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par
W. Kaye LAMB
Jusqu'à une époque récente, les devoirs d'un archiviste étaient essentiellement ceux d'un gardien et d'un conservateur. Il prenait en charge les archives survivantes du passé et faisait de son mieux pour les préserver ; la question de savoir si elles valaient la peine d'être conservées ne se posait que rarement. Aujourd'hui, au contraire, la destruction des archives, ou l'autorisation de les détruire, fait partie des responsabilités reconnues de l'archiviste. Ceci représente un changement fondamental, dont les implications ne sont peut-être pas encore totalement apparentes.
Ce changement a été provoqué, évidemment, par l'augmentation énorme de la masse des documents produits au cours des années récentes. Le problème a commencé à se poser de façon aiguë à l'époque de la première guerre mondiale ; en 1922, Sir Hilary Jenkinson, dans son ouvrage classique A Manual of Archive Administration, remarquait "la tendance croissante à sécréter des archives sur une échelle gigantesque et effrayante". Il devait vivre assez pour voir la masse des documents de la guerre de 1914-1918 réduite à l'insignifiance par celle de la deuxième guerre mondiale et de la période suivante. A cet égard, les administrations de temps de paix n'ont rien à envier à celles du temps de guerre. Au Canada, par exemple, l'expansion de la variété et de l'ampleur des attributions gouvernementales a été spectaculaire. Je n'en citerai qu'un exemple : au temps de Sir John Macdonald et des 'pères fondateurs' du Dominion, les seuls documents gouvernementaux concernant l'ensemble de la population étaient les listes de recensements, rédigées tous les dix ans avec seulement quelques lignes pour chaque individu ; un recensement entier occupait peut-être, à l'échelon national, trente ou quarante mètres de rayonnage. Aujourd'hui, avec l'impôt sur le revenu, les assurances sociales, les indemnités de chômage, le gouvernement crée et conserve des millions de dossiers individuels.
La masse des documents contemporains est telle que le coût de leur conservation, rien qu'en bâtiments et en rayonnages, serait prohibitif. Il faut donc se résoudre à y opérer des destructions ; mais la difficulté est de décider ce qui sera détruit et ce qui sera conservé. Aux deux extrémités du choix, il y a des documents pour lesquels aucune incertitude n'existe. De grandes quantités de papiers deviennent, de toute évidence, inutiles après un délai parfois très court ; il n'y a donc aucune raison de les conserver, même si on le pouvait. D'autres documents, au contraire, sont clairement dignes d'être conservés indéfiniment. Mais entre ces deux extrêmes, on trouve une masse de papiers dont l'intérêt et l'utilité peuvent être discutés, et c'est pour eux que la difficulté de la décision concernant leur conservation est la plus grande.
L'augmentation de la masse des archives modernes et la nécessité d'en détruire une grande partie ont donné naissance à la nouvelle profession du records management. Le rôle primordial du records manager est de diminuer le volume des documents. Pour cela, il procède de deux façons. D'abord il s'efforce, par une soigneuse planification et un contrôle régulier, de réduire le nombre des documents produits. Ensuite il veille à trier les documents de telle façon que ceux qui n'ont qu'une valeur temporaire soient mis à part et détruits aussitôt que possible ; ainsi, il ne restera àconserver définitivement qu'un minimum absolu de documents.
Les principaux outils pour le tri sont les tableaux de tri, dans lesquels chaque catégorie de documents reçoit une 'durée de conservation' -courte ou longue, selon le cas. On pense souvent que ces tableaux sont une découverte relativement récente, mais Jenkinson les avait préssentis en 1922 : Il est concevable", écrivait-il alors, "qu'une administration élabore pour elle-même un système de durées de conservation échelonnées pour certaines catégories de documents" ; et il préconisait de tenir un 'calendrier des destructions' permettant de détruire les documents à mesure qu'ils atteindraient l'âge prescrit. Jenkinson prévoyait aussi que, pour certains dossiers, il serait impossible de prendre une décision immédiate, et il proposait en conséquence de les 'reconsidérer' après un certain délai, ce que font aujourd'hui les records managers sous le nom de 'conservation provisoire'.
Cependant, Sir Hilary Jenkinson n'avait pas tout à fait prévu le records management. Il pensait que c'était aux administrations elles-mêmes de détruire leurs propres documents, grâce à un système d'enregistrement central, présidé par un haut fonctionnaire compétent qui exercerait un contrôle rigoureux sur la production documentaire aussi bien que sur l'archivage et le tri, et à un réseau d'administrateurs qui veilleraient à ce que les dossiers conservés àtitre définitif soient limités à un sommaire des affaires traitées et des décisions prises les concernant.
La difficulté est qu'une situation idéale comme celle-là n'existe jamais. Au Canada, les services centraux d'enregistrement sont parfois régis par des fonctionnaires de rang moyen qui font de leur mieux, mais certainement pas par des hauts fonctionnaires du type rêvé par Jenkinson ; de sorte qu'on ne peut pas toujours leur faire confiance pour le choix àeffectuer entre les documents de valeur éphémère et ceux qui présentent un intérêt durable et permanent. Lorsqu'ils sont confrontés à la nécessité de réduire le volume des archives, ils ont trop souvent tendance, comme les records managers, à proposer des destructions massives en oubliant les autres éléments d'appréciation qui doivent être pris en compte quand il s'agit de décider du sort à réserver aux dossiers.
Jenkinson n'aimait pas l'idée que l'archiviste ait à jouer un rôle actif dans la destruction des documents. Il espérait qu'il pourrait continuer àêtre essentiellement le 'gardien', compétent et attentionné, des archives que la chance et le bon fonctionnement de l'administration placeraient sous sa responsabilité. Il avait surtout le souci d'éviter que l'archiviste n'ait à intervenir dans le choix des papiers à conserver ou à détruire, car il craignait que ses goûts personnels ne faussent alors son jugement. Pour la même raison, il se méfiait des historiens, avec leurs préjugés, leur intérêt trop exclusif pour une période ou un sujet donnés, alors que l'impartialité et le détachement lui paraissent essentiels.
Dans une certaine mesure, selon les personnalités des individus, ce danger peut en effet exister ; mais Jenkinson l'exagérait certainement, tandis qu'il faisait trop confiance à la sagacité des fonctionnaires des administrations. Sans doute ceux-ci, à condition d'en prendre la peine, sont-ils en mesure de décider si tel ou tel dossier de leur service est susceptible d'être utile pour les besoins futurs de celui-ci, ou s'il constitue un élément valable de sa mémoire ; mais ce ne sont pas là, tant s'en faut, les seuls facteurs à prendre en considération pour la destruction ou la conservation des archives. Tous les archivistes savent que des documents peuvent présenter un intérêt pour une quantité de raisons qui n'ont que peu ou rien à voir avec les procédures qui leur ont donné naissance ; et qu'en conséquence, les fonctionnaires qui les ont créés sont souvent les moins bons juges de leur valeur à long terme.
On pourrait donner un nombre infini d'exemples de documents, aussi bien publics que privés, qui se sont ainsi révélés utiles dans des domaines dont leurs créateurs n'avaient aucune idée. Après la guerre d'indépendance des Etats-Unis, quand les loyalistes fidèles à l'Angleterre ont émigré au Canada, ils ont présenté des demandes d'attribution de terrains, en indiquant notamment leurs noms et ceux des membres de leurs familles, ainsi qu'une description des biens qu'ils avaient perdus en raison de leur loyalisme ; aujourd'hui, ces demandes d'attribution ('pétitions') sont une mine de renseignements pour les généalogistes et pour les sociologues. Peu de documents peuvent sembler, à première vue, plus dépourvus d'intérêt que les vieux dossiers de rémissions de peines : et cependant ils constituent une source de premier ordre pour les historiens qui étudient la façon dont les gouverneurs généraux du Canada successifs ont exercé, ou n'ont pas exercé, leur prérogative dans ce domaine. Pour citer encore un exemple, plus moderne celui-ci : au début de la deuxième guerre mondiale, toutes les personnes résidant au Canada ont dû fournir un certain nombre de renseignements les concernant, à des fins de sécurité nationale ; aujourd'hui ces dossiers servent couramment à établir l'âge des personnes qui demandent une pension de vieillesse, lorsque l'état civil fait défaut.
En ce qui concerne les archives privées, voici quelques cas d'utilisation imprévue de documents. Un petit carnet, vieux d'un siècle, contenant des détails sur les fourrures vendues pendant vingt ans dans les comptoirs de la Baie d'Hudson, a permis d'établir avec beaucoup de certitude un tableau des cycles naturels années d'abondance suivies d'années de disette - caractéristiques de la vie animale sauvage ; ce tableau est très utile aux zoologistes qui par ailleurs regrettent amèrement la destruction inconsidérée d'une série de livres de bord par une compagnie maritime, car ces livres, en fournissant le détail des températures de l'eau des zones côtières àintervalles réguliers pendant un siècle et demi, auraient permis des études du plus haut intérêt pour la science et l'industrie de la pêche.
Les dépôts d'archives abondent en documents de cette sorte qui présentent toutes sortes d'intérêts inattendus. J'estime, pour ma part, que l'archiviste est, de loin, la personne la mieux placée pour en apprécier la valeur et même pour en reconnaître l'existence. Les vues à long terme font partie de son métier, et son expérience quotidienne en aidant les chercheurs lui donne des éléments pour juger de la valeur potentielle des documents dont la destruction est proposée.
Peut-être un jour, quand toutes les masses d'archives anciennes auront été classées et quand la production et la destruction des documents administratifs auront été parfaitement organisées et contrôlées, le rôle de l'archiviste pourra-t-il être moins important qu'il ne l'est aujourd'hui ; mais, dans l'état actuel des choses, sa clairvoyance est indispensable. Trop souvent les documents sont détruits dans une atmosphère de- semi-crise : soudain, dans une administration, l'espace se met à manquer pour ranger les dossiers ; on décide alors de faire des destructions pour libérer de l'espace, et plus rien d'autre ne compte que de gagner de la place à tout prix - moins on en gardera, mieux cela vaudra. Plus tard seulement, quand on se retrouvera moins à l'étroit, on pourra consacrer du temps à réfléchir aux problèmes de la conservation. C'est alors qu'on prendra conscience de l'intérêt d'élaborer des règles pour le tri des documents, on dressera des tableaux de tri, et peu à peu on en viendra à prendre des mesures pour limiter la création des documents au strict nécessaire.
A ce moment-là, peut-être, l'archiviste pourra commencer à se reposer ; mais tant que le processus décrit plus haut sera en cours de déroulement, il sera sans doute la seule personne suffisamment détachée des considérations purement pratiques pour pouvoir considérer les choses du point de vue du long terme. Même quand il y aura des tableaux de tri et que les archives seront bien contrôlées, l'archiviste devra continuer à être sur ses gardes et veiller à ce qu'une chance soit laissée au 'second examen' ; ce sera aussi son rôle de s'assurer que les documents soient évalués non seulement en fonction de leur utilité première, mais aussi de leur intérêt éventuel pour d'autres buts que ceux de leur création.
L'expérience canadienne montre que deux conditions doivent être remplies pour que le système de destruction des documents fonctionne bien. La première est qu'il existe une procédure permettant à l'archiviste, ainsi qu'à tous les fonctionnaires concernés, d'examiner les documents et de donner leur avis quant à leur utilité potentielle. La seconde est qu'on dispose d'un espace de rangement suffisant, de préférence sous le contrôle de l'archiviste, pour entreposer temporairement les documents, si besoin est, en attente d'une décision définitive ; seule cette possibilité de rangement provisoire permet d'éviter les destructions hâtives et inconsidérées.
La procédure canadienne repose sur la Commission des Archives publiques, créée par Ordre du Conseil en septembre 1945. Le Secrétaire d'Etat en est président, mais le travail effectif est accompli par l'archiviste du Dominion, qui en est vice-président. Une douzaine de ministères, particulièrement concernés par les problèmes d'archives (Finances, Travaux publics, Défense nationale, Affaires étrangères, etc.) sont représentés dans la Commission, par des membres permanents; les autres ministères ne sont représentés que si l'affaire traitée les intéresse directement. Le but de la Commission est de "veiller de façon permanente au bon état des archives publiques et de conseiller tous les ministères et administrations gouvernementales... sur l'organisation, la conservation et la destruction de leurs archives".
La procédure qui s'est établie depuis la création de la Commission prévoit quatre étapes dans l'examen des archives avant destruction. Première étape : examen par les services mêmes qui ont produit les dossiers, de façon à s'assurer que ceux-ci ont perdu toute utilité pratique pour ces services. Deuxième étape : la Commission des Archives publiques est saisie, par le ministère intéressé, d'une demande d'autorisation de destruction, avec un bordereau décrivant la nature et le volume des documents proposés; souvent ce bordereau est accompagné d'une suggestion de délais de destruction pour d'autres documents analogues à l'avenir. Troisième étape : la Commission soumet la demande aux Archives publiques, qui l'examinent pour juger de la valeur à long terme des documents, aux fins de recherche historique ou autre ; en cas de besoin, les documents eux-mêmes sont examinés. Les Archives publiques examinent aussi les suggestions de délais de destruction, s'il y en a, afin qu'aucun document présentant une possibilité d'intérêt historique ne soit inclus dans la liste des documents à détruire automatiquement. Enfin, si les Archives publiques acceptent la proposition de destruction, un rapport en ce sens est adressé à la Commission ; si la Commission approuve le rapport, celui-ci est transmis au Ministère des Finances ; celui-ci soumet encore la liste des documents à un examen, en liaison avec l'Auditor General, pour s'assurer qu'aucune raison juridique ou fiscale ne s'oppose à la destruction ; alors seulement l'autorisation de destruction est donnée.
Cette procédure à quatre étapes (administrative, archivistique, juridique, fiscale) présente des garanties raisonnables contre la destruction inconsidérée de dossiers utiles ; en pratique, elle semble fonctionner de façon satisfaisante. Sans doute, ici ou là, dans les coulisses, certaines destructions irrégulières ont-elles encore lieu, mais elles ne concernent probablement que peu de dossiers réellement importants.
En 1959, la Commission décida de procéder à une enquête générale sur l'état des archives publiques, et créa à cet effet une Commission d'enquête sur les archives administratives, dont le rapport fut présenté en février 1960. Entre autres choses, ce rapport recommandait une définition plus stricte des fonctions de la Commission des Archives publiques, et un renforcement de son autorité. La plupart de ces recommandations furent réalisées au début de 1961 par un nouvel Ordre du Conseil, qui autorisait la Commission à 'conseiller' les ministères et administrations en matière d'archives - ce qui revient à dire que la Commission peut encourager et aider les ministères à élaborer des tableaux de tri et à améliorer leurs procédures de records management. En outre, le nouvel ordre du Conseil conférait à la Commission des pouvoirs accrus pour s'opposer à la destruction de documents : "aucun document ne sera détruit, à l'exception des copies en double, sans l'autorisation de la Commission des Archives publiques et du Ministère des Finances" (section 10).
Il vaut la peine de noter que les Archives publiques du Canada ont toujours joui d'un droit de veto virtuel dans la Commission. Elles ont toujours essayé de se montrer rapides et efficaces dans l'examen des propositions de destruction qui leur sont faites, et je pense que la Commission leur en sait gré en faisant confiance à leur compétence. En fait, la Commission n'a jamais donné l'autorisation de détruire des documents sans avoir auparavant l'avis favorable des Archives publiques. Détail significatif : l 'Ordre du Conseil de 1961 confie désormais la présidence de la Commission à l'Archiviste du Dominion, le représentant du Ministère des Finances en étant vice-président.
Le problème de la place pour entreposer les documents en attente de décision définitive a été résolu par la construction du Public Archives Records Centre (dépôt de pré archivage des Archives publiques), qui pourra contenir, une fois terminé, plus de 300.000 pieds cubes de dossiers. Ce dépôt s'est révélé être d'une utilité inestimable pour les Archives et pour les nombreux ministères et administrations gouvernementales qui s'en sont servi. Des services qui manquaient totalement de place ont pu transférer immédiatement de grosses quantités de dossiers au Centre, ce qui leur a donné la possibilité de procéder à leur examen de façon plus reposée. Evidemment, certains ministères ont eu tendance à se désintéresser de leurs papiers une fois qu'ils ont été transférés au Centre, mais il y a toujours moyen de s'assurer que les décisions de tri ne soient pas retardées au-delà des délais raisonnables.
Nous sommes conscients que nous en sommes encore aux premiers stades d'un véritable programme archivistique, qui devra, à terme, assurer le versement et le tri des dossiers de tous les services gouvernementaux. La Commission d'enquête de 1959 a constaté que, dans la seule ville d'Ottawa (capitale fédérale), il y avait au moins 2.500.000 pieds cubes de dossiers dans les ministères, dont 1.000.000 qualifiés de 'morts' ou 'inactifs' ; et la Commission soupçonnait qu'une large proportion des dossiers qualifiés de 'vivants' ou 'actifs' auraient dû, en réalité, être considérés comme 'inactifs'. Un vaste programme de destruction devra être mené à bien avant qu'on puisse archiver à titre définitif les dossiers ayant réellement une valeur à long terme. Mais les principes qui inspireront ce programme sont maintenant au point, et le rythme de traitement des problèmes d'archives des administrations s'accroît régulièrement.
Dans tous ces processus, les archivistes sont profondément impliqués, ce que j'estime à la fois inévitable et désirable. Dans la masse énorme des dossiers administratifs gisent les archives de demain. Les administrations peuvent certes mettre à part certains documents qu'elles désirent conserver de façon définitive, mais seuls les archivistes et leurs conseillers peuvent juger de la valeur à long terme de beaucoup de documents. Pour cela, il leur faut de l'intelligence, du bon sens, des connaissances, et une infinie patience ; mais l'importance de cette tâche est essentielle, car c'est d'elle que dépend en partie la qualité des archives dans l'avenir.
Procédés modernes de disposition et d'évaluation des dossiers
Morris Rieger,
président du Comité pour le développement des archives
du Conseil international des archives,
Bethesda, Md. (États-Unis d'Amérique)
Inventaires
ou recensements
Analyse
Documents
de disposition
Évaluation
Exécution
Échantillonnage
Dépôts
de préarchivage
Notes
Bibliographie
La disposition des dossiers des administrations publiques est inévitable dès qu'ils sont devenus inactifs.
La méthode de disposition planifiée en plusieurs étapes, mise au point depuis une génération, comprend en général les phases suivantes: a) préparation d'inventaires ou de recensements de tous les dossiers existants dans chaque administration publique; b) analyse de ces inventaires dans la perspective de la disposition; c) à partir de ces analyses, préparation des documents nécessaires à la disposition; d) évaluation des propositions spécifiques formulées dans ces documents, ca fonction de critères objectifs de la valeur des dossiers; e) application des mesures prévues par les documents de disposition.
La nécessité d'une disposition régulière et planifiée des dossiers se fait sentir de façon particulièrement aiguë dans le tiers monde.
Le présent document traite d'une étape essentielle dans la vie des dossiers, à savoir l'étape au cours de laquelle les dossiers constitués ou accumulés par une administration publique sont considérés par leurs responsables comme inactifs, sont retirés de la circulation, puis font l'objet d'une « disposition » avec la collaboration des archivistes concernés; autrement dit, au terme d'une série d'opérations aboutissant à l'évaluation des dossiers, ceux-ci sont, soit transférés à un dépôt d'archives pour y être définitivement conservés, soit détruits. Cette étape de la disposition constitue également une transition dans la mesure où elle est le maillon intermédiaire entre les fonctions et activités de gestion courante des dossiers, qui se situent pour l'essentiel dans le cadre de l'administration d'origine, et celles d'administration des archives, qui relèvent principalement de la direction des archives.
La disposition des dossiers inactifs est inévitable. Le seul choix possible est entre une disposition improvisée et désordonnée, d'une part, et, d'autre part, une disposition étudiée et systématique, où les décisions sont prises en fonction de la valeur des dossiers
Malheureusement, les dispositions non planifiées sont très répandues. Au départ, en général, les dossiers inactifs sont relégués dans des endroits où ils n'encombrent pas-placards, couloirs, greniers, caves, etc.-afin de libérer de l'espace dans les bureaux pour les dossiers actifs récents. Puis, quand il ne reste plus de place disponible, même dans les caves et les greniers, et qu'il faut faire de la place dans les bureaux pour des dossiers et du personnel supplémentaires, la direction décide souvent de détruire une portion plus ou moins importante des dossiers anciens, choisis habituellement de façon arbitraire. La tendance à ce genre de destruction irréfléchie a été considérablement aggravée par l'accélération générale du rythme de production des dossiers au cours des dernières décennies.
Non seulement ce type de destruction gratuite prive les archives de documents présentant une valeur permanente, mais elle dépouille également l'administration elle-même de matériaux dont elle risque d'avoir besoin ultérieurement pour étudier l'évolution passée de son organisation, de sa politique, de ses programmes et de ses opérations et pour s'appuyer sur une documentation de base et des précédents avant de lancer des programmes nouveaux.
La seule façon de remédier à ce genre de disposition irrationnel est d'organiser un processus de disposition rationnel, dans lequel, pour décider du sort des dossiers inactifs, on se préoccupe à la fois des besoins futurs de l'administration et de ceux de la direction des archives. Les expériences des vingt-cinq à trente-cinq dernières années, qui ont débuté aux États-Unis, ont abouti à la mise au point d'un procédé de disposition en plusieurs étapes, dont le but est de faire en sorte que toutes les parties en cause-l'administration et la direction des archives en particulier-sachent ce qu'elles font et obtiennent le résultat souhaité, à savoir éliminer plus ou moins vite tous les dossiers publics inactifs à l'exception du petit noyau de valeur qui mérite d'être conservé en permanence dans les archives, tout en maintenant les dossiers voués à la destruction, qui n'ont pas de raison d'aller aux archives, aussi longtemps que l'administration d'origine, d'autres administrations et le public pourront en avoir besoin.
Ce processus de disposition en plusieurs étapes comprend: a) la préparation d'inventaires ou de recensements de tous les dossiers existant dans chaque administration'; b) l'analyse de ces inventaires ou recensements dans la perspective d'une disposition; c) la préparation de documents de disposition de diverses sortes, destinés à proposer et à contrôler les modalités d'évacuation des dossiers de l'administration considérée (c'est-à-dire les mesures à prendre pour leur disposition); d) l'évaluation minutieuse des propositions formulées dans les documents de disposition-à savoir leur examen, puis leur approbation ou leur rejet, en fonction de critères de valeur objectifs'; c) l'application des mesures prévues dans les documents de disposition approuvés, conformément aux décisions d'évaluation retenues.
Le dépôt de préarchivage, organisme de création relativement récente, est étroitement lié au processus de disposition. Il donne à toutes les parties en cause le temps de mener leur tâche à bien de façon réfléchie en supprimant un facteur d'urgence qui ne devrait pas intervenir et qui tient au manque de place dans l'administration d'origine ou aux archives. Le dépôt de préarchivage a essentiellement pour rôle de fournir pour les dossiers inactifs des possibilités de stockage beaucoup moins coûteuses que dans les locaux de l'administration d'origine ou du dépôt d'archives. Ainsi, les dossiers inactifs peuvent y être conservés économiquement, le temps nécessaire pour que les mesures prévues dans les documents de disposition puissent être appliquées et que les dossiers puissent être soit détruits, soit transférés au dépôt d'archives.
Pour la première étape du processus de disposition, l'administration d'origine doit rassembler des informations descriptives sur tous les dossiers dont elle a la garde, c'est-à-dire sur tous les dossiers qui peuvent faire ultérieurement l'objet d'une disposition.
Pour établir cette documentation indispensable aux mesures de disposition, il est d'usage que le fonctionnaire responsable des dossiers dans chaque administration dresse et tienne à jour un inventaire complet de tous les dossiers actifs conservés dans son administration à tous les échelons de l'organigramme (direction, département, division, service, section, etc.), ainsi que de tous les dossiers inactifs stockés dans des endroits accessibles ou inaccessibles.
Le plus souvent, l'unité retenue pour l'établissement des inventaires et pour les phases subséquentes du processus de disposition est la série. En termes d'archivage, la série peut être définie comme un ensemble de dossiers plus ou moins nombreux dont les documents ou groupes de documents qui les constituent sont étroitement liés en raison tantôt d'un mode de regroupement commun, tantôt d'un thème commun, tantôt d'une même présentation matérielle, tantôt encore de toute autre caractéristique ou de tout ensemble de caractéristiques communes qui en font un tout distinct. En général, les documents composant une série sont regroupés suivant un mode de classement donné qui peut être par exemple un système décimal, alphabétique, numérique ou alphanumérique, ou bien une variante plus ou moins compliquée de l'un d'eux.
Pour chacune des séries conservées par l'administration, l'inventaire doit fournir au minimum les informations suivantes: a) le nom de l'administration où la série se trouve en dépôt et de la subdivision de cette administration qui l'a constituée et qui la détient matériellement; b) une dénomination courte désignant la série; c) les types de documents dont la série est essentiellement composée (par exemple, correspondance, rapports, procès-verbaux, etc.); d) le thème ou les thèmes principaux dont elle traite; c) les dates de la période au cours de laquelle la série a été constituée (la date de début seulement dans le cas d'une série en cours); f) les dimensions de la série en mètres ou centimètres linéaires (complétées par le taux estimé d'accumulation annuelle pour une série non terminée); g) une brève indication de son mode de classement; h) dans le cas d'une série en cours, la date probable à laquelle elle deviendra inactive et sera donc susceptible de disposition.
En règle générale, le fonctionnaire responsable des dossiers rassemble les informations ci-dessus au moyen de questionnaires remplis séparément pour chaque série conservée dans son administration. Le plus souvent, ce travail est fait soit par ce fonctionnaire lui-même (ou l'un de ses collaborateurs), soit par une personne travaillant dans le service où la série est déposée.
Une fois l'inventaire ou le recensement terminé, vient l'étape de l'analyse menée par le fonctionnaire responsable des dossiers et ses collaborateurs afin de déterminer, du point de vue de l'administration, les mesures de disposition àproposer aux responsables des archives pour chacune des séries recensées dans l'inventaire. Les mesures de disposition possibles comprennent l'élimination immédiate (c'est-à-dire la destruction), l'élimination à l'issue d'un délai donné ou quand survient un événement donné, l'élimination après réalisation d'une copie sur microfilm qui sera conservée définitivement ou la conservation définitive des dossiers originaux dans un dépôt d'archives.
Les mesures de disposition sont proposées aux responsables des archives par les administrations d'origine et une série de documents sont établis pour en contrôler l'exécution (si celle-ci est approuvée). Ces documents comprennent: la liste d'élimination (disposal list), le tableau d'élimination simple (simple disposal schedule), le tableau global (comprehensive schedule), le tableau général (general schedule) et l'offre de transfert ou de cession à la direction des archives'. Ces documents sont successivement définis ci-dessous:
La liste d'élimination est une formule utilisée pour demander l'élimination immédiate d'un ou plusieurs ensembles de dossiers, définis avec précision et comprenant généralement une ou plusieurs séries. Une fois approuvé par les responsables de l'évaluation à la direction des archives compétente, ce document suffit pour autoriser la destruction des dossiers dont il fait mention.
La liste d'élimination s'étant révélée inefficace-elle imposait en effet de soumettre périodiquement des listes identiques pour la destruction des dossiers récurrents-le tableau d'élimination (disposal schedule) a été mis au point. Ce document, une fois approuvé, autorise en permanence la destruction des dossiers qui se renouvellent et qui comprennent généralement une ou plusieurs séries, àl'expiration d'une période donnée ou après qu'est survenu un événement donné. A la différence de la liste, rarement utilisée désormais, le tableau constitue toujours un procédé viable; son principal inconvénient tient au fait qu'il ne couvre qu'une partie, généralement très limitée, de l'ensemble des dossiers constitués par une administration.
Pour remédier à cet inconvénient, deux variantes principales du tableau d'élimination simple utilisé initialement ont été élaborées: le tableau global (comprehensive schedule) et le tableau général (general schedule).
Le tableau global couvre soit la totalité des dossiers traitant des sujets relevant d'un ministère, département ou autre organisme relativement peu important, soit la totalité des dossiers d'une grande subdivision administrative d'un organisme important (direction, division, département, etc.). Il contient des propositions précises, série par série, sur le sort à donner aux dossiers relevant de l'administration ou de la subdivision considérée (c'est-à-dire les mesures de disposition), qu'il s'agisse soit d'une conservation définitive dans les archives, soit d'une élimination ultérieure. Autrement dit, le tableau global propose un programme d'ensemble pour la disposition des dossiers de l'administration considérée, bien que, en règle générale, il ne s'applique qu'aux dossiers traitant des sujets de fond, les dossiers strictement administratifs ou internes relevant des tableaux généraux dont nous allons parler.
Le tableau général des dossiers (general records schedule) est un document de disposition qui régit l'élimination de certaines catégories de dossiers récurrentes, communes à plusieurs ou à toutes les administrations-dossiers qui sont pour la plupart de nature administrative ou interne, comme les dossiers concernant le personnel, le budget, les commandes et les fournitures, les transports, etc. Les tableaux généraux s'appliquant à des dossiers existant dans la plupart des administrations, sinon dans toutes, ils sont rarement préparés séparément par chacune d'elles, mais par la direction centrale des archives, qui les établit pour le compte de l'ensemble des administrations. Les tableaux généraux sont un instrument de disposition extrêmement précieux, car ils s'appliquent à une masse considérable -sur le plan purement quantitatif-de dossiers accumulés par les administrations. L'utilisation d'un nombre relativement restreint de tableaux généraux correspondant chacun à une grande catégorie de dossiers administratifs ou internes, a considérablement simplifié le travail de disposition des dossiers dans les services publics des États-Unis.
Il faut remarquer que les tableaux généraux et les tableaux globaux se ressemblent dans la mesure où ils servent à organiser à la fois la conservation aux archives et l'élimination. La principale différence est que les premiers ont un caractère « horizontal », concernant toutes les administrations par catégorie de dossiers administratifs, alors que les seconds ont un caractère « vertical » et concernent les dossiers de fond de telle ou telle administration. En fait, ces deux catégories d'instruments sont complémentaires et offrent à elles deux la possibilité de contrôler complètement les programmes de disposition de dossiers des diverses administrations.
Un autre document de disposition important associé aux deux précédents est l'offre de transfert des dossiers au dépôt d'archives, souvent dénommée offre de cession (accession offer). Ces offres sont faites quand l'administration d'origine estime que les dossiers proposés présentent une valeur permanente pour les archives. En principe, elles devraient être limitées chacune à une ou plusieurs séries, déjà recensées dans un tableau global et classées comme « susceptibles de cession»-c'est-à-dire possédant une valeur permanente de l'avis de l'évaluateur des archives. Cependant, les offres de transfert de dossiers sont souvent faites avant que le tableau global de l'administration d'origine ait été établi; dans ce cas, il arrive que les dossiers soient refusés par les archives après «amen parce qu'ils ne sont pas considérés comme ayant une valeur permanente.
Il faut souligner que, parmi les documents de disposition dont nous avons parlé - liste d'élimination, tableau d'élimination simple, tableau global, tableau général et offre de cession-tous, à l'exception du tableau général, sont des propositions de traitement soumises par les administrations d'origine à l'approbation de la direction des archives. Le fait que le pouvoir de décision sur la suite à donner soit réservé aux archives est caractéristique de la législation moderne sur l'administration des dossiers publics; en effet, une des responsabilités fondamentales des dépôts publics d'archives est nécessairement de déterminer lesquels de ces dossiers présentent assez de valeur pour être conservés par eux en permanence. Cependant, il est inutile de demander leur approbation préalable pour la mise en application des tableaux généraux, car ceux-ci, de par leur nature, doivent être élaborés par la direction des archives elle-même.