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2. Les objectifs et le champ d'application de la politique

2.1 On entend ici par politique l'énoncé formalisé des buts et objectifs que s'assigne un organisme pour une période généralement spécifiée: cinq ans, dix ans ou davantage. C'est un programme de gestion auquel on compare ensuite avant de les adopter tous les plans et toutes les décisions. Pour être valable, une politique doit être sans cesse remise sur le métier. Si l'on veut qu'elle demeure réaliste et pertinente, il faut la réviser et l'actualiser chaque fois que l'expérience a conduit à rectifier le tir ou que des changements se sont produits dans les ressources ou les objectifs de l'organisme.

2.2 La politique de conservation ne doit pas être conçue isolément, mais s'intégrer dans une stratégie globale de gestion des fonds de la bibliothèque ou du service d'archives en cause. Il doit être tenu pleinement compte de la vocation et des objectifs de l'établissement, des besoins des lecteurs et de l'intérêt que présentent les fonds à l'échelle locale, régionale, nationale ou même internationale.

2.3 La politique de conservation prendra en considération un certain nombre de facteurs influant sur la gestion des fonds. Elle reflétera le souci d'équilibrer au mieux les besoins et les priorités de chaque département et formera un tout cohérent avec les politiques adoptées dans d'autres secteurs (prêt, expositions, services aux lecteurs, etc.).

2.4 Il est rare que l'on puisse définir une série de modalités et de procédures s'appliquant intégralement à l'ensemble des collections. Celles-ci se composent pour la plupart de sous-ensembles distincts ou de pièces individuelles nécessitant des règles et des procédures particulières. On imagine mal une bibliothèque appliquant les mêmes règles pour la conservation des ouvrages imprimés modernes et celle d'une pièce unique provenant d'une collection de livres rares; les pièces qui font partie du patrimoine, comme le Livre de Kells, la Grande Charte du roi Jean ou le manuscrit portant le texte de la constitution du pays, exigent des soins particuliers. De même, les archives distinguent différentes catégories parmi les documents qui leur sont confiés, quand bien même tous seraient considérés comme des pièces "uniques" par leur contenu. Le document énonçant la politique de conservation regroupera donc plusieurs séries de directives adaptées à la valeur de pièces ou d'ensembles de pièces distincts et à l'exploitation qui en sera faite.

2.5 Il est rarement possible de présenter une politique au personnel sous forme d'instructions pratiques. Elle doit être traduite en une série de directives ou de procédures de travail correspondant aux responsabilités et aux tâches assignées à chacun. Il peut donc être nécessaire de rédiger plusieurs séries de directives à l'intention des différentes catégories de personnel. La conservation d'une collection est la responsabilité de tous, et chacun doit savoir quoi faire ou à qui s'adresser pour obtenir des conseils ou des instructions supplémentaires.


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