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Le processus par lequel la direction des archives examine les documents de disposition qui lui sont soumis par les administrations d'origine et décide, cas par cas, de les approuver ou de les refuser est appelé « processus d'évaluation » et les archivistes spécialisés qui en sont chargés sont appelés « évaluateurs ». La tâche fondamentale de l'évaluateur est de déterminer si les dossiers recensés dans les documents de disposition présentent assez de valeur pour être transférés et conservés en permanence au dépôt d'archives et, dans la négative, d'autoriser leur destruction après un délai plus ou moins long.

La détermination de la valeur des dossiers du point de vue de l'archivage est affaire de jugement et elle est donc nécessairement plus ou moins subjective. Mais il est possible de réduire au minimum la part de subjectivité en définissant les objectifs et les critères de l'évaluation-c'est-à-dire en établissant des normes de valeur en fonction desquelles l'évaluateur pourra juger. Il faut souligner que l'évaluateur n'a pas à tenir compte de la « valeur primaire », valeur que les dossiers présentaient pour la réalisation des tâches essentielles de l'administration d'origine, mais de la « valeur secondaire », valeur résiduelle que peuvent conserver les dossiers devenus inactifs. Les valeurs secondaires peuvent être groupées dans les grandes catégories ci-après':

Les dossiers continuent à présenter une valeur administrative, juridique ou financière pour l'administration d'origine ou pour d'autres administrations après avoir perdu leur valeur primaire pour les opérations courantes.
Les dossiers peuvent présenter une valeur pour la protection des droits civiques, juridiques et autres et du droit de propriété de certains citoyens ou de toute la population; il s'agit d'une valeur liée aux « droits individuels ».
Valeur de « témoignage » ou de « documentation fonctionnelle »-c'est-à-dire reflétant l'évolution historique de l'administration d'origine, des pouvoirs et des fonctions qui lui sont attribués par la loi ou par les règlements, de sa structure, de ses programmes, de sa politique, de ses méthodes, de ses décisions et de ses opérations les plus importantes. Les principaux dossiers présentant une telle valeur doivent être conservés à long terme pour attester que l'administration s'est acquittée des pouvoirs et des responsabilités qui lui avaient été officiellement assignés. De plus, les fonctionnaires qui seront chargés à l'avenir du même type d'attributions pourront étudier l'expérience accumulée dans ces dossiers, afin de tirer la leçon des succès comme des échecs de leurs prédécesseurs. Les grands dossiers appartenant à cette catégorie contribuent àla continuité et à la cohérence de l'action de leur administration d'origine au cours des années.
Valeur d'information-c'est-à-dire apportant une contribution importante à la recherche et aux études dans un domaine de connaissances-quelconque. Dans ce cas, le processus d'évaluation doit dégager la valeur potentielle que présentent les dossiers pour les travaux des historiens, des spécialistes en sciences politiques, des économistes, des sociologues, des géographes, des statisticiens et même éventuellement des spécialistes de toutes les autres disciplines.

Il est relativement facile de prendre une décision, positive ou négative, quant à la valeur que les dossiers présentent pour les archives en ce qui concerne les catégories 1, 2 et 3 ci-dessus, du fait du caractère concret et spécifique des questions auxquelles doit répondre l'évaluateur. En revanche, pour parvenir à une estimation judicieuse de la valeur d'information des dossiers, c'est-à-dire de la catégorie 4, les évaluateurs doivent posséder des connaissances sur les matières dont traitent les différents ensembles de dossiers soumis à leur examen. Il est évidemment impossible d'exiger d'eux une compétence universelle; chaque évaluateur doit donc se spécialiser dans un domaine assez vaste (comme, par exemple, affaires étrangères, problèmes militaires, industrie, commerce, agriculture, main-d'œuvre, etc.) et avoir dans ce domaine des connaissances de base sur les méthodes de recherche, les besoins et les tendances, ainsi que sur les questions de fond-tout cela devant lui permettre d'évaluer un ensemble de dossiers en fonction de l'utilité qu'ils pourront présenter, dans un avenir prévisible, pour la recherche dans le domaine considéré. En outre, l'évaluateur doit tenir compte, pour se prononcer, de l'existence d'autres documents sur le sujet, publiés ou non, et se demander si la valeur d'information éventuelle des dossiers soumis àson examen ne fait pas double emploi avec d'autres sources disponibles. Et surtout il ne doit pas appuyer ses conclusions sur des intuitions ou des suppositions non fondées, mais sur une analyse rationnelle et rigoureuse de toutes les données se rapportant au cas étudié. Comme il est impossible à une direction des archives typique de posséder dans son personnel un éventail complet de spécialistes de tous les domaines de recherche, les évaluateurs devront inévitablement recourir, en particulier pour les cas limites, à des experts extérieurs, généralement universitaires.

Nous avons examiné les quatre principaux critères utilisés par les archivistes chargés de l'évaluation pour juger de la valeur des dossiers qui leur sont soumis. Les dossiers satisfaisant à un ou plusieurs de ces critères de valeur sont considérés comme recevables par la direction des archives; ceux qui ne satisfont à aucun d'eux sont considérés comme pouvant être éliminés. En règle générale, I'évaluateur présente ses conclusions sous la forme d'un rapport d'évaluation sur chaque document de disposition-liste, tableau ou offre de cession-présenté par l'administration d'origine, rapport qui analyse point par point chacun des éléments du document visé. Le rapport d'évaluation est ensuite soumis aux supérieurs hiérarchiques de la direction des archives-le plus souvent au directeur lui-même-avant d'être retourné à l'administration d'origine pour exécution.

Il est évident que l'évaluation n'est pas une tâche facile; il s'agit même probablement de la plus lourde des responsabilités professionnelles des archivistes. L'effort considérable qui leur est demandé est cependant pleinement justifié par l'importance de la phase d'évaluation dans le processus de disposition. Cette phase-est essentielle dans la mesure où les décisions d'évaluation déterminent irrévocablement le contenu des archives qui seront conservées définitivement et donc la nature des sources dont pourront disposer dans l'avenir le gouvernement, la communauté des chercheurs et le grand public.

Exécution

En règle générale, ce sont les administrations d'origine qui appliquent les mesures prévues dans les documents de disposition, en tenant compte des décisions d'évaluation prises par la direction des archives. La seule exception importante est le cas où les dossiers concernés ont été placés dans un dépôt de préarchivage par l'administration d'origine; c'est alors le dépôt qui est chargé de l'exécution, mais àcharge pour lui de tenir pleinement au courant l'administration d'origine.

Dans les deux cas, l'exécution peut revêtir deux formes selon les termes du document de disposition approuvé: a) transfert au dépôt d'archives des originaux ou de microcopies de bonne qualité des dossiers dont la valeur a été considérée comme permanente, suivant un calendrier établi conjointement par les deux parties; b) élimination des dossiers dont le contenu n'a pas été considéré comme présentant une valeur suffisante pour justifier une conservation définitive; cette élimination est effectuée par l'organisme qui en a la garde-administration d'origine ou dépôt de préarchivage-qui doit se conformer strictement aux instructions approuvées par la direction des archives pour chaque élément figurant dans le document de disposition.

Les instructions pour l'élimination sont variables, mais elles prévoient en général, soit a) la destruction immédiate des originaux et/ou des microcopies des dossiers déjà rassemblés; soit 6) la destruction régulière des originaux et/ou des microcopies de dossiers qui continuent à s'accumuler, au terme d'un « délai de rétention » fixé; ce délai peut être un laps de temps donné à compter de la date de constitution des dossiers; il peut aussi être fonction d'un événement déterminé se produisant après leur constitution ou bien encore d'une combinaison de ces deux éléments. Pour procéder à l'élimination des dossiers, on peut les brûler ou les déchiqueter si leur contenu est confidentiel ou si leur diffusion est limitée pour d'autres raisons; sinon ils sont vendus au poids pour recyclage.

Pour pouvoir vérifier que les administrations appliquent effectivement les documents de disposition approuvés-la législation fédérale des États-Unis leur en fait l'obligation-la direction des archives doit être régulièrement saisie de rapports sur les mesures d'exécution prises avec une référence précise aux documents pertinents.

Pour compléter cet exposé sur le processus de disposition proprement dit, nous devons maintenant examiner deux autres sujets: a) l'échantillonnage; b) les dépôts de préarchivage.

Échantillonnage

La nécessité de l'échantillonnage se fait sentir quand l'évaluation se trouve en présence d'une grande quantité de dossiers qui présentent à son avis une valeur permanente, mais sous un volume si important que le souci d'économiser espace et argent impose un compromis entre leur évaluation et les contraintes dues à une quantité excessive. Dans ce cas, on peut recourir à la technique de l'échantillonnage-c'est-à-dire transférer aux archives, non pas l'ensemble des dossiers en cause, mais seulement une partie.

L'échantillon est sélectionné suivant des modalités adaptées à chaque cas, généralement définies par l'évaluateur avec la collaboration de l'administration d'origine et conçues pour préserver à échelle réduite les valeurs essentielles des dossiers en question. L'échantillon peut être « représentatif » et refléter exactement l'ensemble des informations contenues dans les dossiers, ou bien «sélectif » et conçu pour retenir les éléments d'information qui, sur le lot, paraissent présenter une valeur permanente et pour éliminer tous les autres.

Dans les circonstances particulières qui viennent d'être mentionnées, la technique de l'échantillonnage est extrêmement précieuse pour réduire le volume des dossiers à valeur permanente remis aux archives.

Dépôts de préarchivage

Le dépôt de préarchivage ne fait pas partie intégrante du processus de disposition, mais il lui est étroitement lié et le facilite considérablement. L'idée de ces dépôts est apparue aux États-Unis d'Amérique pendant la seconde guerre mondiale, quand des entrepôts fédéraux furent ouverts pour stocker à peu de frais les dossiers administratifs qui n'étaient consultés qu'occasionnellement. Au cours des années qui ont suivi la guerre et grâce à des mesures législatives, les entrepôts créés indépendamment par chaque administration ont été transformés en un réseau national de dépôts de préarchivage, centralisé sous le contrôle des Archives nationales des États-Unis et étroitement associé à celles-ci.

Les dépôts de préarchivage facilitent le processus de disposition de plusieurs manières:

Les dépôts acceptent tous les dossiers proposés par les administrations d'origine sans que le statut juridique de ceux-ci soit modifié. Les administrations d'origine restant propriétaires des dossiers, le travail administratif entraîné par leur transfert est réduit au minimum. Quand ces administrations le demandent, le personnel des dépôts recherche les dossiers transférés et les leur renvoient immédiatement. Ces trois facteurs-maintien du statut juridique initial, simplicité du transfert et rapidité de consultation-se combinent pour encourager les administrations à utiliser largement les possibilités de stockage à bon marché offertes par les dépôts pour leurs dossiers inactifs.
Les dépôts donnent suite à tous les documents de disposition applicables aux dossiers dont ils ont la garde. Les mesures prévues dans ces documents sont exécutées par les dépôts exactement comme elles l'auraient été par l'administration d'origine si celle-ci avait conservé les dossiers. C'est ainsi que les dépôts éliminent régulièrement les dossiers qui, conformément aux décisions d'évaluation prises par la direction des archives, doivent être détruits. D'autre part, ils servent de dépôts provisoires pour les dossiers dont la valeur a été jugée permanente lors de l'examen des tableaux globaux et autres documents. Autrement dit, ils abritent temporairement ces dossiers jusqu'au moment où le dépôt d'archives est prêt à les recevoir.
Les dépôts préparent eux-mêmes des documents de disposition, en particulier tableaux d'élimination et offres de cession, pour les dossiers qui ne figuraient pas encore sur des documents de ce genre lors de leur arrivée au dépôt, puis ils les soumettent à l'approbation de la direction des archives après avoir obtenu l'accord des administrations intéressées. Pour sa part, la direction des archives procède régulièrement à l'inventaire des réserves des dépôts pour déterminer si elles ne contiennent pas des dossiers non classés qui mériteraient d'être transférés aux archives pour y être conservés définitivement. Après évaluation, ces dossiers sont versés aux archives.

Situé à mi-chemin entre l'administration d'origine et la direction des archives, le dépôt de préarchivage a pour tâche essentielle de fournir des locaux de stockage temporaire beaucoup moins coûteux et beaucoup plus vastes que ceux dont disposent ces deux organismes. L'existence de ces locaux, où les conditions de dépôt sont en général très souples, atténue le risque, d'une part, que les administrations ne détruisent des dossiers présentant de la valeur pour la simple raison qu'elles ont besoin de place dans leurs propres locaux et, d'autre part, que, pour la même raison, elles ne fassent pression sur le dépôt d'archives pour y transférer des dossiers de valeur douteuse. En fait, l'espace disponible dans les dépôts de préarchivage permet au processus de disposition de se dérouler de façon rationnelle et soigneusement préparée, grâce à une collaboration étroite entre les administrations et les archives.

Il nous reste à exposer quelques conclusions sur le processus de disposition des dossiers en général:

Ce processus doit se faire de façon régulière, systématique et continue, soit en recourant à des procédés semblables à ceux que nous avons exposés dans le présent document, soit selon toute autre méthode rationnellement conçue. Cette disposition régulière, systématique et continue (c'est-à-dire ordonnée) est indispensable si l'institution d'archivage-et en particulier la direction des archives nationales-entend ne pas se limiter à conserver des archives historiques, mais désire s'acquitter avec succès de la tâche qui lui a été confiée par le gouvernement dont elle dépend, le grand public et la communauté scientifique, à savoir assurer à long terme la conservation et l'utilisation, sous le contrôle d'un personnel hautement qualifié, du petit noyau qui présente une valeur permanente dans l'énorme masse de dossiers que les administrations publiques ne cessent de constituer, ainsi que l'élimination efficace du reste dépourvu de valeur.
Ces considérations s'appliquent tout particulièrement aux pays en développement, où, à quelques exceptions près, OR ne procède pas en général àla disposition régulière des dossiers constitués ou accumulés dans les ministères et devenus inactifs. Au contraire, la plupart de ces dossiers sont conservés par les ministères, souvent dans les conditions et avec les risques exposés dans les deuxième, troisième et quatrième paragraphes de cet article. De plus, cette situation s'est aggravée et continue de s'aggraver avec le temps, du fait de l'augmentation progressive du nombre et de l'importance des ministères dans la plupart des pays, augmentation directement proportionnelle à l'accroissement de la complexité des responsabilités gouvernementales. En conséquence, dans la majorité des pays du tiers monde, les administrations d'origine tout comme les directions nationales des archives rencontrent de graves obstacles dans l'accomplissement de leurs tâches essentielles, du fait de l'absence ou de l'insuffisance des systèmes de disposition des dossiers.
Pour résoudre ce problème, les autorités compétentes des pays en développement, après avoir pris conscience de leur nécessité, doivent adopter des programmes de disposition conformes ou analogues à celui qui a été esquissé dans le présent article. Cette nécessité débouche sur une autre, qui lui est indissolublement liée, à savoir celle de former un personnel qualifié pour appliquer le programme de disposition des dossiers. Il s'agit en fait de deux catégories de personnel: les fonctionnaires responsables des dossiers dans les administrations d'origine et les archivistes spécialisés dans la disposition et l'évaluation à la direction des archives. Des possibilités de formation à ces types de tâches existent déjà dans les pays développés et, à un moindre degré, dans un certain nombre de centres régionaux de formation professionnelle et de centres nationaux à vocation régionale fonctionnant actuellement dans le tiers monde. De plus, les séminaires de gestion des dossiers organisés et patronnés par les organisations intergouvernementales et non gouvernementales concernées, comme l'Unesco et le Conseil international des archives, permettent d'espérer un accroissement des possibilités de formation ad hoc. Ce n'est que lorsque les gouvernements prendront mieux conscience de l'urgence qui s'attache à une disposition systématique des dossiers et lorsque les effectifs du personnel qualifié pour cette tâche auront été graduellement augmentés qu'il deviendra possible de résoudre concrètement la crise" dont souffre le tiers monde dans ce domaine.

Notes

1. Au cours de ces dernières années, l'auteur a donné une série de conférences-présentant de façon plus détaillée et plus approfondie les questions dont traite le présent document-devant des groupes représentatifs de leur région réunis dans la République-Unie de Tanzanie et en Argentine, à savoir: a) le séminaire sur la gestion et la déposition des dossiers qui s'est tenu à Arusha (République-Unie de Tanzanie) en octobre-novembre 1976 sous les auspices de l'ECARBICA (Bureau du Conseil international des archives pour l'Afrique orientale et centrale), avec une contribution financière et une aide en matière d'organisation de la Fondation allemande pour le développement international; b) les étudiants et les membres du corps enseignant intéressés du Centro Interamericano de Formación de Archiveros (Centre régional de formation d'archivistes pour l'Amérique latine), financé par l'Organisation des Etats américains à l'Université de Cordoba (Argentine) en août-septembre 1977 Le document lui-même a été présenté à la Conférence générale de l'ECARBICA qui s'est tenue à Khartoum (Soudan) en avril 1978.

2. L'auteur, fonctionnaire du National Archives and Records Service des États-Unis d'Amérique de 1941 à 1972 et secrétaire général adjoint du Conseil international des archives (CIA) de 1968 à 1976, est actuellement conseiller auprés du président du CIA et président du comité du CIA pour le développement des archives

3. Dans ce document, nous nous limiterons exclusivement aux dossiers publics.

4. Par l'administration d'origine.

5. Par l'administration d'origine et/ou le dépôt de préarchivage (dont nous parlons plus loin).

6. Par la direction des archives.

7. Tels sont les principaux documents de disposition utilisés par le gouvernement fedéral des États-Unis d'Amérique. Il est évident que les documents ne seront pas exactement les mêmes dans d'autres pays mais dans tous les cas ils devront être conçus pour répondre convenablement à leur objectif essentiel, qui est de proposer et de contrôler l'application de mesures de disposition spécifique.

8. Pour une discussion plus approfondie, voir: Morris Rieger, « The appraisal of records for potential research values, Southeast Asian archives, vol. 9, juillet 1976, p 135-138; T R Schellenberg, Modern archives: principles and techniques, p. 139- 160, Chicago, 1956; T R. Schellenberg, « The appraisal of modern publics records », U.S. National Archives and Records Service, Bulletin (Washington), n° 8, 1956.

9. Dont nous parlons plus loin.

10. Voir: Morris Rieger, « Archives in developing countries: the regional training center movement », American archivist, vol. 35, avril 1972, p 163-171; Morris Rieger, « Archivarausbildung für die englisch sprechenden Länder des tropischen Africa: Entwurf eines Curriculums für das geplante Regional-Centrum in Accra », Der Archivar, vol. 26, mai 1973, p. 219-224.

11. Le terme « gestion des dossiers »-qui a une signification plus large et recouvre, outre la disposition, la constitution, I'entretien, la recherche et l'utilisation des dossiers actifs-est souvent utilisé comme s'il était synonyme de «disposition des dossiers ».

12. Voir aussi: Planning of archival development in the third world / Planification du développement des archives dons le tiers monde. Proceedings of the [ICA] Gcneral Conference I Actes de la Conférence générale [du CIA], Dakar, 28--31 January / 28-31 janvier 1975. Verlag Dokwnentation, Possenbachentrasse 2b, D-8000 Munich, FRG, 1976. 117 p. Archivum, special volume / numéro spécial, n° 1, edited by W. Lenz / préparé par W. Lenz.

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