvernement ne peut ou ne désire consacrer les fonds nécessaires pour conserver toute cette masse d'information. A terme, le flot de papier doit être endigué et canalisé grâce à des programmes rationnels d'élimination et de destruction soigneusement planifiés.
Ce qui a été mentionné précédemment peut être maintenant illustré par quelques chiffres. La Suède et la Finlande estiment que le coût annuel de stockage correspondant à un mètre de rayon d'archives de type classique serait légèrement supérieur à 5 dollars. Etant donné que les Archives de l'Etat en Suède s'enrichissent d'environ 40.000 mètres de rayons par an, le Gouvernement devrait dépenser environ 200.000 dollars par an pour stocker la totalité des documents. Avec le temps, ces coûts pourraient être encore plus élevés.
Outre la rentabilité liée à l'élimination des documents, il y a lieu de noter l'avantage indiscutable que présentent la main-d'oeuvre et les locaux ainsi rendus disponibles pour être utilisés à d'autres fins. Il convient de mettre spécialement l'accent sur les avantages indirects offerts par l'évaluation et la destruction en permettant la mise en place d'un meilleur système d'acquisition des archives ; l'information inutile et encombrante étant détruite. Les bandes magnétiques présentent l'intérêt de pouvoir être utilisées plusieurs fois. La Pologne a déjà signalé l'économie qui pouvait être réalisée grâce au recyclage des archives et documents éliminés.
Il n'est naturellement pas très agréable pour un archiviste, comme l'a exprimé Meyer H. Fishbein, "de peser sur la même balance les coûts et les avantages culturels". Il n'en reste pas moins que les archivistes comme les chercheurs doivent faire face aux réalités. En règle générale, chaque fonds d'archives doit avoir pour objectif de réduire le coût de la conservation de l'information à un niveau raisonnable, et ceci au moyen d'un système d'évaluation et de destruction sainement conçu et exécuté.
3. L'organisation du tri et des éliminations
En ce qui concerne la priorité fixée par les services d'archives eux-mêmes pour l'évaluation des documents, les réponses ne sont pas très explicites. La grande majorité des pays accordent en principe une place primordiale àl'évaluation et à la destruction des archives publiques dans le cadre général du fonctionnement du système d'archives.
Les autorités archivistiques sont souvent soumises à de fortes pressions gouvernementales leur réclamant d'intensifier les destructions de documents àcause du gain financier qu'elles peuvent apporter à l'Etat. Dans ce contexte, il est surprenant que de nombreux pays n'affectent qu'un pourcentage relativement faible du personnel des archives aux opérations de tri et d'élimination. Les pays qui ont répondu au questionnaire possèdent généralement une réglementation générale ainsi que des règlements spécifiques qui peuvent être suivis par certains organismes et services. Les réponses indiquent également que les règlements ou nomenclatures qui déterminent ce qui doit être détruit ou conservé par un organisme ou groupe d'organismes constituent un instrument usuel utilisé pour régir les activités d'évaluation. Ces instruments sont appelés dans diverses langues : 'disposal lists', 'tableaux de tri' et 'Kassationpläne'.
La question de savoir s'il existe 'des statuts indiquant que certains types de documents devraient toujours être détruits' a suscité autant de oui que de non. Une catégorie particulière de documents a été indiquée, en dehors de ceux ayant un caractère courant, comme étant appelée à faire l'objet d'une destruction, à savoir certains types de registres de comptabilité (écritures comptables, etc.).
Cependant, la plupart des pays semblent avoir des règlements qui régissent les archives qui doivent être toujours conservées, notamment les dossiers personnels et les 'dossiers de politique générale'. Quelques pays, comme les Pays-Bas et la Suède suivent le principe général de préserver tous les documents publics dont l'élimination n'est pas expressément prévue par la loi i. Les responsables des archives de ces pays estiment que c'est la seule manière qui permette d'éviter la destruction de documents officiels précieux avant le versement aux archives. Ce principe toutefois crée le risque de préserver trop longtemps des documents éliminables.
4. Distruction en presence de documents de remplacement ('substitution')
Autrefois, la destruction était souvent limitée aux documents qui pouvaient être remplacés ou pour lesquels il existait, par ailleurs, des éléments de substitution. A cette époque, l'élimination des archives était considérée comme préjudiciable et l'on estimait que les documents de substitution devaient être aussi complets que possible. Les copies, duplicata et extraits pouvaient être détruits sans autre forme de procès. Bientôt, cependant, des jugements de valeur durent être formulés. Dans quelle mesure les documents de substitution doivent-ils être aussi complets que possible ? Les rapports journaliers et hebdomadaires pourraient-ils être éliminés si des rapports récapitulatifs mensuels existent ? Des reçus pourraient-ils être détruits si l'on conserve des registres détaillés de comptabilité ? Cette méthode retient toujours l'intérêt ; pourtant, on s'expose toujours au risque de perdre des détails concrets et que l'évaluation subjective des documents de substitution soit trop liée au facteur temps. Si les documents à mettre au rebut et ceux qui peuvent les remplacer ne sont pas détenus par le même service que celui qui est à l'origine des archives, il importe donc que les services d'archives maintiennent leur droit de regard sur les documents en question afin d'éviter toute erreur qui se traduirait par la destruction des deux types de documents.
Il est parfois peu judicieux d'éliminer les archives, même s'il existe des documents de substitution. Il pourrait en être ainsi de copies, d'extraits, etc., placés dans des dossiers dont l'élimination pourrait donner lieu à une réduction importante de la valeur de l'information contenue dans le document. Il peut s'avérer, par ailleurs, pratique de conserver des copies de lettres expédiées, classées en partie par ordre chronologique et en partie par sujet. La tenue de dossiers en double, comme c'est souvent le cas, peut être motivée pour des raisons d'accessibilité et de sécurité.
La méthode de substitution est avantageuse, du fait que l'archiviste n'a guère besoin de juger la valeur d'un document du point de vue de la recherche. Par contre, le chercheur est obligé de travailler avec un document qui a été abrégé.