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L'Utilisation scientifique des archives
par
Michael ROPER
L'expansion des études historiques.
Depuis le premier Congrès international des Archives à Paris en 1950, il s'est produit une expansion mondiale -on pourrait même dire une explosionde l'enseignement supérieur, dont une caractéristiques a été la croissance des études historiques et des disciplines apparentées. C'est ainsi que, dans le Royaume-Uni, le nombre des personnes se consacrant à l'histoire de façon scientifique, soit comme professeurs d'université soit comme étudiants de haut niveau, a plus que doublé entre 1961 et 1976. Dans un contexte plus large, àen juger par les rubriques de Historical Abstracts, le nombre des monographies historiques et des articles de revues- pendant la même période a triplé (voir tableau 1).
Bien que cette expansion semble plafonner maintenant en Europe occidentale et en Amérique du Nord, ou du moins progresser à un moindre rythme, il est probable que le sommet n'est pas encore atteint ailleurs et que l'expérience acquise par les archivistes qui ont eu à faire face aux conséquences de ce mouvement peut être utile à ceux qui n'ont pas eu encore affronter la même situation.
En même temps que le nombre des personnes adonnées aux études historiques s'est accru, les objets de leurs recherches se sont diversifiés. Les trois secteurs traditionnels de l'histoire (histoire politique ou constitutionnelle, histoire du droit et histoire ecclésiastique) ont vu se joindre à eux l'histoire militaire (qui a cessé d'être le domaine réservé des généraux et des amiraux en retraite), l'histoire internationale et l'histoire économique, dont l'histoire sociale s'est détachée plus récemment comme secteur particulier. Le nombre des chercheurs dans les trois secteurs traditionnels n'a peut-être pas diminué en chiffres absolus, mas il a certainement perdu et continue à perdre son importance en proportion de l'ensemble de la recherche historique.
Parallèlement à ce déplacement de l'intérêt vers les secteurs nouveaux de l'histoire, on constate une croissance disproportionée des études d'histoire du 20e siècle, qui sont devenues presque un secteur a elles seules sous le nom d"'histoire contemporaine".
En outre, tous les secteurs de la recherche historique, mais surtout l'histoire économique et sociale, ont développé une multitude de sous-disciplines, telles que l'histoire des entreprises, l'histoire du travail, l'histoire de l'agriculture, l'histoire des transports, chacune d'elles avec ses centres d'intérêt propres, sa méthodologie propre et ses propres revues spécialisées.
De leur côte, de nombreux spécialistes d'autres disciplines scientifiques se sont consacrés aux aspects historiques de ces disciplines et sont devenus des historiens de la géographie, de l'ensignement, de la science, de la technologie, de la médecine, des idées, des arts, etc. D'autres utilisent les sources historiques pour donner de nouvelles dimensions àl'étude de leurs disciplines particulières ainsi, des archéologues travaillant sur les périodes médiévales et post-médiévales se servent de documents historiques pour identifier des sites d'intérêt potentiel pour interpréter leurs découvertes et pour restaurer les objets découverts] ; des linguistes utilisent les documents d'archives, depuis longtemps connus pour les études de toponymie et d'anthroponymie, pour mieux comprendre le développement des langues et des dialectes.
Dans un autre domaine se situent les "études historiques appliquées" des sociologues et des politologues, qu'on a définies comme "des explorations du passé entreprises dans l'intention explicite de faire progresser les recherches scientifiques de sociologie", et dans lesquelles les données historiques sont utilisées pour tester des hypothèses d'application générale.
Nouvelles méthodes et nouveaux domaines de l'histoire
L'intérêt des non-historiens pour l'étude des données historiques a entrainé une considérable fertilisation de l'histoire par les autres disciplines, et vice versa. Les historiens ont adopté et adapté les techniques des autres disciplines, notamment de l'économie et de la sociologie, pour créer de nouvelles méthodes de recherche historique. Ces nouvelles techniques et nouvelles méthodes ne ont réservées àaucun secteur particulier ni à aucune époque particulière de l'histoire. Elles ne sont pas non plus obligatoirement très neuves, dans la mesure du moins où elles impliquent la collecte de grandes quantités de données, dont chacune peut être insignifiante prise isolément, recueillies dans une vaste gamme de sources et portant sur de longues périodes de temps, pour dresser de larges tableaux de la société à tous ses niveaux. Les membres de l'"école des Annales"-, ainsi appelée d'après le nom de la revue Annales, Economies, Sociétés, Civilisations dans laquelle les disciples français de Lucien Febvre et Marc Bloch ont publié leurs oeuvres, faisaient déjà cela avant 1939; et l'epitome de cette école, la grande histoire internationale de la région méditerranéenne au XVIe siècle du professeur Braudel, qui synthétise les données climatologiques, géographiques, économiques et sociales pour créer de nouvelles perspectives et de nouvelles compréhensions, a été publiée dès 1947.
Néanmoins, c'est plus récemment que cette méthodologie s'est généralisée et qu'elle a donné naissance à des spécialisations telles que la démographie historique, dans laquelle les données individuelles concernant les membres des populations humaines -(actes de naissances ou baptêmes, mariages, décès ou sépultures) sont utilisées pour fournir d'une parte une information de nature générale sur la fécondité, l'espérance de vie, l'âge du mariage, les taux de naissance illégitimes, etc.-8, et d'autre part des études sur les "élites", dans lesquelles on cherche à expliquer les institutions économiques, sociales et politiques par une analyse des données biographiques de leurs membres-méthode souvent appelée "namérienne" d'après le nom de Sir Louis Namier, autre pionnier d'avant-guerre, et qui a servi à l'étude d'institutions aussi diverses que la Chambre des Communes de Grande-Bretagne au 18e siècle et l'administration coloniale français. Mais il n'est peut-être pas injuste de dire que la véritable impulsion donnée au développement de la "nouvelle histoire" est venue de l'adaptation des méthodes statistiques de plus en plus sophistiquées des économistes et des sociologues pour quantifier et analyser, généralement avec l'aide de l'ordinateur, de vastes masses de données économiques, sociales et politiques du passé (d'où le nom d'"histoire quantitative" souvent donnée à cette méthodologie).
D'autres méthodes nouvelles adoptées par les historiens comprennent les techniques psychanalytiques, utilisées pour écrire des psychanalyses historiques d'individus ou de groupes, et les techniques d'interview des sciences sociales, lesquelles, aidées par le développement des magnétophones portatifs, ont conduit au développement de l'"histoire orale". Ces nouvelles méthodes et techniques ne sont pas encore universellement acceptées, et même dans les nouvelles écoles historiques il y a des désaccords sur la méthodologie et sur les interprétations. Ce n'est pas le rôle de l'archiviste de prendre parti dans ces querelles d'historiens, mais s'il veut répondre impartialment et effectivement aux demandes des historiens il doit être au courant des nouvelles tendances des études historiques.
L'expansion des études historiques et les archives
L'accroissement du nombre des chercheurs et l'élargissement du champ de leurs recherches en histoire et dans les disciplines apparentées ont été de pair avec un recours accru aux sources archivistiques.
Bien que la première raison pour fonder et maintenir les dépôts d'archives publics ou privés ait toujours été de conserver les documents pour des raisons administratives et juridiques, l'utilisation des archives pour la recherche historique a souvent précédé la création des institutions archivistiques modernes. Ainsi les Mauristes en France, les Bollandistes en Belgique, Sir William Dugdale et son cercle en Angleterre, ont fait des recherches dans les archives dès le 17e siècle, bien avant qu'aucun de ces trois pays ait possédé des archives nationales. Cependant, ce n'est guère avant le 19e siècle, sous l'influence de Ranke, que l'utilisation des archives, de préférence aux annales et aux autres sources littéraires, et la critique systématique de la nature et de la valeur des sources sont devenues les bases de la méthodologie historique moderne et ont amené les historiens en contact régulier avec les archives Au 20e siècle, et surtout depuis une dizaine d'années environ, le nombre des historiens qui ont utilisé les archives a des fins 396 scientifique a plusieurs fois doublé (voir tableau 2 et 3); il dépasse maintenant de beaucoup, en règle générale, le nombre de ceux qui les utilisent à des fins juridiques, administratives, économiques ou dans d'autres buts pratiques, bien que dans certains dépôts ils soient concurrencés par les généalogistes et les historiens "amateurs". Les changements de pourcentage entre chercheurs scientifiques, chercheurs utilitaires et grand public dans les archives font l'ojet rapports pour ce congrès; ils concernent toutefois le présent rapport dans la mesure où ces trois sortes d'utilisation des archives peuvent entrer en concurrence pour la répartition descrédits. Il faut éviter que l'enthousiasme pour la systématisation du records management ("gestion des documents" en français-canadien) et pour l'ouverture des archives au grand public n'aboutisse a sacrifier les aspects plus érudits de l'archivistique.
L'utilisation scientifique des archives ne s'est pas seulement développée au cours des années récentes; elle s'est aussi étendue à une plus vaste variété de documents.
En effet, si les chercheurs en histoire politique, juridique et ecclésiastique continuent à utiliser les archives en nombre croissant, ils constituent une fraction déclinante parmi les chercheurs; les spécialistes de l'histoire économique et sociale les dépassent maintenant en nombre (voir tableau 4).
En même temps, une proportion croissante d'historiens de
toutes disciplines étendent leur intérêt de l'époque
médiévale et des débuts de l'époque moderne au 19e et,
surtout, au 20e siècle (voir tableau 5).
Cette évolution a de nombreuses conséquences sur la nature et
l'ampleur des services que l'archiviste est appelé à fournir.
Certaines de ces conséquences sont quantitatives et matérielles, par exemple en ce qui concerne l'accroissement du nombre des demandes de communication de documents; d'autres sont qualitatives et intellectuelles, par exemple en ce qui touche l'établissement des programmes de publications et des règles de tri pour répondre aux intérêts des chercheurs, ou encore pour la formation professionnelle des archivistes et l'attribution des crédits de fonctionnement aux services d'archives.
Les conséquences matérielles Tout accroissement de l'utilisation des archives entraîne une contrainte plus forte en ce qui concerne les salles de lecture et le système de communication des documents. Même si la recherche historique n'est pas lu seule cause d'un tel accroissement, l'expérience du Public Record Office de Grande-Bretagne donne à penser qu'elle joue un rôle prépondérant, puisque les historiens ont tendance à venir plus fréquemment aux archives et àconsulter davantage de documents à chaque visite que les chercheurs non scientifiques. Au Public Record Office, le nombre de séances de travail de toutes les classes de chercheurs réunis a augmenté de plus de 2 fois et demi entre 1962 et 1972 (voir tableau 2), entraînant un encombrement des salles de lecture et des queues de lecteurs, auxquels on a du remédier d'abord en transformant des salles de magasins en salles de lecture additionnelles, ensuite en louant un local voisin, enfin en construisant un nouveau bâtiment a Kew.
Pendant la même période, le nombre des documents donnés en consultation aux salles de lecture a presque triplé. Un facteur essentiel dans cet accroissement est la demande disproportionnée portant sur les documents du 19e et du 20e siècle et notamment sur ceux intéressant l'histoire sociale et économique. Le 19e et le 20e siècle ont vu se produire une expansion et une diversification de l'administration qui ont coincidé avec un changement dans la conservation des archives, à savoir l'introduction du système moderne des dossiers par sujet, multipliant ainsi le nombre de sources potentielles tout en diminuant le volume de chaque source individuelle et en facilitant son dépouillement dans des limites de temps raisonnables. De là vient que l'historien Je l'époque contemporaine peut consulter en une journée une douzaine de dossiers ou davantage provenant de plusieurs fonds, alors qu'un collègue travaillant sur le moyen âge ou les débuts de l époque moderne prendra plusieurs jours, ou même plusieurs semaines, pour dépouiller un seul rouleau ou registre.
L'utilisation fréquente do certaines catégories de documents très demandés, surtout s'ils sont écrits sur un papier moderne de médiocre qualité, leur fait courir des dangers de détérioration en raison de manipulations répétées et peut exiger des mesures de protection spéciales. Lorsque c'est possible, il faut identifier ces catégories de documents dès leur arrivée aux archives et les traiter préventivement avant de les mettre à la disposition des chercheurs, mais en raison deleur nombre et de leur nature les méthodes traditionnelles de restauration manuelle sont trop coûteuses et trop tentes pour leur être appliquées. On recourt donc le plus souvent a la technique de la lamination, qui est souvent le meilleur moyen, mais la reprographie offre aussi une alternative qui peut se révéler aussi rapide, aussi commode et moins coûteuse, en fournissant des copies qui prennent la place des originaux pour la consultation. Les Archives nationales des Etats-Unis et le Public Record Office du Royaume-Uni ont adopté le microfilm pour la communication des listes de recensements du 19e siècle et d'autres documents particulièrement précieux, fragiles ou fréquemment demandés. Le Public Record Office a d'autre part adopté, pour les documents du Conseil des Ministres du 20e siècle, le système de tirages sur papier effectués d'après les microfilms et reliés. Pour choisir entre ces deux procédés, plusieurs facteurs entrent en ligne de compte: coût comparé, en temps et en matériaux, du tirage-papier et de l'investissement en appareils de lecture de microfilms; durabilité comparée des tirages-papier et du microfilm; necessité de réserver un espace convenable pour les lecteurs de microfilm dans les salles de lecture, avec les contraintes que cela comporte pour l'aménagement de ces salles.
Quoi qu'il en soit, un soit, un avantage important de la substitution des reproductions photographiques aux originaux pour la communication des documents est qu'en cas de détérioration ou de vol le dommage est aisément réparable. On peut même en venir à système de "libre-service", ce qui permet d'alléger le travail du personnel des archives et les mesures de surveillance et de sécurité, que nécessitent les documents originaux.
Le développement des techniques modernes de reprographie a d'autre conséquences plus vastes pour les historiens-utilisateurs des archives. Traditionnellement, les chercheurs travaillant loin des archives avaient recours aux publications de transcriptions ou d'analyses des séries les plus importantes. Ces publications conservent certes leur utilité, mais à mesure que la recherche historique s'éloigne des documents des administrations centrales pour recourir aux archives locales plus disparates fournissant les données requises par l'histoire économique et sociale, a mesure aussi que les archives centrales elles-mêmes deviennent plus volumineuses, les publications traditionnelles de documents perdent leur intérêt pour la plupart des historiens. Leur place est prise dé plus en plus par les procédés de reproduction, qui vont de l'électrocopie de documents individuels au microfilm et à la microfiche portant sur des groupes entiers d'archives. Des publications de séries d'archives sous forme de microfilm sont même disponibles commercialement, soit par les soins des institutions archivistiques elles-mêmes (comme aux Archives nationales des Etats-Unis), soit par des éditeurs privés travaillant sous licence des archives (comme au Public Record Office do Grande-Bretagne). Dans les pays où les distances d'une ville à l'autre sont grandes, tels que le Canada, les Etats-Unis et l'URSS, des microfilms des principales séries de documents des archives nationales peuvent être consultés dans les dépôts d'archives des différentes parties du pays, ou être obtenus en communication par un système de prêt inter-archives.
Mais le principal avantage de la reprographie - photocopie ou microfilm -, c'est qu'elle peut répondre aux besoins specifiques de la recherche, "à la demande". Chaque université, chaque institution de recherche, et même chaque chercheur individuel, peut faire exécuter à ses frais la reproduction des documents qui l'intéressent et de ceux-là seulement. Beaucoup d'utilisateurs préfèrent cette formule à celle de l'achat de microfilms dont une partie seulement correspond à leur recherche.
Cependant, s'il est évident que le microfilmage de séries entières d'archives pour consultation à l'extérieure peut contribuer à réduire le nombre des demandes de communication sur place, et donc à alléger le travail du personnel de manutention, il peut arriver un moment où le travail requis par la manipulation, l'identification et la reproduction des documents demandés en photocopie ou en microfilm "Individuels" dépasse le travail requis par la communication directe. Cela doit être pris en considération dans la pratique des coûts des archives. En outre, les opérations matérielles de photocopie, notamment lorsqu'il s'agit de volumes reliés et de documents fragiles, peuvent, si elles sont fréquemment répétées, entraîner des dangers pour la conservation des documents, au point que beaucoup de services d'archives en arrivent maintenant à imposer des restrictions à la photocopie de certaines catégories de documents.
Le developpement des procédés de photocopie instantanée a révolutionné aussi les méthodes de travail des chercheurs en ce qui concerne les documents eux-mêmes. Ils n'ont plus besoin désormais de transcrire laborieusement les documents ou de prendre des notes d'analyse détaillées; il leur suffit de noter leurs références et d'en faire exécuter des reproductions. Ils peuvent ainsi mieux utiliser leur temps, soit en passant moins de temps aux archives, ce qui allège d'autant le travail du personnel du service, soit en accélérant au contraire leur rythme de consultation, ce qui, à I'inverse, augmente la charge du service des archives.
Les conséquences intellectuelles.
Etant donné que, pour beaucoup d'historiens travaillant sur les archives récentes, le microfilm et la photocopie ont largement remplacé les publications traditionnelles de transcriptions et d'analyses, le rôle des publications archivistiques doit être repensé, de façon à s'intégrer davantage aux services de renseignements des archives et àfournir aux utilisateurs potentiels l'information qui facilitera leurs recherches lorsqu'ils viendront aux archives ou leur permettra de commander les microfilms ou photocopies dont ils ont besoin sans avoir à se déranger.
L'accroissement et la diversification de l'utilisation des archives imposent des charges additionnelles aux services de renseignements des archives. La simple augmentation du nombre des chercheurs empêche l'archiviste de consacrer le même temps à chacun d'entre eux, et cela au moment même ou la complexité et le volume croissants des archives rendent la tache du non-initié de plus en plus difficile. Il n'est pas souhaitable qu'un chercheur, surtout nouveau venu, soit laissé à lui-même, mais il est généralement plus économique d'employer la compétence des trop rares archivistes pour rédiger des instruments de recherche écrits que pour renseigner chaque chercheur individuellement.
Ces instruments de recherche sont de quatre types : ceux qui orientent le chercheur vers le ou les dépôts d'archives qui l'intéressent ; ceux qui l'aident à comprendre le classement des archives et le renseignent sur les séries, sous-séries, fonds, collections, etc., qui les composent; ceux qui lui fournissent des informations sur les documents eux-mêmes; enfin ceux qui. l'aident à comprendre les documents.
La répartition des archives entre les différents types et niveaux d'institutions archivistiques varie de pays à pays. Dans les pays ou il existente un systeme centralisé d'archives nationalles, cette répartition est en général assez simple, mais dans d'autres pays il peut être difficile pour le chercheur de localiser les documents qui l'intéressent parmi le réseau complexe des archives centrales et. locales, des dépôts de manuscrits des bibliothèques nationales, locales ou universitaires, des archives d'instituts et organismes de toute sorte et même d'archives privées. C'est pourquoi le premier instrument de recherche nécessaire est un répertoire ou annuaire général des dépôts d'archives existant dans le pays, incluant toutes les; institutions où peuvent se trouver des archives. Ce répertoire peut prendre la forme d'une publication unique à l'échelon national, comme au Canada, aux Etats-Unis ou en URSS--9, ou d'une collection de guides et d'inventaires individuels centralisés à l'échelon national, comme les "National Registers of Archives" à Londres et à Edimbourg, qui non seulement regroupent des guides et inventaires publies par les différents dépôts du pays mais dirigent ou assurent eux-mêmes de telles publications. Dans divers pays on envisage l'établissement d'un semblable répertoire central des archives, souvent même dans le contexte d'un plus vaste réseau d'information couvrant également les bibliothèques et les centres de documentation, soit sous le nom de NATIS (National Information System) soit sous une autre dénomination.
A coté des répertoires d'archives par pays existent des guides multi-nationaux ou multi-institutionnels des sources de l'histoire de régions géographiques données, tels que les Guides des sources de l'histoire des nations patronnés par le Conseil international des Archives, ou de sujets donnés, tels que, par exemple, la navigation ou les assurances. Ces guides conçus par sujets fournissent souvent une première aide appréciable aux chercheurs en les orientant vers les sources qui les intéressent, mais ils ne peuvent pas toujours Être suffisamment détaillés pour lui permettre d'accéder directement aux documents individuels sans avoir recours aux instruments de recherche plus détaillés.
Beaucoup de nouveaux utilisateurs des archives, surtout les non-historiens, trouvent le principe du classement des archives selon leur provenance assez difficile à comprendre, surtout depuis que l'administration est devenue de plus-en plus complexe et s'est étendue à de nouveaux champs d'activité. Des services sont divisés, fondus ensemble, supprimés à des intervalles de plus en plus rapprochés, entraînant une dislocation des fonds d'archives telle que, par exemple, 27% des fonds des Archives d'Australie ont été crées par plus d'une administration.
Etant donné que les historiens de l'administration ne progressent que lentement dans l'étude détaillée de l'administration du 20e siècle, c'est aux archivistes qu'il incombe d'expliquer aux utilisateurs l'arrière-plan administratif des archives et ses conséquences sur leur classement. Celà est fait d'abord par les guides généraux des archives, mais le volume croissant des versements rend difficile la tenue a jour de tels guides, et c'est pour tenter de surmonter cette difficulté que certains services d'archives ont mis sur ordinateur le contenu des guides, soit pour publication comme aux Archives nationales des Etats-Unis, soit pour mise à la disposition des chercheurs dans la salle de lecture comme au Public Record Office de Grande-Bretagne (système PROSPEC). Parallèlement aux guides généraux il existe des "manuels" ou guides spécialisés. Ils peuvent porter soit sur les archives d'une institution donnée, ou de plusieurs institutions apparentées, avec plus de détails sur l'histoire administrative de ces institutions que ne le permet un guide général, leurs attributions, leurs méthodes de travail, leurs système d'enregistrement et de classement des archives. Ils peuvent également porter sur un sujet d'étude donné travers tous les fonds d'un dépôt au de plusieurs dépôts. On trouve des exemples de ces deux types de guides spécialisés dans la série des Handbooks du Public Record Office de Grande-Bretagne des exemples du second type ont été publiés aussi en France et aux Etats-Unis. Après avoir identifié, grâce aux guides généraux et spécialisés, les fonds ou séries susceptibles d'intéresser son sujet de recherche, le chercheur doit ensuite identifier les documents eux-mêmes à l'intérieur des fonds ou séries. Le meilleur moyen pour cela est de-mettre à sa disposition des instruments de recherche plus spécifiques, tels que répertoires numériques, inventaires sommaires ou analytiques, index. Plus ces instruments de recherche sont détaillés, plus l'identification ces documents sera sûre et précise, avec une économie correspondante de travail. pour le personnel de la salle de lecture et le personnel de manutention. Il faut avoir au moins des répertoires de type numérique, donnant pour chaque article (liasse, carton, portefeuille, carte, photographie etc.) son titre et ses dates extrêmes.
Desinventaires plus détailles, analysant chaque document individuellement et des index alphabétiques, sont encore plus souhaitables "nais dans les nouveaux services d'archives où il existe un grand arriéré de documents non répertoriés et même non triés et non classés, de tels inventaires analytiques peuvent être considérés comme un luxe injusifiable, et même des services d'archives anciennement établis peuvent estimer que les ressources en temps et en personnel qui suffisaient pour tenir à jour les inventaires en un temps de moindre hâte ne sont plus en rapport avec le rythme d'entrée des versements d'archives récentes à notre époque. Dans ces conditions, il vaut mieux avoir au moins pour chaque fonds ou série un instrument de recherche sommaire, même très bref et provisoire, que de consacrer le temps des archivistes a établir pour les fonds ou séries les "plus importants" des inventaires ou des index détaillés qui viellissent et perdent leur actualité d'année en année faute de mises à jour.
A long terme, on peut espérer que l'ordinateur aidera les archivistes àproduire des instruments de recherche en plus grand nombre et de meilleure qualité, mais l'expérience générale de ceux qui ont utilisé l'ordinateur àcette fin jusqu'à présent est que la préparation des données pour mise en ordinateur demande énormément de temps, et que l'opération n'est finalement bénéficiaire que s'il s'agit d'obtenir des sorties d'ordinateur selon plusieurs ordres différents ou d'intégrer de nouvelles données à des anciennes.
La où la publication d'instruments de recherche est une tradition établie, il peut être bon de réfléchir à l'intérêt de continuer cette publication si elle absobe des ressources qu'on pourrait consacrer à établir des instruments de recherche plus rapides pour les fonds ou séries qui n'en sont pas encore munis. Un tel changement de politique ne se ferait pas nécessairement au détriment des chercheurs travaillant à distance, car les moyens modernes de reprographie permettent de leur fournir aisément des reproductions des instruments de recherche qui les intéressent spécifiquement. C'est ainsi que beaucoup de services d'archives ont renoncé à l'impression do leurs instruments de recherche, devenue trop coûteuse, pour adapter une politique de diffusion par reprographie.
Lorsqu'il a identifié les documents intéressant son sujet de recherche, le chercheur peut encore avoir besoin d'aide pour situer l'information qu'ils. contiennent dans leur contexte administratif : par qui et pour qui ont-ils été produits? quel a été leur circuit dans leur administration d'origine et au-dehors? quels sont les documents ordinaires et les documents exceptionnels? Les historiens du moyen âge et des débuts de l'époque moderne sont familiers de ce genre de questions, et ils ont presque tous reçu au moins une certaine formation en diplomatique, mais peu d'attention a été donnée àl'étude de la diplomatique des documents modernes, c'est-à-dire à des questions telles que le système d'enregistrement et de distribution des documents dans les administrations, la rédaction et l'approbation du courrier, la circulation des documents, les modes de groupement des documents (registres, dossiers, classeurs), les formes de documents (lettres, minutes, memorandums, formulaires, etc.). Le plus souvent, le seule personne qui se sera intéressée à la diplomatique des documents modernes sera l'archiviste qui aura été reponsable de leur tri, de leur classement et de leur répertoriage. Aussi est-il nécessaire que la connaissance qu'il en a acquise soit largement diffusée par le moyen de guides, de manuels, de notes introductives en tête des instruments de recherche, et de contacts personnels à l'intérieur des archives.
L'archiviste doit saisir toutes les occasions de contribuer à la diffusion de l'information concernant les documents dont il a la charge. Cela implique la publication d'articles dans des revues d'érudition et la participation à des congres, colloques et séminaires spécialisés, surtout lorsque la connaissance des sources archivistiques entre dans leur sujet d'étude. A cet égard, il serait souhaitable que soit largement imité l'exemple des Archives nationales des Etats-Unis, qui organisent des colloques réunissant archivistes, historiens, et autres utilisateurs des archives, pour l'échange réciproque des connaissances des uns et des autres et pour la discussion de sujets d'intérêt commun; la publication des actes de ces colloques permet d'atteindre un public encore plus large.
A un niveau moins devé, les archives peuvent collaborer à la formation des nouveaux chercheurs. Cela se fait déjà, dans certains instituts universitaires d'histoire, en invitant les archivistes à donner des cours ou à participer à des séminaires, mais on peut se demander si les archives ne pourraient pas organiser elles-mêmes des cours de formation pour les nouveaux chercheurs de niveau universitaire.