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La classification a l'essai

Hormis la promotion de politiques et de pratiques uniformes, les efforts de la Commission des Archives publiques en faveur des archives aux Etats-Unis eurent un succès remarquable. Un des résultats directs de ses activités fut l'adoption d'une législation archivistique de base par de nombreux Etats et, finalement, l'établissement de services d'archives dans près de trente Etats. Cependant, les méthodes adoptées par ces nouveaux services pour l'organisation et la maîtrise de leurs fonds furent souvent l'effet des circonstances plutôt que d'un choix. Dans les Etats où la gestion des archives fut donnée aux bibliothèques de l'État, on adopta d'habitude la classification par matières, tandis que la gestion par des Sociétés historiques des Etats eut souvent pour résultat une organisation archivistique calquée sur celle des archives historiques privées. Le classement des archives par matières selon les principes de bibliothèques ne demande pas d'explication ; en revanche il peut être nécessaire de discuter du traitement des archives sur le mode propre aux archives historiques privées.

Les pratiques les plus largement adaptées de ce type furent celles de la Division des Archives privées de la Bibliothèque du Congrès qui, en 1903, avait été autorisée à trier et à conserver des archives du Gouvernement fédéral. Ces pratiques, comme l'expliquait un manuel publié pour la première fois en 1913, se fondaient sur les principes suivants :

  1. ...les papiers officiels versés au bureau des archives par le gouvernement doivent être des papiers désormais dépourvus de valeur administrative et officiellement morts, c'est-à-dire des papiers dont l'usage courant montre qu'ils ne sont plus consultés pour des fins administratives.
  2. ...les papiers officiels gérés par l'archiviste lui parviennent ordinairement avec un classement et des répertoires nés des besoins de l'administration et en aucune manière propres à satisfaire aux besoins de la recherche historique.
  3. L'expérience, et l'on entend par là non l'expérience du chercheur ou du lecteur d'archives privées, mais celle de l'archiviste, le véritable conservateur des documents, qui est appelé des douzaines de fois par jour àrepérer et à produire des pièces et qui seul appréhende complètement les difficultés de cette tâche, a démontré que le classement strictement chronologique par années, mois et jours est le seul qui donne parfaitement satisfaction.

La Division des Archives privées reconseillait donc que, "en classant une grande quantité de papiers officiels" : la méthode logique d'un classement chronologique, dans les diverses rubriques des services dont ces papiers proviennent, est la meilleure... La précision de cette classification dépendra, naturellement, de la taille de l'ensemble ; ordinairement, on n'a besoin de considérer que les principales divisions des trois pouvoirs (exécutif, législatif et judiciaire).

Elle recommandait en outre que, si le volume des documents n'était pas trop important - "seulement une centaine d'ensembles d'archives privées, ou environ, éviter une classification plus complexe que l'ensemble des archives lui-même et classer les papiers dans l'ordre chronologique, en établissant, si besoin est, la classification administrative sur un fichier.

Il se peut que quelques scientifiques aient compris le caractère et la valeur organiques des archives, mais, pour beaucoup d'archivistes américains, les archives publiques désormais inutiles pour les besoins courants de l'administration n'étaient que des archives privées historiques d'origine officielle. La Bibliothèque du Congrès, dépositaire officiel des archives du Gouvernement national, donna l'exemple, et la logique apparente, la simplicité évidente de sa politique et de ses pratiques valurent à ces dernières d'être largement adoptées par d'autres services d'archives. Ainsi, le directeur du service d'archives d'un Etat déclara, quoiqu'il eût participé au Congrès de Bruxelles en 1910 :

"le but à atteindre dans le classement de toutes les archives de gouvernement est de les classer de telle manière que les documents feront le récit, de façon historique, du progrès et du développement de l'État et de sa population depuis les origines".

Ce but, insistait-il, ne pouvait être atteint "que par une méthode chronologique de classement". Et dans l'État qui avait adopté le plan de classement de 1906, ce plan fut transformé vers 1928 en une "combinaison de systèmes chronologiques et thématiques, complétée d'un classement alphabétique".

La théorie et la pratique archivistiques aux Etats-Unis ne firent ainsi aucun progrès sensible durant les deux décennies qui suivirent le début de la Première Guerre mondiale. Le succès du mouvement pour la constitution distincte d'Archives nationales, qui culmina avec l'adoption du 'National Archives Act' en 1934, ranima toutefois l'intérêt et l'activité dans le domaine des archives. L'établissement des Archives nationales fut suivi d'une autre série d'études, portant cette fois sur les archives du Gouvernement fédéral à, et hors de Washington. Cet 'inventaire' d'archives périmées, mené là où elles se trouvaient, fut d'une importance majeure dans le développement des techniques de description des documents et, parce qu'il s'effonçait d'identifier et de décrire les archives en fonction de leurs services d'origine, il eut aussi de l'importance en réorientant l'attention vers l'appréhension organique de la gestion des archives. Une étude des Archives Historiques, plus large encore, embrassant les archives historiques privées de tout le pays, eut des conséquences semblables, mais l'influence du classement par matières garda de sa force. Dans les inventaires qui résultèrent de cette étude, les services où se trouvaient des 'archives historiques', étaient classés dans un ordre 'logique', et les archives de chaque service étaient rassemblées dans des rudriques-matières générales, avec - à l'occasion - des renvois entre des rubriques-matières semblables relevant de bureaux différents. Ces inventaires étaient, dans l'opinion du directeur national de l'étude, "un simple début en matière de classification thématique".

L'essentiel de l'activité en ce qui concerne la classification se déroula aux Archives nationales, toutes récentes, qui créèrent, en 1935, une Division de la Classification, intégrée à leur organisation interne. Cette Division avait la charge de :

"mener des recherches fondamentales au sujet des méthodes de classification dans des institutions de caractère et de taille comparables, d'analyser et d'interpréter les études qui lui paraîtront susceptibles d'affecter le mode de classification définitif qu'adopteraient les Archives nationales, de déterminer la durée chronologique de tous les départements gouvernementaux, services indépendants et sous-divisions, et celle de leur fonds d'archives, de faire une étude et une analyse complètes des divers plans de classement actuellement utilisés dans les différents services du Gouvernement fédéral, d'organiser ces plans de classement de manière à permettre leur emploi temporaire à des fins de classification générale, de développer un plan de classement logique et global fondé sur les études antérieures, et d'élaborer un système de numérotation permettant d'identifier positivement chaque fonds dans les divers ensembles transférés aux Archives nationales" .

Après une année consacrée à la 'considération générale' des problèmes de classification et à l'étude des systèmes existants, la Division conclut que "puisque les plans mis au point dans un service d'archives ne peuvent pas, àcause de la nature même des choses, s'appliquer à un autre service en raison des différences de fonctions et de méthodes qui se manifestent dans le traitement et la conservation des documents, la tâche des personnes travaillant au classement des archives consiste à continuer de former des plans de classement auxquels les archives peuvent s'adapter". La Division restait néanmoins attachée à l'idéal d'un plan de classement simple et universel pour les Archives nationales, un plan qui "offrirait une articulation logique des papiers qu'il contient" et qui ferait "voir leurs corrélations et le développement organique des services gouvernementaux qui les ont produits".

Eu égard à ces développements, les Archives nationales décidèrent qu'aucun "catalogage détaillé" de leurs "collections" ne serait possible pendant des années. L'organisation du Gouvernement avait simplement été trop souple et trop complexe ; le volume des archives à analyser en fonction de relations organiques était trop important ; il y avait trop d'ensembles d'archives décentralisés, entraînant une grande diversité de systèmes de classification ou d'archivage ; et les documents qui avaient été versés aux Archives nationales étaient trop souvent déstructurés. La Division du Catalogage des Archives nationales se bornerait pendant ce temps à cataloguer les archives au fur et à mesure de leur entrée.

Le premier essai pratique du programme de classification des Archives nationales eut lieu en 1936-37. A cette époque, on avait décidé que le plan de classement "pour l'ensemble des archives de chaque service" consisterait en "un bref historique du service et de ses archives", en une liste des "ensembles documentaires établie conformément à l'organisation ainsi qu'on l'a déterminée", et en "un symbole de classification attribué à chacun de ces ensembles". Conformément à ce plan, la Division de la classification dressa un "plan de classement pour chacune des quarante et quelques divisions du Bureau de Washington de l'United States Food Administration, ce qui entraîna l'étude et le classement de 2.850 ensembles documentaires différents". A chaque ensemble fut attribué un symbole de classification comportant ces trois éléments :

  1. un nom ou une séquence de lettres désignant le service concerné,
  2. un chiffre indiquant la division fondamentale du service et, si nécessaire, une lettre désignant la section ou sous-section,
  3. une combinaison alphanumérique, la lettre désignant le fonds d'archives ou la subdivision du service et le chiffre l'ensemble documentaire au sein de ce fonds.

De l'avis d'un observateur instruit des méthodes européennes, ce système de classification était "tout à fait différent du système français employant rationnellement le même nom". Il était également différent de tout autre système précédemment développé aux Etats-Unis. Dans son essence, il se fondait sur l'application exclusive et rigide de l'appréhension organique de la gestion des archives, au moyen d'un organigramme du service employé pour identifier chaque ensemble d'archives grâce à des symboles complexes. Il convient de noter d'ailleurs que rien dans ce système n'enfreignait le principe de la provenance.

L'établissement des Archives nationales contribua aussi à ranimer la Conférence annuelle des Archivistes, et, en 1936, la Conférence fut élargie et transformée en Association, indépendante, des Archivistes américains (Society of American Archivists). Dans les travaux et les communications lus aux réunions annuelles de la nouvelle Société, le débat sur la classification, longtemps interrompu, reprit entre archivistes, bibliothécaires et conservateurs d'archives privées. D'un bord on trouvait ceux qui considéraient les archives, particulièrement celles d'origine privée, comme des archives historiques privées et qui préconisaient "l'adoption de principes chronologiques et alphabétiques, combinés avec une classification thématique ou géographique", comme la solution la plus "pratique" ; de l'autre, on trouvait les archivistes des Archives nationales qui recommandaient que l'on ne classât pas les archives "par matières, mais par... services et subdivisions de ces services".

Entre les deux partis il y avait encore nombre d'opinions et de pratiques. Tous s'accordaient à reconnaître que la classification d'archives différait de celle des bibliothèques, mais en dehors de ce point il n'y avait guère d'accord.

Le débat sur la classification mit une nouvelle fois en évidence le besoin d'une certaine uniformité dans la terminologie archivistique. Dans les communications publiées, on employait fréquemment, entres autres, les termes suivants reçus comme synonymes : 'congeries', 'groups', 'sets', 'serials', et 'series', ou encore 'archives', 'historical manuscripts', 'records', 'papers', 'files', et 'documents' ; ces articles utilisaient le terme 'classification' pour désigner les systèmes de classement des archives et le cycle d'évolution des documents, ne faisaient souvent aucune distinction entre 'classification' et 'arrangement' et parlaient même de 'classified arrangement'. La Société des Archivistes américains constitua un comité chargé de la terminologie mais celui-ci ne put faire l'unanimité ni sur le vocabulaire néologique qu'il proposait ni sur l'usage commun des termes existants. Ce consensus n'existe toujours pas aux Etats-Unis.

Les débats révélèrent aussi des désaccords fondamentaux à propos de la classification dans les Archives nationales. Dans une discussion serrée portant sur les problèmes de classification, un archiviste conclut que l'objet réel du programme des Archives nationales n'était pas d'appliquer un plan intellectuel à un ensemble d'archives mais plutôt d'attribuer "des noms et des emplacements" aux archives conformément à des "déterminations objectives". Il proposa donc de redéfinir ainsi la classification :

"C'est la détermination objective selon les méthodes appropriées de la recherche juridique et historique (si nécessaire) du service producteur et du service - ou des services - détenteur d'un fonds d'archives, la détermination par le même biais des catégories fonctionnelles représentées dans l'ensemble d'archives et leurs limites objectives (chronologiques, géographiques ou autres)."

D'autres scientifiques des Archives nationales abordèrent le problème du classement d'après ses données européennes. On fit plusieurs études sur les politiques et les pratiques suivies en Europe orientale ou occidentale, et l'une de ces études traitant des "pratiques archivistiques européennes de classement d'archives" fut publiée par les Archives nationales sous forme de circulaire d'information pour le personnel.

Largement fondée sur une analyse des manuels et des articles parus dans les revues professionnelles, cette étude envisageait la théorie et la pratique archivistique en France, en Prusse, aux Pays-Bas, au Danemark, en Suède et en Angleterre ; elle concluait que, "sans l'ombre d'un doute", le "principe plutôt élémentaire du respect des fonds" était "un principe archivistique primordial", mais elle discutait ensuite l'examen critique (qui avait reçu une large publicité) de Carl Gustaf Weibull, concernant certaines des "superstructures théoriques" construites sur ce principe, et les réponses adressées à Weibull par R. Fruin et Georg Winter. L'auteur de l'étude concluait alors que, eu égard aux conditions archivistiques américaines :

"le principe développé par les archivistes prussiens et élaboré par les Hollandais, à savoir que l'ordre originel produit par les bureaux doit être conservé, paraît n'avoir, dans l'ensemble, qu'un intérêt académique : tandis que la plupart des archives produites par les gouvernements européens sont organisées dans les bureaux avant leur versement dans les services d'archives, la plupart des archives du gouvernement fédéral des Etats-Unis se trouvent dans un état de désorganisation... Ainsi manque donc généralement la condition fondamentale qui permette d'appliquer les principes des archivistes allemands et hollandais relatifs à la conservation de l'ordre originel créé par les bureaux".

Après avoir contesté à la fois le besoin et l'opportunité de reconstituer l'ordre originel même dans des fonds particuliers et avoir fait remarquer que "si des archives sont actuellement organisées en unités archivistiques, c'est généralement selon une modification apportée au système décimal de classement thématique de Dewey, qui ne reflète pas clairement l'organisation administrative ou le développement du service qui les a produites", l'auteur concluait pour finir :

"Il n'y a pas de principes archivistiques dont on puisse abuser jusqu'à en faire des fétiches capables d'empêcher des classements rationnels des archives, qui promeuvent les intérêts de la recherche scientifique et administrative. Et puisque l'on ne peut appliquer indistinctement les principes archivistiques européens sans en faire des fétiches, il peut donc être nécessaire qu'on les modifie en fonction des règles de classement résultant de la connaissance des conditions archivistiques américaines... Puisque les conditions archivistiques européennes ont imposé de nombreuses exceptions dans l'application des principes, il est certain qu'aucune adoption rigide de principes abstraits, aux Etats-Unis où la situation des archives est infiniment plus complexe et désorganisée qu'en Europe, ne serait justifiée sans que l'on ait considéré les conditions archivistiques réelles."

De toutes les propositions faites pour satisfaire aux conditions archivistiques américaines, celle dé la classification 'fonctionnelle', opposée àl'organique, s'avère la plus importante. Tout en concédant que l'histoire administrative du service, traduite par une classification organique de ses archives, "pouvait bien être très intéressante", un partisan de l'appréhension fonctionnelle souligna que cet intérêt porté exclusivement àl'organisation faisait perdre de vue "le but fondamental de la classification, qu'il s'agisse de livres ou d'archives, qui consiste à mettre les documents à la disposition des chercheurs" i. "Ce type de classement repose nécessairement sur la simple supposition que le chercheur en sait autant sur l'histoire administrative que l'archiviste effectuant le classement. Naturellement, le fait même que cette histoire soit ordinairement si obscure qu'il faille des mois de recherches précises pour la comprendre indique bien l'erreur d'une telle hypothèse."

L'autre solution qu'il proposait, c'était la classification des archives "selon les divers aspects fonctionnels qu'elles présentent séparément" ; il reconnaissait cependant qu'en pratique "l'appréhension administrative serait des plus commodes pour désigner les fonds". La classification deviendrait alors simplement "un processus consistant à déterminer les fonctions remplies par un service donné, les différentes formes d'archives constituées par ce service, et à classer rationnellement les documents en des ensembles déterminés par le schéma qu'on aura ainsi établi". On recommandait cette appréhension à caractère fonctionnel en la présentant comme bien mieux appropriée au traitement des grandes quantités d'archives complexes et désorganisées que produit le gouvernement national, comme un système permettant de gagner du temps puisqu'il dispensait de recherches très détaillées, et comme un moyen de simplifier l'emploi des symboles qui était devenu de plus en plus compliqué. Faisant écho au refrain des critiques qui visaient le système de classification des Archives nationales, l'auteur de la proposition déclarait que "l'on doit élaborer de nouvelles techniques pour résoudre des problèmes inconnus des théoriciens européens".

De la classification au classement

On avait fait l'essai d'une classification organique, rigide, fondée sur des recherches détaillées en histoire administrative : elle s'était avérée difficile à mettre en œuvre. Dans l'abandon de cette expérience de classification, les considérations théoriques furent néanmoins moins décisives que les besoins administratifs. Dans l'organisation primitive des Archives nationales, la responsabilité de la préparation des différents instruments de recherche était partagée entre cinq sections distinctes : les Divisions des accroissements, de la recherche, de la classification, du catalogage et le Bureau du directeur des publications, et encore entre les services conservant les archives. Après cinq années d'efforts, la Division de la classification avait produit des plans de classification archivistique pour moins d'une demi-douzaine de services, qui étaient pour la plupart des services temporaires de la Première guerre mondiale, et le travail des autres sections n'était pas plus avancé.

En outre, ces sections avaient acquis une large autonomie dans leurs activités. Il fallait non seulement coordonner et superviser leurs travaux dans le domaine des instruments de recherche mais encore utiliser "le savoir fondé sur l'expérience de la Division de la consultation et des autres services pour essayer d'exploiter les archives".

Au début de 1940, un comité d'archivistes se constitua "pour étudier les divers types d'instruments de recherche afin de faciliter la consultation des documents conservés par l'Archiviste". Ce comité d'étude "reçut des rapports des archivistes et tint avec eux de nombreuses réunions, examina les instruments de recherche existants et tint compte des résultats européens" ; il présenta, au début de 1941, ses recommandations à l'Archiviste : elles "fondaient un nouveau programme systématique de préparation des instruments de recherche", et elles furent adressées par l'Archiviste, sous forme d'instructions, aux archivistes des Archives nationales. L'une des Instructions portait simplement que "la préparation des... plans de classification est abandonnée".

En dehors de considérations détaillées sur la manière d'appliquer le nouveau programme, les instructions précisaient qu'on ferait le catalogage non plus en fonction des accroissements mais des fonds. Le terme de 'record group' (fonds) fut ainsi défini : "unité archivistique majeure formée de façon quelque peu arbitraire en tenant bien compte du principe de provenance et de l'avantage qu'il y a de faire des unités de taille et de caractère convenables pour le classement, l'inventorisation et la publication d'instruments de recherche". La totalité des archives conservées par l'Archiviste devait être répartie entre des ensembles définis. Ces derniers seraient analysés, par leurs Divisions respectives, sous la forme d'inven taires 'préliminaires' et, pour finir, d'inventaires 'définitifs' ; et d'autres types d'instruments de recherche seraient à élaborer "en fonction des besoins".

Ce nouveau programme de classement et d'inventorisation - deux termes qui furent souvent joints, depuis lors, dans l'usage américain - était préconisé pour des raisons pratiques : ses avantages administratifs étaient évidents dans le cas de grands organismes ; il se fondait "non sur la seule théorie mais essentiellement sur une expérience considérable et sur la base des opinions, soigneusement examinées, de nombreuses personnes" ; il satisfaisait "le besoin pressant de disposer immédiatement d'instruments de recherche utilisables" tout en procurant "la préparation finale, dans la mesure des circonstances, d'instruments de recherche ayant un caractère bien plus définitif" ; il était souple et portait "une attention suffisante... aux divers aspects qui caractérisent les fonds ou leurs parties". Quoique ce programme eût été expressément "conçu pour les besoins particuliers des Archives nationales", on le considérait comme "très suggestif, au moins, pour d'autres institutions archivistiques".

Les Archives nationales avaient à peine lancé ce nouveau programme que les Etats-Unis entraient dans le deuxième Conflit mondial. Les conditions du temps de guerre pesèrent lourdement sur le personnel et sur le programme ; et les années de l'immédiat après-guerre furent, nécessairement, consacrées aux problèmes posés par la terrible accumulation d'archives qui s'était développée durant la Seconde Guerre mondiale et ses lendemains. Un nouveau Service des Archives nationales, accru, en résulta ; il fut placé sous l'Administrations des Services généraux et il fallut attendre 1950 pour qu'on se remette à entreprendre complètement le programme de classement et d'inventorisation.

A partir de 1950, une série de Staff Information Circulars (dites ensuite 'Staff Information Papers') fut destinée à l'usage interne. Ces documents mettaient, nécessairement, l'accent sur l'application pratique des principes et d'inventorisation aux archives du gouvernement national. A quelques exceptions près toutefois, les principes énoncés étaient de véritables décisions administratives, que l'on a depuis lors modifiées ou remaniées pour les adapter aux circonstances et aux besoins. Les pratiques et les techniques de classement que développèrent alors les Archives nationales reçurent ensuite un fondement théorique et pratique dans le livre de Théodore R. Schellenberg intitulé Modern Archives : Principles and Techniques, mais à certains égards le Dr. Schellenberg a déclassé son manuel par ses travaux postérieurs, et il convient de le compléter par d'autres ouvrages publiés par des fonctionnaires des Archives nationales t. L'essence du concept de classement, c'est sa souplesse et tout porte à croire que le besoin et l'expérience provoqueront de nouvelles modifications, étant donné qu'il s'applique à des archives produites à d'autres échelons administratifs ainsi qu'aux archives privées.

"Le principe fondamental de classement" est toujours le respect des fonds, en ce sens que "tout document sera rapporté à son origine et sera conservé comme un élément d'un groupe ayant la même origine". Pratiquement, il "exige que les archives de différents services et bureaux producteurs soient conservées de façon distincte et qu'elles ne soient jamais confondues". Ce principe fonde le concept de 'record group' mais l'application de ce concept implique aussi que l'on tienne compte du volume et de la complexité des archives concernées. Ces dernières, en effet, déterminent ordinairement le niveau d'organisation dans le service où se trouvent les archives, et c'est cette souplesse qui permet d'adapter le concept de fonds aux documents de tout producteur d'archives.

A l'intérieur du fonds, on applique un second principe : le respect pour l'ordre primitif. Etant donné qu'aux Etats-Unis, les archives ne reçoivent pas, habituellement, un ordre déterminé par un bureau d'enregistrement durant leur période d'emploi courant, le principe du respect de l'ordre primitif ne peut s'appliquer directement qu'aux dossiers qui composent une série. Il est plus facile d'identifier nos séries que de les définir, mais elles se composent essentiellement de "dossiers semblables classés selon un plan cohérent, dans lequel chaque dossier a sa propre place". A quelques rares exceptions près, on respecte l'ordre primitif des dossiers au sein des séries s'il y en a un, et l'on rectifie les déclassements évidents s'il y en a eu par rapport à cet ordre.

Le concept de classement est toutefois plus large que l'application relativement simple de ces deux principes fondamentaux. Le sens courant du terme est défini au mieux dans un article récent d'Oliver W. Holmes, qui lui fait comprendre "cinq opérations différentes, à cinq niveaux différents". Ces opérations sont les suivantes :

  1. Le classement au niveau du service d'archives : c'est distinguer tous les documents conservés par le Service entre quelques grandes catégories, fondées sur le plus grand dénominateur commun possible, et disposer matériellement des documents de chacune de ces grandes catégories afin de tirer le meilleur profit des magasins.
  2. Le classement au niveau du fonds ou du sous-fonds : c'est distinguer les documents d'un secteur ou d'une division administrative (comme ils ont pu être constitués au premier niveau) en fonds et les placer physiquement, selon un ordre logique, dans les magasins dévolus audit secteur ou à ladite division administrative. A ce niveau, on doit reconnaître les sous-fonds naturels et les placer avec les fonds constitués.
  3. Le classement au niveau des séries : c'est diviser le fonds entre des séries naturelles et les disposer matériellement, chacune par rapport àd'autres, dans un ordre logique.
  4. Le classement au niveau du dossier, c'est diviser le fonds entre ses dossiers constitutifs et les placer physiquement, chacun relativement aux autres, selon un plan logique, qui est, d'habitude, préétabli par le service administratif, de sorte que l'archiviste n'a qu'à le vérifier et l'adopter.
  5. Le classement au niveau du document, c'est vérifier et classer dans chaque dossier les pièces, pièces jointes, annexes et papiers isolés qui constituent le dossier, et c'est placer chaque document relativement aux autres selon un ordre ordinaire et cohérent.

Ces opérations touchent les documents eux-mêmes, sans tenir compte de leur conditionnement, mais elles "établissent l'ordre dans lequel les documents doivent être encartonnés et celui dans lequel les cartons doivent être étiquetés et emmagasinés". C'est seulement une fois que ces opérations ont été accomplies, conclut le Dr. Holmes, que l'on peut dire que les archives d'un Service d'Archives sont contrôlées. "Ce contrôle peut n'être jamais complet (parfois on ne peut jamais effectuer complètement le classement au niveau du dossier ou de la pièce) mais on doit le porter à un point acceptable pour pouvoir inventorier les archives, car les instruments de recherche doivent renvoyer à des unités documentaires bien précises, appartenant a un classement bien constitué".

Cet exposé de la méthode de classement implique qu'un service général d'Archives conserve les archives inorganisées de nombreux producteurs d'archives, ce qui est la situation habituelle aux Etats-Unis. Le classement et la maîtrise qui en résulte s'effectuent alors en allant du niveau du service d'Archives à celui de l'article. Les services qui conservent à la fois des archives publiques et des archives privées doivent, évidemment, distinguer de prime abord chacune de ces catégories archivistiques et les conserver séparément. Tout le programme de classement demande la plus grande souplesse. Au niveau du service d'Archives, par exemple, le classement qui distingue les fonds d'archives peut se faire de façon chronologique ou hiérarchique (en fonction des grandes organisations gouvernementales) ou d'après les niveaux gouvernementaux (centraux ou local, par exemple) ou d'après quelque combinaison de ces critères.

Souvent, "la taille et la disposition des magasins, la forme matérielle des archives elles-mêmes (qui exige fréquemment des magasins spéciaux dans le cas de documents spéciaux, tels les films, les photographies et les cartes), l'intérêt des archives pour la recherche, le degré de sécurité qu'on leur donne, la quantité et la qualité des personnels nécessaires pour les traiter" ont une incidence sur la division que l'on établit, en fait, entre les documents .

Dans le classement effectué au niveau du fonds, les Archives nationales ont l'habitude de réunir les archives des bureaux secondaires sous les bureaux principaux, jusqu'au niveau du service. Afin d'éviter l'apparition d'une impraticable quantité de fonds, les archives des postes consulaires ou diplomatiques, par exemple, ou celles de services, plus restreints et souvent provisoires, chargés de fonctions semblables (les commissions de contentieux, par exemple) sont regroupées en 'fonds collectifs'.

A partir des archives qu'elles conservaient en 1943, les Archives nationales constituèrent, au départ, 206 fonds d'archives et, par suite d'études et d'accroissements ultérieurs, elles en comptent actuellement quelque 350. La souplesse et l'intérêt administratif du concept de fonds se démontrent par leur heureuse application à des ensembles documentaires tels que les images animées et les archives privées. Le Dr Holmes concluait qu'un fonds d'archives peut être diversement défini par des institutions différentes, "tant qu'on applique uniformément la définition. Un tel concept s'impose dans tous les Services d'archives où l'on conserve des archives produites par des services et des organismes différents. Une fois établis, les fonds d'archives sont d'habitude les unités fondamentales pour la gestion administrative : c'est-à-dire pour le classement, la rédaction d'instruments de recherche, la recherche, les comptages et les rapports statistiques".

Dans le cadre de ce concept de fonds, un ensemble quelconque d'archives ne peut appartenir qu'à un seul fonds d'archives. Tout accroissement s'ajoute à son propre fonds préexistant ou, s'il n'appartient à aucun fonds déjà existant, forme un nouveau fonds.

Hormis les archives d'une forme matérielle spéciale on conserve ensemble, dans le même magasin, tous les documents appartenant au même fonds. La notion de sous-fonds sert à distinguer et à maîtriser les archives des bureaux subalternes, qui ont été réunies pour former le fonds.

Le classement au niveau des séries, au sens où l'on élabore un ordre de séries logiques, les rapportant les unes aux autres, représente la part la plus difficile de ce programme. Dans la pratique archivistique américaine, le service-producteur ne constitue que rarement un plan pour ordonner des séries au sein d'un fonds. C'est alors que l'archiviste doit connaître l'histoire administrative du service et de ses archives.

Il doit tout d'abord déterminer les séries qui existent dans un fonds ou un sous-fonds donné et il doit ensuite leur donner un classement matériel "significatif". Notre système archivistique nous empêche d'avoir "un plan de classement parfait" pour les séries. Autant que possible, on applique les règles hollandaises concernant les séries "vertébrales" et les séries de correspondance. Les index et les divers instruments de recherche créés par le service sont rapprochés des séries qu'ils concernent, et les séries d'archives courantes sont ordinairement placées avant les séries d'archives de gestion interne.

En ce qui concerne le classement des archives courantes, "les fonctions et la suite des opérations qu'impliquent les fonctions" sont souvent le facteur-clef, mais, à l'intérieur des grands fonds, on peut grouper des séries "selon des phases chronologiques, par grandes coupures dans le système de classement ou selon des critères fonctionnels". Le classement final des séries ne doit pas "être seulement logique mais il doit encore révéler l'histoire et les activités du service".

La souplesse du concept de classement tel qu'on l'applique aux séries -souplesse qu'imposent les pratiques archivistiques américaines - permet ainsi à l'archiviste d'employer, de façon distincte ou combinée, une 'classification' - comme l'on dit souvent aux Etats-Unis - de type chronologique, administrative ou fonctionnelle. Les conditions de conservation propres aux Etats-Unis amènent à classer de façon constructive plutôt que simplement conservatoire. C'est cette sorte de classement constructif qui caractérise le métier de l'archiviste américain ; et en cela il contribue à ouvrir les archives à la recherche tout en préservant leur intégrité.

Nous avons déjà discuté du classement fait au niveau du dossier mais on doit noter que le reclassement matériel destiné "à servir plus efficacement... aux demandes de recherche remontant dans le temps" convient lorsqu'il ne viole pas fondamentalement l'intégrité du fonds ou lorsque "les archives se trouvent tellement désorganisées que leur structure originelle ne peut pas être rétablie intégralement ni surement sans que l'on y passe trop de temps". L'ultime phase de classement, qui est celle du document au sein du dossier, ne se fait d'habitude que quand il est question de mettre à plat des pièces pliées ou de procéder à un microfilmage.

Tel est le concept qu'on se fait couramment aux Etats-Unis du classement pour satisfaire les besoins particuliers des archives du gouvernement national. Le terme 'arrangement' (classement) remonte à la première Commission des Archives publiques mais, de nos jours, ce concept est assez souple pour s'appliquer aux archives de n'importe quel service producteur, qu'il soit public ou privé. On l'enseigne d'ailleurs dans les cours traitant de la gestion des archives modernes et dans les Instituts d'été, inaugurés par Ernst Posner, qui étaient une entreprise conjointe des Archives nationales, de l'Université américaine, de la Bibliothèque du Congrès et des Archives du Maryland Hall. Ces Instituts, dont les directeurs précédents ont compté le Dr Posner et le Dr Schellenberg et dont les conférenciers invités furent le Dr Holmes et d'autres fonctionnaires des Archives nationales qui contribuèrent àdévelopper ce concept, ont eu pour public les archivistes en fonction dans tous les secteurs d'activité archivistique, les archivistes chargés d'archives privées et les bibliothécaires. Ces Instituts, les publications des Archives nationales et la revue trimestrielle de la Société des Archivistes américains, l'American Archivist, offrent le moyen le plus récent et, de loin, le meilleur de parvenir au degré et à l'espèce d'uniformité, dans les politiques et les pratiques archivistiques, qui conviennent à un pays dépourvu d'un système archivistique centralisé.

Quel est l'avenir de la 'classification' archivistique aux Etats-Unis ? Lançant leur programme de classement et de rédaction d'instruments de recherche, les Archives nationales indiquaient que les instruments de recherche "préliminaires" seraient finalement remplacés par des instruments "définitifs" qui comporteraient "l'attribution de symboles simples" aux séries d'archives. On n'a pas encore élaboré de tels instruments de recherche définitifs mais on peut penser que le débat sur la 'classification' reprendra quand on parviendra à cette étape du programme. Alors, peut-être, un autre rapport viendra-t-il compléter celui-ci et dira comment les conditions archivistiques américaines auront dû évoluer dans leurs politiques et leurs pratiques, à l'intérieur des grands principes qui fondent notre métier commun.

Une explication

Quoique ce rapport inclue des observations et des études sur les pratiques archivistiques qui ont cours aux Etats-Unis, il se fonde sur la conviction qu'il est moins important de savoir combien de Services d'Archives pratiquent chaque type de classification ou de classement et où ils se trouvent, que de comprendre les raisons qui rendent compte de l'actuelle diversité et de la nature des efforts visant àdévelopper une pratique uniforme. C'est seulement en tenant compte de ce contexte et des précisions données au début de ce rapport qu'on peut comprendre un exposé général des pratiques courantes. Et, en somme, ce n'est pas cette diversité mais l'influence croissante du principe de classement qui est significative. C'est dans ce concept que l'on doit chercher les "méthodes modernes de classement aux Etats-Unis".

A la lumière de sa propre expérience, le Dr Schellenberg a pu écrire qu' "un archiviste américain, en voyage à l'étranger, aurait avantage à procéder avec prudence et humilité car les archivistes américains ont une façon de travailler qui n'est pas nécessairement meilleure que celle des autres pays : elle est tout simplement différente".


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