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Table des matières
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VIII - Acces et services d'orientation
CONFÉRENCE INTERNATIONALE DE LA TABLE RONDE DES ARCHIVES
INTERNATIONAL CONFERENCE OF THE ROUND TABLE ON ARCHIVES
20ème (20th) CITRA. - OSLO 3-7 SEPT. 1981
L'information et l'orientation de l'utilisateur:
rapport préliminaire élaboré sur la base des réponses au
questionnaire
La recherche en sciences sociales et le
problème de la confidentialité
Droit à l'information et respect de la vie
privée : le dilemme des libertés civiles
L'Utilisation scientifique des archives
L'accès aux archives . Passage d'une politique
restrictive à une politique libérale
par
Eckhart G. FRANZ
Secrétaire de la Conférence
texte français établi par Michel DUCHEIN
Remarques
préliminaires
A.
- Information générale
B. - Préparation de la recherche dans les
archives
Depuis fondation même du Conseil international des Archives, en 1948, un de ses buts statutaires a toujours été de « faciliter une utilisation plus fréquente des archives et l'étude efficace et impartiale des documents qu'elles conservent, en en faisant mieux connaître le contenu et en s'efforçant de rendre l'accès aux archives plus aisé », pour citer l'article 2 des statuts actuels du CIA.
Le fait que cet article occupe le cinquième rang dans l'ordre numérique des «objectifs généraux » n'indique certes pas un ordre des priorités. La libéralisation de l'accès aux archives a été un des soucis primordiaux du Congrès international extraordinaire tenu à Washington en 1966, dont les recommandations ont été reprises par le Congrès de Madrid en 1968. Un des aspects de la « révolution archivistique de notre temps », proclamée par le 9e Congrès international en 1976, était La révolution dans l'accès et l'utilisation des archives.
Ce mot de « révolution » n'est certainement pas trop fort pour désigner les changements qui ont affecté la communication des archives et les autres aspects du travail des services d'archives en relation avec le public depuis vingt ans dans tous les pays du monde. L'augmentation du nombre des présences de lecteurs au Public Record Office de Londres, passé de 40.000 en 1963 à 98.315 en 1980 (soit 393 présences par jour), est représentatif d'une tendance générale, bien que ces chiffres, en valeur absolue, soient plus élevés que partout ailleurs. Plusieurs services d'archives comptent plus de 100 chercheurs par jour, un assez grand nombre en comptent de 40 à 60, et des taux d'accroissement de 10 à 20 % par an sont signalés par divers pays. Aux Archives nationales du Gabon, le nombre des utilisateurs a doublé de 1978 à 1980 (308/547); aux Archives des Bahamas, il est passé de 196 à 755 en quatre ans. La même augmentation caractérise le nombre des demandes de renseignements par écrit, passé de 6.000 en 1968 à 21.433 en 1980 au Public Record Office de Londres, et de 189 à 290 en quatre ans aux Archives d'État de Namur (Belgique).
Les discussions sur la libéralisation de l'accès aux archives ont été, jusqu'à présent, surtout centrées sur les aspects juridiques et techniques du problème. Mais le succès des recommandations du CIA en faveur de la règle des trente ans et la disparition de certaines difficultés légales ne sont peut-être pas le facteur le plus important pour expliquer « l'expansion de la clientèle des archives depuis la deuxième guerre mondiale », pour reprendre le titre du rapport d'Ivan Borsa au Congrès international de Washington en 1976. L'augmentation du nombre des dépôts d'archives, le gonflement de leur contenu, l'apparition de nouveaux types d'archives, la multiplication et l'amélioration des instruments de recherche, l'extension de la curiosité scientifique à de nouveaux domaines, la prise de conscience accélérée des possibilités offertes par les archives pour l'administration, le monde savant et le grand public, la réduction générale des horaires de travail avec ses conséquences sur l'accroissement du temps de loisir, enfin — last not least — la vogue presque surprenante du goût pour l'histoire, toutes ces causes ont contribué ensemble àremplir les salles de lecture des archives et à multiplier les demandes de recherche par correspondance.
Pour faire face à ces demandes accrues, qu'ils ont au moins en partie suscitées eux-mêmes par leurs propres efforts publicitaires, les archivistes, dans la plupart des cas, n'ont aucune chance d'obtenir une augmentation proportionnelle de leur personnel et de leurs ressources matérielles. Bien au contraire, dans beaucoup de pays, la situation financière difficile entraîne des restrictions de crédits et d'effectifs dans de telles proportions que dans certains cas il a fallu réduire les heures d'ouverture des archives au publie et limiter les services offerts. C'est en partie ce problème de l'accroissement des demandes du public, au moment où les moyens matériels pour y faire face stagnent ou régressent, qui est à l'origine de nouveaux efforts pour faciliter la recherche archivistique grâce à une information et à une orientation plus efficaces des demandeurs. Le thème des débats de cette 20e Conférence internationale de la Table ronde des Archives représente donc un élément essentiel dans l'effort continu pour la libéralisation de l'accès aux archives, àsavoir le droit à l'information, hautement affirmé dans de nombreux pays.
Pour préparer ce document de travail, le Bureau de la CITRA a rédigé un questionnaire qui a été envoyé à tous les membres de catégorie A et à plusieurs membres de catégorie C du CIA (annexe A). Les réponses ont été demandées par institution, bien que dans certains cas, elles donnent des chiffres globaux pour l'ensemble des archives d'un même État. En général, les réponses reçues ont été excellentes. Avec 114 réponses, représentant 51 pays différents, les données rassemblées semblent refléter assez largement les différents types d'institutions archivistiques du monde, c'est-à-dire les archives nationales, régionales, locales et spécialisées. Le rapporteur tient à remercier ici tous ses collègues de tous les pays qui n'ont pas ménagé leurs efforts pour lui envoyer des réponses détaillées et précises. L'annexe B donne la liste des institutions qui ont participé à cette enquête, même si tous leurs noms ne se retrouvent pas forcément dans le rapport lui-même.
1. Annuaires internationaux, nationaux et régionaux.
Une première information sur l'existence des services d'archives est fournie par leur inclusion dans les annuaires généraux d'organismes de recherche tels que le World of Learning ou d'autres publications du même même dans le cadre national, par exemple l'Informator Nauki Polskij (Annuaire scientifique de Pologne) ou les deux volumes français de 1971 intitulés 600 unités de documentation intéressant les sciences sociales et humaines.
En leur qualité d'organismes administratifs, les archives sont aussi recensées dans les annuaires périodiques des services administratifs. Les archivistes doivent insister pour figurer dans toutes les publications de cette nature, jusqu'aux niveaux régionaux et locaux, même si la mention doit être limitée au nom du service, à son adresse, à son numéro de téléphone et au nom de son directeur. En raison de leurs fréquentes publications (souvent annuelles ou bi-annuelles), ces annuaires administratifs sont souvent plus à jour que les annuaires proprement archivistiques, dont la périodicité est plus aléatoire.
Bien que certaines données aient pu changer depuis sa date limite de janvier 1975, l'Annuaire international des archives qui forme le volume XXII-XXIII d'Archivum est toujours le document de base le plus important pour la connaissance de plus de 2.500 services d'archives dans 132 pays. Avec ses références bibliographiques et ses notes sur les principaux fonds conservés, il se révèle souvent plus complet que les annuaires nationaux eux-mêmes. Son seul inconvénient semble être sa diffusion assez limitée: un tirage à 1.200 exemplaires n'était certainement pas suffisant pour atteindre tous les utilisateurs potentiels dans les archives, les bibliothèques, les centres de documentation, les administrations et les instituts de recherche du monde entier. La même remarque est d'ailleurs malheureusement valable pour beaucoup de publications utiles du CIA, de l'UNESCO et d'autres organisations internationales. Sur neuf directions nationales d'archives d'Afrique noire qui ont répondu à notre questionnaire, une seule fait référence à l'Annuaire des services de documentation, de bioliothèques et d'archives en Afrique, publié par l'UNESCO en 1977, qui les recense toutes. De même, un seul service d'archives d'Asie sur six mentionne le Directory of cultural Organisations and Institutions in Asia, publié voici quatre ans par le Centre culturel d'Asie pour l'UNESCO à Tokyo. La même chose est vraie pour le petit Directorio panamericano de archivos (Ottawa 1980, 35 p.) et même pour l'Annuaire des archives des Antilles (Directory of Caribbean Archives) de 1979, publié en offset sur la base d'un questionnaire, qui est certainement disponible dans toute cette région du monde. Il y a du vrai dans la critique émise par les Archives générales de Porto Rico: « Nous avons rempli beaucoup de questionnaires pour des annuaires d'archives, de bibliothèques et de dépôts d'archives privées. Dans certains cas, nous avons commandé des exemplaires de ces annuaires et nous ne les avons pas reçus. Dans d'autre cas, nous n'avons même pas su si les annuaires avaient été publiés ».
Les guides ou annuaires nationaux d'archives diffèrent grandement quant àl'ampleur des renseignements qu'ils fournissent. Certains d'entre eux sont limités aux archives d'État ou aux archives publiques, mais la tendance générale est d'y inclure toutes les institutions archivistiques, publiques ou non, v compris les départements de manuscrits des bibliothèques, les instituts universitaires et les centres de documentation qui possèdent des archives. La présentation est tantôt par catégories d'archives (archives d'État, archives municipales, archives d'entreprises, archives ecclésiastiques, archives de familles, archives de partis politiques, etc.) tantôt par lieux de conservation (regroupes par provinces ou régions ou simplement en ordre alphabétique). L'annuaire périodique Records Repositories in Great Britain, publié par la Historical Manuscripts Commission en collaboration avec la British Records Association (6e édition 1979) comprend une brève introduction générale, suivie de notices donnant, pour chaque dépôt ou service, son titre, son adresse, son numéro de téléphone, le nom de son directeur, ses heures d'ouverture, et des indications abrégées sur ses équipements techniques et ses guides publiés. L'autre extrême est représenté par le guide Minerva, en deux volumes, des archives des pays de langue allemande, qui recense, en 1.418 pages de format dictionnaire, plus de 8.000 institutions archivistiques avec des informations détaillées sur leur histoire, leur organisation et leurs fonctions actuelles et les fonds qu'ils renferment. Un annuaire de ce type, publié par une maison d'édition privée et vendu assez cher, est hors de portée du chercheur privé; c'est, en revanche, un ouvrage de référence pour les archives, les bibliothèques et les instituts de recherche qui peuvent l'acheter.
Si l'on vise à une solution en quelque sorte intermédiaire, la taille d'un annuaire national dépendra, évidemment, de l'importance du pays et du nombre de services d'archives à y inclure. En adoptant une formule raisonnable, entre une demi-page et cinq pages par service recensé selon son importance, on aura des volumes commodes pour des pays tels que la Finlande, la Suisse (annuaire périodique des archives, bibliothèques et centres de documentation) ou la Yougoslavie, tandis que les volumes seront assez gros pour l'URSS (Gosudartsvennye Arhivy SSSR. Krakii Spravosnik, 1956, 507 p.) ou les États-Unis (Directory of Archives and Manuscript Repositories in the US, 1978, 905 p.). Étant donné que, dans les grands pays, beaucoup de chercheurs s'intéressent surtout à une région ou même à une ville, il semble qu'il y ait une tendance récente à établir des annuaires ou des guides au niveau régional ou local. Nous en citerons comme exemples les annuaires d'archives des villes-états allemandes de Hambourg et Berlin (Verzeichnis Hamburger Archive, 1978; Berliner Archive, 2e éd. 1980, recensant 84 dépôts), ou la publication canadienne Alberta's Archives élaborée à l'occasion de la Semaine internationale des Archives en 1979.
Comme en Alberta, la Semaine internationale des Archives a donné naissance à plusieurs brochures illustrées, qui combinent des informations sur les archives en général et un annuaire des archives nationales ou locales: Archives in India (44 p.) Archives: luxe ou nécessité (Suisse, 36 p.), Staatsarchive der DDR (36 p.), la brochure allemande sur les archives du Land de Rhénanie-Westphalie sont quelques exemples de ces publications, reçues avec les réponses à notre questionnaire. Une remarquable initiative dans ce domaine est la série des Itinerari archivistici italiani, qui comprend vingt brochures sur les Archives centrales d'État à Rome et sur les dix-huit régions de l'Italie, plus une introduction générale sur l'administration des archives en Italie. Une brochure belge de 1980 (en français et en présente les archives d'État centrales et provinciales en 16 pages. Du point de vue du langage, les efforts de certaines administrations d'archives pour fournir des guides, des annuaires ou des prospectus dans des langues autres que la langue nationale méritent une attention particulière. La Roumanie a publié dès 1969 une brochure introductive en français Les Archives de l'État de Roumanie. Un guide en anglais des Archives de Finlande (Public Archives in Finland, 50 p.) a été publié en 1980. Il existe une brochure Archives in Yugoslavia (16 p., tiré à part de Yugoslav Survey, 1976) et un prospectus sur les archives des Pays-Bas édité en anglais, français, allemand et espagnol. Dans le Guide to the Archives of Hungary en anglais (1976, 228 p.), l'histoire et le contenu de quelque 70 institutions archivistiques de Hongrie sont décrits en notices de 1 à 15 pages chacune. Il faut mentionner ici la série des Guides to ... Libraries and Archives concernant plusieurs pays européens (France 1973, Allemagne et Pologne 1975, Italie 1979), publiés par l'American Council for European Studies, ouvrages utiles pour les étudiants anglo-saxons malgré quelques défauts. La qualité d'un guide allemand pour les archives, bibliothèques et centres de documentation de Paris intéressant l'histoire du XIXe et du XXe siècles (éd. P. Hartmann, Munich 1976) a été prouvée par sa traduction ultérieure en français. Plus complets encore sont les volumes de Patricia Grimsted sur les Archives and Manuscript Repositories in the USSR (vol. 1-2, 1972-1980), qui-comme le volume sur Paris et le guide des Archives nationales de France antérieures à 1800, œuvre de W. Paravicini, 1980-ont été élaborés avec l'aide des administrations nationales d'archives concernées.
2. Brochures et dépliants sur les services d'archives individuels.
Alors que pratiquement toutes les sortes d'annuaires sont destinées aux chercheurs, il n'en est pas de même pour la grande variété de brochures, dépliants et prospectus que publient beaucoup de services d'archives. Les buts de ce genre de publications sont parfois évidents. Ainsi, Sadan er Rigsarkivet, brochure attrayante et instructive de 15 pages publiée en 1974 par les Archives nationales danoises, est destinée à faire connaître aux fonctionnaires des archives nouvellement recrutés, l'histoire, l'organisation et les conditions de travail du service. Une brochure illustrée de 1980, The National Archives and your records, est distribuée pour faire connaître le rôle des Archives du Zimbabwe en matière de conservation, avec seulement des allusions marginales aux autres fonctions des archives. Les prospectus publiés par des organismes privés tels que les Archives économiques de Westphalie à Dortmund ou les Archives littéraires allemandes à Marbach ont, au moins partiellement, pour but de susciter des donations d'argent ou d'archives.
La majorité des brochures les plus récentes, dont certaines ont eu pour origine la Semaine internationale des archives ainsi l'Introduction to the National Archives and Records Centre de Singapour, ou Quand les Archives racontent l'histoire de Luxembourg, visent plusieurs catégories de destinataires: les services et organisations producteurs d'archives, pour les inciter à une meilleure coopération grâce à une présentation attrayante des fonctions des archives, les membres des assemblées nationales, régionales ou locales votant les budgets, les possesseurs d'archives privées, le grand public, qui paie les impôts et qui aime savoir à quoi servent les archives, et, bien sûr, les visiteurs d'expositions d'archives et les utilisateurs potentiels des archives. La preuve que le but essentiel de ces brochures n'est pas l'information des chercheurs, c'est que certaines d'entre elles n'indiquent même pas les heures d'ouverture des salles de lecture.
D'après les réponses reçues à notre questionnaire, il semble que la plupart des dépôts d'archives disposent d'une brochure ou d'un prospectus d'information imprimé ou au moins ronéotypé. Il y a des brochures de 12 à 60 pages, parfois des tirés-à-part d'articles parus dans des revues. Certaines de ces publications sont illustrées de photos en noir et blanc ou même en couleurs, montrant le bâtiment des archives, ses diverses fonctions, les différentes sortes de documents et des pièces d'intérêt particulier. Un bon exemple est la brochure récente de I? pages Services and Facilities of the National Archives of Nigeria. Dans certains cas l'illustration tend à devenir plus importante que le texte, tandis que dans d'autres l'importance du texte se rapproche d'un guide sommaire des fonds. Cette diversité est surtout accentuée en ce qui concerne les dépliants du genre touristique ou commercial: pour certains d'entre eux, l'aspect attrayant et même accrocheur cadre mal avec le texte assez conventionel; mais parfois le texte aussi est simplifié pour s'adapter à l'intention publicitaire; le dépliant des Archives départementales du Jura (France), avec son slogan « Un Service public gratuit, ouvert à tous », réussit àcréer cette impression, même s'il inclut un tableau sommaire des fonds conservés. L'intéressante brochure des Archives d'état de Zurich (Suisse) provoque par son titre: Unser Staatsarchiv, Schatzhaus oder Rumpelkammer (Nos archives d'État, coffre aux trésors ou dépotoir ?). Le prospectus des Archives municipales de Stockholm inclut des dessins du genre bande dessinée, et celui des Archives des Pays-Bas peut se déplier pour former une véritable affiche, offrant « entrée libre »dans les dépôts « où les siècles sont enliassés ».
A côté de la publicité, qui (entre autres choses) tente d'attirer et de diriger l'utilisateur potentiel, il existe d'autres moyens d'informer les visiteurs qui arrivent dans les salles de lecture des archives. Simples feuillets ronéotypés ou imprimés en offset, dépliants comme les Instructions for Readers du Public Record Office d'Angleterre, ou brochures plus détaillées comme l'édition 1980 du Guide du lecteur des Archives nationales de France, cela dépend des ressources du dépôt et du nombre de lecteurs qu'il reçoit. Le guide français avec ses 56 pages imprimées, tend à donner une information complète sur les conditions de travail et sur les moyens de recherche aux Archives nationales, y compris une liste des fonds et une description des différentes sortes d'instruments de recherche ailleurs, on se limite à la description des formalités requises pour obtenir communication des documents, des moyens de reprographie, etc. Le Researcher's Guide to the national Archives de Washington (16 pages) fait partie d'une série de brochures intitulées General Information Leaflets couvrant tous les aspects du travail des archives, incluant des guides spécialisés pour des recherches telles que la généalogie, les archives militaires ou les cartes et plans. Il en est de même aux Archives publiques du Canada et au Scottish Record Office d'Édimbourg.
Ici encore, il faut signaler avec éloge certains pays qui fournissent des dépliants ou des brochures en langue étrangère. Il existe des versions en langue anglaise des brochures générales d'information des Archives nationales du Japon (1972) et des Archives nationales d'Indonésie, ainsi que pour les Archives municipales de Belgrade et, en allemand, de Budapest. La brochure des Archives municipales de Stockholm inclut un sommaire en anglais, alors que celle du Riksarkivet La recherche dans les Archives nationales de Suède (1980, 14 p. offset) est disponible en allemand, anglais et français. Pour les chercheurs généalogistes, des brochures en anglais intitulées How to trace your ancestors in Sweden et in Norway sont diffusées par les Ministères des Affaires étrangères de ces deux pays. Aux Pays-Bas, des publications du même type sont réalisées par le Bureau central de généalogie.
3. Publications périodiques et media comme instruments d'information archivistique.
Il existe plusieurs genres de périodiques publiés par les directions d'archives ou par les services d'archives individuels Beaucoup de directions nationales ou régionales d'archives publient des revues proprement archivistiques et des revues d'érudition incluant des articles d'archivistique. Du point de vue de l'information sur les archives, les bulletins trimestriels ou quadrimestriels sont plus utiles que les revues annuelles, plus érudites, bien que celles-ci contiennent parfois des rapports ou comptes rendus (intégraux ou abrégés), des listes de versements reçus, des notes sur les accroissements les plus importants, des renseignements sur les instruments de recherche et des aperçus sur les recherches en cours. On trouve souvent de telles données dans les revues d'histoire régionale et locale, publiées par certains services d'archives régionaux ou municipaux ou avec leur concours.
Pour juger de leur utilité comme moyens de publicité sur les archives, il faudrait savoir à combien d'exemplaires ils sont publiés et combien d'entre eux sont distribués gratuitement aux administrations publiques et aux organismes de recherche, comme, par exemple, les bulletins des Directions des Archives d'État d'URSS, de Pologne et de Bulgarie, le nouveau Bilten Arhiv Yugoslavie, le beau Boletin del Archivo general de la Nacion du Mexique, le Berita d'Indonésie ou le Mensario do Arquivo nacional du Brésil. Ce dernier (désigné en abrégé par le sigle MAN), publié en offset, se rapproche d'un genre de bulletins moins élaborés, comme en publient certaines archives pour l'information des administrations, des organismes de recherche, des associations historiques et de chercheurs intéressés: ainsi les bulletins semestriels des Archives de Bavière, de Hesse et de Rhénanie-Palatinat en Allemagne fédérale, les Archives News du Suffolk Record Office en Angleterre, ou la Feuille semestrielle d'information des Archives du Bas-Rhin en France. Les Archives nationales du Nigeria annoncent la création création d'un bulletin pour 1981. Le but de ces bulletins est clairement défini par les trois séries pubiées par les Archives nationales de Suède RA-Nytt: Myndinghets service (service pour l'administration), Forskarservice (service pour les chercheurs), et De enskilda arkiven (les archives privées). Pour être complets, nous devons mentionner aussi un autre type de bulletins désignés sous l'appellation de « bulletins intérieurs .., tels que les Arkivposten de Norvège, le Petty Bag du Public Record Office d'Angleterre, les S. R. O. Notes d'Édimbourg, la semi-annuelle Note d'information du service informatique des Archives nationales de France, les Krigsarkivet interna meddelanden de Stockholm, qui sont destinés essentiellement à l'information interne des services, même si une partie de leur contenu peut intéresser également les gens de l'extérieur.
La prise de conscience que la publication périodique d'informations bien présentées sur le travail des archives est plus efficace que celle d'une seule brochure ou d'un prospectus a conduit beaucoup d'institutions d'archives à utiliser leurs rapports annuels comme moyen de publicité. Même des rapports très formalistes et austères, tels que le Report of the Keeper of Public Records rédigé pour le Parlement britannique, avec son lourd accompagnement d'annexes et de statistiques, fournissent d'abondantes informations aux chercheurs intéressés. Certaines archives publient leurs rapports dans leurs propres revues, ainsi le National Archives and Records Service des États-Unis dans le numéro de printemps de sa revue Prologue. Dans d'autres cas, les rapports des archives sont publiés avec l'ensemble des rapports des services de l'administration à laquelle elles sont rattachées, ou ( dans le cas des archives locales) avec l'ensemble des rapports des services locaux. Cependant, plus d'un tiers des archives qui ont répondu à notre questionnaire publient leurs rapports séparément, sous une forme ou sous une autre, et les diffusent bien au-delà des obligations légales, dans le cadre régional, national et même international. Par la simple addition d'une couverture attrayante et de quelques illustrations, un rapport de caractère essentiellement administratif peut être transformé en brochure agréable. On peut citer à cet égard les rapports des Archives nationales du Japon, de Singapour, du Zimbabwe, des Archives des Nouvelles-Galles du Sud à Sydney, de plusieurs archives de comtés britanniques. Les rapports des Archives publiques du Canada ou des Archives d'État des Pays-Bas, richement illustrés, sont presque des livres; il est vrai que ceux du Canada et des Archives d'État de Belgique sont bilingues, et que celui des Archives nationales du Sri Lanka est trilingue, ce qui contribue à en gonfler le volume. Sri Lanka est un des exemples des nombreux pays où le rapport annuel constitue le seul moyen régulier d'information sur les archives disponibles en dehors et même à l'intérieur du pays.
L'information sur les archives donnée par la presse et la radio-télévision semble, dans la plupart des pays, limitée à des occasions spéciales telles que l'inauguration d'expositions ou de bâtiments neufs, des anniversaires historiques ou des acquisitions spectaculaires comme celle des archives Bonaparte par les Archives nationales de France. «Occasionnellement», « irrégulièrement », «sporadiquement » ont été les réponses les plus fréquentes. Un genre spécifique d'information du public est le commentaire assez sensationnel, par la presse londonienne, au début de chaque année, des documents ouverts à la recherche par l'application de la règle de trente ans, très strictement observée en Angleterre. Les Archives publiques du Canada diffusent périodiquement des bulletins de presse sur leurs nouvelles acquisitions. La presse rend compte régulièrement des « visites guidées » organisées par les Archives d'État de Zurich, dont le programme est annoncé au début de chaque année: excellente formule qui combine le souci de la publicité, au meilleur sens du terme, avec la formation de base du public.