Table des matières - Précédente - Suivante


Chapitre premier - Planification

A. Phase 1 - Processus de planification
B. Phase 2 - Teneur du plan de lutte contre les sinistres

 

PREMIERE PARTIE: MESURES A PRENDRE EN PREVISION DES SINISTRES

La première chose à faire, pour bien se préparer à affronter les sinistres, c'est d'établir un plan écrit. En effet, d'une part on reconnaît ainsi qu'un sinistre est possible et que l'institution entend assumer ses responsabilités de façon rationnelle et logique; d'autre part, une préparation et un plan écrit évitent la panique, garantissent que les bonnes décisions seront prises, limitent les dégâts matériels et réduisent le coût des opérations de sauvetage. Enfin, un plan récapitule l'ensemble des idées sur la question et indique la marche à suivre, pas à pas, de façon claire et facilement applicable pour quiconque est appelé à s'y référer. Le présent chapitre contient des propositions précises pour l'élaboration d'un plan de lutte contre les sinistres. Dans les chapitres suivants, on examinera plus en détail les méthodes et techniques de prévention, de protection et de sauvetage.

La planification de la lutte contre les sinistres comprend généralement deux phases. La première correspond au processus de planification proprement dit. Il s'agit d'évaluer les collections, d'étudier les risques, de fixer des priorités et de rassembler des faits. Le résultat est utilisé pour la seconde phase, qui correspond à l'établissement d'un document écrit: le plan de lutte contre les sinistres. Nous allons dans le présent chapitre exposer brièvement et analyser les éléments que comportent ces deux phases: la phase de planification et la phase de production.

Préparer un plan de lutte contre les sinistres n'est pas forcément une tâche facile; tout dépend de la taille et de la complexité de la bibliothèque ou du service d'archives en cause. Une des clés du succès de cette entreprise est que l'administration en reconnaisse le caractère prioritaire. Cela doit être acquis avant même qu'on entame le travail de planification, si l'on veut que le projet soit mené à bien. Personne n'a envie de travailler dur pendant longtemps pour découvrir au bout du compte des obstacles insurmontables, dus à l'incompréhension ou à l'indifférence de l'administration. L'une des premières choses à faire sera peut-être de mener une action d'information en profondeur, afin de mieux faire prendre conscience de la nécessité du plan.

Une fois le plan mis noir sur blanc, il faut que les responsables veuillent bien engager les ressources financières nécessaires à son exécution. Aussi faut-il que la personne chargée de diriger le travail de planification connaisse aussi bien les priorités de l'institution que le montant des ressources financières sur lesquelles on peut raisonnablement compter. Cela dit, comme le processus de planification lui-même n'entraîne pratiquement aucune dépense, puisqu'il exige uniquement que le personnel puisse dégager du temps à cet effet, les considérations financières, à ce stade, ne devraient pas empêcher la production du plan de lutte contre les sinistres.

A. Phase 1 - Processus de planification

Les titres des paragraphes suivants correspondent à des étapes importantes du processus de planification. Chacune est essentielle si l'on veut que l'effort de planification aboutisse à un plan écrit de lutte qui conviendra à l'institution, en cas de sinistre.

1. Distribuer les responsabilités

La responsabilité d'organiser et de superviser le plan jusqu'à son achèvement doit être confiée à une seule personne. Si la bibliothèque ou le service d'archives est de très petite taille, elle suffira probablement à la tâche. Dans un organisme de plus grande envergure, ce responsable constituera un comité chargé de le seconder dans son travail. Cependant, quelles que soient les modalités adoptées, il importe que le responsable maîtrise bien les questions concernant la structure de l'institution, sa gestion et son personnel. Cette connaissance est la garantie que le plan sera conforme aux principes et règles établis et qu'il sera applicable à l'institution considérée. Le responsable de la planification doit aussi être tout à fait conscient de la nécessité de faire appel aux apports de nombreuses personnes de ressources, de la maison ou d'ailleurs, tout au long du processus de planification.

Si l'on constitue un comité, il est souhaitable d'y faire entrer des membres du personnel de différents départements de la bibliothèque -catalogage, acquisitions, prêt et orientation des lecteurs, par exemple -chacun apportant une expérience extrêmement précieuse de même que les responsables des services d'entretien des bâtiments ou de sécurité Au catalogage, on connaît bien par exemple les conséquences de la destruction des catalogues topographiques ou autres difficultés qui empêchent d'accéder aux collections, tandis que les employés du prêt et de l'orientation des lecteurs peuvent avoir de bonnes idées pour le maintien de l'accueil des usagers après un sinistre. Les services d'entretien des bâtiments peuvent signaler tous les risques et les particularités que présente telle ou telle partie du bâtiment. Certains comités ont constaté qu'en invitant à siéger à leurs réunions, ne serait-ce qu'à titre temporaire, des experts en matière d'incendie et de sécurité, ils avaient fait d'une pierre deux coups: tout en obtenant des informations de très haute importance, ils avaient fait connaître à l'extérieur les besoins et les problèmes internes de l'institution. Il y a en outre, dans certaines localités, des spécialistes de la protection civile, dont l'expérience peut être utile et, souvent, éviter des pertes de temps.

2. Assurer la formation des membres du comité

Si le responsable ou le comité ne se sont jamais penchés sur le problème des sinistres dans les bibliothèques et les archives, quelques informations et principes de base faciliteront grandement le processus de planification. On trouvera dans la bibliographie, à la fin du présent document, quelques articles généraux sur des sinistres réels, des comptes rendus d'opérations de sauvetage ainsi que des renseignements plus détaillés sur les caractéristiques des techniques de sauvetage et la recherche dans ce domaine. Il est souvent intéressant, pour faire avancer ce travail d'éducation et, du même coup, le processus de planification, d'inviter un consultant à intervenir devant le comité. Parfois, quelque chose de spectaculaire, comme l'organisation d'un simulacre de sinistre, fera mieux sentir combien il importe de planifier la lutte et de s'y préparer à l'avance.

3. Définir le champ d'action

Dans un premier temps, le comité s'emploiera à définir le champ d'action du plan de lutte contre les sinistres, c'est-à-dire les éléments sur lesquels il portera. Cela permettra de mieux cerner le travail à faire et évitera d'oublier des détails essentiels. Le champ d'action assigné au plan est commandé par un certain nombre de facteurs, notamment la nature de l'institution considérée - établissement public, institut de recherche, organisme national ou autre -, le volume et la complexité des collections, les risques d'origine intérieure ou extérieure aux bâtiments; enfin, les moyens et services disponibles pour l'intervention et les opérations de sauvetage.

Le comité aura aussi à décider s'il convient de sauver d'autres objets contenus dans le bâtiment en dehors des collections elles-mêmes. En cas de sinistre, le mobilier, les tapis, le matériel de bureau, les terminaux d'ordinateur et tout le reste des installations, y compris des biens de valeur, peuvent être endommagés. Si l'on charge également le comité de prévoir le sauvetage de ces objets, il lui faudra s'adjoindre d'autres compétences et compléter les méthodes de sauvetage.

4. Fixer les objectifs et un calendrier

Se fixer des objectifs raisonnables, ainsi qu'un calendrier pour l'achèvement du plan est un moyen utile pour éviter de s'égarer et donnera le sentiment que le travail avance. Les objectifs permettent aussi d'évaluer les progrès et les résultats de la planification. Grâce à ces repères, le personnel, qui ne connaît pas nécessairement à fond la manière dont on se prépare en prévision d'un sinistre, voit clairement vers quoi le travail s'achemine et quels résultats l'on en attend. Quant au calendrier, il fixera des délais raisonnables pour toutes les tâches entreprises, souvent en même temps, et permettra au responsable de la planification d'organiser le travail et de contrôler les résultats.

5. Fixer les dates de présentation des rapports et les modalités de communication

On rendra régulièrement compte des progrès réalisés à l'administration de l'institution, d'abord durant le processus de planification, puis lorsqu'on se sera attelé à la tâche de déterminer les mesures de prévention et de protection qui doivent être prises. On établira les modalités de communication appropriées dès le départ. Par exemple, le directeur compétent souhaite-t-il recevoir tous les rapports émanant du Comité ou préfère-t-il être seulement informé périodiquement de l'état d'avancement des travaux par un autre directeur ou un autre intermédiaire ? Comment organiser les contacts avec les services responsables de l'entretien du bâtiment ? Par quelle filière les recommandations concernant des améliorations et des mesures préventives passeront-elles ? Ces questions et d'autres encore doivent être réglées dès le début afin d'éviter de futurs conflits ou des échecs lors de la mise en oeuvre.

6. Evaluer les collections et fixer les priorités

Au stade de la planification, il faut examiner les collections et estimer leur valeur - financière, historique et pour la recherche - au regard des grands objectifs et de la vocation de l'organisme. On disposera ainsi de repères pour fixer les priorités en matière de protection et de sauvetage. Ce genre de décision est beaucoup plus facile à prendre quand on peut réfléchir dans le calme qu'au moment d'une grande catastrophe. Supposons par exemple que, lors d'un incendie dans un collège universitaire dont la vocation première est l'enseignement supérieur général, les pompiers demandent où jeter en priorité des bâches pour protéger les collections contre l'action de leurs lances. Dans ce cas, on donnera la priorité absolue à la protection et au sauvetage des ouvrages qui servent la mission de l'établissement et non aux collections spéciales ou aux petites collections destinées aux chercheurs. Avec l'avis des experts de la maison, qui connaissent les collections et savent l'usage qu'on peut en faire, on réussira à fixer les priorités qui seront notées point par point dans le plan de lutte, au chapitre de la protection et du sauvetage. On se préoccupera aussi, à ce stade, de la protection du catalogue sur fiches, du catalogue topographique ou autres moyens d'accès aux collections, ainsi que des autres archives indispensables au fonctionnement de l'institution.

Pour ce travail, on peut consulter avec profit un agent d'assurances ou un conseil en gestion des risques, lorsque l'on discutera de la valeur monétaire des collections. Une façon réaliste, et pourtant commode, de procéder en matière de sauvetage consiste à calculer le montant des fonds disponibles et la valeur exacte des documents.

Si toutes les collections ne peuvent être sauvées, du moins immédiatement, quels documents sont essentiels pour le fonctionnement régulier de l'organisme et la réalisation de ses objectifs ? Au moment du choix délicat des priorités de la protection et du sauvetage, il y a lieu de tenir compte d'un certain nombre de facteurs:

- la valeur monétaire de spécimens rares et/ou uniques;

- la responsabilité, sur le plan culturel entraînée par la possession d'une pièce unique;

- la valeur d'une ou plusieurs pièces pour les étudiants et les chercheurs;

- la valeur d'une collection considérée comme un tout, par exemple un fonds très riche de littérature française ou bien l'ensemble du département des livres rares;

- les collections qui servent la mission de l'institution, par exemple les ouvrages de recherche s'il s'agit d'un institut de recherches avancées, ou la documentation concernant le programme de licence dans le cas d'un établissement à cursus de quatre ans;

- l'existence d'ouvrages faciles à remplacer, par des réimpressions ou sur un autre support, microfilms ou microfiches par exemple;

- la présence de documents irremplaçables, par exemple des documents historiques originaux ou des ouvrages épuisés;

- l'existence d'index et de catalogues ou de programmes informatiques qui permettent d'accéder aux collections;

- les articles les plus faciles à sauver, par exemple les moins endommagés ou bien les documents sur papier plutôt que les films plus fragiles;

- les articles les moins contaminés, en cas de dégâts graves occasionnés par une inondation ou des produits chimiques.

Après avoir étudié ces éléments et tous autres éléments propres au contexte local, le comité, en collaboration permanente avec les directeurs et les spécialistes des collections, fixera les priorités à respecter en cas de sinistre dans la bibliothèque ou les archives considérées. Si l'institution compte plusieurs divisions ou bâtiments, une liste de priorités sera établie pour chacun et confrontée ensuite avec la liste des priorités générales de l'institution. Tel département peut choisir de privilégier dans l'ordre le catalogue topographique, puis la collection de périodiques et en troisième lieu les livres rares. Un autre peut vouloir protéger d'abord ses cartes ou ses microfilms. Quand la bibliothèque est petite, les priorités sont parfois plus faciles à définir, tout simplement parce qu'il n'y aura pas à résoudre des complications qui augmentent avec l'échelle.

Une fois les priorités fixées, on les inscrira sur le plan d'étage de chaque collection qui constituera l'une des annexes au plan de lutte contre les sinistres (nous y reviendrons dans les paragraphes B.4 et B. 11 du présent chapitre). Si l'on craint le vol et le vandalisme, par exemple dans le cas de collections de livres rares, mieux vaut ne pas joindre le plan d'étage les concernant au plan de lutte pour distribution générale et en restreindre la diffusion aux responsables désignés. Autant que possible, les collections prioritaires seront aussi signalées sur les épis ou les rayons, afin d'être aisément identifiables par les équipes de lutte anti-incendie et le personnel de garde. On peut employer à cette fin une numérotation ou un marquage de couleur discrets, sur les montants des épis ou les étagères. Dans les magasins très étendus, il est souvent utile d'afficher les priorités figurant sur le plan du bâtiment, à chaque niveau ou étage. Mieux vaut tout prévoir et rendre par là même toutes ces précautions inutiles.

7. Définir les risques

Si l'on veut que le plan de lutte contre les sinistres soit fiable, il importe, avant de le rédiger, de bien jauger les risques qui pèsent sur les collections et de prendre des mesures énergiques de prévention et de protection. Il est utile à cet effet de faire venir de l'extérieur des spécialistes au fait de toutes les subtilités techniques des bâtiments et des services. Nous verrons, au chapitre deux, les études à faire de ces risques en signalant les zones qui doivent être inspectées régulièrement afin de prévenir tout dommage. A ce stade de la planification, il est nécessaire d'inventorier les risques, de créer les formulaires à remplir à cet effet et d'établir de bonnes filières de communication. Dans les grandes bibliothèques ou archives, il est judicieux, pour éviter de ralentir l'ensemble du processus de planification, de constituer une équipe de travail ou un sous-comité qui se chargera de ces études. Elles fourniront au comité de planification une base d'informations objectives pour la suite de ses travaux et la rédaction des recommandations à adresser à l'administration. Ces études constituent une des étapes du processus de planification; aussi, leurs résultats ne figurent pas d'ordinaire dans le plan de lutte contre les sinistres qui correspond à une autre étape de l'action à mener en prévision des sinistres. Cependant, des instructions concernant la méthodologie, le personnel affecté à cette tâche, le calendrier et tous documents ou recommandations concernant les études futures, doivent être portées dans le plan écrit de lutte contre les sinistres.

8. Evaluer les besoins en matière de protection et de prévention

Une fois que le comité de planification a bien analysé les dangers qui pèsent sur les collections, il peut s'atteler à l'élaboration des mesures de prévention et de protection appropriées. Une évaluation des conclusions des études et le classement des problèmes, selon leur gravité, l'aideront à formuler des recommandations propres à remédier, ne serait-ce qu'en partie, à des situations à risques. Nous verrons en détail, dans les chapitres deux et trois, quelques-unes des principales techniques de prévention et de protection possibles ainsi que l'équipement requis. Un bon rapport intérimaire de planification doit contenir un énoncé des moyens à mettre en oeuvre pour éviter les sinistres et de leurs incidences en matière budgétaire et humaine, ainsi que des propositions de changements.

Lors de l'évaluation, on repérera les pièces les plus précieuses et l'on notera la manière dont elles sont protégées, stockées, assurées et exposées. Certaines institutions ont poussé si loin le travail de planification, qu'en cas d'incendie ou d'inondation, chaque membre du personnel a pour instruction de sauver tel document rare s'il peut le faire sans mettre sa vie en danger.

9. Rédiger un plan de protection et de sauvetage en cas de sinistre

Une fois qu'il a franchi les huit premières étapes du processus de planification, le comité devrait être à même de rédiger un plan de lutte comprenant, d'une part, les mesures préventives à mettre en oeuvre et d'autre part le détail de la conduite à tenir lors d'un sinistre et immédiatement après. Les questions de sauvetage sont abordées dans la Partie II du présent manuel.

10. Examiner les incidences financières

Planifier la lutte contre les sinistres n'est pas une opération onéreuse; elle ne coûte pratiquement que le temps que le personnel doit dégager pour s'y consacrer. La prévention et la protection reviennent plus cher parce qu'on peut être amené à améliorer la maintenance, les bâtiments et le matériel, en vue d'éliminer tout risque. Les opérations de sauvetage coûtent très cher. Bien évidemment, la prévention a une importance primordiale; les spécialistes des compagnies d'assurances peuvent souvent aider à faire les meilleurs choix, voire offrir des réductions de prime qui compenseront le coût d'un équipement de prévention ou d'améliorations éventuelles.

Outre les ressources nécessaires pour sécher, nettoyer, réparer et restaurer les bâtiments et les collections endommagés par un sinistre, il y a des coûts considérables qui n'apparaissent pas à première vue. Par exemple, tous les services d'une bibliothèque peuvent devoir s'arrêter ou fonctionner de manière très ralentie. Dans ce cas, les retards s'accumulent dans les traitements techniques; le moral du personnel tombe au plus bas et il faut même parfois affecter les fonds réservés aux acquisitions à d'autres emplois. Ces éventualités doivent être envisagées à l'avance si l'on veut pouvoir les éviter ou y remédier sans trop de mal. Il doit y avoir, parmi les mesures à prendre en prévision des sinistres, des recommandations financières à soumettre à un organe administratif pour examen. On doit avoir au moins une idée de la source auprès de laquelle on se procurera les fonds nécessaires pour s'assurer immédiatement les services et le matériel indispensable en cas de sinistre. Il peut être créé soit un fonds de prévoyance ou d'urgence, soit un fonds spécial ou utilisable à discrétion, qui serait affecté précisément à cette fin. Même si la bibliothèque ou le dépôt d'archives ne peut mettre de côté qu'une somme modique chaque année, cette épargne accumulée peut constituer, au bout du compte, une réserve très utile au moment du sauvetage.

L'aspect financier d'éventuelles opérations de sauvetage est particulièrement préoccupant pour de nombreuses institutions publiques qui n'ont pas d'assurance propre auprès d'une compagnie. Si préoccupant que cela puisse être pour eux, les responsables doivent connaître le montant des ressources dont ils pourront disposer (même s'il est égal à zéro) pour intervenir, en cas de sinistre, puisque c'est à eux qu'est confiée la responsabilité de mener à bien l'entreprise. Si l'on manque d'argent pour remplacer ce qui a été endommagé dans une bibliothèque, il reste les solutions de rechange suivantes:

- dons d'autres institutions - dons de maisons d'édition
- dons de particuliers
- aide d'un organisme public ou d'une fondation - collectes
- emprunts
- regroupement des collections de plusieurs bibliothèques ou dépôts d'archives.

Si rien de tout cela n'est possible, et si l'on ne peut faire appel à aucune autre source de capitaux, il ne restera plus qu'à se résigner à fermer l'établissement.

Une bonne planification et une saine gestion financière éviteront d'en arriver là. La direction qui n'aurait pas mené d'action préventive ou serait prise au dépourvu par un sinistre sera finalement responsable de la perte ou du sauvetage des collections qui lui ont été confiées.

11. Diffuser le plan et organiser la formation du personnel

Le plan antisinistre devra être remis à tous les membres du personnel de la bibliothèque ou du dépôt d'archives, ainsi qu'aux principaux services de sécurité de la localité, par exemple, la police et les pompiers. Certaines parties, traitant en détail des problèmes de vol et de vandalisme, devront peut-être rester confidentielles; mais il est important que l'essentiel du plan soit lu et compris. Il ne suffit pas toutefois de distribuer le document dûment achevé. Pour bien en faire saisir toute la portée, il faut encore organiser des réunions où seront expliquées son utilisation et son importance. On le fera obligatoirement lire à toute personne nouvellement embauchée et l'on expliquera brièvement le mode d'utilisation de la feuille d'instructions en cas de danger. Surtout, ce plan sera le manuel d'opérations de l'équipe d'intervention antisinistre. Nous reviendrons dans les chapitres trois et quatre sur les fonctions de cette équipe. Enfin, le plan servira de point de départ aux réunions avec les pompiers et les services de police, ainsi qu'à celles organisées au niveau de l'institution tout entière s'il y a lieu. Il est important que les pompiers et la police sachent comment utiliser le plan pour opérer au mieux en cas de sinistre. Leurs avis et leur concours sont des plus précieux.

12. Etablir un rapport final sur le processus de planification

Aucune mission de cette envergure n'est parachevée sans un rapport sur le déroulement des opérations. Celui-ci exposera brièvement le mandat du comité, les objectifs qu'il s'est fixés, la méthodologie adoptée et le résultat final On y trouvera les recommandations formulées par le comité, les mesures prises et une description des fonctions et tâches qui restent assignées à certaines personnes, s'il y a lieu. Bien entendu, tous ceux qui auront participé à l'effort de planification y seront personnellement remercié

B. Phase 2 - Teneur du plan de lutte contre les sinistres

Quand le processus de planification est parvenu au stade de la production d'un plan antisinistre, certains éléments fondamentaux devraient être bien compris et la décision de les inscrire dans le plan déjà prise. Or, il arrive que, tout bien pesé, la personne qui l'établit ou le comité, juge certaines dispositions contre-indiquées ou superflues et les écartent. Soulignons que la qualité d'un plan de lutte contre les sinistres dépend essentiellement du soin et de la réflexion que l'on aura consacrés à son élaboration En règle générale, les bons plans comprennent les informations et les dispositions suivantes:

1. Introduction

Ce sera un exposé général mais bref de l'objectif et du champ d'application du plan. On y trouvera aussi toutes directives générales concernant l'utilisation du plan, sa révision et son responsable. Il faut également une table des matières qui permet de trouver une information facilement et rapidement.

2. Affichette d'instructions en cas de danger

Toutes ces instructions seront rassemblées sur une seule feuille, facile à consulter, collée sur chaque téléphone; on y trouvera la liste de ce qu'il faut faire immédiatement quand les collections sont menacées. Cette affichette permet de gagner un temps précieux et donne au personnel qui n'a pas reçu de formation particulière des instructions brèves et concises, inculquant les bons réflexes en cas d'urgence: comment réagir, qui prévenir, que faire pour les collections. A titre indicatif, nous donnons le modèle suivant:

"Dégâts des eaux:

(a) s'il se produit une fuite d'eau dangereuse pour les collections, faites appeler le plombier au numéro (indiquer le numéro ici), puis

(b) mettre les collections à l'abri si possible. Ne pas déposer les articles par terre ni dans un autre endroit exposé. S'il est impossible de les déplacer, suivre les instructions de l'alinéa (c);

(c) couvrir les collections avec les feuilles de plastique stockées dans (emplacement), puis

(d) prévenir (noms et numéros de téléphone)."

3. Liste de numéros de téléphone

Le plan doit comporter une liste à jour des numéros de téléphone utiles ou indiquer comment Joindre les services et les gens indispensables (par exemple les plombiers) en cas d'urgence. Le numéro de personnes à Joindre en cas d'absence des premières devrait être inclus si possible. La liste doit être mise à jour régulièrement et tous les responsables en garderont un exemplaire chez eux (voir appendice A.3).

4. Actions prioritaires concernant les collections

Les priorités à respecter en matière de protection et de sauvetage des collections ont été définies au cours du processus de planification. Il reste à les énoncer clairement à l'intention des pompiers et de la police, et dans la perspective d'éventuelles opérations de sauvetage.

Tous les services et bâtiments doivent être mentionnés dans le plan de lutte, un plan des lieux indiquant clairement, pour chaque étage, les priorités et donnant d'autres renseignements importants, par exemple emplacement des portes verrouillées, des cages d'escalier, des dispositifs de sécurité exceptionnels, tout ce qui peut faciliter la tâche du personnel d'intervention et de secours (voir chapitre premier, section A.6).

5. Mesures de prévention et de protection

Quand les études de risque sont terminées et évaluées au titre de la planification, il peut être utile de faire figurer certaines parties du rapport d'évaluation dans le plan antisinistre: les conclusions des études de risque, la description des locaux, les priorités de la prévention et les suggestions concernant les inspections à effectuer régulièrement, par exemple. On devrait aussi y inclure les modèles de formulaires normalisés et y indiquer les modalités de communication instituées et la liste des tâches importantes qui devraient, selon le comité, être en permanence assignées à quelqu'un (voir chapitres deux et trois).

6. Plans et directives d'intervention rapide

Cette partie doit traiter en détail de ce qu'il faut faire en cas de danger pour les collections. Contrairement aux instructions figurant sur l'affichette décrite au paragraphe 2 ci-dessus, ces conseils concernant les mesures immédiates à prendre s'adressent à la direction de l'établissement et à la personne qui dirige les opérations en cas de sinistre (voir chapitre quatre).

7. Plans et directives de sauvetage

Cette partie est la plus longue du plan et celle qui mérite le plus de soin. En cas de sinistre, le sauvetage des collections dépendra, dans une large mesure, du soin et de la compétence avec lesquels le comité et l'institution se seront préparés à l'affronter. Les priorités doivent être claires. Les techniques de sauvetage des documents, selon la catégorie de support (papier, film, etc.) doivent être bien comprises. Les services et les méthodes auront été identifiés à l'avance (le chapitre quatre donne quelques idées sur les moyens actuels qui peuvent aider à se préparer à intervenir en cas de sinistre).

8. Ressources

Le plan doit comprendre, peut-être dans les appendices, une liste des personnes de ressource que l'institution peut mobiliser: spécialistes de la restauration, bibliothécaires et restaurateurs ayant l'expérience de la prévention et du sauvetage, centres et bibliothèques dont les ateliers de restauration peuvent donner des conseils. On inclura une liste des entreprises et des services utiles, avec leur numéro de téléphone et leur adresse, ainsi que ceux du responsable à appeler dans les situations critiques. On indiquera aussi les endroits où l'on pourra trouver les fournitures nécessaires, par exemple des boîtes et des bâches en plastique. La Section F du chapitre trois donne la liste des fournitures qui doivent être disponibles sur place et celles que l'on devra se procurer pour les opérations de sauvetage (voir appendice A.3).

9. Après le sauvetage, la remise en état

Les documents sauvés du sinistre seront nettoyés, mis à l'abri et emmagasinés comme il convient, reliés à neuf, éventuellement recatalogués et dans certains cas remplacés. C'est une étape de la planification qui demande un travail de réflexion. Le maintien des services aux utilisateurs, les sources de remplacement des documents, les ressources humaines et financières sont autant de questions que l'on doit se poser (voir chapitres cinq et six).

10. Appendices

Ils comprendront les plans d'étage de tous les départements et annexes; les directives qui ne trouvent pas leur place dans d'autres sections; les schémas, les formulaires et les principes à suivre pour les opérations futures de prévention et de planification (voir appendice A.10, 11).

11. Bibliographie

La bibliographie donne la liste des ouvrages de référence fondamentaux pour apprendre à se préparer en prévision d'un sinistre et conduire des opérations de secours. Les ouvrages mentionnés doivent être à la disposition du personnel. La bibliographie qui figure à la fin du présent ouvrage est longue, mais on peut se contenter de quelques-uns des titres cités; il sera utile de pouvoir les consulter tout au long du travail de préparation du plan.

L'ensemble du plan de lutte contre les sinistres aura besoin d'être contrôlé et revu périodiquement car les numéros de téléphone, les services et les technologies peuvent changer. Il est utile d'inclure dans les directives générales de mise en oeuvre du plan les modalités de sa mise à jour.


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