Table des matières - Précédente - Suivante


3. La formulation de la politique

3.1 La politique de conservation doit être un élément de la stratégie globale de gestion des fonds. Cette stratégie implique que l'on procède à certains choix sur trois principaux points:

  1. l'éventail et le volume des acquisitions;
  2. le laps de temps durant lequel ces acquisitions seront conservées en rayons;
  3. l'exploitation qui en sera faite au sein de la collection.

Sur le premier point - acquisitions ou accroissements - il peut être nécessaire de prendre en compte le coût initial ou les conditions auxquels un échange gracieux ou un prêt est éventuellement subordonné. Sur le deuxième, qui concerne le stockage et la sauvegarde d'une pièce ou de plusieurs, le choix dépend de l'espace disponible, des conditions particulières de stockage et/ou d'exploitation qui pourraient être requises et des travaux de conservation-restauration que l'on devra probablement entreprendre à l'avenir - toutes choses qui ont des incidences sur les coûts. Quant au troisième point l'exploitation qu'il est prévu de faire de telle ou telle pièce -, il commande les mesures à prendre pour garantir qu'elle pourra être mise à la disposition des lecteurs.

3.2 Sur chacun de ces points - acquisitions et accroissements; conservation en rayons; exploitation - la politique de gestion des collections sera dans une certaine mesure fonction des sommes qui peuvent être affectées à leur sauvegarde et de l'existence de moyens de stockage adéquats. Si l'on disposait de crédits illimités, il serait possible d'arrêter la politique de gestion sans se soucier de telles considérations, puis d'élaborer la politique de conservation matérielle en conséquence. Mais les ressources étant le plus souvent insuffisantes, il faudra commencer par définir les priorités; les choix faits détermineront ensuite des politiques d'acquisition et de conservation en rayons et la mise des articles à la disposition des lecteurs. Il se révèle parfois impossible de garder indéfiniment la totalité des documents, et l'on est alors contraint d'en éliminer certains au bout d'une période donnée. De même, on peut être amené à réserver à la consultation sur place des documents jusque-là destinés au prêt ou à en restreindre l'accès de façon à réduire les risques d'usure, et donc les travaux de protection.

3.3 La "valeur" de chaque pièce sera appréciée à la lumière de la politique générale de gestion de la collection. Elle sera fonction de ses qualités intrinsèques ou de son intérêt pour la recherche - beauté de la reliure, édition de prix, pièce venant d'une collection spéciale ou ayant appartenu à une personnalité éminente, document présentant un intérêt historique pour un pays ou particulièrement utile aux lecteurs. Seront aussi considérés comme pièces de valeur toutes sortes de documents tels que dernière livraison de revues spécialisées et actes de conférence intéressant les scientifiques et les ingénieurs ou documents historiques consultés par les chercheurs en sciences sociales et humaines. L'objectif principal de la politique de conservation doit être de maintenir les pièces dans l'état que justifie la valeur qui leur est attribuée. Il peut suffire dans certains cas de sauvegarder le contenu intellectuel d'un document ou au contraire sa seule apparence matérielle, lorsque c'est l'objet lui-même qui présente de la valeur; dans d'autres, il sera nécessaire de préserver à la fois la forme et le contenu.

3.4 D'une manière générale, on doit énoncer dans la politique de conservation les interventions à prévoir pour préserver la matière de la collection et/ou son utilité pour les lecteurs. Elle comportera les éléments suivants:

  1. une série de règles relatives au stockage, au nettoyage et à la manipulation des documents;
  2. un plan de sauvetage en cas de sinistre;
  3. un programme d'entretien et de nettoyage des collections et de restauration des pièces détériorées;
  4. une liste des priorités à observer en matière de travaux de conservation-restauration;
  5. un plan de remplacement des originaux par des copies de restitution;
  6. un programme de formation des usagers et du personnel.

3.5 La politique de conservation dépendra en partie de l'exploitation qui est faite de la collection. Une collection dont l'accès est limité et qui est réservée à la consultation sur place sera l'objet d'une surveillance plus stricte du personnel qu'une collection en libre accès destinée au prêt. Le type de documents - livre imprimé, carte de grande dimension, partition musicale, manuscrit enluminé, etc. - et la fréquence avec laquelle ils sont demandés commanderont en partie les mesures à prendre en matière de stockage, de communication et de traitement de conservation. De même, il sera tenu compte de la matière dont ils sont faits et de la technique utilisée - reliure américaine moderne sans couture (perfect binding), papier de chiffons, reliure imitation parchemin, reliure cartonnée, etc.

3.6 Avant de se lancer dans l'élaboration d'une politique, il convient d'entreprendre une série d'études afin de réunir toutes les informations factuelles nécessaires. On dressera en particulier un état des lieux détaillé:

  1. des bâtiments, y compris les salles de lecture et les magasines, afin d'apprécier notamment les conditions ambiantes qui règnent dans les magasins et leur état matériel; on mesurera les niveaux d'éclairement, de température et d'humidité et on analysera des échantillons d'air et de poussières pour connaître le degré de pollution atmosphérique;
  2. des collections, en vue de repérer les zones envahies par les moisissures ou infestées d'insectes; on mesurera la fragilité du papier des ouvrages et on notera le type et l'étendue des dommages physiques subis par les différents documents;
  3. des locaux, en vue de dresser la liste des zones à risques (vol, incendie, inondation).

3.7 Dans bien des cas, les bibliothécaires et les archivistes n'auront pas la possibilité de remédier eux-mêmes à certains des problèmes identifiés à ce stade. Lorsque la bibliothèque ou les archives ne sont qu'occupant de locaux qui appartiennent à un autre organisme ou dont la gestion relève de leur administration de tutelle, il peut leur être très difficile d'agir et il leur faudra alors, pour pouvoir procéder aux aménagements voulus, se placer sur un autre plan que celui de la politique de conservation propre à leur établissement.


Table des matières - Précédente - Suivante