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Table des matières
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5. L'évaluation des documents ayant un caractère unique. Généralités
Dès le début, la nécessité d'éliminer des documents a contraint l'archiviste à accomplir une tâche qu'il cherche à éviter, à savoir : la destruction d'archives qui sont irremplaçables. Dans ces circonstances, des jugements subjectifs s'avèrent décisifs. Au départ, il est peut-être suffisant de limiter les évaluations à ce qu'il est convenu d'appeler les archives courantes, par exemple, les registres portant sur l'achat de matériaux ou l'entretien de machines et de matériel. Ces documents ont pour particularité de contenir des renseignements qui traduisent des variations individuelles d'un modèle bien connu (Nilsson). L'élimination de ces documents permet d'économiser beaucoup d'espace. La décision de procéder à cette opération est chose facile, car les documents d'usage courant n'ont qu'une faible durabilité.
Le grand problème qui se pose aux archives aujourd'hui réside dans le fait que des documents contenant une bonne partie de données particulièrement uniques doivent être éliminés. Aussi, une évaluation compétente de la valeur actuelle et future des documents d'archives en matière de recherche est-elle requise.
L'ensemble de la structure de la science évolue à mesure qu'apparaissent de nouvelles sciences, méthodes et questions. A une époque antérieure, les documents que l'on considérait comme fongibles ou non durables, par suite de l'absence de demande ou de la croyance selon laquelle les éléments qui en constituaient la teneur étaient d'une utilisation par trop difficile, sont aujourd'hui activement recherchés par les historiens de l'économie quantitative et des sciences sociales. Les données globales revêtent aujourd'hui un intérêt spécial et peuvent être utilisées à l'aide de l'ordinateur. Comme c'est souvent le cas, notre jugement est influencé par l'époque à laquelle nous vivons.
Il apparaît impossible, même à l'archiviste, à l'historien, au fonctionnaire ou à l'homme politique le mieux informé et expérimenté, de prévoir quelle sorte de document sera nécessaire à l'avenir pour les besoins de la recherche i. La pratique qui a cours dans certains pays à choisir une ou plusieurs parties d'un document considérées comme 'précieuses du point de vue historique' afin de les conserver, est une méthode hasardeuse. Pourtant, ce mode de sélection est commun en ce qui concerne les archives traitant de 'personnes célèbres' ou de décisions juridiques ayant valeur de précédent.
Dans le présent exposé des problèmes de l'évaluation, deux idées principales peuvent être dégagées : une ferme conviction à l'égard du jugement de l'archiviste fondée sur l'expérience, et un désir de trouver des critères plus objectifs en matière d'évaluation et de destruction des documents . Parmi les Européens qui sont particulièrement critiques du crédit accordé par l'ancienne génération à l'intuition de l'archiviste pétri d'érudition - ce qu'il était convenu d'appeler son 'Fingerspitzengefühl' - se trouve le Professeur Hans Booms de Coblence. Il souhaite l'adoption d'une théorie objective de l'évaluation. Comme c'est souvent le cas, ces deux idées renferment une bonne part de vérité. Les connaissances et l'expérience qu'a l'archiviste de la nature des questions historiques sont inestimables pour l'évaluation. Pourtant ces connaissances ne sont pas suffisantes à long terme. Conscient qu'il est de ses propres limitations, il lui faut rechercher davantage de normes objectives pour l'évaluation des archives. Une certaine dose de subjectivité ne saurait cependant être omise.
Malheureusement, la limite du présent exposé ne permet pas de donner un compte rendu du débat, que l'on trouve notamment dans les écrits allemands, concernant les possibilités de parvenir à une idéologie de l'évaluation objective. Les représentants des pays socialistes prétendent que la question de l'évaluation ne peut être résolue que sur le plan de la dialectique et du matérialisme historique. La position de l'organisme qui est à l'origine des archives à l'égard du développement de la société, et de sa place dans la hiérarchie administrative, revêt une grande importance pour l'évaluation des archives. Le système a permis à la plupart des pays socialistes de créer des groupes particuliers d'institutions, dont les archives sont soumises ou non au transfert à la garde de l'Etat. Il semble que ce soit principalement les archives des grandes administrations centrales qui soient conservées.
Les écrits publiés en Allemagne ont examiné la possibilité de juger la valeur des archives en fonction de leur utilité ou de leur structure. Ail semble cependant que ces théories n'aient pas bénéficié de la faveur générale. Hans Booms a fait une autre tentative intéressante visant à se dissocier des points de vue spéculatifs et idéologiques. Ail recommande de conserver - après une étude fondamentale - les archives considérées comme ayant de la valeur, en fonction des normes et critères qui avaient cours àl'origine des documents. Or, cette méthode comporte une difficulté inhérente, en ce sens que certains phénomènes, tels que les effets des problèmes de l'environnement, ne sont constatés qu'à une date ultérieure ou après une très longue période de temps (Nilsson).
Plusieurs pays, la Belgique, le Canada, la Grande-Bretagne, la Pologne, la Hongrie et les Etats-Unis, entre autres, ont fourni des exemples du type de critères qu'ils utilisent pour l'évaluation des documents.
Le guide destiné aux préposés aux documents (A Guide for Departmental Record Officers) renferme treize "directives pour la sélection des documents appelés à faire l'objet d'une conservation permanente". Le Canada a attiré l'attention sur sa brochure intitulée Nomenclature et destination à donner aux documents (Records Scheduling and Disposal), qui énumère les différentes normes d'évaluation en fonction de critères administratifs, juridiques, fiscaux et de l'"intérêt des données d'information", cette dernière catégorie comprenant des documents d'intérêt historique. Aux Etats-Unis, la nomenclature générale des documents autorise l'élimination, après une période de temps spécifiée, des documents communs à plusieurs organismes fédéraux ou à l'ensemble de ceux-ci, et prévoit des plans généraux d'élimination des documents dont la description est donnée. D'autre part, ces nomenclatures générales spécifient également certains types d'archives communs à plusieurs organismes fédéraux ou àl'ensemble de ceux-ci qui devraient être conservés par les organismes qui en sont à l'origine et versés aux Archives nationales. Ces nomenclatures sont complétées par des plans de conservation des documents qui régissent la rétention sélective de certains documents ayant un intérêt permanent pour les organismes intéressés. Chacun de ces plans énonce les types de documents qui doivent être conservés. L'organisme est alors tenu d'identifier les dossiers spécifiques qui doivent être confiés aux Archives nationales. Ces dernières déclarent qu'elles ne procèdent plus à l'établissement de plans de conservation des documents mais que les plans déjà arrêtés continuent d'être appliqués. Les Archives nationales promulguent cependant une nomenclature générale concernant les documents permanents.
La Pologne a fait état des critères suivants :
En ce qui concerne le point a) seuls 1 à 2 pour cent des quelques 10.000 organismes qui sont à l'origine de documents produisent des matériaux ayant un intérêt permanent. D'une manière générale, les archives d'organismes fondamentaux ne présentent un intérêt que lorsqu'elles proviennent de régions ayant des traditions historiques, une grande importance économique, etc. Les experts de l'Union Soviétique emploient des critères analogues pour l'évaluation des archives. Dans le rapport mentionné ci-dessus que F.I. Dolgih a présenté au Congrès des archives, et auquel on peut se référer pour plus de détails, il cite les critères fondamentaux suivants, utilisés pour déterminer l'intérêt des archives en Union Soviétique :
A cet égard, la République fédérale d'Allemagne a émis certains doutes fondamentaux à l'égard des règles énoncées d'une manière schématique. Il n'en reste pas moins qu'elle établit un catalogue de réglementations générales destiné à son personnel et aux administrations locales, etc. (désigné sous le nom de fach-neutrale Aufgaben). La réponse du Danemark au questionnaire a indiqué que les documents tels que les fichiers personnels contenant des renseignements qui ont une importance juridique (naissance, décès, mariage, héritage, etc.) devraient être conservés.
Il semble relativement facile d'établir un système de critères en matière de sélection qui émane des fonctions politiques, administratives et judiciaires de l'Etat et de ses organes de communication avec les citoyens (dossiers personnels, dossiers juridiques, etc.). Par ailleurs, la destruction des éléments d'information détaillée contenus dans ces documents au sujet des conditions sociales, économiques, médicales et autres, documentation dont la recherche moderne a un très grand besoin, est plus difficile à accomplir. Il est raisonnable de se demander s'il est possible de mettre au point un système de critères relatifs à la sélection de documents destructibles, qui couvre l'ensemble des problèmes d'évaluation et qui puisse être utilisé pour jeter les bases de solutions pratiques. Il est manifestement évident toutefois que l'application automatique d'un plan établi ne saurait fournir la solution appropriée à chaque cas pratique. En outre, de tels systèmes schématiques deviennent par trop généraux et absolus. Aussi est-il souvent nécessaire de les compléter par des plans plus détaillés adaptés au caractère spécial de l'archive. L'utilisation d'une telle méthode schématique est généralement évitée en Suède. Par conséquent, l'auteur ne dispose pas de l'expérience requise pour traiter de la question. Nous avons, par contre, employé diverses autres techniques de sélection, tel que l'échantillonnage statistique et géographique.
Il n'est point nécessaire de signaler ici que, non seulement la teneur de l'information mais également son caractère et sa forme doivent être examinés (les sujets traités dans les documents sont-ils de nature à faire l'objet d'une étude scientifique ?) i. Le document se prêterait-il aux méthodes scientifiques ? Les éléments sont-ils à ce point viables que l'on puisse en tirer des conclusions rigoureuses ? La documentation est-elle à ce point complète pour que l'on puisse en tirer des conclusions générales ? Peut-elle être comparée à des matériaux analogues d'autres périodes ? Provient-elle d'une époque pour laquelle il existe des éléments d'information comparatifs ? Une autre question importante consiste à savoir si le document contient suffisamment d'informations pertinentes par rapport à son volume pour que sa conservation soit jugée raisonnable. Des centaines de mètres de documents en rayons ne sauraient être conservés si ces documents ne contiennent qu'une faible quantité de données intéressantes. On s'expose toutefois, dans ce domaine, au grave danger de formuler des jugements subjectifs.
6. La conservation des échantillons d'années, documents, archives, etc.
Du point de vue technique, le mode d'évaluation le plus facile implique que tous les matériaux d'archives soient détruits immédiatement ou après une période de temps fixée. Il arrive souvent, cependant, que la conservation d'une partie du document soit souhaitable. Le document ainsi épargné peut être utilisé pour illustrer les travaux courants de bureau, les types d'activité, etc. Il se peut également que l'on utilise la teneur de l'information contenue dans les matériaux en vue d'un échantillonnage sélectif ou que l'on emploie ces éléments lorsqu'ils se rapportent à une certaine époque choisie, à une région, à un groupe, etc. La réponse fournie par la Belgique au questionnaire souligne (opinion sans aucun doute partagée par de nombreux autres pays) que le choix des échantillons en vue d'une conservation permanente est une condition préalable à l'élimination de la majeure partie des matériaux.
Il est inévitable que des problèmes hasardeux se posent lorsqu'il s'agit de décider au juste quels sont les échantillons qu'il y a lieu de conserver. A quelle fin les échantillons choisis seront-ils destinés ? Quelle est la méthode d'échantillonnage qui répond au mieux à ce besoin ? Un certain nombre de méthodes différentes de sélection des échantillons sera brièvement présenté dans la présente section et dans les parties suivantes (7-9). Il n'existe aucune méthode d'échantillonnage qui soit fixée et acceptée sur le plan international. La présente communication aurait pu traiter soit de l'objet de l'échantillonnage soit de ses aspects techniques mais pour les besoins de mon exposé, mon choix s'est porté sur les aspects techniques. Il va sans dire que ni les classifications ni la terminologie utilisées dans le présent document prétendent être définitives.
Certaines années échantillon sont souvent exemptées de la destruction, par exemple chaque dixième année si les documents sont rangés par année. En ce qui concerne les séries d'archives ou de dossiers individuels, chaque dixième ou centième est conservé en tant qu'archive échantillon ou dossier échantillon.
Naturellement, on peut conserver des documents ayant d'autres caractéristiques physiques. En Yougoslavie, cinq échantillons sont généralement choisis aux fins de la conservation. En Union Soviétique, les documents échantillons sont souvent exemptés des matériaux qui sont normalement destructibles. Il est courant que des séries d'échantillon ou des archives échantillons soient détenues par un ou plusieurs services choisis parmi de nombreux autres ayant les mêmes fonctions (organismes régionaux et locaux), qui détruisent les documents correspondants.
Parfois, le seul mobile qui pousse à exempter une archive ou une série d'archives de la destruction réside dans le fait que leur conservation donne une idée des travaux administratifs courants de l'organisme à l'origine de la documentation (Etats-Unis : échantillons des procédés d'exécution) ou qu'elle contribue à faire la lumière sur la structure interne de l'archive. Il est possible, dans des séries de correspondances ou dans des dossiers rangés par ordre alphabétique, de choisir des documents qui proviennent, par exemple, sous la lettre A, d'une certaine région ou circonscription (Etats-Unis : échantillons de catégorie).
La sélection de chaque dixième année est une méthode primitive mais efficace. Il importe cependant que les fonctions de l'organisme intéressé ne soient pas fortement lises à des influences cycliques. Si cette méthode est utilisée lorsque se produisent des événements importants, tels qu'en temps de guerre, de crise, de changement de gouvernement, de réorganisation, etc., elle peut alors être fort préjudiciable. En ce qui concerne les documents de comptabilité, il ne suffit pas de conserver des registres relatifs aux seules années 1935 ou 1945, par exemple. Il est souvent raisonnable de faire des dérogations à la méthode décennale et de conserver toute la documentation pendant certaines périodes (par exemple, pendant les deux guerres mondiales), le choix des années échantillons peut naturellement, comme l'a signalé la Norvège, être conjugué avec d'autres méthodes (par exemple, la sélection régionale).
Il s'agit d'un système de roulement souvent employé qui suit un plan préétabli ('turnus'), en vertu duquel des dossiers ou archives échantillons de différentes années sont gardés par des organismes remplissant les mêmes fonctions (autorités régionales et locales). C'est ainsi que les documents de 1950 sont conservés par l'organisme A, ceux de 1951 par l'organisme B. ceux de 1952 par l'organisme C, etc. Les organismes suivants peuvent éliminer la documentation correspondante. Le sys tème peut être rendu plus élaboré par l'utilisation de méthodes statistiques. Ce système cependant a fait l'objet de critiques de la part de certains chercheurs parce qu'il ne permet pas pleinement de comparer les documents de différentes années et qu'il ne présente pas non plus un profil représentatif de l'ensemble du pays, lorsque les organismes en question se trouvent dans différentes régions. Les intervalles de temps ne devraient pas non plus être trop grands.
Les archives et séries échantillons provenant de différentes régions d'un pays peuvent être conservées. Il y a cependant lieu de tenir compte des différences en matière de densité de population, du degré et de la structure de l'industrialisation, etc. Des archives complètes peuvent être conservées dans des régions spécialisées (régions échantillons) alors que la documentation correspondante peut être éliminée dans d'autres secteurs. La valeur inhérente de cette méthode réside dans le fait qu'elle permet au chercheur de procéder à une étude de cas totale qui peut préciser dans le détail l'interaction qui s'exerce entre la population et son environnement. Les ethnologues et les géographes spécialisés dans les questions culturelles, entre autres, peuvent de cette façon accéder aux 'données individuelles' très recherchées qui sont généralement éliminées. Certains représentants des sciences sociales ont par ailleurs critiqué cette méthode. Ils souhaitent effectuer une comparaison entre les différentes régions et sont peut-être davantage satisfaits par la méthode de l'année échantillon qui permet d'effectuer des comparaisons à l'échelon national. Le choix d'une région échantillon doit s'effectuer après une étude minutieuse de la particularité de la région (urbaine, rurale, circonscriptions contractantes, divergences culturelles, fertilité, industrie, équilibre régional, etc.). On s'expose cependant au risque constant de voir changer, avec le temps, la nature particulière de la région retenue si bien que son intérêt peut être moins attrayant pour les besoins de la recherche. Si une telle évolution se produit, le choix de la région doit alors être réexaminé. Par ailleurs, si l'envergure de la région échantillon est trop faible, alors seule sa population permanente peut être étudiée. La solution la plus sage consiste àchoisir une région dont le peuplement, l'industrie, la culture sont différenciés.
La nature des matériaux d'archives revêt une grande importance dans le choix d'une région échantillon. Il faut tenir compte du volume et de la qualité des archives, des possibilités qu'elles offrent pour la recherche rétrospective, de la documentation cartographique qu'elles renferment ainsi que des éléments d'information disponibles dans les régions avoisinantes, de sorte que la mobilité, etc., puisse être étudiée. Le choix d'une région échantillon peut également être fonction du type de la documentation dont on dispose, si bien que la nécessité de conserver, par exemple, des dossiers à caractère social ainsi que les registres des hôpitaux peut dicter le choix d'une région échantillon.
Il va de soi que tous les documents d'archives ne sauraient être conservés dans la région échantillon. La question de savoir quels sont au juste les éléments qui doivent être conservés et ceux qui doivent être éliminés peut poser un problème difficile. En dépit de nombreux problèmes inhérents, la méthode d'échantillonnage régional mérite cependant d'être essayée lorsqu'elle est appliquée à des échantillons de grande série.
9. Echantillons statistique aleatoires
La place nous manque pour examiner la définition de la notion d'évaluation statistique. Le type d'échantillonnage indiqué par le titre de la présente rubrique, parfois même appelé sondage probabiliste, relève clairement de l'évaluation statistique et constitue une forme théorique hautement perfectionnée de cette méthode. En principe, le facteur aléatoire implique que chaque unité d'archive (document, dossier, etc.) peut être incluse dans l'échantillon qui doit être conservé. Il est évident que l'information que renferme la documentation ne saurait pleinement se conformer à l'ensemble des matériaux. Et pourtant, elle n'est pas loin de s'en rapprocher. La valeur de l'échantillon, vue à la lumière des variables incluses (types d'information), peut se rapprocher fortement de l'intérêt que présente l'ensemble de la documentation. En outre, une des qualités remarquables de la méthode réside dans le fait que le degré d'incertitude inhérent à l'échantillonnage peut être évalué. De la sorte, l'échantillonnage peut être adapté aux différents niveaux de certitude et de précision souhaités par les chercheurs. Si les exigences de qualité sont relativement faibles, la souplesse de la méthode lui permet alors de s'adapter par la suite. La taille de l'échantillon est calculée à l'aide, par exemple, de tableaux fixes qui donnent la quantité des matériaux conservés, en pourcentage et en nombre absolu, par rapport à la documentation totale (quantité de documents, de dossiers, etc.). De plus, la stratification de la documentation préalablement à la sélection permet de mettre l'accent sur des aspects spéciaux et des variables qui risquent d'être insuffisamment mis en lumière.
L'évaluation à l'aide de l'échantillonnage statistique aléatoire est une méthode qui exige des matériaux d'archives de nature spéciale. La documentation doit être présente en grande quantité, posséder un degré élevé de complétude et contenir de nombreuses unités d'archives analogues, ordonnées de manière cohérente, discernable et continue. L'application pratique de la méthode exige une profonde connaissance de la question.
Il s'ensuit que la méthode ne peut être appliquée qu'à quelques types de matériaux d'archives et alors seulement après une enquête préliminaire détaillée. Certains milieux ont placé d'assez grands espoirs dans cette méthode. A en juger par l'expérience (y compris les réponses au questionnaire), la méthode a cependant eu peu d'applications pratiques. En théorie, elle paraît très convaincante et repose sur des bases très objectives. Le pourcentage de conservation, dans les cas favorables, est considéré comme très faible. Néanmoins, les fortes exigences auxquelles sont soumises la documentation et sa préparation, de même que la sensibilité de la méthode aux erreurs, en limitent l'emploi.
10. Méthodes d'évaluation conjuguées. Destruction considerée du point de vue de l'ethique
Il ressort de ce qui précède qu'il est difficile de trouver des méthodes d'évaluation qui puissent satisfaire les diverses exigences de la recherche. Cependant, ces difficultés peuvent souvent être surmontées moyennant la combinaison de différentes méthodes. Il est parfois raisonnable d'exempter certains domaines de l'échantillonnage et de se contenter d'utiliser des années échantillons, etc. (par exemple, chaque dixième année) dans d'autres régions du pays.
Dans un certain nombre de pays, dont la Grande-Bretagne, la République fédérale d'Allemagne, la Finlande et la Suède, un débat est en cours au sujet du bien-fondé de la destruction de renseignements d'ordre privé de nature délicate afin d'assurer la protection de l'intégrité individuelle. Ce type de documentation peut contenir des éléments d'information au sujet de maladies, d'échecs, d'actes criminels, etc., concernant des particuliers. A cet égard, on craint que des registres automatisés de renseignements personnels puissent empiéter sur l'intégrité d'un individu. Dans une certaine mesure, la destruction fondée sur des principes d'ordre moral a lieu au Canada, en Pologne (casiers judiciaires à la fin de la période de prescription), en Suède et aux Etats-Unis (dans le cas où l'intérêt de la recherche est sujet àcaution). Cependant, la plupart des pays essaient d'éviter une telle destruction en appliquant des lois plus ou moins rigoureuses sur la protection des secrets.
En raison de sa nature inhérente, la destruction fondée sur des raisons d'ordre moral ne fait pas partie de l'archivistique ; elle a plus souvent un caractère purement politique. Il importe au plus haut point cependant que les archivistes prennent conscience de ce qui se passe et veillent à ce qu'une destruction trop ambitieuse ne s'effectue pas aux dépens de la recherche objective.
11. Évaluation et destruction des documents lisibles par machine
On n'a guère tenu compte dans la section précédente des documents lisibles par machine. Il semble que l'on soit unanimement d'avis que ces types de documents soient en principe soumis aux mêmes règlements que ceux qui régissent la documentation de type classique. Aux Etats-Unis, les documents sont définis comme ayant tous un caractère de "matériaux documentaires, quelle que soit leur présentation matérielle ou leur caractéristique". En pratique, cependant, il semble inévitable que les documents lisibles par machine fassent l'objet d'un certain traitement spécial. En effet, l'information conservée sur une bande magnétique n'est pas entièrement comparable à celle qui figure sur des documents courants.
La question est à l'étude dans certains pays, tels que la Belgique, le Danemark et la France. Les Britanniques, qui estiment que les rubans magnétiques et les supports semblables sont régis par la même réglementation que celle qui s'applique à la documentation de type classique, suivent maintenant des méthodes décrites dans une brochure inédite intitulée Guide provisoire pour la sélection et la préparation des documents lisibles par machine en vue de leur transfert. Les nomenclatures concernant l'élimination publiées aux Etats-Unis s'appliquent également aux rubans magnétiques. Le Gouvernement suédois a promulgué des ordonnances qui comprennent des règlements spéciaux relatifs à la destruction de l'information qui est emmagasinée par des techniques électromagnétiques.
On a souvent signalé que la recherche, et particulièrement la recherche menée dans le domaine des sciences sociales, a un grand besoin de 'données brutes' qui soient lisibles par machine. Même s'il existe des documents classiques de substitution ou des sorties d'imprimantes d'ordinateur, cette documentation doit être conservée. Les chercheurs disposent de cette façon d'éléments d'information qui peuvent être immédiatement traités.
Malheureusement, les matériaux destinés aux traitement automatique de l'information ne sont pas très durables. Les cartes perforées et les bandes en papier n'ont généralement aucune durabilité. Les mémoires à accès direct ne sont pas non plus utiles en tant que supports d'archives. A l'heure actuelle, seuls les rubans magnétiques peuvent être conservés par les archives. La durée des rubans magnétiques dépend d'un certain nombre de facteurs - qualité physique, manutention et soin. En mettant les choses au mieux, leur durée de vie ne dépasse normalement pas dix à vingt ans. Pourtant, certains centres d'informatique ne copient pas leurs matériaux après une période de temps relativement brève (six mois à deux ans). En raison de l'évolution technique (nouveaux types d'ordinateurs, etc.), les rubans doivent souvent être convertis. Si la nature du ru ban magnétique en fait un médiocre support d'archives, il n'en reste pas moins qu'il doit être conservé jusqu'à ce que d'autres méthodes de mise en mémoire de l'information aient été mises au point.
Si le processus de production des données sur microfilms peut être effectué à l'envers - lorsque le procédé COM pourra être relu optiquement par l'ordinateur (la faible vitesse de l'enroulement de la bobine réceptive constitue actuellement un obstacle important) - le microfilm, qui est le meilleur support d'archives, pourra alors remplacer les rubans magnétiques. La mise au point des techniques du laser peut se traduire non seulement par une plus grande intensité mais une meilleure durabilité. D'ailleurs, le ruban magnétique est déjà sur le point d'être partiellement remplacé par ce qu'il est convenu d'appeler la mémoire de grande capacité. Malgré cela, le ruban magnétique continuera pendant longtemps de constituer un problème pour les archives. Peut-être serait-il utile de décrire brièvement les instructions suédoises relatives à la destruction de ce genre de matériaux (la réglementation suédoise ne fait état que des matériaux susceptibles d'être éliminés; le reste étant conservé).
L'information qui fait l'objet d'un traitement automatique et qui a trait au contrôle dynamique et tient compte des éléments suivants : personnel, entrepôt, acquisitions ou gestion des ressources, sera détruite si les deux conditions suivantes sont réunies :
L'information qui fait l'objet d'un traitement automatique et a été compilée à partir d'autres éléments d'information sera détruite si le matériau d'origine est intact. La destruction interviendra à l'expiration de la date limite fixée pour son adaptation.
L'information qui fait l'objet d'un traitement automatique et qui est présentée sous forme de programme, de description technique ou autre documentation comparable et qui est jugée nécessaire pour obtenir et comprendre d'autres éléments d'information doit être détruite si les deux conditions suivantes sont réunies:
En plus de ce qui est dit ci-dessus, les matériaux inexacts qui ont été traités seront détruits lorsque l'information aura été corrigée et lorsque celle-ci n'est plus nécessaire pour les besoins de la vérification ou la protection des droits individuels.
En plus de ces règlements généraux, les archives nationales suédoises publient des instructions qui peuvent être suivies par d'autres services.
F.I. Dolgih a présenté une intéressante étude de l'effet de la destruction dans le rapport qu'il a présenté au Congrès de 1972. Les chiffres qu'il a avancés peuvent être complétés par ceux qui sont donnés dans les réponses au questionnaire. C'est ainsi que la Grande-Bretagne conserve, selon les estimations, 1 à 2 pour cent de ses archives, la République démocratique allemande, l'URSS et les Etats-Unis 1 à 4 pour cent, le Canada 5 à 10 pour cent, l'Autriche, la Pologne, l'Inde et les Pays-Bas 10 à20 pour cent, la Finlande, la Suède, la Suisse et le Ghana 20 à 30 pour cent, la Bulgarie et l'Australie 30 à 40 pour cent, la Norvège 40 à 60 pour cent, la France et la Roumanie 50 à 70 pour cent et le Luxembourg 98 pour cent.
Une différence manifeste entre les chiffres donnés par certains pays (1972 et 1975) illustrent les difficultés que pose le calcul de ces données de manière analogue. Il est bien entendu intéressant d'étudier comment les différents pays estiment les effets de la destruction. A en juger par les chiffres, les effets sont souvent étonnamment vastes.
Si l'on retourne pour un instant aux documents lisibles par machine, il apparaîtrait que, dans ce domaine, l'effet de la destruction est partout très important. En Suède, on estime que seuls 5 pour cent environ de tous les rubans magnétiques sont conservés.
Les réponses au questionnaire démontrent clairement que les services d'archives dans un certain nombre de pays, par exemple en Belgique, en Finlande, en France, en République fédérale d'Allemagne, en Suède et aux Etats-Unis, suivent une ligne de conduite aux termes de laquelle les opérations d'évaluation et de destruction effectuées par les organismes qui sont à l'origine des documents font l'objet d'un contrôle spécial. Par conséquent, les services des archives se voient confier le soin de procéder à des inspections. Toutefois, le manque de personnel est souvent cité pour expliquer la raison pour laquelle des inspections ne sont pas effectuées aussi systématiquement qu'elles devraient l'être.