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L'évolution des études historiques et le tri des archives
'L'évolution et l'élargissement du champ d'intérêt des utilisateurs des archives obligent maintenant les archivistes à repenser leurs méthodes et leurs principes de tri.' Il n'est plus possible de s'en tenir des principes aussi vagues que la conservation des "documents suscetibles d'être invoqués comme précédents ou de présenter un intérêt du point de vue de l'histoire ou du droit", comme le disait le règlement du Public Record Office de Grande-Bretagne avant la guerre de 1939-1945, même en ajoutant les "recherches économiques et sociales" comme cela fut fait dans les règlements des années 1940 et 1950. Aujourd'hui les critères de tri doivent être plus larges et plus explicites : par exemple, le Public Record Office énumère maintenant 13 catégories générales de documents qui doivent être conservés--, et cette liste est complétée par des règles détaillées propres aux archives de chaque institution. En fait, l'éventail des sujets d'intérêt à prendre en considération pour le tri des archives est si vaste qu'il est souvent nécessaire d'avoir recours à l'aide de spécialistes. Les modalités de ce recours varient selon les services d'archives; parfois il y a un règlement formel pour la participation d'un organe consultatif d'historiens et d'autres spécialistes au processus de tri; parfois l'appel aux spécialistes se fait de façcon informelle, au fur et à mesure des besoins; et toutes sortes de formules intermédiaires existent entre ces deux extrêmes.
Un des domaines dans lesquels le changement d'orientation en matière de tri a été le plus sensible au cours des dernières aînées est celui des documents "sériels", définis comme "de vastes ensembles de documents dont la matière est identique, mais qui se rapportent chacun à une personne, à un organisme ou à un lieu différent". Dans les années 1950, en Grande-Bretagne, on a tenté de résoudre le problème que posait la masse de ces documents en ne conservant que ceux qui étaient "susceptibles d'être réduits à un échantillonnage statistique", à l'exclusion de ceux qui n'offraient d'intérêt que "pour des recherches d'ordre biographique ou généalogique". Depuis cette époque, cependant, le développement des techniques quantitatives a transformé ces documents en source essentielle pour l'histoire économique et sociale; et en même temps, les progrès de la technologie ont donné une nouvelle dimension au problème.
En premier lieu, l'ordinateur permet de manipuler et d'analyser les plus vastes ensembles de documents sériels de façon relativement rapide et économique, bien que l'identification, l'interprétation et la préparation des données pour entrée en ordinateur reste un processus long et coûteux, que le codage soit confié a des assistants de recherche d'après les documents eux-mêmes ou que les entrées soient faites directement d'après les documents ou d'après des photocopies.
En second lieu, les données qui prenaient place traditionnellement dans les documents sériels sont maintenant, de plus en plus, traitées par ordinateur dans leur administration d'origine elle-même, et sont donc disponibles dès le départ sous forme informatique, ce qui permet aux archives de les recevoir et de les mettre directement a la disposition des chercheurs sous cette forme. Pour le moment, les documents informatiques ainsi produits par les administrations contiennent surtout des données quantitatives, mais à mesure que nous entrons (c'est encore une hypothèse) dans l'ère de la gestion "sans papier'' où tout le travail de bureau sera informatisé et télématisé, les archivistes verront de plus en plus de documents traditionels remplacés par des documents informatiques. Les documents informatiques, beaucoup plus compacts que les documents sur papier et même que les microfilms, simplifieront le problème du manque de place dans les dépôts d'archives, mais ils soulèvent d'autres problèmes qui ne sont pas sans incidence du point de vue des coûts .
En troisième lieu, l'ordinateur permet de transférer les
données de volumineux ensembles de documents traditionnels sous
forme de documents informatiques compacts et de détruire les
documents originaux.
Actuellement le coût élevé de la préparation des données, la
lenteur des opérations de transfert et la nécessité, dans de
nombreux cas, d'identifier, sélectionner, interpréter et coder
les données pour rendre possible le transfert, font que cette
opération n'est envisageable qu'en vue d'une analyse immédiate
des données. A plus long terme, l'utilisation des systèmes de
lecture optique (OCR) pour convertir directement les textes
écrits en forme informatique rendront peut-être ce transfert
plus économique, mais pour l'instant ces systèmes sont encore
très coûteux, ne peuvent lire que certains types de caractères
imprimés et d'écritures standardisées (on peut d'ailleurs
douter qu'ils puissent réussir jamais à lire toutes les
écritures), travaillent lentement et connaissent un haut
pourcentage d'erreur.
Dans la mesure où les documents sont créés directement sous forme informatique, les archivistes ont le devoir moral de conserver ceux d'entre eux qui ont une valeur durable du point de vue de la recherche historique ou d'autres recherches. Dans certains cas, ce devoir moral est même un devoir légal, lorsque les documents informatiques sont inclus dans la définition officielle des archives publiques, soit spécifiquement (comme dans la Loi sur les archives publiques du Canada de 1966, section 2 b) soit dans le cadre d'une définition plus générale (comme dans le Public Records Act britannique de 1958, section 10(1), ou le Public Records Act Kenyan de 1965, section 2). Dans certains pays, cependant, une définition légale trop détaillée des archives publiques omet malencontreusement les documents informatiques.
Pour le traitement des archives informatiques, il peut être utile à l'archiviste de connaître les différents types d'analyse informatique auxquels les chercheurs soumettent les documents sériels; mais, bien que les progrès technologiques puissent constituer un espoir pour l'avenir, les archivistes d'aujourd'hui ne peuvent attendre de l'informatisation unesolution immédiate au problème de la masse de ces documents. Force leur est de chercher des solutions ailleurs.
Une de ces solutions peut être la microphotographie, mais ici aussi l'économie réalisée par la réduction de la masse est contrebalancée par le coût, car l'expérience générale montre que le microfilmage selon les normes archivistiques, lorsqu'il s'agit de documents de formats et de couleurs divers, avec des encres d'intensité variable, est plus coûteux que la conservation des originaux (au moins si celle-ci est faite dans des dépôts équipés à bon marché) si l'on tient compte de toutes les dépenses de personnel, de matériel et d'équipement qu'impliquent les diverses opérations du microfilmage.
Un autre procédé qui a été utilisé par les archivistes pour réduire le volume des documents sériels à conserver est l'échantillonnage. Malheureusement, il semble qu'il yait eu une certaine contusion dans le passé sur le sens de ce terme, et que beaucoup de soi-disant "échantillonnages" aient été plutôt des sélections arbitraires d'"affaires notables", de spécimens de formes de documents ou de procédures, ou de documents représentatifs de certains secteurs géographiques, années, institutions, etc. considérés comme "typiques". En réalité, les échantillons, ou, pour utiliser un terme plus exact, les "échantillons statistiques", doivent être sélectionnes de façon à représenter exactement la totalité de l'ensemble ("population") dont ils sont tirés, et àpermettre ainsi, d'après l'échantillon, l'établissement de statistiques valables pour l'ensemble. Cette sélection peut se faire selon deux méthodes: soit par la sélection systématique d'un 10e, 20e, 100e, etc., des documents; soit par la méthode "aléatoire", qui consiste à prendre des documents au hasard. de façon que chaque document ait mathématiquement la même probabilité d'être conservé que ses voisins, le nombre exact de documents à conserver étant calcule au préalable par rapport au nombre total des documents de la série. La première méthode (échantillonnage au 10e, 20e, etc.) est la plus fréquemment pratiquée par les archivistes, mais elle n'est pas sans danger et elle doit être pratiquée avec précaution. Dans tous les cas, l'ampleur de l'échantillon est plus significative que sa relation proportionnelle par rapport à la série entière, et elle est affectée par certains facteurs tels que le nombre d'informations individuelles ("variables") contenues dans chaque document. Quand un archiviste se trouve confronte à la possibilité d'échantillonner un ensemble de documents sériels, il doit par conséquent étudier avec soin quelle est la méthode la plus appropriée et quelle est la proportion optimale d'échantillonnage pour cet ensemble particulier. Il est souhaitable qu'il consulte un spécialiste des méthodes quantitative et même qu'il utilise un ordinateur pour tester l'exactitude des échantillons de différentes sortes avant de prendre sa décision définitive. On peut aussi, lorsqu'il s'agit de conserver de grosses masses de documents présentant un intérêt potentiel pour l'analyse quantitative, choisir de les conserver pendant une période limitée dans dépôts équipés à bon marché. Une publicité adéquate est faite, pendant ce temps, à leur existence et à leur accessibilité, et toutes facilités sont données pour leur exploitation quantitative, mais non pour des recherches portant sur tel ou tel document individuel ou pour des réponses àdes enquêtes particulières. A la fin de la période fixée, la valeur des documents est réexaminée à la lumière des travaux auxquels ils ont donné lieu, et on décide alors, soit de les conserver intégralement, soit de les échantillonner, soit enfin de les détruire totalement. Exceptionnellement, on peut envisager de prolonger la période de conservation provisoire.
Un autre domaine où l'innovation technologique a amené de nouvelles formes d'archives dans le champ d'action des archivistes et a créé des problèmes de tri, de conservation et de répertoriage, est celui des archives audio-visuelles : photographies, films cinématographiques, enregistrements sonores. Certes, les archivistes éprouvent en général peu de difficultés pour obtenir des avis sur la valeur de ces documents du point de vue de l'histoire technique et artistique de chacune de ces secteurs particuliers; ils se trouveraient même plutôt embarrassés par l'abondance des avis contradictoires. Mais en revanche ils peuvent trouver difficile d'établir la valeur historique intrinséque de ces documents, dans la mesure où les avis extérieurs sont d'accès plus complexe et où il est souvent nécessaire de se livrer à une recherche délicate pour apprécier l'authenticité historique du contenu des documents. Un problème particulier, dans ce domaine, est que l'intérêt de l'archiviste pour l'histoire orale peut facilement le faire passer de l'état de "conservateur" impartial à celui de créateur de documents. Ni l'intérêt de la création de documents d'histoire orale ni celui de la conservation de ces documents ne peuvent être certes mis en doute, mais on peut se demander si les archivistes doivent intervenir dans leur création, qui est peut-être plutôt de la compétence des spécialistes de disciplines scientifiques telles que l'histoire, l'anthropologie, l'ethnographie, l'archéaologie, la sociologie, la linguistique, etc., qui savent quelles sont les meilleures questions àposer et qui peuvent interpréter au mieux les réponses reçues. Peut-être la formule idéale pour mener a bien un programme d'archives orales serait-elle de constituer une équipe pluri-disciplinaire dont l'archiviste serait membre en tant que responsable de la conservation des documents. On peut même penser que, puisque le même réseau de collaborateurs locaux peut servir à la fois à l'établissement d'un programme de création d'archives orales sur le terrain et au recensement de telles archives existant sur place, l'archiviste devrait logiquement assurer l'initiative et la coordination de ces entreprises; et que, lorsque la main-d'oeuvre qualifiée est rare, il pourrait participer au travail sur le terrain, a condition de recevoir au préalable une formation adéquate concernant les techniques d'interview et les besoins des chercheurs qui seront ultérieurement appelés à utiliser les archives sonores ainsi créées.
L'évolution des études historiques et l'enseignement archivistique
Il existe beaucoup d'opinions divergentes sur le programme idéal pour la formation professionnelle des archivistes. A un extrême se situent ceux qui estiment que cette formation doit être fondée sur les aspects méthodologiques du travail de l'archiviste, c'est-à-dire le records management ("gestion des documents"), le tri, le classement, l'élaboration des instruments de recherche, la reprographie, etc., et qu'à défaut d'école spéciale d'archivistique cet enseignement doit être donné en liaison avec les écoles de bibliothécaires. A l'autre extrême, ceux qui pensent que l'essentiel de l'enseignement archivistique est l'aspect scientifique: histoire (notamment histoire administrative et histoire du droit), paléographie, diplomatique, en liaison avec les instituts d'histoire.
Sans doute le programme idéal se situe-t-il à mi-chemin entre ces deux extrêmes, avec des variations selon les besoins propres de chaque pays et de chaque institution. En tout cas, on devrait s'attendre à voir les nouvelles tendances de l'histoire se refléter dans l'enseignement archivistique, de façon que tout archivisté appelé à s'occuper d'archives récentes possède une connaissance suffisante non seulement de leurs aspects méthodologiques mais aussi de leur intérêt potentiel pour les chercheurs. Il doit être au courant non seulement des conditions de conservation des nouvelles formes de documents et de l'évolution technologique de la conservation et de la reprographie, mais aussi de l'histoire des administrations qui ont créé les archives et des- nouvelles méthodes et nouvelles tendances de la recherche historique.
Pour tout cela, l'enseignement archivistique de base ne suffit pas, et il est nécessaire que l'archiviste reçoive une formation continue tout au long de sa carrière. Il est important que cela soit pris en considération dans la littérature professionnelle archivistique et dans les programmes des associations d'archivistes ainsi que dans ceux des stages de formation continue.
Permanence de l'utilisation traditionnelle des archives
Bien que le présent rapport ait été surtout consacré aux nouveaux aspects de la recherche historique et à leurs conséquences archivistiques, il ne faut pas oublier que les méthodes traditionnelles de l'histoire ont encore leurs partisans et qu'un nombre considérable de chercheurs continuent à étudier l'action des gouvernements, la complexité des relations diplomatiques ou l'évolution des principes du droit, de même que beaucoup d'entre eux continuent a s'intéresser à des périodes autres que le 19e et le 20e siècles. Il est important, par conséquent, que les archivistes ne se consacrent pas exclusivement aux intérêts des nouveaux chercheurs au point de négliger ceux qui ont été les principaux utilisateurs des archives dans le passé et qui pourraient le redevenir quand les modes actuelles changeront.
Ressources et priorités
L'expansion, à la fois quanitative et qualitative, de l'utilisation scientifique des archives au cours des années récentes et son influence sur de nombreux aspects du travail archivistique confrontent les archivistes à un grand nombre de questions difficiles pour l'évaluation des ressources nécessaires à leurs services et pour leur répartition entre les différents secteurs de l'activité archivistique. Quelle importance relative doit-on accorder à l'utilisation scientifique des archives par rapport à d'autres facteurs, tels que la masse des documents à conserver et leur rythme d'accroissement, lorsqu'il s'agit de répartir les crédits de fonctionnement et le personnel? Comment établir la priorité relative entre les programmes de publication traditionnelle et le développement des services reprographiques? Entre le traitement des archives médiévales, modernes et contemporaines? Entre l'établissement de guides, celui d'instruments de recherche plus perfectionnés, le traitement des archives informatiques, la création d'archives orales? Quelles sont les incidences financières de l'échantillonnage par rapport à la conservation temporaire de la totalité des documents? Ce rapport ne peut apporter de réponses à ces questions ou à d'autres concernant la répartition des ressources, qui varient obligatoirement selon les circonstances individuelles. Son but est de provoquer la discussion sur elles et de stimuler un échange d idées et d'expériences qui pourront aider à leur solution.
Notes
1. Sur 81 revues historiques (à l'exclusion des revues de sociétés locales) reçues par le Public Record Office du Royaume-Uni, 42 ont été fondées après 1950. La plupart de celles qui sont de création récente portent sur l'histoire contemporaine et souvent sur des secteurs spécifiques de l'histoire.
2. Voir la proportion relative de titres concernant l'histoire avant et après 1914 dans les Historical Abstracts de 1971 et 1976 (tableau 1).
3. Voir, par exemple, la série d'articles sous le titre général "The use of documentary sources by the archaelogist" dans Archives, 1 3 (1977- 1978) , 190-211.
4. Voir, par exemple, M. Benskin, Local Archives and Middle English Dialects, Journal of the Society of Archivists. 5 (1974-1977), 500-514; J.H. Fisher, Chancery and the emergence of standard written English, Speculum, 52 (1977) , 87-99; Id., Chancery Standard and modern written English, Journal of the Society of Archivists, 6/3 (April 1979), 136-144.
5. M. Drake, Applied Historical Studies: An Introductory Reader (Londres, 1973), 1; voir aussi M. Drake, Analysis of Historical Data (Milton Keynes, 1974), 23-25.The Quantitative
6. Voir M. Harsgar, Total History: the "Annales" School, Journal of Contemporary History, 13 (1978), 1-14, rendant compte de T. Stoianovitch, French Historical Method the "Annales" Paradigm (Londres, 1976) .
7. F. Braudel, La Méditerranée et le monde méditerranéen à l'époque de Philippe II (Paris, 1947).
8. Voir T.H. Hollingsworth, Historical Demography (Londres, 1969); R.S. Schofield, Historical demography: some possibilities and some limitations, Transactions of the Royal Historical Society, 5e série, 21 (1971), 119-132.
9. R. Sedgwick, The House of Commons 1715-1754 (Londres, 1970): Sir L. Namier et J. Brooke, The House of Commons 1754-1790 (Londres, 1964).
10. W.B. Cohen, Rulers of Empire: the French Colonial Service in Africa (Stanford, 1971).
11. Voir B. Mazlich, What is psycho-history, Transactions of the Royal Historical Society, 5e série, 21 (1971), 79-99.
12. Voir, par exemple, J. Barzu, Clio and the Doctors (Chicago et Londres, 1974).
13. Voir, par exemple, dans P.A. David et al., Reckoning with Slaverv: a critical Studv on the Quantitative History of American Negro Slaves (Oxford, 1976), la critique de R. Fogel et S. Engerman, Time on the Cross (New York, 1974).
14. A cet égard, O. Krakovitch, Des archives pour quelle histoire, Gazette des Archives, 96 (1977), 23-31, semble exagérer le plaidoyer pour la popularisation.
15. Un accroissement de l'utilisation des archives pour les études d'histoire sociale et économique est aussi constaté en Belgique, en Inde, en Malaysie, aux Pays-Bas, en Suède, aux Etats-Unis, en URSS.
16. Voir E.M. Hallam et M. Roper, The capital and the records of the nation: seven centuries of housing the public records in London, The London Journal, 4 (1978), 73-94 (87-90).
17. Voir F.B. Evans, The Selection and Proparation of Records for Publication on Microfilm, National Archives Staff Information Papers No. 19 (Washington DC, revision 1970); Catalogue of National Archives Microfilm Publications (Washington DC, 1974).
18. 20th Report of tire Keeper of Public Records (Londres, 1979); paragraphe 32.
19 Par exemple Union List of Manuscripts in Canadian Repositories (Ottawa, 1975); Library of Congress, The National Union Catalogue of Manuscript Collections, 1959-1961 (Ann Arbor, Michigan, 1962); Lichniye Archivniye Fondi v Gosudarstvyennieh Hranilischah SSSR (Moscow, 1963).
20 P. Mathias et A.W.M. Pearsall, Shipping : a Survey of Historical Records (Newton Abbot, 1971); H.A.L. Cockerell et E. Green, The British Insurance Business 1547 1970: an Introduction and Guide to Historical Records in the United Kingdom (Londres, 1976).
21. Voir P.J. Scott, Facing the reality of administrative change: some further remarks on the record group concept, Journal of the Society of Archivists, 5 (1974-1977), 94-100;
22. Voir M. Roper, Public records and the policy process in the twentieth century, Public Administration. 55 (1977), 523-268.
23. M.H. Fishbein, ADP for archives management, in L. Bell and M. Roper (éd.), Proceedings of an International Seminar in Automatic Data Processing in Archives (Londres, 1975), 30-38 (36); Guide to the National Archives of the United States (Washington DC, 1974).
24. P. Simmons, L. Bell et M. Roper, PROSPEC: a computer application for the PRO, Journal of the Society of Archivists, 4 (1970-1972), 423-427; M. Roper, The use of computers for archives management in the PRO, in Bell et Roper, op. cit., 8-29 (14-23). Pour les principes généraux de mise des données en ordinateur à ce niveau, voir A. Arad et L. Bell, Archival description: a general system, ADPA, 2/3, 1978, 2-9.
25. Par exemple, The Records of the Foreign Office 1782-1939) (Londrcs 1969); The Cabinet Office to 1945 (Londres, 1975); Records of Interest to Social Scicntists 1919-1939 : Employment and Unemployment (Londres, 1978).
26. Par exemple, Guide des sources de l'histoire des Etats-Unis dans les archives francaises (Paris, 1976); Federal Records of World War II (Wlashington DC, 1950-1951).
27. Public Record Office, A Guide for Departmental Record Officers (3e éd., 1971), Appendix A.
28. Report of the Committee on Departmental Records (Londres, 1954), paragr. 62.
29. Ibid., paragr. 108
30. Voir L. Bell, The archival implications of machine-readable records, Archivum, 26 (1979), 85-92; C.M. Dollar, Computers, the National Archives and researchers, Prologue, 8 (1976), 29-34; C.M. Dollar, Appraising machine-readable records, American Archivist, 41 (1978), 423-430.
31. A cet égard, l'article 2 de S. Carbone et R. Guêze, Projet de loi d'archives type: présentation et texte (Paris, Unesco, 1972) est inadéquat.
32. Voir P.M. Barnes, Microfilming and the Archivist, RAD Occasional Papers 1 (Londres, PRO, 1973), paragr; 14.
33. Sur l'échantillonnage voir R.S. Schofield, Sampling in historical research, in E.A. Wrigley (éd), Nineteenth-Century Society : Essays in the Use of Quantitative Methods in the Study of Social Data (Cambridge, 1972); Public Record Office, The Sampling of Records for Statistical Use, RAD Occasional Papers 5 (Londres, PRO, 1975); E. McKay, Random Sampling techniques : a method of reducing large homogeneous series in Congressional papers, American Archivist, 41 (1978), 281-299.
34. Sur les problèmes des films cinématographiques voir C. Coultass, Film as an historical source : its use and abuse, Archives, 13 (1977-1978), 12-19; sur les photographies voir la série d'articles intitulée Photography and archives, Archivarit 5 (Winter, 1977-1978), 3-142.
35. Voir deux articles récents sur la façon d'envisager l'enseignement. archivistique : F.B. Evans, Post-appointment archival training, American Archivist, 40 (1977), 57-74, et H.A. Taylor, The discipline of history and the education of the archivist, ibid., 395-402. Voir aussi M. Cook, Professional training : international perspectives, Archivaria, 7 (Winter 1978), 28-40; D. M. Smith, The archivist's personal involvement in historical research, Archives, 12 (1975-1976), 167-169.