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Archives et relations publiques
par
Wilfried SMITH
Archives publiques du Canada, Ottawa
Choisir les relations publiques comme l'un des thèmes de discussion de cette conférence, voilà qui est significatif, puisque ce n'est que tout récemment que les relations publiques ont été reconnues comme une préoccupation majeure que doivent avoir les Archives, quel que soit leur degré de développement. On rechercherait vainement dans les bibliographies archivistiques des articles sur ce sujet. Je ne crois pas qu'il ait été jamais à l'ordre du jour d'un Congrès international d'Archives et ce ne fut que l'an dernier qu'il fut le thème des Rencontres annuelles de la Table ronde internationale des Archives, qui se tint au Canada. L'état de développement assez primitif de cet aspect des fonctions des Archives apparut clairement quand 40 participants seulement s'avérèrent capables de répondre au questionnaire détaillé qui circulait dans l'assemblée, et ils furent nombreux à ne pas pouvoir répondre à certaines questions. Cependant, tous ceux qui répondirent reconnurent l'importance du sujet et indiquèrent qu'ils espéraient bénéficier de l'expérience des autres pays.
Lé terme de 'relations publiques' paraît communément s'appliquer à la promotion de produits ou de services commerciaux, et il peut sembler inopportun de rapporter cet objectif à des Services culturels. Et pourtant, les Archives ont, pour employer le jargon commercial, un produit à vendre. Ce n'est pas moins que l'héritage documentaire de nos pays respectifs, l'enregistrement de l'expérience humaine, le souvenir collectif de l'humanité. Les archives sont le matériau brut de l'histoire; elles peuvent contribuer à former l'identité et l'unité nationales ; elles assurent la continuité à travers les générations. Elles ne contiennent pas seulement des informations précieuses : bien mieux, par leur caractère d'archives uniques et authentiques, elles ont le pouvoir de frapper l'imagination, de provoquer une identification personnelle avec le passé, de ressusciter le passé comme des livres ne sauraient le faire. Malgré cela les Archives ne sont ordinairement que le parent pauvre du budget ; elles sont sous-utilisées, si l'on excepte un cercle de chercheurs relativement restreint ; elles ne jouent pas un rôle essentiel dans la communauté sociale ; elles touchent peu le grand public et sont également peu mises à contribution dans le système scolaire où leur influence devrait avoir le meilleur effet. Les relations publiques ne peuvent pas retourner cette situation mais elles constituent un moyen d'informer de l'importance des Archives les responsables de la politique nationale et de l'attribution des crédits, d'élargir le soutien apporté aux Archives, de faire connaître aux chercheurs les sources et les services qui sont à leur disposition, de faire partager au public le frisson et le sens de la recherche que peut donner le contact des archives, de faire de l'histoire une discipline vivante dans l'instruction de nos enfants. Ces objectifs justifient sûrement que les Archives se soucient de relations publiques.
Il faut définir les relations publiques. Au sens strict, elles se bornent à la publicité, à l'usage des médias ; au sens le plus large, elles incluent toutes les relations avec le public, y compris la communication de documents aux chercheurs et la réponse aux demandes écrites de renseignements. J'emploie le terme pour désigner tous les biais par lesquels les Archives informent le monde extérieur de leur travail, de leurs fonds et collections, de leurs services, et montrent ou font connaître leurs documents à la communauté toute entière ou à certaines de ses catégories.
La Table ronde d'Ottawa a considéré les relations publiques sous quatre rubriques : la publicité, les publications, les expositions et les services éducatifs. Le rapport du Secrétaire contient l'analyse des questionnaires renvoyés, de nombreuses statistiques et des exemples d'initiatives particulières prises dans divers pays. Les procès-verbaux portent un résumé des discussions et des conclusions élaborées au sujet de ces thèmes. J'attire votre attention sur ces rapports.
Je voudrais aborder le sujet d'une manière quelque peu différente en centrant notre intérêt sur la catégorie de public que vise cette information. Quoiqu'il y ait des chevauchements, je propose de considérer quatre catégories distinctes : le gouvernement, les chercheurs, le grand public et l'enseignement. Considérons les successivement.
1. Le gouvernement. Si les archives doivent jouer un rôle réel dans la société, elles doivent disposer du personnel approprié, des moyens, des équipements et des crédits suffisants. Pour obtenir ces moyens, les Archives doivent affronter les demandes concurrentes des Services de l'Architecture, des Routes, de la Santé, de l'Instruction, de la Défense et d'autres secteurs sociaux, sans oublier les demandes des autres Services culturels tels que les bibliothèques ou les musées.
Les responsables des affectations budgétaires - ministres et fonctionnaires des Finances - doivent être convaincus du bénéfice qui résulte des dépenses en matière d'Archives ; ils doivent être convaincus que les Archives ne sont pas un colifichet frivole ou un luxe mais qu'elles rendent des services essentiels au gouvernement et au public. Le meilleur moyen d'y parvenir réside naturellement dans le projet annuel de finances ou budget. Chaque gouvernement a ses propres méthodes et ses agencements pour ses budgets mais il essaie ordinairement d'améliorer leur présentation et les Archives doivent être les premiers services à adopter les modifications suggérées. Les chapitres budgétaires, tels que les salaires, les matériels, etc., tendent à être remplacés par un 'PPB' (Program Planning and Budgets) qui énonce le but d'un programme et les bénéfices qu'on en escompte. Le plan àlong terme qui porte des financements raisonnables pour parvenir à des résultats souhaitables a aussi son efficacité. Il est important de développer une réputation de crédibilité, de précision et d'efficacité. Un certain opportunisme est de mise pour associer les Archives à la politique et aux programmes du gouvernement. S'intéressant au développement urbain et aux transports, elles peuvent avoir une position-clé pour recevoir des cartes, des plans, des dessins d'architectes, des photographies et des documents relatifs aux transports ; la possibilité d'employer des étudiants l'été peut suggérer des projets avantageux dans le domaine des Archives. Au Canada, l'inflammation de vieux films a incité à établir un service national d'archives cinématographiques et l'intérêt porté à l'histoire orale a fait établir un service national des documents sonores. Si les départements ministériels n'ont pas de système de classement valable, il revient aux Archives de prendre l'initiative de le créer. Les résultats, présentés en termes d'économies et d'efficacité accrues, devraient convaincre l'homme politique le plus positif.
Un autre biais pour informer et influencer les décideurs, c'est le rapport annuel qui peut être distribué à chaque membre du Parlement. On peut 'éduquer' le ministre responsable des Archives en l'invitant à inaugurer des expositions ou à s'adresser aux participants de congrès, où il lit des discours que l'archiviste lui a préparés.
On doit s'efforcer de développer la coopération avec les services administratifs. Le meilleur moyen réside dans la gestion des archives : il convient de prodiguer des conseils, d'apporter de l'aide et de donner des cours aux fonctionnaires chargés d'archives. Il peut être utile de faire des visites pour souligner l'utilité des archives un peu anciennes pour des opérations courantes et les services que peuvent rendre les Archives à cet égard. Les Archives peuvent également faire des recommandations aux bureaux àpropos de commémorations d'événements intéressants ou des suggestions pour des émissions de timbres commémoratifs, mais ce sont des façons mineures de démontrer au gouvernement la valeur des archives ; il en est de même des invitations qu'on adresse à des personnalités ou à des groupes d'électeurs pour faire des visites ou des excursions.
Les méthodes varieront de pays à pays selon les circonstances mais le but est le même : démontrer à tous les échelons du gouvernement l'intérêt des archives et convaincre que les dépenses faites pour les Archives sont un bon investissement.
2. Les chercheurs. Les archives étant recueillies et conservées en raison de leur caractère informatif, c'est leur utilité pour la recherche qui justifie principalement l'existence des Services d'archives. Jusqu'à un certain point, les chercheurs constituent un public obligé puisque, pour consulter les documents dont ils ont besoin, ils doivent fréquenter les Archives. Il est nécessaire d'avoir un bon service des renseignements mais encore d'informer les lecteurs potentiels des archives disponibles au public. L'ensemble des publications archivistiques constitue une forme d'aide à la recherche : cela va du répertoire collectif des archives privées conservées dans l'ensemble des Services d'Archives du pays, au guide des fonds et collections d'un Service, à des instruments de recherche analysant des unités archivistiques ou à des répertoires détaillés de séries d'archives publiques, d'archives privées, ou encore à des inventaires de cartes, de photographies, d'enregistrements sonores ou de films. Les instruments de recherche très détaillés ne sont pas publiés et ne sont consultables aux Archives que sous forme de textes dactylographiés ou ronéotypés, voire de fichiers sur cartes. Le frein que connaissent les publications, c'est leur coût et la clientèle restreinte ; une manière relativement économique de diffuser les instruments de recherche consiste à les microfilmer et à en vendre des tirages, en bobines ou en microfiches, aux universités nationales ou étrangères où des lecteurs potentiels pourront les consulter. En tous cas, on doit tout faire pour informer des archives du Service les personnes qui s'y intéressent. Il y a d'autres façons encore d'aider la recherche : il s'agit des prêts inter-bibliothèques de microfilms ou du dépôt de microfilms dans des Services régionaux, ce qui permet aux chercheurs de se dispenser d'un voyage au Service central. Outre les instruments de recherche, d'autres types de publications sont utiles aux chercheurs intéressés par les archives ; par exemple, la publication de documents choisis peut offrir un complément aux recherches et servir à l'enseignement.
On peut employer d'autres méthodes pour promouvoir l'usage des archives aux fins de la recherche : il s'agit de contacts avec les professeurs d'histoire à propos de thèmes de recherche pour les étudiants, de visites dans les universités pour présenter les Archives, de visites d'étudiants dans les Services d'Archives, complétées par des conférences, des projections de films ou de diapositives, de la distribution de rapports annuels et de listes d'accroissements auprès des bibliothèques universitaires ou publiques ou auprès des bureaux concernés et enfin de la diffusion de bulletins d'information dans la communauté universitaire.
Il faut garder à l'esprit qu'offrir un excellent accueil aux chercheurs est une obligation fondamentale et, soit dit en passant, une communauté universitaire bien informée et intéressée constitue traditionnellement, en dehors du gouvernement, le meilleur soutien pour les programmes des Archives.
3. Le grand public. C'est le secteur que les Archives ont le plus négligé dans le passé. On justifie cette négligence en disant que seul un petit groupe de chercheurs s'intéresse aux archives et qu'il n'est pas utile de faire de la publicité auprès d'eux. Ce raisonnement omet que l'opinion et le soutien du public sont importants, et, également, que les Archives peuvent rendre de grands services au public en général. C'est sur ce point que les organes de communication peuvent être particulièrement utiles. Considérons-les tour à tour.
On peut encore faire connaître les archives par la vente de fac-similés, de diapositives, de cartes postales représentant des archives intéressantes ou des documents iconographiques.
Des opérations périodiques de 'portes ouvertes', ouvrant le Service d'Archives au public pour un soir, offrent un autre moyen de stimuler l'attention et l'intérêt du public. Finalement l'emploi de campagnes publicitaires peut être très fructueux. La Pologne nous en donne le meilleur exemple : tous les cinq ans s'y déroule une semaine des Archives, signalée par la publicité, des conférences, des films, des publications, afin d'attirer l'attention de la communauté sociale sur l'importance des Archives.
4. Les services éducatifs. L'emploi et l'impact les plus étendus, en fin de compte, qu'ont les Archives, en termes de quantité et d'efficacité, résident dans l'enseignement de l'histoire au sein des établissements scolaires. Plusieurs expériences ont eu lieu dans maints pays mais cet aspect reste le principal défi posé aux Services d'Archives désireux de jouer un rôle important dans la société. Jusqu'à présent, le service éducatif a surtout consisté à faire visiter les Archives par des groupes d'étudiants. A cet égard, l'oeuvre des Archives nationales et des Archives départementales, en France, a été prééminente. Les Archives nationales ont, à plein temps, une équipe de quatre professeurs qui organisent des visites pédagogiques au Musée des Archives et présentent des portefeuilles contenant des reproductions de documents. Par ailleurs, on peut faire employer dans toutes les écoles des reproductions d'archives comme méthode ordinaire d'enseignement historique. On a fait des expériences en Irlande et dans d'autres pays mais, jusqu'à présent, les coûts et les difficultés rencontrées pour obtenir la coopération des écoles ont empêché l'emploi général des documents d'archives. Contrairement aux objets conservés dans les musées, les archives ont l'avantage de pouvoir se reproduire exactement et abondamment pour des coûts relativement modestes. Si l'on utilisait des ensembles d'archives choisies comme compléments normaux des matériels pédagogiques, cela n'augmenterait guère le coût de la pédagogie mais pourrait introduire une révolution dans l'enseignement de l'histoire. En dehors de la distribution de fac-similés choisis, on peut attendre un très bon résultat des séries de diapositives de documents, d'illustrations ou de cartes ; on a aussi essayé le microfilm ou la microfiche en couleurs à l'usage des classes. Dans ce domaine, d'importants développements devraient se produire prochainement.
On voit que la question des relations publiques n'en est qu'à un point de développement relativement modeste mais le potentiel, qui est important, s'accomplit en efficacité et en impact accrus des Archives au sein de la société toute entière. Autrefois, on avait l'impression que les relations publiques, par leurs aspects divers, étaient une coûteuse coquetterie que seuls pouvaient s'offrir les Services d'Archives les plus prospères. Il est vrai que certaines formules telles que des publications abondantes, des expositions ambitieuses et des publicités payantes peuvent faire de grosses dépenses mais une bonne partie de ces manifestations peuvent se faire à petits frais. On peut alléguer, en fait, que les Services d'Archives qui ont le plus grand bénéfice à attendre des relations publiques sont les moins développés et donc ceux qui nécessitent des moyens que leur utilité étendue à la communauté entière peut justifier plus facilement qu'une utilité restreinte. C'est en grande partie une question d'attitude : si un archiviste est extraverti et non introverti, actif plutôt que passif, s'il souhaite qu'on exploite au maximum les archives qu'il conserve, s'il est inspiré par la perspective de transmettre l'héritage du passé, directement et indirectement, à chaque génération, il trouvera alors dans ses ressources le moyen de démontrer la valeur des archives, en adaptant le moyen aux circonstances particulières qu'il connaît et en prouvant que les archives méritent un plus grand soutien public à cause des services réels qu'elles rendent.