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Les papiers ministeriels. Construction et emploi de la classification externe

Quand toutes les entrées ont été écrites et triées, la construction de la partie externe de la classification peut commencer. On aura déjà atteint un certain degré de classification au niveau de l'index en repérant les synonymes et en choissant des rubriques subordonnées, quoiqu'il reste encore beaucoup à faire. Pour chaque terme-matière on devrait avoir sur le schéma directeur les rubriques plus larges auxquelles il est associé, et pour chacune de ces rubriques, on devrait faire une fiche pour introduire les termes d'index associés. Ces rubriques formeront la base de la classification externe proprement dite, et il est préférable de les disposer de façon à pouvoir les voir toutes d'un coup.

Une fois que l'on a traité ainsi tous les termes de l'index, on effectue la procédure inverse en examinant tour à tour tous les termes de la classification. A chacun correspondra un groupe de termes d'index associés et cet examen déterminera si certains sont synonymes ou doivent être subordonnés l'un à l'autre. Toute modification devrait, bien sûr, être faite aussi dans l'index et on devrait parcourir l'ensemble de l'index en pensant successivement à toutes les rubriques larges. En particulier, quand on a créé des rubriques larges en examinant l'index, des relations bien fondées entre l'index et la classification peuvent apparaître, qui n'apparaissent que grâce à cette méthode.

Finalement, une procédure semblable, menée bien plus rapidement, permettra de construire les niveaux supérieurs de la classification, dans laquelle certaines rubriques commandent d'autres rubriques, qui font figure d'aspects. Tout au long de ces procédures, on doit garder à l'esprit qu'un terme peut être associé à, ou servir d'aspect à un nombre quelconque de rubriques.

En outre, on aura parfois avantage à laisser apparaître un terme à la fois dans l'index et au premier niveau de la classification externe, comme dans le cas de "loi" dans les papiers ministériels. On aboutirait à une confusion inutile, cependant, si on l'associe, au niveau de l'index, à d'autres termes du niveau supérieur. L'acceptation de ce procédé est naturellement bien distincte du rejet des termes d'index proposés, précédemment utilisés dans la classification seulement, et il ne devrait pas y avoir de difficulté pour établir cette distinction dans le système.

A chaque étape, la classification peut s'étendre à volonté. A chaque fois que sont associés à une seule rubrique plus de termes qu'il n'est commode, ils doivent être regroupés et cela provoquera des modifications de niveau et parfois la disparition ou l'addition de termes. Etant donné qu'aucun terme ne peut s'ajouter au système sans être introduit dans la classification, on ne peut faire de telles additions qu'après un examen minutieux des autres termes, ce qui devrait révéler sa valeur relative et garantir la cohérence de l'analyse. Le rédacteur ne traite ainsi que des cas dans lesquels une décision n'a pas encore été prise pour le classement des sujets, quoiqu'il doive aussi pouvoir examiner les résultats de la révision et bousculer les classements dans le contexte de l'index traité. C'est une facilité dont on doit naturellement user avec modération.

L'extension détaillée de la classification demande que le rédacteur ait la dernière épreuve de la classification entière, interne et externe, et y porter ses modifications au fur et à mesure afin de garantir la cohérence. L'un des problèmes particuliers de cette phase est celui de l'accès-matière au corps du texte en cours d'indexation. De nombreux rédacteurs peuvent penser que, sans un accès de cette sorte via la partie existante de l'index, ils ne peuvent faire de comparaisons entre des parties de documents qui peuvent devoir être indexés dans un même vocabulaire. C'est une facilité qu'offrent les index manuels, et on peut en jouir dans un contexte mécanique si l'on fait passer les entrées, qui ont été admises, par le système de façon que le rédacteur ait à sa disposition non seulement les entrées de l'index (grâce à leur classement alphabétique) mais aussi la partie pertinente de la classification. Pour autant que ces entrées doivent subir le traitement une fois encore après la phase d'édition, cette méthode entraînera des dépenses supplémentaires, et la question de savoir si elles sont justifiées doit être jugée selon les cas. Un raffinement supplémentaire - et une dépense supplémentaire aussi -peut offrir une concordance dans laquelle après chaque entrée et le nombre de référence approprié sont éditées toutes les autres entrées portant ce numéro de référence. Cette concordance, si l'on peut dire faute d'un meilleur mot, que n'offrent pas les systèmes manuels, combine les avantages de l'ordre de référence avec ceux de l'ordre de l'index et permettrait de comparer le traitement de chaque document avec celui de tous les documents semblables. C'est le seul moyen dont dispose un rédacteur, en dehors de la mémoire, pour vérifier la cohérence des choix.

Il y a ainsi trois niveaux d'édition : les rejets seuls ; les rejets avec les entrées acceptées de l'index ; et les rejets avec les entrées acceptées de l'index et, en plus, la concordance dans l'ordre des références. Ces deux dernières versions autorisent des variétés supplémentaires : les rejets, correctement signalés, peuvent être introduits dans l'ordre alphabétique afin de donner au rédacteur un accès plus facile encore aux documents.

La concordance de l'édition comprendra toujours, naturellement, les rejets, qu'ils apparaissent ou non dans l'ordre alphabétique. Ce degré de choix indique bien l'aide que peuvent apporter des procédés mécaniques, mais il souligne aussi la nécessité de faire intervenir le rédacteur entre les phases mécaniques, si l'on veut parvenir à des qualités convenables dans ce domaine. On pourrait enfin envisager de tout effectuer sur le même plan.

L'utilisation manuelle de ce système, pour les papiers ministériels, s'est avérée raisonnablement prometteuse. La classification fut élaborée sur les papiers de 1938 et on lui a confronté l'index préparé séparément pour 1937 ; malheureusement on avait dû rédiger l'index de 1937 avant que l'on n'eût pu former le style d'indexation à partir des papiers de 1938 : l'index de 1937 fut, en effet, achevé avant que l'on n'eût examiné plus qu'une partie des papiers de 1938. Laissant de côté les différences qui en résulteraient dans le style (telles que l'usage d'entrées croisées et le choix de noms de lieu plutôt que d'adjectifs de lieu), la moitié environ des termes-matière soumis à cette confrontation se trouvèrent exclus de la classification. Bien sûr, la classification se fondait sur un très petit ensemble, rassemblant 297 fonds seulement, si bien que ce résultat n'est pas décevant. L'édition des rejets dans le système fut, dans l'ensemble, très facile car elle consista, en bonne part, à ajouter des synonymes et pourtant la classification externe demanda aussi à être développée et réagencée. Cette expérience montre clairement qu'il faut avoir quelques règles de cohérence simples pour toute série d'index, même si on devrait épargner aux rédacteurs futurs le besoin de se référer constamment aux précédents de leurs prédécesseurs.

Appendice : Papiers ministeriels de 1938

CLASSIFICATION

Les références entre crochets ou en majuscules renvoient à d'autres termes de la classification ; les autres références renvoient aux termes de l'index.

Les méthodes modernes de classement d'archives aux États-Unis

par
Frank B. EVANS
Archives nationales

Les éléments du contexte
Premier mouvement pour une méthode uniforme de classification
La classification à l'essai
De la classification au classement
Une explication

Il y a plus d'un demi-siècle, au Congrès international des archivistes et bibliothécaires qui se tint à Bruxelles en 1910, un congressiste américain demanda une "méthode de classement" pour les archives nationales. Déplorant l'absence de "classement logique", il recommandait la création d'un "système scientifique" qui, "quoique modifié pour satisfaire aux conditions locales", conserverait, "en étant appliqué partout", une "similitude générale et une uniformité". L'histoire et la situation actuelle des tentatives faites aux Etats-Unis pour développer un tel système sont l'objet de ce rapport.

Les éléments du contexte

Pour comprendre les phases de la gestion archivistique aux Etats-Unis, il faut se reporter constamment à plusieurs considérations fondamentales. La première est l'absence de toute tradition profonde d'archivage méthodique dans les organismes privés ou dans les organismes publics de tous niveaux aux Etats-Unis. Les archives n'étaient habituellement considérées que comme les moyens servant une fin immédiate, la conduite d'affaires en cours, et après avoir servi ainsi elles étaient simplement emmagasinées dans le premier espace disponible, sans que l'on tînt compte de leur ordre primitif ou de leurs relations avec d'autres archives du même bureau. A cela on doit ajouter l'absence d'un système d'enregistrement complètement développé, un type d'organisation publique qui a toujours été souple, l'échec du gouvernement national à créer un service d'archives particulier pour ses propres archives jusqu'en 1934. Ces circonstances ont posé à l'archiviste américain des problèmes tout à fait différents de ceux qui se posent à son collègue européen et, pour une bonne part, les politiques et pratiques archivistiques américaines sont le résultat nécessaire des pratiques américaines d'archivage.

Une seconde considération majeure est l'autonomie et la multiplicité, dans notre système fédéral de gouvernement, des dépôts d'archives. Cette autonomie a encouragé une remarquable diversité de techniques archivistiques, et, même en ce qui concerne les services d'archives gouvernementaux, il est difficile de faire des généralisations valables. Les archivistes américains ont toujours été très individualistes dans leurs méthodes ; et, peut-être plus qu'en aucun autre pays, l'unité du métier d'archiviste aux Etats-Unis naît plutôt d'une finalité commune que de politiques et de pratiques communes.

A ces considérations on doit ajouter la puissante influence qu'ont exercée sur la gestion des archives les bibliothécaires et les conservateurs d'archives privées. Ces deux professions sont, aux Etats-Unis, plus anciennes que celle d'archiviste. Dans les dernières années l'influence des bibliothèques a diminué sur le plan national mais les principes et les techniques de classement et de catalogage qui ont cours dans les bibliothèques continuent d'influencer la gestion des archives dans les services d'archives de nombreux Etats comme dans les dépôts semi-publics ou privés. Signalons également l'influence des techniques élaborées par les conservateurs d'archives privées pour le traitement de ce qu'on appelle généralement 'collections' de 'manuscrits historiques' - ou, plus proprement, ensembles de papiers privés.

Toute tentative de description et de distinction de la grande variété des pratiques des archivistes, bibliothécaires et conservateurs d'archives privées aux Etats-Unis dans la gestion des archives publiques et privées exigerait plusieurs volumes. Le but qu'on se propose ici est seulement de souligner l'existence de cette large diversité de pratiques, d'indiquer les circonstances qui les ont vu naître et aussi de mettre en relief l'importance d'une dernière considération l'instabilité de la terminologie archivistique aux Etats-Unis. La plupart des archivistes américains aujourd'hui s'occupent non de la classification des archives mais plutôt de l"arrangement' des archives. Notre préférence pour ce dernier terme et son sens spécifique peut se comprendre mieux grâce à un rapide tableau de l'évolution du concept de la classification d'archives aux Etats-Unis.

Pour récapituler, c'est seulement dans un contexte marqué par le défaut d'une forte tradition d'archivage méthodique, l'absence d'un système d'enregistrement bien développé, la souplesse de l'organisation administrative, l'établissement relativement tardif d'un service d'archives nationales, l'autonomie institutionnelle et la diversité des procédures encouragée par un système de gouvernement fédéral, les fortes influences exercées par les professions voisines de bibliothécaire et de conservateur d'archives privées et le manque d'une terminologie stable, que l'on peut essayer de comprendre une question d'archives aux Etats-Unis. Mais, sans se soucier de termes particuliers, nous partageons avec tous les archivistes ce problème fondamental : avoir la maîtrise des documents dont nous avons la garde. Si dans notre approche de ce problème beaucoup d'aspects semblent être neufs, beaucoup d'autres aussi sont traditionnels et peuvent être reconnus comme adaptés de principes et de pratiques européens.

Premier mouvement pour une méthode uniforme de classification

L'histoire de l'archivistique aux Etats-Unis reste encore à écrire, mais l'on peut trouver de nombreuses informations sur le développement primitif de la théorie et de la pratique archivistiques dans les rapports publiés et dans les articles. Cette histoire commence réellement avec les activités de la Commission des Archives publiques, créée en 1899 par l'Association historique américaine "pour faire des enquêtes et des rapports, du point de vue de la recherche historique, sur le caractère, le contenu et les fonctions... des dépôts publics d'archives manuscrites". Afin d'éviter que cet effort ne fît double emploi avec ceux d'une Commission des archives historiques privées précédemment établie, la Commission des archives publiques convint de borner ses activités aux "documents de nature publique ou gouvernementale, tels que ceux qui sont ordinairement classés dans la catégorie des archives, papiers publics ou papiers d'État".

L'un des objectifs déclarés de la Commission était "l'unification et l'amélioration... des méthodes de... classement et de conservation des documents officiels", mais lors de la première session les membres décidèrent de ne pas proposer de "plan spécifique et détaillé pour la conservation des archives publiques" aux Etats. "Du moment que les conditions présentent peu de points de ressemblance entre deux Etats", concluait la Commission, "il n'est guère possible de formuler un plan qui s'applique à un grand nombre d'entre eux, tant que la proverbiale répugnance des Etats américains à tirer profit des exemples rendra hasardeux de supposer q'un plan approuvé dans un Etat sera pour cette raison reçu favorablement dans un autre."

Ainsi la Commission employa l'essentiel de ses efforts, pendant la plus grande partie de la décennie qui suivit, à examiner et à compiler les listes de documents d'archives conservés par l'État ou les pouvoirs locaux.

La plupart des membres de la Commission des Archives publiques, y compris les membres adjoints recrutés dans chaque Etat, étaient des historiens professionnels, enseignant ou écrivant l'histoire. Il était donc normal que le premier plan connu établi spécialement pour le classement des archives publiques aux Etats-Unis fût un projet général présenté en 1906 par un professeur d'histoire au Département d'Histoire, des Commémorations et des Arts de son Etat. Plusieurs années auparavant, alors membre adjoint de la Commission, l'auteur du plan avait préparé un rapport sur les archives publiques de l'État.

Le plan de classement comptait quatre parties : un classement 'primaire' distinguant les archives locales de celles de l'Etat, un classement 'formel' distinguant les imprimés des manuscrits, un classement 'historique' fondé sur les dates capitales de l'histoire de l'Etat et un classement 'administratif' qui combinait des éléments de chacune de ces parties. Dans le classement 'administratif', on distinguerait d'abord parmi les archives publiques les archives locales et celles de l'Etat. Les archives de l'Etat seraient alors distinguées selon les bureaux d'origine et les archives locales selon le comté, la ville ou la cité. Les documents provenant de chacune de ces subdivisions seraient classés selon leur forme matérielle ou selon leur objet et les articles individuels qui les composent seraient disposés dans l'ordre chronologique .

Ce plan fut adopté comme base du classement des archives publiques de l'État où il avait vu le jour, mais il ne fut ni adopté par la Commission des Archives publiques ni publié avant plusieurs années et il eut peu d'influence immédiate sur les pratiques des autres Etats. Il faut signaler un autre élément qui pouvait être plus important pour le développement de l'administration des archives aux Etats-Unis, c'est-à-dire les activités que menait alors un autre groupe d'historiens de métier associés au nouvel Institut Carnegie de Washington.

Peu après la création de la Commission des Archives publiques, l'Institut Carnegie de Washington établit un Bureau de la recherche historique qui entreprit la préparation d'une série de guides des documents relatifs à l'histoire américaine conservés dans les principaux dépôts d'archives et bibliothèques d'Europe. Grâce àce programme de nombreux scientifiques américains acquirent une connaissance directe des principes et des techniques archivistiques européens et, à cause des relations étroites liant le Bureau de la recherche historique, l'Association historique américaine et la Commission des Archives publiques, ces scientifiques purent persuader la Commission des Archives publiques de reconsidérer sa décision initiale qui refusait de rechercher l'uniformité dans les pratiques archivistiques américaines.

Lors de la première Conférence des archivistes américains, patronnée en 1909 par la Commission, Waldo G. Leland recommanda la préparation d'un manuel d'archivistique pour les archivistes américains. En ce qui concerne le classement, il proposa que "en général les principes énoncés par les Hollandais et acceptés par la plupart des nations européennes fussent adoptés : le 'herkomstbeginsel', le 'respect des fonds' ou le 'principe de la provenance"'. Les archives, expliquait-il, "devraient être classées selon leur origine ; elles devraient refléter les processus qui les ont produites". S'en prenant sans ambages aux pratiques courantes, il avertissait que "rien ne serait plus désastreux que l'application à un ensemble d'archives des méthodes modernes de classement qu'on pratique dans les bibliothèques".

La Commission des Archives publiques accepta cette recommandation et fit préparer un manuel dont elle confia la responsabilité à un sous-comité. L'année suivante, plusieurs membres de la Commission et d'autres scientifiques intéressés par la question participèrent, en 1910, au Congrès international des Archivistes à Bruxelles, ce qui renforçait ainsi l'influence virtuelle de l'expérience européenne sur la teneur du manuel projeté .

Une opposition se fit jour toutefois non seulement chez les bibliothécaires, qui étaient attachés au classement par matières, mais aussi chez les conservateurs d'archives privées qui soulignaient que, les problèmes européens et américains étant différents, une étude des "plans et conclusions" des Européens n'offrirait pas de conclusions "satisfaisantes" pour l'archivistique américaine. Ce désaccord fondamental entrava le progrès pendant près de deux ans, mais à la Conférence des archivistes de 1912, les opinions des historiens prévalurent enfin. Toutes les archives, déclara le docteur Leland à cette Conférence, "sont produites de la même manière, ont le même besoin de conservation et de gestion et trouvent le même destin si l'on les néglige". Il était donc évident, insista-t-il, "que les principes archivistiques élaborés dans la pratique européenne" étaient "applicables aux archives américaines".

Le rapport du sous-comité, relatif au manuel projeté, qui fut présenté àcette Conférence, préconisa que vingt chapitres fussent rédigés par divers spécialistes, y compris un chapitre traitant de la "classification : systématisation et cotation". Discutant des plans pour ce chapitre particulier, le président du sous-comité déclara que les archivistes ne pourraient "presque rien apprendre des plans de classement employés dans les bibliothèques pour les livres" et mit en avant le principe de provenance comme la seule base valable pour la classification des archives. La controverse initiale avait été gagnée par les scientifiques à qui l'expérience européenne était familière, mais il convient de remarquer que peu d'entre eux étaient chefs de services d'archives.

L'année suivante, à la Conférence des archivistes de 1913, les plans prévus pour le manuel d'archivistique furent revus afin de produire un livre d'initiation, moins général, de dix chapitres mais conservant encore un chapitre distinct consacré à la classification. On discuta à la Conférence des brouillons de deux chapitres préparés sur d'autres sujets. A la Conférence de 1914 fut lu un texte relatif aux "principes de classification des archives". Après avoir exposé les données de l'expérience européenne et cité les recommandations du Congrès de Bruxelles de 1910, l'auteur de la communication concluait que "le principe du 'respect des fonds'... est le principe fondamental de la classification des archives aujourd'hui". Le plan de classement de 1906, dont on avait débattu auparavant, se présenta alors comme "une illustration très simple et concrète" du principe de provenance adapté aux archives d'un Etat, mais ni la Conférence ni la Commission des Archives publiques ne prirent de position formelle à propos de ce plan de classement.

La Première Guerre mondiale provoqua l'échec de ce premier effort pour créer un système uniforme de gestion des archives aux Etats-Unis. Le conflit détourna l'attention de la Commission des Archives publiques vers le problème des archives de la guerre et la Commission elle-même fut suspendue pendant l'immédiat après-guerre.

Quand elle se rétablit sous une forme restreinte en 1921, la plupart des scientifiques qui avaient soutenu ses activités, s'étaient déjà engagés dans d'autres projets, particulièrement dans ceux de la création d'un bâtiment des Archives nationales et de l'institution d'un service des Archives nationales distinct. Plusieurs fois, l'on essaya de relancer le projet du livre d'initiation archivistique mais celui-ci ne fut jamais achevé et le chapitre sur la classification jamais écrit.

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