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XI - Téchnologies nouvelles et archives

Esquisse d'un plan de normalisation pour le microfilmage des archives
Les archives et les nouvelles techniques de l'informatique

Esquisse d'un plan de normalisation pour le microfilmage des archives

I. - Les principaux types de microfilmage d'Archives
II - Les opérations préliminaires
III. - Les opérations techniques
IV. - Les opérations archivistiques
V. - Une politique du microfilm

L'emploi du microfilm dans le domaine des Archives s'accroît sans cesse. C'est pourquoi il 8 semblé extrêmement utile de fixer certaines règles, faute de quoi le désordre qui s'établirait deviendrait rapidement irrémédiable. L'usage du microfilm est si général, s'applique à tant de cas divers qu'il est indispensable d'en fixer exactement les limites dans le cas particulier qui nous occupe. Il est bien entendu que nous n'envisageons le microfilm que dans le cas des Archives publiques, c'est-à-dire comme un instrument de travail scientifique et éventuellement aussi comme devant résoudre certains problèmes administratifs.

Le microfilm n'est pas une fin en soi. Il tend simplement à remplacer par un film les éléments traditionnels des Archives, le document, le dossier, la liasse, le registre. C'est en fonction de œs divers éléments qu'il en faut régler l'usage. Les opérations classiques d'archivage, le tri, le classement, l'inventaire, la cotation, doivent continuer à être ce qu'elles étaient auparavant, le microfilm De servant en fin de compte qu'à substituer une matière à une autre matière. Sur un inventaire, le passage d'un dossier papier à un dossier microfilmé doit être noté certes (nous verrons comment), mais ne doit pas modifier la structure même de l'inventaire et par conséquent le classement, sauf cas spéciaux (celui des plans ou des affiches par exemple, qui se pose d'ailleurs également pour la conservation de œs documents en originaux). Si l'on microfilme ultérieurement un dossier qui doit ensuite disparaître, si l'on introduit un dossier qui avait été antérieurement microfilmé, le même inventaire doit toujours servir sans modification, sauf celle indiquant la présence d'un microfilm à la place des orignaux.

C'est de ce principe essentiel qu'il faut partir pour régler l'emploi du microfilm Le travail de l'archiviste continue à être le même. Le microfilmage n'est qu'une opération supplémentaire, que les documents originaux soient destinés à disparaître, ou qu'ils doivent être rendus à leurs propriétaires (ou classés autrement, comme nous le verrons plus tard).

Le microfilmage est donc une opération tout à fait différente en matière d'Archives - et en matière de Bibliothèque ou de Documentation.

I. - Les principaux types de microfilmage d'Archives

En matière d'Archives, le microfilm peut être utilisé à plusieurs fins. Chacun de ces emplois nécessite quelques explications On peut distinguer:

A) Le microfilmage de substitution;
B) Le microfilmage de sécurité;
C) Le microfiImage de complément;
D) Le microfilmage à but scientifique.

A) LE MICROFILMAGE DE SUBSTITUTION

Il y a microfilmage de substitution quand on microfilme des documents ou des séries de documents qui doivent être détruits après l'opération. Le microfilmage de substitution est Dé de l'idée que les Archives étaient envahies par une masse de papier sans œsse croissante, sans que l'on puisse disposer de la place et des installations indispensables pour recevoir œs versements.

Le rnicrofilmage de substitution est freiné dans la pratique par plusieurs sortes de considérations:

1) Le microfilmage de substitution ne reproduit pas entièrement œ qu'il y a sur le document. La critique d'un document repose parfois sur des aspects du document qui ne paraîtront plus sur le film: différences, mêmes légères, de couleur d'encre, nature du support du document, qualité du papier, filigrane, etc. Les caractères externes du document n'apparaissent pas entièrernent sur l'image filmée.

2) Les considérations juridiques ont également leur importance. Si dans le problème classique de la reproduction exacte d'un original, copie ou expédition, le microfilm peut rendre des services évidents par son exactitude, il faut néanmoins s'assurer de œrtaines conditions de réalisation (intégralité de la photographie, non addition d'un autre document, etc.). C'est pourquoi l'épreuve photographique n'est pas encore considérée comme faisant preuve d'une façon particulière Elle est une copie comme une autre copie. Il faudrait alors envisager la création d'un corps de photographes agréés, munis d'un brevet technique et assermentés. Dans l'état actuel du droit, le microfilmage de substitution n'est donc pas possible dans la plupart des pays, car il aboutit à substituer une simple copie à un original.

L'emploi du rnicrofilmage de substitution est donc particulièrement délicat. La plus grande circonspection est de règle. Il serait indispensable le jour où œ proœdé serait admis, de le limiter très strictement à des types de documents bien déterminés.

Si cette opération n'est pas possible dans beaucoup de cas, elle pourrait paraître en revanche parfaitement réalisable dans un but scientifique. Il est par exemple très encombrant de conserver des comptabilités anciennes, œpendant si utiles pour l'histoire économique. Dans ce cas le microfilmage de substitution est parfaitement valable

3) C'est alors qu'interviennent d'autres considérations, la plus importante étant d'ordre financier. Certaines contingences matérielles semblent avoir fait souhaiter l'extension du rnicrofilmage de substitution. L'encombrement du microfilm est œrtainement très inférieur t œlui des documents eux-mêmes. Il y a parfois impossibilité absolue de conserver, faute de place, à portée immédiate de l'utilisateur des masses importantes de documents. ED ce cas, le microfilmage de substitution est une solution pratique. Lorsque les documents ne sont plus immédiatement utilisables et qu'ils sont conservés dans un but scientifique, œ qui est le cas de la plupart des dépôts d'Archives publics, le problème n'est pas exactement le même. Il n'y a plus nécessité absolue de les conserver àl'emplacement même de leur utilisation. Le problème se réduit donc à une simple comparaison entre le prix de revient du-microfilm et celui d'un bâtiment d'Archives.

Nous avons donc exécuté les calculs de œs prix de revient. Ces calculs ont été établis en octobre 1953: ils appellent quelques précisions. Le prix de revient du microfilm a été établi sur la base d'une prise de vues de 1.000 photos par Jour, ce qui peut paraître insuffisant étant donné le débit de certains appareils de prise de vue, mais ce qui est logique quand on pense à la diversité des documents que l'on est obligé de photographier. Le coût de l'appareillage à été envisagé sur la base de 1.000.000 de francs français (chiffre indispensable pour l'amortissement, calculé sur le taux de 10 % par an), ce qui est faible et compense par conséquent le premier chiffre admis. Ce prix est calculé, compte non tenu des dépenses du personnel et des bâtiments néœssaires à la conservation des films. Les classeurs utilisés sont les classeurs métalliques d'un type courant à 4 tiroirs. Pour le coût des bâtiments nous avons pris les deux exemples récents des dépots du Tarn-et-Garonne (Montauban) et de l'Aisne (Laon), compte non tenu du prix d'achat des terrains. Le kilomètre de rayonnage revient, bâtiment et équipement inclus, pour le Tarn-et-Garonne, à 7.600.000 pour l'Aisne à 10.000.000 environ ces dépôts étant pourvus de tous les perfectionnements de la technique moderne, chauffage, ascenseurs, etc.

On voit donc que ces comparaisons financières, même aussi peu précises qu'elles soient, laissent un sérieux avantage aux bâtiments d'Archives. Dans le cas de l'aménagement d'un bâtiment existant, l'économie est assurément encore plus marquée.

Cependant la conservation de certains documents peut appeler un microfilmage de substitution. Il est en effet des papiers et des encres qui se conservent fort mal. Or, la conservation d'un microfilm est quasi indéfinie du fait qu'on en peut tirer des contretypes lorsqu'on s'aperçoit que le film commence à se détériorer. Nous pouvons en particulier citer le cas des doubles de lettres au carbone sur papier pelure: la nature du papier et de l'encre font que ces documents sont souvent appelés à disparaître rapidement.

Le problème se pose également pour la conservation des documents dans les régions où, soit le climat, soit les insectes constituent pour les documents un danger de destruction permanent. Dans œs régions, il est certain que tous les dépôts d'Archives devraient être munis d'un laboratoire de microfilmage. Il faudrait alors obligatoirement envoyer un double des films dans des régions au climat moins défavorable.

Mais nous pouvons dire que dans œs deux derniers cas nous avons bien un microfilmage de substitution, mais de substitution forcée qui équivaut à un microfilmage de sécurité. Il n'y a de substitution que si l'on veut éviter les doubles frais du microfilmage et de la construction de bâtiments d'Archives.

Le microfilmage de substitution doit donc être considéré comme une méthode à n'employer que dans le plus petit nombre de cas et soumise à des règles très strictes.

Pour des entreprises, qui peuvent avoir intérêt à faire du rnicrofilmage de substitution en raison des impôts pesant sur les locaux, des mesures de dégrèvement fiscal pourraient intervenir pour leur permettre d'assurer la conservation des archives anciennes

B) LE MICROFILMAGE DE SÉCURUTÉ

Nous ne reviendrons pas sur les deux exemples de rnicrofilmage de substitution forcée, qui sont en fait des rnicrofilmages de sécurité, que nous venons d'envisager.

Le microfilmage de sécurité consiste à prendre un film de documents ou de séries de documents que l'on craint de voir disparaître pour des raisons diverses:

• préserver d'une destruction éventuelle et non volontaire (incendie, risques de guerre, etc.) des documents précieux soit en raison de leur utilité (état civil, papiers de sociétés, etc.), soit parce qu'ils font partie du patrimoine intellectuel, ou artistique d'un pays;
• permettre là communication de certains documents, particulièrement précieux ou fragiles, Don plus en originaux mais sous forme de microfilm, sauf cas spéciaux, ainsi que de séries dont la consultation fréquente et répétée serait un risque de destruction;
• faciliter la consultation de certains types de documents en raison de leurs aspect matériel: nous pensons à certains fichiers anciens et particulièrement volumineux dont les fiches ne peuvent pas être maintenues par des tringles.

On peut rattacher à ce type de microfilmage, dans la mesure où la législation le permettra, celui des documents dont il est fait souvent des expéditions: c'est en particulier le cas des registres d'état civil.

• enfin, dans le cas des demandes de consultation de documents avec déplacement il pourra étre prudent de procéder au microfilmage du doeument. Parfois on ne communiquera àl'extérieur que le microfilm; dans d'autres cas on microfilmera simplement le document avant de l'expédier.

Dans la plupart des cas de microfilmage de sécurité, il semble indispensable de conserver àl'abri un exemplaire négatif du film et de ne communiquer qu'un autre négatif ou un positif tiré du négatif mis à l'abri.

C) LE MICROFILMAGE DE COMPLÉMENT

Le microfilmage de complément consiste essentiellement à faire entrer dans un dépôt, sous forme de microfilms, des documents qui n'y sont pas conservés en originaux. Il peut être appliqué:

• soit à des fonds entiers, archives de famille ou archives d'entreprises pour lesquels il fait en même temps office de microfilmage de sécurité;
• soit même à des documents d'un fonds d'Archives versé, mais que leur propriétaire veut conserver pour une raison quelconque.

En matière d'archives privées, le microfilmage est une opération indispensable et permet d'offrir les solutions de dépôt, de conservation et de communication les plus souples et les plus efficaces. En matière d'archives publiques, le microfilmage de complément ne devrait pas être utilisé, car il favoriserait l'inexécution des règles de versement.

Il serait même indispensable d'envisager, à bref délai, des missions de microfilmage en France pour éviter dés destructions de fonds d'archives d'une grande importance ou leur envoi à l'étranger ou leur dispersion.

L'échange de microfilms entre pays est également une solution très intéressante. Cette solution a déjà été appliquée pour des fonds conservés dans les Archives anglaises et intéressant la France. L'Inde, de son côté, a mis sur pied un programme de microfilmage des sources rela tives à son histoire, conservées à l'extérieur. La Belgique, récemment, 8 fait exécuter aux Archives de Dijon a de Lille des microfilms de séries entières qui intéressaient œ pays, et elle va diriger son effort dans les prochaines années sur les fonds « belges » conservés à Vienne.

Les transferts d'Archives par accords diplomatiques, tels qu'on en a vu récemrnent, imposent aussi un microfilmage: les Archives de Simancas, inventoriées et cotées dans la série K des Archives nationales, à Paris, ont été ainsi microfilmées avant d'être rendues à l'Espagne en 1941. De même le petit fonds du comté d'Asti rendu à l'Italie en 1951, tandis que les Archives d'Etat de Turin procédaient à une opération beaucoup plus importante encore pour les Archives relatives à la Savoie et à Nice remises par l'Italie à la France en exécution du traité de paix et des accords de 1949.

D) LE MICROFILMAGE A BUT SCIENTIFIQUE

Le microfilm est, du point de vue scientifique, un instrument exceptionnellement rentable. Il a en effet une multitude d'applications.

La première est la reconstitution de fonds d'Achives disparus ou écartelés entre plusieurs dépôts. Certains fonds ont complètement disparu. On peut les reconstituer en films en partant soit de films pris avant leur destruction, soit de copies faites par des historiens. Mais souvent aussi des fonds d'Archives sont dispersées entre plusieurs dépôts ou peuvent même figurer en partie chez des particuliers. Le microfilm permettra ainsi de les reconstituer.

Sur le plan international, on doit signaler que les autorités françaises et allemandes ont convenu par leurs accords archivistiques de 1953 de remédier par une opération simultanée de rnicrofilmage aux méfaits des échanges intervenus au me siècle entre les Archives alsaciennes et badoises, les fonds pourront ainsi être reconstitués sans nouveau transport matériel des documents.

Le microfilm permet également de constituer sur film des séries de documents intéressant un personnage ou une question donnée, documents dispersés dans des séries différentes ou des dépôts divers. Ainsi se trouveront constitués sous forme de films de véritables recueils de documents que les conditions actuelles de l'impression permettent difficilement de faire paraître. Ces films pourraient être largement diffusés, tout en sauvegardant les droits d'auteur de ceux qui les auraient réalisés. Il y a là une question qui pourrait sans doute être facilement résolue.

Un cas analogue se présente pour les documents figurant à des expositions. C'est tout au moins ainsi que procèdent maintenant les Archives nationales, à Paris. On y joint même dans la plupart des cas les documents qui sélectionnés par les Archives, ne peuvent, faute de place, être exposés. Nous avons donc une série de films composés sur un thème donné.

Ainsi, dans le domaine scientifique, la gamme d'utilisation du microfilm est très large. Il est probable que le microfilm apparaîtra, dans un très proche avenir, comme un indispensable instrument de travail. D'autres formes d'utilisation en matière d'Archives pourront être mises au point. Citons en particulier:

• le microfilmage de œrtains inventaires non imprimés. Ces inventaires peuvent ainsi être mis à la disposition du public, dans le dépôt même, ou ailleurs et même à l'étranger;
• microfilmage d'imprimés qui peuvent être consultés en même temps que les fonds d'Archives auxquels ils se rapportent;
• microfilmage à la demande du public.

Dans un proche avenir, la complexité croissante de l'administration et le développement de la recherche historique ne pourront que multiplier les services rendus par le microfilm.

II - Les opérations préliminaires

Les opérations préliminires sont essentiellement les opérations classiques d'archivage. Aussi est-il inutile d y revenir

Notons cependant qu'elles doivent se faire avec un soin tout particulier. En effet s'il est possible de redresser un tri et un classement d'archives, il sera très difficile, pour ne pas dire impossible, de modifier l'ordre des vues d'un film. Voici les points particuliers sur lesquels on doit insister:

A) Triage. - Le tri doit être fait -selon les principes habituels. Dans un triage d'archives il est parfois utile de conserver deux exemplaires d'un document qui figure en nombre. Il est évident qu'il faudra n'en garder qu'un seul pour le film. On doit autant que possible éliminer plus sévèrement pour le film que pour l'archivage ordinaire, ceci en raison du prix de revient élevé du film.

B) Classement. - Le classement doit être également fait d'une manière très soigneuse. En effet il ne sera plus possible d'y revenir. Il ne faut pas faire des liasses énormes sans les diviser, faute de quoi le film serait d'une lecture difficile. Registres et manuscrits doivent autant que possible être foliotés ou paginés.

Il est enfin une question essentielle. En cas de rnicrofilmage de substitution ou de microfilmage de complément, on se trouve en face de documents qui ne figureront pas en originaux dans le dépôt. Il y a donc possibilité de les classer de deux manières différentes: soit en considérant les unités de films, bandes ou rouleaux, soit en unités archivistiques traditionnelles. Nous nous déclarons pour le second procédé Il a en effet l'avantage de pouvoir introduire, sans trop de difficultés, les archives microfilmées dans les inventaires ordinaires. Mais, et surtout dans le cas du microfilmage de complément, si les orignaux sont par la suite donnés ou déposés, ils viendront prendre normalement leurs cotes sans qu'il y ait lieu de bouleverser les inventaires. Ce dernier système est désormais utilisé exclusivement à Paris, aux Archives nationales.

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